Loyihada aloqa va konfiguratsiyani boshqarishni rejalashtirish. Yaxshi loyiha aloqa rejasini qanday yozish kerak

Loyihada aloqani boshqarish tushunchasi. Loyihada aloqani boshqarish jarayonining bosqichlari. Loyihada aloqani boshqarish jarayoni bosqichlarining asosiy vazifalari.

Loyihaning aloqa boshqaruvi

Umuman olganda, aloqa odamlar (yoki odamlar guruhlari) o'rtasidagi har qanday ma'lumot almashinuvi sifatida belgilanadi. Shunga ko'ra, aloqa - bu jo'natuvchidan boshqa tomonga xabarni uzatish jarayoni. Aloqa modeli tarkibiy elementlar va jarayonlarni o'z ichiga oladi. Strukturaviy elementlar: jo'natuvchi, xabar, qabul qiluvchi, aloqa kanali, "shovqin", qayta aloqa, tuzatish. Aloqa jarayonlari: a) niyatning paydo bo'lishi, g'oyaning kelib chiqishi va shakllantirilishi, jo'natuvchi keyinchalik xabar orqali uzatadigan ma'lumot; b) g'oyani loyihalash - kodlash va uni uzatish usulini (kanalini) tanlash; ichida) uzatishning o'zi shunday, ya'ni. to'g'ri kommunikativ harakat; G) xabarni qabul qiluvchi tomonidan dekodlash (ma'nosini tushunish). Loyihani boshqarish umumiy maqsadlarga erishish uchun bo'limlar va alohida loyiha ishtirokchilari faoliyatini doimiy ravishda muvofiqlashtirish zarurati bilan bog'liq. Ushbu muvofiqlashtirish 2013 yilda amalga oshiriladi turli shakllar, lekin birinchi navbatda loyiha jamoasi a'zolarining turli xil aloqalari orqali, ya'ni. ularning muloqoti davomida. Shuning uchun aloqa, qaror qabul qilish va motivatsiya bilan bir qatorda, loyihani boshqarishda bog'lovchi element sifatida qaraladi. Aloqa ga bo'linadi uch daraja kommunikatsiyalarni boshqarishning maqsad va vazifalarini aniqlash uchun eng muhimi. Birinchi daraja- bu loyihaning tashkiliy tuzilishining barcha darajalarida yuzaga keladigan umumiy hodisa sifatida aloqa. Ikkinchi daraja- bu loyiha menejeri va investitsiya loyihasining individual ishtirokchilari o'rtasidagi bevosita aloqalar amaliyotidir. Uchinchi daraja- Aloqa boshqaruv faoliyatining boshqaruv faoliyatining alohida tarkibiy qismi va rahbar tomonidan tartibga solish ob'ekti sifatida qaraladi. Bu darajalarning har biri me’yoriy-tashkiliy va subyektiv-psixologik ikkita asosiy jihatga ega. Birinchisi, aloqaning ob'ektiv tashkiliy shakllari, uni samarali amalga oshirish talablari, optimal aloqa jarayonining tuzilishi bilan bog'liq. Ikkinchisi "kommunikatorlar"ning psixologik xususiyatlarining muloqotga ta'sirini ochib beradi va uning bir qator muhim xususiyatlarini, shu jumladan uni samarali amalga oshirishga to'sqinlik qiladigan xususiyatlarini tushuntirishga imkon beradi.

Loyiha aloqalarini boshqarish jarayonlari quyidagi bosqichlarni o'z ichiga oladi:

Muloqot ko'pincha loyiha uchun muhim muvaffaqiyat omili hisoblanadi (eslatma - Bobil minorasi). Zamonaviy loyihalarda yomon aloqaning salbiy oqibatlari har xil bo'lishi mumkin:

Hujjatlarni qidirish, interfeyslarni almashtirish, bir nechta tizimlar bo'ylab qidirish vaqtini yo'qotish

Mavjud bo'lmagan, eskirgan, tasdiqlanmagan hujjatlar, ko'rsatmalarni kutish sababli to'xtab qolish

Hujjatlarning qog'oz nusxalari harakati tufayli pauzalar Hujjatlarni (buyruqlarni) qayta ishlatish tufayli vaqtni yo'qotish.

Loyihada aloqani boshqarish loyiha bo'yicha ma'lumotlarni o'z vaqtida va to'g'ri shakllantirish, to'plash, saqlash va yopishni ta'minlash uchun zarur bo'lgan jarayonlarni o'z ichiga oladi. U odamlar, g'oyalar va ma'lumotlar o'rtasidagi zarur aloqalarni ta'minlaydi.

Ish oqimi yechimlari: Shartnomalarni boshqarish (shu jumladan elektron versiyada) Ma'muriy hujjatlarni boshqarish Xatlarni boshqarish Elektron arxivni yaratish va boshqarish Hujjatlarni tarjima qilish jarayonini qo'llab-quvvatlash

Aloqa darajasidagi yechimlar: Virtual loyiha ofisi Sun'iy yo'ldosh yoki boshqa aloqa kanallari (elektron pochta)

Loyiha aloqalarini boshqarish loyiha ma'lumotlarini o'z vaqtida yaratish, to'plash, tarqatish, saqlash, qabul qilish va pirovardida foydalanish uchun zarur bo'lgan jarayonlarni o'z ichiga olgan bilim sohasi. Jarayonlar, masalan. Loyiha aloqalari odamlar va kommunikatsiyalarni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar o'rtasida zarur aloqalarni yaratishni ta'minlaydi. Loyiha menejerlari loyiha jamoasi, loyiha manfaatdor tomonlari, mijoz va homiy bilan muloqot qilish uchun ortiqcha vaqt sarflashlari mumkin. Loyihada u yoki bu tarzda ishtirok etgan har bir kishi kommunikatorning qanday ekanligini yaxshi tushunishi kerak. umuman loyihaning borishiga ta'sir qiladi. Jarayonlar, masalan. Loyiha sharhlari quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi:

10.1 Aloqani rejalashtirish- loyiha ishtirokchilarining aloqa va axborotga bo'lgan ehtiyojlarini aniqlash.

10.2 Axborotni tarqatish- loyiha ishtirokchilariga zarur ma'lumotlarni o'z vaqtida taqdim etish.

10.3 Ishlash bo'yicha hisobot– ishlarni bajarish to‘g‘risidagi ma’lumotlarni to‘plash va tarqatish. Ushbu ma'lumotlarga joriy holat hisobotlari, taraqqiyotni baholash va prognozlar kiradi.

10.4 Loyiha ishtirokchilarini boshqarish- loyiha ishtirokchilarining talablarini qondirish va yuzaga keladigan muammolarni hal qilish uchun kommunikatsiyalarni boshqarish.

Loyiha kommunikatsiyalarini boshqarish(axborot kommunikatsiyalarining o'zaro ta'sirini boshqarish) - kerakli loyiha ma'lumotlarini o'z vaqtida to'plash, yaratish, tarqatish va saqlashni ta'minlashga qaratilgan boshqaruv funktsiyasi.

ostida ma `lumot to'plangan, qayta ishlangan va tarqatilgan ma'lumotlarni tushunish. Qaror qabul qilish uchun foydali bo'lishi uchun ma'lumot o'z vaqtida, maqsadga muvofiq va qulay shaklda taqdim etilishi kerak. Bunga zamonaviy vositalar yordamida erishiladi axborot texnologiyalari loyihani boshqarish tizimi doirasida.

Aloqa va ularga hamroh bo'lgan ma'lumotlar loyiha ishtirokchilarining harakatlarini muvofiqlashtirishni ta'minlash uchun o'ziga xos asosdir. Tashkilot ichida ma'lumot almashish sxemasi rasmda ko'rsatilgan. 12.1.

12.1-rasm - Tashkilotda axborot almashinuvi

Aloqa boshqaruvi loyiha ishtirokchilari o'rtasidagi aloqa tizimini (o'zaro aloqalarini), loyiha maqsadlariga erishishni ta'minlashga qaratilgan boshqaruv va hisobot ma'lumotlarini uzatishni ta'minlaydi. Loyihaning har bir ishtirokchisi o'zining funktsional majburiyatlariga muvofiq loyiha doirasidagi o'zaro hamkorlikka tayyor bo'lishi kerak. Axborot aloqasini boshqarish funktsiyasi quyidagi jarayonlarni o'z ichiga oladi:

aloqa tizimini rejalashtirish - loyiha ishtirokchilarining axborotga bo'lgan ehtiyojlarini aniqlash (axborot tarkibi, etkazib berish muddatlari va usullari);

axborotni to'plash va tarqatish - muntazam yig'ish va o'z vaqtida yetkazib berish jarayonlari zarur ma'lumotlar loyiha ishtirokchilari;

loyihaning borishi to'g'risida hisobot berish - loyiha holatining haqiqiy natijalarini qayta ishlash, rejalashtirilgan va tendentsiyalarni tahlil qilish bilan nisbati, prognozlash;

ishlarning borishini hujjatlashtirish - loyiha hujjatlarini yig'ish, qayta ishlash va saqlashni tashkil etish.

Aloqa tizimini rejalashtirish

Aloqa rejasi ajralmas qismi loyiha rejasi. Bunga quyidagilar kiradi:

axborot manbalari va uni olish usullarini belgilovchi axborot to'plash rejasi;

axborot iste'molchilari va uni etkazib berish usullarini belgilaydigan axborotni tarqatish rejasi;

qabul qilinadigan yoki uzatiladigan har bir hujjatning batafsil tavsifi, shu jumladan formati, mazmuni, tafsilotlar darajasi va foydalanilgan ta'riflar;

kommunikatsiyalarning ayrim turlarini ishga tushirish rejasi;

aloqa rejasini yangilash va takomillashtirish usullari. Aloqa rejasi loyihaning ehtiyojlariga qarab rasmiylashtiriladi va batafsil tavsiflanadi.

Axborotni to'plash va tarqatish

Loyiha doirasida amalga oshirish zarurati mavjud har xil turlari aloqa:

ichki (loyiha jamoasi ichida) va tashqi (kompaniya rahbariyati, mijoz bilan, tashqi tashkilotlar va hokazo.);

rasmiy (hisobotlar, so'rovlar, yig'ilishlar) va norasmiy (eslatmalar, muhokamalar);

yozma va og'zaki;

vertikal va gorizontal.

Axborot to'plash va tarqatish tizimlari har xil turdagi aloqa ehtiyojlarini qondirishi kerak. Ushbu maqsadlar uchun axborotni yig'ish, qayta ishlash va uzatishning avtomatlashtirilgan va avtomatlashtirilmagan usullaridan foydalanish mumkin.

Manuel usullarga qog'ozda ma'lumotlarni yig'ish va uzatish, yig'ilishlar o'tkazish kiradi.

Avtomatlashtirilgan usullar o'zaro hamkorlik samaradorligini oshirish uchun kompyuter texnologiyalari va zamonaviy aloqa vositalaridan foydalanishni o'z ichiga oladi: elektron pochta, hujjatlarni boshqarish tizimlari va ma'lumotlarni arxivlash.

Loyihaning borishi haqida hisobot

Haqiqiy natijalar to'g'risidagi ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash, hisobotlarda ish holati to'g'risidagi ma'lumotlarni ko'rsatish jarayonlari ishni muvofiqlashtirish, tezkor rejalashtirish va boshqarish uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Taraqqiyot hisoboti quyidagilarni o'z ichiga oladi:

umuman loyihaning joriy holati va alohida ko'rsatkichlar kontekstidagi ma'lumotlar;

asosiy rejalardan chetga chiqishlar to'g'risidagi ma'lumotlar;

loyihaning kelajakdagi holatini prognoz qilish.

Ishning borishini hujjatlashtirish

Ishning borishining asosiy oraliq natijalari rasmiy hujjatlashtirilishi kerak.

Rivojlanish natijalarini hujjatlashtirish quyidagilarni o'z ichiga oladi:

yakuniy ma'lumotlarni to'plash va tekshirish;

loyiha natijalariga erishish darajasi va bajarilgan ishlarning samaradorligi to'g'risida tahlil va xulosalar;

natijalarni kelajakda foydalanish uchun arxivlash.

Elektron arxivlarni yuritish uchun kompyuter tizimlari matn va grafik hujjatlarni saqlash va indekslash jarayonlarini avtomatlashtirishga imkon beradi va arxiv ma'lumotlariga kirishni sezilarli darajada osonlashtiradi.

ostida axborot texnologiyalari zamonaviy dasturiy vositalar yordamida amalga oshiriladigan ma'lumotlarni yig'ish, uzatish, qayta ishlash, saqlash va foydalanuvchilarga etkazish jarayonlarining umumiyligini tushunish.

12.2 Loyiha boshqaruvi axborot tizimi

Loyiha boshqaruvi axborot tizimi- loyihani boshqarish jarayonlarini qo'llab-quvvatlash va samaradorligini oshirishga qaratilgan uslubiy, texnik, dasturiy va axborot vositalarining tashkiliy-texnologik majmuasi.

Jarayonda loyihani amalga oshirish menejerlar kompyuter yordamida to'planishi va tartibga solinishi mumkin bo'lgan katta hajmdagi ma'lumotlar bilan shug'ullanishlari kerak. Bundan tashqari, ko'plab tahliliy vositalar, masalan, haqiqiy ma'lumotlarga asoslangan ish jadvalini qayta hisoblash, resurslar va xarajatlarni tahlil qilish juda murakkab avtomatlashtirilmagan hisoblash algoritmlarini o'z ichiga oladi.

Shaxsiy kompyuterlar uchun loyihalarni boshqarish tizimlarini ishlab chiqish bir necha bosqichlarni bosib o'tdi. Shaxsiy kompyuter quvvatining oshishi bilan tizimlarning funksionalligi yaxshilandi, imkoniyatlari oshdi.Tizimlar o‘rtasida ma’lumotlar almashinuvi standartlarining joriy etilishi, tarmoq va Web texnologiyalarning keng tarqalishi bilan yangi imkoniyatlar ochildi. yanada rivojlantirish loyihalarni boshqarish jarayonlarini qo'llab-quvvatlash tizimlari va ulardan samaraliroq foydalanish. Loyihalarning o'zi tobora murakkablashib bormoqda, bu esa loyihalarni boshqarish uchun axborot texnologiyalarini rivojlantirishga qo'shimcha talablarni qo'yadi.

Bugungi kunda axborot texnologiyalaridan foydalanish loyiha boshqaruvi rasmda ko'rsatilganidek ifodalanishi mumkin. 12.2.

12.2-rasm - Loyiha boshqaruvini avtomatlashtirish

shaxsiy kompyuter tizimlari, Loyiha boshqaruvi dasturiy ta'minoti bilan jihozlangan bo'lib, quyidagi funktsiyalarni ta'minlashi kerak:

ko'p loyihali muhitda ishlash;

ishlarni bajarish uchun kalendar-tarmoq jadvalini ishlab chiqish;

cheklangan resurslarni taqsimlash va hisobga olishni optimallashtirish;

"Nima bo'lsa" tahlilini o'tkazish;

avtomatlashtirilgan hisobotlarni yaratish muddatlari, resurslari va xarajatlari to'g'risidagi haqiqiy ma'lumotlarni to'plash va hisobga olish;

shartnoma majburiyatlarini rejalashtirish va nazorat qilish;

amalga oshirilayotgan va tugallangan loyihalar bo'yicha ma'lumotlarni markazlashtirilgan saqlash va boshqalar.

Taqsimlangan integratsiyalashgan tizimlar Amaldagi asosiy vositalar:

arxitektura "mijoz- server". U ish stantsiyalariga ("mijozlar") va bir yoki bir nechta markaziy shaxsiy kompyuterlarga ("serverlar") har bir kompyuterning hisoblash quvvatidan foydalangan holda ilovalarning bajarilishini taqsimlash imkonini beradi. Ko'pgina mijoz-server tizimlari ma'lumotlar bazalari (MB) va ma'lumotlar bazasini boshqarish tizimlaridan (DBMS) foydalanadi. Loyihani muvaffaqiyatli boshqarish uchun loyihani rejalashtirish va amalga oshirish jarayonida olingan ma'lumotlar har doim loyihaning barcha ishtirokchilari uchun mavjud bo'lishi kerak;

telekommunikatsiya tizimlari(raqamli ma'lumotlarni optik tolali kabellar, lokal tarmoqlar va boshqalar orqali uzatish);

portativ kompyuterlar;

jamoaviy ishlarni qo'llab-quvvatlash dasturi, ruxsat berish:

elektron pochta almashinuvi;

hujjat aylanishi;

guruh faoliyatini rejalashtirish;

masofaviy guruh a'zolarining qo'llab-quvvatlash va muhokamalar orqali interaktiv munozaralarda ishtirok etishi;

ishtirokchilarga bitta katta ekranga ulangan kompyuterlar yordamida o‘z fikrlarini bildirish imkonini beruvchi aqliy hujum.

Internet/Intranet korxonalar va loyihalarni birlashtirgan texnologiyalardir. Ular loyiha ma'lumotlariga uni tashkil etish uchun katta mablag' talab qilmasdan kirishni ta'minlaydi. Sayt-loyihani Internetda joylashtirish - bu ishtirokchilarni dunyoning turli burchaklarida joylashgan hollarda uning holati haqida xabardor qilishning eng maqbul va, ehtimol, yagona usuli.

Yaratilgan veb-sahifalar veb-saytni tashkil qiladi, keyinchalik u provayderning serverida joylashtiriladi va shu tariqa butun dunyodan masofaviy foydalanuvchilar kirishadi. Loyihani boshqarish bo'yicha veb-sahifalar ko'rinishida taqvim-tarmoq jadvallari, hisobotlar (grafik va jadvallar), yig'ilishlar bayonnomalari va loyiha bilan bog'liq boshqa hujjatlar e'lon qilinishi mumkin.

intranet Internet bilan bir xil elementlarga asoslangan. Ularning orasidagi tub farq shundaki, Intranet foydalanuvchilari, qoida tariqasida, ma'lum bir korporatsiya, tashkilot, korxona xodimlari bo'lgan cheklangan doiradagi shaxslardir.

Videokonferensaloqa mahalliy tarmoqlar va Internet orqali audio, video ma'lumotlarni uzatish imkonini beradi. Ovozli konferentsiyalar Internetda kompyuter telefoniyasi uchun ham qo'llaniladi.

Loyiha aloqalarini boshqarish rejasi - bu sizning loyihangiz haqida kim, qanday, qachon va qanday ma'lumotlar o'rganilishini tartibga soluvchi juda zarur qog'oz.

Ushbu reja hamma joyda va har doim ham kerak emasligini tushunish muhimdir. Mening fikrimcha, 15 va undan yuqori ishtirokchilar soni bilan to'liq aloqa rejasini tuzish mantiqan. Agar ishtirokchilar kamroq bo'lsa, siz hali ham barcha aloqalarni boshingizda saqlashingiz mumkin, agar ko'proq bo'lsa, biror narsani yo'qotish xavfi yuqori.

Aloqa rejasida nimani aks ettirish kerak:

1. Loyihaning barcha ishtirokchilari ro'yxati (loyihada bevosita ishlaydiganlar ham, unga qandaydir tarzda ta'sir ko'rsatishi mumkin bo'lganlar) nomi, lavozimi, roli va aloqa ma'lumotlarini ko'rsatgan holda. Loyihada 80 dan ortiq odam ishtirok etganda, barcha telefonlar va elektron pochta xabarlari bir joyda bo'lishi bebahodir. O'zingiz uchun barcha ishtirokchilarni ta'sir qilish, loyihangizni juda yaxshi yoki juda yomon qilish qobiliyati, qiziqish, o'zaro ta'sir strategiyalari va boshqalar nuqtai nazaridan tahlil qilish juda ma'qul. (bu haqda keyinroq gaplashamiz), lekin hech qanday holatda bu aloqa rejasiga kiritilmasligi kerak.
2. Muloqotning asosiy tamoyillari. Agar bo'ysunishga rioya qilish siz uchun qadriyat bo'lsa va bu loyihada muhim bo'lsa, unda reja uni yozish uchun to'g'ri joy. Muloqotning asosiy tamoyillari jamoa tomonidan bajarilishi kerak bo'lgan xatti-harakatlar normalari va qoidalarini o'z ichiga oladi samarali ish loyiha bo'yicha. Misol uchun, uchrashuvlar aniq belgilangan vaqtda boshlanadi (yoki aksincha, barcha ishtirokchilar yig'ilmaguncha boshlanmaydi). Yoki "biz uchrashuvlarda telefonda gaplashmaymiz". Bu yerga faqat siz majburlash mumkin bo'lgan narsalarni qo'shing. Masalan, “uchrashuvlarda telefon yo‘q” qoidasini o‘rnatish va homiyingiz (yoki xotiningiz) qo‘ng‘iroq qilganda ham smartfoningizni ushlab, hammaga nima bilan bog‘liqligini tushuntirish juda yomon fikr. katta ko'zlar— Xo‘p, homiy-ku!
3. Amaldagi aloqa usullari. Bu erda siz manfaatdor tomonlarning qaysi guruhlari qaysi aloqa kanallaridan foydalanishini sanab o'tishingiz va ular haqiqatan ham ulardan foydalanishiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Misol uchun, mijozga "elektron pochta" yozish juda oson (va unda bor) va olti oydan so'ng uning kotibi uning xatlarini tartiblashini bilib oladi va u sizning xatlaringizdan bittasini ham ko'rmagan. harflar. Oddiy to'plam - bu korporativ va mobil telefon raqami, Lync yoki Skype kabi xabar almashish tizimi, elektron pochta, video konferentsiya tizimlari, shaxsiy uchrashuvlar va boshqalar. DA yaqin vaqtlar rejalar tobora ko'proq WhatsApp yoki Viber kabi narsalarni o'z ichiga oladi.
4. Rejalashtirilgan aloqa ro'yxati plitasi, shu jumladan manfaatdor tomonlar guruhi yoki ro'yxati, mas'ul shaxs, muntazamlik, aloqa usuli, aloqa mazmuni, aloqa talablari. Misol uchun:

Misolda aloqaning "surish" turi ko'rsatilgan (biz amalda ma'lumotni "majburlaymiz"), lekin xuddi shu jadvalda siz "tortishish" aloqa turini ko'rsatishingiz mumkin (ishtirokchining o'zi ma'lumot olish uchun javobgardir, masalan, kiring haftada bir marta va korporativ portaldagi vazifalar ro'yxatidagi yangilanishlarni ko'ring).

1 dan ortiq manfaatdor tomonlarni jalb qilgan va aniq rejalarda (masalan, vaqt yoki byudjetni boshqarish rejasi) aks ettirilmagan loyiha bo'yicha hujjatlar va qarorlarni kelishish jarayoni. Misol uchun, agar siz faqat shartlar bo'yicha qaror qabul qilishingiz kerak bo'lsa - biz Buyurtmachi bilan rozi bo'lamiz (qolganlarini faqat ma'lum qilamiz), agar pul bo'lsa - faqat Homiy bilan, agar siz "tez va qimmat" yoki "sekin va arzon" ni tanlashingiz kerak bo'lsa. " - falon ishtirokchilar bilan uchrashuv yig'amiz . Ko'pincha avvalgisiga juda o'xshash plastinka shaklida xuddi shunday qiladi.

1. Eskalatsiya jarayoni. Biz qanday, kimga va qanday hollarda “shikoyat qilamiz”?
2. Rejani monitoring qilish va ko'rib chiqish jarayoni. Bizning rejamiz ishlayotganligini qanchalik tez-tez va qanday baholaymiz? Buni kim qiladi? Agar u ishlamasa nima qilamiz? Aloqa rejasidan foydalanishni va undan qaytishni qanday nazorat qilish kerak, biz boshqa safar gaplashamiz.

Bu minimal nuqtalar to'plami, ammo loyihangizdagi aloqa qanchalik murakkabligiga qarab reja o'sishi va to'ldirilishi mumkin. dan 5 ta jamoa ishtirok etsa turli mamlakatlar, odamlar doimiy ravishda xizmat safarlariga boradilar yoki loyiha hujjatlari bo'yicha birgalikdagi ishlarni aniq tartibga solish zarurati tug'iladi - bularning barchasi hujjatga ham kiritilgan. Bu erda siz barcha nuances allaqachon hisobga olingan bo'lishi mumkin.

Ba'zida aloqa rejasi turli manfaatdor tomonlar guruhlari uchun kelishib olishni osonlashtirish uchun bir nechta "uriladi", mening fikrimcha, bu 50+ loyiha ishtirokchilari bilan mantiqiy. Bu erda asosiy qoida shundaki, rejani haddan tashqari tartibga solish darajasi uning bajarilmasligi xavfiga mutanosib bo'lishi va qandaydir tarzda ishtirokchilar soni va loyiha hajmi bilan bog'liq bo'lishi kerak.Bu 15 sahifalik rejani tuzishda yuzaga keladigan vaziyatlar tufayli. 10 kishilik loyiha uchun yozilgan bo'lib, ular haftada necha marta birga qahva ichishlarini tartibga soladi va "loyiha boshqaruvi ma'nosiz qog'oz parchalari haqida" degan fikr mavjud.

Shuni ham yodda tutish kerakki, aloqani boshqarish rejasini tayyorlash siz manfaatdor tomonlarning umidlarini qanday boshqarishingiz tavsifini o'z ichiga oladi, ammo bu rejaning o'ziga kiritilmagan, siz bunga rozi bo'lasiz. Kutishlarni boshqarish - alohida katta mavzu, biz buni alohida muhokama qilamiz.

Har doimgidek, quyida narsalarni aniqroq qilish uchun uyni ta'mirlash loyihasi uchun namunaviy aloqa rejasi mavjud.

Men loyiha menejeriman deb o'ylaymiz.

1. Ishtirokchilar ro'yxati - men, erim, biz hali ham birga yashayotgan ota-onalar, uy-joy idorasi, usta, qo'shnilar.
2. Prinsiplar: biz bir-birimizni hurmat qilamiz, qasam ichmaymiz, uchrashuvlarga o'z vaqtida boramiz. E'tibor bering, "biz qasam ichmaymiz" faqat loyiha jamoasiga tegishli, ish vaqtida ustani kim va qanday qilib so'kishi, biz u erda bo'lmaganimizda, bizni qiziqtirmaydi.
3. Muloqot usullari - men, erim, usta - Uyali telefon, pochta, shaxsiy uchrashuvlar, ota-onalar - mobil telefon va shaxsiy uchrashuvlar, qo'shnilar - shaxsiy uchrashuvlar (ularga "oyoqlar" yurishi), ZhEK - statsionar telefon va elektron pochta.
4. Aloqa ro'yxati:

A.V.Polkovnikovning "Investitsiyalarni boshqarish" kitobidan "Loyiha aloqalari" bo'limidan parcha / Ed. ed. V.V. Sheremet. - M.: magistratura, 1998.

Aloqalarni boshqarish jarayonlari.

Aloqa boshqaruvi loyiha ishtirokchilari o'rtasidagi aloqa tizimini (o'zaro aloqalarini), loyiha maqsadlariga erishishni ta'minlashga qaratilgan boshqaruv va hisobot ma'lumotlarini uzatishni ta'minlaydi. Har bir loyiha ishtirokchisi loyiha doirasida o'z xohishiga ko'ra o'zaro hamkorlik qilishga tayyor bo'lishi kerak funktsional majburiyatlar. Axborot aloqasini boshqarish funktsiyasi quyidagi jarayonlarni o'z ichiga oladi:

Axborotni to'plash va tarqatish- loyiha ishtirokchilariga kerakli ma'lumotlarni muntazam to'plash va o'z vaqtida yetkazib berish jarayonlari.

Taraqqiyotni baholang va ko'rsating- loyiha ishi holatining haqiqiy natijalarini qayta ishlash, rejalashtirilgan va trend tahlili bilan o'zaro bog'liqlik, prognozlash.

Ishning borishini hujjatlashtirish- rasmiy loyiha hujjatlarini yig'ish, qayta ishlash va saqlashni tashkil etish.

Aloqa tizimini rejalashtirish.

Ehtiyojlarni o'rganish va aloqa tizimining tuzilishini tavsiflash uchun odatda quyidagi ma'lumotlar talab qilinadi:

Loyiha ishtirokchilarining axborot ehtiyojlari.

Loyiha ishtirokchilarining taqsimlanishining jismoniy tuzilishi.

Loyihaning tashqi axborot ehtiyojlari.

Loyiha ishtirokchilari o'rtasida ma'lumotlarni tarqatish texnologiyalari yoki usullari loyiha parametrlari va boshqaruv tizimining talablariga qarab sezilarli darajada farq qilishi mumkin. O'zaro ta'sir qilish texnologiyalarini tanlash quyidagilar bilan belgilanadi:

Texnologiyaning mavjudligi.

Xodimlarning malakasi va tayyorgarligi.

Aloqa boshqaruv rejasi o'z ichiga oladi:

Axborot iste'molchilari va etkazib berish usullarini belgilaydigan axborotni tarqatish rejasi.

Qabul qilinadigan yoki uzatilishi kerak bo'lgan har bir hujjatning batafsil tavsifi, jumladan formati, mazmuni, tafsilotlar darajasi va foydalanilgan ta'riflar.

O'zaro ta'sirlar jadvali va chastotasi.

Aloqa rejasiga o'zgartirishlar kiritish usuli.

Loyihaning ehtiyojlariga qarab, aloqa rejasi ko'proq yoki kamroq rasmiylashtirilgan, batafsil yoki tavsiflangan bo'lishi mumkin. umumiy ko'rinish. Aloqa rejasi loyiha rejasining ajralmas qismi hisoblanadi.

Taraqqiyotni baholang va ko'rsating.

Erishilgan natijalar va haqiqiy xarajatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash, hisobotlarda ish holati to'g'risidagi ma'lumotlarni ko'rsatish jarayonlari ishni muvofiqlashtirish, operativ rejalashtirish va boshqarish uchun asos bo'lib xizmat qiladi.

19-bobda muhokama qilingan rejalashtirish va rejalashtirish usullarining aksariyati kompyuterdan foydalanishni o'z ichiga oladi. Loyihani amalga oshirish jarayonida menejerlar kompyuter yordamida to'planishi va tashkil etilishi mumkin bo'lgan katta hajmdagi ma'lumotlar bilan shug'ullanishlari kerak. Bundan tashqari, ko'plab analitik vositalar, masalan, kritik yo'l usulidan foydalangan holda jadvalni hisoblash, resurslar va xarajatlarni tahlil qilish, avtomatlashtirilmagan hisoblash uchun juda murakkab algoritmlarni nazarda tutadi.

Hozirgi vaqtda bozorda ish jadvalini rejalashtirish va monitoring qilish funktsiyalarini avtomatlashtiradigan juda ko'p sonli dasturiy ta'minot paketlari mavjud. Ushbu paketlar tarmoqni rejalashtirish va muhim yo'lni tahlil qilish usullariga asoslangan. Bundan tashqari, loyiha xarajatlarini rejalashtirish va nazorat qilish uchun maxsus paketlar mavjud. Paketlar rejalashtirish yaratish uchun asosdir axborot tizimi loyihalar boshqaruvi. Ushbu dasturiy ta'minot, shuningdek, loyiha axborot tizimi doirasida paketlarni tanlash va ulardan foydalanish vazifalari 20.5-bo'limda batafsilroq ko'rib chiqiladi.

Axborotni to'plash va tarqatish.

Loyiha doirasida turli xil aloqa turlariga ehtiyoj bor:

Rasmiy(hisobotlar, so'rovlar, uchrashuvlar) va norasmiy(eslatmalar, muhokamalar);

Yozilgan va og'zaki ;

vertikal va gorizontal .

Yig'ish va tarqatish tizimlari axborot har xil turdagi aloqa ehtiyojlarini qondirishi kerak. Ushbu maqsadlar uchun axborotni yig'ish, qayta ishlash va uzatishning avtomatlashtirilgan va avtomatlashtirilmagan usullaridan foydalanish mumkin.

Manuel usullarga qog'ozda ma'lumotlarni yig'ish va uzatish, yig'ilishlar o'tkazish kiradi.

Avtomatlashtirilgan usullar foydalanishni o'z ichiga oladi kompyuter texnologiyasi va o'zaro ta'sir samaradorligini oshirish uchun zamonaviy aloqa vositalari.

Kompyuter aloqalarini qo'llab-quvvatlash vositalari guruhli ish dasturlari - guruh dasturlari (guruh dasturlari) va elektron hujjat aylanishidan foydalanishga asoslangan. DA o'tgan yillar Axborot texnologiyalarining ushbu sohasi jadal rivojlanmoqda, bu aloqa samaradorligini oshirish bilan bog'liq. Guruhda ishlash vositalari haqida batafsil ma'lumot 20.6-bo'limda muhokama qilinadi.

Ishning borishini hujjatlashtirish.

Ishning borishining asosiy oraliq natijalari rasmiy hujjatlashtirilishi kerak.

Rivojlanish natijalarini hujjatlashtirish quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Loyiha natijalariga erishish darajasi va bajarilgan ishlarning samaradorligi to'g'risida tahlil va xulosalar;

Kelajakda foydalanish uchun natijalarni arxivlash.

Elektron arxivlarni yuritish uchun kompyuter tizimlari matn va grafik hujjatlarni saqlash va indekslash jarayonlarini avtomatlashtirishga imkon beradi va arxiv ma'lumotlariga kirishni sezilarli darajada osonlashtiradi.

Aloqa boshqaruvi va axborot texnologiyalari.

Shunday qilib, loyiha doirasidagi aloqa jarayonlarining aksariyati kompyuterlar va aloqa vositalaridan foydalanishni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, ta'kidlash mumkinki, u yaratilgan paytdan to hozirgi kungacha loyihalarni boshqarish usullarini ishlab chiqish va ularning amaliy foydalanish asosan axborot texnologiyalarining rivojlanishi bilan belgilanadi.

Loyihani boshqarish usullarining asosini tashkil etuvchi matematik modellarni yaratish va hisoblash faqat kompyuterlarning paydo bo'lishi bilan mumkin bo'ldi. "Tarmoqni rejalashtirish" metodologiyasining bir qismini tashkil etgan taniqli tanqidiy yo'l usuli 1956 yilda qurilish ishlarini rejalashtirish uchun Univac kompyuteridan foydalanish samaradorligini oshirishga qaratilgan tadqiqotlar natijasida ishlab chiqilgan.

Asosiy kompyuterlar, qimmatbaho ixtisoslashtirilgan loyihalarni boshqarish dasturlari va undan qanday foydalanishni biladigan qimmat mutaxassislar hukmronlik qilgan davr. dasturiy ta'minot 1980-yillarning oʻrtalarigacha davom etdi. Loyihalarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlaridan foydalanish byudjeti tegishli tizimlarni o'rnatish va mutaxassislarni jalb qilish uchun 500 000 dan 1 000 000 AQSH dollarigacha to'lash imkonini beradigan tashkilotlar va loyihalar bilan cheklandi.

Shaxsiy kompyuterlarning rivojlanishi, ularning quvvatini oshirish va narxini pasaytirish, shuningdek, arzon rejalashtirish paketlarining paydo bo'lishi bilan loyihalarni boshqarish protseduralarini avtomatlashtirish kengroq tashkilotlar uchun mavjud bo'ldi.

Shaxsiy kompyuterlar uchun loyihalarni boshqarish tizimlarini ishlab chiqish ham bir necha bosqichlardan o'tdi. Shaxsiy kompyuter quvvatining oshishi bilan tizimlarning funksionalligi yaxshilandi, ularning imkoniyatlari oshdi. Windows-ning paydo bo'lishi bilan tizimlar o'rtasida ma'lumotlar almashinuvi standartlarining joriy etilishi, tarmoq texnologiyalarining tarqalishi loyihalarni boshqarish jarayonlarini qo'llab-quvvatlash tizimlarini yanada rivojlantirish va ulardan samaraliroq foydalanish uchun yangi imkoniyatlar ochdi.

Loyihani boshqarishning taqsimlangan integratsiyalashgan tizimi (yoki loyihalar to'plami) kontseptsiyasini amalga oshirish, tegishli ma'lumotlarni real vaqt rejimida to'plash va tarqatish tufayli mumkin bo'ldi. zamonaviy texnologiyalar, mahalliy va loyiha ishtirokchilari o'rtasidagi aloqani ta'minlash global tarmoqlar. Nazariy jihatdan, bugungi kunda loyiha menejerlari ofisdan chiqmasdan va bitta telefon qo'ng'irog'isiz batafsil loyiha hisobotlarini olishlari va topshiriqlarni berishlari mumkin. Shunday qilib, an'anaviy tizimlar loyihalarni boshqarish uchun loyihalarni modellashtirish tizimlaridan boshqaruv jarayonlarini qo'llab-quvvatlaydigan tizimlarga aylanish imkoniyati mavjud.

Loyihada kommunikatsiyalarning roli. Aloqa boshqaruvini rejalashtirish

Aloqa- bu loyiha ma'lumotlarini o'z vaqtida va to'g'ri shakllantirish, to'plash, tarqatish, saqlash va yakuniy joylashtirishni ta'minlash bilan bog'liq jarayonlar. Loyihalar turli funktsiyalarni bajaradigan, ko'pincha bir-biridan ancha uzoqda joylashgan odamlar tomonidan amalga oshirilganligi sababli, axborot almashinuvi va harakatlarni muvofiqlashtirish masalalari juda muhimdir. Muloqot jarayonida maqsadlar kelishib olinadi, odamlarning harakatlari muvofiqlashtiriladi, muammolar aniqlanadi va hal qilinadi, loyiha ishtirokchilarining umidlari tartibga solinadi. E. Verzuhning fikriga ko'ra, ishning mazmunini shakllantirishdan boshlab va xavflarni boshqarish va batafsil rejalashtirish bilan yakunlangan holda, loyihani boshqarish usullarining har biri mohiyatan u yoki bu aloqa usulidir.

Sxematik ravishda aloqa jarayoni shaklda ko'rsatilgan model bilan ifodalanishi mumkin. 10.1.

Guruch. 10.1. Aloqa modeli

Aloqa boshqaruv rejasi tavsiflovchi hujjatdir:

- loyiha uchun kommunikatsiyalardan talablar va taxminlar;

- axborot qanday va qanday shaklda almashinishi;

- aloqa qachon va qayerda amalga oshiriladi;

- har bir aloqa turini ta'minlash uchun kim mas'uldir.

Aloqa talablari deganda loyiha ishtirokchilarining axborotga umumiy (umumiy) ehtiyojlari tushuniladi. A'zolar loyiha jamoasi Bunday talablarning to'rtta asosiy turi mavjud.

Birinchidan, bu haqda ma'lumotga ehtiyoj bor javobgarlikni taqsimlash. Guruhning har bir a’zosi loyihaning qaysi qismi uchun mas’ul ekanligini, uning vakolatlari va mas’uliyati qanday ekanligini aniq bilishi kerak. Bunday ma'lumotlar uchun asos loyihaning tashkiliy tuzilmasi hisoblanadi.

Ikkinchidan, ehtiyoj bor muvofiqlashtirishda. Jamoa a'zolari loyiha ishini bajarish uchun bir-biriga bog'liq. Ma'lumotni muvofiqlashtirish loyiha jamoasi a'zolarining birgalikdagi ishining yuqori samaradorligini ta'minlaydi. Loyihaga har qanday o'zgartirishlar kiritish to'g'risidagi ma'lumotlar muvofiqlashtiruvchi ma'lumotlar toifasiga kiradi.

Uchinchidan, haqida ma'lumot loyihaning borishi, erishilgan taraqqiyot. Guruh a'zolari loyihaning hozirgi holati haqida ma'lumotga ega bo'lishi kerak, bu ularga muammolarni o'z vaqtida aniqlash va ularni hal qilish choralarini ko'rish imkonini beradi. Bunday ma'lumotlarga ma'lum bir vaqtda sarflangan mablag'lar, kalendar rejasi va loyiha jadvaliga muvofiqligi to'g'risidagi hisobotlar kiradi. Xatarlarning hozirgi holati va paydo bo'ladigan muammolar haqidagi ma'lumotlar ham muhimdir.

To'rtinchidan, jamoa a'zolari haqida ma'lumot kerak qarorlar. Ular rahbariyat, loyiha homiylari va mijozlar tomonidan qabul qilingan qarorlardan, bu qarorlar loyihaning o'ziga yoki uning iqtisodiy muhitiga ta'sir qiladimi, xabardor bo'lishi kerak. Bunday ma'lumotlarga misol sifatida loyiha nizomi, ish hajmi, ish jadvali, loyiha byudjeti kiradi.

Tabiiyki, odamlarning aloqaga bo'lgan ehtiyojlari sanab o'tilgan to'rtta nuqtadan tashqariga chiqadi. Ammo loyiha kommunikatsiyalarini boshqarish faqat loyihaning muvaffaqiyati uchun nima "zarur va etarli" ekanligini hisobga olishi kerak. Haddan tashqari ma'lumotlar, shuningdek, uning etishmasligi loyihani amalga oshirishga salbiy ta'sir qiladi.

Aloqa talablarini ta'minlash uchun asos loyihaning tashkiliy tuzilishi hisoblanadi. Aloqa talablarini belgilash va aloqalarni boshqarish uchun ham muhimdir quyidagi jihatlar loyiha:

Loyihaga jalb qilingan bo'limlar va mutaxassisliklar;

Loyihaga jalb qilingan odamlarning soni va joylashuvi logistikasi;

Ishtirokchilarning ichki va tashqi axborot ehtiyojlari.

Aloqa rejalashtirish jarayoni loyiha ishtirokchilari uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va o'zaro ta'sirlarni belgilaydi. Masalan, qaysi odamlarga qanday ma'lumot kerak, qachon kerak, kim va qanday qilib ularga bu ma'lumotni taqdim etishi kerak. Loyiha ma'lumotlarini etkazish zarurati barcha loyihalarda mavjud bo'lsa-da, axborotga bo'lgan ehtiyoj va uni tarqatish usullari juda xilma-xil bo'lishi mumkin. Loyihaning muvaffaqiyatiga erishishning muhim omili loyiha ishtirokchilarining axborot ehtiyojlarini aniqlash va bu ehtiyojlarni qondirish uchun tegishli vositalarni aniqlashdir.

Ko'pgina loyihalarda aloqani rejalashtirishning asosiy qismi loyihaning dastlabki bosqichlarida amalga oshiriladi. Biroq, ushbu rejalashtirish jarayonining natijalari butun loyiha davomida muntazam ravishda ko'rib chiqiladi va zarur bo'lganda ularni joriy qilish uchun o'zgartiriladi.

Aloqalarni boshqarish rejasi loyihani boshqarish rejasining ajralmas qismi hisoblanadi yoki unga yordamchi reja sifatida kiritilgan. Aloqalarni boshqarish rejasi quyidagilarni o'z ichiga oladi:

– loyiha ishtirokchilari tomonidan aloqa talablari;

- haqida ma'lumot uzatilgan ma'lumotlar, shu jumladan formati, mazmuni va tafsilotlar darajasi;

– ma’lumot uzatish uchun mas’ul xodimning nomi;

- xodim yoki guruhning nomi - ushbu ma'lumotni oluvchilar;

– axborotni uzatishda foydalaniladigan usullar yoki texnologiyalar (masalan, eslatmalar, elektron pochta va/yoki press-relizlar);

– muloqot chastotasi (masalan, haftalik);

- xodimlar tomonidan hal qila olmaydigan muammolarni yuqori darajalarga (zanjirga) o'tkazish muddati va tartibini belgilaydigan instansiyalar bo'yicha o'tkazish sxemasi. eng past daraja;

– loyihaning rivojlanishi va rivojlanishi bilan aloqalarni boshqarish rejasini yangilash va takomillashtirish usuli;

- Umumiy atamalarning lug'ati.

Aloqalarni boshqarish rejasi, shuningdek, status uchrashuvlari, loyiha guruhi yig'ilishlari, elektron uchrashuvlar va pochta jo'natmalari uchun ko'rsatmalarni o'z ichiga olishi mumkin. Elektron pochta. Vazifani boshqarish rejasi loyiha ehtiyojlariga qarab rasmiy yoki norasmiy, batafsil yoki umumlashtirilgan bo'lishi mumkin.

Aloqalarni boshqarish rejasi uning bir qismidir umumiy reja loyihani boshqarish yoki unga yordamchi reja sifatida kiritilgan. Ushbu rejaning bo'lim shabloni Jadvalda keltirilgan. 10.1.

10.1-jadval

Aloqalarni boshqarish rejasining bo'limlari

Yaxshi ishingizni bilimlar bazasiga yuborish oddiy. Quyidagi shakldan foydalaning

Bilimlar bazasidan o‘z o‘qish va faoliyatida foydalanayotgan talabalar, aspirantlar, yosh olimlar sizdan juda minnatdor bo‘ladi.

Shunga o'xshash hujjatlar

Loyihaning manfaatdor tomonlarini rejaga muvofiq zarur ma'lumotlarni taqdim etish. Aloqa usuli. Elektron loyihalarni boshqarish vositalari. PMBoK standarti bo'yicha ma'lumotlarni tarqatish. Ishlash hisobotlari, aktivlar yangilanishi.

referat, 25/02/2013 qo'shilgan


Kurs ishi, 11/11/2014 qo'shilgan


Loyiha vaqtini rejalashtirishning asosiy xususiyatlari bilan tanishish. umumiy xususiyatlar Gantt jadvallari. Tarmoq diagrammalarini qurish va loyihaning muhim yo'lini vaqtni rejalashtirishning eng muhim vositasi sifatida baholash. Kritik yo'l usulini tahlil qilish.

taqdimot, 08/07/2013 qo'shilgan


Aloqa tashkiliy samaradorlikni ta'minlash uchun ma'lumotlarni uzatish va uzatish jarayoni sifatida. Tashqi va ichki aloqalarni boshqarish. Aloqa faoliyatining yo'nalishlari. "Aloqa" OAJ tahlili Neft kompaniyasi Lukoyl.

muddatli ish, 26.03.2011 yil qo'shilgan


Nazariy jihatlar loyiha jamoasi ishini tashkil etish. Rahbar tomonidan mehnat motivatsiyasi, nizolar, vazifalarni bajarish, nazorat, mas'uliyat, aloqa, etakchilik bilan bog'liq muammolarni hal qilish. Loyiha jamoasi ishini boshqarish.

referat, 23.01.2016 qo'shilgan


Zamonaviy loyihalarni boshqarish: tushunchasi, xususiyatlari, tasnifi, tuzilishi. Atrof muhit loyihaga ta'sir etuvchi omillar to'plami sifatida. Bo'limlarning o'zaro hamkorligi uchun tashkilotlar tizimlari. Neft-gaz kompleksi loyihasi ishtirokchilarining tahlili.

muddatli ish, 26.01.2014 yil qo'shilgan


Rivojlanish tashkiliy loyiha ishlab chiqarish tannarxini 5 foizga kamaytirish va jarayonlarni avtomatlashtirish hisobiga ayrim toifadagi tovarlar narxini 10 foizga pasaytirish. Ishni moliyalashtirish manbalari. Loyihalashtirilgan tizimga qo'yiladigan talablar, uni qabul qilish.

test, 25/05/2015 qo'shilgan


Tashkilot va uning muhiti, darajalar va bo'limlar o'rtasidagi aloqa. Rasmiy va norasmiy, shaxslararo muloqot; aloqa tarmoqlari. Korxonadagi axborot turlari, apparat boshqaruvi, ichki axborot tizimini tahlil qilish.

muddatli ish, 12/03/2009 qo'shilgan