Bir projede iletişim ve konfigürasyon yönetimi planlama. İyi bir proje iletişim planı nasıl yazılır

Projede iletişim yönetimi kavramı. Bir projede iletişim yönetimi sürecinin aşamaları. Projedeki iletişim yönetimi sürecinin aşamalarının ana görevleri.

Proje İletişim Yönetimi

Genel anlamda iletişim, insanlar (veya insan grupları) arasındaki herhangi bir bilgi alışverişi olarak tanımlanır. Buna göre iletişim, bir mesajın bir göndericiden başka bir tarafa iletilmesi sürecidir. İletişim modeli, yapısal unsurları ve süreçleri içerir. Yapısal unsurlar: gönderici, mesaj, alıcı, iletişim kanalı, "gürültü", Geri bildirim, düzeltme. İletişim süreçleri: a) bir niyetin ortaya çıkışı, bir fikrin kökeni ve formülasyonu, daha sonra gönderenin mesaj yoluyla ilettiği bilgiler; b) bir fikir tasarlama - iletimi için kodlama ve bir yöntem (kanal) seçme; içinde) iletimin kendisi, yani. uygun iletişim eylemi; G) mesajın alıcı tarafından kodunun çözülmesi (anlamının anlaşılması). Proje yönetimi, ortak hedeflere ulaşmak için departmanların ve bireysel proje katılımcılarının faaliyetlerinin sürekli koordinasyonu ihtiyacı ile ilişkilidir. Bu koordinasyon, çeşitli formlar, ancak öncelikle proje ekibi üyelerinin çeşitli temasları aracılığıyla, yani. iletişimleri sırasında. Bu nedenle, karar verme ve motivasyon ile birlikte iletişim, proje yönetiminde bağlantı unsuru olarak kabul edilir. İletişim ikiye ayrılır üç seviye iletişim yönetiminin amaç ve hedeflerini tanımlamak için çok önemlidir. İlk seviye- bu, projenin organizasyon yapısının tüm seviyelerinde ortaya çıkan genel bir fenomen olarak iletişimdir. İkinci seviye- bu, proje yöneticisi ile yatırım projesindeki bireysel katılımcılar arasındaki doğrudan temas uygulamasıdır. Üçüncü seviye- iletişim, yönetim faaliyetinin yönetimsel faaliyetinin özel bir bileşeni ve başkan tarafından bir düzenleme nesnesi olarak kabul edilir. Bu seviyelerin her birinin normatif-örgütsel ve öznel-psikolojik olmak üzere iki ana yönü vardır. Birincisi, nesnel örgütsel iletişim biçimleri, etkili uygulanması için gereksinimler, optimal iletişim sürecinin yapısı ile ilgilidir. İkincisi, "iletişimcilerin" psikolojik özelliklerinin iletişim üzerindeki etkisini ortaya koyar ve etkili uygulanmasını engelleyenler de dahil olmak üzere bir dizi önemli özelliğini açıklamamıza izin verir.

Proje iletişim yönetimi süreçleri aşağıdaki adımları içerir:

İletişim genellikle bir proje için kritik bir başarı faktörüdür (not - Babil Kulesi). Modern projelerde, zayıf iletişimin olumsuz sonuçları değişebilir:

Belgeleri aramak, arayüzleri değiştirmek, birden fazla sistemde arama yapmak için zaman kaybı

Erişilemeyen, güncelliğini yitirmiş, onaylanmamış belgeler, talimatların beklenmesi nedeniyle aksama süresi

Belgelerin kağıt kopyalarının hareketi nedeniyle duraklamalar Belgelerin (siparişler) yeniden kullanılmasından kaynaklanan verimsiz zaman kaybı vb.

Projede iletişim yönetimi, proje ile ilgili bilgilerin zamanında ve doğru oluşturulması, toplanması, saklanması ve kapatılması için gerekli süreçleri içerir. İnsanlar, fikirler ve bilgiler arasında gerekli bağlantıları sağlar.

İş akışı çözümleri: Sözleşmelerin yönetimi (elektronik versiyonu dahil) İdari belgelerin yönetimi Yazışmaların yönetimi Elektronik arşivin oluşturulması ve yönetimi Belgelerin tercümesi süreci için destek

İletişim düzeyinde çözümler: Sanal proje ofisi Uydu veya diğer iletişim kanalları (e-posta)

Proje iletişim yönetimi proje bilgilerinin zamanında oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması, alınması ve nihayetinde kullanılması için gerekli süreçleri içeren bir bilgi alanıdır. İşlemler ör. Proje iletişimleri, iletişimin başarılı bir şekilde uygulanması için gerekli olan insanlar ve bilgiler arasında gerekli bağlantıların oluşturulmasını sağlar. Proje yöneticileri proje ekibi, proje paydaşları, müşteri ve sponsorla iletişim kurmak için aşırı miktarda zaman harcayabilirler. Bir şekilde projeye dahil olan herkes, bir iletişimcinin nasıl olduğunu iyi anlamalıdır. bir bütün olarak projenin gidişatını etkiler. İşlemler ör. proje yorumları aşağıdaki unsurları içerir:

10.1 İletişim planlaması– proje katılımcılarının iletişim ve bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi.

10.2 Bilginin Yayılması- proje katılımcılarına gerekli bilgilerin zamanında sağlanması.

10.3 Performans raporlaması- işin performansına ilişkin bilgilerin toplanması ve dağıtılması. Bu bilgiler, mevcut durum raporlarını, ilerleme değerlendirmesini ve tahminleri içerir.

10.4 Proje katılımcılarını yönetme– proje katılımcılarının gereksinimlerini karşılamak ve ortaya çıkan sorunları çözmek için iletişim yönetimi.

Proje İletişim Yönetimi(bilgi iletişimi etkileşim yönetimi), gerekli proje bilgilerinin zamanında toplanması, üretilmesi, dağıtılması ve depolanmasını sağlamayı amaçlayan bir yönetim işlevidir.

Altında bilgi Toplanan, işlenen ve dağıtılan verileri anlamak. Karar vermede faydalı olması için, bilgilerin zamanında, amaçlandığı gibi ve uygun bir biçimde sağlanması gerekir. Bu, modern kullanılarak elde edilir Bilişim Teknolojileri proje yönetim sistemi içinde.

İletişimler ve bunlara eşlik eden bilgiler, proje katılımcılarının eylemlerinin koordinasyonunu sağlamak için bir tür temeldir. Kuruluş içindeki bilgi alışverişi şeması, Şek. 12.1.

Şekil 12.1 - Kuruluşta bilgi alışverişi

İletişim yönetimi, proje katılımcıları arasındaki iletişim sistemine (etkileşimlere), proje hedeflerine ulaşılmasını sağlamaya yönelik yönetim ve raporlama bilgilerinin aktarılmasına destek sağlar. Her proje katılımcısı, işlevsel sorumluluklarına uygun olarak proje içindeki etkileşime hazırlanmalıdır. Bilgi bağlantısı yönetimi işlevi aşağıdaki süreçleri içerir:

bir iletişim sisteminin planlanması - proje katılımcılarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi (bilginin bileşimi, teslim şartları ve yöntemleri);

bilgilerin toplanması ve dağıtılması - düzenli toplama ve zamanında teslimat süreçleri gerekli bilgi proje katılımcıları;

projenin ilerlemesi hakkında raporlama - projenin durumunun gerçek sonuçlarının işlenmesi, planlanan ve trend analizi ile oran, tahmin;

işin ilerlemesini belgelemek - proje belgelerinin toplanması, işlenmesi ve depolanmasının düzenlenmesi.

İletişim sistemi planlaması

iletişim planı ayrılmaz parça proje planı. O içerir:

bilgi kaynaklarını ve onu elde etme yöntemlerini tanımlayan bir bilgi toplama planı;

bilgi tüketicilerini ve dağıtım yöntemlerini tanımlayan bilgi dağıtım planı;

biçim, içerik, ayrıntı düzeyi ve kullanılan tanımlar dahil olmak üzere alınacak veya iletilecek her belgenin ayrıntılı bir açıklaması;

belirli iletişim türlerinin devreye alınması için bir plan;

iletişim planını güncelleme ve iyileştirme yöntemleri. İletişim planı, projenin ihtiyaçlarına göre resmileştirilir ve detaylandırılır.

Bilgilerin toplanması ve dağıtılması

Proje çerçevesinde, uygulamaya ihtiyaç vardır. Çeşitli türler iletişim:

dahili (proje ekibi içinde) ve harici (şirket yönetimi, müşteri, dış kuruluşlar vb.);

resmi (raporlar, talepler, toplantılar) ve resmi olmayan (hatırlatmalar, tartışmalar);

yazılı ve sözlü;

dikey ve yatay.

Bilgi toplama ve dağıtma sistemleri, çeşitli iletişim türlerinin ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Bu amaçlar için, otomatik ve otomatik olmayan bilgi toplama, işleme ve aktarma yöntemleri kullanılabilir.

Manuel yöntemler, verilerin kağıt üzerinde toplanması ve iletilmesi, toplantılar düzenlenmesini içerir.

Otomatik yöntemler, etkileşimin verimliliğini artırmak için bilgisayar teknolojisinin ve modern iletişim araçlarının kullanımını içerir: e-posta, belge yönetim sistemleri ve veri arşivleme.

Proje İlerleme Raporlaması

Fiili sonuçlarla ilgili verilerin toplanması ve işlenmesi ve işin durumuna ilişkin bilgilerin raporlarda görüntülenmesi süreçleri, iş koordinasyonu, operasyonel planlama ve yönetim için temel sağlar. İlerleme raporlaması şunları içerir:

bir bütün olarak ve bireysel göstergeler bağlamında projenin mevcut durumu hakkında bilgi;

temel planlardan sapmalar hakkında bilgi;

Projenin gelecekteki durumunu tahmin etmek.

İşin ilerlemesini belgelemek

İşin ilerlemesinin ana ara sonuçları resmi olarak belgelenmelidir.

İlerleme sonuçlarının belgelenmesi şunları içerir:

nihai verilerin toplanması ve doğrulanması;

proje sonuçlarının başarı derecesi ve yapılan işin etkinliği hakkında analiz ve sonuçlar;

sonuçları ileride kullanmak üzere arşivleme.

Elektronik arşivlerin bakımına yönelik bilgisayar sistemleri, metin ve grafik belgelerin saklanması ve indekslenmesi süreçlerini otomatikleştirmeyi mümkün kılar ve arşiv bilgilerine erişimi büyük ölçüde kolaylaştırır.

Altında bilgi Teknolojisi Modern yazılım araçları kullanılarak uygulanan, kullanıcılara bilgi toplama, iletme, işleme, depolama ve iletme süreçlerinin bütününü anlamak.

12.2 Proje yönetimi bilgi sistemi

Proje Yönetim Bilgi Sistemi- proje yönetimi süreçlerinin verimliliğini desteklemeyi ve geliştirmeyi amaçlayan metodolojik, teknik, yazılım ve bilgi araçlarının organizasyonel ve teknolojik kompleksi.

Süreç içerisinde proje uygulaması Yöneticiler, bir bilgisayar kullanılarak toplanabilecek ve düzenlenebilecek önemli miktarda veriyle uğraşmak zorundadır. Ek olarak, gerçek verilere, kaynak ve maliyet analizine dayalı çalışma takviminin yeniden hesaplanması gibi birçok analitik araç, oldukça karmaşık, otomatik olmayan hesaplama algoritmalarını içerir.

Kişisel bilgisayarlar için proje yönetim sistemlerinin geliştirilmesi birkaç aşamadan geçmiştir. PC gücünün artması ile sistemlerin fonksiyonelliği gelişmiş, kabiliyetleri artmıştır.Sistemler arası veri alış verişi standartlarının getirilmesi, ağ ve Web teknolojilerinin yaygınlaşması ile yeni fırsatlar ortaya çıkmıştır. Daha fazla gelişme proje yönetim süreçleri için destek sistemleri ve bunların daha verimli kullanımı. Projelerin kendileri giderek daha karmaşık hale geliyor ve bu da proje yönetimi için bilgi teknolojilerinin geliştirilmesine ek gereksinimler getiriyor.

Günümüzde bilişim teknolojilerinin kullanımı proje yönetimi, Şekil 2'de gösterildiği gibi temsil edilebilir. 12.2.

Şekil 12.2 - Proje yönetiminin otomasyonu

kişisel bilgisayar sistemleri, proje yönetimi yazılımı ile donatılmış, aşağıdaki işlevleri sağlamalıdır:

çok projeli bir ortamda çalışmak;

işin performansı için bir takvim-ağ takviminin geliştirilmesi;

dağıtım optimizasyonu ve sınırlı kaynaklar için muhasebe;

bir "eğer" analizi yapmak;

otomatik rapor oluşturmanın zamanlaması, kaynakları ve maliyetleri hakkında gerçek bilgilerin toplanması ve muhasebeleştirilmesi;

sözleşme yükümlülüklerinin planlanması ve kontrolü;

devam eden ve tamamlanan projeler vb. hakkında bilgilerin merkezi olarak depolanması.

Dağıtılmış Entegre Sistemler Kullanılan ana araçlar şunlardır:

mimari "istemci- sunucu".İş istasyonlarının ("istemciler") ve bir veya daha fazla merkezi PC'nin ("sunucular"), her bilgisayarın işlem gücünü kullanarak uygulamaların yürütülmesini dağıtmasına izin verir. Çoğu istemci-sunucu sistemi, veritabanlarını (DB) ve veri tabanı yönetim sistemlerini (DBMS) kullanır. Başarılı bir proje yönetimi için, projenin planlanması ve yürütülmesi sırasında elde edilen verilerin tüm proje katılımcılarının her zaman erişilebilir olması gerekir;

telekomünikasyon sistemleri(dijital verilerin fiber optik kablolar, yerel alan ağları vb. aracılığıyla iletilmesi);

taşınabilir bilgisayarlar;

ekip çalışması destek yazılımı, izin vermek:

e-posta alışverişi;

belge akışı;

grup aktivite planlaması;

uzak ekip üyelerinin destek ve tartışmalar yoluyla etkileşimli tartışmalara katılımı;

Katılımcıların tek bir büyük ekrana bağlı bilgisayarları kullanarak fikirlerini ifade etmelerini sağlayan beyin fırtınası oturumu.

İnternet/İntranet işletmeleri ve projeleri bir araya getiren teknolojilerdir. Organizasyonu için önemli fonlar gerektirmeden proje bilgilerine erişim sağlarlar. İnternete bir site projesi yerleştirmek, dünyanın farklı yerlerinde bulundukları durumlarda katılımcıları durumu hakkında bilgilendirmenin en uygun ve muhtemelen tek yoludur.

Oluşturulan web sayfaları, daha sonra sağlayıcının sunucusunda barındırılan ve böylece dünyanın her yerinden uzak kullanıcılar tarafından erişilen bir web sitesi oluşturur. Web sayfaları şeklinde proje yönetimi ile ilgili olarak, takvim-ağ programları, raporlar (grafik ve tablo), toplantı tutanakları ve proje ile ilgili diğer belgeler yayınlanabilir.

intranetİnternet ile aynı unsurlara dayalıdır. Aralarındaki temel fark, Intranet kullanıcılarının, kural olarak belirli bir şirketin, organizasyonun, işletmenin çalışanları olan sınırlı bir kişi çevresi olması gerçeğinde yatmaktadır.

Video konferans yerel ağlar ve İnternet üzerinden ses, video bilgilerini iletmenize izin verir. Sesli konferanslar ayrıca İnternet'te bilgisayar telefonu için kullanılır.

Proje iletişim yönetimi planı, projeniz hakkında kimin, nasıl, ne zaman ve hangi bilgilerin öğrenileceğini düzenleyen çok gerekli bir kağıt parçasıdır.

Bu plana her yerde ve her zaman ihtiyaç duyulmadığını anlamak önemlidir. Benim açımdan, 15 ve üzeri katılımcı sayısı ile tam teşekküllü bir iletişim planı yapmak mantıklı. Daha az katılımcı varsa, tüm iletişimleri akılda tutmak hala mümkündür, daha fazla varsa, bir şeyleri kaçırma riski yüksektir.

İletişim planına yansıtılması gerekenler:

1. Tüm proje katılımcılarının (hem proje üzerinde doğrudan çalışanlar hem de projeyi bir şekilde etkileyebilecek olanlar) isim, pozisyon, rol ve iletişim bilgilerini belirten bir listesi. Projede 80'den fazla kişi olduğunda, tüm telefonların ve e-postaların tek bir yerde olması paha biçilemez. Tüm katılımcıları etki, projenizi çok iyi veya çok kötü yapma yeteneği, ilgi, etkileşim stratejileri vb. (bunu daha sonra konuşacağız), ancak hiçbir durumda bu iletişim planına dahil edilmemelidir.
2. İletişimin temel ilkeleri. Eğer itaatin gözetilmesi sizin için bir değerse ve bu bir projede önemliyse, o zaman plan onu yazmak için doğru yerdir. İletişimin temel ilkeleri, ekibin uyum sağlamak için uyması gereken normları ve davranış kurallarını içerir. etkili çalışma projeye göre. Örneğin, toplantılar tam olarak belirtilen zamanda başlar (veya tersine, tüm katılımcılar toplanıncaya kadar başlamaz). Veya “toplantılarda telefonda konuşmayız.” Buraya yalnızca uygulayabileceğiniz öğeleri ekleyin. Örneğin, "toplantılarda telefon yok" kuralı koymak ve sponsorunuz (veya karınız) aradığında akıllı telefonunuzu alıp herkese açıklama yapmak çok kötü bir fikirdir. büyük gözler"Eh, bu bir sponsor!"
3. Kullanılan iletişim yöntemleri. Burada hangi paydaş gruplarının hangi iletişim kanallarını kullandığını listelemeniz ve aynı zamanda bunları gerçekten kullandığından emin olmanız gerekir. Örneğin, bir müşteri için bir "e-posta" yazmak çok kolaydır (ve ne var, bir tane var) ve altı ay sonra sekreterinin postalarını düzenlediğini ve sizin tek bir tanesini bile görmediğini öğrenin. edebiyat. Tipik bir küme, bir şirket ve cep telefonu numarası, Lync veya Skype gibi bir mesajlaşma sistemi, e-posta, video konferans sistemleri, kişisel toplantılar vb. AT son zamanlar planlar giderek daha fazla WhatsApp veya Viber gibi şeyleri içeriyor.
4. Bir grup veya ilgili kişiler listesi, sorumlu kişi, düzenlilik, iletişim yöntemi, iletişim içeriği, iletişim gereksinimleri dahil olmak üzere planlı iletişim listesi plakası. Örneğin:

Örnek, bir "itme" iletişim türünü listeler (pratik olarak bilgiyi aktarmaya "zorlar"), ancak aynı tabloda bir "çekme" iletişim türü belirtebilirsiniz (bilgi almaktan katılımcının kendisi sorumludur, örneğin haftada bir ve kurumsal portaldaki görev listesindeki güncellemeleri görün).

1'den fazla paydaşın dahil olduğu ve belirli planlara yansıtılmayan (örneğin zamanlama veya bütçe yönetim planı) bir proje üzerinde belge ve kararların üzerinde anlaşmaya varma süreci. Örneğin, yalnızca şartlar üzerinde karar vermeniz gerekiyorsa - "hızlı ve pahalı" veya "yavaş ve ucuz"u seçmeniz gerekiyorsa, Müşteri ile anlaşacağız (geri kalanını yalnızca bilgilendireceğiz), parayla ilgiliyse - yalnızca Sponsorla " - Şu ve bu katılımcılarla bir toplantı topluyoruz . Genellikle aynı şeyi bir öncekine çok benzeyen bir plaka şeklinde yapar.

1. İletme süreci. Nasıl, kime ve hangi durumlarda “şikayet ederiz”?
2. Planı izleme ve gözden geçirme süreci. Planımızın işe yarayıp yaramadığını ne sıklıkla ve nasıl değerlendireceğiz? Kim yapacak? Çalışmazsa ne yapacağız? İletişim planının kullanımı ve geri dönüşü nasıl kontrol edilir, başka zaman konuşuruz.

Bu, minimum bir puan kümesidir, ancak projenizdeki iletişimin ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak plan büyüyebilir ve desteklenebilir. 5 takımı kapsıyorsa Farklı ülkeler, insanlar sürekli iş gezilerine çıkıyor veya proje belgeleri üzerindeki ortak çalışmayı açıkça düzenlemeye ihtiyaç var - tüm bunlar da belgeye dahil edilmiştir. Burada, tüm bu nüansların zaten dikkate alındığı yapabilirsiniz.

Bazen iletişim planı, üzerinde anlaşmaya varmayı kolaylaştırmak için farklı paydaş grupları için birkaç "dövülür", benim açımdan bu, 50'den fazla proje katılımcısı için anlamlıdır. Buradaki ana kural, planın aşırı düzenleme derecesinin, yerine getirilmeme riskleriyle orantılı olması ve bir şekilde katılımcı sayısı ve projenin hacmi ile ilişkili olması gerektiğidir. Haftada kaç kez birlikte kahve içtiklerini düzenleyen 10 kişilik bir proje için yazılmış ve "proje yönetimi anlamsız kağıt parçalarıdır" diye bir görüş var.

Bir iletişim yönetim planı hazırlamanın paydaşların beklentilerini nasıl yöneteceğinizin bir tanımını içerdiğini, ancak bu, üzerinde anlaşacağınız planın kendisinde yer almadığını da unutmamak gerekir. Beklenti yönetimi - ayrı büyük konu, ayrı ayrı tartışacağız.

Her zaman olduğu gibi, işleri daha net hale getirmek için bir ev yenileme projesi için örnek bir iletişim planı aşağıdadır.

Proje yöneticisi olduğumu varsayıyoruz.

1. Katılımcı listesi ben, kocam, halen birlikte yaşadığımız ebeveynler, konut ofisi, ustabaşı, komşular.
2. İlkeler: Birbirimize saygı duyarız, yemin etmeyiz, randevulara zamanında gideriz. Lütfen “Biz yemin etmiyoruz” ifadesinin sadece proje ekibi için geçerli olduğunu, ustabaşına çalışma sırasında kimin ve nasıl küfür ettiğini, biz orada olmadığımızda umursamıyoruz.
3. İletişim yolları - ben, kocam, ustabaşı - cep telefonu, posta, kişisel toplantılar, ebeveynler - cep telefonu ve kişisel toplantılar, komşular - kişisel toplantılar (yürüyüş "bacaklar" onlara), ZhEK - sabit telefon ve e-posta.
4. iletişim listesi:

"Yatırım Yönetimi" kitabından A.V. Polkovnikov "Proje İletişimi" bölümünden bir alıntı / Ed. ed. V.V. Şeremet. - M.: Yüksek Lisans, 1998.

İletişim yönetimi süreçleri.

iletişim yönetimi proje katılımcıları arasındaki iletişim sistemine (etkileşimlere), proje hedeflerine ulaşılmasını sağlamaya yönelik yönetim ve raporlama bilgilerinin aktarılmasına destek sağlar. Her proje katılımcısı, proje çerçevesinde kendi amaçlarına uygun olarak etkileşime hazır olmalıdır. fonksiyonel sorumluluklar. Bilgi bağlantısı yönetimi işlevi aşağıdaki süreçleri içerir:

Bilgilerin toplanması ve dağıtılması- proje katılımcılarına gerekli bilgilerin düzenli olarak toplanması ve zamanında teslimi süreçleri.

İlerlemeyi değerlendirin ve görüntüleyin- proje çalışmasının durumunun fiili sonuçlarının işlenmesi, planlanan ve trend analizi ile korelasyon, tahmin.

İşin ilerlemesini belgelemek- resmi proje belgelerinin toplanması, işlenmesi ve depolanmasının organizasyonu.

İletişim sistemi planlaması.

İhtiyaçları incelemek ve iletişim sisteminin yapısını tanımlamak için genellikle aşağıdaki bilgiler gereklidir:

Proje katılımcılarının bilgi ihtiyaçları.

Proje katılımcılarının dağılımının fiziksel yapısı.

Projenin dış bilgi ihtiyaçları.

Proje katılımcıları arasında bilgi dağıtmak için kullanılan teknolojiler veya yöntemler, projenin parametrelerine ve kontrol sisteminin gereksinimlerine bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir. Etkileşim teknolojilerinin seçimi şu şekilde belirlenir:

Teknolojinin mevcudiyeti.

Personelin niteliği ve hazırlığı.

İletişim Yönetim Planı içerir:

Bilgi tüketicilerini ve dağıtım yöntemlerini tanımlayan bir bilgi dağıtım planı.

Biçim, içerik, ayrıntı düzeyi ve kullanılan tanımlar dahil, alınacak veya iletilecek her belgenin ayrıntılı açıklaması.

Etkileşimlerin zamanlaması ve sıklığı.

İletişim planında değişiklik yapma yöntemi.

Projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak, iletişim planı az çok resmileştirilebilir, detaylandırılabilir veya yalnızca Genel görünüm. İletişim planı, proje planının ayrılmaz bir parçasıdır.

İlerlemeyi değerlendirin ve görüntüleyin.

Elde edilen sonuçlar ve fiili maliyetler hakkında veri toplama ve işleme süreçleri ve işin durumuna ilişkin bilgilerin raporlarda gösterilmesi, iş koordinasyonu, operasyonel planlama ve yönetim için temel sağlar.

Bölüm 19'da tartışılan çizelgeleme ve çizelgeleme yöntemlerinin çoğu bilgisayar kullanımını içerir. Proje uygulama sürecinde yöneticiler, bir bilgisayar kullanılarak toplanabilen ve düzenlenebilen önemli miktarda veriyle uğraşmak zorundadır. Ayrıca birçok analitik araç, örneğin kritik yol yöntemini kullanarak bir çizelgenin hesaplanması, kaynak ve maliyet analizi, otomatik olmayan hesaplama için oldukça karmaşık algoritmalar anlamına gelir.

Şu anda piyasada, çalışma programını planlama ve izleme işlevlerini otomatikleştiren önemli sayıda yazılım paketi sunulmaktadır. Bu paketler, ağ planlama ve kritik yol analizi yöntemlerine dayanmaktadır. Ayrıca proje maliyetlerini planlamak ve kontrol etmek için özel paketler bulunmaktadır. paketler zamanlama yaratmanın temelidir bilgi sistemi proje Yönetimi. Bu yazılımın yanı sıra proje bilgi sistemi içindeki paketleri seçme ve kullanma görevleri Bölüm 20.5'te daha ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.

Bilgilerin toplanması ve dağıtılması.

Proje çerçevesinde, çeşitli iletişim türlerine ihtiyaç vardır:

Resmi(raporlar, talepler, toplantılar) ve gayri resmi(hatırlatmalar, tartışmalar);

Yazılı ve Oral ;

dikey ve yatay .

Toplama ve dağıtım sistemleri bilgi, çeşitli iletişim türlerinin ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Bu amaçlar için, otomatik ve otomatik olmayan bilgi toplama, işleme ve aktarma yöntemleri kullanılabilir.

Manuel yöntemler, verilerin kağıt üzerinde toplanması ve iletilmesi, toplantılar düzenlenmesini içerir.

Otomatik yöntemler kullanımı içerir bilgisayar Teknolojisi ve etkileşimin verimliliğini artırmak için modern iletişim araçları.

Bilgisayar iletişim destek araçları, grup çalışması yazılımı - grup yazılımı (grup yazılımı) ve elektronik belge yönetimi kullanımına dayanmaktadır. AT son yıllar Bu bilgi teknolojisi alanı, iletişimin verimliliğindeki artışla ilişkili olarak hızla gelişmektedir. Grup çalışma araçları hakkında daha fazla ayrıntı Bölüm 20.6'da tartışılmaktadır.

İşin ilerlemesini belgelemek.

İşin ilerlemesinin ana ara sonuçları resmi olarak belgelenmelidir.

İlerleme sonuçlarının belgelenmesi şunları içerir:

Proje sonuçlarının başarı derecesi ve yapılan çalışmanın etkinliği hakkında analiz ve sonuçlar;

Sonuçları ileride kullanmak üzere arşivleme.

Elektronik arşivlerin bakımına yönelik bilgisayar sistemleri, metin ve grafik belgelerin saklanması ve indekslenmesi süreçlerini otomatikleştirmeyi mümkün kılar ve arşiv bilgilerine erişimi büyük ölçüde kolaylaştırır.

İletişim yönetimi ve bilgi teknolojisi.

Bu nedenle, proje içindeki iletişim süreçlerinin çoğu, bilgisayar ve iletişim kullanımını içerir. Ayrıca, ortaya çıktığı andan günümüze kadar proje yönetim yöntemlerinin gelişimi ve bunların pratik kullanım büyük ölçüde bilgi teknolojisinin gelişimi tarafından belirlenir.

Proje yönetimi yöntemlerinin temelini oluşturan matematiksel modellerin oluşturulması ve hesaplanması ancak bilgisayarların ortaya çıkmasıyla mümkün oldu. "Ağ planlama" metodolojisinin bir parçasını oluşturan iyi bilinen kritik yol yöntemi, inşaat işlerini planlamak için Univac bilgisayarının kullanımının verimliliğini artırmayı amaçlayan araştırmaların bir sonucu olarak 1956'da geliştirilmiştir.

Ana bilgisayarların, pahalı özel proje yönetim yazılımlarının ve onu kullanmayı bilen pahalı uzmanların egemen olduğu bir çağ yazılım 1980'lerin ortalarına kadar devam etti. Otomatik proje yönetim sistemlerinin kullanımı, bütçesi uygun sistemlerin kurulumu ve uzmanların katılımı için 500.000 ila 1.000.000 ABD Doları arasında ödemeye izin veren kuruluşlar ve projelerle sınırlıydı.

Kişisel bilgisayarların gelişmesi, güçlerinin artması ve maliyetlerinin düşmesi ve ayrıca ucuz zamanlama paketlerinin ortaya çıkmasıyla birlikte, proje yönetimi prosedürlerinin otomasyonu daha geniş bir organizasyon yelpazesi için kullanılabilir hale geldi.

Kişisel bilgisayarlar için proje yönetim sistemlerinin geliştirilmesi de birkaç aşamadan geçti. PC'nin gücünün artmasıyla birlikte sistemlerin işlevselliği gelişti, yetenekleri arttı. Windows'un gelişiyle, sistemler arasında veri alışverişi için standartların getirilmesi, ağ teknolojilerinin yayılması, proje yönetimi süreçleri için destek sistemlerinin daha da geliştirilmesi ve daha verimli kullanılması için yeni fırsatlar açıldı.

Dağıtılmış bir entegre proje yönetim sistemi (veya bir dizi proje) kavramının uygulanması, ilgili bilgilerin gerçek zamanlı olarak toplanması ve yayılması sayesinde mümkün olmuştur. modern teknolojiler, proje katılımcıları arasında yerel ve küresel ağlar. Teorik olarak, bugün proje yöneticileri ofisten ayrılmadan ve tek bir telefon görüşmesi yapmadan ayrıntılı proje raporları alabilir ve atamaları yayınlayabilir. Böylece, geleneksel sistemler proje yönetimi için projeleri modelleme sistemlerinden yönetim süreçlerini gerçekten destekleyen sistemlere dönüşme şansına sahiptir.

Projede iletişimin rolü. İletişim Yönetimi Planlaması

iletişim- bunlar, proje bilgilerinin zamanında ve uygun şekilde oluşturulması, toplanması, dağıtılması, depolanması ve nihai yerleşiminin sağlanması ile ilgili süreçlerdir. Projeler, genellikle birbirinden oldukça uzakta bulunan farklı işlevleri yerine getiren kişiler tarafından yürütüldüğünden, bilgi alışverişi ve eylemlerin koordinasyonu konuları çok önemlidir. İletişim sürecinde hedefler üzerinde anlaşmaya varılır, insanların eylemleri koordine edilir, problemler belirlenir ve çözülür ve proje katılımcılarının beklentileri düzenlenir. E. Verzuh'a göre, işin içeriğinin formüle edilmesiyle başlayan ve risk yönetimi ve ayrıntılı planlama ile biten proje yönetimi yöntemlerinin her biri esasen bir veya başka bir iletişim yöntemidir.

Şematik olarak, iletişim süreci Şekil 2'de gösterilen model ile temsil edilebilir. 10.1.

Pirinç. 10.1. iletişim modeli

İletişim Yönetim Planı açıklayan bir belgedir:

- proje için iletişimden gelen gereksinimler ve beklentiler;

- bilgilerin nasıl ve hangi biçimde değiş tokuş edileceği;

– iletişimin ne zaman ve nerede gerçekleşeceği;

– her bir iletişim türünü sağlamaktan kimin sorumlu olduğu.

İletişim gereksinimleri, proje katılımcılarının bilgi için genel (toplam) ihtiyaçları olarak anlaşılır. Üyeler proje takımı Bu tür gereksinimlerin dört ana türü vardır.

İlk olarak, hakkında bilgi ihtiyacı var sorumluluk dağılımı. Her ekip üyesinin projenin hangi bölümünden sorumlu olduğunu, yetki ve sorumluluklarının neler olduğunu tam olarak bilmesi gerekir. Bu tür bilgilerin temeli, projenin organizasyon yapısıdır.

İkincisi, bir ihtiyaç var koordinasyon içinde. Ekip üyeleri, projenin çalışmalarını yürütmek için birbirlerine bağımlıdır. Koordinasyon bilgileri, proje ekibi üyelerinin ortak çalışmasının yüksek verimliliğini sağlar. Projede herhangi bir değişiklik yapılmasına ilişkin bilgiler, koordinasyon bilgisi kategorisine girer.

Üçüncü olarak, hakkında bilgi projenin seyri, kaydedilen ilerleme. Ekip üyeleri, sorunları zamanında tespit etmelerine ve bunları çözmek için önlemler almalarına olanak tanıyan projenin mevcut durumu hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Bu tür bilgiler, belirli bir zamanda harcanan fonlar, takvim planı ve proje takvimine uygunluk hakkında raporları içerir. Risklerin mevcut durumu ve ortaya çıkan sorunlar hakkında bilgi de önemlidir.

Dördüncüsü, ekip üyelerinin aşağıdakiler hakkında bilgiye ihtiyacı var: kararlar. Yönetim, proje sponsorları ve müşteriler tarafından alınan kararların, bu kararların projenin kendisini mi yoksa ekonomik çevresini mi etkileyeceğini bilmeleri gerekir. Bu tür bilgilere örnek olarak proje başlatma belgesi, işin kapsamı, çalışma programı, proje bütçesi verilebilir.

Doğal olarak, iletişimdeki insanların ihtiyaçları, listelenen dört noktanın ötesine geçer. Ancak proje iletişim yönetimi, yalnızca projenin başarısı için "gerekli ve yeterli" olanı dikkate almalıdır. Fazla bilgi ve eksikliği, projenin uygulanmasını olumsuz etkiler.

İletişim gereksinimlerini sağlamanın temeli, projenin organizasyon yapısıdır. İletişim gereksinimlerini belirlemek ve iletişimi yönetmek için de önemlidir aşağıdaki yönler proje:

Projede yer alan bölümler ve uzmanlıklar;

Projeye dahil olan kişilerin sayısı ve yerlerinin lojistiği;

Katılımcıların iç ve dış bilgi ihtiyaçları.

İletişim planlama süreci, proje katılımcılarının ihtiyaç duyduğu bilgi ve etkileşimleri belirler. Örneğin, hangi kişilerin hangi bilgilere, ne zaman ihtiyaç duydukları, bu bilgileri onlara kim ve nasıl sağlaması gerektiği gibi. Proje bilgilerinin iletilmesi ihtiyacı tüm projelerde mevcut olmasına rağmen, bilgi ihtiyaçları ve onu yaymanın yöntemleri büyük ölçüde değişebilir. Proje başarısının sağlanmasında önemli bir faktör, proje katılımcılarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bu ihtiyaçların karşılanması için uygun araçların belirlenmesidir.

Çoğu projede, iletişim planlamasının büyük kısmı projenin ilk aşamalarında yapılır. Ancak, bu planlama sürecinin sonuçları proje boyunca düzenli olarak gözden geçirilir ve güncel tutmak için gerektiğinde değiştirilir.

İletişim yönetimi planı, proje yönetim planının ayrılmaz bir parçasıdır veya ona bir yardımcı plan olarak dahil edilmiştir. İletişim yönetimi planı şunları içerir:

– proje katılımcıları adına iletişim gereksinimleri;

- hakkında bilgi iletilen bilgi biçim, içerik ve ayrıntı düzeyi dahil;

- bilgi aktarımından sorumlu çalışanın adı;

- çalışanın veya grubun adı - bu bilgilerin alıcıları;

– bilgileri iletmek için kullanılan yöntemler veya teknolojiler (örneğin, notlar, e-posta ve/veya basın bültenleri);

– iletişim sıklığı (örneğin haftalık);

- personel tarafından çözülemeyen sorunların daha yüksek seviyelere (zincir) aktarılması için zamanlamayı ve prosedürü belirleyen, örneklere göre aktarma planı. en düşük seviye;

- proje ilerledikçe ve geliştikçe iletişim yönetim planını güncellemek ve geliştirmek için bir yöntem;

- Ortak terminoloji sözlüğü.

İletişim yönetimi planı ayrıca durum toplantıları, proje ekibi toplantıları, e-toplantılar ve postalar için yönergeler içerebilir. E-posta. Görev yönetim planı, projenin ihtiyaçlarına bağlı olarak resmi veya gayri resmi, ayrıntılı veya özetlenebilir.

İletişim yönetimi planı, aşağıdakilerin bir parçasıdır: Genel Plan proje yönetimi veya buna ek bir plan olarak dahil edilmiştir. Bu planın kesit şablonu Tablo'da verilmiştir. 10.1.

Tablo 10.1

Bir iletişim yönetim planının bölümleri

İyi çalışmalarınızı bilgi tabanına gönderin basittir. Aşağıdaki formu kullanın

Öğrenciler, yüksek lisans öğrencileri, bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan genç bilim adamları size çok minnettar olacaktır.

Benzer Belgeler

Plana uygun olarak proje paydaşlarına gerekli bilgilerin sağlanması. İletişim yöntemi. Elektronik proje yönetimi araçları. PMBoK standardına göre bilgi dağıtımı. Performans raporları, varlık güncellemeleri.

özet, 25.02.2013 eklendi


ders çalışması, 11/11/2014 eklendi


Proje zaman planlamasının temel özellikleri ile tanışma. Genel özellikleri Gantt çizelgeleri. Planlama zamanı için en önemli araç olarak ağ diyagramlarının oluşturulması ve projenin kritik yolunun değerlendirilmesi. Kritik yol yönteminin analizi.

sunum, eklendi 08/07/2013


Kurumsal etkinliği sağlamak için bilgi iletme ve aktarma süreci olarak iletişim. Dış ve iç iletişimin yönetimi. İletişim etkinliğinin yönleri. JSC iletişiminin analizi " Petrol şirketi Lukoil.

dönem ödevi, eklendi 03/26/2011


teorik yönler proje ekibinin çalışmalarını organize etmek. Emek motivasyonu, çatışmalar, görevlerin yerine getirilmesi, kontrol, sorumluluk, iletişim, liderlik ile ilgili sorunların başkanı tarafından çözülmesi. Proje ekibinin çalışmalarını yönetmek.

özet, eklendi 01/23/2016


Modern proje yönetimi: kavram, özellikler, sınıflandırma, yapı. Çevre Projeyi etkileyen bir dizi faktör olarak. Bölümlerin etkileşimi için organizasyon sistemleri. Petrol ve gaz kompleksi projesine katılanların analizi.

dönem ödevi, eklendi 01/26/2014


Gelişim organizasyon projesiüretim maliyetlerini %5 azaltarak ve süreçleri otomatikleştirerek belirli mal kategorilerinin fiyatlarını %10 düşürmek. İş için finansman kaynakları. Tasarlanan sistem için gereksinimler, kabulü.

deneme, 05/05/2015 eklendi


Organizasyon ve çevresi arasındaki, seviyeler ve departmanlar arasındaki iletişim. Resmi ve gayri resmi, kişiler arası iletişim; iletişim ağları. İşletmedeki bilgi türleri, donanım yönetimi, iç bilgi sisteminin analizi.

dönem ödevi, eklendi 12/03/2009