Planiranje komunikacija i upravljanje konfiguracijom u projektu. Kako napisati dobar komunikacijski plan projekta

Koncept upravljanja komunikacijama u projektu. Faze procesa upravljanja komunikacijama u projektu. Glavni zadaci faza procesa upravljanja komunikacijama u projektu.

Upravljanje projektnim komunikacijama

Uopšteno govoreći, komunikacija se definira kao svaka razmjena informacija između ljudi (ili grupa ljudi). Prema tome, komunikacija je proces prenošenja poruke od pošiljaoca drugoj strani. Komunikacijski model uključuje strukturne elemente i procese. Strukturni elementi: pošiljalac, poruka, primalac, komunikacioni kanal, "šum", Povratne informacije, ispravka. Komunikacijski procesi: a) nastanak namjere, nastanak i formulisanje ideje, informacije o kojima pošiljalac potom prenosi porukom; b) osmišljavanje ideje - kodiranje i odabir metode (kanala) za njeno prenošenje; u) sam prenos kao takav, tj. pravilan komunikativni čin; G) dekodiranje (razumijevanje značenja) poruke od strane primaoca. Upravljanje projektima je povezano sa potrebom za stalnom koordinacijom aktivnosti odjela i pojedinačnih učesnika u projektu radi postizanja zajedničkih ciljeva. Ova koordinacija se odvija u razne forme, ali prvenstveno kroz raznovrsne kontakte članova projektnog tima, tj. tokom njihove komunikacije. Stoga se komunikacija, uz donošenje odluka i motivaciju, smatra povezujućim elementom u upravljanju projektima. Komunikacije se dijele na tri nivoa koji su najvažniji za definisanje ciljeva i zadataka upravljanja komunikacijama. Prvi nivo- ovo je komunikacija kao opći fenomen koji se odvija na svim nivoima organizacijske strukture projekta. Drugi nivo- ovo je direktna praksa kontakata između rukovodioca projekta i pojedinačnih učesnika u investicionom projektu. Treći nivo- komunikacije se smatraju posebnom komponentom rukovodeće delatnosti menadžerske delatnosti i predmetom regulacije od strane rukovodioca. Svaki od ovih nivoa ima dva glavna aspekta, normativno-organizacijski i subjektivno-psihološki. Prvi se odnosi na objektivne organizacione oblike komunikacije, zahteve za njeno efikasno sprovođenje, strukturu optimalnog komunikacijskog procesa. Drugi otkriva uticaj psiholoških karakteristika „komunikatora“ na komunikaciju i omogućava nam da objasnimo niz njenih važnih karakteristika, uključujući i one koje ometaju njenu efektivnu implementaciju.

Procesi upravljanja projektnim komunikacijama uključuju sljedeće korake:

Komunikacija je često ključni faktor uspjeha projekta (napomena - Vavilonska kula). U modernim projektima negativne posljedice loše komunikacije mogu biti različite:

Gubitak vremena u potrazi za dokumentima, prebacivanje interfejsa, pretraživanje preko više sistema

Zastoji zbog nedostupne, zastarjele, neodobrene dokumentacije, čekanja na uputstva

Pauze zbog kretanja papirnih kopija dokumenata Gubljenje vremena zbog ponovne upotrebe dokumenata (naloga) itd.

Upravljanje komunikacijom u projektu uključuje procese potrebne da se osigura pravovremeno i ispravno formiranje, prikupljanje, pohranjivanje i zatvaranje informacija o projektu. Pruža potrebne veze između ljudi, ideja i informacija.

Rješenja za radni tok: Upravljanje ugovorima (uključujući i elektronsku verziju) Upravljanje administrativnim dokumentima Upravljanje korespondencijom Kreiranje i upravljanje elektronskom arhivom Podrška procesu prevođenja dokumenata

Rješenja na komunikacijskom nivou: Virtuelni projektni ured Satelitski ili drugi kanali komunikacije (e-mail)

Upravljanje projektnim komunikacijama je oblast znanja koja uključuje procese neophodne za pravovremeno kreiranje, prikupljanje, distribuciju, skladištenje, prijem i, na kraju, korišćenje informacija o projektu. Procesi npr. Projektne komunikacije omogućavaju stvaranje potrebnih veza između ljudi i informacija koje su potrebne za uspješnu implementaciju komunikacija. Menadžeri projekta mogu potrošiti previše vremena na komunikaciju sa projektnim timom, dionicima projekta, klijentom i sponzorom. Svi koji su na ovaj ili onaj način uključeni u projekat trebali bi dobro razumjeti kako je komunikator. utiču na tok projekta u celini. Procesi npr. komentari projekta uključuju sljedeće elemente:

10.1 Komunikacijsko planiranje– utvrđivanje potreba učesnika projekta u komunikaciji i informisanju.

10.2 Širenje informacija– pravovremeno pružanje potrebnih informacija učesnicima projekta.

10.3 Izvještavanje o učinku– prikupljanje i širenje informacija o obavljanju poslova. Ove informacije uključuju izvještaje o trenutnom stanju, evaluaciju napretka i predviđanje.

10.4 Upravljanje učesnicima u projektu– upravljanje komunikacijama u cilju ispunjavanja zahtjeva učesnika u projektu i rješavanja problema koji se pojave.

Upravljanje projektnim komunikacijama(informaciono-komunikacijsko upravljanje interakcijom) je menadžerska funkcija koja ima za cilj osiguranje pravovremenog prikupljanja, generiranja, distribucije i skladištenja potrebnih informacija o projektu.

Ispod informacije razumiju prikupljene, obrađene i distribuirane podatke. Da bi bile korisne za donošenje odluka, informacije moraju biti dostavljene na vrijeme, kako je predviđeno iu prikladnom obliku. To se postiže upotrebom modernih informacione tehnologije unutar sistema upravljanja projektima.

Komunikacije i informacije koje ih prate su svojevrsni temelj za osiguranje koordinacije akcija učesnika projekta. Šema razmjene informacija unutar organizacije prikazana je na sl. 12.1.

Slika 12.1 – Razmjena informacija u organizaciji

Upravljanje komunikacijom pruža podršku komunikacijskom sistemu (interakcija) između učesnika u projektu, prijenosu upravljačkih i izvještajnih informacija u cilju osiguranja postizanja ciljeva projekta. Svaki učesnik projekta mora biti pripremljen za interakciju unutar projekta u skladu sa svojim funkcionalnim odgovornostima. Funkcija upravljanja informacijskim vezama uključuje sljedeće procese:

planiranje komunikacionog sistema - utvrđivanje informacionih potreba učesnika u projektu (sastav informacija, rokovi i načini isporuke);

prikupljanje i distribucija informacija - procesi za redovno prikupljanje i blagovremenu dostavu potrebne informacije učesnici projekta;

izvještavanje o napretku projekta - obrada stvarnih rezultata stanja projekta, odnos sa planiranom i analizom trendova, predviđanje;

dokumentovanje toka radova - prikupljanje, obrada i organizacija čuvanja projektne dokumentacije.

Planiranje komunikacijskog sistema

Komunikacijski plan je sastavni dio plan projekta. To uključuje:

plan prikupljanja informacija koji definiše izvore informacija i metode za njihovo dobijanje;

plan distribucije informacija, kojim se definišu potrošači informacija i načini njihovog dostavljanja;

detaljan opis svakog dokumenta koji se prima ili prenosi, uključujući format, sadržaj, nivo detalja i korištene definicije;

plan puštanja u rad određenih vrsta komunikacija;

metode za ažuriranje i poboljšanje komunikacijskog plana. Komunikacijski plan je formaliziran i detaljan ovisno o potrebama projekta.

Prikupljanje i distribucija informacija

U okviru projekta postoji potreba za implementacijom razne vrste komunikacije:

interni (unutar projektnog tima) i eksterni (sa menadžmentom kompanije, klijentima, eksterne organizacije itd.);

formalni (izvještaji, zahtjevi, sastanci) i neformalni (podsjetnici, rasprave);

pismeno i usmeno;

vertikalno i horizontalno.

Sistemi za prikupljanje i distribuciju informacija treba da zadovolje potrebe različitih vrsta komunikacija. U ove svrhe mogu se koristiti automatizovane i neautomatizovane metode prikupljanja, obrade i prenošenja informacija.

Ručne metode uključuju prikupljanje i prijenos podataka na papiru, održavanje sastanaka.

Automatizovane metode podrazumevaju korišćenje računarske tehnologije i savremenih sredstava komunikacije za poboljšanje efikasnosti interakcije: e-mail, sistemi za upravljanje dokumentima i arhiviranje podataka.

Izvještavanje o napretku projekta

Procesi prikupljanja i obrade podataka o stvarnim rezultatima i prikazivanja informacija o stanju rada u izvještajima predstavljaju osnovu za koordinaciju rada, operativno planiranje i upravljanje. Izvještavanje o napretku uključuje:

informacije o trenutnom stanju projekta u cjelini iu kontekstu pojedinačnih indikatora;

informacije o odstupanjima od osnovnih planova;

predviđanje budućeg stanja projekta.

Dokumentovanje napretka radova

Glavni međurezultati napretka rada treba da budu formalno dokumentovani.

Dokumentacija o rezultatima napretka uključuje:

prikupljanje i verifikacija konačnih podataka;

analiza i zaključci o stepenu ostvarenosti rezultata projekta i efektivnosti obavljenog posla;

arhiviranje rezultata za buduću upotrebu.

Kompjuterski sistemi za vođenje elektronske arhive omogućavaju automatizaciju procesa skladištenja i indeksiranja tekstualnih i grafičkih dokumenata, te uvelike olakšavaju pristup arhivskim informacijama.

Ispod informacione tehnologije razumeju celokupnost procesa prikupljanja, prenošenja, obrade, skladištenja i saopštavanja informacija korisnicima, realizovanih korišćenjem savremenih softverskih alata.

12.2 Informacijski sistem za upravljanje projektima

Informacioni sistem za upravljanje projektima- organizaciono-tehnološki kompleks metodoloških, tehničkih, softverskih i informacionih alata koji za cilj imaju podršku i poboljšanje efikasnosti procesa upravljanja projektima.

Tokom implementacija projekta menadžeri moraju da se bave značajnim količinama podataka koji se mogu prikupiti i organizovati pomoću računara. Osim toga, mnogi analitički alati, kao što je ponovno izračunavanje rasporeda rada na osnovu stvarnih podataka, analize resursa i troškova, uključuju prilično složene neautomatizirane algoritme proračuna.

Razvoj sistema za upravljanje projektima za personalne računare prošao je kroz nekoliko faza. Povećanjem snage računara poboljšala se funkcionalnost sistema, povećale njihove mogućnosti.Uvođenjem standarda za razmjenu podataka između sistema, širenjem mrežnih i web tehnologija otvorile su se nove mogućnosti za dalji razvoj sistemi podrške za procese upravljanja projektima i njihovo efikasnije korišćenje. Sami projekti postaju sve složeniji, što nameće dodatne zahtjeve za razvoj informacionih tehnologija za upravljanje projektima.

Danas je upotreba informacionih tehnologija za upravljanje projektima može se predstaviti kao što je prikazano na sl. 12.2.

Slika 12.2 - Automatizacija upravljanja projektima

personalni kompjuterski sistemi, opremljen softverom za upravljanje projektima, treba da pruža sljedeće funkcije:

rad u multi-projektnom okruženju;

izradu kalendarsko-mrežnog rasporeda obavljanja poslova;

optimizacija distribucije i obračuna ograničenih resursa;

provođenje analize "šta ako";

prikupljanje i računovodstvo stvarnih informacija o vremenu, resursima i troškovima automatizovanog generisanja izveštaja;

planiranje i kontrola ugovornih obaveza;

centralizovano skladištenje informacija o tekućim i završenim projektima itd.

Distribuirani integrisani sistemi Glavni alati koji se koriste su:

arhitektura "klijent- server". Omogućava radnim stanicama („klijenti“) i jednom ili više centralnih računara („servera“) da distribuiraju izvršavanje aplikacija koristeći računarsku snagu svakog računara. Većina klijent-server sistema koristi baze podataka (DB) i sisteme za upravljanje bazom podataka (DBMS). Za uspješno upravljanje projektom potrebno je da podaci dobijeni tokom planiranja i izvođenja projekta uvijek budu dostupni svim učesnicima projekta;

telekomunikacioni sistemi(prijenos digitalnih podataka preko optičkih kablova, lokalnih mreža itd.);

Prijenosna računala;

softver za podršku timskom radu, dozvoljavajući:

razmjena e-pošte;

tok dokumenata;

planiranje grupnih aktivnosti;

učešće udaljenih članova tima u interaktivnim diskusijama putem podrške i diskusija;

brainstorming, koji omogućava učesnicima da izraze svoje mišljenje koristeći kompjutere povezane na jedan veliki ekran.

Internet/Intranet su tehnologije koje spajaju preduzeća i projekte. Oni pružaju pristup informacijama o projektu bez potrebe za značajnim sredstvima za njegovu organizaciju. Postavljanje sajta-projekta na Internet je najoptimalniji i verovatno jedini način da se učesnici informišu o njegovom statusu u slučajevima kada se nalaze u različitim delovima sveta.

Izrađene web stranice formiraju web stranicu, koja se zatim hostuje na serveru provajdera, te joj na taj način pristupaju udaljeni korisnici iz cijelog svijeta. Što se tiče upravljanja projektima, u obliku web stranica mogu se objavljivati ​​kalendarsko-mrežni rasporedi, izvještaji (grafički i tabelarni), zapisnici sastanaka i svi drugi dokumenti u vezi sa projektom.

intranet zasnovano na istim elementima kao i Internet. Osnovna razlika između njih leži u činjenici da su korisnici Intraneta ograničeni krug osoba, koji su, po pravilu, zaposleni u određenoj korporaciji, organizaciji, preduzeću.

Videokonferencije omogućavaju prijenos audio, video informacija preko lokalnih mreža i Interneta. Govorne konferencije se koriste i za kompjutersku telefoniju na Internetu.

Plan upravljanja projektnim komunikacijama je vrlo potreban komad papira koji reguliše ko, kako, kada i koje informacije će se naučiti o vašem projektu.

Važno je shvatiti da ovaj plan nije potreban svuda i ne uvijek. Sa moje tačke gledišta, ima smisla napraviti potpuni komunikacioni plan sa brojem učesnika od 15 i više. Ako ima manje učesnika, i dalje je moguće imati na umu sve komunikacije, ako ih je više, postoji veliki rizik da nešto propustite.

Šta treba da se ogleda u planu komunikacije:

1. Spisak svih učesnika u projektu (kako onih koji direktno rade na projektu, tako i onih koji na neki način mogu uticati na njega) sa naznakom imena, pozicije, uloge i kontakt podataka. Kada je u projektu više od 80 ljudi, imati sve telefone i mejlove na jednom mjestu je neprocjenjivo. Veoma je poželjno da sami analizirate sve učesnike u smislu uticaja, sposobnosti da vaš projekat učinite veoma dobrim ili veoma lošim, interesovanja, strategija interakcije itd. (o tome ćemo kasnije), ali to ni u kom slučaju ne bi trebalo uključiti u komunikacijski plan.
2. Osnovni principi komunikacije. Ako je poštovanje subordinacije vrijednost za vas, a to je važno u projektu, onda je plan pravo mjesto da ga napišete. Osnovni principi komunikacije obuhvataju one norme i pravila ponašanja kojih se tim mora pridržavati da bi ih ostvario efikasan rad po projektu. Na primjer, sastanci počinju tačno u određeno vrijeme (ili, obrnuto, ne počinju dok se svi učesnici ne okupe). Ili "ne razgovaramo telefonom na sastancima." Ovdje uključite samo stavke koje možete primijeniti. Na primjer, vrlo je loša ideja postaviti pravilo "nema telefona na sastancima", a da ipak zgrabite svoj pametni telefon kada vas sponzor (ili supruga) nazove, objašnjavajući svima sa velike oči"Pa to je sponzor!"
3. Korištene metode komunikacije. Ovdje morate navesti koje grupe dionika koriste koje komunikacijske kanale, te se uvjeriti da ih zaista koriste. Na primjer, vrlo je lako napisati “e-mail” za kupca (i šta, on ga ima), a onda šest mjeseci kasnije saznate da njegova sekretarica sređuje njegovu poštu, a on nije vidio nijednu vašu pisma. Tipičan skup je broj korporativnog i mobilnog telefona, sistem za razmenu poruka kao što je Lync ili Skype, e-pošta, sistemi za video konferencije, lični sastanci itd. AT novije vrijeme planovi sve više uključuju stvari kao što su WhatsApp ili Viber.
4. Tablica sa listom planirane komunikacije, uključujući grupu ili listu zainteresovanih lica, odgovorno lice, redovnost, način komunikacije, sadržaj komunikacije, komunikacijski zahtjevi. Na primjer:

U primjeru je navedena “push” vrsta komunikacije (mi praktički “prisilno” prenosimo informacije), ali u istoj tabeli možete navesti i “pull” tip komunikacije (sama učesnik je odgovoran za primanje informacija, na primjer, uđite jednom sedmično i pogledajte ažuriranja liste zadataka na korporativnom portalu).

Proces usaglašavanja dokumenata i odluka o projektu, koji uključuje više od 1 zainteresovane strane i koji se ne odražava u specifičnim planovima (na primer, plan upravljanja vremenom ili budžetom). Na primjer, ako trebate odlučiti samo o uslovima - dogovorit ćemo se sa Kupcem (samo obavijestimo ostalo), ako o novcu - samo sa Sponzorom, ako trebate odabrati "brzo i skupo" ili "sporo i jeftino “ - prikupljamo sastanak sa takvim i takvim učesnicima. Često radi isto u obliku tanjira, vrlo sličnog prethodnom.

1. Proces eskalacije. Kako, kome i u kojim slučajevima se „žalimo“?
2. Proces praćenja i pregleda plana. Koliko često i kako ćemo procijeniti da li naš plan funkcionira? ko će to uraditi? Šta ćemo ako ne uspije? O tome kako kontrolisati korištenje komunikacionog plana i povraćaj na njega, razgovaraćemo drugi put.

Ovo je minimalni skup tačaka, ali plan može rasti i dopunjavati ovisno o tome koliko je komunikacija u vašem projektu složena. Ako se radi o 5 timova iz različite zemlje, ljudi stalno odlaze na poslovna putovanja ili postoji potreba da se jasno reguliše zajednički rad na projektnoj dokumentaciji - sve je to također uključeno u dokument. Ovdje možete, u kojem su sve ove nijanse već uzete u obzir.

Ponekad je plan komunikacije „prebijen“ na nekoliko za različite grupe zainteresovanih strana kako bi se lakše dogovorili, s moje tačke gledišta, to ima smisla sa 50+ učesnika u projektu. Ovde je glavno pravilo da stepen preregulisanosti plana treba da bude proporcionalan rizicima njegovog neispunjavanja i da na neki način korelira sa brojem učesnika i obimom projekta.To je zbog situacija kada plan od 15 strana je napisan za projekat od 10 ljudi, kojim se reguliše koliko puta sedmično zajedno piju kafu, a postoji mišljenje da je „projektno upravljanje besmislenim papirićima“.

Također je važno zapamtiti da priprema plana upravljanja komunikacijama uključuje opis kako ćete upravljati očekivanjima dionika, ali to nije uključeno u sam plan, oko kojeg ćete se složiti. Upravljanje očekivanjima - odvojeno velika tema, o tome ćemo razgovarati posebno.

Kao i uvijek, ispod je primjer komunikacijskog plana za projekat renoviranja kuće kako bi stvari bile jasnije.

Pretpostavljamo da sam ja projekt menadžer.

1. Na spisku učesnika smo ja, moj muž, roditelji sa kojima još živimo, stambeni ured, predradnik, komšije.
2. Principi: poštujemo jedni druge, ne psujemo, idemo na termine na vreme. Napominjemo da se "ne psujemo" odnosi samo na projektni tim, ko i kako psuje poslovođu tokom rada, kad nas nema, nije nas briga.
3. Načini komunikacije - ja, muž, predradnik - mobilni telefon, pošta, lični sastanci, roditelji - mobilni telefon i lični sastanci, komšije - lični sastanci (pješačke "noge" njima), ZhEK - fiksni telefon i email.
4. Spisak komunikacija:

Izvod iz poglavlja A.V. Polkovnikova "Projektne komunikacije" iz knjige "Upravljanje investicijama" / Ed. ed. V.V. Sheremet. - M.: postdiplomske škole, 1998.

Procesi upravljanja komunikacijom.

Upravljanje komunikacijama pruža podršku komunikacijskom sistemu (interakcija) između učesnika u projektu, prenosu upravljačkih i izvještajnih informacija u cilju obezbjeđenja postizanja ciljeva projekta. Svaki učesnik projekta mora biti spreman za interakciju u okviru projekta u skladu sa svojim funkcionalne odgovornosti. Funkcija upravljanja informacijskim vezama uključuje sljedeće procese:

Prikupljanje i distribucija informacija- procesi redovnog prikupljanja i blagovremenog dostavljanja potrebnih informacija učesnicima projekta.

Procijenite i prikažite napredak- obrada stvarnih rezultata stanja projektnog rada, korelacija sa planiranom i analizom trendova, predviđanje.

Dokumentovanje napretka radova- prikupljanje, obrada i organizacija čuvanja formalne projektne dokumentacije.

Planiranje komunikacijskog sistema.

Za proučavanje potreba i opis strukture komunikacijskog sistema obično su potrebne sljedeće informacije:

Informacijske potrebe učesnika projekta.

Fizička struktura distribucije učesnika u projektu.

Potrebe za eksternim informacijama projekta.

Tehnologije ili metode za distribuciju informacija među učesnicima projekta mogu značajno da variraju u zavisnosti od parametara projekta i zahteva kontrolnog sistema. Izbor tehnologija interakcije određen je:

Dostupnost tehnologije.

Kvalificiranost i pripremljenost osoblja.

Plan upravljanja komunikacijama uključuje:

Plan distribucije informacija koji definira potrošače informacija i metode isporuke.

Detaljan opis svakog dokumenta koji se prima ili prenosi, uključujući format, sadržaj, nivo detalja i korištene definicije.

Raspored i učestalost interakcija.

Način izmjene komunikacijskog plana.

U zavisnosti od potreba projekta, komunikacioni plan može biti manje ili više formalizovan, detaljan ili opisan samo u opšti pogled. Komunikacijski plan je sastavni dio plana projekta.

Procijenite i prikažite napredak.

Procesi prikupljanja i obrade podataka o postignutim rezultatima i stvarnim troškovima i prikazivanje informacija o stanju rada u izvještajima predstavljaju osnovu za koordinaciju rada, operativno planiranje i upravljanje.

Većina metoda planiranja i planiranja o kojima se raspravlja u Poglavlju 19 uključuje korištenje računara. U procesu implementacije projekta, menadžeri se moraju nositi sa značajnim količinama podataka koji se mogu prikupiti i organizovati pomoću računara. Osim toga, mnogi analitički alati, na primjer, izračunavanje rasporeda korištenjem metode kritičnog puta, analiza resursa i troškova, podrazumijevaju algoritme koji su prilično složeni za neautomatizirano izračunavanje.

Trenutno je na tržištu predstavljen značajan broj softverskih paketa koji automatizuju funkcije planiranja i praćenja rasporeda rada. Ovi paketi su zasnovani na planiranju mreže i metodama analize kritične putanje. Osim toga, postoje i specijalizirani paketi za planiranje i kontrolu troškova projekta. Paketi zakazivanje su osnova za kreiranje informacioni sistem upravljanje projektima. Ovaj softver, kao i zadaci odabira i korištenja paketa u okviru projektnog informacionog sistema, detaljnije su razmotreni u Odjeljku 20.5.

Prikupljanje i distribucija informacija.

U okviru projekta postoji potreba za različitim vrstama komunikacija:

Formalno(izvještaji, zahtjevi, sastanci) i neformalno(podsjetnici, diskusije);

Napisano i oralni ;

vertikalno i horizontalno .

Sistemi prikupljanja i distribucije informacije treba da zadovolje potrebe različitih vrsta komunikacija. U ove svrhe mogu se koristiti automatizovane i neautomatizovane metode prikupljanja, obrade i prenošenja informacija.

Ručne metode uključuju prikupljanje i prijenos podataka na papiru, održavanje sastanaka.

Automatske metode uključuju upotrebu kompjuterska tehnologija i savremena sredstva komunikacije za poboljšanje efikasnosti interakcije.

Alati za podršku računarskim komunikacijama baziraju se na korišćenju softvera za grupni rad – grupnog softvera (groupware) i elektronskog upravljanja dokumentima. AT poslednjih godina Ova oblast informacione tehnologije se ubrzano razvija, što je povezano sa povećanjem efikasnosti komunikacija. Više detalja o alatima za grupni rad raspravlja se u Odjeljku 20.6.

Dokumentovanje napretka radova.

Glavni međurezultati napretka rada treba da budu formalno dokumentovani.

Dokumentacija o rezultatima napretka uključuje:

Analiza i zaključci o stepenu ostvarenosti rezultata projekta i efektivnosti obavljenog posla;

Arhiviranje rezultata za buduću upotrebu.

Kompjuterski sistemi za vođenje elektronske arhive omogućavaju automatizaciju procesa skladištenja i indeksiranja tekstualnih i grafičkih dokumenata, te uvelike olakšavaju pristup arhivskim informacijama.

Komunikacijski menadžment i informacione tehnologije.

Dakle, većina komunikacijskih procesa unutar projekta uključuje korištenje kompjutera i komunikacija. Štaviše, može se tvrditi da je od trenutka njegovog nastanka do danas, razvoj metoda upravljanja projektima i njihov praktična upotreba u velikoj mjeri determinisan razvojem informacionih tehnologija.

Stvaranje i proračun matematičkih modela koji su činili osnovu metoda upravljanja projektima postali su mogući tek s pojavom kompjutera. Poznata metoda kritičnog puta, koja je činila dio metodologije "planiranja mreže", razvijena je 1956. godine kao rezultat istraživanja usmjerenog na poboljšanje efikasnosti korištenja računara Univac za planiranje građevinskih radova.

Era u kojoj su dominirali mainframe računari, skupi specijalizovani softver za upravljanje projektima i skupi stručnjaci koji su znali kako da ga koriste softver nastavio do sredine 1980-ih. Upotreba automatizovanih sistema za upravljanje projektima bila je ograničena na organizacije i projekte čiji je budžet omogućavao plaćanje od 500.000 do 1.000.000 dolara za instalaciju odgovarajućih sistema i uključivanje stručnjaka.

Sa razvojem personalnih računara, povećanjem njihove snage i smanjenjem troškova, kao i sa pojavom jeftinih paketa za planiranje, automatizacija procedura upravljanja projektima je postala dostupna širem krugu organizacija.

Razvoj sistema za upravljanje projektima za personalne računare takođe je prošao kroz nekoliko faza. Sa povećanjem snage računara, poboljšala se funkcionalnost sistema, povećale su se njihove mogućnosti. Pojavom Windows-a, uvođenjem standarda za razmjenu podataka između sistema, širenjem mrežnih tehnologija, otvorile su se nove mogućnosti za dalji razvoj sistema podrške procesima upravljanja projektima i njihovo efikasnije korištenje.

Implementacijom koncepta distribuiranog integrisanog sistema za upravljanje projektima (ili skupa projekata), prikupljanje i diseminacija relevantnih informacija u realnom vremenu postalo je moguće zahvaljujući moderne tehnologije, pružanje komunikacije između učesnika projekta na lokalnom i globalne mreže. Teoretski, projekt menadžeri danas mogu primati detaljne izvještaje o projektu i izdavati zadatke bez napuštanja ureda i bez ijednog telefonskog poziva. dakle, tradicionalni sistemi za upravljanje projektima imaju priliku da se od sistema za modeliranje projekata pretvore u sisteme koji zapravo podržavaju procese upravljanja.

Uloga komunikacija u projektu. Planiranje upravljanja komunikacijama

Komunikacije- to su procesi povezani sa obezbeđivanjem pravovremenog i odgovarajućeg formiranja, prikupljanja, distribucije, skladištenja i konačnog plasiranja informacija o projektu. Budući da projekte provode ljudi koji obavljaju različite funkcije, često smješteni na znatnoj udaljenosti jedni od drugih, pitanja razmjene informacija i koordinacije akcija su vrlo važna. U komunikaciji se dogovaraju ciljevi, koordiniraju radnje ljudi, identifikuju i rješavaju problemi, regulišu očekivanja učesnika u projektu. Prema E. Verzuhu, počevši od formulisanja sadržaja posla pa do upravljanja rizicima i detaljnog planiranja, svaka od metoda upravljanja projektom je u suštini jedan ili drugi način komunikacije.

Šematski se komunikacijski proces može predstaviti modelom prikazanim na Sl. 10.1.

Rice. 10.1. Komunikacijski model

Plan upravljanja komunikacijama je dokument koji opisuje:

– zahtjevi i očekivanja od komunikacija za projekat;

- kako i u kom obliku će se informacije razmjenjivati;

– kada i gdje će se komunikacija odvijati;

– ko je odgovoran za pružanje svake vrste komunikacije.

Komunikacijski zahtjevi se shvataju kao opšte (ukupne) potrebe učesnika projekta za informacijama. Članovi projektni tim Postoje četiri glavne vrste takvih zahtjeva.

Prvo, postoji potreba za informacijama o raspodjela odgovornosti. Svaki član tima treba tačno da zna za koji je dio projekta odgovoran, koje su njegove ovlasti i odgovornosti. Osnova za takve informacije je organizaciona struktura projekta.

Drugo, postoji potreba u koordinaciji. Članovi tima zavise jedni od drugih u obavljanju posla na projektu. Koordiniranje informacija osigurava visoku efikasnost zajedničkog rada članova projektnog tima. Informacije o bilo kakvim promjenama na projektu spadaju u kategoriju informacija o koordinaciji.

Treće, informacije o tok projekta, postignuti napredak. Članovi tima treba da imaju informacije o trenutnom stanju projekta, što im omogućava da na vrijeme prepoznaju probleme i preduzmu mjere za njihovo rješavanje. Takve informacije uključuju izvještaje o utrošenim sredstvima u određenom trenutku, o usklađenosti sa kalendarskim planom i planom projekta. Važne su i informacije o trenutnom statusu rizika i problemima koji se pojavljuju.

Četvrto, članovima tima su potrebne informacije o odluke. Oni moraju biti svjesni odluka koje donose menadžment, sponzori projekta i klijenti, bez obzira da li te odluke utiču na sam projekat ili njegovo ekonomsko okruženje. Primjer takvih informacija je povelja projekta, obim posla, raspored rada, budžet projekta.

Naravno, same potrebe ljudi u komunikacijama prevazilaze četiri navedene tačke. Ali upravljanje projektnim komunikacijama treba uzeti u obzir samo ono što je "neophodno i dovoljno" za uspjeh projekta. Višak informacija, kao i njihov nedostatak, negativno utiče na realizaciju projekta.

Osnova za osiguranje komunikacijskih zahtjeva je organizaciona struktura projekta. Također važno za postavljanje komunikacijskih zahtjeva i upravljanje komunikacijama sledeće aspekte projekat:

Odjeljenja i specijalnosti uključeni u projekat;

Logistika broja i lokacija ljudi uključenih u projekat;

Interne i eksterne potrebe za informacijama učesnika.

Proces planiranja komunikacije određuje informacije i interakcije potrebne učesnicima projekta. Na primjer, kojim ljudima su potrebne koje informacije, kada su im potrebne, ko i kako treba da im pruži te informacije. Iako potreba za saopštavanjem informacija o projektu postoji u svim projektima, potrebe za informacijama i metode njihovog širenja mogu se značajno razlikovati. Važan faktor u postizanju uspjeha projekta je prepoznavanje potreba za informacijama učesnika projekta i identifikacija odgovarajućih sredstava za ispunjavanje ovih potreba.

U većini projekata, najveći dio komunikacijskog planiranja obavlja se u najranijim fazama projekta. Međutim, rezultati ovog procesa planiranja se redovno revidiraju tokom cijelog projekta i modificiraju prema potrebi kako bi bili aktuelni.

Plan upravljanja komunikacijama je sastavni dio plana upravljanja projektom ili je uključen u njega kao pomoćni plan. Plan upravljanja komunikacijama sadrži:

– komunikacijski zahtjevi od strane učesnika u projektu;

- informacije o prenesene informacije, uključujući format, sadržaj i nivo detalja;

– ime zaposlenog odgovornog za prenos informacija;

- ime zaposlenog ili grupe - primaoca ove informacije;

– metode ili tehnologije koje se koriste za prenošenje informacija (npr. dopise, e-poštu i/ili saopštenja za javnost);

– učestalost komunikacije (npr. sedmično);

- šema za prenošenje po instancama, kojom se određuje vreme i postupak prenošenja na više nivoe (lanac) problema koje ne može da reši osoblje u najniži nivo;

– metod za ažuriranje i usavršavanje plana upravljanja komunikacijama kako projekat napreduje i evoluira;

- Rečnik opšte terminologije.

Plan upravljanja komunikacijama također može uključivati ​​smjernice za statusne sastanke, sastanke projektnog tima, e-sastanke i poštu. Email. Plan upravljanja angažmanom može biti formalan ili neformalan, detaljan ili sažet, ovisno o potrebama projekta.

Plan upravljanja komunikacijama je dio generalni plan upravljanje projektom ili uključeno u njega kao pomoćni plan. Obrazac preseka ovog plana dat je u tabeli. 10.1.

Tabela 10.1

Odjeljci plana upravljanja komunikacijama

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Slični dokumenti

Pružanje potrebnih informacija dionicima projekta u skladu sa planom. Način komunikacije. Elektronski alati za upravljanje projektima. Distribucija informacija prema PMBoK standardu. Izvještaji o učinku, ažuriranja imovine.

sažetak, dodan 25.02.2013


kursni rad, dodano 11.11.2014


Upoznavanje sa glavnim karakteristikama planiranja vremena projekta. opšte karakteristike Gantt grafikoni. Izgradnja mrežnih dijagrama i procjena kritičnog puta projekta kao najvažnijeg alata za planiranje vremena. Analiza metode kritičnog puta.

prezentacija, dodano 07.08.2013


Komunikacija kao proces komuniciranja i prenošenja informacija kako bi se osigurala organizacijska efektivnost. Upravljanje eksternim i internim komunikacijama. Pravci komunikacijske aktivnosti. Analiza komunikacija dd" Naftna kompanija Lukoil.

seminarski rad, dodan 26.03.2011


Teorijski aspekti organizovanje rada projektnog tima. Rješavanje od strane šefa problema vezanih za radnu motivaciju, konflikte, ispunjavanje dužnosti, kontrolu, odgovornost, komunikaciju, liderstvo. Upravljanje radom projektnog tima.

sažetak, dodan 23.01.2016


Moderno upravljanje projektima: koncept, karakteristike, klasifikacija, struktura. Životna sredina kao skup faktora koji utiču na projekat. Sistemi organizacija za interakciju odjela. Analiza učesnika u projektu naftno-gasnog kompleksa.

seminarski rad, dodan 26.01.2014


Razvoj organizacioni projekat smanjiti cijene pojedinih kategorija robe za 10% smanjenjem troškova proizvodnje za 5% i automatizacijom procesa. Izvori finansiranja rada. Zahtjevi za projektovani sistem, njegovo prihvatanje.

test, dodano 25.05.2015


Komunikacija između organizacije i njenog okruženja, između nivoa i odeljenja. Formalna i neformalna, međuljudska komunikacija; komunikacione mreže. Vrste informacija u preduzeću, upravljanje hardverom, analiza internog informacionog sistema.

seminarski rad, dodan 03.12.2009