Planirajte zahtjeve kvaliteta. Jednostavan sistem planiranja za one koji su umorni od upravljanja vremenom, ciljeva i liste obaveza

20.09.2019

Izvor: Kompanija Bizmanualz. Ovo je kompanija sa sjedištem u St. Louisu, Missouri, SAD. Organizacija je član Američka organizacija(American Society for Quality, - ur.), koji ima za cilj promociju modernog u svijetu.

Planiranje kvaliteta je izrada plana po kojem ćete „ispravno“, u vašem razumijevanju, proizvoditi proizvode (pružati usluge). Zamislite kvalitetne planove kao način planiranja odličnog proizvoda (ili odlične usluge) koji će impresionirati vašeg kupca. Ah, odlična narudžba od odličnog klijenta...

Planiranje kvaliteta: sve vaše najbolje prakse za izradu kvalitetnog proizvoda

U planu kvaliteta prikupljate svoje najbolje prakse u proizvodnji proizvoda. Savršenstvo nije rezultat slučajnosti. Veliki kvalitet se ne dešava bez planiranja. Izrada plana zahtijeva pažljivo promišljanje, planiranje i promišljeno izvršenje. Svaki detalj je važan dok idete ka izvrsnosti. Ako sve ovo zamislite u sebi, onda morate težiti tom virtuelnom idealu "" i približiti mu se što je moguće bliže.

Formiranje proizvodnog iskustva

Kada govorimo o „promišljenom pristupu“, mislimo na ovo: treba razmišljati o svemu, a ne samo o jednoj stvari. Svi zahtjevi za proizvodima, zahtjevi za resursima, proizvodni koraci moraju se razmotriti i odmjeriti u odnosu na sve rizike koji mogu nastati. Također se morate malo povući i odgovoriti na pitanje: da li je vaše iskustvo podređeno pokušaju da u potpunosti zadovoljite svog potrošača.

Planiranje na osnovu iskustva u proizvodnji

Planiranje znači, u suštini, stvaranje kontrolnog mehanizma koji garantuje puštanje odličnih proizvoda. , od pripreme procedura, uputstava za rad, obrazaca i metrike, mjerne opreme, od "komandnih ploča" - ovaj divni mehanizam se sastoji od svega. Mjere koje smo upravo naveli formiraju detaljan tok informacija koji svakodnevnom menadžmentu pruža informacije koje se mogu koristiti za razumnu procjenu da li se kompanija kreće ka izvrsnosti na koju ste ciljali.

Ostvarivanje iskustva kroz kontrolu rada

Neophodno je razvijati disciplinu za dosljedno praćenje kontrola kako bi se . Ovo je neophodno ako želite da organizacija radi u skladu sa upravljačkim mehanizmima koje ste razvili da biste zadovoljili svoje klijente. Za većinu ljudi to je najteži aspekt u odnosu na kvalitetne planove. Jeste li uzeli u obzir sve što može poći po zlu u planu. Vjerovatno ne. Za odgovor na ovo pitanje imate interne revizije, korektivne radnje, analizu uzroka. Sve da nas učini dinamičnim i mobilnim kao i sam moderni svijet.

Procedure i politike planiranja

Mislim da se niko neće sporiti s činjenicom da da biste proizveli odličan proizvod, prvo morate odrediti slijed proizvodnih koraka ili redoslijed pružanja usluge, ako govorimo o odličnoj usluzi. Procesni dijagrami se obično koriste za predstavljanje svih potrebnih koraka u grafičkom obliku. Odobrenje narudžbe u odjelu prodaje, nabavka sirovina, pribavljanje resursa za proizvodnju, svaki pojedinačni proizvodni postupak: piljenje, lemljenje, montaža, farbanje, kontrola inspekcije, isporuka - sve se to može izdvojiti kao zasebne faze. Mapa procesa profita koju smo ovdje priložili kao primjer sadrži pet jednostavnih koraka za dobavljača. Menadžeri prodaje prihvataju narudžbu, roba se obrađuje u skladištu i šalje potrošaču, računovodstvo priprema račune za plaćanje, prati prenos novca u banku. Ovdje se ciklus završava.

Nakon što je svaki korak definiran, sada možemo analizirati zahtjeve, odlučiti šta bi moglo poći po zlu u procesu. Tada možete početi graditi te kontrole i sigurnosne mreže kako biste bili sigurni da vaši zaposlenici rade sve kako treba. Tek tada je vrijeme da se počne pripremati politike i procedure.

Primjeri uobičajenih grešaka

Prodajni tim može na kraju prihvatiti ugovor i pokrenuti ga prekasno, pogrešno započeti ciklus, propustiti da precizira zahtjeve proizvoda, ne ispuni ciljeve prodaje ili unakrsne prodaje.
Skladište može dobiti pogrešne dijelove, oštećenu robu, samo dio dijelova po ugovoru, dio možda neće stići na vrijeme.
Špediteri mogu pogrešno zapakirati artikl, oštetiti ga u transportu, pogrešno klasificirati artikl i tako ga poslati kupcu na pogrešan način.
Računovodstvo može poslati uplate na pogrešan račun.
Finansijski menadžer možda neće izvršiti uplatu na vrijeme.

Dodajte ovome da uvijek postoji prostor za prevaru, rasipanje, krađu i druge oblike troškova koje također treba uzeti u obzir.

Pisanje politika i procedura

Nakon prvih koraka u strukturiranju i dizajniranju radnog iskustva, mnogo je lakše odraziti u procedurama i politikama kako će se iskustvo primijeniti i kako će pomoći u ispunjavanju potreba kupaca. Predlošci procedura također pojednostavljuju zadatak, budući da je većina procesa vrlo slična uopšteno govoreći, iako sadrže kardinalne razlike u detaljima.

Korištenje politika i procedura

Za većinu ljudi, primjena politika i procedura je težak dio posla. Da bi se vaši mehanizmi upravljanja, procedure i prakse materijalizirali pravi posao kompanijama, morate imati ovlasti da nadzirete da li se zaposleni pridržavaju svega što je potrebno. Poseban softvera Pomaže da se sa sigurnošću zna da ljudi koriste ažurirane verzije dokumenata i da se istinski pridržavaju procedura u radu.

U ISO 8402 kvalitetno planiranje definisano kao aktivnosti koje uspostavljaju ciljeve i zahtjeve kvaliteta i primjenjuju elemente sistema kvaliteta. U bilješci se dalje navodi da planiranje kvaliteta obuhvata:

 planiranje kvaliteta proizvoda (uključujući uspostavljanje zahtjeva kvaliteta i procjenu kvaliteta);

 planiranje aktivnosti upravljanja (uključujući pripremu sistema kvaliteta);

 priprema programa kvaliteta i izrada odredbi za unapređenje kvaliteta.

Kvalitetno planiranje - Ovo aktivnosti koje se sprovode na osnovu politike kvaliteta, zahtjeva kupaca i prodajnog tržišta, te utvrđuju ciljeve i zahtjeve za kvalitetom izradom planova poboljšanja kvaliteta proizvoda, unapređenja nivoa tehnologije i mjeriteljstva, planova osposobljavanja i usavršavanja kadrova. sistem kvaliteta uz uspostavljanje kvantitativnih kriterijuma za naknadnu evaluaciju realizacije planova.

Planiranje se može izvršiti na dva nivoa:

1. nivo- strateško planiranje, koje ocrtava glavne oblasti rada u oblasti kvaliteta za budućnost. Strategija kvaliteta je deo ukupne strategije preduzeća i može se postaviti zajedno sa politikom kvaliteta.

2. nivo- tekuće planiranje kvaliteta, uključujući, po pravilu, planove za narednu godinu:

 plan za postepeno izbacivanje zastarjelih proizvoda;

 plan modernizacije proizvedenih proizvoda uz povećanje njihovog kvaliteta;

 plan razvoja i savladavanja novih proizvoda

 plan naučnog istraživanja.

Planove 2. nivoa izrađuju istraživački i projektantski odjeli. Plan uvođenja naprednih tehnologija (plan tehničke preopreme) i plan provjere ispravnosti opreme – tehnološko odjeljenje; plan implementacije informacionih tehnologija - računarski centar. Plan internih provera sistema kvaliteta, plan sertifikacije proizvoda i sistema kvaliteta, planove kontrole kvaliteta proizvoda od strane kupaca, plan standardizacije, planove za unapređenje metrološke podrške proizvodnje izrađuje služba kvaliteta.

Generalno, funkcija planiranja treba da odgovori na tri pitanja:

 gdje smo sada;

 Gdje želimo ići?

 Kako ćemo to uraditi.

Prije odobrenja, povezane planove treba zajedno pregledati kako bi se povezali vremenski i kvantitativni pokazatelji planiranih aktivnosti.

Radi praktičnosti praćenja implementacije planova i njihovog predstavljanja kupcima i revizorima, svi gore navedeni planovi mogu se kombinovati i izdati u obliku godišnjeg naloga za preduzeće. U uvodnom dijelu naredbe sumirani su rezultati rada na kvaliteti u protekloj godini i postavljeni zadaci za narednu godinu.

4.4. Organizacija rada na kvalitetu

Za organizaciju bilo kakvog posla potrebno je formirati strukturu, odrediti za svaku jedinicu i konkretnog izvršioca poslova, obezbijediti metodološku dokumentaciju za njihovu realizaciju i obezbijediti potrebne veze između jedinica za nesmetano funkcionisanje cijele strukture. Stoga, pod organizacija radi razumećemo izgradnja strukture (statika) i osiguranje njenog funkcionisanja (dinamika) obavljanjem upravljačkih funkcija. Po analogiji sa ljudskim tijelom: struktura je anatomija, a njeno funkcioniranje je ljudska fiziologija.

Prilikom organizovanja kvalitetnog rada (stvaranja sistema kvaliteta) koriste se isti principi kao u nauci menadžmenta. Istovremeno, sprovodi se „horizontalna“ podela rada prema specijalizaciji, kada se pododeljcima poverava kvalitetno obavljanje svojih funkcija, a „vertikalna“ podela rada je delegiranje ovlasti i odgovornosti rukovodioci na različitim nivoima da upravljaju radom pododjeljenja za obavljanje svojih funkcija.

Organizacija rada na kvaliteti uključuje sljedeće glavne faze.

Razvoj sistema kvaliteta, tj. utvrđivanje struktura uključenih u sistem kvaliteta, njihovih funkcija i metoda rada. Istovremeno, za kreiranje sistema kvaliteta koji zadovoljava trenutni nivo koriste se preporuke međunarodnih standarda JSO 9000, elementi upravljanja ukupnim kvalitetom i iskustva pojedinih industrija i pojedinačnih preduzeća.

Stage implementacija sistema kvaliteta, tokom kojeg se vrše interne provjere sistema i po pravilu se sistem finalizira na osnovu rezultata provjera.

Planirane interne provjere sistema provode se kako bi se održalo njegovo efikasno funkcionisanje i poboljšalo u promjenjivim uvjetima.

Završni korak se može uzeti u obzir sertifikacija sistema kvaliteta za usklađenost sa standardima ISO 9000. Dobijanje sertifikata od renomiranog nezavisnog tela značajno jača poziciju kompanije na prodajnim tržištima, jer kupcima daje dodatno poverenje u sposobnost kompanije da implementacijom sistema dosledno obezbedi potreban nivo kvaliteta. Nakon sertifikacije sistema kvaliteta, po pravilu, u roku od 3 godine (sa učestalošću od šest mjeseci ili godinu dana), certifikacijsko tijelo će izvršiti inspekciju funkcionisanja sistema kvaliteta radi potvrđivanja izdatog certifikata.

Prilikom organizovanja kvalitetnog rada važno je obratiti pažnju na to u svim fazama proizvodni proces obezbeđeni su svi neophodni resursi za efikasno funkcionisanje sistema kvaliteta:

 visokokvalitetni materijali, savremena oprema;

 alati i sredstva mjerenja;

 obučeno i motivisano osoblje;

 neophodna metodička dokumentacija.

Stvaranje i sertifikacija sistema kvaliteta, obezbeđivanje efikasnog funkcionisanja sistema i njegovo dalje unapređenje glavni su sadržaj organizacije rada na upravljanju kvalitetom u preduzeću.

Jedna od važnih komponenti uspjeha kompanije je kvalitetno planiranje i predviđanje prodaje. Ispravno izračunata prognoza omogućava efikasnije poslovanje, a prije svega kontrolu i optimizaciju troškova. Osim toga, ako mi pričamoŠto se tiče proizvoda, to vam omogućava da kreirate optimalne (a ne precijenjene ili potcijenjene) zalihe proizvoda u skladištu. Stoga, ako ste otvorili vlastiti posao, a još niste radili na prognozama prodaje, vrijeme je da to učinite. Da biste to učinili, možete pozvati kvalificirane stručnjake koji već imaju iskustvo u kvalitetnom i preciznom planiranju. Ako želiš da prođeš na svoju ruku, ovaj članak će vam pomoći da napravite efikasne kalkulacije predviđanja prodaje. A to će vam, zauzvrat, pružiti brojne pogodnosti kao vlasniku preduzeća.

Za početak, napominjemo da prognoze mogu biti dugoročne (za 1, 3, 5 ili više godina), kratkoročne i srednjoročne (sedmica, mjesec, kvartal). Prognoze za duže periode su obično manje tačne (iako ne uvijek). To je razumljivo, jer više faktora može prilagoditi očekivane rezultate u jednom ili drugom smjeru tokom dužeg vremenskog perioda. Međutim, sasvim je realno napraviti tačne prognoze aktivnosti vaše kompanije za bilo koji vremenski period.

Tačna prognoza je prognoza koja ima odstupanje od stvarnog obima prodaje unutar 10% naviše ili naniže. Na primjer, predvidjeli ste da ćete u periodu od 3 mjeseca prodati proizvode u količini od 1000 komada. Na kraju perioda dobili ste rezultat od 900, odnosno 1100 komada. ili bilo koji broj u tom rasponu. Takva se prognoza može smatrati tačnom i kvalitetnom. Ako su odstupanja značajna (umjesto predviđene brojke od 1000 jedinica, rezultat je 500 jedinica), to ukazuje na netačnu, precijenjenu prognozu ili okolnosti više sile koje su dovele do naglog pada prodaje.

Kako napraviti tačnu prognozu? Ovaj rad se sastoji od nekoliko faza:

Zabilježite tačne rezultate aktivnosti za prethodne periode(na primjer, mjesečna prodaja vaših proizvoda za prošle godine). Ako je vaš proizvod nov i nema istoriju prodaje, morat ćete pričekati 2-3 mjeseca da dobijete informacije o prvim prodajama. Bez toga, pokušaji da se napravi tačna prognoza zasnovana samo na pretpostavkama biće uzaludni.

Izračunajte sezonske faktore. Napravite grafikon koji bi prikazao obim prodaje u određenom vremenskom periodu. Da biste to učinili, uzmite kao osnovu, na primjer, jedan od mjeseci i uporedite s obimom prodaje u narednim mjesecima. Napominjem da postoje robe i usluge, za kojima potražnja ima manje, ponekad suptilne sezonske fluktuacije. Međutim, u oblastima kao što su turističke usluge ili prodaja hrane, sezonske fluktuacije su veoma značajne. Jasno je da ako vaša kompanija prodaje turističke pakete do kuća za odmor na Krimu, a u martu ste prodali, recimo, 100 karata, onda planirajte prodaju nekoliko puta veću za jun. A za jul-avgust bi prognoza trebala biti još veća. U oblasti hrane, pitanje preciznog predviđanja prodaje je akutnije, jer proizvodi imaju rok trajanja tokom kojeg ih treba prodati. Stoga izračunajte koeficijente sezonalnosti za svaki planirani segment i zapišite ih.

Primjer: Bavite se poslom bezalkoholnih pića. Početkom maja trebalo bi da izračunate prognozu prodaje za jul. Imate podatke o prodaji za svaki mjesec prethodne godine, tačnije april (5.000 jedinica) i jul (12.000 jedinica) prošle godine, kao i april ove godine (7.000 jedinica). Da biste odredili faktor sezonskosti, potrebno je dobiti omjer prodaje u julu prošle godine prema broju prodaje u aprilu iste godine. Dobivenu cifru (sezonski faktor) treba pomnožiti sa podacima o broju prodaja za april ove godine. Kao rezultat, dobijamo prognozu prodaje za jul, ponderisanu faktorom sezone: 12.000/5.000 = 2.4 7.000 * 2, 4 = 16.800 jedinica - prognoza za jul. Ako ostali faktori koji utiču na prodaju ostanu nepromijenjeni, ova prognoza će biti prilično tačna.

Izračunajte cjenovnu elastičnost potražnje za vašim proizvodom. Vratite se na osnovni ekonomski kurs iz studentskih dana. Odredite kako se potražnja promijenila od promjene cijene vašeg proizvoda. Ako je potražnja za vašim proizvodom visoko elastična (odnosno, osjetno je pala kada su cijene porasle), pokušajte izbjeći značajno povećanje troškova proizvodnje za svoje potrošače u budućnosti, i nikada ne podižite cijene ranije od konkurencije.

Primjer: Podaci pokazuju da za povećanje cijene od 1% potražnja za vašim proizvodom pada za 2,5%. Planirate povećanje cijene za 10% u junu, što će dovesti do pada potražnje za 25%. Prošle godine u istom periodu cijena je ostala nepromijenjena. Aprilska prodaja iznosila je 400 jedinica, faktor sezone 3,0. Računamo prognozu za jul: 400*3*(100%-25%)=900 jedinica.

Uzmite u obzir rast kapaciteta(ili otvaranje novih prodavnica, prodajnih mesta proizvoda). Ako širite proizvodnju, izlazite na nova tržišta, svakako to uzmite u obzir u prognozi.

Primjer: ranije ste isporučivali proizvode samo u svom gradu. Od sljedećeg mjeseca započinjete saradnju sa posrednicima iz drugih gradova i otvarate dodatnih 5 prodajnih mjesta. Na ovog trenutka 10 prodajnih mjesta prodaje 2.000 komada proizvoda mjesečno. Tako će očekivana prodaja 15 prodajnih mjesta rezultirati sa oko 3.000 jedinica.

Izračunajte koeficijent uticaja vanjski faktori (prvenstveno opća ekonomska situacija u državi i konkurenti). Da biste izračunali ovaj omjer, morate pažljivo pratiti svoje tržište i paziti na nove igrače. Vrlo često kompanije ne uzimaju u obzir inovacije konkurenata, njihove aktivnosti na tržištu. I kao rezultat toga, dobijaju niže stope od prvobitno očekivanih. Kako izračunati koeficijent vanjskih faktora? Da biste to učinili, morate imati istoriju prodaje na duži period (najmanje 2 godine, po mogućnosti više). Izračunajte prognozu prodaje za prošle godine prema podacima iz pretprošle godine (uzimajući u obzir koeficijente sezonalnosti i elastičnosti). Uporedite prognozu sa realni brojevi. Iz razlike koja se pojavila izračunajte okolnosti više sile. Ostalo je pokazatelj uticaja spoljnih faktora.

Primjer: Imate sezonalnost i elastičnost potražnje za vašim proizvodima. Pretpostavimo da je ukupna prodaja pretprošle godine iznosila 10.000 jedinica, ukupna prodaja prošle godine iznosila je 14.000 jedinica. uzimajući u obzir koeficijent elastičnosti, prognoza za prošlu godinu je trebala biti 9.000 jedinica. Međutim, povećanje obima prodaje omogućilo je udvostručenje obima prodaje. (udvostručio broj zaposlenih u odjelu prodaje i otvorio još 2 prodajna mjesta pored dva postojeća, kao što je bilo ranije). Ovo povećava prognozu na 18.000 jedinica. Dakle, stvarno odstupanje je bilo 4.000 komada. od toga 2.000 kom. nije prodat zbog nepredviđenih okolnosti - više sile (problemi sa dobavljačima sirovina 2 mjeseca). Odstupanje povezano sa uticajem spoljnih faktora iznosilo je 2.000 komada (18.000 - 14.000 - 2.000). Koeficijent uticaja će biti sledeći: 1-(2.000 uticaja spoljnih faktora / 18.000 prognoza -2.000 više sile) = 0,875

Predstavite prognozu prodaje svakom zaposleniku iz odjela prodaje (prodaje).. Imajte na umu da su ove brojke zasnovane na tačnim proračunima, uzimajući u obzir sve faktore. Ovo je još jedan važan detalj, jer će zaposleni znati koje brojke se od njih očekuju i da te brojke nisu fiktivne, već su u potpunosti opravdane stvarnim proračunima.

Kreacija tačne prognoze prodaja će vam omogućiti efikasnije korištenje raspoloživih resursa, smanjenje troškova, a također će doprinijeti dubinskom proučavanju industrije u kojoj poslujete.

Jedan od glavnih alata za implementaciju odredbi MS ISO 9000 je planiranje kvaliteta. U skladu sa konceptom integrisanog upravljanja kvalitetom, dugoročno planiranje se vrši na osnovu programsko-ciljnog pristupa procesima osiguranja kvaliteta. Teoretski, to je zbog razumijevanja složenosti objekta planiranja, a to je kvaliteta proizvoda, i utjecaja koji vrše brojni, različiti po smjeru, vanjski i unutrašnji utjecaji. Shadrin A.D. Upravljanje kvalitetom. - M.: Traka. 2006. - S. 212.

Prednost programsko-ciljnog pristupa je u tome što je na njegovoj osnovi moguće kombinovati raspoložive resurse i najefikasnije ih koristiti za rješavanje postavljenih strateških i taktičkih zadataka. At ispravnu primjenu ovaj pristup obezbeđuje fleksibilnost, dinamičnost i prilagodljivost sistema kvaliteta, stvara uslove pod kojima se povećava odgovornost za sprovođenje zadataka koje definiše menadžment, olakšava rad administraciji preduzeća.

Primjena programsko-ciljnog pristupa uključuje: Nikitin V.A. Upravljanje kvalitetom zasnovano na standardima ISO 9000-2000. - Sankt Peterburg: Peter. 2004. - S. 96.

prisustvo problema i definisanje cilja;

formiranje programa za ostvarivanje ciljeva;

stvaranje mehanizma za implementaciju programa.

Određivanje cilja, odnosno planiranog ili željenog rezultata aktivnosti, smatra se jednim od najtežih i najvažnijih momenata u implementaciji programsko-ciljnog pristupa. To je zato što ciljevi moraju biti specifični, realni i kojima se može upravljati.

Posebnu analizu zaslužuje tumačenje sadržaja pojma „program“, odnosa plana i programa. U teoriji i praksi daju se različite definicije i različito se tumači odnos “plan-program”. U nekim slučajevima, program se smatra predplanskim dokumentom, koji je osnova za planiranje; u drugom, program je sredstvo za implementaciju planiranih zadataka uključenih u plan. Ali, program treba posmatrati kao metodu planiranja. U ovom slučaju, program je skup aktivnosti, vremenski preciziranih i izvršilaca, usmjerenih na postizanje postavljenih ciljeva i obezbjeđenih potrebnim, unaprijed određenim, finansijskim, materijalnim i radnim resursima.

poslovi unapređenja tehničkog nivoa i kvaliteta najvažnijih proizvoda;

planirani zadaci preduzeća na poboljšanju kvaliteta proizvoda;

mjere koje osiguravaju realizaciju zadataka programa.

Struktura takvog programa odražava pristup njemu kao planskom dokumentu koji sadrži zadatke vezane za vrijeme, resurse i izvođače za poboljšanje kvaliteta proizvoda, kao i skup mjera za osiguranje njihove implementacije. Takav pristup, u principu, nije u suprotnosti sa terminom usvojenim u IS 8402, prema kojem je „program kvaliteta“ dokument koji reguliše specifične mjere kvaliteta, raspodjelu resursa i redoslijed radnji koje se odnose na određeni proizvod, uslugu. , ugovor ili projekat. Međutim, ako je u domaćoj praksi glavni akcenat ranije bio stavljen na implementaciju utvrđenih ili prihvaćenih zadataka za poboljšanje kvaliteta, onda je u stranoj praksi planiranje kvaliteta, prije svega, planiranje resursa potrebnih za implementaciju alternativnih opcija koje se odnose na zadovoljavanje zahtjeva potrošača. . Stoga je razlika u strategijama planiranja kvaliteta bila prilično očigledna.

U vodećim firmama SAD-a i zemalja zapadna evropa postupno se udaljavaju od rigidnih metoda planiranja poboljšanja kvaliteta i fokusiraju se na međusobno povezivanje razne vrste aktivnosti na obezbjeđivanju kvaliteta, uzimajući u obzir zahtjeve potrošača.

Istovremeno, potraga za načinima poboljšanja efikasnosti planiranja kvaliteta vrši se u sljedećim oblastima: razgraničenje strateških i operativnih funkcija upravljanja kvalitetom i njihovo zasebno finansiranje; korištenje multivarijantnog planiranja, tj. izrada niza situacionih planova u cilju brzog prilagođavanja postojećim unutrašnjim i eksternim uslovima.

Očigledno, razvojem robno-novčanih odnosa i tržišnog mehanizma koji im je svojstven, strategija planiranja modernih Ruska preduzeća prolazi kroz temeljne promjene, fokusirajući se ne na administrativno planirane pokazatelje, već na zahtjeve određenog potrošača. Iz tog razloga se mijenja i pristup razvoju programa i planova unapređenja kvaliteta.

Stoga, razmotrite osnovnu strukturu savremenog programa "Kvalitet".

Program "Kvalitet" treba da zauzme ključnu poziciju u stvaranju organskog odnosa opšteg sistema menadžmenta, sadržanog u MS ISO 9004, ISO 9004. Smjernice za opštu izgradnju i upravljanje sistemom upravljanja kvalitetom u preduzeću. sa modelima osiguranja kvaliteta za specifične proizvode u skladu sa MS ISO 9001-9003.

Na osnovu toga, program "Kvalitet" bi trebao biti dvostepeni.

Program prvog nivoa je čisto interni dokument preduzeća, koji treba da sadrži strateške mere. Ove aktivnosti su osmišljene u cilju implementacije politike kompanije u oblasti kvaliteta, obezbjeđenja sistematskog i sistematskog unapređenja kvaliteta proizvoda, njegove konkurentnosti na stranom i domaćem tržištu. Ovaj program je prvenstveno usmjeren na osiguranje konkurentnosti preduzeća.

Sadržaj programa prvog nivoa formira se na osnovu izvještaja o marketinško istraživanje i preporuke o konjunkturi eksternog i domaćeg tržišta proizvoda, koje određuju profil preduzeća i glavne obim proizvodnje, njegove sposobnosti za razvoj i razvoj fundamentalno novih vrsta proizvoda, modernizaciju proizvoda, proširenje modifikacija, vrste i vrste proizvoda.

Razvoj programa prvog nivoa uključuje sljedeće korake:

analiza materijala marketinškog istraživanja;

stručna ocjena zaključaka vodećih stručnjaka o materijalima marketinških istraživanja;

izbor pravaca za formiranje programa;

određivanje odgovornih izvršilaca iz reda rukovodilaca preduzeća za svaki smer (potprogram);

izradu mjera za realizaciju odabranih oblasti (potprograma);

razmatranje i dogovaranje predloženih aktivnosti, vodeći računa o vremenu i resursima potrebnim za njihovu realizaciju;

priprema konačne verzije programa i njegovo odobrenje.

S obzirom na dugoročnu prirodu aktivnosti koje su uključene u potprograme, posebno u pogledu samofinansiranja, postoji rizik donošenja pogrešnih odluka, što može dovesti do značajnih finansijskih i drugih gubitaka. Stoga je u fazi razvoja potprograma i programa u cjelini potrebno koristiti posebne metode za procjenu potencijalnog rizika.

Prilikom razvoja potprograma, preporučljivo je koristiti metode mrežnog planiranja. Izrađeni mrežni rasporedi moraju biti odobreni zajedno sa programom i služe za kontrolu njegove implementacije.

Preporučljivo je formirati skup mjera za svaki potprogram u odvojenim fazama petlje kvaliteta ( životni ciklus proizvodi).

Prilikom izrade programa konkurentnosti u skladu sa principom dodjele odgovornosti iz serije standarda ISO 9000, treba koristiti funkcionalni pristup zasnovan na matrici funkcija. Ovo omogućava da se u bilo kojoj fazi razvoja i implementacije programa jasno utvrdi odgovornost rukovodilaca preduzeća i njegovih strukturnih odjela za provođenje konkretnih aktivnosti.

Program drugog nivoa treba razvijati radi postizanja ciljeva i zadataka tehničke prirode, a posebno obezbjeđivanja kvaliteta proizvoda po zaključenim ugovorima za proizvedene proizvode. Nikitin V.A. Upravljanje kvalitetom zasnovano na standardima ISO 9000-2000. - Sankt Peterburg: Peter. 2004. - S. 102. Preporučljivo je nazvati ga "Program osiguranja kvaliteta proizvoda". Aktivnosti obuhvaćene ovim programom treba da budu usmjerene na smanjenje troškova proizvodnje kroz smanjenje otpada, potrošnje materijalna sredstva i sl.

Posebnost ovog programa je da je razvijen za određeni proizvod ili grupu proizvoda iste namjene, koji se isporučuje jednom kupcu (ili više kupaca ako su tehnički zahtjevi za proizvode identični, zbog uslova korištenja). Ovaj program može biti predstavljen potrošaču pri sklapanju ugovora kako bi se demonstrirao napor proizvođača da osigura stabilnost kvaliteta proizvoda i na njegov zahtjev biti priložen ugovoru.

Program treba da uključi, ako je potrebno, mjere za poboljšanje tehnologije i metode kontrole kvaliteta, metrološka podrška proizvodnju, za nadzor kvaliteta izrade proizvoda, kao i rasporede za periodično praćenje usklađenosti sa tehnološkom disciplinom, sertifikaciju opreme za ispitivanje, ispitivanje opreme na tehnološku tačnost, reviziju tehničke dokumentacije. U nekim slučajevima mogu se razviti programi za određene vrste aktivnosti koje se odnose na osiguranje kvaliteta proizvoda: na primjer, programi za uvođenje statističkih metoda kontrole, organizacija grupa kvaliteta itd. U svakom konkretan slučaj o ovim pitanjima odlučuje menadžment preduzeća.

Razvoj programa osiguranja kvaliteta može se izvršiti kako bi se ispunili specifični zahtjevi kupca predviđeni ugovorom. U ovom slučaju, program je dodatak Priručniku za kvalitet. Takav program može obuhvatiti one elemente postojećeg sistema kvalitete koje je potrebno modificirati ili dopuniti kako bi se riješili problemi koje je potrošač naveo u ugovoru, kao i posebne procedure koje zadovoljavaju posebne zahtjeve ugovora (na primjer, posebna ispitivanja proizvoda ili pojedinačnih komponenti). Za izradu ovakvog programa potrebno je detaljno proučavanje od strane stručnjaka (dizajnera, tehnologa, metrologa, QCD službenika) zahtjeva iz ugovora, čime će se utvrditi prikladnost postojećih postupaka osiguranja kvaliteta, potreba za njihovim izmjenama ili uvođenjem novih procedura.

Za postizanje ciljeva važno je osigurati stalnu koordinaciju aktivnosti planiranja kvaliteta, koje bi trebao provoditi odjel za kvalitet ili drugi strukturna podjela, koja je deo usluge kvaliteta i podređena je zameniku direktora preduzeća za kvalitet.

Ako počnete temeljno razumjeti koji faktori općenito utječu na život osobe, onda možete pronaći veliki broj njih. Bilo koje područje čovjekovog života i svaka sfera njegove djelatnosti, naravno, ima niz posebnosti koje su im svojstvene, a ponekad je ono što je primjenjivo na jedno potpuno neprimjenjivo na drugo. Ali uprkos tome, ima ih fundamentalni principi, koji su efikasni u apsolutno svemu. Jedan od ovih principa, tačnije, zakona koji se mogu smatrati garantima uspjeha u bilo kojoj oblasti, jeste sposobnost planiranja i određivanja prioriteta. Zašto je to toliko važno, saznaćemo u predstavljenoj lekciji upravljanja vremenom.

Nakon proučavanja ovog materijala saznaćete šta je poslovno planiranje, koje su njegove karakteristike, zašto je potrebno i važno svakodnevno praviti liste radnih, ličnih i kućnih poslova. Osim toga, pogledat ćemo nekoliko efikasne metode i principi planiranja, od kojih su neki dizajnirani za svaki dan, a neki imaju više obećavajući fokus - za sedmicu, mjesec, godinu, pa čak i nekoliko godina. Ovaj kurs našeg onlajn treninga biće koristan za ljude svih uzrasta i zanimanja, a dobijene informacije biće moguće primeniti za postizanje vaših ciljeva od prvog dana.

Šta se planira. Vrste planiranja. Određivanje prioriteta

Proces planiranja

Planiranje je proces optimalne alokacije resursa neophodnih za postizanje ciljeva i zadataka, kao i skup procesa koji su povezani sa njihovim postavljanjem i implementacijom. Planiranje je sastavni dio upravljanja vremenom (time management) i vještom primjenom uvelike povećava njegovu efikasnost.

U svom najjednostavnijem i najformalnijem tumačenju, planiranje karakteriziraju sljedeći koraci:

Faza postavljanja ciljeva (zadataka)
Faza izrade plana za postizanje zacrtanog
Faza projektovanja varijante
Faza identifikacije potrebnih resursa, kao i njihovih izvora
Faza određivanja rukovodilaca i brifing
Faza fiksiranja rezultata planiranja u fizički oblik(plan, projekat, mapa, itd.)

Vrste planiranja

Planiranje je, kao što je već napomenuto, primjenjivo na apsolutno bilo koju sferu života, ali, ovisno o tome, može imati svoje karakteristike, koje se, pak, izražavaju u oblicima koji se razlikuju po svom obliku i sadržaju.

Vrste planiranja se razlikuju:

Po potrebi

Direktivno planiranje - podrazumeva obavezno izvršavanje postavljenih zadataka, uvek ima određenog primaoca i karakteriše ga povećana detaljnost. Kao primjer možemo navesti postavljanje zadataka vezanih za rješavanje pitanja od državnog/nacionalnog značaja, rad u preduzećima itd.
Indikativno planiranje je suprotno od prvog: ono ne podrazumijeva obavezno i precizno izvršenje, ono ima više savjetodavni i usmjeravajući karakter. Ovaj tip planiranje je rasprostranjeno u sistemu makroekonomskog razvoja raznih država.

Vremenski okvir za postizanje ciljeva

Kratkoročno (tekuće) planiranje - obračunava se za period do 1 godine i može se sastojati od planova za dan, sedmicu, mjesec, kvartal, šest mjeseci. Najčešći tip planiranja. Koriste ga kako obični ljudi u svakodnevnom životu, tako i lideri raznih organizacija.
Srednjoročno planiranje - obračunava se za period od 1 do 5 godina. Ovaj oblik planiranja je uobičajen u aktivnostima javne institucije, firme i preduzeća, ali ga često koriste strateški orijentisani ljudi. U nekim slučajevima, može se kombinovati sa tekućim planiranjem, što je u kombinaciji stalno planiranje.
Dugoročno (perspektivno) planiranje – računa se, po pravilu, za nekoliko (5, 10, 20) godina unapred. Najčešće se ova vrsta planiranja koristi u velikim preduzećima kako bi se ispunili zadaci društvene, ekonomske, naučne i tehnološke prirode itd.

Strateško planiranje je uglavnom dugoročno. Uz pomoć njega određuju se glavni pravci u aktivnostima organizacija: širenje aktivnosti, stvaranje novih pravaca, stimulacija toka rada, proučavanje tržišta i njegovih segmenata, proučavanje potražnje, karakteristike ciljne publike itd. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
Taktičko planiranje - najčešće je isto - dugoročno. Njegov osnovni cilj je stvaranje potrebnih uslova za realizaciju mogućnosti koje se nalaze kroz aplikaciju strateško planiranje. Taktičko planiranje se po pravilu koristi u planiranju ekonomskog, društvenog i proizvodnog razvoja organizacije. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
Operativno-kalendarsko planiranje je završna faza strateškog i taktičkog planiranja. Služi uglavnom za sprovođenje procesa postizanja zadatih rezultata. Uz nju se specificiraju svi indikatori, a rad organizacije je direktno organizovan. Operativno planiranje podrazumeva određivanje vremena za izvršenje zadataka, pripremu implementacije procesa, vođenje evidencije, praćenje i analizu procesa. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
Poslovno planiranje – služi za procjenu izvodljivosti, relevantnosti i efektivnosti planiranih aktivnosti. Izrada poslovnog plana odvija se vrlo pažljivo, uzimajući u obzir sve vrste pokazatelja, mogućnosti, prijedloga itd. Uobičajeno je u aktivnostima organizacija i poslovanju privrednika.

Pored razmatranih tipova planiranja, koji uzimaju u obzir primarne aspekte, postoje i oni koji uzimaju u obzir sekundarne. Oni se, pak, razlikuju:

Po stepenu pokrivenosti

Opće planiranje - pokriva sve detalje konteksta.
Djelomično planiranje - pokriva neke detalje konteksta.

Planiranjem objekata

Ciljno planiranje – uključuje definisanje potrebnih ciljeva za postizanje.
Planiranje fondova – podrazumijeva planiranje sredstava potrebnih za postizanje rezultata (finansije, informacije, kadrovi, oprema, itd.).
Programsko planiranje – uključuje izradu programa neophodnih za postizanje rezultata.
Planiranje akcije – uključuje određivanje akcija neophodnih za postizanje rezultata.

Po dubini

Agregatno planiranje - dešava se uzimajući u obzir uobičajene parametre.
Detaljno planiranje - uzima u obzir sve detalje i karakteristike.

Usklađivanje planova tokom vremena

Sekvencijalno planiranje - podrazumijeva dug proces, koji se sastoji od nekoliko manjih faza.
Simultano planiranje - podrazumijeva jednokratnu kratku etapu.

Obračun promjena podataka

Rigidno planiranje - podrazumijeva obavezno poštivanje navedenih parametara.
Fleksibilno planiranje - podrazumijeva mogućnost neusklađenosti sa zadatim parametrima i nastanak novih.

u redu

Uredno planiranje - uključuje uzastopno izvršavanje planova, jedan za drugim.
Rolling planiranje - podrazumijeva produženje plana za naredni period nakon njegovog završetka u tekućem periodu.
Vanredno planiranje – podrazumeva sprovođenje plana po potrebi.

Određivanje prioriteta

Određivanje prioriteta je proces određivanja prioriteta - pokazatelj prevlasti važnosti jedne ili druge stavke plana nad ostalima. Određivanje prioriteta je važno jer među veliki broj različitih nijansi i karakteristika, postoje i one koje su od najmanjeg značaja i imaju minimalan uticaj na proces postizanja cilja, i one koje imaju dominantnu ulogu u ovom procesu. Sposobnost određivanja prioriteta može se nazvati još jednim pokazateljem efektivnosti i efikasnosti bilo kojeg procesa planiranja, jer. naglasak na najviše značajne tačke Plan je često odlučujući u pitanju hoće li se cilj postići ili ne.

Kao što vidite, planiranje kao proces karakteriše značajan broj različitih nijansi. Bilo koji od tipova se može koristiti zasebno, a možda i u kombinaciji s drugim. Glavna stvar pri odabiru je uzeti u obzir sve karakteristike vaše aktivnosti. Ali koliko god tipova planiranja da postoji, koliko god ih razmatrali, koliko god primera davali, sve to neće imati nikakve vrednosti ako ne razumemo zašto uopšte treba nešto da planiramo, koje prednosti ima. kako će nam to pomoći u životu? Ovo su pitanja na koja ćemo pokušati odgovoriti u sljedećem odjeljku.

Za šta se planira?

S obzirom da su naši treninzi posvećeni metodama povećanja lične produktivnosti, ovde i dalje u lekciji ćemo razmatrati planiranje u odnosu na delatnost osobe, a ne organizacije, firme, preduzeća itd.

Planiranje je faktor koji u velikoj meri određuje ne samo da li će čovek postići ono što želi, već i šta će postići uopšte. Činjenica je da sam proces planiranja nema jedinstven i usko fokusiran učinak, već utječe na kompleksan način, utječući na mnoge lične pokazatelje osobe, smjer njegovog djelovanja i način života općenito. U nastavku navodimo samo nekoliko pozitivnih aspekata planiranja i prednosti koje ono pruža.

Specifikacija cilja

Čim čovjek počne planirati svoje aktivnosti, aktivira se njegovo razmišljanje, aktivira se kreativnost i povećava se moždana aktivnost. Možete nešto da poželite i „kao da” to zamišljate, a pritom mislite da tačno znate šta želite. Ali čim sjednete da napravite plan i počnete pažljivo da ga promišljate, vaš cilj počinje da se pretvara iz apstraktnog u konkretan. Postupno ga počinjete zamišljati u detalje, uzimati u obzir njegove karakteristike, nekako ga mijenjati. Postoji izreka koja kaže da brod koji ne zna kuda ide nikada neće stići na odredište. I čovek - ako ne zna šta tačno želi, nikada to neće postići. Planiranje omogućava razumijevanje i realizaciju onoga što zaista želite i pronalaženje određenog cilja.

Jasan plan akcije

Čak i znajući šta želimo, možda to nikada nećemo postići ako ne znamo šta nam je potrebno da to dobijemo. Naši ciljevi mogu biti megaglobalni, dobri i divni, ali će ostati samo slika onoga što želimo da imamo i šta da radimo. Ovo stanje se ispravlja uz pomoć planiranja. Prvo, omogućava vam da odredite konkretne korake koje je potrebno poduzeti da biste postigli željeni rezultat. Drugo, pomaže u određivanju resursa potrebnih za to i njihovih izvora. Treće, pruža mogućnost da se odredi vremenski okvir. Na taj način, sastavljanjem preciznog plana, znaćete šta treba da uradite da biste ga sproveli, koga ili šta u to uključiti i, što je najvažnije, kada to želite da uradite. Planiranje značajno ubrzava proces postizanja cilja, jer. predstavlja praktični vodič na akciju.

Akcija, a ne misli o akciji

Dok nemamo plan da sprovedemo ono što želimo, stalno razmišljamo o ovoj temi. Razmišljamo o tome koliko to želimo, kako bi bilo dobro da to imamo, razmišljamo o tome kako nam sada nedostaje, možda čak i zamislimo sebe u procesu djelovanja. Ali postoji jedno ALI - osim razmišljanja, ne radimo ništa drugo. A to ukazuje da će se, najvjerovatnije, sve ovo završiti. Važno je shvatiti da kada počnete planirati, već radite prvo i najviše veliki korak na putu do realizacije plana. Samo ovo vas već značajno pokreće naprijed. I tada počinje lančana reakcija: nakon izrade plana počinjete izvoditi određene radnje, nakon prve stavke slijedi druga, nakon druge slijedi treća i tako dalje. Ako uspijete usaditi u sebe naviku planiranja i najsitnijih stvari, odmah ćete primijetiti kako vaše želje počinju da se ostvaruju. Ovdje možete primijeniti još jednu izreku: "Voda ne teče ispod kamena koji leži." Sklonite se s mrtve tačke - počnite djelovati. Planiranje stvara energetski potencijal neophodan za postizanje cilja.

Sposobnost manevrisanja

Ne znamo šta tačno treba da se uradi da bismo postigli zadate rezultate, ne možemo ni da odredimo, ni da koordiniramo svoje akcije. Otprilike možemo zamisliti šta treba da uradimo, ali delujući bez plana rizikujemo da dođemo u ćorsokak ili se još više udaljimo od cilja. Kada imate plan i počnete djelovati, možete, da tako kažem, upravljati cijelim procesom na mreži: ako ne uspije na ovaj način, pokušajte na drugi način, jedno ne funkcionira, razmislite o tome šta može ga zamijeniti sa. Posjedovanje jasnog plana omogućit će vam da manevrirate na putu, varirajte razne metode i načine. Kao rezultat toga, imat ćete sveobuhvatan plan koji će uzeti u obzir sve vrste nijansi i opcija za razvoj događaja. Sposobnost planiranja je sposobnost da budete fleksibilni i spremni za svaku situaciju.

Visoka stopa uspješnosti

I, možda, najvažnija prednost planiranja je, ako ne i 100% garancija, ali ipak velika vjerovatnoća uspjeha. Koliko ljudi vidimo koji žele jako malo, a nemaju plan, ništa ne postižu! A, za razliku od njih, postoji ogroman broj primjera ljudi koji imaju fantastične ciljeve koji su, čini se, nedostižni, uprkos svemu što ih ostvare, pa čak i više. Ono po čemu se prvi razlikuje od drugog je sposobnost planiranja i određivanja prioriteta. Definišite svoje ciljeve, počnite da pravite plan – nakon nekog vremena videćete da ste postigli cilj, a hiljade posmatrača bez plana je ostalo na svojim mestima. Planiranje će vas dovesti u vodstvo u bilo kojoj oblasti!

Sigurno vam je sada mnogo jasnije zašto sve svoje korake morate planirati i promišljati. Planiranje rade biznismeni i poduzetnici, čelnici velikih korporacija, kreativci, pisci, glumci i zvijezde šou biznisa, općenito, svi oni koji se obično nazivaju uspješni ljudi. Planiranje je dio života i rada svake osobe koja želi povećati svoju produktivnost i postići ozbiljne rezultate. Upravo iz tog razloga, osim što sjednete za sto, uzmete olovku i komad papira i počnete nešto planirati, danas postoje posebno razvijene metode planiranja koje su više puta dokazale svoju efikasnost. Dat ćemo kratak pregled najpopularnijih od njih u sljedećem odjeljku.

Metode planiranja

ABC planiranje

Preduvjet ovu metodu postoji iskustvo koje jasno pokazuje da je omjer važnih i nevažnih slučajeva u procentima uvijek približno isti. Sve zadatke, na osnovu njihove važnosti u odnosu na postizanje postavljenih rezultata, treba alocirati pomoću vrijednosti slova ABC. Iz ovoga proizilazi da prvo treba izvršiti zadatke od najveće važnosti i značaja (A), a zatim sve ostale (B, C). Morate planirati svoje vrijeme koristeći ovu tehniku, uzimajući u obzir važnost zadataka, a ne napore potrebne za njihovo dovršenje.

ABC tehnika se zasniva na tri osnovna pravila:

Kategorija A - najvažniji slučajevi. Oni čine oko 15% svega što radite, ali donose oko 65% rezultata.
Kategorija B - važne stvari. Oni čine oko 20% svih vaših slučajeva i donose oko 20% rezultata.
Kategorija C - pitanja od najmanjeg značaja. Oni čine oko 65% svega što radite, ali donose i oko 15% rezultata.

Više o ovoj tehnici možete saznati ovdje.

Ajzenhauerov princip

Ovu tehniku je svojevremeno predložio američki general Dwight David Eisenhower. Odličan je dodatni mjerač za brzo donošenje najvažnijih odluka. Ovaj princip podrazumijeva određivanje prioriteta prema kriterijima važnosti i hitnosti.

Sve svoje poslove morate podijeliti u četiri glavne kategorije i obavljati ih po prioritetu:

Kategorija A - najhitniji i najvažniji slučajevi.
Kategorija B - hitni, ali ne i važni slučajevi. Važno je moći ih odvojiti po kriteriju važnosti od prve kategorije, inače možete potrošiti vrijeme na njihovu implementaciju, ostavljajući zaista važne stvari za kasnije.
Kategorija C - nisu hitne, ali važne stvari. Ovdje morate uzeti u obzir faktor hitnosti: zbog činjenice da ovi predmeti nisu hitni, često se odlažu, nakon čega postaju hitni, što nije baš dobro. Stoga ni u kom slučaju ne treba zanemariti njihovu implementaciju. Takvi slučajevi se, između ostalog, mogu delegirati – povjeriti njihovu realizaciju nekom drugom.
Kategorija D - nehitna i nevažna pitanja. Često se osoba najviše bavi takvim stvarima i troši na njihovu implementaciju većina vrijeme. Naučite precizno identificirati slučajeve u ovoj kategoriji. Potrebno ih je uraditi posljednje, kada se završe prethodni.

Više o Eisenhower metodi možete saznati ovdje.

Pareto pravilo

Ovo pravilo se ponekad naziva principom 80/20. Formulisao ga je italijanski ekonomista Vilfredo Pareto. Njegova osnovna premisa je da najmanji dio radnji donosi najveći dio rezultata, i obrnuto.

Vizuelno, ovo pravilo izgleda ovako:

20% akcije = 80% rezultata
80% akcija = 20 rezultata
20% ljudi posjeduje 80% ukupnog kapitala
80% ljudi posjeduje 20% ukupnog kapitala
20% kupaca ostvaruje 80% prihoda
80% kupaca donosi 20% prihoda
itd.

Primijenite ovo pravilo na svoje svakodnevne aktivnosti i vidjet ćete da je 80% svega što radite u danu samo 20% rezultata koji vam je potreban, a 20% dobro isplaniranih akcija vas približava željenom cilju za 80% . Na osnovu toga zapamtite da je potrebno započeti dan sa samo nekoliko, ali najtežih, važnih i hitnih stvari, a tek nakon toga preuzmite implementaciju laganih i ne manje važnih, ali prisutnih u mnogo većem obimu . Vrlo je zgodno primijeniti Pareto pravilo u kombinaciji sa ABC metodom ili Eisenhowerovim principom.

Možete pročitati više o principu 80/20.

Tajming

Termin "merenje vremena" odnosi se na metodu dizajniranu za proučavanje proteklog vremena. Izvodi se fiksiranjem i mjerenjem poduzetih radnji. Glavni ciljevi mjerenja vremena su utvrditi na šta se troši vrijeme, identificirati gubitke vremena, pronaći rezerve vremena i razviti osjećaj za vrijeme.

Održavanje vremena je prilično jednostavno: stručnjaci savjetuju da sve svoje radnje snimate s preciznošću od 5 minuta tokom 2-3 sedmice. Vizuelno to izgleda otprilike ovako:

8:00-8:30 - probudio se, protegao, oprao
8:30-9:00 - popio čaj, uključio kompjuter, provjerio poštu
9:00-9:30 - otišao u socijalna mreža
9:30 - 10:00 - priprema dokumentacije za rad
itd.

Unosi se mogu dopuniti komentarima i dodatnim parametrima. Postoji nekoliko načina za praćenje:

Na papiru - u svesci, svesci, svesci
Korištenje gadgeta - mobilni telefon, e-knjiga, tablet
Korišćenje diktafona
Korišćenje posebnog softvera na računaru
Online - Posebne Internet aplikacije
Gantov grafikon (vidi dolje)

Na osnovu podataka dobijenih kroz tajming, možete identifikovati važne karakteristike u distribuciji vašeg vremena i ispraviti ih. Pročitajte više o tajmingu.

Ganttov grafikon

Ganttov grafikon je metoda trakastog grafikona koju je razvio američki stručnjak za menadžment Henry Gant. Koristi se za ilustraciju planova i rasporeda za različite projekte. Dijagram se sastoji od traka koje su orijentirane duž vremenske ose, a svaka od njih prikazuje poseban zadatak koji je dio projekta. Vertikalna os je lista zadataka. Osim toga, na grafikonu se mogu označiti različiti indikatori - procenti, pokazivači, vremenske oznake itd.

Koristeći Ganttov dijagram, možete vizualno pratiti napredak projekta i učinkovitost izvršenih radnji. Ali, u svakom slučaju, ovu metodu će morati dopuniti drugi, jer. dijagram nije sinkroniziran s datumima, ne prikazuje potrošene resurse i prirodu izvršenih radnji. Najbolje ga je koristiti za mali projekti. Sam grafikon je često uključen u razne aplikacije za upravljanje projektima kao dodatak.

SMART tehnologija

Tehnika SMART postavljanja ciljeva prepoznata je kao jedna od najboljih u svijetu. Svoje porijeklo ima u NLP-u i o tome smo detaljno govorili u jednoj od naših lekcija. Ovdje samo predstavljamo Kratki opis ovu tehniku.

Sama riječ "SMART" je skraćenica nastala od prvih slova od pet riječi koje definiraju kriterije za ciljeve. Razmotrimo ih malo detaljnije.

Specifičan - cilj mora biti specifičan, tj. kada ga postavljate, svakako morate jasno zamisliti rezultat koji želite postići. Na primjer, "Želim postati specijalista za antropologiju."
Mjerljiv - cilj mora biti mjerljiv, tj. morate prikazati željeni rezultat u kvantitativnom smislu. Na primjer, "do 2015. želim zarađivati 50 hiljada rubalja mjesečno."
Ostvarljivo - cilj mora biti dostižan, tj. morate uzeti u obzir karakteristike vaše ličnosti: sposobnosti, predispoziciju, talenat itd. Na primjer, ako imate problema s matematikom i apsolutno ne razumijete ovu nauku, bolje je da sebi ne postavite cilj da postanete izvanredan matematičar.
Relevantno - cilj bi trebao biti povezan s vašim drugim zadacima. Na primjer, postizanje srednjoročnog cilja treba implicitno uključiti postizanje nekoliko kratkoročnih ciljeva.
Vremenski ograničen – cilj mora biti vremenski definisan i imati jasno utvrđen vremenski okvir. Na primjer, "Želim da smršam sa 95 na 80 kg za šest mjeseci za taj i taj mjesec."

To će vam zajedno omogućiti da odredite potrebne radnje za postizanje željenog rezultata, uzmete u obzir maksimalan broj faktora i stalno pratite svoj napredak. Pročitajte više o napisanoj SMART tehnici.

Lista ciljeva i zadataka

Većina jednostavna tehnika, sa kojim možete planirati vrijeme i poslove. Ovo je samo lista stvari koje treba uraditi. Takve liste su vrlo zgodne jer ne zahtijevaju nikakve dodatne resurse, kao što je PC, mobilne aplikacije ili korištenje složenih dijagrama, ali vam također omogućavaju da vizualno prikažete sve što trebate učiniti i kontrolirati ovaj proces.

Pravljenje liste ciljeva i zadataka je vrlo jednostavno: možete jednostavno zapisati na komad papira sve što treba da uradite i kada, i po završetku, jednostavno precrtajte završene stavke. I možete to malo zakomplicirati: napravite tabelu u kojoj će biti kolone: "zadatak", "prioritet", "rok", "oznaka završetka".

Sve ove tehnike mogu se koristiti pojedinačno ili u kombinaciji. Isprobajte sve opcije - sigurno ćete nakon nekog vremena odabrati najprikladnije i najprikladnije za sebe, a možda čak i napraviti neke svoje na temelju njih.

Kako bismo vam olakšali planiranje poslova i vremena, u zaključku lekcije, želimo vam predstaviti nekoliko vrlo efikasnih principa koje možete koristiti u svakodnevnom životu.

Principi planiranja

Isprobajte sve tehnike planiranja o kojima smo razgovarali i odaberite najprikladniju za vas. Koristite ga svakodnevno iu svim slučajevima.
Ne pokušavajte da zapamtite sve - vodite bilješke. Kao što izreka kaže, "Najtupavija olovka je bolja od najoštrijeg pamćenja."
Ako imate puno stvari za obaviti, nemojte pokušavati da imate vremena da uradite sve. Odvojite vrijeme da identifikujete najvažnije i prioritetne i nastavite da ih implementirate. Ostalo završi kasnije.
Na kraju jedne sedmice napravite plan akcije za narednu. Uradite isto na kraju svakog dana.
Steknite naviku da sa sobom nosite svesku i olovku ili diktafon kako biste zabilježili zanimljive misli koje vam padaju na pamet.
Započnite “dnevnik uspjeha” u koji ćete svaki dan bilježiti sve svoje uspjehe, bez obzira koliko mali. To će vas stalno motivirati i podsjetiti da ste na pravom putu.
Naučite reći ne. Ova sposobnost će vas spasiti od gubljenja vremena, težnje ka nepotrebnim ciljevima i komunikacije s nepotrebnim ljudima.
Uvek razmislite pre nego što bilo šta uradite. Odvažite sve prednosti i nedostatke. Pokušajte da ne činite ishitrene radnje i akcije.
Kad god ste u procesu nečega, sjetite se sebe, budite svjesni u čemu radite ovog trenutka. Ako osjećate da ne idete naprijed, prekinite ovu aktivnost.
Kritički pogledajte sebe: identifikujte svoje loše navike stvari koje oduzimaju mnogo vremena koje volite da radite, ali koje vas ne pokreću ka cilju. Zatim postepeno i jedno po jedno te navike i djela zamijenite novim – efikasnim.
Odredite svoje glavne prioritete u životu i živite u skladu s njima. Tako da uvijek možete biti fokusirani na glavnu stvar i nećete gubiti vrijeme.
Ne činite nepotrebne nepotrebne radnje, ne bavite se tuđim poslovima. Morate sami ići naprijed, ali nemojte dozvoliti da budete korišteni kao oruđe za postizanje tuđih ciljeva ako sami u tome ne uživate.
Redovno i sistematski odvajajte vrijeme za samousavršavanje: čitanje knjiga, gledanje edukativnih i motivacionih videa, vježbanje vještina itd.
Ne zaustavljajte se na tome - kada ste postigli jedan cilj, postavite drugi, ozbiljniji. Tako da uvijek možete biti u dobroj formi, imat ćete poticaj i motivaciju.

Primjena svih gore navedenih preporuka omogućit će vam da budete uspješni na bilo kojem polju i ostvarite ciljeve što je brže moguće. Najvažniji je stalan rad na sebi i primjena stečenih vještina u praksi. Kako bi sve što ste naučili u ovoj lekciji počelo davati plodove, morate početi planirati svoje dalje aktivnosti. Počnite na bilo koji način, vježbajte, usavršite novu vještinu i neka vam postane navika. Naravno, nemoguće je sve planirati u životu, ali mnogo toga je moguće.

Dodatno zanimljivih materijala vezano za planiranje i efikasnost, možete pronaći na našem 4brain resursu:

Testirajte svoje znanje

Ako želite provjeriti svoje znanje o temi ove lekcije, možete položiti kratki test koji se sastoji od nekoliko pitanja. Samo 1 opcija može biti tačna za svako pitanje. Nakon što odaberete jednu od opcija, sistem automatski prelazi na sljedeće pitanje. Na bodove koje dobijete utiču tačnost vaših odgovora i vrijeme utrošeno na polaganje. Imajte na umu da su pitanja svaki put različita, a opcije se miješaju.