Kommunikatsiooni ja konfiguratsioonihalduse planeerimine projektis. Kuidas kirjutada head projekti kommunikatsiooniplaani

Kommunikatsioonijuhtimise kontseptsioon projektis. Kommunikatsioonihaldusprotsessi etapid projektis. Kommunikatsioonihaldusprotsessi etappide põhiülesanded projektis.

Projektikommunikatsiooni juhtimine

Üldjoontes on suhtlus defineeritud kui igasugune teabevahetus inimeste (või inimrühmade) vahel. Vastavalt sellele on suhtlus protsess, mille käigus edastatakse sõnum saatjalt teisele osapoolele. Kommunikatsioonimudel sisaldab struktuurielemente ja protsesse. Struktuurielemendid: saatja, sõnum, saaja, sidekanal, "müra", Tagasiside, parandus. Suhtlusprotsessid: a) kavatsuse tekkimine, idee tekkimine ja sõnastamine, teave, mille kohta saatja seejärel sõnumiga edastab; b) idee kujundamine - kodeerimine ja selle edastamiseks meetodi (kanali) valimine; sisse)ülekanne ise kui selline, st. korralik suhtlusakt; G) sõnumi dekodeerimine (tähenduse mõistmine) saaja poolt. Projektijuhtimine on seotud osakondade ja üksikute projektis osalejate tegevuse pideva koordineerimise vajadusega ühiste eesmärkide saavutamiseks. See koordineerimine toimub aastal erinevaid vorme, kuid eelkõige läbi projektimeeskonna liikmete mitmekülgsete kontaktide, s.o. nende suhtlemise ajal. Seetõttu käsitletakse suhtlemist koos otsuste tegemise ja motiveerimisega projektijuhtimise ühendava elemendina. Kommunikatsioonid jagunevad kolm taset mis on kommunikatsioonijuhtimise eesmärkide ja eesmärkide määratlemisel kõige olulisemad. Esimene tase- see on kommunikatsioon kui üldine nähtus, mis avaldub projekti organisatsioonilise struktuuri kõigil tasanditel. Teine tase- see on otsene kontaktide praktika projektijuhi ja investeerimisprojektis osalejate vahel. Kolmas tase- kommunikatsiooni peetakse juhtimistegevuse juhtimistegevuse erikomponendiks ja juhi reguleerimise objektiks. Igal neist tasanditest on kaks peamist aspekti, normatiiv-organisatoorsed ja subjektiiv-psühholoogilised. Esimene on seotud kommunikatsiooni objektiivsete organisatsiooniliste vormidega, selle tõhusa rakendamise nõuetega, optimaalse suhtlusprotsessi struktuuriga. Teine paljastab "suhtlejate" psühholoogiliste omaduste mõju suhtlusele ja võimaldab selgitada mitmeid selle olulisi tunnuseid, sealhulgas neid, mis takistavad selle tõhusat rakendamist.

Projekti hõlmavad järgmisi samme:

Suhtlemine on sageli projekti jaoks kriitiline edutegur (märkus – Paabeli torn). Kaasaegsetes projektides võivad kehva side negatiivsed tagajärjed olla erinevad:

Ajakaotus dokumentide otsimisel, liideste vahetamisel, mitmes süsteemis otsimisel

Seisakud ligipääsmatu, aegunud, kinnitamata dokumentatsiooni tõttu, juhiste ootamine

Pausid seoses dokumentide paberkoopiate liikumisega Ajaraiskamine seoses dokumentide (tellimuste) taaskasutamisega jne.

Kommunikatsioonijuhtimine projektis hõlmab protsesse, mis on vajalikud projektialase teabe õigeaegse ja korrektse moodustamise, kogumise, säilitamise ja sulgemise tagamiseks. See pakub vajalikke seoseid inimeste, ideede ja teabe vahel.

Töövoo lahendused: Lepingute haldamine (sh elektrooniline versioon) Haldusdokumentide haldamine Kirjavahetuse haldamine Elektroonilise arhiivi loomine ja haldamine Dokumentide tõlkimise protsessi tugi

Lahendused suhtlustasandil: Virtuaalne projektibüroo Satelliit või muud suhtluskanalid (e-post)

Projekti kommunikatsiooni juhtimine on teadmiste valdkond, mis hõlmab protsesse, mis on vajalikud projektiinfo õigeaegseks loomiseks, kogumiseks, levitamiseks, säilitamiseks, vastuvõtmiseks ja lõpuks ka kasutamiseks. Protsessid nt. Projektisuhtlus näeb ette vajalike sidemete loomise inimeste ja teabe vahel, mis on vajalikud kommunikatsiooni edukaks läbiviimiseks. Projektijuhid võivad kulutada liiga palju aega projektimeeskonna, projekti sidusrühmade, kliendi ja sponsoriga suhtlemisele. Kõik, kes ühel või teisel moel projektiga seotud on, peaksid hästi aru saama, kuidas suhtleja on. mõjutada projekti kui terviku kulgu. Protsessid nt. projekti kommentaarid sisaldavad järgmisi elemente:

10.1 Kommunikatsiooni planeerimine– projektis osalejate suhtlus- ja teabevajaduste väljaselgitamine.

10.2 Teabe levitamine– projektis osalejatele vajaliku teabe õigeaegne edastamine.

10.3 Tulemuslikkuse aruandlus– teabe kogumine ja levitamine töö tegemise kohta. See teave hõlmab praeguse oleku aruandeid, edenemise hindamist ja prognoose.

10.4 Projektis osalejate juhtimine– kommunikatsiooni haldamine projektis osalejate nõuete täitmiseks ja tekkivate probleemide lahendamiseks.

Projekti kommunikatsioonijuhtimine(infokommunikatsiooni interaktsiooni juhtimine) on juhtimisfunktsioon, mille eesmärk on tagada projekti jaoks vajaliku teabe õigeaegne kogumine, genereerimine, levitamine ja säilitamine.

Under teavet mõista kogutud, töödeldud ja levitatud andmeid. Selleks, et teave oleks otsustamisel kasulik, tuleb see esitada õigeaegselt, ettenähtud viisil ja mugavas vormis. See saavutatakse kaasaegsete infotehnoloogiad projektijuhtimissüsteemi raames.

Suhtlus ja sellega kaasnev info on omamoodi vundament projektis osalejate tegevuse koordineerimise tagamiseks. Organisatsioonisisese teabevahetuse skeem on näidatud joonisel fig. 12.1.

Joonis 12.1 - Infovahetus organisatsioonis

Kommunikatsioonihaldus pakub tuge projektis osalejate vahelisele suhtlussüsteemile (interaktsioonidele), juhtimis- ja aruandlusinfo edastamisele, mille eesmärk on tagada projekti eesmärkide saavutamine. Iga projektis osaleja peab olema valmis projektisiseseks suhtlemiseks vastavalt oma funktsionaalsetele kohustustele. Teabelinkide haldusfunktsioon sisaldab järgmisi protsesse:

kommunikatsioonisüsteemi planeerimine - projektis osalejate infovajaduse väljaselgitamine (info koostis, edastamise tähtajad ja viisid);

teabe kogumine ja levitamine – korrapärase kogumise ja õigeaegse edastamise protsessid vajalikku teavet projektis osalejad;

projekti edenemise aruandlus - projekti seisu tegelike tulemuste töötlemine, suhe planeeritud ja trendi analüüsiga, prognoosimine;

tööde edenemise dokumenteerimine - projektdokumentatsiooni kogumine, töötlemine ja säilitamise korraldamine.

Sidesüsteemide planeerimine

Kommunikatsiooniplaan on lahutamatu osa projekti plaan. See sisaldab:

teabe kogumise plaan, mis määrab teabe allikad ja selle hankimise meetodid;

teabe levitamise plaan, mis määrab teabe tarbijad ja selle edastamise viisid;

iga vastuvõetava või edastatava dokumendi üksikasjalik kirjeldus, sealhulgas vorm, sisu, üksikasjalikkuse tase ja kasutatud määratlused;

teatud tüüpi kommunikatsioonide kasutuselevõtu plaan;

kommunikatsiooniplaani ajakohastamise ja täiustamise meetodid. Kommunikatsiooniplaan on vormistatud ja detailne olenevalt projekti vajadustest.

Teabe kogumine ja levitamine

Projekti raames on vajadus ellu viia mitmesugused side:

sisemine (projektimeeskonna sees) ja väline (koos ettevõtte juhtkonna, kliendiga, välised organisatsioonid jne.);

ametlik (aruanded, taotlused, koosolekud) ja mitteametlik (meeldetuletused, arutelud);

kirjalik ja suuline;

vertikaalne ja horisontaalne.

Teabe kogumise ja levitamise süsteemid peaksid vastama erinevat tüüpi side vajadustele. Nendel eesmärkidel saab kasutada teabe kogumise, töötlemise ja edastamise automatiseeritud ja mitteautomaatseid meetodeid.

Manuaalsed meetodid hõlmavad andmete kogumist ja edastamist paberkandjal, koosolekute läbiviimist.

Automatiseeritud meetodid hõlmavad arvutitehnoloogia ja kaasaegsete sidevahendite kasutamist suhtluse tõhustamiseks: e-post, dokumendihaldussüsteemid ja andmete arhiveerimine.

Projekti edenemise aruandlus

Tegelike tulemuste andmete kogumise ja töötlemise protsessid ning töö seisu kohta info kuvamine aruannetes loovad aluse töö koordineerimiseks, operatiivplaneerimiseks ja juhtimiseks. Eduaruanded hõlmavad järgmist:

teave projekti hetkeseisu kohta tervikuna ja üksikute näitajate kontekstis;

teave kõrvalekallete kohta lähteplaanidest;

projekti edasise seisu prognoosimine.

Töö edenemise dokumenteerimine

Töö edenemise peamised vahetulemused tuleks ametlikult dokumenteerida.

Edusammude tulemuste dokumenteerimine sisaldab:

lõppandmete kogumine ja kontrollimine;

analüüs ja järeldused projekti tulemuste saavutamise astme ja tehtud töö tulemuslikkuse kohta;

tulemuste arhiveerimine edaspidiseks kasutamiseks.

Elektrooniliste arhiivide pidamise arvutisüsteemid võimaldavad automatiseerida teksti- ja graafiliste dokumentide salvestamise ja indekseerimise protsesse ning hõlbustavad oluliselt juurdepääsu arhiiviteabele.

Under infotehnoloogia mõistab teabe kogumise, edastamise, töötlemise, salvestamise ja kasutajatele edastamise protsesse, mida rakendatakse kaasaegsete tarkvaravahendite abil.

12.2 Projektijuhtimise infosüsteem

Projektijuhtimise infosüsteem- metoodiliste, tehniliste, tarkvara- ja infovahendite organisatsiooniline ja tehnoloogiline kompleks, mille eesmärk on toetada ja parandada projektijuhtimise protsesside tõhusust.

Selle protsessi käigus projekti elluviimine juhid peavad tegelema märkimisväärsete andmemahtudega, mida saab arvuti abil koguda ja korrastada. Lisaks hõlmavad paljud analüütilised vahendid, nagu töögraafiku ümberarvutamine tegelike andmete põhjal, ressursi- ja kuluanalüüs, üsna keerukaid automatiseerimata arvutusalgoritme.

Personaalarvutite projektijuhtimissüsteemide väljatöötamine on läbinud mitu etappi. Arvuti võimsuse suurenemisega paranes süsteemide funktsionaalsus, suurenes nende võimekus.Süsteemidevahelise andmevahetuse standardite kasutuselevõtuga, võrgu- ja veebitehnoloogiate levikuga avanesid uued võimalused edasine areng projektijuhtimisprotsesside tugisüsteemid ja nende tõhusam kasutamine. Projektid ise muutuvad järjest keerukamaks, mis seab projektijuhtimise infotehnoloogiate arendamisele lisanõudeid.

Tänapäeval kasutatakse infotehnoloogiat projektijuhtimist saab kujutada nii, nagu on näidatud joonisel fig. 12.2.

Joonis 12.2 – Projektijuhtimise automatiseerimine

personaalarvutisüsteemid, Varustatud projektihaldustarkvaraga, peaks pakkuma järgmisi funktsioone:

töötada mitme projektiga keskkonnas;

tööde teostamise kalender-võrgugraafiku väljatöötamine;

piiratud ressursside jaotuse ja arvestuse optimeerimine;

"Mis siis, kui" analüüsi läbiviimine;

automaatse aruannete koostamise aja, ressursside ja kulude tegeliku teabe kogumine ja arvestamine;

lepinguliste kohustuste planeerimine ja kontroll;

tsentraliseeritud teabe salvestamine käimasolevate ja lõpetatud projektide kohta jne.

Hajutatud integreeritud süsteemid Peamised kasutatavad tööriistad on:

arhitektuuri "klient- server". See võimaldab tööjaamadel ("klientidel") ja ühel või mitmel kesksel personaalarvutil ("serveril") levitada rakenduste täitmist, kasutades iga arvuti töötlemisvõimsust. Enamik klient-server süsteeme kasutab andmebaase (DB) ja andmebaasihaldussüsteeme (DBMS). Edukaks projektijuhtimiseks on vajalik, et projekti planeerimise ja teostamise käigus saadud andmed oleksid alati kättesaadavad kõigile projektis osalejatele;

telekommunikatsioonisüsteemid(digitaalsete andmete edastamine fiiberoptiliste kaablite, kohtvõrkude jms kaudu);

kaasaskantavad arvutid;

meeskonnatöö tugitarkvara, lubades:

meilivahetus;

dokumendivoog;

rühmategevuse planeerimine;

kaugmeeskonna liikmete osalemine interaktiivsetes aruteludes toe ja arutelude kaudu;

ajurünnak, mis võimaldab osalejatel ühe suure ekraaniga ühendatud arvuteid kasutades oma arvamust avaldada.

Internet/sisevõrk on tehnoloogiad, mis ühendavad ettevõtteid ja projekte. Need pakuvad juurdepääsu projektiteabele, nõudmata selle korraldamiseks olulisi rahalisi vahendeid. Saidiprojekti paigutamine Internetti on kõige optimaalsem ja ilmselt ka ainus viis osalejate staatusest teavitamiseks juhul, kui nad asuvad maakera eri paigus.

Loodud veebilehed moodustavad veebisaidi, mida seejärel majutatakse teenusepakkuja serveris ja millele pääsevad ligi kaugkasutajad üle kogu maailma. Projektijuhtimise osas saab veebilehtede kujul avaldada kalender-võrgu ajakavasid, aruandeid (graafilisi ja tabelilisi), koosolekute protokolle ja muid projektiga seotud dokumente.

sisevõrk põhineb samadel elementidel nagu Internet. Põhiline erinevus nende vahel seisneb selles, et intraneti kasutajad on piiratud ring inimesi, kes reeglina on konkreetse ettevõtte, organisatsiooni, ettevõtte töötajad.

Videokonverentsid võimaldab teil edastada heli- ja videoteavet kohalike võrkude ja Interneti kaudu. Häälkonverentse kasutatakse ka Internetis arvutitelefoni jaoks.

Projektikommunikatsiooni juhtimisplaan on väga vajalik paber, mis reguleerib seda, kes, kuidas, millal ja millist teavet teie projekti kohta õpib.

Oluline on mõista, et seda plaani pole vaja kõikjal ja mitte alati. Minu seisukohalt on mõttekas teha täisväärtuslik suhtlusplaan osalejate arvuga alates 15. aastast. Kui osalejaid on vähem, siis on ikka võimalik kõik suhtlused silmas pidada, kui on rohkem, on suur oht millestki ilma jääda.

Mida tuleks suhtlusplaanis kajastada:

1. Kõigi projektis osalejate nimekiri (nii need, kes projektiga otseselt töötavad, kui ka need, kes saavad seda kuidagi mõjutada) koos nime, ametikoha, rolli ja kontaktandmetega. Kui projektis on rohkem kui 80 inimest, on kõigi telefonide ja meilide ühes kohas hoidmine hindamatu. Väga soovitav on enda jaoks analüüsida kõiki osalejaid mõjukuse, oma projekti väga heaks või väga halvaks muutmise võime, huvi, suhtlemisstrateegiate jms aspektist. (räägime sellest hiljem), kuid mitte mingil juhul ei tohiks seda suhtlusplaani lisada.
2. Suhtlemise põhiprintsiibid. Kui sinu jaoks on väärtus alluvuse järgimine ja see on projekti juures oluline, siis on plaan selle kirjutamiseks õige koht. Suhtlemise põhiprintsiibid hõlmavad neid norme ja käitumisreegleid, mida meeskond peab selleks järgima tõhus töö projekti järgi. Näiteks koosolekud algavad täpselt määratud ajal (või vastupidi, ei alga enne, kui kõik osalejad on kogunenud). Või "me ei räägi koosolekutel telefoniga." Lisage siia ainult need üksused, mida saate jõustada. Näiteks on väga halb mõte kehtestada reegel "koosolekutel telefoni pole" ja ikkagi haarata nutitelefon, kui teie sponsor (või naine) helistab, selgitades kõigile. suured silmad"Noh, see on sponsor!"
3. Kasutatud suhtlusmeetodid. Siin tuleb loetleda, millised huvirühmade rühmad milliseid suhtluskanaleid kasutavad, ja veenduda ka, et nad neid ka tõesti kasutavad. Näiteks on väga lihtne kirjutada kliendile e-kiri (ja mis, tal on see olemas) ja siis kuus kuud hiljem teada saada, et tema sekretär sorteerib tema kirjad ära ja ta pole näinud ühtegi teie kirja. kirju. Tüüpiline komplekt on ettevõtte ja mobiiltelefoni number, sõnumsidesüsteem nagu Lync või Skype, e-post, videokonverentsisüsteemid, isiklikud kohtumised jne. AT viimastel aegadel plaanid hõlmavad üha enam selliseid asju nagu WhatsApp või Viber.
4. Planeeritud suhtlusnimekirja plaat, sealhulgas huviliste grupp või nimekiri, vastutav isik, regulaarsus, suhtlusviis, suhtluse sisu, suhtlusnõuded. Näiteks:

Näites on välja toodud “tõuke” suhtlustüüp (me praktiliselt “sunnime” infot edasi), kuid samas tabelis saad märkida “tõmba” suhtlustüübi (osaleja ise vastutab info vastuvõtmise eest, nt tule sisse kord nädalas ja vaadake ettevõtteportaali ülesannete loendi värskendusi).

Projekti puudutavate dokumentide ja otsuste kokkuleppimise protsess, mis hõlmab rohkem kui 1 huvirühma ja mis ei kajastu konkreetsetes plaanides (näiteks ajastus või eelarve haldamise plaan). Näiteks kui teil on vaja otsustada ainult tingimuste üle, lepime kokku Kliendiga (ülejäänu teavitame lihtsalt), kui raha osas - ainult sponsoriga, kui peate valima "kiiresti ja kallilt" või "aeglaselt ja odavalt" ” - kogume kokku kohtumist selliste ja selliste osalejatega . Sageli teeb sama plaadi kujul, mis on väga sarnane eelmisele.

1. Eskalatsiooniprotsess. Kuidas, kellele ja millistel juhtudel “kaebame”?
2. Plaani jälgimise ja ülevaatamise protsess. Kui sageli ja kuidas me hindame, kas meie plaan töötab? Kes seda teeb? Mida me teeme, kui see ei tööta? Kuidas kommunikatsiooniplaani kasutamist ja selle tasuvust kontrollida, sellest räägime teine ​​kord.

See on minimaalne punktide kogum, kuid plaan võib kasvada ja täieneda olenevalt sellest, kui keeruline on teie projekti suhtlus. Kui see hõlmab 5 meeskonda alates erinevad riigid, käiakse pidevalt töölähetustel või on vaja selgelt reguleerida ühistöö projektidokumentidega - kõik see on ka dokumendis kirjas. Siin saate, kus kõiki neid nüansse on juba arvesse võetud.

Mõnikord “pekstakse” suhtlusplaan erinevatele huvigruppidele mitmeks, et oleks lihtsam kokku leppida, minu vaatenurgast on see 50+ projektis osaleja puhul mõistlik. Peamine reegel on siin see, et plaani ülereguleerimise määr peaks olema proportsionaalne selle mittetäitmise riskidega ning kuidagi korrelatsioonis osalejate arvu ja projekti mahuga. on kirjutatud 10 inimese projektile, mis reguleerib, mitu korda nädalas koos ollakse kohvi juuakse ja on arvamus, et "projektijuhtimine on mõttetud paberitükid".

Samuti on oluline meeles pidada, et kommunikatsioonihaldusplaani koostamine sisaldab kirjeldust, kuidas saate sidusrühmade ootusi juhtida, kuid see ei sisaldu plaanis endas, milles te kokku lepite. Ootuste juhtimine – eraldi suur teema, arutame seda eraldi.

Nagu ikka, on allpool toodud näidiskommunikatsiooniplaan kodu renoveerimisprojekti jaoks, et asjad selgemaks teha.

Eeldame, et mina olen projektijuht.

1. Osalejate nimekirjas olen mina, mu abikaasa, vanemad, kellega veel koos elame, elamubüroo, töödejuhataja, naabrid.
2. Põhimõtted: austame üksteist, me ei vannu, läheme kohtumistele õigel ajal. Pange tähele, et "me ei vannu" kehtib ainult projektimeeskonna kohta, kes ja kuidas sõimab töödejuhatajat töö ajal, kui meid pole kohal, siis meid ei huvita.
3. Suhtlemisviisid - mina, abikaasa, töödejuhataja - mobiiltelefon, post, isiklikud kohtumised, vanemad - mobiiltelefon ja isiklikud kohtumised, naabrid - isiklikud kohtumised (neile matkavad "jalad"), ZhEK - lauatelefon ja meili.
4. Kommunikatsioonide loend:

Väljavõte A. V. Polkovnikovi peatükist "Projektikommunikatsioon" raamatust "Investeeringute juhtimine" / Toim. toim. V.V. Sheremet. -M.: lõpetanud kool, 1998.

Kommunikatsioonihaldusprotsessid.

Kommunikatsiooni juhtimine pakub tuge projektis osalejate vahelisele suhtlussüsteemile (interaktsioonidele), juhtimis- ja aruandlusinfo edastamisele, mille eesmärk on tagada projekti eesmärkide saavutamine. Iga projektis osaleja peab olema valmis projekti raames suhtlema vastavalt oma funktsionaalsed kohustused. Teabelinkide haldusfunktsioon sisaldab järgmisi protsesse:

Teabe kogumine ja levitamine- vajaliku teabe korrapärase kogumise ja projektis osalejatele õigeaegse edastamise protsessid.

Hinnake ja kuvage edusamme- projekti töö seisu tegelike tulemuste töötlemine, korrelatsioon planeeritud ja trendianalüüsiga, prognoosimine.

Töö edenemise dokumenteerimine- formaalse projektidokumentatsiooni kogumine, töötlemine ja säilitamise korraldamine.

Sidesüsteemide planeerimine.

Sidesüsteemi vajaduste uurimiseks ja struktuuri kirjeldamiseks on tavaliselt vaja järgmist teavet:

Projektis osalejate infovajadused.

Projektis osalejate jaotuse füüsiline struktuur.

Projekti välisteabe vajadused.

Projektis osalejate vahel teabe levitamise tehnoloogiad või meetodid võivad olenevalt projekti parameetritest ja juhtimissüsteemi nõuetest oluliselt erineda. Interaktsioonitehnoloogiate valiku määravad:

Tehnoloogia kättesaadavus.

Personali kvalifikatsioon ja valmisolek.

Kommunikatsioonihaldusplaan sisaldab:

Teabe levitamise plaan, mis määratleb teabe tarbijad ja edastamisviisid.

Iga vastuvõetava või edastatava dokumendi üksikasjalik kirjeldus, sealhulgas vorm, sisu, üksikasjalikkuse tase ja kasutatud määratlused.

Interaktsioonide ajakava ja sagedus.

Kommunikatsiooniplaanis muudatuste tegemise meetod.

Olenevalt projekti vajadustest võib kommunikatsiooniplaan olla enam-vähem vormistatud, detailne või kirjeldatud ainult aastal üldine vaade. Kommunikatsiooniplaan on projektiplaani lahutamatu osa.

Hinnake ja kuvage edusamme.

Saavutatud tulemuste ja tegelike kulude andmete kogumise ja töötlemise protsessid ning tööde seisu kohta info kuvamine aruannetes annavad aluse töö koordineerimiseks, operatiivplaneerimiseks ja juhtimiseks.

Enamik 19. peatükis käsitletud ajastamise ja ajastamise meetodeid hõlmab arvuti kasutamist. Projekti elluviimisel tuleb juhtidel kokku puutuda märkimisväärsete andmemahtudega, mida on võimalik arvuti abil koguda ja korrastada. Lisaks eeldavad paljud analüütilised tööriistad, näiteks graafiku arvutamine kriitilise tee meetodi abil, ressursside ja kulude analüüs, algoritme, mis on mitteautomaatse arvutamise jaoks üsna keerukad.

Praegu on turul suur hulk tarkvarapakette, mis automatiseerivad töögraafiku planeerimise ja kontrollimise funktsioone. Need paketid põhinevad võrgu planeerimisel ja kriitilise tee analüüsi meetoditel. Lisaks on olemas spetsiaalsed paketid projekti kulude planeerimiseks ja kontrollimiseks. Paketid ajakava koostamine on loomise aluseks infosüsteem projekti juht. Seda tarkvara, aga ka projekti infosüsteemi pakettide valimise ja kasutamise ülesandeid on täpsemalt käsitletud punktis 20.5.

Teabe kogumine ja levitamine.

Projekti raames on vajadus erinevat tüüpi side järele:

Ametlik(aruanded, taotlused, koosolekud) ja mitteametlik(meeldetuletused, arutelud);

Kirjutatud ja suuline ;

vertikaalne ja horisontaalne .

Kogumis- ja jaotussüsteemid teave peaks vastama erinevat tüüpi side vajadustele. Nendel eesmärkidel saab kasutada teabe kogumise, töötlemise ja edastamise automatiseeritud ja mitteautomaatseid meetodeid.

Manuaalsed meetodid hõlmavad andmete kogumist ja edastamist paberkandjal, koosolekute läbiviimist.

Automatiseeritud meetodid hõlmavad kasutamist arvutitehnoloogia ja kaasaegsed sidevahendid suhtlemise tõhususe parandamiseks.

Arvutikommunikatsiooni tugivahendid põhinevad rühmatöö tarkvara – grupitöö (grupivara) ja elektroonilise dokumendihalduse kasutamisel. AT viimased aastad See infotehnoloogia valdkond on kiiresti arenenud, mis on seotud side tõhususe suurenemisega. Täpsemalt on rühmatöö vahenditest juttu punktis 20.6.

Töö edenemise dokumenteerimine.

Töö edenemise peamised vahetulemused tuleks ametlikult dokumenteerida.

Edusammude tulemuste dokumenteerimine sisaldab:

Analüüs ja järeldused projekti tulemuste saavutamise taseme ja tehtud töö tulemuslikkuse kohta;

Tulemuste arhiveerimine edaspidiseks kasutamiseks.

Elektrooniliste arhiivide pidamise arvutisüsteemid võimaldavad automatiseerida teksti- ja graafiliste dokumentide salvestamise ja indekseerimise protsesse ning hõlbustavad oluliselt juurdepääsu arhiiviteabele.

Kommunikatsioonijuhtimine ja infotehnoloogia.

Seega hõlmab enamik projektisiseseid suhtlusprotsesse arvutite ja side kasutamist. Veelgi enam, võib väita, et selle loomise hetkest kuni tänapäevani on projektijuhtimise meetodite väljatöötamine ja nende praktiline kasutamine on suuresti määratud infotehnoloogia arenguga.

Projektijuhtimismeetodite aluseks olnud matemaatiliste mudelite loomine ja arvutamine sai võimalikuks alles arvutite tulekuga. Tuntud kriitilise tee meetod, mis moodustas osa "võrgu planeerimise" metoodikast, töötati välja 1956. aastal uuringute tulemusena, mille eesmärk oli parandada Univaci arvuti kasutamise efektiivsust ehitustööde planeerimisel.

Suurarvutite ajastu, kallis spetsiaalne projektijuhtimistarkvara ja kallid asjatundjad, kes oskasid seda kasutada tarkvara kestis kuni 1980. aastate keskpaigani. Automatiseeritud projektijuhtimissüsteemide kasutamine piirdus organisatsioonide ja projektidega, mille eelarve võimaldas vastavate süsteemide paigaldamise ja spetsialistide kaasamise eest maksta 500 000 kuni 1 000 000 dollarit.

Personaalarvutite arendamise, nende võimsuse suurenemise ja kulude vähenemise ning odavate ajakavapakettide tulekuga on projektijuhtimise protseduuride automatiseerimine muutunud kättesaadavaks laiemale hulgale organisatsioonidele.

Ka personaalarvutite projektijuhtimissüsteemide väljatöötamine läbis mitu etappi. Arvuti võimsuse suurenemisega paranes süsteemide funktsionaalsus, suurenesid nende võimalused. Windowsi tulekuga, süsteemidevahelise andmevahetuse standardite kasutuselevõtuga, võrgutehnoloogiate levikuga on avanenud uued võimalused projektijuhtimise protsesside tugisüsteemide edasiarendamiseks ja nende efektiivsemaks kasutamiseks.

Hajutatud integreeritud projektijuhtimissüsteemi (või projektide komplekti) kontseptsiooni rakendamine, asjakohase teabe kogumine ja levitamine reaalajas sai võimalikuks tänu kaasaegsed tehnoloogiad, pakkudes suhtlust projektis osalejate vahel kohalikes ja ülemaailmsed võrgud. Teoreetiliselt saavad projektijuhid täna saada üksikasjalikke projektiaruandeid ja väljastada ülesandeid kontorist lahkumata ja ilma ühegi telefonikõneta. Sellel viisil, traditsioonilised süsteemid projektijuhtimisel on võimalus muutuda projektide modelleerimissüsteemidest süsteemideks, mis tegelikult toetavad juhtimisprotsesse.

Kommunikatsiooni roll projektis. Kommunikatsioonihalduse planeerimine

Side- need on protsessid, mis on seotud projektiteabe õigeaegse ja asjakohase moodustamise, kogumise, levitamise, säilitamise ja lõpliku paigutamisega. Kuna projekte viivad ellu erinevaid funktsioone täitvad inimesed, kes asuvad sageli üksteisest märkimisväärsel kaugusel, on infovahetuse ja tegevuste koordineerimise küsimused väga olulised. Suhtlemise käigus lepitakse kokku eesmärgid, koordineeritakse inimeste tegevust, tuvastatakse ja lahendatakse probleeme ning reguleeritakse projektis osalejate ootusi. E. Verzuhi sõnul on iga projektijuhtimise meetod, alustades töö sisu sõnastamisest ja lõpetades riskijuhtimise ja detailplaneerimisega, oma olemuselt üks või teine ​​suhtlusviis.

Skemaatiliselt saab suhtlusprotsessi kujutada joonisel fig. 10.1.

Riis. 10.1. Suhtlusmudel

Kommunikatsioonihaldusplaan on dokument, mis kirjeldab:

– nõuded ja ootused projekti kommunikatsioonist;

- kuidas ja millises vormis teavet vahetatakse;

– millal ja kus side toimub;

– kes vastutab igat tüüpi suhtluse pakkumise eest.

Suhtlemisnõuete all mõistetakse projektis osalejate üldisi (kogu)vajadusi teabe järele. liikmed projekti tiim Selliseid nõudeid on neli peamist tüüpi.

Esiteks on vaja teavet selle kohta vastutuse jagamine. Iga meeskonnaliige peab täpselt teadma, millise projekti osa eest ta vastutab, millised on tema volitused ja kohustused. Sellise teabe aluseks on projekti organisatsiooniline struktuur.

Teiseks on vajadus kooskõlastamisel. Meeskonnaliikmed sõltuvad projekti töö teostamisel üksteisest. Info koordineerimine tagab projektimeeskonna liikmete ühise töö kõrge efektiivsuse. Teave projekti muudatuste tegemise kohta kuulub koordineeriva teabe kategooriasse.

Kolmandaks teave selle kohta projekti käik, tehtud edusamme. Meeskonnaliikmetel peaks olema teave projekti hetkeseisu kohta, mis võimaldab neil probleeme õigeaegselt tuvastada ja võtta meetmeid nende lahendamiseks. Selline teave sisaldab aruandeid teatud ajahetkel kulutatud vahendite, kalenderplaani ja projekti ajakava järgimise kohta. Samuti on oluline teave riskide hetkeseisu ja esilekerkivate probleemide kohta.

Neljandaks vajavad meeskonnaliikmed teavet otsuseid. Nad peavad olema teadlikud juhtkonna, projekti sponsorite ja klientide tehtud otsustest, sõltumata sellest, kas need otsused mõjutavad projekti ennast või selle majanduskeskkonda. Sellise teabe näiteks on projekti põhikiri, töö ulatus, töögraafik, projekti eelarve.

Loomulikult ulatuvad inimeste vajadused suhtluses loetletud neljast punktist kaugemale. Kuid projekti kommunikatsioonijuhtimine peaks arvestama ainult sellega, mis on projekti õnnestumiseks "vajalik ja piisav". Liigne teave ja ka selle puudumine mõjutavad projekti elluviimist negatiivselt.

Kommunikatsiooninõuete tagamise aluseks on projekti organisatsiooniline struktuur. Oluline ka suhtlusnõuete seadmisel ja side haldamisel järgmisi aspekte projekt:

Projektiga seotud osakonnad ja erialad;

projektiga seotud inimeste arvu ja asukohtade logistika;

Osalejate sise- ja välisinfovajadused.

Kommunikatsiooni planeerimise protsess määrab projektis osalejatele vajaliku teabe ja suhtluse. Näiteks, millised inimesed millist teavet vajavad, millal nad seda vajavad, kes ja kuidas peaks neile seda teavet andma. Kuigi projektiteabe edastamise vajadus on olemas kõigis projektides, võivad teabevajadused ja selle levitamise meetodid olla väga erinevad. Projekti edu saavutamise oluline tegur on projektis osalejate teabevajaduste väljaselgitamine ja nende vajaduste rahuldamiseks sobivate vahendite leidmine.

Enamikus projektides tehakse suurem osa kommunikatsiooni planeerimisest projekti kõige varasemates etappides. Selle planeerimisprotsessi tulemused vaadatakse aga kogu projekti jooksul regulaarselt üle ja neid muudetakse vastavalt vajadusele, et need oleksid ajakohased.

Kommunikatsioonihaldusplaan on projektijuhtimisplaani lahutamatu osa või sisaldub selles kõrvalplaanina. Sidehaldusplaan sisaldab:

– projektis osalejate suhtlusnõuded;

- teave selle kohta edastatud teave, sealhulgas vorming, sisu ja üksikasjalikkuse tase;

– teabe edastamise eest vastutava töötaja nimi;

- töötaja või rühma nimi - selle teabe saajad;

– teabe edastamiseks kasutatavad meetodid või tehnoloogiad (nt memod, e-kirjad ja/või pressiteated);

– suhtlussagedus (nt iganädalane);

- eksemplaride kaupa ülekandmise skeem, mis määrab aja ja korra selliste probleemide kõrgemale tasemele (ahelasse) ülekandmiseks, mida töötajad ei suuda lahendada madalaim tase;

– meetod sidehaldusplaani ajakohastamiseks ja täiustamiseks projekti edenedes ja arenedes;

- Levinud terminoloogia sõnastik.

Kommunikatsioonihaldusplaan võib sisaldada ka juhiseid olekukoosolekute, projektimeeskonna koosolekute, e-koosolekute ja meililistide kohta. Meil. Töövõtuhalduskava võib olenevalt projekti vajadustest olla formaalne või mitteametlik, detailne või kokkuvõtlik.

Kommunikatsioonikorralduskava on osa üldplaneering projektijuhtimine või sellesse lisaplaanina lisatud. Selle plaani jaotise mall on toodud tabelis. 10.1.

Tabel 10.1

Sidehaldusplaani osad

Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.

Sarnased dokumendid

Vajaliku info edastamine projekti huvigruppidele vastavalt plaanile. Suhtlemismeetod. Elektroonilised projektijuhtimise tööriistad. Info levitamine vastavalt PMBoK standardile. Toimivusaruanded, varade värskendused.

abstraktne, lisatud 25.02.2013


kursusetöö, lisatud 11.11.2014


Projekti ajaplaneerimise põhijoontega tutvumine. üldised omadused Gantti diagrammid. Võrguskeemide koostamine ja projekti kriitilise tee hindamine kui kõige olulisem ajaplaneerimise tööriist. Kriitilise tee meetodi analüüs.

esitlus, lisatud 08.07.2013


Suhtlemine kui teabe edastamise ja edastamise protsess organisatsiooni efektiivsuse tagamiseks. Välis- ja sisekommunikatsiooni juhtimine. Suhtlustegevuse suunad. Kommunikatsiooni analüüs JSC " Naftafirma Lukoil.

kursusetöö, lisatud 26.03.2011


Teoreetilised aspektid projektimeeskonna töö korraldamine. Juhataja poolt töömotivatsiooni, konfliktide, tööülesannete täitmise, kontrolli, vastutuse, suhtlemise, juhtimisega seotud probleemide lahendamine. Projektimeeskonna töö juhtimine.

abstraktne, lisatud 23.01.2016


Kaasaegne projektijuhtimine: kontseptsioon, omadused, klassifikatsioon, struktuur. Keskkond projekti mõjutavate tegurite kogumina. Organisatsioonide süsteemid osakondade koostoimeks. Nafta- ja gaasikompleksi projektis osalejate analüüs.

kursusetöö, lisatud 26.01.2014


Areng organisatsiooniline projekt alandada teatud kaubakategooriate hindu 10%, vähendades tootmiskulusid 5% ja automatiseerides protsesse. Töö rahastamise allikad. Nõuded projekteeritavale süsteemile, selle aktsepteerimine.

test, lisatud 25.05.2015


Suhtlemine organisatsiooni ja selle keskkonna vahel, tasandite ja osakondade vahel. Ametlik ja mitteametlik, inimestevaheline suhtlus; sidevõrgud. Info liigid ettevõttes, riistvarahaldus, sisemise infosüsteemi analüüs.

kursusetöö, lisatud 12.03.2009