Planowanie komunikacji i zarządzanie konfiguracją w projekcie. Jak napisać dobry plan komunikacji w projekcie

Koncepcja zarządzania komunikacją w projekcie. Etapy procesu zarządzania komunikacją w projekcie. Główne zadania etapów procesu zarządzania komunikacją w projekcie.

Zarządzanie komunikacją projektową

Ogólnie rzecz biorąc, komunikację definiuje się jako każdą wymianę informacji między ludźmi (lub grupami ludzi). W związku z tym komunikacja jest procesem przesyłania wiadomości od nadawcy do innej strony. Model komunikacji obejmuje elementy strukturalne i procesy. Elementy strukturalne: nadawca, wiadomość, odbiorca, kanał komunikacji, „szum”, Informacja zwrotna, korekta. Procesy komunikacji: a) pojawienie się intencji, pochodzenie i sformułowanie pomysłu, informacja, o której nadawca następnie przekazuje komunikatem; b) zaprojektowanie pomysłu - zakodowanie i wybór metody (kanału) jego transmisji; w) sama transmisja jako taka, tj. właściwy akt komunikacyjny; G) dekodowanie (zrozumienie znaczenia) wiadomości przez odbiorcę. Zarządzanie projektami wiąże się z koniecznością stałej koordynacji działań działów i poszczególnych uczestników projektów w celu osiągnięcia wspólnych celów. Ta koordynacja odbywa się w różne formy, ale przede wszystkim poprzez różnorodne kontakty członków zespołu projektowego, tj. podczas ich komunikacji. Dlatego komunikacja wraz z podejmowaniem decyzji i motywacją jest uważana za element łączący w zarządzaniu projektami. Komunikacja jest podzielona na trzy poziomy które są najważniejsze dla określenia celów i zadań zarządzania komunikacją. Pierwszy poziom- to komunikacja jako zjawisko ogólne, które rozwija się na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej projektu. Drugi poziom- to bezpośrednia praktyka kontaktów pomiędzy kierownikiem projektu a poszczególnymi uczestnikami projektu inwestycyjnego. Trzeci poziom- Komunikację traktuje się jako szczególny składnik działalności kierowniczej działalności kierowniczej i przedmiot regulacji przez kierownika. Każdy z tych poziomów ma dwa główne aspekty, normatywno-organizacyjny i subiektywno-psychologiczny. Pierwsza związana jest z obiektywnymi organizacyjnymi formami komunikacji, wymaganiami jej efektywnej realizacji, strukturą optymalnego procesu komunikacji. Druga ujawnia wpływ psychologicznych cech „komunikatorów” na komunikację i pozwala wyjaśnić szereg jej ważnych cech, w tym utrudniających jej skuteczną realizację.

Procesy zarządzania komunikacją projektową obejmują następujące kroki:

Komunikacja jest często krytycznym czynnikiem sukcesu projektu (uwaga – Wieża Babel). W nowoczesnych projektach negatywne konsekwencje słabej komunikacji mogą być zróżnicowane:

Strata czasu na wyszukiwanie dokumentów, przełączanie interfejsów, przeszukiwanie wielu systemów

Przestój spowodowany niedostępną, nieaktualną, niezatwierdzoną dokumentacją, oczekiwanie na instrukcje

Przerwy związane z przemieszczaniem papierowych kopii dokumentów Strata czasu spowodowana ponownym wykorzystaniem dokumentów (zamówień) itp.

Zarządzanie komunikacją w projekcie obejmuje procesy niezbędne do zapewnienia terminowego i prawidłowego tworzenia, gromadzenia, przechowywania i zamykania informacji o projekcie. Zapewnia niezbędne połączenia między ludźmi, pomysłami i informacjami.

Rozwiązania przepływu pracy: Zarządzanie umowami (w tym wersja elektroniczna) Zarządzanie dokumentami administracyjnymi Zarządzanie korespondencją Tworzenie i zarządzanie archiwum elektronicznym Wsparcie procesu tłumaczenia dokumentów

Rozwiązania na poziomie komunikacji: Wirtualne biuro projektu Satelita lub inne kanały komunikacji (e-mail)

Zarządzanie komunikacją projektową to obszar wiedzy, który obejmuje procesy niezbędne do terminowego tworzenia, gromadzenia, dystrybucji, przechowywania, odbioru i ostatecznie wykorzystania informacji projektowych. Procesy np. Komunikacja w ramach projektu zapewnia tworzenie niezbędnych powiązań między ludźmi i informacjami, które są wymagane do pomyślnej realizacji komunikacji. Kierownicy projektów mogą spędzać zbyt dużo czasu na komunikowaniu się z zespołem projektowym, interesariuszami projektu, klientem i sponsorem. Każdy, kto jest w taki czy inny sposób zaangażowany w projekt, powinien dobrze rozumieć, kim jest komunikator. wpływać na przebieg projektu jako całości. Procesy np. komentarze do projektu zawierają następujące elementy:

10.1 Planowanie komunikacji– określenie potrzeb komunikacyjnych i informacyjnych uczestników projektu.

10.2 Rozpowszechnianie informacji– terminowe dostarczanie niezbędnych informacji uczestnikom projektu.

10.3 Raportowanie wyników– zbieranie i rozpowszechnianie informacji o wykonywaniu pracy. Informacje te obejmują bieżące raporty o stanie, ocenę postępu i prognozy.

10.4 Zarządzanie uczestnikami projektu– zarządzanie komunikacją w celu spełnienia wymagań uczestników projektu i rozwiązywania pojawiających się problemów.

Zarządzanie komunikacją projektową(zarządzanie interakcjami w komunikacji informacyjnej) to funkcja zarządcza mająca na celu zapewnienie terminowego gromadzenia, generowania, dystrybucji i przechowywania niezbędnych informacji projektowych.

Pod Informacja zrozumieć gromadzone, przetwarzane i rozpowszechniane dane. Aby informacje były przydatne przy podejmowaniu decyzji, informacje muszą być dostarczane na czas, zgodnie z przeznaczeniem i w dogodnej formie. Osiąga się to za pomocą nowoczesnych Technologie informacyjne w ramach systemu zarządzania projektami.

Komunikaty i towarzyszące im informacje są swego rodzaju fundamentem zapewniającym koordynację działań uczestników projektu. Schemat wymiany informacji w organizacji przedstawiono na ryc. 12.1.

Rysunek 12.1 - Wymiana informacji w organizacji

Zarządzanie komunikacją zapewnia obsługę systemu komunikacji (interakcji) pomiędzy uczestnikami projektu, przekazywanie informacji zarządczej i raportowania mającej na celu zapewnienie realizacji celów projektu. Każdy uczestnik projektu musi być przygotowany do interakcji w ramach projektu zgodnie z jego obowiązkami funkcjonalnymi. Funkcja zarządzania łączami informacyjnymi obejmuje następujące procesy:

planowanie systemu komunikacji – określenie potrzeb informacyjnych uczestników projektu (skład informacji, terminy i sposoby przekazywania);

zbieranie i dystrybucja informacji - procesy regularnego zbierania i terminowej dostawy niezbędne informacje uczestnicy projektu;

raportowanie postępów projektu - przetwarzanie rzeczywistych wyników stanu projektu, relacji z planowaną i analizą trendów, prognozowanie;

dokumentowanie postępu prac – gromadzenie, przetwarzanie i organizowanie przechowywania dokumentacji projektowej.

Planowanie systemu komunikacji

Plan komunikacji to: część integralna Plan projektu. Obejmuje:

plan zbierania informacji, który określa źródła informacji i metody ich pozyskiwania;

plan dystrybucji informacji, który określa odbiorców informacji oraz sposoby jej dostarczania;

szczegółowy opis każdego dokumentu, który ma zostać odebrany lub przesłany, w tym format, treść, poziom szczegółowości i zastosowane definicje;

plan uruchomienia niektórych rodzajów komunikacji;

metody aktualizacji i doskonalenia planu komunikacji. Plan komunikacji jest sformalizowany i szczegółowy w zależności od potrzeb projektu.

Gromadzenie i dystrybucja informacji

W ramach projektu istnieje potrzeba wdrożenia: różnego rodzaju komunikacja:

wewnętrzne (w ramach zespołu projektowego) i zewnętrzne (z kierownictwem firmy, klientem, organizacje zewnętrzne itp.);

formalne (raporty, wnioski, spotkania) i nieformalne (przypomnienia, dyskusje);

pisemne i ustne;

pionowo i poziomo.

Systemy gromadzenia i dystrybucji informacji powinny odpowiadać potrzebom różnych rodzajów komunikacji. W tym celu można stosować zautomatyzowane i niezautomatyzowane metody zbierania, przetwarzania i przesyłania informacji.

Metody ręczne obejmują zbieranie i przekazywanie danych na papierze, organizowanie spotkań.

Metody zautomatyzowane polegają na wykorzystaniu technologii komputerowej i nowoczesnych środków komunikacji w celu poprawy efektywności interakcji: poczty elektronicznej, systemów zarządzania dokumentami oraz archiwizacji danych.

Raportowanie postępów projektu

Procesy zbierania i przetwarzania danych o rzeczywistych wynikach oraz wyświetlania informacji o stanie prac w raportach stanowią podstawę do koordynacji prac, planowania operacyjnego i zarządzania. Raportowanie postępów obejmuje:

informacje o aktualnym stanie projektu jako całości oraz w kontekście poszczególnych wskaźników;

informacje o odchyleniach od planów bazowych;

prognozowanie przyszłego stanu projektu.

Dokumentowanie postępów prac

Główne pośrednie wyniki postępu prac powinny być formalnie udokumentowane.

Dokumentacja wyników postępów obejmuje:

zbieranie i weryfikacja danych końcowych;

analizy i wnioski dotyczące stopnia osiągnięcia rezultatów projektu i efektywności wykonanej pracy;

archiwizowanie wyników do wykorzystania w przyszłości.

Komputerowe systemy prowadzenia archiwów elektronicznych pozwalają zautomatyzować procesy przechowywania i indeksowania dokumentów tekstowych i graficznych oraz znacznie ułatwiają dostęp do informacji archiwalnych.

Pod technologia informacyjna rozumieć całokształt procesów gromadzenia, przesyłania, przetwarzania, przechowywania i przekazywania informacji użytkownikom, realizowanych z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi programistycznych.

12.2 System informacyjny zarządzania projektami

System informacji o zarządzaniu projektami- zespół organizacyjno-technologiczny narzędzi metodycznych, technicznych, programowych i informacyjnych, mających na celu wsparcie i poprawę efektywności procesów zarządzania projektami.

W trakcie wdrożenie projektu menedżerowie mają do czynienia ze znaczną ilością danych, które można gromadzić i organizować za pomocą komputera. Ponadto wiele narzędzi analitycznych, takich jak przeliczanie harmonogramu prac na podstawie rzeczywistych danych, analiza zasobów i kosztów, wykorzystuje dość złożone, niezautomatyzowane algorytmy obliczeniowe.

Rozwój systemów zarządzania projektami dla komputerów osobistych przeszedł kilka etapów. Wraz ze wzrostem mocy komputerów PC poprawiła się funkcjonalność systemów, zwiększyły się ich możliwości, a wraz z wprowadzeniem standardów wymiany danych między systemami, upowszechnieniem technologii sieciowych i webowych, otworzyły się nowe możliwości dalszy rozwój systemy wspomagające procesy zarządzania projektami i ich efektywniejsze wykorzystanie. Same projekty stają się coraz bardziej złożone, co nakłada dodatkowe wymagania na rozwój technologii informatycznych do zarządzania projektami.

Dziś wykorzystanie technologii informatycznych do zarządzanie projektami można przedstawić, jak pokazano na rys. 12.2.

Rysunek 12.2 - Automatyzacja zarządzania projektami

osobiste systemy komputerowe, wyposażony w oprogramowanie do zarządzania projektami, powinien zapewniać następujące funkcje:

praca w środowisku wieloprojektowym;

opracowanie kalendarza-sieciowego harmonogramu wykonywania pracy;

optymalizacja dystrybucji i rozliczanie ograniczonych zasobów;

przeprowadzenie analizy „co jeśli”;

zbieranie i rozliczanie rzeczywistych informacji o czasie, zasobach i kosztach automatycznego generowania raportów;

planowanie i kontrola zobowiązań umownych;

scentralizowane przechowywanie informacji o realizowanych i zakończonych projektach itp.

Rozproszone systemy zintegrowane Główne używane narzędzia to:

architektura „klient- serwer". Umożliwia stacjom roboczym („klientom”) i jednemu lub większej liczbie komputerów centralnych („serwerom”) dystrybucję wykonywania aplikacji przy użyciu mocy obliczeniowej każdego komputera. Większość systemów klient-serwer korzysta z baz danych (DB) i systemów zarządzania bazami danych (DBMS). Dla skutecznego zarządzania projektem konieczne jest, aby dane uzyskane podczas planowania i realizacji projektu były zawsze dostępne dla wszystkich uczestników projektu;

systemy telekomunikacyjne(transmisja danych cyfrowych za pośrednictwem kabli światłowodowych, sieci lokalnych itp.);

komputery przenośne;

oprogramowanie wspomagające pracę zespołową, pozwalać:

wymiana e-maili;

obieg dokumentów;

planowanie zajęć grupowych;

udział zdalnych członków zespołu w interaktywnych dyskusjach poprzez wsparcie i dyskusje;

sesja burzy mózgów, która pozwala uczestnikom wyrazić swoje opinie za pomocą komputerów podłączonych do jednego dużego ekranu.

Internet/Intranet to technologie, które łączą przedsiębiorstwa i projekty. Zapewniają dostęp do informacji o projekcie, nie wymagając znacznych środków na jego organizację. Umieszczenie projektu strony w Internecie jest najbardziej optymalnym i prawdopodobnie jedynym sposobem poinformowania uczestników o jego statusie w przypadkach, gdy znajdują się w różnych częściach globu.

Tworzone strony internetowe tworzą witrynę internetową, która jest następnie hostowana na serwerze dostawcy, a tym samym dostępna dla zdalnych użytkowników z całego świata. W zakresie zarządzania projektami w postaci stron internetowych mogą być publikowane kalendarze-sieciowe harmonogramy, raporty (graficzne i tabelaryczne), protokoły spotkań oraz wszelkie inne dokumenty związane z projektem.

intranet oparte na tych samych elementach co Internet. Zasadnicza różnica między nimi polega na tym, że użytkownicy intranetu to ograniczony krąg osób, które z reguły są pracownikami określonej korporacji, organizacji, przedsiębiorstwa.

Wideokonferencje umożliwiają przesyłanie informacji audio, wideo przez sieci lokalne i Internet. Konferencje głosowe są również wykorzystywane do telefonii komputerowej w Internecie.

Plan zarządzania komunikacją projektową jest bardzo potrzebną kartką papieru, która reguluje kto, jak, kiedy i jakie informacje zostaną poznane na temat twojego projektu.

Ważne jest, aby zrozumieć, że ten plan nie jest potrzebny wszędzie i nie zawsze. Z mojego punktu widzenia sensowne jest stworzenie pełnego planu komunikacji z liczbą uczestników od 15 lat. Jeśli jest mniej uczestników, nadal można pamiętać o całej komunikacji, jeśli jest ich więcej, istnieje duże ryzyko, że coś przeoczysz.

Co powinno znaleźć odzwierciedlenie w planie komunikacji:

1. Lista wszystkich uczestników projektu (zarówno tych, którzy bezpośrednio nad projektem pracują, jak i tych, którzy mogą w jakiś sposób na niego wpłynąć) z podaniem nazwiska, stanowiska, roli i danych kontaktowych. Gdy w projekcie jest ponad 80 osób, posiadanie wszystkich telefonów i e-maili w jednym miejscu jest bezcenne. Bardzo pożądane jest, abyś przeanalizował wszystkich uczestników pod kątem wpływu, umiejętności uczynienia projektu bardzo dobrym lub bardzo złym, zainteresowania, strategii interakcji itp. (porozmawiamy o tym później), ale w żadnym wypadku nie powinno to być uwzględnione w planie komunikacji.
2. Podstawowe zasady komunikacji. Jeśli przestrzeganie podporządkowania jest dla Ciebie wartością, a jest to ważne w projekcie, to plan jest właściwym miejscem do jego napisania. Do podstawowych zasad komunikacji należą te normy i zasady postępowania, których zespół musi przestrzegać, aby: efektywna praca według projektu. Na przykład spotkania rozpoczynają się dokładnie o określonej godzinie (lub odwrotnie, nie rozpoczynają się, dopóki wszyscy uczestnicy się nie zgromadzą). Lub „nie rozmawiamy przez telefon na spotkaniach”. Uwzględnij tutaj tylko te elementy, które możesz wyegzekwować. Na przykład bardzo złym pomysłem jest ustawienie zasady „brak telefonu na spotkaniach” i łapanie smartfona, gdy dzwoni twój sponsor (lub żona), wyjaśniając wszystkim duże oczy"Cóż, to sponsor!"
3. Stosowane metody komunikacji. Tutaj musisz wymienić, które grupy interesariuszy korzystają z jakich kanałów komunikacji, a także upewnić się, że naprawdę z nich korzystają. Na przykład bardzo łatwo jest napisać „e-maila” do klienta (i co, ma takiego), a sześć miesięcy później dowiadujemy się, że jego sekretarka porządkuje jego pocztę, a on nie widział ani jednego z twoich. listy. Typowy zestaw to numer telefonu firmowego i komórkowego, system przesyłania wiadomości, taki jak Lync lub Skype, poczta e-mail, systemy wideokonferencyjne, spotkania osobiste itp. W ostatnie czasy plany coraz częściej obejmują takie rzeczy jak WhatsApp czy Viber.
4. Tabliczka z listą planowanej komunikacji, zawierającą grupę lub listę zainteresowanych, osobę odpowiedzialną, regularność, sposób komunikacji, treść komunikacji, wymagania komunikacyjne. Na przykład:

W przykładzie wymieniono rodzaj komunikacji „push” (praktycznie „wymuszamy” przekazywanie informacji), ale w tej samej tabeli można określić rodzaj komunikacji „pull” (sam uczestnik jest odpowiedzialny za odbieranie informacji, na przykład wejście raz w tygodniu i zobacz aktualizacje listy zadań na portalu korporacyjnym).

Proces uzgadniania dokumentów i decyzji dotyczących projektu, angażujący więcej niż 1 interesariuszy i nieuwzględniony w konkretnych planach (np. harmonogramie lub planach zarządzania budżetem). Np. jeśli potrzebujesz decydować tylko na warunkach - uzgodnimy z Klientem (resztę tylko informujemy), jeśli na pieniądze - tylko ze Sponsorem, jeśli potrzebujesz wybrać "szybko i drogo" lub "wolno i tanio " - zbieramy spotkanie z takimi a takimi uczestnikami . Często robi to samo w formie talerza, bardzo podobnego do poprzedniego.

1. Proces narastania. Jak, komu iw jakich przypadkach „skarżymy się”?
2. Proces monitorowania i weryfikacji planu. Jak często i jak będziemy oceniać, czy nasz plan działa? Kto to zrobi? Co zrobimy, jeśli to nie zadziała? Jak kontrolować wykorzystanie planu komunikacji i zwrot z niego, porozmawiamy innym razem.

To minimalny zestaw punktów, ale plan może się powiększać i uzupełniać w zależności od stopnia skomplikowania komunikacji w Twoim projekcie. Jeśli dotyczy 5 drużyn z różnych krajów, ludzie ciągle jeżdżą w delegacje lub istnieje potrzeba jasnego uregulowania wspólnej pracy nad dokumentami projektowymi - wszystko to jest również zawarte w dokumencie. Tutaj możesz, w którym wszystkie te niuanse zostały już uwzględnione.

Czasami plan komunikacji jest „rozbijany” na kilka dla różnych grup interesariuszy, aby ułatwić uzgodnienie, z mojego punktu widzenia ma to sens w przypadku 50+ uczestników projektu. Główną zasadą jest tutaj, aby stopień przeregulowania planu był proporcjonalny do ryzyka jego niezrealizowania i niejako korelował z liczbą uczestników i wielkością projektu, dzieje się tak ze względu na sytuacje, gdy 15-stronicowy plan jest napisany na projekt 10 osób, regulujący, ile razy w tygodniu są razem piją kawę, a panuje opinia, że ​​„zarządzanie projektami to nic nie znaczące kartki papieru”.

Należy również pamiętać, że przygotowanie planu zarządzania komunikacją zawiera opis, w jaki sposób będziesz zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, ale nie jest to zawarte w samym planie, na który się zgodzisz. Zarządzanie oczekiwaniami – oddzielne duży temat, omówimy to osobno.

Jak zawsze, poniżej znajduje się przykładowy plan komunikacji dotyczący projektu renowacji domu, aby wszystko było jaśniejsze.

Zakładamy, że jestem kierownikiem projektu.

1. Lista uczestników to ja, mój mąż, rodzice, z którymi nadal mieszkamy, urząd mieszkaniowy, brygadzista, sąsiedzi.
2. Zasady: szanujemy się, nie przeklinamy, na spotkania przychodzimy na czas. Należy pamiętać, że „nie przysięgamy” dotyczy tylko zespołu projektowego, kto i jak przeklina brygadzistę podczas pracy, gdy nas nie ma, nie obchodzi nas to.
3. Sposoby komunikacji - ja, mąż, brygadzista - telefon komórkowy, poczta, spotkania osobiste, rodzice - telefon komórkowy i spotkania osobiste, sąsiedzi - spotkania osobiste (wędrówki "nogi" do nich), ZhEK - telefon stacjonarny i e-mail.
4. Lista komunikatów:

Fragment rozdziału A.V. Polkovnikova „Komunikacja projektu” z książki „Zarządzanie inwestycjami” / wyd. wyd. W.W. Szeremet. - M.: Szkoła podyplomowa, 1998.

Procesy zarządzania komunikacją.

Zarządzanie komunikacją zapewnia obsługę systemu komunikacji (interakcji) pomiędzy uczestnikami projektu, przekazywania informacji zarządczych i sprawozdawczych mających na celu zapewnienie realizacji celów projektu. Każdy uczestnik projektu musi być przygotowany do interakcji w ramach projektu zgodnie z jego obowiązki funkcjonalne. Funkcja zarządzania łączami informacyjnymi obejmuje następujące procesy:

Gromadzenie i dystrybucja informacji- procesy regularnego zbierania i terminowego dostarczania niezbędnych informacji uczestnikom projektu.

Oceniaj i wyświetlaj postępy- przetwarzanie rzeczywistych wyników stanu prac projektowych, korelacja z planowaną i analizą trendów, prognozowanie.

Dokumentowanie postępów prac- gromadzenie, przetwarzanie i organizacja przechowywania formalnej dokumentacji projektowej.

Planowanie systemu komunikacji.

Aby zbadać potrzeby i opisać strukturę systemu komunikacji, zwykle wymagane są następujące informacje:

Potrzeby informacyjne uczestników projektu.

Fizyczna struktura rozmieszczenia uczestników projektu.

Zewnętrzne potrzeby informacyjne projektu.

Technologie lub metody dystrybucji informacji wśród uczestników projektu mogą się znacznie różnić w zależności od parametrów projektu i wymagań systemu sterowania. O wyborze technologii interakcji decydują:

Dostępność technologii.

Kwalifikacje i przygotowanie personelu.

Plan Zarządzania Komunikacją obejmuje:

Plan dystrybucji informacji, który definiuje odbiorców informacji i metody dostarczania.

Szczegółowy opis każdego dokumentu, który ma zostać odebrany lub przesłany, w tym format, treść, poziom szczegółowości i zastosowane definicje.

Harmonogram i częstotliwość interakcji.

Sposób wprowadzania zmian w planie komunikacji.

W zależności od potrzeb projektu plan komunikacji może być mniej lub bardziej sformalizowany, szczegółowy lub opisany tylko w: ogólna perspektywa. Plan komunikacji jest integralną częścią planu projektu.

Oceniaj i wyświetlaj postępy.

Procesy zbierania i przetwarzania danych o osiągniętych wynikach i rzeczywistych kosztach oraz wyświetlanie informacji o stanie prac w raportach stanowią podstawę koordynacji prac, planowania operacyjnego i zarządzania.

Większość harmonogramów i metod harmonogramowania omówionych w rozdziale 19 wymaga użycia komputera. Podczas realizacji projektu kierownicy mają do czynienia ze znaczną ilością danych, które można gromadzić i organizować za pomocą komputera. Ponadto wiele narzędzi analitycznych, na przykład obliczanie harmonogramu metodą ścieżki krytycznej, analizę zasobów i kosztów, implikuje algorytmy, które są dość złożone dla obliczeń niezautomatyzowanych.

Obecnie na rynku prezentowana jest znaczna liczba pakietów oprogramowania, które automatyzują funkcje planowania i kontrolowania harmonogramu prac. Pakiety te opierają się na planowaniu sieci i metodach analizy ścieżki krytycznej. Ponadto istnieją specjalistyczne pakiety do planowania i kontrolowania kosztów projektu. Pakiety planowanie są podstawą do tworzenia System informacyjny zarządzanie projektami. To oprogramowanie, jak również zadania związane z wyborem i używaniem pakietów w systemie informacyjnym projektu, omówiono bardziej szczegółowo w rozdziale 20.5.

Gromadzenie i dystrybucja informacji.

W ramach projektu istnieje zapotrzebowanie na różne rodzaje komunikacji:

Formalny(raporty, prośby, spotkania) i nieformalny(przypomnienia, dyskusje);

Pisemny oraz doustny ;

pionowy oraz poziomy .

Systemy zbierania i dystrybucji informacje powinny odpowiadać potrzebom różnych rodzajów komunikacji. W tym celu można stosować zautomatyzowane i niezautomatyzowane metody zbierania, przetwarzania i przesyłania informacji.

Metody ręczne obejmują zbieranie i przekazywanie danych na papierze, organizowanie spotkań.

Zautomatyzowane metody wymagają użycia technologia komputerowa i nowoczesne środki komunikacji poprawiające efektywność interakcji.

Narzędzia wspomagające komunikację komputerową opierają się na wykorzystaniu oprogramowania do pracy grupowej - groupware (groupware) oraz elektronicznego zarządzania dokumentami. W ostatnie lata Ten obszar informatyki dynamicznie się rozwija, co wiąże się ze wzrostem efektywności komunikacji. Więcej szczegółów na temat narzędzi pracy grupowej omówiono w rozdziale 20.6.

Dokumentowanie postępów prac.

Główne pośrednie wyniki postępu prac powinny być formalnie udokumentowane.

Dokumentacja wyników postępów obejmuje:

Analiza i wnioski dotyczące stopnia osiągnięcia rezultatów projektu i efektywności wykonanej pracy;

Archiwizacja wyników do wykorzystania w przyszłości.

Komputerowe systemy prowadzenia archiwów elektronicznych pozwalają zautomatyzować procesy przechowywania i indeksowania dokumentów tekstowych i graficznych oraz znacznie ułatwiają dostęp do informacji archiwalnych.

Zarządzanie komunikacją i technologia informacyjna.

Tak więc większość procesów komunikacyjnych w ramach projektu wiąże się z wykorzystaniem komputerów i komunikacji. Ponadto można argumentować, że od momentu jego powstania do dnia dzisiejszego rozwój metod zarządzania projektami i ich praktyczne użycie w dużej mierze zdeterminowany rozwojem technologii informacyjnej.

Tworzenie i obliczanie modeli matematycznych stanowiących podstawę metod zarządzania projektami stało się możliwe dopiero wraz z pojawieniem się komputerów. Znana metoda ścieżki krytycznej, będąca częścią metodyki „planowania sieci”, została opracowana w 1956 roku w wyniku badań mających na celu poprawę efektywności wykorzystania komputera Univac do planowania prac budowlanych.

Epoka zdominowana przez komputery typu mainframe, drogie specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania projektami i drogich ekspertów, którzy wiedzieli, jak z niego korzystać oprogramowanie trwał do połowy lat osiemdziesiątych. Stosowanie zautomatyzowanych systemów zarządzania projektami ograniczało się do organizacji i projektów, których budżet pozwolił zapłacić od 500 000 do 1 000 000 USD za instalację odpowiednich systemów i zaangażowanie specjalistów.

Wraz z rozwojem komputerów osobistych, zwiększaniem ich mocy i zmniejszaniem kosztów, a także z pojawieniem się niedrogich pakietów do harmonogramowania, automatyzacja procedur zarządzania projektami stała się dostępna dla szerszego grona organizacji.

Rozwój systemów zarządzania projektami dla komputerów osobistych również przeszedł kilka etapów. Wraz ze wzrostem mocy komputera poprawiła się funkcjonalność systemów, zwiększyły się ich możliwości. Wraz z pojawieniem się Windows, wprowadzeniem standardów wymiany danych pomiędzy systemami, upowszechnieniem technologii sieciowych, otworzyły się nowe możliwości dla dalszego rozwoju systemów wspierających procesy zarządzania projektami i ich bardziej efektywnego wykorzystania.

Realizacja koncepcji rozproszonego zintegrowanego systemu zarządzania projektami (lub zbiorem projektów), gromadzenie i rozpowszechnianie istotnych informacji w czasie rzeczywistym stało się możliwe dzięki nowoczesne technologie, zapewniając komunikację pomiędzy uczestnikami projektu w lokalnych i globalne sieci. Teoretycznie kierownicy projektów mogą dziś otrzymywać szczegółowe raporty z projektów i wydawać zadania bez wychodzenia z biura i bez jednego telefonu. W ten sposób, systemy tradycyjne do zarządzania projektami mają szansę przejść z systemów do modelowania projektów na systemy faktycznie wspierające procesy zarządzania.

Rola komunikacji w projekcie. Planowanie zarządzania komunikacją

Komunikacja- są to procesy związane z zapewnieniem terminowego i odpowiedniego tworzenia, gromadzenia, dystrybucji, przechowywania i ostatecznego umieszczania informacji o projekcie. Ponieważ projekty realizowane są przez osoby pełniące różne funkcje, często znajdujące się w znacznej odległości od siebie, kwestie wymiany informacji i koordynacji działań są bardzo ważne. W trakcie komunikacji ustalane są cele, koordynowane są działania ludzi, identyfikowane i rozwiązywane problemy, regulowane są oczekiwania uczestników projektu. Według E. Verzuha, począwszy od sformułowania treści pracy, a skończywszy na zarządzaniu ryzykiem i szczegółowym planowaniu, każda z metod zarządzania projektami jest zasadniczo taką lub inną metodą komunikacji.

Schematycznie proces komunikacji można przedstawić za pomocą modelu pokazanego na rys. 10.1.

Ryż. 10.1. Model komunikacji

Plan Zarządzania Komunikacją to dokument opisujący:

– wymagania i oczekiwania związane z komunikacją dla projektu;

- jak iw jakiej formie będą wymieniane informacje;

– kiedy i gdzie komunikacja będzie miała miejsce;

– kto odpowiada za zapewnienie każdego rodzaju komunikacji.

Wymagania komunikacyjne rozumiane są jako ogólne (całkowite) potrzeby informacyjne uczestników projektu. Członkowie Grupa projektowa Istnieją cztery główne rodzaje takich wymagań.

Po pierwsze, potrzebne są informacje na temat podział odpowiedzialności. Każdy członek zespołu musi dokładnie wiedzieć, za jaką część projektu jest odpowiedzialny, jakie są jego uprawnienia i obowiązki. Podstawą takich informacji jest struktura organizacyjna projektu.

Po drugie, jest potrzeba w koordynacji. Członkowie zespołu polegają na sobie nawzajem w wykonywaniu pracy nad projektem. Koordynacja informacji zapewnia wysoką efektywność wspólnej pracy członków zespołu projektowego. Informacje o dokonywaniu jakichkolwiek zmian w projekcie należą do kategorii informacji koordynujących.

Po trzecie, informacje o przebieg projektu, poczynione postępy. Członkowie zespołu powinni mieć informacje o aktualnym stanie projektu, co pozwoli im na czas identyfikować problemy i podejmować działania w celu ich rozwiązania. Do takich informacji należą m.in. raporty o wydatkach środków w określonym czasie, o zgodności z planem kalendarzowym i harmonogramem projektu. Ważna jest również informacja o aktualnym stanie zagrożeń i pojawiających się problemach.

Po czwarte, członkowie zespołu potrzebują informacji na temat decyzje. Muszą być świadomi decyzji podejmowanych przez kierownictwo, sponsorów projektów i klientów, niezależnie od tego, czy decyzje te wpływają na sam projekt, czy na jego otoczenie gospodarcze. Przykładem takich informacji jest karta projektu, zakres prac, harmonogram prac, budżet projektu.

Oczywiście same potrzeby ludzi w komunikacji wykraczają poza cztery wymienione punkty. Jednak zarządzanie komunikacją projektową powinno uwzględniać tylko to, co jest „konieczne i wystarczające” dla powodzenia projektu. Nadmiar informacji, jak również ich brak, negatywnie wpływa na realizację projektu.

Podstawą zapewnienia wymagań komunikacyjnych jest struktura organizacyjna projektu. Ważne również przy ustalaniu wymagań komunikacyjnych i zarządzaniu komunikacją następujące aspekty projekt:

Działy i specjalności zaangażowane w projekt;

Logistyka ilości i lokalizacji osób zaangażowanych w projekt;

Potrzeby informacyjne wewnętrzne i zewnętrzne uczestników.

Proces planowania komunikacji określa informacje i interakcje potrzebne uczestnikom projektu. Na przykład, którzy ludzie potrzebują jakich informacji, kiedy ich potrzebują, kto i jak powinien im te informacje udzielić. Chociaż potrzeba przekazywania informacji o projekcie istnieje we wszystkich projektach, potrzeby informacyjne i metody ich rozpowszechniania mogą się znacznie różnić. Ważnym czynnikiem w osiągnięciu sukcesu projektu jest identyfikacja potrzeb informacyjnych uczestników projektu i określenie odpowiednich środków do zaspokojenia tych potrzeb.

W większości projektów większość planowania komunikacji odbywa się w najwcześniejszych fazach projektu. Jednak wyniki tego procesu planowania są regularnie przeglądane w trakcie projektu i w razie potrzeby modyfikowane, aby były aktualne.

Plan zarządzania komunikacją jest integralną częścią planu zarządzania projektem lub jest dołączony jako plan pomocniczy. Plan zarządzania komunikacją zawiera:

– wymagania komunikacyjne ze strony uczestników projektu;

- Informacja o przesyłane informacje, w tym format, treść i poziom szczegółowości;

– nazwisko pracownika odpowiedzialnego za przekazywanie informacji;

- imię i nazwisko pracownika lub grupy - odbiorców tych informacji;

– metody lub technologie wykorzystywane do przekazywania informacji (np. notatki, wiadomości e-mail i/lub komunikaty prasowe);

– częstotliwość komunikacji (np. co tydzień);

- schemat przekazywania przez instancje, który określa terminy i procedurę przekazywania na wyższe poziomy (łańcuch) problemów, których nie może rozwiązać personel najniższy poziom;

– metoda aktualizacji i udoskonalania planu zarządzania komunikacją w miarę postępów i ewolucji projektu;

- Słowniczek potocznej terminologii.

Plan zarządzania komunikacją może również zawierać wytyczne dotyczące spotkań statusowych, spotkań zespołów projektowych, e-spotkań i mailingów. E-mail. Plan zarządzania zaangażowaniem może być formalny lub nieformalny, szczegółowy lub ogólny, w zależności od potrzeb projektu.

Plan zarządzania komunikacją jest częścią Ogólny plan zarządzanie projektem lub ujęte w nim jako plan pomocniczy. Wzór sekcji tego planu znajduje się w tabeli. 10.1.

Tabela 10.1

Sekcje planu zarządzania komunikacją

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy korzystający z bazy wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Podobne dokumenty

Dostarczenie niezbędnych informacji interesariuszom projektu zgodnie z planem. Sposób komunikacji. Elektroniczne narzędzia do zarządzania projektami. Dystrybucja informacji zgodnie ze standardem PMBoK. Raporty wydajności, aktualizacje zasobów.

streszczenie, dodane 25.02.2013


kurs pracy, dodano 11.11.2014


Zapoznanie z głównymi cechami planowania czasu projektu. ogólna charakterystyka Wykresy gantta. Budowanie diagramów sieciowych i ocena ścieżki krytycznej projektu jako najważniejsze narzędzie planowania czasu. Analiza metody ścieżki krytycznej.

prezentacja, dodana 08.07.2013


Komunikacja jako proces komunikowania się i przekazywania informacji w celu zapewnienia efektywności organizacyjnej. Zarządzanie komunikacją zewnętrzną i wewnętrzną. Kierunki działań komunikacyjnych. Analiza komunikacji JSC” Firma naftowaŁukoila.

praca semestralna, dodana 26.03.2011


Aspekty teoretyczne organizacja pracy zespołu projektowego. Rozwiązywanie przez kierownika problemów związanych z motywacją do pracy, konfliktami, wypełnianiem obowiązków, kontrolą, odpowiedzialnością, komunikacją, przywództwem. Zarządzanie pracą zespołu projektowego.

streszczenie, dodano 23.01.2016


Nowoczesne zarządzanie projektami: koncepcja, charakterystyka, klasyfikacja, struktura. Środowisko jako zbiór czynników wpływających na projekt. Systemy organizacji współdziałania działów. Analiza uczestników projektu kompleksu naftowo-gazowego.

praca semestralna, dodano 26.01.2014


Rozwój projekt organizacyjny obniżenie cen na niektóre kategorie towarów o 10% poprzez obniżenie kosztów produkcji o 5% oraz automatyzację procesów. Źródła finansowania pracy. Wymagania dla projektowanego systemu, jego odbiór.

test, dodano 25.05.2015


Komunikacja między organizacją a jej otoczeniem, między poziomami i działami. Komunikacja formalna i nieformalna, interpersonalna; sieć komunikacyjna. Rodzaje informacji w przedsiębiorstwie, zarządzanie sprzętem, analiza wewnętrznego systemu informatycznego.

praca semestralna, dodana 12.03.2009