Quién controla la disciplina de caja de la organización. Lo que amenaza el incumplimiento de la disciplina de caja. Comprobación de transacciones en efectivo

Las reglas que rigen la disciplina de caja están legalmente reguladas y deben ser observadas todas las materiasámbito empresarial.

El artículo revela aspectos regulatorios resolver este problema y procedimiento de control empresas por diversas autoridades de control y supervisión.

El concepto de disciplina de efectivo

Junto con CD, los conceptos se utilizan a menudo caja registradora (CA) y cajas registradoras.

Cajero automático(KA) es un dispositivo que le permite realizar transacciones en efectivo(KO). Caja registradora- un concepto abstracto que incluye una lista de KO que se producen en la empresa.

Así, se puede deducir lo siguiente correlación de términos:

1. Cajero es el término más general, ya que incluye KO usando KA.
2. ka- medios tecnicos , que se utiliza para realizar KO.
3. KD debe ser respetado empleados para el funcionamiento normal de la caja registradora.

Las normas de la CA se refieren al procedimiento para la llegada, enajenación y conservación Dinero. Al mismo tiempo, los CO con en efectivo.

Básicamente, el uso de CA es una de las reglas de la CA.

Las excepciones son casos:

1. Si una persona jurídica o un empresario individual se dedica a vista separada actividades(ver cláusula 2, artículo 2 de la Ley Federal "Sobre el uso de cajas registradoras ..." de fecha 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ).
2. Si una persona jurídica o un empresario individual está en impuesto único sobre la renta imputada o sistema de patentes impuestos.
3. si un las condiciones de trabajo el sujeto no puede usar el KA.

Uno mas rasgo distintivo La CA es su obligatoriedad para todas las entidades comerciales.

Aspectos regulatorios de la regulación

Lista de reglas que las entidades comerciales deben cumplir se detalla en varios actos legislativos:

1. La ley federal "Sobre el uso de cajas registradoras ..." del 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ contiene reglas sobre el uso dispositivos tecnicos por el KO.
2. La Ordenanza del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014 "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo..." establece requisitos para orden de conducta documentación, liquidaciones en efectivo con diferentes categorías de personas, etc.
3. La instrucción del Banco Central de la Federación Rusa No. 3073-U del 10.07.2013 "Sobre la implementación de liquidaciones en efectivo" determina reglas de liquidación en efectivo.
4. La Ley Federal "Sobre Enmiendas ..." del 3 de julio de 2016 No. 290-FZ incluye las reglas para trabajar con pago en línea.
5. Los artículos 15.1, 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia disponen responsabilidad administrativa por violar el código.

Principales reglas de cumplimiento

Los actos jurídicos reglamentarios fijan determinadas requisitos para materias.

Preparación de documentación para transacciones en efectivo.

El KO debe ser mantenido por un empleado autorizado en la persona del cajero. Responsable También puede ser el dueño o el contador.

Designación de un especialista debe ser arreglado documentado (ej. descripción del trabajo empleado).

Departamento separado estructural entidad legal también establece su cuenta personal de acuerdo con las reglas anteriores.

Puede exceder el límite establecido por el acto administrativo de las siguientes maneras: casos:

1. cuando se produce pagar salarios u otros pagos.
2. Si una persona jurídica realiza una en vacaciones y fines de semana.

Los demás casos de acumulación de fondos en el cajero por encima del límite se computarán como violación KD.

Se permite no establecer una LC para empresarios individuales y pequeñas empresas.

Contabilización de los requisitos de retiro de efectivo para los empleados

Medios de información desembolso de fondos empleado para realizar tareas y realizar las funciones de la empresa.

La expedición de la NA se emite en el correspondiente documento de liquidación(orden), que indica el tamaño del monto y la cantidad de días durante los cuales el empleado tiene derecho a disponer del dinero.

El papel está redactado arbitrariamente, pero indicando la fecha de emisión del efectivo y firmada por el titular.

En tres días después de la expiración del período especificado en el pedido, los informes y los documentos de confirmación se envían al departamento de contabilidad.

Las acciones de verificación por parte del contador de la organización se llevan a cabo durante el período establecido por la orden de las autoridades.

Cumplimiento de las restricciones del Banco de Rusia

Esta práctica se utiliza para liquidaciones entre empresarios, que se llevan a cabo a expensas de efectivo en el marco de una transacción.

El documento establece lo siguiente pasos de verificación:

1. El empresario es enviado notificación sobre la auditoría fiscal.
2. El especialista llega a la empresa e inspecciona liquidación y documentos de efectivo integridad y corrección de su compilación.
3. Se revisan los documentos cantidades de ingresos.
4. Con base en lo que vio, el inspector elabora conclusión.

Si durante la inspección el empleado revela violaciones, un protocolo sobre una infracción administrativa.

Control de inspección fiscal

La auditoría fiscal es realizada por un departamento especial del servicio para el control operativo.

Se realizan acciones de verificación inspector. El propósito de la auditoría es identificar violaciones de las reglas de CA establecidas en los Decretos del Banco de Rusia y otros actos legislativos.

Empleado oficina de impuestoshojas a la empresa auditada y directamente se familiariza con la orden de trabajo con la caja registradora y la documentación informativa.

Cada infracción se registra en protocolo, tras lo cual se impone la organización sanciones administrativas.

La práctica muestra que los inspectores suelen detectar:

• violación orden de conducta CasK o su ausencia total;
• incumplimiento restricciones en 100 mil rublos. al concluir transacciones;
• errores en calculo de saldos cajas registradoras.

referencias bancarias

Otro sujeto que tiene derecho a verificar la documentación de diseño en la empresa es banco sirviéndolo.

Cada dos años, los bancos realizan una auditoría de los estados de caja y básicamente controlar:

• cumplimiento límite de saldo NS en taquilla;
• cumplimiento normas para el mantenimiento de Kask, su disponibilidad y la integridad de los datos ingresados.

Una vez completada la verificación, el empleado hace certificado, que se transfiere a la oficina de impuestos.

Violaciones identificadas debe ser eliminado De lo contrario, el banco tiene derecho a imponer una sanción monetaria.

Lo que amenaza el incumplimiento de la disciplina de caja

El inspector de Hacienda tiene derecho a emitir una advertencia o una multa como castigo.

El grado de castigo depende de personaje ofensas

Se impone una advertencia si la empresa revela el hecho. uso inapropiado equipo de caja registradora(ver cláusula 4, artículo 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa).

Además, no se deben identificar otros delitos significativos.

Basado en el arte. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, una sanción monetaria en la forma multa aplicable a delitos tales como:

• incumplimiento normas en la contabilización de los ingresos;
• exceso límite saldo en efectivo;
• exceso restricciones sobre KOs realizados en efectivo.

El importe de la multa varía según el tipo de sujeto:

• empresario individual o la persona responsable de la caja tendrá que pagar 4-5 mil rublos;
• entidad tiene una responsabilidad más seria: 40-50 mil rublos.

De acuerdo con la parte 2 del art. 14.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, la falta de efectivo y equipo de liquidación puede causar una multa:

• por oficial- en la cantidad de una cuarta parte o la mitad de la cantidad que se liberó sin el uso de naves espaciales, pero no menos de 10 mil rublos;
• por entidades legales la cantidad es de ¾ a tamaño completo asentamientos sin usar una nave espacial, pero no menos de 30 mil rublos.

Puede aprender sobre los conceptos básicos de la disciplina de efectivo en el video.

Por ley, todas las sociedades mercantiles y empresarios que acepten dinero en efectivo como pago de servicios y bienes deberán aplicar en sus actividades cajas registradoras. Pero eso no es todo: trabajar con cajas registradoras implica el cumplimiento de la disciplina de caja y las auditorías periódicas.

¿Qué es una auditoría de pago?

Bajo la auditoría de la caja registradora, es habitual comprender una serie de medidas que llevan a cabo las autoridades reguladoras o los empresarios individuales y la gestión de las organizaciones para verificar la cantidad de transacciones en efectivo realizadas por los cajeros y empleados de los departamentos de contabilidad cumplen con el requisitos de la ley.

Disciplina de efectivo

Para evitar errores graves y deficiencias en el proceso de revisión futura de la caja registradora, que inevitablemente ocurrirá tarde o temprano, se debe observar cuidadosamente la disciplina de caja desde el primer día de trabajo con cajas registradoras. Implica la fijación obligatoria de todas las transacciones en efectivo, trabajo con recibos y órdenes de débito, manteniendo nómina de sueldos etc.

Además, todos los empresarios y empresas individuales deben asignar un lugar especialmente cercado para la caja registradora o incluso asignar una oficina separada para evitar que personas no autorizadas ingresen a las cajas registradoras y así eliminar la posibilidad de varios delitos. Debe recordarse que no todos los empleados del departamento de contabilidad pueden trabajar con la caja registradora, sino solo aquellos que hayan recibido una capacitación especial.

Quién audita la caja registradora

La auditoría puede ser realizada por:

• especialistas de inspecciones fiscales territoriales;
• empleados de Rosfinnadzor;
• gestión de la empresa en la persona de empleados autorizados o una empresa de auditoría.

Anteriormente, hasta 2012, los representantes de estructuras bancarias podían verificar la disciplina de control de efectivo en organizaciones y empresarios individuales, pero ahora no tienen este derecho.

¿Cuál es el momento de la auditoría?

Si la decisión de auditar la caja se toma a nivel de la gerencia de una empresa o de un empresario individual por una verificación repentina del trabajo del departamento de contabilidad y el cajero, entonces el momento de la auditoría se elige a su discreción y se lleva a cabo sobre la base de una orden emitida. Sin embargo, la ley también tiene en cuenta aquellos casos en los que la auditoría de la caja registradora es un procedimiento obligatorio. Eso:

• tiempo antes de la presentación de informes anuales;
• despido o sustitución temporal de un cajero;
• en caso de detección de abuso de efectivo o robo.

Además, la auditoría debe realizarse al menos al final de medio año, y aún mejor, trimestral o mensualmente, al principio o al final del mes.

Condiciones necesarias para auditar la caja registradora

El inicio de la auditoría debe ir necesariamente acompañado de la observancia de un cierto número de condiciones. En particular, si se decidió que la auditoría fuera realizada por la gerencia de la empresa, entonces se debe emitir una orden interna apropiada. Si la decisión de realizar una auditoría fue tomada por las autoridades reguladoras, es decir, el servicio de impuestos o Rosfinnadzor, entonces deben notificar a la organización auditada o al empresario individual de la auditoría inminente con anticipación. Al mismo tiempo, el aviso, así como la orden, deben especificar los términos de la auditoría, así como la composición y facultades del grupo de auditoría. Los participantes en la auditoría de las estructuras de control inmediatamente antes de proceder con la auditoría están obligados a proporcionar a la dirección de la empresa sus documentos de identidad. Solo después de eso, se les puede presentar todos los documentos necesarios (incluidos los confidenciales), así como el efectivo financiero disponible.

Como regla general, los auditores se esfuerzan por garantizar que la auditoría cumpla con los siguientes parámetros:

• imprevisto, repentino para la parte comprobada;
• profesionalismo y validez son las cualidades más importantes que deben tener los inspectores. Y aunque estas cualidades no siempre se encuentran, solo la competencia y la objetividad pueden garantizar la corrección de la auditoría y, por lo tanto, proteger a los auditados de las consecuencias negativas de la auditoría y posibles reclamos injustos de los organismos encargados de hacer cumplir la ley;
• continuidad - es decir, todas las acciones para una auditoría competente deben realizarse a la vez, en el mismo día, sin interrupciones ni demoras;
• franqueza. Los resultados de la auditoría en todas las etapas deben discutirse con la gerencia de la empresa, ya que esto ahorra tiempo y también ayuda a eliminar errores e imprecisiones que puedan cometer los auditores.

Etapas de pago

La auditoría de la caja registradora siempre se lleva a cabo junto con la auditoría de la disciplina de caja, en varios pasos.

1. Preparándose para una revisión. En esta etapa, el cajero entrega a los auditores un recibo de que se ha acreditado todo el dinero, se han tenido en cuenta los documentos, así como el último informe de caja. A su vez, el presidente del grupo auditor endosa todos los documentos de caja con la marca “antes de la auditoría”;
2. Cálculo de saldos de caja en la caja registradora. En esta etapa, además del recálculo mecánico de los fondos que quedan en la caja registradora, los auditores verifican la disponibilidad y el movimiento de formularios contables estrictos y los comparan con los diarios de registro. Con base en los resultados de esta etapa, se elabora un acta de auditoría de caja;
3. Análisis y requerimiento de acreditación de los hechos de exceso de saldos de caja en efectivo, si los hubiere;
4. Supervisión del cumplimiento de los requisitos para garantizar la seguridad del efectivo en caja. En particular, aquí los auditores verifican la disponibilidad y la capacidad de servicio de las cajas fuertes, verifican cómo se organiza el transporte de efectivo y también observan los resultados de los controles anteriores y su frecuencia;
5. Verificación del cumplimiento de la disciplina de caja. Esta etapa incluye a la vez una lista completa de acciones, como verificar la exactitud de completar varios extractos y el libro de caja, procesar documentos de caja primarios, verificar la publicación de los fondos recibidos y la validez de varios pagos de la caja, etc. ;
6. Control sobre el uso previsto de los fondos recibidos;
7. Elaboración de un informe completo sobre la verificación de la disciplina de caja y la aplicación a la misma de la correspondiente ley de auditoría de caja.

El cumplimiento estricto de este algoritmo le permite obtener información precisa sobre los aspectos positivos y aspectos negativos en actividades financieras empresas, por lo que es difícil sobrestimar el papel de este procedimiento.

Finalización de la auditoría de la caja registradora: acto

El documento principal, que sin fallar debe redactarse sobre la base de los resultados de la auditoría de la caja, un acto estrictamente establecido por la ley. Información a incluir en el mismo:

• sobre monto específico Dinero en mano;
• sobre la cantidad de fondos según los documentos;
• comparación de las dos posiciones anteriores y conclusión. Si los datos coinciden, entonces todo es normal y la empresa o el empresario individual mantiene la caja de manera ejemplar y en estricta conformidad con la ley, pero si difieren, significa que hay un excedente en la caja, que es igualmente una salida de la norma. Al final del acto, el grupo auditor necesariamente propone medidas para eliminar las violaciones detectadas.

¡Atención! Cuando se identifica un excedente, el cajero necesariamente debe explicar por escrito el motivo de su aparición, pero si se encuentra un faltante, entonces se le cobra al empleado responsable del mantenimiento de la caja.

¡Importante! Sobre la base de los resultados de la auditoría, los auditores bien pueden recurrir a las autoridades investigadoras si se encuentran delitos graves, abusos, etc. andanzas.

Resumiendo lo escrito, podemos decir que la estricta observancia de la disciplina de caja garantiza no sólo la ausencia de problemas dentro de la empresa, sino que también previene posibles Consecuencias negativas, lo que puede provocar una auditoría de la caja y disciplina de caja por parte de estructuras de control externas.

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El Servicio Federal de Impuestos de Rusia proporcionó aclaraciones sobre la frecuencia y el momento de las auditorías de la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo por parte de organizaciones y empresarios individuales, así como sobre el tema del mantenimiento de un libro de caja por divisiones separadas de una organización.

A partir de este año, un nuevo Reglamento sobre el Procedimiento para Realizar Transacciones en Efectivo con Billetes y Monedas del Banco de Rusia en el Territorio Federación Rusa, aprobado por el Banco de Rusia el 12 de octubre de 2011 N 373-P. Este orden se aplica tanto a las personas jurídicas como empresarios individuales. Explicaciones sobre el cumplimiento de las Regulaciones por parte de los empresarios, el Servicio Federal de Impuestos de Rusia dio anteriormente en la Carta del 21 de diciembre de 2011 N AS-4-2 / [correo electrónico protegido]. En la Carta comentada, se consideran las cuestiones de la duración y frecuencia de la verificación de la disciplina de caja, así como el mantenimiento del libro de caja por divisiones separadas.

Frecuencia y oportunidad de los controles de disciplina de efectivo

El control y la supervisión de la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo en organizaciones y empresarios individuales se llevan a cabo por las inspecciones fiscales (cláusula 1, artículo 7 de la Ley Federal del 22 de mayo de 2003 N 54-FZ). La duración de dicha auditoría no puede exceder los 20 días hábiles a partir de la fecha de presentación a la organización (empresario) de la instrucción del jefe de la autoridad fiscal (su adjunto) para realizar una auditoría (cláusulas 19, 23 del Reglamento Administrativo para el Servicio Federal de Impuestos para realizar la función estatal de ejercer control y supervisión sobre la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo en organizaciones y empresarios individuales, aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 17 de octubre de 2011 N 133n).

El Servicio Federal de Impuestos de Rusia indicó que el control de la disciplina de efectivo no se aplica a los controles de campo, por lo tanto, las disposiciones de la legislación fiscal no se aplican en este caso.

Por lo tanto, los actos legales reglamentarios actuales no limitan la frecuencia de las auditorías de la integridad de la contabilidad de ingresos. En consecuencia, la inspección puede realizar dichas auditorías varias veces al año.

Cabe señalar que las autoridades fiscales, en el curso de la verificación de la disciplina de caja, tienen derecho a solicitar un documento administrativo sobre el límite de saldo de caja establecido, un libro de caja, informes de anticipo y otros documentos (cláusula 29 del Reglamento). Si, como parte de una auditoría fiscal, los documentos solicitados por la inspección no se presentan a tiempo, el contribuyente puede ser responsable de conformidad con el art. 126 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Sin embargo, dado que, como señaló el Servicio Federal de Impuestos de Rusia, las normas código de impuestos No se aplican RF cuando se verifica la disciplina en efectivo, luego se lleva a la justicia conforme al art. 126 del Código Fiscal de la Federación de Rusia por no presentar ningún documento durante dicha inspección, la inspección no tiene derecho.

Además, se desprende de la Carta comentada que la legislación no define el período que puede ser cubierto por el control de disciplina de caja. Para las auditorías fiscales, dicho período no puede exceder los tres años anteriores al año en que se tomó la decisión de realizar una auditoría (cláusula 4, artículo 89 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), pero, como explicó el Servicio de Impuestos Federales de Rusia , este requisito no se aplica a la verificación de la integridad de la contabilidad de ingresos. Esto significa que los inspectores pueden verificar cualquier período. Sin embargo, no siempre es posible responsabilizarse por las violaciones identificadas durante dicha auditoría debido a lo siguiente.

Como recordó el Servicio de Impuestos Federales de Rusia, la violación del procedimiento para trabajar con efectivo y el procedimiento para realizar transacciones en efectivo es un delito administrativo. Entonces, de acuerdo con la parte 1 del art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, una multa por un monto de 40,000 a 50,000 rublos. para personas jurídicas y de 4.000 a 5.000 rublos. para los empresarios (en virtud del artículo 2.4 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, se equiparan a los funcionarios), en particular, para la acumulación de efectivo por encima de los límites establecidos. En arte. 4.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa define el estatuto de limitaciones para responsabilizarse por cometer ofensa administrativa. El incumplimiento de la disciplina de caja no se aplica a las infracciones a la legislación sobre impuestos y tasas, por lo tanto, el plazo de prescripción para llevar a la responsabilidad administrativa en virtud del art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia es de dos meses a partir de la fecha de la infracción. En consecuencia, si los inspectores, al verificar la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo, establecen un exceso del límite de saldo, que se permitió hace más de dos meses, entonces en virtud de la cláusula 6 del art. 24.5 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia por tales infracciones, una multa en virtud del art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia no se puede imponer a una organización o empresario. Aclaraciones similares se encuentran en la Carta del Servicio de Impuestos Federales de Rusia para Moscú del 23 de abril de 2008 N 09-10 / [correo electrónico protegido]

Llevar un libro de caja por divisiones separadas de la organización.

El Servicio de Impuestos Federales de Rusia, con referencia a la Carta del Banco de Rusia de fecha 4 de mayo de 2012 N 29-1-1-6 / 3255, indicó que se debe observar el requisito contenido en el Reglamento para mantener un libro de caja 0310004 por cada división separada de la organización que realiza transacciones en efectivo. En este caso, no importa si se abre una cuenta bancaria para que la división realice estas operaciones.

Al recibir o emitir efectivo, el cajero realiza asientos en el libro de caja 0310004 por cada orden de pago entrante 0310001 o salida de orden de pago 0310002 (cláusula 5.2 del Reglamento). De acuerdo con la cláusula 5.6 del Reglamento, con el fin de controlar el cumplimiento del límite de saldo de caja, la división separada, luego de retirar el monto del saldo de caja al final de la jornada laboral en el libro de caja, transfiere la hoja del libro de caja para este día hábil a la persona jurídica a más tardar el siguiente día hábil. Dichas fichas son seleccionadas y catalogadas por la organización para cada división por separado (cláusula 2.5 del Reglamento).

Cabe señalar que las organizaciones (empresarios) determinan por sí mismas el límite del saldo de caja de acuerdo con la fórmula que figura en el anexo del Reglamento. Si las subdivisiones separadas no tienen sus propias cuentas corrientes, entonces la organización determina dicho límite, teniendo en cuenta el efectivo mantenido en las subdivisiones (cláusula 1.3 del Reglamento). Las subdivisiones separadas que tienen cuentas bancarias, para realizar transacciones en efectivo, establecen por separado el monto del saldo máximo de dinero disponible (párrafos 1.2, 1.3 del Reglamento).

Desde el 1 de enero de 2012, el Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo con billetes y monedas del Banco de Rusia en el territorio de la Federación Rusa, aprobado por el Banco Central de la Federación Rusa el 12 de octubre de 2011 No. 373- P, están en vigor. Ahora las funciones de verificar el cumplimiento de la disciplina de caja por parte de las organizaciones y los empresarios individuales se han transferido a las autoridades fiscales. Inmediatamente entraron en vigor en febrero de 2012 dos nuevas normas administrativas del Servicio de Impuestos Federales: equipo de caja registradora(KKT) y sobre la verificación de la disciplina del efectivo.

Si la primera norma administrativa interesa a quienes utilizan cajas registradoras, la segunda afecta a los intereses de todos los contribuyentes que realizan operaciones de caja. liquidaciones en efectivo o pagos mediante tarjetas de pago. Consideremos en detalle cómo las autoridades fiscales realizarán controles de disciplina de efectivo.

Nuevo reglamento administrativo del Servicio de Impuestos Federales

De acuerdo a Arte. 7 de la Ley Federal del 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ "Sobre el uso de cajas registradoras en la implementación de liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones utilizando tarjetas de pago" (en adelante - ley federal nro.54-FZ) el control de la aplicación de las ECC lo llevan a cabo las autoridades fiscales. El 5 de febrero de 2012 se aprobó el Reglamento Administrativo para que el Servicio de Impuestos Federales desempeñe la función estatal de ejercer el control y vigilancia sobre el cumplimiento de los requisitos para las cajas registradoras, el procedimiento y condiciones para su registro y uso. 132n. El objeto del control estatal en este caso es la observancia por parte de empresarios individuales y organizaciones, con excepción del crédito, de los requisitos para el equipo de caja registradora, el procedimiento y las condiciones para su registro y solicitud. Aquellos contribuyentes que trabajan con cajas registradoras ya conocen los departamentos de inspección tributaria en los que registraron sus cajas registradoras. Este tipo Las auditorías se han llevado a cabo durante mucho tiempo y con regularidad, así que pasemos a un nuevo formulario para las autoridades fiscales: verificar la integridad de la contabilidad de ingresos.

El 19 de febrero de 2012, se aprobó el Reglamento Administrativo para la implementación por parte del Servicio de Impuestos Federales de la función estatal de ejercer el control y supervisión sobre la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo en las organizaciones y empresarios individuales (en adelante - Regulación administrativa), aprobado Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 17 de octubre de 2011 No.133n.

Las autoridades fiscales tienen derecho a ejercer control sobre la integridad de la contabilidad de los ingresos en organizaciones y empresarios individuales sobre la base de el apartado 1 del art. 7 Ley federal n.54-FZ y el apartado 1 del art. 7 de la Ley de la Federación Rusa del 21 de marzo de 1991 No.943-1 "Sobre las autoridades fiscales de la Federación Rusa".

Recuérdese que hasta 2012, los temas de control de la disciplina de caja, el límite de saldo de caja eran prerrogativa del banco en el que se abría la cuenta de liquidación del contribuyente. Dichos controles se llevaron a cabo regularmente, una vez cada dos años, sin causar ninguna preocupación especial entre los clientes del banco.

Verificación de la disciplina del efectivo: ¿cómo y qué se verificará?

El tema del control estatal es el establecimiento del hecho de la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo en organizaciones y empresarios individuales.

Nota:

A los efectos de esta auditoría, los objetos que se inspeccionan (personas respecto de las cuales se toman medidas de control (supervisión)) incluyen organizaciones (excepto las de crédito) y empresarios individuales que realizan liquidaciones en efectivo y (o) pagos utilizando tarjetas de pago. o sus representantes autorizados.

Los términos y secuencia de los procedimientos administrativos en el ejercicio del control y supervisión sobre la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo en organizaciones y empresarios individuales, así como el procedimiento para la interacción de las inspecciones territoriales del Servicio de Impuestos Federales con organizaciones y empresarios individuales en el desempeño de una función estatal, se establecen reglamentos administrativos.

Así, ahora el control de la disciplina de caja será realizado por las inspecciones fiscales, en las que se registran los contribuyentes - organizaciones y empresarios individuales.

Marco normativo para el ejercicio de la función estatal

El ejercicio de la función estatal de que se trate se rige por:

Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa;

Ley de la Federación Rusa del 21 de marzo de 1991 No. 943-1 "Sobre las autoridades fiscales de la Federación Rusa";

Ley Federal N° 54-FZ;

Ley Federal No. 103-FZ de fecha 03.06.2009 “Sobre las actividades de recepción de pagos individuos realizadas por agentes pagadores”;

Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 30 de septiembre de 2004 No. 506 "Sobre la aprobación de las Regulaciones sobre el Servicio Federal de Impuestos";

Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 23 de julio de 2007 No. 470 "Sobre la aprobación de las Regulaciones sobre el registro y uso de cajas registradoras utilizadas por organizaciones y empresarios individuales";

Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 06.05.2008 No. 359 "Sobre el procedimiento para liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones utilizando tarjetas de pago sin el uso de cajas registradoras";

Orden del Servicio Federal de Impuestos de la Federación Rusa de fecha 02.08. 2005 N° SAE-3-06/ [correo electrónico protegido]"Sobre la aprobación de la Lista de funcionarios de las autoridades fiscales de la Federación Rusa autorizados a redactar protocolos sobre infracciones administrativas";

Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa de fecha 08.09.2005 No. 101n "Sobre la aprobación de las Regulaciones sobre organismos territoriales Servicio de Impuestos Federales";

Orden del Ministerio de Industria y Energía de la Federación Rusa de fecha 05.09.2007 No. 351 "Sobre la aprobación del sello modelo de cajas registradoras";

Orden del Ministerio de Industria y Energía de la Federación Rusa de fecha 05.09.2007 No. 352 "Sobre la aprobación de la marca de identificación de muestra para cajas registradoras";

Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 18 de diciembre de 2007 No. 135n "Sobre la aprobación de la muestra del letrero "Mantenimiento del servicio";

Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 18 de diciembre de 2007 No. 136n "Sobre la aprobación del modelo de letrero de registro estatal";

Orden del Servicio de Impuestos Federales de la Federación Rusa del 9 de abril de 2008 No. MM-3-2 / [correo electrónico protegido]"Sobre la aprobación de formularios de solicitud de registro de cajas registradoras, libros de contabilidad para cajas registradoras y tarjetas de registro para cajas registradoras".

Derechos y obligaciones de los funcionarios de las autoridades fiscales

Los inspectores tienen derecho a:

Tener acceso sin trabas al equipo de caja registradora del objeto facturado, cintas de control usadas almacenadas, unidades de memoria fiscal y herramientas de software y hardware que proporcionen registro incorregible y almacenamiento no volátil a largo plazo de información en el equipo de caja registradora, y sistemas automatizados que formas de formulario responsabilidad estricta(BSO) y documentos en estos formularios, equiparados a recibos de efectivo;

Solicitud de documentación de verificación del objeto auditado relacionada con el uso de cajas registradoras y contabilidad de fondos;

Realizar una verificación de la caja y la disponibilidad real de BSO;

Recibir información sobre BSO generada por sistemas automatizados, llenado de formularios y emisión de documentos equiparados a recibos de efectivo por un sistema automatizado (información de sistemas automatizados sobre documentos emitidos);

Recibir las explicaciones, referencias e información necesarias sobre cuestiones que se presenten en el desempeño de una función estatal;

Recibir claves de caja registradora necesarias para reportar lecturas de memoria fiscal y cinta de control;

Interactuar con los órganos de asuntos internos de la Federación Rusa;

Llevar los objetos de control a la responsabilidad administrativa en los casos y en la forma establecida por el Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa.

Pero el deber de los representantes del Servicio de Impuestos Federales es solo uno: cumplir con las disposiciones reglamentos administrativos.

Derechos y obligaciones de las personas inspeccionadas

Las personas verificadas tienen los siguientes derechos:

Estar directamente presente durante la auditoría, para dar explicaciones sobre cuestiones relacionadas con el tema de la auditoría;

Recibir de los inspectores información que se relacione con el objeto de la auditoría y cuya provisión se proporcione reglamentos administrativos;

Para familiarizarse con los resultados de la auditoría e indicar en el acto de la auditoría que han leído los resultados de la auditoría, estar de acuerdo o en desacuerdo con ellos, así como con las acciones (omisión) de las autoridades fiscales;

Recurso contra la actuación (omisión) de los inspectores, que supuso una vulneración de los derechos del objeto objeto de control durante la inspección, en un procedimiento previo (extrajudicial) y/o judicial de conformidad con la legislación de la Federación Rusa.

Los examinados están obligados a:

Proporcionar a los controladores acceso sin trabas a las cajas registradoras y documentación relacionada con la adquisición y registro, puesta en marcha y uso de cajas registradoras, y sistemas automatizados que generan BSO y documentos en estos formularios, equiparados a recibos de caja;

Proporcionar información sobre los BSO generados por sistemas automatizados, llenado de formularios y emisión de documentos equiparados a recibos de efectivo por un sistema automatizado (información de sistemas automatizados sobre documentos emitidos);

Proporcionar las explicaciones, referencias e información necesarias sobre las cuestiones que surjan durante la auditoría;

Proporcionar información a la inspección a petición de la manera prescrita por las leyes federales.

Procedimiento de control

El esquema para verificar la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo es el siguiente:

Presentación de una orden al objeto inspeccionado para realizar una función estatal;

Revisión por revisores documentos requeridos;

Verificar la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo;

Formulación de los resultados de las pruebas.

Cabe señalar que el resultado del ejercicio de esta función estatal es la elaboración de un acta de verificación de la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo y, en caso de detectarse una infracción, la apertura de un procedimiento por infracción administrativa en de acuerdo con el Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa.

Inicio de la verificación. La base para el inicio de la auditoría es la decisión del jefe (jefe adjunto) de la inspección fiscal de realizar una auditoría de la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo del objeto auditado. Los inspectores presentan al objeto controlado un certificado de orden y servicio. Este hecho se fija mediante la firma del objeto que se comprueba, indicando el puesto y la fecha de presentación en el pedido. En caso de ausencia o evitación del objeto controlado de familiarización y fijación del hecho de presentación de la orden, los inspectores hacen una nota en la orden.

Revisión de documentos. Ahora comienza la consideración inmediata de los documentos relacionados con la adquisición y registro, puesta en servicio y uso de CCP.

En caso de que la instalación inspeccionada preste servicios al público y las liquidaciones en efectivo y (o) las liquidaciones se realicen mediante tarjetas de pago sin el uso de cajas registradoras, sujeto a la emisión de un documento emitido en la BSO, equiparado a un recibo de efectivo, documentos relacionados con la fabricación, aceptación, contabilidad, almacenamiento, emisión, inventario y destrucción de BSO.

Si la formación de un documento emitido en la BSO, equiparado a un recibo de caja, se realiza mediante un sistema automatizado, los inspectores reciben información de los sistemas automatizados sobre los documentos emitidos.

Si la entidad auditada, que es pagadora de UTII, al implementar tipos actividad empresarial establecido el apartado 2 del art. 346.26 del Código Fiscal de la Federación Rusa, realiza liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones utilizando tarjetas de pago sin el uso de equipos de caja registradora, sujeto a la emisión a pedido del comprador (cliente) de un documento (recibo de venta, recibo u otro documento que confirme la recepción de fondos para el producto relevante (trabajo, servicio)), los controladores reciben documentos relacionados con la emisión de recibos de ventas, recibos u otros documentos que confirman la recepción de fondos para los bienes relevantes (trabajo, servicio).

¿Qué otros documentos pueden solicitar los inspectores? Como se indica en reglamentos administrativos, dependiendo del período bajo revisión y los detalles de las liquidaciones en efectivo Se consideran los siguientes documentos:

Diario del cajero-operador;

Actuar sobre la devolución de dinero a los compradores (clientes) sobre recibos de efectivo no utilizados;

Diario de registro de indicaciones de suma de efectivo y contadores de control de cajas registradoras, que funcionan sin un cajero-operador;

Impresiones de informes de la memoria fiscal de cajas registradoras y unidades de memoria fiscal usadas;

Cintas de control de cajas registradoras en papel y (o) impresiones de la cinta de control realizadas en medios electrónicos;

Órdenes de efectivo entrantes y salientes;

Diario de registro de documentos de efectivo entrantes y salientes;

Reporte de gastos;

Libro de pago;

Ayuda-informe del cajero-operador;

Información sobre las lecturas de los medidores KKT y los ingresos de la organización;

BSO, copias de BSO, respaldos de documentos;

Información del sistema automatizado sobre documentos emitidos;

certificado de aceptación de BSO;

libro de contabilidad BSO;

Ley sobre la cancelación de la BSO;

Libro de contabilidad de ingresos y gastos y operaciones comerciales de un empresario individual;

Libro de contabilidad de ingresos y gastos de organizaciones y empresarios individuales que utilizan el sistema tributario simplificado;

El libro de contabilidad de los ingresos de los empresarios individuales que aplican el USNO sobre la base de una patente;

Libro de contabilidad de ingresos y gastos de los empresarios individuales que aplican el Impuesto Agrícola Unificado;

Documento administrativo sobre el límite establecido del saldo de caja;

Los demás documentos contables primarios y registros contables que sean necesarios para que los inspectores desempeñen la función estatal.

En cuanto a la lista de documentos que pueden solicitar los inspectores, me gustaría señalar que es extensa y abierta. Esto significa que los representantes del Servicio de Impuestos Federales también pueden consultar otros documentos que no están incluidos en esta lista, pero que son de interés para los inspectores. por supuesto, en reglamentos administrativos se dice que los inspectores no tienen derecho a exigir documentos e información que no estén relacionados con el tema de verificación, pero los propios inspectores también trazarán una línea entre lo que pertenece al tema de verificación y lo que no lo es.

Si recordamos los controles de disciplina de caja por parte de los bancos, entonces se presentaron documentos del último trimestre y solo aquellos que estaban directamente relacionados con las transacciones en efectivo: libro de caja, informes de caja, límite de saldo de caja, informes de anticipo. Los bancos no revisaban las cajas registradoras en absoluto, esto era originalmente una prerrogativa de las autoridades fiscales, y los bancos tampoco estudiaban los registros contables.

A reglamentos administrativos nada se dice sobre la forma en que se solicitarán los documentos para su verificación. Si hacemos un paralelismo con las auditorías tributarias, existe un procedimiento específico para la solicitud de documentos: emisión de requerimiento para la presentación de documentos, procedimiento para su presentación, plazos y responsabilidad por la no presentación. Cabe señalar que estas auditorías son realizadas por las autoridades fiscales fuera del marco de la legislación tributaria, y se establece el procedimiento para su realización. reglamentos administrativos.

En el caso que se examina, a la persona inspeccionada se le presenta únicamente una instrucción para realizar una inspección. Se puede suponer que los inspectores solicitarán documentos oralmente, pero entonces, ¿cómo confirmarán el hecho mismo de la solicitud? Al mismo tiempo, en reglamentos administrativos dice: el hecho de recibir o no recibir los documentos solicitados se registra en el informe de inspección.

Nota:

Los documentos requeridos para la verificación son presentados por el objeto verificado en forma de originales o copias debidamente certificadas. Los inspectores no tienen derecho a exigir la certificación notarial de las copias de los documentos presentados.

Comprobación de la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo. Después de completar la consideración de los documentos necesarios, el procedimiento administrativo comienza directamente para verificar la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo. Durante la auditoría, se estudian las transacciones financieras y comerciales realizadas por el objeto auditado durante el período auditado. Las acciones de control para el estudio real se llevan a cabo mediante inspección, inventario, observación, recálculo, examen. Se pueden realizar tanto de forma continua como selectiva.

En esta etapa, los inspectores reciben del objeto inspeccionado las explicaciones escritas necesarias, las referencias y la información sobre las cuestiones surgidas durante la inspección, los documentos y sus copias certificadas necesarios para llevar a cabo las acciones de control. Si es necesario, en los casos que requieran la aplicación de medidas científicas, técnicas o de otro conocimiento especial expertos (organizaciones de expertos) están involucrados en la auditoría.

Al mismo tiempo, es obligatorio verificar el efectivo en el cajón de efectivo de la CCP retirando el saldo (recalculo) de efectivo, teniendo en cuenta los fondos entregados al cajero antes del inicio del turno de trabajo como moneda de cambio, sobre el cual se redacta un acto sobre el control de efectivo, ubicado en el cajón de efectivo del CCP, en dos copias.

Antes de iniciar esta etapa, el cajero entrega un recibo sobre la ausencia o presencia de dinero personal en la caja registradora de la CCP, presentación de todos los recibos, órdenes de recibo de efectivo sobre los ingresos entregados, certificados-informes del cajero-operador, información sobre las lecturas de los contadores de CCP y los ingresos, actúa sobre la devolución de dinero a los clientes (clientes) sobre recibos de efectivo no utilizados (devueltos) para el día de la verificación. El recibo se libra en el acto de comprobar el efectivo en la caja registradora de la CCP.

Para cada hecho de discrepancia, la persona revisada da explicaciones por escrito.

Antes de la eliminación de informes fiscales, informes de turno de cajas registradoras, los números de serie de estas máquinas, así como sus números de registro y TIN, se verifican con los datos ingresados ​​​​en la tarjeta de registro de la caja registradora. En la cinta de control, se verifica la presencia de todos los números de serie de los cheques de caja, los números y montos de los cheques de caja impresos en la cinta de control se comparan con los números y cantidades de los cheques de caja existentes (si los hay).

De acuerdo con el informe fiscal de la CCP y el diario del cajero-operador, actúa sobre la devolución de fondos a los compradores (clientes) sobre los recibos de efectivo no utilizados, los recibos de efectivo, el número de hechos devueltos, así como la cantidad de dinero devuelto. a los compradores (clientes) sobre los recibos de efectivo no utilizados.

En caso de discrepancias entre los datos reales y contables, se aclaran los motivos, se toman explicaciones detalladas y se extraen conclusiones sobre la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo del objeto auditado, así como sobre la aplicación (no aplicación) de CCP, BSO y otros posibles razones escasez actual (la presencia de excedentes).

Al realizar pagos en efectivo y (o) liquidaciones mediante tarjetas de pago sin el uso de cajas registradoras, en el caso de la prestación de servicios a la población, sujeta a la emisión de la BSO, se verifica la disponibilidad real de la BSO, como resultado de lo cual se levanta en dos ejemplares el acta correspondiente. La verificación de la disponibilidad real de formularios de documentos de estricta responsabilidad se lleva a cabo por sus tipos, teniendo en cuenta los números iniciales y finales de ciertos formularios de documentos.

Al verificar en objetos inspeccionados que usan BSO, la cantidad de formularios utilizados para el período bajo revisión se determina en función del libro mayor de formularios de documentos, certificados de aceptación de BSO y certificados de inventario de BSO para compararlos con el número real de copias de BSO utilizadas (talones de documentos). ) almacenado en el objeto auditado. El importe de los ingresos en efectivo reflejados en la contabilidad del objeto auditado se compara con los importes reflejados en las copias de los BSO utilizados (talones de documentos) almacenados con el objeto auditado.

Si el objeto inspeccionado, que es pagador de UTII, al realizar los tipos de actividades empresariales establecidas el apartado 2 del art. 346.26 del Código Fiscal de la Federación Rusa, realiza liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones utilizando tarjetas de pago sin el uso de equipos de caja registradora, sujeto a la emisión, a solicitud del comprador (cliente), de un documento (recibo de venta, recibo u otro documento que confirme la recepción de fondos para el producto relevante (trabajo, servicio)), se verifica la disponibilidad de recibos de ventas, recibos u otros documentos que confirmen la recepción de fondos para los bienes relevantes (trabajo, servicio).

El resultado de este procedimiento administrativo es el establecimiento (identificación, fijación) de los hechos de contabilidad incompleta o completa de los ingresos en efectivo, que se registran en el informe de auditoría.

Registro de resultados de ejecución de la función estatal. Sobre la base de los resultados de la auditoría, se redacta un acto en dos copias, que está firmado por las autoridades fiscales y el objeto auditado.

El informe de inspección debe redactarse en papel, redactarse en ruso y tener una numeración continua de páginas. En el acto de verificación no se permiten borrones, tachaduras y otras correcciones, con excepción de las correcciones especificadas y certificadas por las firmas de los representantes de ambas partes.

En el acto de verificación, es obligatorio indicar documentado hechos confirmados violaciones identificadas durante la auditoría, o un registro de la ausencia de tales. En la descripción de las infracciones, deberán indicarse las disposiciones de los actos jurídicos reglamentarios que fueron infringidos. Además, se realiza una entrada en el acto sobre las explicaciones escritas (comentarios, objeciones) recibidas del objeto inspeccionado sobre los hechos de las violaciones (si las hubiere).

Si el objeto inspeccionado elude firmar el acta, este hecho se refleja en el acta de inspección, que se envía por correo certificado al lugar o lugar de residencia del objeto inspeccionado.

En el caso de que se revelen hechos de violaciones de la legislación de la Federación Rusa, los representantes de las autoridades fiscales inician y llevan a cabo procedimientos por una infracción administrativa de la manera establecida por el Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa.

Momento de la auditoría

Regulación administrativa establece plazos máximos para cada procedimiento administrativo de revisión de que se trate. Te los presentamos en la tabla.

Procedimiento administrativo	Plazo para procedimiento administrativo
Fijación del plazo para el desempeño de la función estatal en relación con el objeto fiscalizado en cada caso específico jefe (jefe adjunto) de la inspección fiscal	No podrá exceder de 20 días hábiles a partir de la fecha de presentación del pedido al objeto inspeccionado
Presentación de una orden al objeto inspeccionado para realizar una función estatal	No podrá exceder de dos días hábiles a partir de la fecha de presentación del pedido al objeto inspeccionado
Consideración por los inspectores de los documentos necesarios para el desempeño de la función estatal	No podrá exceder de 28 días naturales desde la fecha de presentación del pedido al objeto inspeccionado
Comprobación de la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo	No podrá exceder de 30 días naturales a partir de la fecha de presentación del pedido al objeto inspeccionado
Registro de los resultados de la auditoría, elaboración de un informe de auditoría.	No puede exceder de 30 días naturales y se computa desde que se presenta el pedido al objeto inspeccionado
Apelación (querella) recibida por el Servicio de Impuestos Federales, departamento o funcionario de acuerdo con su competencia de la persona controlada	Considerado dentro de los 30 días a partir de la fecha de registro. En casos excepcionales, el jefe, subjefe del Servicio de Impuestos Federales, departamento extiende el período para la consideración de la apelación (queja) por no más de 30 días, notificando al objeto inspeccionado que envió la apelación (queja) sobre esto

Procedimiento previo al juicio (extrajudicial) para apelar decisiones y acciones (inacción) del Servicio de Impuestos Federales

Como ya hemos señalado, los objetos inspeccionados tienen derecho a apelar contra las acciones (inacción) de un funcionario del Servicio de Impuestos Federales, así como las decisiones que tome en un procedimiento previo al juicio (extrajudicial).

Los objetos inspeccionados tienen derecho a solicitar una apelación (queja) oralmente o enviar una apelación escrita (queja) por correo, incluso en el formulario documento electronico al sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales, gestión en Internet y denunciar una violación de sus derechos e intereses legítimos, decisiones ilícitas, acciones (inacción) de los especialistas de inspección fiscal, violación de las disposiciones reglamentos administrativos, mala conducta o violación ética laboral. Si es necesario, para confirmar sus argumentos, el objeto inspeccionado deberá adjuntar documentos y materiales o sus copias a la apelación (queja).

En conclusión, me gustaría señalar que el control y la supervisión de la integridad de la contabilidad de los recibos de efectivo en organizaciones y empresarios individuales en la forma en que está prescrito reglamentos administrativos, difiere significativamente de los controles habituales por parte de los bancos del cumplimiento de la disciplina de caja. Esta diferencia radica en el hecho de que, además de observar directamente la disciplina de caja en el sentido habitual, se verifican tanto CCP como BSO y la integridad de la contabilidad de ingresos. Además, se estudian los registros tanto de contabilidad como de contabilidad fiscal.

Por separado, surge la pregunta sobre la frecuencia de las inspecciones en consideración. Si, antes de 2012, los bancos realizaban controles de disciplina de efectivo regularmente una vez cada dos años, ¿con qué frecuencia el Servicio de Impuestos Federales realizará dichos controles?

Y uno mas ni menos pregunta importante, que no se menciona en reglamentos administrativos: ¿Qué período cubrirán los cheques? De acuerdo a Arte. 4.5 Código Administrativo de la Federación Rusa No se puede dictar sentencia sobre un caso relativo a una infracción administrativa después de transcurridos dos meses desde el día en que se cometió la infracción administrativa. Se puede suponer que las autoridades fiscales, al verificar la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo, se limitarán a dos meses con el fin de responsabilizarse en virtud del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa. Pero la opción más probable es que la auditoría cubra un período más largo: tres años antes del año de la auditoría. Es este período el que se puede verificar como parte de una auditoría fiscal in situ ( el apartado 4 del art. 89 Código Fiscal de la Federación Rusa). Si hay infracciones, los inspectores serán responsables en virtud del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, y los datos sobre infracciones que condujeron a una subestimación de la base imponible serán información para el trabajo analítico y la preparación de un impuesto in situ. auditoría. Mientras esta pregunta permanezca abierta, recibiremos una respuesta tan pronto como comiencen las comprobaciones.

Consumo de electricidad sin contrato: cómo evitar consecuencias legales negativas. Organizador: Escuela Superior de Auditoría Pública de la Universidad Estatal de Moscú

Comprobación de transacciones en efectivo

Nombre del parámetro	Sentido
Tema del artículo:	Comprobación de transacciones en efectivo
Rúbrica (categoría temática)	Auditoría

Comprobación de transacciones bancarias

Comprobación de transacciones en efectivo

Auditoría de operaciones de contabilidad de caja

Tema 2.3.

La verificación (revisión) de la caja registradora significa realizar las siguientes operaciones:

inventario de efectivo;

Verificar la integridad y puntualidad de la contabilización de los fondos recibidos en la caja;

Examen de la corrección de la cancelación de fondos para gastos.

Fuentes de información a consultar - Los documentos que son extremadamente importantes para estudiar al verificar las transacciones en efectivo son: libro de caja, informes de caja, recibos de efectivo y órdenes de débito, registro (libro) de registro de órdenes de efectivo entrantes y salientes, diario (libro) de registro de poderes otorgados, diario (libro) de registro de depositantes, diario (libro) de registro de declaraciones de nómina, documentos de respaldo para informes de caja, informes de anticipo. Numerosas y variadas operaciones de flujo de efectivo en la caja de una empresa se reflejan en los siguientes registros de contabilidad e informes sintéticos:

Libro principal;

Orden de diario No. 1 y estado de cuenta No. 1 (para el formulario de orden de diario);

Balance de la empresa (f. No. 1);

Informe de resultados financieros (pérdidas y ganancias (formulario No. 2);

Estado de flujos de capital (f. N° 3);

estado de flujo de efectivo (f. N° 4);

Otros registros de contabilidad para transacciones en efectivo.

Legislativo y regulaciones, regulando el objeto de la verificación:

1. El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación Rusa (aprobado por decisión de la Junta Directiva el 22 de septiembre de 1993 ᴦ. No. 40).

2. Reglamento sobre las reglas para organizar la circulación de efectivo en el territorio de la Federación de Rusia (Reglamento del Banco de Rusia de fecha 05.01.98 ᴦ. No. 14-P).

3. Ley N° 54-FZ de 22 de mayo de 2003 ᴦ. ʼʼSobre el uso de cajas registradoras en las liquidaciones en efectivo y (o) liquidaciones mediante tarjetas de pagoʼʼ.

Antes de proceder a una verificación continua de transacciones en efectivo, el auditor debe planificar esta verificación.

Signos de ausencia o insuficiencia control interno para el movimiento de fondos en la caja de la organización para el auditor son:

La ausencia en la organización de un sistema establecido para realizar auditorías repentinas de la caja registradora con un recuento completo del efectivo y verificación de otros valores en la caja registradora;

Ausencia en la empresa de la orden del jefe sobre la frecuencia de las inspecciones;

La presencia de signos de una auditoría formal de la caja;

Otorgar el derecho de firmar órdenes de entrada y salida de efectivo a otras personas, excepto al contador jefe y al jefe de la organización, que no se reflejen en las órdenes del jefe;

Auditoría formal al cambiar de cajero;

La ausencia de un puesto de cajero en el personal de la organización y la asignación de estas funciones a un contador sin una orden escrita del jefe de la empresa;

Falta de acuerdos con el cajero sobre la totalidad responsabilidad;

La falta de habilidad del cajero para prepararse para una auditoría de la caja, lo que indica que tal procedimiento es habitual para él.

La responsabilidad de observar el procedimiento para realizar transacciones en efectivo recae en los jefes de la organización, el contador jefe y el cajero, en relación con esto, el auditor debe entrevistar a cada uno

persona responsable.

Como resultado de una encuesta a personas responsables, las respuestas pueden no coincidir. Por ejemplo, el cajero puede no saber si la empresa tiene una orden de auditorías repentinas de la caja, el jefe de la empresa, sobre la extrema importancia de concluir un acuerdo de responsabilidad total con el cajero. Las discrepancias en las respuestas, el desconocimiento de las disposiciones sobre la organización del trabajo en efectivo indican, por regla general, sobre debilidades control interno en la empresa.

Inventario de pago

El inventario de la caja se lleva a cabo inmediatamente después de la llegada del auditor al lugar de verificación en presencia del cajero y el jefe de contabilidad. Si hay varias cajas, el auditor las sella para evitar la posibilidad de cubrir la falta de dinero en algunas cajas a expensas del efectivo en otras cajas. Al mismo tiempo, el cajero elabora un informe sobre las transacciones en efectivo del último día, muestra el saldo de dinero en el libro de caja y da un recibo de que todos los recibos y documentos de gastos están incluidos en el informe y en el momento en que la caja está auditado, no hay dinero no acreditado y no escrito.

El informe está respaldado por el contador jefe (superior) de la empresa (firma). Comienza el conteo de dinero y otros objetos de valor en la caja registradora. Primero lo hace el cajero, luego el auditor.
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Durante el período de inventario, la caja puede contener nóminas parcialmente pagadas para el pago de salarios, asignaciones y otros pagos, así como varios tipos de recibos temporales no debidamente ejecutados para la recepción por parte de los empleados de la empresa de dinero del efectivo. escritorio.

El auditor acepta pagos de nóminas parcialmente pagadas para compensación, lo que se anota en el acta. No se deben aceptar recibos para compensación en saldo de caja. La disponibilidad real de efectivo y otros valores en efectivo se compara con los datos sobre sus saldos registrados en la contabilidad. Después de eso, el auditor redacta los resultados del inventario con un acto que, además de él, también está firmado por el cajero y el contador jefe (superior).

Al auditar la caja registradora, también es extremadamente importante que el auditor averigüe:

¿Existe una obligación del cajero sobre la responsabilidad material de la forma establecida, prevista por el procedimiento para realizar transacciones en efectivo;

¿Es adecuada la zona de caja? condiciones normales el trabajo del cajero, si se garantiza la protección de la caja y la seguridad del dinero en el momento de la entrega del banco;

¿Existe efectivo disponible en ciertas fechas que exceda significativamente los límites establecidos;

¿Se realizan inspecciones periódicas sin previo aviso de la caja y hay actos de dichas inspecciones?

Si se encuentran faltantes o abusos significativos, el cajero debe ser removido de su cargo y se debe recomendar a la gerencia de la empresa que transfiera el caso a las autoridades investigadoras.

El inspector comprueba el cumplimiento de los plazos de los inventarios habituales, que son proporcionados por el titular de la empresa, pero por lo menos una vez al trimestre. Tal operación debe llevarse a cabo repentinamente con la participación de un representante de la administración.

Comprobación de la integridad y puntualidad de los recibos de efectivo

Los mostradores de caja de empresas y firmas aceptan pagos en efectivo contra recibo. Este dinero puede provenir de bancos, de empleados en pago de algún servicio, existen saldos de anticipos no utilizados, etc.
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Atención especial debe prestar atención a la integridad y puntualidad del dinero recibido por cada cheque del banco. Algunos cometen el error de mirar solo los talones de cheques. También es necesario consultar los extractos bancarios (según el código correspondiente al recibo de efectivo). Si hay rastros de tachaduras, correcciones en los estados, así como discrepancias en los saldos, el auditor debe obtener un extracto bancario de la cuenta corriente o cuenta corriente y verificar las entradas en el departamento de contabilidad de la organización auditada con los datos de la declaración. Durante el proceso de verificación, a veces resultó que para ocultar los hechos de apropiación indebida de efectivo, los contadores corrigieron los cifrados en los extractos bancarios (el cifrado correspondiente al recibo de efectivo se corrigió por el cifrado que indicaba pagos no en efectivo), destruido los talones de los cheques por los que se recibió el dinero, y por las cantidades correspondientes adjuntas órdenes ficticias de pago. Es necesario verificar cuidadosamente no solo la integridad de la publicación de los montos recibidos del banco, sino también otros recibos: de los padres para el mantenimiento de niños en instituciones infantiles, alquiler, etc.

Al verificar la integridad y puntualidad de la capitalización del dinero recibido de la cuenta bancaria, el auditor debe aplicar el método de control mutuo. Al mismo tiempo, se comparan los montos reflejados en el estado de cuenta No. 1 por D 50 y los montos por la orden de diario No. 2 por K 51. Estos montos deben coincidir.

Un método eficaz de control es comprobar los libros de registro de las entradas y salidas de efectivo, que no deben llevar los cajeros de la empresa. Como resultado de esta verificación, se identifican las cantidades no recibidas. La no recepción de dinero en caja está asociada al castigo de los importes recibidos directamente a gastos o al ocultamiento de operaciones de crédito.

Corrección del débito de dinero.

Las transacciones en efectivo para cancelar dinero como gasto se verifican con los documentos adjuntos a los informes de efectivo.

En primer lugar, debe saber que el efectivo se emite desde la caja de la empresa solo en las órdenes de pago en cuenta u otros documentos debidamente ejecutados (nóminas, solicitudes de emisión de dinero, facturas, etc.).

Los documentos para la emisión de dinero deben estar firmados por el jefe de la empresa y el contador jefe o las personas autorizadas por ellos.

Las transacciones en efectivo para dar de baja dinero como gasto se estudian de acuerdo con los documentos adjuntos a los informes de caja para todo el período a verificar.

Al auditar, se utilizan las siguientes formas de documentación contable para transacciones en efectivo:

KO-1 - orden de pago entrante;

KO-2 - orden de pago;

KO-3 - registro de recibos y documentos de gastos;

KO-4 - libro de caja;

KO-5 - libro de contabilidad de dinero aceptado y emitido por el cajero;

Libro mayor, balances de fechas relevantes, etc.

Es necesario prestar atención a la ejecución de documentos en efectivo:

¿Existe la firma de un gerente que autorice la emisión de dinero desde la caja;

¿Hay un recibo del destinatario en cada documento?

¿Se canjean documentos en efectivo (recibos - con un sello ʼʼrecibidoʼʼ y gastos - con un sello ʼʼpagadoʼʼ que indica la fecha);

¿Existe un poder notarial para recibir dinero de otras organizaciones?

Durante el proceso de verificación, es de suma importancia asegurarse de que las entradas en el libro estén documentadas, lo que debe confirmarse mediante órdenes de recibo y gasto correctamente ejecutadas o documentos que las reemplacen. El último departamento de contabilidad está obligado a registrar en el registro de pedidos, lo que no siempre se hace. La ausencia de tal diario crea una oportunidad para el abuso al destruir los giros postales. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, surge dinero no registrado.

La forma de abuso más común y peligrosa es la cancelación repetida de cantidades en la caja para los mismos documentos. Para identificar esto, es extremadamente importante verificar cuidadosamente la integridad de los anexos a los informes de caja y los propios documentos adjuntos (estados de cuenta, órdenes), en busca de borrados, correcciones, etc. De manera selectiva, puede verificar si un empleado individual realmente recibió la cantidad indicada en el estado de cuenta.

El auditor debe verificar cuidadosamente el cumplimiento de la organización con el procedimiento para realizar transacciones en efectivo de acuerdo con los documentos reglamentarios.

El auditor debe verificar lo siguiente:

La clientela es atendida por un cajero o varios;

Si el cajero trabaja solo en la empresa auditada o combina sus funciones con otras;

¿Existe una obligación del cajero de plena responsabilidad y está familiarizado con las reglas para realizar transacciones en efectivo?

¿Hay un recibo para esto?

Desafortunadamente, no todas las organizaciones tienen salas de caja aisladas, algunas no cuentan con un sistema de alarma. El efectivo y otros documentos monetarios deben almacenarse en un gabinete a prueba de fuego. Los representantes de la empresa deben estar presentes en las instalaciones para el recuento de dinero de los clientes.

Es extremadamente importante que los auditores controlen si se realizaron verificaciones repentinas de la caja, si se realizó la presentación diaria de documentos de caja del cajero al departamento de contabilidad y si tienen un recibo del contador jefe o su adjunto, si hubo hubo casos de firma de cheques en blanco por parte del jefe o jefe de contabilidad y su emisión al cajero para que los llene de forma independiente al recibir el dinero en el banco.

Se llama la atención sobre los asientos en el libro de caja, el cual debe estar numerado, atado y sellado con un sello de cera, y todas las hojas deben estar certificadas por las firmas del jefe y jefe de contabilidad.

Debe tenerse en cuenta que en el trabajo en efectivo no debe haber imprecisiones ni errores. Incluso un pequeño error de cálculo en la taquilla trae, además de pérdidas materiales, daños morales a quienes los cometieron. Lamentablemente, los auditores revelan numerosas infracciones en el trabajo de caja: guardar dinero en gabinetes defectuosos que no se sellan al final del trabajo, ausencia de alarma de seguridad, duplicados de las llaves de las cajas fuertes, todo tipo de borrados en los libros de caja. Los hechos se revelaron cuando a las personas que estaban en relaciones familiares se les permitió trabajar con valores en las empresas.

La auditoría de las transacciones en efectivo prevé el control de:

1) abusos (inclusión de nominados en las declaraciones, sobreestimación de los montos totales a emitir, etc.) en relación con los salarios, especialmente los salarios depositados y en la emisión de valores contables;

2) el mal uso del dinero recibido del banco para salarios, viajes de negocios y necesidades del hogar y el cumplimiento de sus saldos del límite establecido por el banco;

3) entrega oportuna al banco de los saldos de fondos por desembolsar salarios, ingresos por ventas activos materiales para efectivo, vales, otros recibos de efectivo;

4) emisión de efectivo a personas no autorizadas sin poderes notariales. Ante la presencia de tales factores, el auditor debe aclarar sus motivos, establecer por orden de quién fueron emitidos y si hay algún abuso oculto detrás de ellos;

5) firmas en documentos de caja de gastos, hay hechos de firmas de un solo gerente o contador jefe;

6) cheques en blanco firmados por el jefe y el jefe de contabilidad y entregados al cajero para que los autollene;

7) para el almacenamiento de dinero en efectivo chequeras, que debe estar en la caja fuerte del contador jefe;

8) la presencia y autenticidad de las firmas de funcionarios y destinatarios de dinero en giros postales y otros documentos monetarios;

9) la legitimidad de los pagos en efectivo realizados desde la caja, dados de baja como gastos sin presentación posterior de informes sobre estas operaciones;

10) es extremadamente importante que el auditor controle selectivamente los totales de las páginas del libro de caja y la transferencia de cantidades de saldos de caja de una página a otra;

11) el auditor compara los datos del balance en la cuenta de 'Efectivo' con el libro mayor, los diarios de pedidos y el libro de caja;

12) por la corrección de la correspondencia de cuentas en documentos de caja;

13) por la puntualidad en el depósito de las cantidades impagadas.

14) los resultados de la auditoría de la caja se redactan en un acto.

Comprobación de transacciones en efectivo: el concepto y los tipos. Clasificación y características de la categoría "Transacciones de cheques en efectivo" 2017, 2018.