Planering av kommunikation och konfigurationshantering i ett projekt. Hur man skriver en bra projektkommunikationsplan

Begreppet kommunikationsledning i projektet. Stadier av ki ett projekt. Huvuduppgifterna för stadierna i ki projektet.

Projektkommunikationsledning

I allmänna termer definieras kommunikation som varje utbyte av information mellan människor (eller grupper av människor). Följaktligen är kommunikation processen att överföra ett meddelande från en avsändare till en annan part. Kommunikationsmodellen innehåller strukturella element och processer. Strukturella element: avsändare, meddelande, mottagare, kommunikationskanal, "brus", Respons, rättelse. Kommunikationsprocesser: a) uppkomsten av en avsikt, ursprunget och formuleringen av en idé, information om vilken avsändaren sedan sänder med meddelande; b) designa en idé - kodning och val av metod (kanal) för dess överföring; i) själva överföringen som sådan, dvs. korrekt kommunikativ handling; G) avkodning (förstå innebörden) av meddelandet av mottagaren. Projektledning är förknippat med behovet av ständig samordning av avdelningars och enskilda projektdeltagares verksamhet för att nå gemensamma mål. Denna samordning sker i olika former, men främst genom projektgruppens medlemmars mångsidiga kontakter, dvs. under sin kommunikation. Därför betraktas kommunikation, tillsammans med beslutsfattande och motivation, som ett sammanbindande element i projektledning. Kommunikationer är indelade i tre nivåer som är viktigast för att definiera målen och målen för kommunikationshantering. Första nivån- detta är kommunikation som ett allmänt fenomen som utspelar sig på alla nivåer i projektets organisationsstruktur. Andra nivån- detta är den direkta praktiken av kontakter mellan projektledaren och enskilda deltagare i investeringsprojektet. Tredje nivån- Kommunikation betraktas som en speciell del av ledningsverksamheten i ledningsverksamheten och ett föremål för reglering av chefen. Var och en av dessa nivåer har två huvudaspekter, normativ-organisatorisk och subjektiv-psykologisk. Den första är relaterad till de objektiva organisatoriska kommunikationsformerna, kraven på dess effektiva genomförande, strukturen för den optimala kommunikationsprocessen. Den andra avslöjar påverkan av de psykologiska egenskaperna hos "kommunikatörer" på kommunikation och låter oss förklara ett antal av dess viktiga egenskaper, inklusive de som hindrar dess effektiva genomförande.

Projektkinkluderar följande steg:

Kommunikation är ofta en kritisk framgångsfaktor för ett projekt (obs - Tower of Babel). I moderna projekt kan de negativa konsekvenserna av dålig kommunikation varieras:

Tidsförlust att söka efter dokument, byta gränssnitt, söka i flera system

Driftstopp på grund av otillgänglig, föråldrad, ej godkänd dokumentation, väntar på instruktioner

Pauser på grund av förflyttning av papperskopior av dokument Ickeproduktivt slöseri med tid på grund av återanvändning av dokument (beställningar) etc.

Kommunikationshantering i projektet inkluderar de processer som är nödvändiga för att säkerställa att information om projektet bildas, samlas in, lagras och stängs i rätt tid och korrekt. Det ger de nödvändiga kopplingarna mellan människor, idéer och information.

Arbetsflödeslösningar: Hantering av kontrakt (inklusive den elektroniska versionen) Hantering av administrativa dokument Hantering av korrespondens Skapande och hantering av elektroniskt arkiv Stöd för processen att översätta dokument

Lösningar på kommunikationsnivå: Virtuellt projektkontor Satellit eller andra kommunikationskanaler (e-post)

Projektkommunikationsledningär ett kunskapsområde som inkluderar de processer som krävs för att snabbt skapa, samla in, distribuera, lagra, ta emot och i slutändan använda projektinformation. Processer ex. Projektkommunikation tillhandahåller skapandet av nödvändiga länkar mellan människor och information som krävs för ett framgångsrikt genomförande av kommunikation. Projektledare kan spendera alltför mycket tid på att kommunicera med projektteamet, projektintressenter, klient och sponsor. Alla som är involverade i projektet på ett eller annat sätt bör förstå väl hur en kommunikatör är. påverka projektets gång som helhet. Processer ex. projektkommentarer inkluderar följande element:

10.1 Kommunikationsplanering– fastställande av projektdeltagarnas behov av kommunikation och information.

10.2 Informationsspridning– I tid tillhandahålla nödvändig information till projektdeltagarna.

10.3 Resultatrapportering– Insamling och spridning av information om utförandet av arbetet. Denna information inkluderar aktuella statusrapporter, framstegsutvärdering och prognoser.

10.4 Hantera projektdeltagare– Hantering av kommunikation för att möta projektdeltagarnas krav och lösa problem som uppstår.

Projektkommunikationsledning(informationskommunikation interaktionshantering) är en ledningsfunktion som syftar till att säkerställa snabb insamling, generering, distribution och lagring av nödvändig projektinformation.

Under information förstå de insamlade, bearbetade och distribuerade uppgifterna. För att vara användbar för beslutsfattande måste information lämnas i rätt tid, som avsett och i en lämplig form. Detta uppnås med modern informationsteknik inom projektledningssystemet.

Kommunikation och den information som åtföljer dem är en slags grund för att säkerställa samordningen av projektdeltagarnas handlingar. Schemat för informationsutbyte inom organisationen visas i fig. 12.1.

Figur 12.1 - Informationsutbyte i organisationen

Kommunikationsledning ger stöd för kommunikationssystemet (interaktioner) mellan projektdeltagare, överföring av lednings- och rapporteringsinformation som syftar till att säkerställa att projektmålen uppnås. Varje projektdeltagare ska vara förberedd för interaktion inom projektet i enlighet med sitt funktionella ansvar. Funktionen för hantering av informationslänkar inkluderar följande processer:

planering av ett kommunikationssystem - bestämma projektdeltagarnas informationsbehov (sammansättning av information, villkor och leveransmetoder);

insamling och distribution av information - processer för regelbunden insamling och leverans i tid nödvändig information projektdeltagare;

rapportering om projektets framsteg - bearbetning av de faktiska resultaten av projektets tillstånd, förhållandet med den planerade och trendanalys, prognoser;

dokumentera arbetets framsteg - samla in, bearbeta och organisera lagringen av projektdokumentation.

Kommunikationssystem planering

Kommunikationsplanen är integrerad del projekt plan. Det inkluderar:

en informationsinsamlingsplan som definierar informationskällorna och metoder för att erhålla den;

informationsdistributionsplan, som definierar konsumenterna av information och metoder för dess leverans;

en detaljerad beskrivning av varje dokument som ska tas emot eller överföras, inklusive format, innehåll, detaljnivå och använda definitioner;

en plan för driftsättning av vissa typer av kommunikation;

metoder för att uppdatera och förbättra kommunikationsplanen. Kommunikationsplanen är formaliserad och detaljerad beroende på projektets behov.

Insamling och distribution av information

Inom ramen för projektet finns ett behov av att genomföra olika sorter kommunikation:

internt (inom projektgruppen) och externt (med företagsledning, kund, externa organisationer etc.);

formella (rapporter, förfrågningar, möten) och informella (påminnelser, diskussioner);

skriftligt och muntligt;

vertikala och horisontella.

System för insamling och distribution av information bör tillgodose behoven hos olika typer av kommunikation. För dessa ändamål kan automatiserade och icke-automatiserade metoder för insamling, bearbetning och överföring av information användas.

Manuella metoder inkluderar insamling och överföring av data på papper, hålla möten.

Automatiserade metoder innebär användning av datorteknik och moderna kommunikationsmedel för att förbättra effektiviteten i interaktionen: e-post, dokumenthanteringssystem och dataarkivering.

Projektets framstegsrapportering

Processerna för insamling och bearbetning av data om faktiska resultat och visning av information om arbetets status i rapporter utgör grunden för samordning av arbetet, verksamhetsplanering och ledning. Framstegsrapportering inkluderar:

information om det aktuella läget för projektet som helhet och i samband med enskilda indikatorer;

information om avvikelser från baslinjeplaner;

förutsäga projektets framtida tillstånd.

Dokumentera arbetets framsteg

De viktigaste delresultaten av arbetets framsteg bör dokumenteras formellt.

Dokumentation av framstegsresultat inkluderar:

insamling och verifiering av slutliga data;

analys och slutsatser om graden av uppnående av projektresultaten och effektiviteten av det utförda arbetet;

arkivera resultat för framtida bruk.

Datorsystem för underhåll av elektroniska arkiv gör det möjligt att automatisera processerna för lagring och indexering av text och grafiska dokument och underlättar i hög grad tillgången till arkivinformation.

Under informationsteknologi förstå helheten av processer för att samla in, överföra, bearbeta, lagra och kommunicera information till användare, implementerade med hjälp av moderna mjukvaruverktyg.

12.2 Informationssystem för projektledning

Informationssystem för projektledning- ett organisatoriskt och tekniskt komplex av metodiska, tekniska, mjukvaru- och informationsverktyg som syftar till att stödja och förbättra effektiviteten i projektledningsprocesser.

Under projektgenomförande chefer måste hantera betydande mängder data som kan samlas in och organiseras med hjälp av en dator. Dessutom involverar många analytiska verktyg, såsom omräkning av arbetsschemat baserat på faktiska data, resurs- och kostnadsanalyser, ganska komplexa icke-automatiserade beräkningsalgoritmer.

Utvecklingen av projektledningssystem för persondatorer har gått igenom flera steg. Med ökningen av PC-kraften förbättrades systemens funktionalitet, deras kapacitet ökade. Med införandet av standarder för datautbyte mellan system, spridningen av nätverks- och webbteknologier öppnades nya möjligheter för ytterligare utveckling stödsystem för projektledningsprocesser och deras effektivare användning. Själva projekten blir mer och mer komplexa, vilket ställer ytterligare krav på utvecklingen av informationsteknologier för projektledning.

Idag är användningen av informationsteknik för projektledning kan representeras som visas i fig. 12.2.

Figur 12.2 - Automatisering av projektledning

persondatorsystem, utrustad med projektledningsprogramvara, bör ge följande funktioner:

arbeta i en miljö med flera projekt;

utveckling av ett kalendernätverksschema för utförandet av arbetet;

optimering av distribution och redovisning av begränsade resurser;

genomföra en "vad om"-analys;

insamling och redovisning av faktisk information om timing, resurser och kostnader för automatisk rapportgenerering;

planering och kontroll av avtalsförpliktelser;

centraliserad lagring av information om pågående och avslutade projekt m.m.

Distribuerade integrerade system De viktigaste verktygen som används är:

arkitektur "klient- server". Det tillåter arbetsstationer ("klienter") och en eller flera centrala datorer ("servrar") att distribuera exekveringen av applikationer med hjälp av varje dators datorkraft. De flesta klient-serversystem använder databaser (DB) och databashanteringssystem (DBMS). För framgångsrik projektledning är det nödvändigt att de uppgifter som erhålls under planeringen och genomförandet av projektet alltid är tillgängliga för alla projektdeltagare;

telekommunikationssystem(överföring av digital data via fiberoptiska kablar, lokala nätverk etc.);

bärbara datorer;

programvara för lagarbete, tillåter:

e-postutbyte;

dokumentflöde;

gruppaktivitetsplanering;

deltagande av teammedlemmar på distans i interaktiva diskussioner med hjälp av stöd och diskussioner;

brainstorming-session, som låter deltagarna uttrycka sina åsikter med hjälp av datorer anslutna till en stor skärm.

Internet/intranätär teknologier som sammanför företag och projekt. De ger tillgång till projektinformation utan att kräva betydande medel för dess organisation. Att placera ett sajtprojekt på Internet är det mest optimala och förmodligen det enda sättet att informera deltagarna om dess status i de fall de befinner sig i olika delar av världen.

De skapade webbsidorna bildar en webbsajt som sedan lagras på leverantörens server och därmed nås av fjärranvändare från hela världen. När det gäller projektledning i form av webbsidor kan publiceras kalender-nätverk scheman, rapporter (grafiska och tabeller), protokoll från möten och andra dokument relaterade till projektet.

intranät baserat på samma element som Internet. Den grundläggande skillnaden mellan dem ligger i det faktum att intranätanvändare är en begränsad krets av personer, som i regel är anställda i ett visst företag, organisation, företag.

Videokonferenser låter dig överföra ljud-, videoinformation över lokala nätverk och Internet. Röstkonferenser används också för datortelefoni på Internet.

En förvaltningsplan för projektkommunikation är ett mycket nödvändigt papper som reglerar vem, hur, när och vilken information som ska läras om ditt projekt.

Det är viktigt att förstå att denna plan inte behövs överallt och inte alltid. Ur min synvinkel är det vettigt att göra en fullfjädrad kommunikationsplan med antalet deltagare från 15 och uppåt. Blir det färre deltagare går det ändå att ha all kommunikation i åtanke, är det fler är risken stor att missa något.

Vad bör återspeglas i kommunikationsplanen:

1. En lista över alla projektdeltagare (både de som direkt arbetar med projektet och de som på något sätt kan påverka det) med angivande av namn, befattning, roll och kontaktuppgifter. När det är mer än 80 personer i projektet är det ovärderligt att ha alla telefoner och e-postmeddelanden på ett ställe. Det är mycket önskvärt för dig själv att analysera alla deltagare i termer av inflytande, förmåga att göra ditt projekt mycket bra eller mycket dåligt, intresse, interaktionsstrategier, etc. (vi kommer att prata om detta senare), men i inget fall bör detta inkluderas i kommunikationsplanen.
2. Grundläggande principer för kommunikation. Om iakttagandet av underordning är ett värde för dig, och detta är viktigt i ett projekt, så är planen rätt plats att skriva den på. De grundläggande principerna för kommunikation inkluderar de normer och uppföranderegler som teamet måste följa för att kunna effektivt arbete efter projekt. Mötena startar till exempel exakt vid den angivna tidpunkten (eller, tvärtom, startar inte förrän alla deltagare har samlats). Eller "vi pratar inte i telefon vid möten." Inkludera här endast objekt som du kan genomdriva. Det är till exempel en mycket dålig idé att ställa in en regel för "ingen telefon i möten" och ändå ta din smartphone när din sponsor (eller fru) ringer och förklarar för alla med stora ögon"Tja, det är en sponsor!"
3. Kommunikationsmetoder som används. Här behöver du lista vilka grupper av intressenter som använder vilka kommunikationskanaler, och även se till att de verkligen använder dem. Det är till exempel väldigt lätt att skriva ett "e-postmeddelande" till en kund (och vad, han har ett), och sedan sex månader senare få reda på att hans sekreterare sorterar ut hans post, och han har inte sett en enda av dina brev. En typisk uppsättning är ett företags- och mobiltelefonnummer, ett meddelandesystem som Lync eller Skype, e-post, videokonferenssystem, personliga möten, etc. PÅ senare tid planer inkluderar alltmer saker som WhatsApp eller Viber.
4. Schemalagd kommunikationslista, inklusive gruppen eller listan över intressenter, ansvarig person, regelbundenhet, kommunikationsmetod, kommunikationsinnehåll, kommunikationskrav. Till exempel:

Exemplet listar en "push" typ av kommunikation (vi "tvingar" praktiskt taget information), men i samma tabell kan du ange en "pull" typ av kommunikation (deltagaren själv ansvarar för att ta emot information, t.ex. en gång i veckan och se uppdateringar av listan över uppgifter på företagsportalen).

Processen att komma överens om dokument och beslut om ett projekt, som involverar mer än en intressent och som inte återspeglas i specifika planer (t.ex. tidsplan eller budgetplan). Till exempel, om du bara behöver besluta om villkor - kommer vi överens med kunden (vi informerar bara resten), om det handlar om pengar - endast med sponsorn, om du behöver välja "snabbt och dyrt" eller "långsamt och billigt "- vi samlar ett möte med sådana och sådana deltagare. Gör ofta samma sak i form av en tallrik, väldigt lik den föregående.

1. Eskaleringsprocessen. Hur, till vem och i vilka fall "klagar" vi?
2. Processen att övervaka och granska planen. Hur ofta och hur kommer vi att utvärdera om vår plan fungerar? Vem ska göra det? Vad gör vi om det inte fungerar? Hur man styr användningen av kommunikationsplanen och avkastningen på den ska vi prata om en annan gång.

Detta är ett minimum av poäng, men planen kan växa och kompletteras beroende på hur komplex kommunikationen i ditt projekt är. Om det handlar om 5 lag från olika länder, människor åker ständigt på affärsresor eller det finns ett behov av att tydligt reglera det gemensamma arbetet med projektdokument - allt detta ingår också i dokumentet. Här kan du, där alla dessa nyanser redan har tagits i beaktande.

Ibland ”slås” kommunikationsplanen i flera för olika intressentgrupper för att göra det lättare att komma överens, ur min synvinkel är det vettigt med 50+ projektdeltagare. Huvudregeln här är att graden av överreglering av planen ska stå i proportion till riskerna för att den inte uppfylls och på något sätt korrelera med antalet deltagare och projektets volym.Det beror på situationer då en 15-sidig plan är skriven för ett projekt på 10 personer, som reglerar hur många gånger i veckan de är tillsammans de dricker kaffe, och det finns en åsikt att "projektledning handlar om meningslösa papperslappar."

Det är också viktigt att komma ihåg att utarbetandet av en kommunikationsledningsplan innehåller en beskrivning av hur ni kommer att hantera intressenternas förväntningar, men detta ingår inte i själva planen, som ni kommer överens om. Förväntningshantering - separat stort ämne, vi kommer att diskutera det separat.

Som alltid, nedan är ett exempel på kommunikationsplan för ett hemrenoveringsprojekt för att göra saker tydligare.

Vi utgår från att jag är projektledare.

1. Deltagarlistan är jag, min man, föräldrarna som vi fortfarande bor hos, bostadskontoret, arbetsledaren, grannar.
2. Principer: vi respekterar varandra, vi svär inte, vi går till möten i tid. Observera att "vi svär inte" endast gäller för projektgruppen, vem och hur svär på arbetsledaren under arbetet, när vi inte är där bryr vi oss inte.
3. Kommunikationssätt - jag, make, arbetsledare - mobiltelefon, post, personliga möten, föräldrar - mobiltelefon och personliga möten, grannar - personliga möten (vandrar "benen" till dem), ZhEK - fast telefon och e-post.
4. Lista över kommunikationer:

Ett utdrag ur kapitlet av A.V. Polkovnikov "Project Communications" från boken "Investment Management" / Ed. ed. V.V. Sheremet. - M.: ta studenten, 1998.

Kommunikationshanteringsprocesser.

Kommunikationshantering ger stöd för kommunikationssystemet (interaktioner) mellan projektdeltagarna, överföring av lednings- och rapporteringsinformation som syftar till att säkerställa att projektmålen uppnås. Varje projektdeltagare måste vara beredd att interagera inom ramen för projektet i enlighet med sin funktionellt ansvar. Funktionen för hantering av informationslänkar inkluderar följande processer:

Insamling och distribution av information- processer för regelbunden insamling och snabb leverans av nödvändig information till projektdeltagare.

Utvärdera och visa framsteg- bearbetning av de faktiska resultaten av tillståndet i projektarbetet, korrelation med den planerade och trendanalys, prognoser.

Dokumentera arbetets framsteg- insamling, bearbetning och organisering av lagring av formell projektdokumentation.

Kommunikationssystem planering.

För att studera behoven och beskriva kommunikationssystemets struktur krävs vanligtvis följande information:

Informationsbehov hos projektdeltagare.

Den fysiska strukturen för fördelningen av projektdeltagare.

Projektets externa informationsbehov.

Teknologier eller metoder för att distribuera information mellan projektdeltagare kan variera avsevärt beroende på projektets parametrar och kraven i kontrollsystemet. Valet av interaktionsteknologier bestäms av:

Tillgänglighet av teknik.

Kvalificering och beredskap av personal.

Kommunikationshanteringsplan inkluderar:

En informationsdistributionsplan som definierar informationskonsumenter och leveranssätt.

Detaljerad beskrivning av varje dokument som ska tas emot eller överföras, inklusive format, innehåll, detaljnivå och använda definitioner.

Schema och frekvens av interaktioner.

Metod för att göra ändringar i kommunikationsplanen.

Beroende på projektets behov kan kommunikationsplanen vara mer eller mindre formaliserad, detaljerad eller endast beskrivas i allmän syn. Kommunikationsplanen är en integrerad del av projektplanen.

Utvärdera och visa framsteg.

Processerna för insamling och bearbetning av data om uppnådda resultat och faktiska kostnader samt visning av information om arbetets status i rapporter utgör grunden för samordning av arbete, verksamhetsplanering och ledning.

De flesta av de schemaläggnings- och schemaläggningsmetoder som diskuteras i kapitel 19 involverar användning av en dator. Under genomförandet av projektet måste chefer hantera betydande mängder data som kan samlas in och organiseras med hjälp av en dator. Dessutom innebär många analytiska verktyg, till exempel beräkningen av ett schema med den kritiska vägmetoden, resurs- och kostnadsanalys, algoritmer som är ganska komplexa för icke-automatiserad beräkning.

För närvarande presenteras ett betydande antal mjukvarupaket på marknaden som automatiserar funktionerna för planering och övervakning av arbetsschemat. Dessa paket är baserade på nätverksplanering och kritiska väganalysmetoder. Dessutom finns det specialiserade paket för planering och kontroll av projektkostnader. Paket schemaläggningär grunden för att skapa informationssystem projektledning. Denna programvara, liksom uppgifterna att välja och använda paket inom projektinformationssystemet, diskuteras mer i detalj i avsnitt 20.5.

Insamling och distribution av information.

Inom ramen för projektet finns ett behov av olika typer av kommunikationer:

Formell(rapporter, förfrågningar, möten) och informell(påminnelser, diskussioner);

Skriven och oral ;

vertikal och horisontell .

Insamlings- och distributionssystem information bör tillgodose behoven för olika typer av kommunikation. För dessa ändamål kan automatiserade och icke-automatiserade metoder för insamling, bearbetning och överföring av information användas.

Manuella metoder inkluderar insamling och överföring av data på papper, hålla möten.

Automatiserade metoder involverar användningen datateknik och moderna kommunikationsmedel för att förbättra effektiviteten i interaktionen.

Stödverktyg för datorkommunikation baseras på användning av programvara för grupparbete - groupware (gruppprogram) och elektronisk dokumenthantering. PÅ senaste åren Detta område av informationsteknologi har utvecklats snabbt, vilket är förknippat med en ökning av effektiviteten i kommunikationen. Mer information om grupparbetsverktyg diskuteras i avsnitt 20.6.

Dokumentera arbetets framsteg.

De viktigaste delresultaten av arbetets framsteg bör dokumenteras formellt.

Dokumentation av framstegsresultat inkluderar:

Analys och slutsatser om graden av uppnående av projektresultaten och effektiviteten av det utförda arbetet;

Arkivera resultat för framtida bruk.

Datorsystem för underhåll av elektroniska arkiv gör det möjligt att automatisera processerna för lagring och indexering av text och grafiska dokument och underlättar i hög grad tillgången till arkivinformation.

Kommunikationshantering och informationsteknik.

Så de flesta av kommunikationsprocesserna inom projektet involverar användning av datorer och kommunikation. Dessutom kan det hävdas att utvecklingen av projektledningsmetoder och deras praktisk användning till stor del bestäms av informationsteknologins utveckling.

Skapandet och beräkningen av matematiska modeller som låg till grund för projektledningsmetoder blev möjlig först med tillkomsten av datorer. Den välkända kritiska vägmetoden, som ingick i metodiken för "nätplanering", utvecklades 1956 som ett resultat av forskning som syftade till att effektivisera användningen av Univac-datorn för planering av byggarbeten.

En tid präglad av stordatorer, dyra specialiserade projektledningsprogram och dyra experter som visste hur man använder det programvara fortsatte fram till mitten av 1980-talet. Användningen av automatiserade projektledningssystem var begränsad till organisationer och projekt vars budget tillät att betala från 500 000 USD till 1 000 000 USD för installation av lämpliga system och involvering av specialister.

Med utvecklingen av persondatorer, ökande deras kraft och minskade kostnader, såväl som med tillkomsten av billiga schemaläggningspaket, har automatisering av projektledningsprocedurer blivit tillgänglig för ett större antal organisationer.

Utvecklingen av projektledningssystem för persondatorer gick också igenom flera steg. Med ökningen av kraften hos PC:n förbättrades systemens funktionalitet, deras kapacitet ökade. Med tillkomsten av Windows, införandet av standarder för datautbyte mellan system, spridningen av nätverksteknologier, har nya möjligheter öppnat sig för vidareutveckling av stödsystem för projektledningsprocesser och deras effektivare användning.

Implementeringen av konceptet med ett distribuerat integrerat projektledningssystem (eller en uppsättning projekt), insamling och spridning av relevant information i realtid blev möjlig tack vare modern teknik, tillhandahålla kommunikation mellan projektdeltagare i lokala och globala nätverk. Teoretiskt sett kan projektledare idag få detaljerade projektrapporter och utfärda uppdrag utan att lämna kontoret och utan ett enda telefonsamtal. Således, traditionella system för projektledning har en chans att vända från system för att modellera projekt till system som faktiskt stödjer ledningsprocesser.

Kommunikations roll i projektet. Kommunikationshanteringsplanering

Kommunikationer- Det här är de processer som är förknippade med att säkerställa att projektinformation i rätt tid och på lämpligt sätt bildas, samlas in, distribueras, lagras och slutligen placeras. Eftersom projekt genomförs av personer som utför olika funktioner, ofta belägna på avsevärt avstånd från varandra, är frågorna om informationsutbyte och samordning av åtgärder mycket viktiga. Under kommunikationen kommer målen överens, människors handlingar samordnas, problem identifieras och lösas och projektdeltagarnas förväntningar regleras. Enligt E. Verzuh, börjar med formuleringen av arbetets innehåll och slutar med riskhantering och detaljerad planering, är var och en av projektledningsmetoderna i huvudsak en eller annan metod för kommunikation.

Schematiskt kan kommunikationsprocessen representeras av modellen som visas i fig. 10.1.

Ris. 10.1. Kommunikationsmodell

Kommunikationshanteringsplanär ett dokument som beskriver:

– krav och förväntningar från kommunikation för projektet.

- hur och i vilken form information kommer att utbytas;

– när och var kommunikation kommer att äga rum.

– vem är ansvarig för att tillhandahålla varje typ av kommunikation.

Kommunikationskrav förstås som projektdeltagarnas allmänna (totala) behov av information. Medlemmar projekt lag Det finns fyra huvudtyper av sådana krav.

För det första finns det behov av information om ansvarsfördelning. Varje gruppmedlem behöver veta exakt vilken del av projektet han är ansvarig för, vad hans befogenheter och ansvar är. Grunden för sådan information är projektets organisationsstruktur.

För det andra finns det ett behov i samordning. Teammedlemmarna är beroende av varandra för att utföra projektets arbete. Samordning av information säkerställer hög effektivitet i det gemensamma arbetet för projektteammedlemmarna. Information om att göra eventuella ändringar i projektet faller inom kategorin samordnande information.

För det tredje information om projektets gång, de framsteg som gjorts. Teammedlemmar bör ha information om projektets nuvarande tillstånd, vilket gör att de kan identifiera problem i tid och vidta åtgärder för att lösa dem. Sådan information inkluderar rapporter om anslagna medel vid en viss tidpunkt, om överensstämmelse med kalenderplanen och projektplanen. Information om aktuell status för risker och nya frågor är också viktig.

För det fjärde behöver teammedlemmar information om beslut. De måste vara medvetna om de beslut som fattas av ledning, projektsponsorer och kunder, oavsett om dessa beslut påverkar själva projektet eller dess ekonomiska miljö. Ett exempel på sådan information är projektstadgan, arbetets omfattning, arbetsschema, projektbudget.

Naturligtvis går själva behoven hos människor inom kommunikation utöver de fyra punkter som anges. Men projektkommunikationsledningen bör bara överväga vad som är "nödvändigt och tillräckligt" för att projektet ska lyckas. Överskott av information, såväl som dess brist, påverkar genomförandet av projektet negativt.

Grunden för att säkerställa kommunikationskraven är projektets organisationsstruktur. Också viktigt för att ställa kommunikationskrav och hantera kommunikation följande aspekter projekt:

Avdelningar och specialiteter involverade i projektet;

Logistik av antalet och platserna för personer som är involverade i projektet;

Deltagarnas interna och externa informationsbehov.

Kavgör vilken information och interaktioner som projektdeltagarna behöver. Till exempel vilka personer som behöver vilken information, när de behöver den, vem och hur ska förse dem med denna information. Även om behovet av att kommunicera projektinformation finns i alla projekt, kan informationsbehoven och metoderna för att sprida den variera mycket. En viktig faktor för att uppnå projektframgång är att identifiera projektdeltagarnas informationsbehov och identifiera lämpliga medel för att möta dessa behov.

I de flesta projekt görs huvuddelen av kommunikationsplaneringen i de tidigaste faserna av projektet. Resultaten av denna planeringsprocess granskas dock regelbundet under hela projektet och modifieras vid behov för att hålla dem aktuella.

Kommunikationsförvaltningsplanen är en integrerad del av projektledningsplanen eller ingår i den som en underordnad plan. Kommunikationsplanen innehåller:

– Kommunikationskrav från projektdeltagarnas sida.

- information om överförd information inklusive format, innehåll och detaljnivå;

– Namnet på den anställde som ansvarar för överföringen av information.

- namnet på den anställde eller gruppen - mottagarna av denna information;

– De metoder eller tekniker som används för att kommunicera information (t.ex. PM, e-post och/eller pressmeddelanden).

– Frekvens för kommunikation (t.ex. varje vecka).

- ett schema för överföring per instans, som bestämmer tidpunkten och förfarandet för överföring till högre nivåer (kedja) av problem som inte kan lösas av personal på lägsta nivån;

– En metod för att uppdatera och förfina kommunikationsplanen allt eftersom projektet fortskrider och utvecklas;

- Ordlista med vanlig terminologi.

Kommunikationshanteringsplanen kan också innehålla riktlinjer för statusmöten, projektgruppsmöten, e-möten och utskick. E-post. Uppdragshanteringsplanen kan vara formell eller informell, detaljerad eller sammanfattad, beroende på projektets behov.

Kommunikationsförvaltningsplanen ingår i huvudplan projektledning eller ingå i den som en delplan. Sektionsmallen för denna plan ges i tabell. 10.1.

Tabell 10.1

Delar av en kommunikationsplan

Skicka ditt goda arbete i kunskapsbasen är enkelt. Använd formuläret nedan

Studenter, doktorander, unga forskare som använder kunskapsbasen i sina studier och arbete kommer att vara er mycket tacksamma.

Liknande dokument

Att tillhandahålla nödvändig information till projektets intressenter i enlighet med planen. Kommunikationsmetod. Elektroniska projektledningsverktyg. Distribution av information enligt PMBok-standarden. Resultatrapporter, tillgångsuppdateringar.

abstrakt, tillagt 2013-02-25


kursarbete, tillagd 2014-11-11


Bekantskap med huvuddragen i projekttidsplanering. generella egenskaper Gantt-diagram. Bygga nätverksdiagram och bedöma projektets kritiska väg som det viktigaste tidsplaneringsverktyget. Analys av den kritiska vägmetoden.

presentation, tillagd 2013-07-08


Kommunikation som en process för att kommunicera och överföra information för att säkerställa organisatorisk effektivitet. Hantering av extern och intern kommunikation. Riktningar för kommunikationsaktivitet. Analys av kommunikation JSC " Oljeföretag Lukoil.

terminsuppsats, tillagd 2011-03-26


Teoretiska aspekter organisera projektgruppens arbete. Lösning av chefen för problem relaterade till arbetsmotivation, konflikter, fullgörande av plikter, kontroll, ansvar, kommunikation, ledarskap. Leda projektgruppens arbete.

abstrakt, tillagt 2016-01-23


Modern projektledning: koncept, egenskaper, klassificering, struktur. Miljö som en uppsättning faktorer som påverkar projektet. Organisationssystem för samverkan mellan avdelningar. Analys av deltagarna i olje- och gaskomplexprojektet.

terminsuppsats, tillagd 2014-01-26


Utveckling organisatoriskt projekt att sänka priserna för vissa varukategorier med 10 % genom att sänka produktionskostnaderna med 5 % och automatisera processer. Finansieringskällor för arbete. Krav på det designade systemet, dess acceptans.

test, tillagt 2015-05-25


Kommunikation mellan organisationen och dess omgivning, mellan nivåer och avdelningar. Formell och informell, interpersonell kommunikation; kommunikationsnätverk. Typer av information i företaget, hårdvaruhantering, analys av det interna informationssystemet.

terminsuppsats, tillagd 2009-03-12