Cechy użytkowania i wykonywania dokumentów

Styl- jest to cecha języka, przejawiająca się w doborze, łączeniu i organizacji środków komunikacji językowej z zadaniami komunikacji. Są takie funkcjonalne style, tj. style identyfikowane zgodnie z głównymi funkcjami języka związanymi z określonym obszarem działalności człowieka, takimi jak dziennikarski, naukowy, artystyczny i literacki, potoczny, urzędowy i biznesowy.

Wszelkie informacje wymagają języka, w którym będą rejestrowane, przesyłane i odbierane. Ten złożony proces można przeprowadzić za pomocą specjalnej terminologii - głównego składnika każdego stylu funkcjonalnego. Styl oficjalnej i biznesowej komunikacji ludzi z różnych sfer życia: ekonomicznej, społeczno-politycznej i kulturalnej - wykształcił się pod wpływem potrzeby przedstawiania faktów z jak największą dokładnością, zwięzłością, konkretnością i unikaniem niejasności. Oficjalny styl biznesowy to taki funkcjonalny rodzaj języka, który służy sferze oficjalnych relacji biznesowych głównie w formie pisemnej.

Dokumenty mogą być zróżnicowane pod względem gatunku i treści, objętości i ekspresji językowej. Większość dokumentów w części merytorycznej odnosi się do sfery poza komunikacją indywidualną (choć jednostki są również zaangażowane w odpowiednie działania), ale aspekt indywidualno-osobowy nie znajduje odzwierciedlenia w języku i stylu dokumentu. Funkcjonować styl biznesowy polega na tym, że spełnienie wymaganej formy do przekazania treści daje powód do uznania dokumentu za urzędowy przedmiot działalności. Dlatego język dokumentów cechuje rygor stylistyczny i obiektywizm prezentacji. W oficjalnym stylu biznesowym nie powinno być emocjonalności, subiektywnej oceny i kolokwializmu. To właśnie zbliża styl dokumentów do umiarkowanego stylu książkowego, styl naukowy, ale bezosobowy sposób prezentacji jest cechą charakterystyczną języka dokumentów.

Ponieważ dokumenty kojarzą się z normą prawną, obiektywizm w stylu prezentacji podkreślany jest przez afirmatywny i normatywny charakter dokumentu. Z reguły dokumenty są sporządzane w taki sposób, aby albo informacje w nich zawarte były brane pod uwagę, albo odpowiednia decyzja została koniecznie wykonana. Akty sądu, prokuratury, policji i administracji są pisane w oficjalnym biznesowym stylu. Takie dokumenty są oparte na analizie naukowej. public relations dlatego powinny być precyzyjne i jak najbardziej zwięzłe, a to należy osiągnąć za pomocą odpowiednich środków językowych. Cechą charakterystyczną oficjalnego stylu biznesowego jest użycie słów w ich specyficznym znaczeniu. Aby uniknąć błędów w dokumenty biurowe informacji biznesowych nie należy łączyć z elementami dziennikarstwa (np. w projektach decyzji, niektórych rodzajach raportów, protokołach itp.).

Jako struktura holistyczna każdy dokument musi spełniać określone wymagania. To jest:

Zwięzłość i zwięzłość prezentacji oficjalnego materiału;

Dokładność i pewność sformułowań, jednoznaczność i jednolitość pojęć;

Neutralny ton prezentacji.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się używaniem słów tylko w tych znaczeniach, które są uznawane za normę ogólnego użycia słów literackich, a także w znaczeniach tradycyjnych specjalnie dla dokumentów biznesowych, które nie naruszają ich jednolitości stylistycznej i odpowiadają do ogólnego trendu standaryzacji języka biznesowego.

Dobór słownictwa polega na starannym zwróceniu uwagi na leksykalne znaczenie słów. Nieznajomość leksykalnego znaczenia poszczególnych słów prowadzi do błędów typu: „ konieczna jest poprawa usług zootechnicznych i weterynaryjnych w hodowli zwierząt ” (obsługa zwierząt hodowlanych może zostać ulepszona, ale nie inwentarz żywy), „ obniżyć koszty "(Istnieje możliwość obniżenia ceny towarów, produktów, ale nie kosztów - możliwa opcja:" redukować

Cena fabryczna »).

Niedozwolone jest stosowanie neologizmów, nawet tych formowanych według tradycyjnych wzorców, np. „ konstruktor » , « reorganizacja ", a także słowa związane ze słownictwem potocznym, na przykład" sekretarz », « asystent labolatoryjny ».

Jeśli wybierzesz niewłaściwe słowo z wielu pokrewnych, które różnią się znaczeniem, możesz je zniekształcić. Na przykład słowa „dostarczyć” i „zapewnić” są często mylone.

Wprowadzić- 1) przedstawić, poinformować („przedstawić listę pracowników”, „przedstawić dowody”); 2) przedstawić kogoś wprowadzić nowego pracownika do zespołu"); 3) do petycji (o awans, o wyróżnienie) („ prześlij się do następnej rangi», « złóż zamówienie "); 4) komponuj, odkrywaj (" mieć znaczną wartość»); 5) wyobraź sobie mentalnie (" wyobraź sobie obraz bitwy»); 6) zobrazować, pokazać (" prezent w zabawny sposób»).

Dostarczać- 1) oddać do dyspozycji, użyć (" zapewnić mieszkanie», « zapewnić pojazdy»); 2) dać prawo, możliwość zrobienia, wykonania czegoś (" daj urlop”, „daj głos»); 3) zezwolić na samodzielne działanie lub pozostawienie bez opieki; („zostaw to sobie”, „zostaw to przypadkowi»).

Niemożność dokładnego i zwięzłego wyrażenia myśli prowadzi do następujących błędów: „w miesiącu kwietniu” (kwiecień to dokładnie miesiąc i nic więcej), „wiadomość informacyjna” (każda wiadomość zawiera informacje). Powtórzenia takie jak: « korzyści z użytkowania» , « należy wziąć pod uwagę następujące fakty: », « Zjawisko to w pełni przejawia się w warunkach »...

W przypadku tekstów dokumentów urzędowych nie jest to typowe w użyciu

frazeologia figuratywna, zwroty o zredukowanej kolorystyce stylistycznej.

Standardowe zwroty mowy, takie jak: „ w związku z zarządzeniem rządu”, „w celu udzielenia pomocy materialnej”», « ze względu na trudną sytuację, która się rozwinęła…”- są stale reprodukowane w oficjalnych dokumentach, nabierają stabilnego charakteru i w swojej roli zbliżają się do jednostek frazeologicznych. W języku dokumentów pełnią taką samą funkcję jak stabilne kombinacje typów: "wziąć pod uwagę", "zwrócić uwagę". Ale jeśli normy zostaną naruszone z powodu nieznajomości specyfiki użycia tej lub innej jednostki frazeologicznej, pojawiają się błędy. Na przykład czasownik „pozwolić” („zezwolić”) w znaczeniu „zrobić coś, wykonać” można łączyć ze słowami wyrażającymi negatywny skutek działania: „zezwolić na naruszenie”, „dokonać błąd”, „popełnić błąd w obliczeniach” itp., ale nie słowami wyrażającymi pozytywne działanie - „pozwól na sukces”.

Wraz z tego rodzaju słowami istnieje wiele słów, które wykazują ograniczoną kompatybilność tylko w stylu biznesowym. Na przykład w stylu biznesowym:

POŻĄDANE NIE POŻĄDANE

W mowie biznesowej należy używać konstrukcji z predykatem „split”, które nie tylko nazywają czynność, ale także wyznaczają przedmiot tej czynności. Na przykład:

pomagać, nie pomagać; pomagać, nie pomagać; sprzątać, nie sprzątać; brać pod uwagę, nie brać pod uwagę; dawaj wsparcie, a nie wsparcie; dokonywać napraw, a nie naprawiać.

Komunikacja biznesowa odbywa się między organizacjami a urzędnikami i ma charakter oficjalny, dlatego charakteryzuje się bezosobowym charakterem prezentacji tekstu, w związku z czym czasowniki powinny być używane w formie trzeciej osoby i co do zasady , w nieskończenie osobistym znaczeniu.

Na przykład:

„komisja przeprowadziła kontrolę i ustaliła…”;

„Ustawa została podpisana przez członków komisji i zatwierdzona…”.

Funkcja mowy biznesowej - użyj duża liczba warunki.

Termin- słowo lub fraza, która jest nazwą

pewna koncepcja specjalny obszar nauka, technika, sztuka. Całość terminów z danej dziedziny wiedzy lub działalności zawodowej stanowi terminologię.

Używając terminów w dokumentach, należy upewnić się, że termin jest zrozumiały nie tylko dla autora dokumentu, ale także dla wszystkich korespondentów pracujących z tym dokumentem. Gdy autor używa nietypowych, nieznanych terminów, konieczne jest ujawnienie treści i znaczenia tego terminu. Można to osiągnąć w następujący sposób:

Podaj oficjalną definicję terminu (przyjęte definicje terminów są zapisane w słownikach terminologicznych i GOST);

Rozszyfruj pojęcie słowami związanymi ze słownictwem neutralnym; usuń termin z tekstu i zastąp go powszechnie używanym słowem lub wyrażeniem.

W mowie biznesowej w celu skompresowania mowy stosuje się skróty do oznaczania pojęć.

Istnieją dwa główne rodzaje skrótów:

Skróty leksykalne (skróty) - słowa złożone utworzone przez usunięcie części ich liter składowych lub części słów, na przykład: CIS, ACS, Mosgaz, zastępca, siły specjalne itp .;

Skróty graficzne – skróty używane w piśmie

oznaczenia słów, na przykład: p / o, kolej, punkt, mkw itp.

Skróty leksykalne (skróty) funkcjonują jako niezależne słowa. Skróty graficzne nie są słowami, są używane tylko podczas pisania i podczas czytania są rozszyfrowywane i czytane w całości.

Wiele skróconych nazw instytucji i organizacji zostało oficjalnie zalegalizowanych. Niektóre z nich: 1) pierwszymi literami pełnej nazwy (skróty literowe), na przykład Moskiewski Uniwersytet Państwowy (Moskiewski Uniwersytet Państwowy); 2) zgodnie z zasadą sylabiczną np. Ministerstwo Zdrowia

(Ministerstwo Zdrowia); 3) według zasady mieszanej, na przykład Giproholod (Państwowy Instytut Projektowania Lodówek, Fabryki Lodów, Wytwórnie Lodu Suchego i Wodnego oraz Ciekłego Dwutlenku Węgla). Jednocześnie skróty alfabetyczne czytane sylabami są odmieniane jak zwykłe słowa. Wyjątkiem jest słowo HPS i tym podobne, które nie odpadają.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-1.jpg" alt="(!JĘZYK:> JĘZYK I STYL DOKUMENTÓW URZĘDOWYCH">!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-2.jpg" alt="(!LANG:>event JAK PRZEKAZYWAĆ wakacje?"> событие КАК праздник ПЕРЕДАТЬ? ЗАФИКСИРОВАТЬ? открытие Прогноз погоды ВОСПРИНЯТЬ? ЛЮБАЯ средством ИНФОРМАЦИЯ взаимодействия Дата прибытия является встреча теплохода ЯЗЫК!!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-3.jpg" alt="(!LANG:> Styl to cecha języka przejawiająca się w doborze, połączenie i organizacja"> Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. В соответствиями с функциями языка можно выделить следующие виды стилей: q Публицистический; q Научный; q Художественно-литературный; q Разговорно-обиходный; q Официально-деловой.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-4.jpg" alt="(!LANG:> Styl dziennikarski to funkcjonalny styl wypowiedzi używany w gatunki artykułu,"> Публицистический стиль - функциональный стиль речи, который используется в жанрах статья, очерк, репортаж, фельетон, интервью, памфлет, ораторская речь. Служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, телевидение, афиши, буклеты). От слова ПУБЛИЧНЫЙ В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-5.jpg" alt="(!LANG:>Styl naukowy to styl, który odpowiada sferze naukowej działania społeczne. On ">Styl naukowy to styl, który służy naukowej sferze działalności społecznej. Ma na celu przekazanie informacji naukowej przygotowanej i zainteresowanej publiczności.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-6.jpg" alt="(!LANG:>Styl artystyczny to funkcjonalny styl mowy używany w fikcja. "> Styl artystyczny - funkcjonalny styl mowy używany w fikcji. W tym stylu wpływa na wyobraźnię i uczucia czytelnika, przekazuje myśli i uczucia autora, wykorzystuje całe bogactwo słownictwa, możliwości różnych style, charakteryzuje się figuratywnością, emocjonalnością mowy.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-7.jpg" alt="(!LANG:>Styl konwersacyjny to styl, który służy sferze komunikacji ustnej lub komunikacja ustna."> Разговорный стиль – это стиль, который обслуживает сферу устного общения или устной коммуникации. Разговорный стиль (разговорная речь) используется в широкой сфере личных, т. е. неофициальных, внеслужебных отношений. Этот стиль чаще называют разговорно-обиходным.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-9.jpg" alt="(!LANG:> Formalny styl biznesowy byłby niewłaściwy i niesprawiedliwy, nieprecyzyjnie nazywany biurowym . To jest całość"> Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-10.jpg" alt="> "> Oświadczenie „Jestem na wakacjach od dzisiaj” Proszę wziąć pod uwagę mnie na wakacjach od 15. 06. 2013. Znaczenie to samo, ale styl prezentacji?

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-11.jpg" alt="(!LANG:>Pochodzenie rosyjskiego oficjalnego przemówienia biznesowego zaczyna się w X wieku, z epoki Rusi Kijowskiej,"> Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в. , с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между !} Ruś Kijowska i Bizancjum.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-12.jpg" alt="(!LANG:>Najważniejszy zabytek starożytnego prawa rosyjskiego -"> Важнейший памятник древнерусского права - " Русская правда ", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-13.jpg" alt="(!LANG:>Na Rusi Moskiewskiej istniały dwa równoległe języki książkowe: Kościół Zamówienia języka słowiańskiego i biznesowego"> В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-14.jpg" alt="(!LANG:> W wyniku długiego procesu ich interakcji, przez koniec XVII - początek"> В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-15.jpg" alt="(!LANG:>Oficjalny styl służy czysto oficjalnym i niezwykle ważnym obszarom relacji międzyludzkich. Dwie funkcje"> Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Две особенности официально-делового стиля: q Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. q Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-16.jpg" alt="(!LANG:>Te cechy przyczyniły się do konsolidacji tradycyjnych, ugruntowanych środków językowej ekspresji w nim i rozwoju pewnego"> Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи. Официально-деловой стиль характеризуется: q высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения); q официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки); q безличностью (!} oficjalne przemówienie biznesowe unika konkretów i osobistych).

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-17.jpg" alt="(!LANG:>Szczególna forma etykiety jest typowa dla ODS (Drogi Igorze Siergiejewiczu !). Na przykład zamiast imienia"> Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместоимения Я принято применять пассивную конструкцию: я сделал - мною проделана. Основными особенностями ОДС являются: Ø Доказательность (достоверные факты) Ø Объективность Ø Информативность Ø Логичность Ø Стандартное размещение материала Ø Отсутствие эмоций!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-18.jpg" alt="(!LANG:> Jeśli mówimy o gatunkach mowy, o strukturze urzędnika styl biznesowy, to on"> Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: q официально-документальный; q обиходно-деловой.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-19.jpg" alt="(!LANG:> Język dyplomacji ma własny system terminów (terminy międzynarodowe Zasady kurtuazji dyplomatycznej"> Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-20.jpg" alt="(!LANG:> Korespondencja biurowa, czyli korespondencja przemysłowa, odnosi się do codziennego biznesu"> Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-21.jpg" alt="(!LANG:> Dokumenty biznesowe, które obejmują: podanie, CV, paragon, zasilanie adwokata,"> Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д. , следует писать коротко и ясно.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-22.jpg" alt="(!LANG:>Formalne przemówienie biznesowe to jeden z najważniejszych stylów języka rosyjskiego język literacki, odgrywający dużą rolę"> Официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-23.jpg" alt="(!LANG:>Konstruowanie zdań logicznych – istotna funkcja składnia dokumentu urzędowego Zasady układania słów w "> Logiczna konstrukcja zdania jest charakterystyczną cechą składni dokumentu urzędowego Zasady układania słów w zdaniu: 1. Bezpośrednia kolejność słów, ALE gdy semantyczna obciążenie spada na akcję, zastosowano odwrotną kolejność słów Przejście do rachunku ekonomicznego pomogło zwiększyć dyscyplinę.

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-24.jpg" alt="(!LANG:>2. Układ słów według znaczenia informacyjnego - informacyjna rola słowo"> 2. Расположение слов по информативной значимости - информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения Студенты колледжа помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка. Во время каникул студенты колледжа помогали взрослым в работе по благоустройству парка.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-25.jpg" alt="(!LANG:>Na podstawie listu od klienta prace w toku dla produkcji prototyp zostaje przeniesiona na drugi ">Na podstawie pisma od klienta prace w toku nad produkcją prototypu zostają przeniesione na drugi kwartał 2016 (wskazanie okresu produkcji prototypu) W drugim kwartale 2016 roku, prace w toku nad produkcją prototypu przekazywane są na podstawie pisma od klienta (uzasadnienie przyczyny terminu realizacji zlecenia przeniesienia)

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-26.jpg" alt="(!LANG:>3. Lokalizacja definicji niespójna - po"> 3. Расположение определений Ø Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные - после него. соглас. опред. определяющее слово служебная командировка, основное внимание, несоглас опред. вопрос важного значения!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-27.jpg" alt="(!LANG:>4. Umiejscowienie okoliczności - okoliczności stopnia znajdują się przed przymiotnikiem i dodatki po"> 4. Расположение обстоятельств - обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после него Исключительно интересный проект, крайне нежелательный эффект 5. Расположение числительных - существительное следует за числительным десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц - 75.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-28.jpg" alt="(!LANG:> Styl dokumentów biurowych charakteryzuje się stosowaniem ustalonych fraz Ø Archiwum - proces, przekazanie"> Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний Ø Архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; Ø Вакансия – замещать, иметь; Ø Совещание – готовить, вести, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать. Ø приказ – издавать, Ø контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, Ø должностные оклады – устанавливаются, выговор – объявляется, Ø порицание – выносится и т. д.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-29.jpg" alt="(!LANG:>Korzystanie z predykatów dzielonych: Mowa w biznesie Mowa potoczna, aby pomóc"> Использование расщепленных сказуемых: Деловая речь Разговорная речь оказать помощь помочь осуществить ремонт отремонтировать провести расследование расследовать обеспечить контроль проконтролировать допустить ошибку ошибиться оказать содействие содействовать!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-30.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające motywy tworzenia dokumentu Ø Aby potwierdzić nasze umowa."> Языковые формулы выражающие мотивы создания документа Ø В подтверждение нашей договоренности. . . Ø В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем). . . Ø В соответствии с письмом заказчика. . . Ø В порядке оказания помощи прошу Вас. . . Ø В ответ на Ваш запрос сообщаем. . . Ø Ссылаясь на Ваш запрос от. . . Ø Согласно постановлению правительства. . . Ø На основании нашего телефонного разговора. . .!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-31.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe określające przyczyny utworzenia dokumentu Ø Z powodu opóźnienia"> Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ø Ввиду задержки получения груза. . . Ø По причине задержки оплаты. . . Ø В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями. . . Ø В связи с нарушением срока поставки. . . Ø Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на. . . Ø Учитывая увеличение спроса на продукцию. . . Ø Ввиду особых обстоятельств. . . Ø В связи с завершением работ по. . . Ø В связи с проведением совместных работ. . .!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-32.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające cel tworzenia dokumentu Ø Do celów wymiany"> Языковые формулы, выражающие цель создания документа Ø В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес. . . Ø В целях увеличения товарооборота. . . Ø В целях упорядочения работы структурных подразделений института Ø В целях расширения спектра образовательной деятельности университета. . . Ø Во исполнение постановления Ученого совета университета. . . Ø Во избежание конфликтных ситуаций Ø Для согласования спорных вопросов!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-33.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające prośby, żądania, zamówienia Ø Proszę rozważyć możliwość ..."> Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Ø Прошу рассмотреть возможность. . . Ø Прошу изыскать для нужд организации. . . Ø Обращаемся к Вам с просьбой. . . Ø Прошу Вас направить в мой адрес. . . Ø Убедительно прошу решить вопрос о. . . Ø Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. . . Ø Приказываю создать комиссию в составе. . .!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-34.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające przypomnienie, ostrzeżenie Ø Przypominamy, że termin"> Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Ø Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает. . . Ø Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны. . . Ø Организация уведомляет Вас о том, что. . . Ø Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что. . . Ø Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о. . .!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-35.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające ofertę lub odrzucenie oferty: Ø"> Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: Ø По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы. . . Ø В ответ на Ваш запрос на. . . мы предлагаем Вам. . . Ø Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок. . . региона. . . Ø Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес. . Ø Просим Вас принять заказ на 20 -футовый контейнер из. . . на условиях. . . Ø Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам. . . Ø К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку. . . Ø Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-36.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające zlecenie, zlecenie Ø Wyznacz promotora"> Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Ø Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности. . . Ø Обязать руководителей всех подразделений… Ø Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на. . . Ø Назначить расследование по факту. . . Ø Изыскать дополнительные возможности для. . .!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-37.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające komunikat, powiadomienie Ø Informujemy, że."> Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Ø Сообщаем, что. . . Ø Извещаем Вас о том, что. . . Ø Ставим Вас в известность о том, что. . . Ø Считаем необходимым поставить Вас в известность о. . . Ø Докладываю о. . . Ø Довожу до Вашего сведения, что. . . Ø Организация извещает о. . . Ø Нам приятно сообщить (Вам), что. . . Ø Сообщаем к Вашему сведению, что. . .!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-38.jpg" alt="(!LANG:> Formuły językowe wyrażające obietnicę, gwarancja Ø Gwarantujemy to."> Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Ø Гарантируем, что. . . Ø Безопасность гарантируется. . . Ø Конфиденциальность информации обеспечена. . . Ø Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки. . . Ø Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии). . .!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-39.jpg" alt="(!LANG:>Częste błędy Ø Tautologia Ø Pleonazmy Ø Paronimy"> Распространенные ошибки Ø Тавтология Ø Плеоназмы Ø Слова-паронимы Ø Разговорные и устаревшие слова, архаизмы.!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-40.jpg" alt="(!LANG:> Tautologia to semantyczne powtórzenie, które występuje, gdy oferta"> Тавтология - смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова Ø адресовать в адрес Ø следует отметить следующее Ø май месяц Ø пять человек детей Ø польза от использования навесных агрегатов Ø следует учитывать следующие факторы Ø данное явление полностью проявляется в условиях!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-41.jpg" alt="(!LANG:> Pleonazmy - częściowa zbieżność znaczeń słów tworzących fraza Ø niezapomniana pamiątka"> Плеоназмы – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание Ø памятный сувенир (сувенир - подарок на память) Ø передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди) Ø совместное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем) Ø «промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); Ø «форсировать строительство ускоренными темпами» (форсировать - вести ускоренными темпами); Ø «потерпеть полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение).!}

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-42.jpg" alt="(!LANG:> Paronimy mają podobny dźwięk powiązane słowaØ gwarancja "> Wyrazy-paronimy - blisko brzmiące słowa pokrewne Ø gwarancja - gwarantowane Ø miejsce - miejsce Ø wynagrodzenie - wynagrodzenie

Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-43.jpg" alt="(!LANG:>Słowa potoczne i przestarzałe, archaizmy Kanclerz, założyciel">!}

Charakterystyka dokumentów wykorzystywanych w czynnościach zarządczych i zasady ich wykonywania

2.1. Ogólna charakterystyka dokumentów zarządczych

Termin dokument pochodzi z łaciny dokument, co oznacza dowody, dowody. Słowo to odnosi się do wszelkich źródeł pisanych, właściwie zaprojektowanych i przez to prawnie wiążących.

GOST 16483-83 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje” podaje następującą definicję dokumentu: Dokument to materialny przedmiot z utrwaloną w sposób przez człowieka informacją, stworzony do jego transmisji w czasie i przestrzeni.

Każdy dokument w dokumentacji działań zarządczych można rozpatrywać z punktu widzenia nośnika informacji, sposobu utrwalenia i funkcji pełnionych przez dokument.

Najważniejszą funkcją dokumentu jest: informacyjne. Dokumenty rejestrują fakty, zdarzenia, zjawiska aktywności praktycznej i umysłowej człowieka.

Dokument ma funkcja organizacyjna. Za pomocą dokumentu zapewniony jest wpływ na grupy ludzi w celu organizowania i koordynowania ich działań. Relacje zewnętrzne organizacji zapewnia funkcja komunikacyjna dokumentów.

Dokument nosi funkcja prawna, ponieważ jej treść służy jako dowód przy rozważaniu kontrowersyjnych kwestii w działalności zarządczej.

Dokument wykonuje i funkcja edukacyjna. Dyscyplinuje wykonawcę, wymaga stałego podnoszenia poziomu wykształcenia, podnosi estetyczny gust pracowników menedżerskich.

W zarządzaniu są następujące rodzaje dokumentów:

1) dokument urzędowy;

2) oryginał;

4) dokumenty osobiste;

5) dokumenty pochodzenia osobistego.

Oficjalny dokument- jest to dokument stworzony przez organizację lub urzędnika i wykonany w określony sposób. Pod urzędnik oznacza osobę, która pełni funkcję przedstawiciela organu lub zajmuje stanowisko związane z wykonywaniem obowiązków organizacyjnych, administracyjnych lub administracyjnych.

Wśród dokumentów urzędowych szczególne miejsce zajmuje legalne dokumenty regulujące życie państwa i obowiązujące we wszystkich sferach jego rozwoju przez wszystkie struktury społeczne, organizacje i ludność kraju.

Oryginalny dokument urzędowy jest pierwszą lub jedyną kopią dokumentu urzędowego.

Kopia dokumentu- jest to dokument, który odtwarza informacje z innego dokumentu i wszystkie jego cechy lub ich część.

Pojęcie kopii wiąże się z reprodukcją dokumentów. Egzemplarze można podzielić na wyciągi i urlopy. Wyciąg jest kopią części dokumentu. Wakacje jest kopią przesłanego dokumentu.

Wszystkie kopie muszą być poświadczone. Są następujące sposoby poświadczania kopii:

1) kopie poświadczone notarialnie- jest to korespondencja z oryginałem, potwierdzona przez urzędnika - notariusza;

2) urzędowo poświadczone kopie- jest to korespondencja z oryginałem potwierdzona przez innych urzędników z zachowaniem określonych formalności;

3) proste uwierzytelnione odpisy- jest to korespondencja z oryginałem, poświadczona bez dochowania pewnych formalności.

Specjalnym rodzajem kopii jest duplikat. Duplikować jest kopią, która ma moc prawną oryginału.

dokument osobisty- jest to oficjalny dokument potwierdzający tożsamość osoby, jej prawa, obowiązki, status służbowy lub społeczny, który może zawierać inne informacje biograficzne.

Dokument pochodzenia osobistego- jest to dokument stworzony przez osobę poza zakresem jej działalności służbowej lub wykonywania obowiązków służbowych.

W każdej organizacji, w procesie jej tworzenia i funkcjonowania, opracowywane są i dokumentują jej działania zarządcze: dokumenty organizacyjno-prawne, administracyjne, informacyjne i referencyjne, dotyczące stosunków pracy, zaopatrzenia i marketingu, odwołań obywatelskich.

2.2. Wymagania GOST R 6.30 - 2003 dla dokumentacji

Do przetwarzania dokumentów wykorzystywane są następujące dane:

nr 01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

nr 02 - godło podmiotu Federacji Rosyjskiej;

nr 03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

nr 04 - kod organizacji;

nr 05 - główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej;

nr 06 - numer identyfikacyjny podatnika / kod przyczyny rejestracji (NIP/KPP);

nr 07 - kod formularza dokumentu;

nr 08 - nazwa organizacji;

nr 09 - dane referencyjne o organizacji;

nr 10 - nazwa rodzaju dokumentu;

nr 11 - data dokumentu;

nr 12 - numer rejestracyjny dokumentu;

nr 14 - miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

nr 15 - adresat;

nr 16 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

nr 17 - uchwała;

nr 18 - tytuł tekstu;

nr 19 - znak kontrolny;

nr 20 - tekst dokumentu;

nr 21 - znak obecności wniosku;

nr 22 - podpis;

nr 23 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

nr 24 - zatwierdzenie wizy dokumentu;

nr 25 - odcisk pieczęci;

nr 26 - znak na poświadczeniu odpisu;

nr 27 - znak o wykonawcy;

nr 28 - znak na wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do sprawy;

nr 29 - znak na odbiorze dokumentu przez organizację,

Nr 30 - identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Dokumenty są sporządzane na formularzach. GOST ustanawia dwa standardowe formaty formularzy dokumentów - A4 (210x297 mm) i A5 (148x210 mm).

Każdy arkusz dokumentu, zarówno na papierze firmowym, jak i bez niego, musi mieć marginesy co najmniej: 20 mm - lewy; 10 mm - prawy; 20 mm - góra; 20 mm - niżej.

Formularze dokumentów powinny być sporządzone na papierze białym lub jasnym. W zależności od umiejscowienia detali instalowane są dwie wersje form - kątowa i podłużna. Rozkłady detali dla układu kątowego i podłużnego pokazano na rys. 1. i rys. 2.

Atrybut 01 (02 lub 03) znajduje się powyżej środka atrybutu 08. Atrybut 03 można umieścić na poziomie atrybutu 08.

Detale 08, 09, 10, 14, znaki ograniczające dla detali 11, 12, 13 w granicach obszarów lokalizacji detali umieszcza się w jeden z następujących sposobów:

1) wyśrodkowany (początek i koniec każdej linii detali są równo odsunięte od granic obszaru, w którym znajdują się detale);

2) flaga (każda linia szczegółów zaczyna się od lewej granicy obszaru, na którym znajdują się dane).

W przypadku organizacji, jej pododdziału strukturalnego, urzędnika, ustala się następujące rodzaje formularzy dokumentów: formularz ogólny; blankiet firmowy; forma określonego rodzaju dokumentu.

Forma ogólna służy do produkcji wszelkiego rodzaju dokumentów, z wyjątkiem listów.

Ogólny formularz, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 08, 11, 14.

Forma listu, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 04, 05, 06, 08, 09 oraz, w razie potrzeby, znaki ograniczające dla górnych granic stref dla lokalizacji detali 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Forma określonego rodzaju dokumentu, z wyjątkiem pisma, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera dane 01 (02 lub 03), 08, 10, 14 oraz w razie potrzeby znaki ograniczające granice obszarów gdzie znajdują się szczegóły 11, 12, 13, 18, dziewiętnaście.

W przypadku organizacji podmiotów Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej posiadają język państwowy podmiotu Federacji Rosyjskiej, zaleca się stosowanie formularza podłużnego; jednocześnie szczegóły 08, 09, 14 są drukowane w dwóch językach: rosyjskim (po lewej) i narodowym (po prawej) na tym samym poziomie.

Przygotowując dokumenty na dwóch lub więcej stronach, numeruje się drugą i kolejne strony. Numery stron są umieszczane na środku górnego marginesu arkusza.

Ryż. 1. Schemat rozmieszczenia kątowego detali i granic stref na formularzu A4.

Ryż. 2. Schemat rozmieszczenia podłużnego detali i granic stref na formatce A4.

Notatka.

1. Rozmiar blankietu 210 x 297 mm.

2. Marginesy formularza: lewy margines - 35 mm; prawy margines - 10 mm; margines dolny -20 mm; margines górny - 20 mm.

3. Dane 01, 02, 03, 19 znajdują się w górnym polu formularza.

4. W dolnym polu formularza wpisujemy wymagania 28, 29, 30.

5. Maksymalna wysokość granic stref detali: 01, 02, 03–17 mm; 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07–20 mm; 11, 12, - 10 mm; 13, 14 - 226 mm; 18-18 mm; 21, 22, 25–20 mm; 23, 24, 26, 27–24 mm; 28, 30, 29–16 mm.

Szczegóły nanoszone są w wyznaczonym polu zgodnie z następującymi zasadami:

1. Z położeniem kątowym detali:

- detale 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07, 11, 12, 13, 14, 15, 18, zaczynając od lewej granicy przydzielonego pola lub symetrycznie od środka przydzielonego pola;

2. Z podłużnym układem detali:

- detale 01, 02, 03 - na górnym polu formularza symetrycznie od środka wyznaczonego pola;

- rekwizyty 19 - w górnym polu formularza, zaczynając od 48 drukowanego znaku;

- rekwizyty 16 - zaczynając od czterdziestego drukowanego znaku wyznaczonego pola;

- detale 08, 09, 10, 04, 05, 06, 07 - symetrycznie od środka wyznaczonego pola;

- detale 11, 12, 13, 14 - symetrycznie od środka przydzielonego pola;

- szczegóły 15 - zaczynając od 32 drukowanych znaków w obrębie przydzielonego pola lub symetrycznie od środka przydzielonego pola;

- atrybut 18 - począwszy od lewej krawędzi przydzielonego pola;

- podpory 20, 21, 22, 25, 23, 24, 26, 27 - zaczynając od lewej granicy wyznaczonego pola;

- podpory 28, 30, 29 - kolejno, zaczynając od lewej granicy wyznaczonego pola;

- warunek 17 - nakłada się w dowolne wolne miejsce w dokumencie na pierwszej stronie lub na osobnej kartce papieru A4, która jest przypięta do dokumentu.

Podpory są oddzielone od siebie odstępami 2-4 wierszy. Linie atrybutu interline są oddzielone od siebie jednym odstępem między wierszami. Składniki atrybutu wielowierszowego są oddzielone od siebie odstępem 1,5 wiersza.

Przybory:

nr 01. „Godło państwowe Federacji Rosyjskiej” umieszcza się na papierze firmowym zgodnie z federalną ustawą konstytucyjną z dnia 25 grudnia 2000 r. N 2-FKZ „O godle państwowym Federacji Rosyjskiej” (z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami z lipca 9, 2002, 30 czerwca 2003).

Nr 02. „Herb podmiotu Federacji Rosyjskiej” umieszcza się na papierze firmowym zgodnie z aktami prawnymi podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Nr 03. „Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy)” umieszcza się na papierze firmowym organizacji zgodnie ze statutem (przepisy dotyczące organizacji).

Nr 04. „Kod organizacyjny” jest umieszczony zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO).

Nr 05. „Główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej” jest umieszczany zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

Nr 06. „Numer identyfikacji podatkowej / kod przyczyny rejestracji (NIP/KPP)” umieszcza się zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

Nr 07. „Kod formularza dokumentu” jest umieszczany zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem dokumentacji zarządzania (OKUD).

Nr 08. „Nazwa organizacji” będącej autorem dokumentu musi odpowiadać nazwie ustalonej w jej dokumentach założycielskich.

Powyżej nazwy organizacji należy podać skrót, a w przypadku jego braku pełną nazwę organizacji macierzystej (jeśli istnieje).

Nazwy organizacji podmiotów Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej (rosyjskim) posiadają język państwowy podmiotów Federacji Rosyjskiej, drukowane są w dwóch językach.

Nazwa organizacji w języku państwowym podmiotu Federacji Rosyjskiej lub w innym języku umieszczona jest poniżej lub po prawej stronie nazwy w języku państwowym Federacji Rosyjskiej.

Skrócona nazwa organizacji jest podawana w przypadkach, gdy jest zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Skrócona nazwa (w nawiasach) znajduje się poniżej lub po pełnej nazwie.

Nazwa oddziału, biura terenowego, przedstawicielstwa jest wskazana, jeśli jest autorem dokumentu i umieszczona pod nazwą organizacji.

nr 09. „Dane referencyjne o organizacji” obejmuje: adres pocztowy; numer telefonu i inne informacje według uznania organizacji (numery faksów, numery teleksów, konta bankowe, adres e-mail itp.).

Nr 10. „Nazwa rodzaju dokumentu” sporządzona lub opublikowana przez organizację musi być określona w statucie (przepisy dotyczące organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez OKUD (klasa 0200000).

Nr 11. „Data dokumentu”. Datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu data posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu data zdarzenia. Dokumenty wydane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć jedną (jedną) datę.

Data dokumentu jest sporządzona cyframi arabskimi w kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc są narysowane dwiema parami cyfr arabskich oddzielonymi kropką; rok w czterech cyfrach arabskich.

Dozwolony jest słowno-numeryczny sposób rejestracji dat np. 05.06.2003 oraz rejestracja dat w kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca np.: 2003.06.05.

Nr 12. „Numer rejestracyjny dokumentu” składa się z jego numeru seryjnego, który według uznania organizacji może zostać uzupełniony indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacjami o korespondencie, wykonawcach itp.

Numer rejestracyjny dokumentu opracowanego wspólnie przez dwie lub więcej organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem w kolejności, w jakiej autorzy są wskazani w dokumencie.

Nr 14. „Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu” wskazuje się, jeżeli trudno to ustalić za pomocą danych „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce opracowania lub publikacji wskazuje się z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego, zawiera tylko ogólnie przyjęte skróty.

Nr 15. „Adres”. Adresatem mogą być organizacje, ich pododdziały strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. Przy adresowaniu dokumentu do urzędnika inicjały umieszcza się przed nazwiskiem. W mianowniku podana jest nazwa organizacji i jej jednostka strukturalna.

Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji

Katedra Informatyzacji i Wsparcia Naukowo-Technicznego

Stanowisko osoby, do której adresowany jest dokument, jest wskazane w celowniku, na przykład:

do CEO

JSC „Regiony Północne”

VA Lagunin lub

UAB „Elektrocentromontaż”

Główny księgowy

WM Kochetov

Jeśli dokument jest wysyłany do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji, należy je wskazać w sposób uogólniony. Na przykład:

Administracje okręgowe

region Moskwy

Dozwolone jest wyśrodkowanie każdej linii atrybutu „Adres” w stosunku do najdłuższej linii. Na przykład:

Redaktor naczelny

Wydawnictwo

„Mediadom”

NV Semina

Dokument nie powinien zawierać więcej niż czterech odbiorców. Słowo „Kopiuj” przed drugim, trzecim, czwartym adresatem nie jest wskazane. Na jeszcze odbiorcy tworzą listę dystrybucyjną dokumentu.

Wymagany „Adres” może zawierać adres pocztowy. Elementy adresu pocztowego wskazane są w kolejności ustalonej przez zasady świadczenia usług pocztowych.

Adresując list do organizacji, należy podać jej nazwę, a następnie adres pocztowy. Na przykład:

Agencja rządowa

Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Dokumentacji i Archiwizacji

Profsojuznaja 82, Moskwa, 117393

Adresując dokument do osoby, podaje się nazwisko i inicjały odbiorcy, a następnie adres pocztowy. Na przykład:

Obrazcow O.P.

ul. Sadowaja, d.5, kv.12,

Lipki, rejon Kireevsky,

Region Tula, 301264

Nr 16. „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”. Dokument jest zatwierdzany przez urzędnika (urzędników) lub specjalnie wydany dokument. W przypadku zatwierdzania dokumentu przez urzędnika, pieczęć zatwierdzająca dokument musi składać się ze słowa ZATWIERDZAM (bez cudzysłowów), tytułu osoby zatwierdzającej, jej podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia. Na przykład:

ZATWIERDZIĆ

Prezes ZAO Rostekstil

Własny podpis _______ V.A. Stepanov

Dozwolone jest wyśrodkowanie elementów względem najdłuższej linii w atrybucie „Stempel zatwierdzenia dokumentu”. Na przykład:

ZATWIERDZIĆ

CEO

JSC Electronic Technologies

Podpis osobisty _______ L.V. Kuznetsov

Gdy dokument zostaje zatwierdzony przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.

W przypadku zatwierdzenia dokumentu uchwałą, decyzją, zarządzeniem, protokołem, pieczęć zatwierdzenia składa się ze słowa ZATWIERDZONY (ZATWIERDZONY, ZATWIERDZONY lub ZATWIERDZONY), nazwy dokumentu zatwierdzającego w sprawie instrumentalnej, jego daty, numeru. Na przykład:

ZATWIERDZONY

decyzja walnego zgromadzenia akcjonariuszy z dnia 05.04.2003 r. protokół N 14

ZATWIERDZONY

na zamówienie VNIIDAD

z dnia 05.04.2003 N 82

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu znajduje się w prawym górnym rogu dokumentu.

Nr 17. „Uchwała”. Uchwała, napisana na dokumencie przez właściwego urzędnika, zawiera nazwiska, inicjały wykonawców, treść zamówienia (jeśli to konieczne), termin wykonania, podpis i datę. Na przykład:

Morozova N.V.

Fedoseeva N.A.

Proszę o przygotowanie projektu umowy z TERMIKA Consulting Group do 05.10.2003

Osobisty podpis

Dopuszcza się wydanie uchwały na oddzielnym arkuszu.

Nr 18. „Nagłówek do tekstu”. Tytuł tekstu zawiera streszczenie dokumentu. Tytuł musi być zgodny z nazwą typu dokumentu.

Tytuł może odpowiedzieć na pytania: o czym (o kim)? na przykład: nakaz ustanowienia komisji atestacyjnej; co (kogo)? na przykład: Opis stanowiska wiodącego eksperta.

Dopuszcza się niewskazywanie nagłówka do tekstu dokumentów sporządzonych na papierze firmowym formatu A5.

Nr 19. Znak kontroli nad wykonaniem dokumentu jest oznaczony literą „K”, słowem lub pieczęcią „Kontrola”.

Nr 20. „Tekst dokumentu”. Tekst dokumentu sporządzono w języku państwowym Federacji Rosyjskiej lub w językach państwowych podmiotów Federacji Rosyjskiej zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Teksty dokumentów sporządzane są w formie ankiety, tabeli, spójnego tekstu lub w formie połączenia tych struktur.

Opracowując tekst w formie kwestionariusza, nazwy cech charakteryzowanego obiektu należy wyrazić rzeczownikiem w mianowniku lub frazą z drugą osobą w liczbie mnogiej czasownika czasu teraźniejszego lub przeszłego („mieć”, „własne” lub „były”, „były” itp.). Cechy wyrażone ustnie muszą być zgodne z nazwami znaków.

Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Podtytuły kolumn i wierszy muszą być zgodne z nagłówkami. Jeżeli tabela jest drukowana na więcej niż jednej stronie, kolumny tabeli muszą być ponumerowane, a na kolejnych stronach muszą być drukowane tylko numery tych kolumn.

Tekst połączony składa się zwykle z dwóch części. W pierwszej części wskazane są powody, podstawy, cele opracowania dokumentu, w drugiej (końcowej) - decyzje, wnioski, prośby, sugestie, zalecenia. Tekst może zawierać jedną końcową część (np. rozkazy – część administracyjna bez oświadczenia; pisma, oświadczenia – prośba bez wyjaśnienia).

W tekście dokumentu sporządzonego na podstawie dokumentów innych organizacji lub wcześniej opublikowanych dokumentów wskazuje się ich szczegóły: nazwę dokumentu, nazwę organizacji - autora dokumentu, datę dokumentu, numer rejestracyjny dokumentu, nagłówek do tekstu.

Jeśli tekst zawiera kilka decyzji, wniosków itp., można go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, które są ponumerowane cyframi arabskimi.

W dokumentach (porządek, porządek itp.) organizacji działających na zasadach jedności dowodzenia, a także w dokumentach kierowanych do kierownictwa organizacji, tekst jest podany w pierwszej osobie liczby pojedynczej („Zamawiam”, „oferuję ", "proszę").

W dokumentach organów kolegialnych tekst podawany jest w trzeciej osobie liczby pojedynczej („decyduje”, „decydował”).

W dokumentach połączonych tekst jest podany w pierwszej osobie liczby mnogiej („zamawiamy”, „postanowiłem”).

Tekst protokołu jest podany w trzeciej osobie liczby mnogiej („wysłuchiwany”, „mówił”, „decydował”, „decydował”).

W dokumentach ustalających prawa i obowiązki organizacji, ich podziałów strukturalnych (regulaminy, instrukcje), a także zawierających opis, ocenę stanu faktycznego lub wnioski (ustawa, zaświadczenie) stosuj formę prezentacji tekstu od osoby trzeciej l.p. lub liczba mnoga („dział pełni funkcje”, „stowarzyszenie obejmuje”, „komisja ustanowiła”).

Listy używają następujących formy prezentacji:

1) od pierwszej osoby liczby mnogiej („proszę wysłać”, „przesłać do rozpatrzenia”);

2) od pierwszej osoby liczby pojedynczej („Uważam to za konieczne”, „Proszę o podkreślenie”);

3) od trzeciej osoby liczby pojedynczej („ministerstwo nie sprzeciwia się”, „VNIIDAD uważa to za możliwe”).

Nr 21. „Zawiadomienie o obecności aplikacji”. Oznakowanie obecności zgłoszenia wymienionego w treści pisma dokonuje się w następujący sposób:

Zastosowanie: na 5 litrów. w 2 egzemplarzach.

Jeśli list zawiera załącznik, którego nie wymieniono w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę kopii; jeśli jest kilka wniosków, są one ponumerowane, na przykład:

Załącznik: 1. Regulamin Regionalnego Wydziału Kredytowego za 5 pkt. w 1 egzemplarzu.

2. Zasady przygotowania i wykonywania dokumentów

Wydział wypożyczeń regionalnych na 7 litrów. w 2 egzemplarzach.

Jeśli wnioski są zbindowane, liczba arkuszy nie jest wskazana.

Jeżeli do dokumentu dołączony jest inny dokument, który również posiada wniosek, wniosek jest oznaczony w następujący sposób, np.:

Załącznik: pismo Archiwum Federalnego z dnia 06.05.2003 N 02-6 / 172 i załącznik do niego tylko 3 arkusze.

Jeżeli wniosek nie zostanie wysłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas znak jego obecności jest dokonywany w następujący sposób:

Zastosowanie: na 3 litry. w 5 egzemplarzach.

tylko pod pierwszy adres.

W załączniku do dokumentu administracyjnego (rozporządzenia, zarządzenia, zarządzenia, regulaminu, instrukcji, rozporządzenia, decyzji) na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu piszą: „Nr załącznika” - „wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego data i numer rejestracyjny, na przykład:

Wniosek nr 2

do zarządzenia Archiwum Federalnego z dnia 5 czerwca 2003 r. N 319

Dozwolone jest drukowanie wyrażenia „Nr ZAŁĄCZNIKA” wielkimi literami, a także wyśrodkowanie tego wyrażenia, nazwy dokumentu, jego daty i numeru rejestracyjnego względem najdłuższego wiersza. Na przykład:

Wniosek nr 2

na zlecenie Ministerstwa Zdrowia

Rosja od 05.06.2003

Nr 22. W skład wymaganego „Podpisu” wchodzą: imię i nazwisko osoby, która podpisała dokument (pełna, jeśli dokument nie jest wystawiony na formie dokumentu, a skrócona - na dokumencie wystawionym Na formularzu); podpis osobisty; dekodowanie podpisu (inicjały, nazwisko). Na przykład:

Wiceprezydent

Związki Przedsiębiorstw Regionalnych

Podpis osobisty _______ A.A. Borisov lub na formularzu:

Wiceprezydent

Podpis osobisty _______ A.A. Borisov

W atrybucie „Signature” dozwolone jest wyśrodkowanie tytułu stanowiska osoby podpisującej dokument względem najdłuższej linii, na przykład:

Dyrektor wykonawczy

CJSC „Partner”

Osobisty podpis _______ N.A. Fiodorow

Przy sporządzaniu dokumentu na papierze firmowym urzędnika stanowisko tej osoby nie jest wskazane w podpisie.

Gdy dokument podpisuje kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku, na przykład:

Gdy dokument podpisuje kilka osób na równych stanowiskach, ich podpisy są składane na tym samym poziomie. Na przykład:

Podczas podpisywania wspólnego dokumentu pierwszy arkusz jest sporządzany nie na papierze firmowym.

Dokumenty sporządzone przez komisję nie wskazują na stanowiska osób podpisujących dokument, ale ich obowiązki jako członków komisji zgodnie z podziałem. Na przykład:

Nr 23. „Pieczęć zatwierdzenia dokumentu”. Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się ze słowa UZGODNIONE, stanowiska osoby, z którą dokument został zatwierdzony (w tym nazwy organizacji), podpisu osobistego, dekodowania podpisu (inicjały, nazwisko) oraz daty zatwierdzenia. Na przykład:

ZGODA

Rektor Akademii Finansowej

Rząd Federacji Rosyjskiej

Podpis osobisty _______ A.G. Gryaznov

Jeżeli dopuszczenie jest dokonywane listownie, protokołem itp., pieczęć dopuszczenia jest sporządzona w następujący sposób:

ZGODA

List Akademia Rosyjska Nauki medyczne z dnia 05.06.2003 N 430-162

ZGODA

Protokół z posiedzenia Zarządu

Rosyjska państwowa firma ubezpieczeniowa „Rosgosstrakh”

z dnia 05.06.2003 N 10

Nr 24. „Zgoda na wizę”. Zatwierdzenie dokumentu jest sformalizowane za pomocą wizy zatwierdzającej dokument (zwanej dalej wizą), która zawiera podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, odpis podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. Na przykład:

W przypadku uwag do dokumentu wiza jest wydawana w następujący sposób:

Notatki w załączeniu.

Kierownik Działu Prawnego

Podpis osobisty_______ A.S. Orłow

Uwagi znajdują się na osobnej kartce, podpisane i dołączone do dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał pozostaje w organizacji, wizy są umieszczane na dole odwrotnej strony ostatniej strony oryginalnego dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał jest wysyłany z organizacji, wizy są umieszczane na dole przedniej strony kopii wysyłanego dokumentu.

Istnieje możliwość wystawienia dokumentu wizowego na osobnej karcie akceptacji.

Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzenie dokumentu i jego zastosowania arkusz po arkuszu.

Nr 25. „Odcisk pieczęci” poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach poświadczających prawa osób ustalających fakty związane z zasoby finansowe, a także na innych dokumentach zapewniających poświadczenie autentycznego podpisu.

Dokumenty są poświadczone pieczęcią organizacji.

Nr 26. „Uwaga o poświadczeniu kopii”. W przypadku poświadczania zgodności kopii dokumentu z oryginałem, pod wymaganym „Podpisem” umieszcza się napis poświadczający: „Prawidłowo”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; podpis osobisty; dekodowanie podpisu (inicjały, nazwisko); data certyfikacji. Na przykład:

Inspektor ds. Zasobów Ludzkich

Podpis osobisty_______ T.S. Lewczenko

Dozwolone jest poświadczenie kopii dokumentu pieczęcią, ustaloną według uznania organizacji.

Nr 27. „Notatka o wykonawcy” zawiera inicjały i nazwisko wykonawcy dokumentu oraz jego numer telefonu. Notatka o wykonawcy umieszczana jest z przodu lub z tyłu ostatniej kartki dokumentu w lewym dolnym rogu, na przykład:

W.A. Żukow

Nr 28. „Wzmianka o wykonaniu dokumentu i jego skierowaniu do sprawy” zawiera następujące dane: wzmiankę o dacie i numerze dokumentu potwierdzającego jego wykonanie lub, w przypadku braku takiego dokumentu, krótką informację o egzekucji; słowa „W biznesie”; numer sprawy, w której dokument będzie przechowywany.

Zapis o wykonaniu dokumentu i jego kierunku w sprawie podpisuje i datuje wykonawca dokumentu lub kierownik jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony.

Nr 29. „Oznaczenie odbioru dokumentu przez organizację” zawiera kolejny numer seryjny i datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby godziny i minuty).

Dozwolone jest oznaczenie odbioru dokumentu w organizacji w formie pieczęci.

Nr 30. „Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu”. Identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znacznik (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na nośniku maszyny, datę i inne dane wyszukiwania ustalone przez organizację.

2.3. Język i styl dokumentów urzędowych

Językiem komunikacji biznesowej używanym w pracy biurowej jest oficjalny styl biznesowy. styl biznesowy to funkcjonalny język przeznaczony do komunikacji w obszarze zarządzania.

Komunikacja głosowa w obszarze zarządzania ma szereg specyficznych cech, które wyjaśniają uwarunkowania komunikacji biznesowej. Szczególne znaczenie w tym zakresie ma fakt, że uczestnikami komunikacji biznesowej są w istocie osoby prawne – organizacje, instytucje, przedsiębiorstwa, urzędnicy, pracownicy organizacji. Charakter i treść powiązań informacyjnych, w jakie mogą one wejść, zależy od miejsca organizacji w hierarchii organów zarządzających, jej kompetencji, treści funkcjonalnej działań i innych czynników.

Warunki komunikacji biznesowej tworzą następujące właściwości informacji zarządczej: oficjalny charakter informacji; ukierunkowanie informacji; powtarzalność informacji; ograniczenie tematyczne.

W wyniku wielowiekowego rozwoju oficjalnego stylu biznesowego wypracowano takie środki językowe i środki wyrazu, które pozwalają na najefektywniejsze rejestrowanie informacji zarządczych, spełniając wszystkie stawiane im wymagania.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się używaniem słów tylko w tych znaczeniach, które są uznawane za normę ogólnego użycia słów literackich, a także w znaczeniach tradycyjnych specjalnie dla dokumentów biznesowych, które nie naruszają ich jednolitości stylistycznej i odpowiadają do ogólnego trendu standaryzacji języka biznesowego.

Wybór słownictwa wymaga starannego zwracania uwagi na leksykalne znaczenie słów. Nieznajomość znaczenia leksykalnego poszczególnych słów prowadzi do błędów typu: „konieczne jest doskonalenie usług zootechnicznych i weterynaryjnych w hodowli zwierząt” (możliwe jest usprawnienie obsługi zwierząt gospodarskich, ale nie hodowlanych), „ograniczenie koszt produkcji” (możliwe jest obniżenie kosztów towarów, produktów, ale nie kosztów).

Nie dozwolony wykorzystanie neologizmów, nawet tych formowanych według tradycyjnych wzorców, takich jak „konstruktor”, „reorganizacja”, a także słów związanych ze słownictwem potocznym, takich jak „sekretarka”, „asystent laboratoryjny”.

Jeśli wybierzesz niewłaściwe słowo z wielu pokrewnych, które różnią się znaczeniem, możesz je zniekształcić. Na przykład słowa „dostarczyć” i „zapewnić” są często mylone. (słowo obecny - ma sens: przedstawiać; informować; zaznajomić się z kimś; wstawiać się w czymś; komponować; odkrywać; wyobrażać sobie w myślach; przedstawiać, pokazywać. Słowo dostarczać - ma sens: dawać do czyjejś dyspozycji, dać prawo, możliwość zrobienia czegoś, wykonać coś, pozwolić działać samodzielnie lub pozostawić to bez opieki.).

Niemożność dokładnego i zwięzłego wyrażenia myśli prowadzi do następujących błędów: „w miesiącu kwietniu” (kwiecień to dokładnie miesiąc i nic więcej), „wiadomość informacyjna” (każda wiadomość zawiera informacje) itp. Powtórzenia utrudniają odbiór tekstu: „korzyść z użytkowania”, „należy wziąć pod uwagę następujące fakty”, „to zjawisko w pełni przejawia się w warunkach” itp.).

W przypadku tekstów dokumentów urzędowych stosowanie frazeologii figuratywnej, zwrotów o zredukowanej kolorystyce stylistycznej, nie jest typowe.

Standardowe zwroty mowy, takie jak: „w związku z zarządzeniem Rządu”, „w celu udzielenia pomocy materialnej”, „w związku z trudną sytuacją, która się rozwinęła…” - są stale powielane w oficjalnych dokumentach, nabywają stabilny charakter i w swojej roli zbliżają się do jednostek frazeologicznych. W języku dokumentów pełnią tę samą funkcję, co stabilne kombinacje typu: „uwzględnij”, „zwróć uwagę”. Ale jeśli normy zostaną naruszone z powodu nieznajomości specyfiki użycia tej lub innej jednostki frazeologicznej, pojawiają się błędy. Na przykład czasownik „zezwolić” („zezwolić”) w znaczeniu „zrobić coś, popełnić” jest zwykle łączony ze słowami „naruszenie”, „błąd”, „błędna kalkulacja” i kilkoma innymi rzeczownikami, które charakteryzują negatywne zjawiska, ale nie wymieniaj konkretnego czynu.

Stosowanie formuł językowych. Jedną z cech mowy biznesowej jest szerokie zastosowanie formuły językowe - stabilne (szablon, standardowe) zwroty językowe używane bez zmian. Ich obecność w mowie biznesowej jest konsekwencją uregulowania relacji usługowych, powtarzalności sytuacji menedżerskich oraz ograniczenia tematycznego mowy biznesowej.

Formuły językowe- to efekt ujednolicenia narzędzi językowych stosowanych w tego samego typu sytuacjach powtarzalnych. Poza wyrażeniem typowej treści, formuły językowe są często prawnie istotnymi składnikami tekstu, bez których dokument nie ma wystarczającej mocy prawnej lub są elementami decydującymi o jego przynależności gatunkowej. Na przykład:

„Gwarantujemy spłatę pożyczki w kwocie……do……”;

„Gwarantujemy zapłatę. Nasz rachunek bieżący……”;

„Kontrola nad realizacją…… leży po stronie……”.

Własność stylu biznesowego Jest to w dużej mierze wiedza i umiejętność posługiwania się formułami językowymi. Wyrażając typowe treści formuły językowe zapewniają trafność i jednoznaczność zrozumienia tekstu przez adresata, skracają czas przygotowania tekstu i jego percepcji.

Użycie słów w tego samego rodzaju formach przypadków. Używanie tego samego rodzaju form przypadków z rzeczownikiem jest powszechnie nazywane „przypadkami strunowymi”. Najczęściej w tekstach dokumentów stosuje się sekwencyjne podporządkowanie wyrazów w przypadku dopełniacza, rzadziej w przypadku instrumentalnym. Na przykład:

"Oferujemy Państwu rozwiązania do przebudowy (rodzaj) systemów ogrzewania, wentylacji budynków mieszkalnych i przemysłowych (rodzaj)".

Powszechne stosowanie takich konstrukcji tłumaczy się tym, że w obecności dość powszechnych zdań w mowie biznesowej wykluczenie przyimków pozwala uczynić strukturę zdania bardziej przejrzystą i łatwiejszą do zrozumienia.

Ograniczone użycie czasowników w formie osobowej. Pisemna komunikacja biznesowa charakteryzuje się bezosobowym (bezosobowym) charakterem prezentacji tekstu, tj. użycie czasowników w formie 1 i 2 osoby jest ograniczone, a czasowniki w formie 3 osoby są zwykle używane w nieskończenie osobiste znaczenie. Na przykład:

„Komisja przeprowadziła kontrolę i ustaliła……”;

„Ustawa została podpisana przez członków komisji i zatwierdzona przez kierownictwo”.

Wyjaśnia to również przewagę konstrukcji biernych nad formami głosu czynnego, na przykład:

„Projekt przewiduje budowę budynku spełniającego międzynarodowe standardy” (Zamiast: „Projekt przewiduje….”);

„Organizacje moskiewskie dostarczą sprzęt energetyczny” (zamiast „Organizacje moskiewskie dostarczą…”).

Konstruowanie propozycji. Cechą stylu biznesowego jest dominujące użycie prostych, wspólnych zdań, jedno- lub dwuczęściowych, z osobnymi zwrotami. Na przykład:

„Posiadając rzetelne informacje o znacznych pustostanach podległości regionalnej w wielu obwodach saratowskich, niewykorzystanych z powodu korporatyzacji i gwałtownej redukcji personelu zespołów, uważamy za właściwe wykorzystanie takich pomieszczeń do rozmieszczenia struktur Saratowskiego OPS decyzją Rządu Obwodu Saratowskiego”.

Słowa w mowie literackiej lub potocznej mają szerokie możliwości kompatybilności, ale w stylu biznesowym są zwykle ograniczone.

Na przykład:

Ograniczona zgodność słów w mowie biznesowej przyczynia się niejako do typizacji treści wyrażonych w tekście, zbliżając frazy do formuł językowych, co ostatecznie przyczynia się do adekwatności percepcji tekstu dokumentu.

Konstrukcje z rzeczownikiem słownym. W mowie biznesowej, aby wyrazić akcję, niezwykle aktywnie używane są konstrukcje z rzeczownika słownego o znaczeniu akcji i czasownika półznaczącego zamiast prostej formy czasownika.

Na przykład:

„pomagać”, a nie „pomagać”;

„pomoc”, a nie „pomoc”;

„sprzątaj”, a nie „sprzątaj”;

„naprawa”, a nie „naprawa”.

Zjawisko to nazywa się „rozdzieleniem predykatu”. Treścią dokumentu jest zawsze czynność zarządcza skierowana na konkretny przedmiot, a w tych warunkach fraza od rzeczownika odsłownego i czasownika półznaczącego nie tylko nazywa czynność („wykonać”), ale także wyznacza jej przedmiot. działanie („naprawa”), podczas gdy jeden czasownik („naprawa”) oznacza to w mniej wyraźnej formie.

Skrócone słowa. Długie słowa i wyrażenia utrudniają zatem ich użycie w mowie i pismo w celu kompresji (skompresowania) mowy stosuje się skróty do oznaczania pojęć.

Istnieją dwa główne rodzaje skróconych słów:

1) skróty leksykalne (skróty)- słowa złożone utworzone przez usunięcie części ich liter składowych lub połączenie części słów: CIS, OPS, zastępca, remont samochodowy itp .;

2) skróty graficzne- skrócone oznaczenia wyrazów używanych w piśmie: pan, kropka, kolej, ex. itd.

Skróty funkcjonują jako niezależne słowa. Skróty graficzne nie są słowami, są używane tylko na piśmie i są odczytywane podczas czytania, czytane w całości.

Są następujące rodzaje skrótów:

1) początkowe skróty- skróty utworzone z początkowych liter słów oznaczających pojęcie. Z kolei dzielą się na:

a) alfabetyczne (litery są wymawiane podczas czytania) - Ministerstwo Sytuacji Nadzwyczajnych, ZhSK, Bateria itp .;

b) dźwięk (dźwięki są wymawiane podczas czytania) - GOST, policja drogowa, studium wykonalności, elektrownia cieplna, DEZ itp .;

c) dźwięk alfa (podczas czytania część słowa jest pisana, część dźwięki) - GUVD, LLP, R&D itp .;

2) skróty sylabiczne- utworzone z części, sylab słów: zastępca przewodniczącego, główny księgowy, kierownik, Sarzhilstroy itp .;

3) częściowo skrócone słowa utworzone z części lub części słów i całego słowa - Moslesopark, Moskollektor, samofinansowanie, rembaza.

4) obcięcie: zastępca, szef, specjalny, szef;

5) skurcze teleskopowe- utworzone od początku i końca słów składowych: walkie-talkie (ra (d-station), bionika (bio (logia i elektronika (nick))

6) cięcia typ mieszany - VNIITorgmash, SargorBTI itp.

Skróty sylabiczne i częściowo skrócone pisane są wielką literą, jeśli oznaczają poszczególne nazwy organizacji, instytucji, przedsiębiorstw. Nazwy ogólne są pisane małą literą. Skróty początkowe, niezależnie od tego, czy są oznaczeniem nazwy własnej, czy rzeczownikiem pospolitym, są pisane wielkie litery. Skróty dźwiękowe są pisane wielkimi literami, jeśli są utworzone z imienia własnego, i literami pilnymi, jeśli są utworzone ze wspólnego słowa.

Pierwsza część skrótów mieszanych, składająca się częściowo z liter początkowych i słów obciętych, jest pisana wielkimi literami, druga część jest małymi literami, a skróty utworzone ze słów obciętych ( pełne słowa) i od pierwszych liter zapisujemy w następujący sposób: w pierwszej części pierwsza litera jest pisana z dużej litery (jeśli skrót oznacza nazwę własną), pozostałe małe; jeśli skrót oznacza rzeczownik pospolity, wszystkie litery pierwszej części są małymi, a litery drugiej części są wielkimi.

Używając skrótów graficznych pamiętaj, że nie powinny kończyć się na samogłoskę. Dozwolone jest używanie wyłącznie ogólnie przyjętych skrótów graficznych, utrwalonych w normach i słownikach państwowych.

Skróty graficzne w liczbie mnogiej z reguły nie są dublowane.

Nie wolno przeciążać tekstu skrótami graficznymi, nie zaleca się stosowania kilku skrótów graficznych w krótkim tekście.

Umieszczając skrót w tekście dokumentu, należy dokładnie przeanalizować, czy skrót ten jest wygodny w wymowie, zapamiętywaniu; czy skrót ten jest taki sam jak skrót już istniejący dla innego pojęcia w tej samej dziedzinie lub z nazwą organizacji, firmy, nazwą handlową itp.

Użycie wielkich i małych liter. W nazwach organów Prezydenta Federacji Rosyjskiej pierwsze słowo i nazwy własne pisane są wielką literą.

Wszystkie słowa z dużej litery pisane są w nazwach władz wykonawczych: Rząd Federacji Rosyjskiej; Zarząd Rządu Federacji Rosyjskiej; Rząd regionu Saratowa itp.

W imieniu ministerstw, komitetów państwowych i innych władze centralne administracji Federacji Rosyjskiej i podmiotów wchodzących w jej skład Federacji, pierwsze słowo pisane jest z dużej litery. Jeżeli zdanie zawiera nazwy własne lub nazwy innych instytucji, to te nazwy własne i nazwy zapisuje się w taki sam sposób, jak w przypadku użycia samodzielnego. W liczbie mnogiej lub nie jako nazwa własna, nazwy określonego typu zapisuje się małą literą: „rząd”, „ministerstwo”, „komitet państwowy”.

Nazwy federalnych organów wykonawczych i ich nazwy skrócone muszą być zgodne z Rozporządzeniem Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej nr 1363 i Urzędu Rządu Federacji Rosyjskiej nr 1001 z dnia 6 sierpnia 2004 r. i sporządzonym zgodnie z tabelą 1.

Tabela 1. Nazwy federalnych władz wykonawczych.

Nazwy organów sądowych są zwykle zapisywane w następujący sposób:

Trybunał Konstytucyjny Federacji Rosyjskiej;

Sąd Najwyższy Federacji Rosyjskiej;

Najwyższy Sąd Arbitrażowy Federacji Rosyjskiej.

W podobny sposób pisane są nazwy odpowiednich organów i stanowisk podmiotów federacji w Federacji Rosyjskiej.

We wszystkich innych przypadkach słowa „sąd”, „sędzia”, arbiter państwowy są pisane małą literą.

w tytułach aktów najwyższe organy władza państwowa i administracja Federacji Rosyjskiej wielkimi literami są używane w następujący sposób:

Konstytucja Federacji Rosyjskiej;

Deklaracja Praw i Wolności Człowieka i Obywatela;

Traktat Federalny;

Podstawy ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej;

Ustawa Federacji Rosyjskiej „nazwa prawa”;

Kod Federacji Rosyjskiej „nazwa kodu”;

Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej „nazwa dekretu”;

zarządzenie Prezydenta Federacji Rosyjskiej (Rządu Federacji Rosyjskiej).

Tytuły stanowisk w systemie władzy i administracji państwowej Federacji Rosyjskiej pisane są wielką literą:

Prezydent Federacji Rosyjskiej;

szef administracji prezydenta Federacji Rosyjskiej;

Doradca Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący rządu Federacji Rosyjskiej;

pierwszy wiceprzewodniczący rządu Federacji Rosyjskiej;

wiceprzewodniczący rządu Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący Sądu Konstytucyjnego Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący Najwyższego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej;

Minister (nazwa ministerstwa) Federacji Rosyjskiej;

Przewodniczący Państwowy Komitet Federacja Rosyjska za (nazwa komisji);

Szef Biura Rządu Federacji Rosyjskiej.

Podobnie zapisuje się nazwy stanowisk w systemie władzy przedstawicielskiej, wykonawczej i sądowniczej podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Tytuły następujących pozycji są pisane wielką literą:

Szef Państwowego Departamentu Prawnego Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

kierownik Wydziału Kontroli Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

CEO Agencja federalna komunikaty i informacje rządowe pod przewodnictwem Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

Pierwszy Zastępca (Wiceminister) (nazwa ministerstwa) Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący komitetu Federacji Rosyjskiej na (nazwa komitetu);

dyrektor generalny rosyjskiej (nazwa) agencji;

szef administracji regionu Saratowa;

gubernator (nazwa regionu);

burmistrz (nazwa miasta);

premier rządu Moskwy;

przewodniczący Kolegium Wojskowego Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej;

Członek Kolegium Prokuratury Generalnej Federacji Rosyjskiej.

Tytuły stanowisk szefów organizacji publicznych pisane są małą literą.

Dużą literą w cudzysłowie zapisuje się takie nazwiska jak: Bohater Federacji Rosyjskiej, Bohater Związku Radzieckiego, Honorowe tytuły Federacji Rosyjskiej.

W specjalnym zastosowaniu stylistycznym i wielką literą pisane są słowa „Ojczyzna”, „Ojczyzna”, „Człowiek”, „Ojczyzna” itp.

W korespondencji urzędowej i biznesowej zaleca się posługiwanie się pełnymi i wyjątkowo skróconymi nazwami centralnych organów władzy wykonawczej. W całym dokumencie należy stosować wybrany wariant pełnej lub skróconej pisowni nazw organów centralnych federalnej władzy wykonawczej.

2.4. Skład i tryb opracowywania dokumentów wykorzystywanych w działalności zarządczej

2.4.1. Dokumenty organizacyjno-prawne

Dokumenty organizacyjno-prawne ustalić status organizacji jako osoby prawnej, procedurę sformalizowania formy organizacyjno-prawnej, ustalić jej strukturę organizacyjną, formy i metody zarządzania, prawa i obowiązki urzędników i personelu. Dokumenty organizacyjno-prawne zawierają przepisy bezwzględnie obowiązujące i wdrażające normy prawa cywilnego i administracyjnego, będące podstawą prawną działalności organizacji. Dokumenty te muszą przejść procedurę zatwierdzania organizacji macierzystej, kierownika organizacji lub jej kolegialnego organu zarządzającego i muszą zawierać pieczęć zatwierdzenia jako część obowiązkowych danych.

Dokumenty organizacyjno-prawne dzielą się na: dokumenty założycielskie osoba prawna (umowa i statut) i dokumenty organizacyjne(przepisy dotyczące podziałów strukturalnych, kolegialne organy doradcze, kadry, regulaminy organizacyjne, instrukcje dotyczące czynności wymagających regulacji i inne dokumenty regulacyjne).

osoba prawna Za organizację uważa się organizację, która ma odrębny majątek we własności, zarządzaniu gospodarczym lub zarządzaniu operacyjnym i odpowiada za swoje zobowiązania tym majątkiem, może nabywać i wykonywać prawa majątkowe i niemajątkowe we własnym imieniu, ponosić zaciągnięte zobowiązania w zgodnie z jej statutem, być powodem i pozwanym w sądzie.

Osoba prawna działa na podstawie statutu albo umowy założycielskiej i statutu, albo tylko umowy założycielskiej. W niektórych przypadkach przewidzianych prawem osoba prawna niebędąca organizacją komercyjną może działać na podstawie ogólnego przepisu o tego typu organizacji.

Zawarta zostaje umowa założycielska, a statut zatwierdzają jej założyciele (uczestnicy).

Osoba prawna utworzona zgodnie z Kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej (zwanym dalej Kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej) (część pierwsza, druga i trzecia) (z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami 20 lutego, 12 sierpnia 1996, 24 października , 1997, 8 lipca , 17 grudnia, 1999, 16 kwietnia, 15 maja, 26 listopada, 2001, 21 marca, 14 listopada, 26, 2002, 10 stycznia, 26 marca, 11 listopada, 23 grudnia, 2003, 29 czerwca, lipca 29 , 2, 29, 30 grudnia 2004, 21 marca, 9 maja, 2, 18, 21, 2005, 3, 10, 2 lutego 2006) przez jednego założyciela, działa na podstawie zatwierdzonego przez niego statutu założyciela, a kilka - na podstawie statutu i statutu.

Dokumenty założycielskie osoby prawnej określają nazwę osoby prawnej, jej lokalizację, tryb zarządzania działalnością osoby prawnej, przedmiot i cele działalności, a także zawierają inne informacje przewidziane prawem dla osób prawnych z odpowiedni typ.

Dokumenty składowe nabierają mocy prawnej od momentu ich rejestracji państwowej, aw przypadkach określonych przez prawo od momentu powiadomienia organu dokonującego rejestracji państwowej.

W Statut stowarzyszenia założyciele zobowiązują się do utworzenia osoby prawnej, ustalenia trybu wspólnych działań zmierzających do jej utworzenia, warunków przeniesienia na nią swojego majątku oraz uczestniczenia w jej działalności. Umowa określa również warunki i tryb podziału zysków i strat pomiędzy uczestników, kierowanie działalnością osoby prawnej, wycofywanie się założycieli (uczestników) z jej składu.

Statut stowarzyszenia musi określać:

1) nazwę i siedzibę osoby prawnej;

2) status prawny osoby prawnej;

3) kapitał zakładowy i składki na to;

4) tryb i warunki wnoszenia wkładów do kapitału docelowego, odpowiedzialność założycieli (uczestników) za naruszenie obowiązku wniesienia wkładu;

5) podział zysków pomiędzy założycieli (uczestników) osoby prawnej;

6) skład organów zarządzających osoby prawnej;

7) tryb postępowania w sprawie likwidacji, reorganizacji osoby prawnej i wycofania się z jej członkostwa założycieli (uczestników).

Statut stowarzyszenia podpisują założyciele (uczestnicy), wydawany każdemu założycielowi (uczestnikowi), a jeden egzemplarz jest przechowywany w dokumentach założonej osoby prawnej.

Porozumienie założycielskie w zakresie sposobu wykonania jest konsensualne, gdyż wchodzi w życie po zawarciu porozumienia między stronami i zgodnie z przeznaczeniem w czynnościach zarządczych jest dokumentem organizacyjnym.

Procedurę zawarcia, sporządzenia i sformalizowania, wejścia w życie, rozwiązania i inne aspekty prawne umowy stowarzyszeniowej reguluje Kodeks Cywilny Federacji Rosyjskiej.

Zazwyczaj, statut stowarzyszenia składa się z następujących części:

1) część wprowadzająca;

2) cel zawarcia umowy;

3) nazwę i formę prawną organizacji;

4) przedmiot działalności;

5) lokalizację organizacji;

6) obowiązki uczestników (założycieli) do utworzenia osoby prawnej;

7) tryb tworzenia majątku;

8) warunki i odpowiedzialność poszczególnych uczestników (założycieli) za zobowiązania powstałej osoby prawnej;

9) tryb podziału zysków i zwrotu strat;

10) tryb prowadzenia spraw osoby prawnej;

11) prawa i obowiązki uczestników (założycieli);

12) odpowiedzialność za naruszenie umowy;

13) warunki i tryb wycofywania uczestników (założycieli) z organizacji i przyjmowania nowych członków;

14) tryb rozpatrywania sporów;

15) tryb rozwiązania umowy, reorganizacji i likwidacji osoby prawnej.

W razie potrzeby umowa założycielska zatwierdza statut organizacji, który stanowi uzupełnienie umowy i ustala status organizacyjno-prawny organizacji.

Porozumienie o stowarzyszeniu wchodzi w życie z chwilą jego podpisania, chyba że w samym porozumieniu określono inaczej.

Jeżeli osoba prawna działa jako założyciel, wówczas umowę w jej imieniu podpisuje kierownik organizacji lub osoba posiadająca uprawnienia potwierdzone pełnomocnictwem.

Wzory rejestracji i struktury umów składowych o założeniu i działalności przedsiębiorstw i innych spółek podano w załącznikach 1-3.

czarter, jako dokument założycielski organizacji jest zbiorem reguł ustanowionych przez założycieli osoby prawnej i regulujących jej status prawny, relacje związane z zarządzaniem wewnętrznym, a także określających jej status prawny. Ogólne wymagania dotyczące treści karty określa Kodeks Cywilny Federacji Rosyjskiej.

Służy do sporządzania regulaminu następna kompozycja szczegóły: godło organizacji; Nazwa firmy; dane referencyjne o organizacji; tytuł dokumentu; znak rejestracyjny; pieczęć zatwierdzenia. Strukturę tekstu Karty i jej treść określa twórca Karty.

Statut tworzonej osoby prawnej (organizacji) powinien określać: nazwę organizacji, jej lokalizację, przedmiot i cele działalności, procedurę przystępowania i opuszczania organizacji, warunki wielkości i tryb wnoszenia wpłat do kapitał zakładowy, nazwa i cel funduszy organizacji, które mają zostać utworzone, prawa i obowiązki założycieli (uczestników) utworzonej organizacji, skład i kompetencje organów zarządzających i kontrolnych organizacji, procedura ich podejmowanie decyzji, procedura reorganizacji i likwidacji organizacji, informacje o oddziałach i przedstawicielstwach organizacji oraz inne informacje.

Tekst statutu to z działów z nagłówkami i ponumerowanych cyframi arabskimi i z reguły zawiera następujące sekcje:

1. Postanowienia ogólne;

2) status prawny Spółki;

3) cele i zadania Spółki;

4) kapitał zakładowy Spółki;

5) rezerwy i inne fundusze spółki;

6) prawa i obowiązki Członków Spółki;

7) organy Spółki;

8) podział zysku Spółki pomiędzy Założycieli;

9) wycofanie się Uczestnika ze Spółki;

10) reorganizacja i likwidacja Spółki;

11) rejestracja Statutu Spółki.

Karta może również zawierać inne sekcje odzwierciedlające specyfikę działalności podmiotu gospodarczego.

Karta jest sporządzona na standardowej kartce papieru ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami ogólnego papieru firmowego organizacji, pieczęcią zatwierdzenia, znakiem rejestracyjnym w organie rządowym, podpisanym przez szefa organizacji i poświadczonym pieczęcią organizacji i państwa organ rejestracyjny.

Przykłady konstrukcji i treści głównych rozdziałów Karty organizacji i stowarzyszeń, różne formy organizacyjno-prawne podano w załącznikach 4-9.

Pozycja- dokument określający status organizacji, jej zadania i funkcje, uprawnienia, obowiązki, tryb działania państwowych i samorządowych budżetowych organizacji non-profit lub regulujący organizację pracy poszczególnych działów strukturalnych innych organizacji, kolegialny oraz doradcze organy zarządzające, wydziały i służby itp.

Rozporządzenie jest zatwierdzane przez organ państwowy lub kierownika organizacji i sporządzane podobnie jak statut.

Tekst rozporządzenia w sprawie organizacji zawiera następujące sekcje:

1. Postanowienia ogólne;

2) główne zadania;

3) funkcje;

4) prawa i obowiązki;

5) przywództwo;

6) relacje;

7) kontrola, weryfikacja i rewizja czynności;

8) reorganizację i likwidację.

Rozdział "Postanowienia ogólne" podaje oficjalną pełną i skróconą nazwę organizacji (jednostki strukturalnej), cel i podstawę jej utworzenia, wskazując nazwę, datę i numer odpowiedniego aktu prawnego. Wskazuje, czym organizacja (jednostka strukturalna) kieruje się w swoich działaniach, a co określa charakter i główne kierunki jej działań, kto jest kierowany i komu podporządkowany, jakie ma pieczęcie.

W rozdziale "Główne zadania" formułowane są główne problemy, które organizacja (jednostka strukturalna) ma rozwiązać w swojej działalności, a które określają charakter i główne kierunki jej działania.

W rozdziale "Funkcje" wymienia czynności lub rodzaje prac, które organizacja (jednostka strukturalna) musi wykonać, aby rozwiązać przydzielone jej zadania.

Rozdział "Prawa i zobowiązania" zawiera wykaz praw i obowiązków, które przysługują organizacji (jednostce strukturalnej „w osobie jej kierownika. Prawo to prawnie zalegalizowana możliwość zakazania lub nakazania wykonania jakichkolwiek czynności. Prawa są ustanawiane w zakresie niezbędnym do realizacja funkcji przypisanych organizacji (jednostce strukturalnej) (prawo do wydawania dokumentów administracyjnych i regulacyjnych, do prowadzenia korespondencji urzędowej, do wydawania poleceń i poleceń podległym jednostkom, do żądania informacji itp.).

Do obowiązków należą czynności, które organizacja (jednostka strukturalna) musi wykonać w celu realizacji swoich funkcji.

W rozdziale "Kierownictwo" ustala się, kto kieruje organizacją (jednostką strukturalną), na jakich zasadach, kto powołuje i odwołuje kierownika, a także określa zakres jego kompetencji.

W rozdziale „Związki” powstaje krąg organizacji (wydziałów strukturalnych) i urzędników, z którymi prowadzona jest interakcja na poziomie informacyjnym i dokumentacyjnym kierownictwa.

Rozdział „Kontrola, weryfikacja i audyt działań” ustala, kto kontroluje, sprawdza i audytuje czynności finansowe i gospodarcze, określa ich częstotliwość lub terminy, tryb składania dokumentów końcowych i sprawozdawczych.

W rozdziale „Reorganizacja i likwidacja” ustala się, w jakiej kolejności i przez kogo przeprowadzana jest reorganizacja i likwidacja organizacji (jednostki strukturalnej).

Regulacje dotyczące organizacji (jednostki strukturalnej (kolegialne i doradcze organy zarządzające)) mogą być standardowe lub indywidualne. Standardowe postanowienia są opracowywane dla organizacji tego samego typu (podziałów strukturalnych) i na ich podstawie dla poszczególnych organizacji i ich oddziałów. Rozporządzenie jest sporządzane w taki sam sposób jak karta.

Przepisy prawne- akt prawny określający tryb działania organów zarządzających, kolegialnych lub doradczych organizacji.

Tekst rozporządzenia składa się z rozdziałów o niezależnych nagłówkach i podzielonych na akapity i akapity, ponumerowanych cyframi arabskimi. Regulamin organu kolegialnego lub doradczego określa status tego organu, tryb planowania prac, tryb przygotowywania materiałów do rozpatrzenia na posiedzeniu, przedkładania materiałów do rozpatrzenia, tryb rozpatrywania materiałów i podejmowania decyzji na posiedzeniu, prowadzenie protokoły z posiedzeń, formalizowanie decyzji, tryb przekazywania decyzji wykonawcom, wsparcie merytoryczno-techniczne posiedzeń.

Regulamin sporządzany jest na papierze firmowym organizacji. Obowiązkowe dane regulaminami są: nazwa organizacji; nazwa kolegiaty lub organu doradczego; typ dokumentu; data, numer dokumentu; miejsce kompilacji; pieczęć zatwierdzenia; tekst; podpis.

Regulamin zatwierdza kierownik organizacji lub kierownik kolegialnego organu zarządzającego.

W procesie opracowywania regulacja przechodzi etap dyskusji na posiedzeniu członków kolegialnego lub doradczego organu zarządzającego i jest uzgadniana z zainteresowanymi departamentami i obsługą prawną organizacji.

personel- dokument określający strukturę organizacji, liczbę stanowisk w poszczególnych działach strukturalnych i ogólnie dla organizacji oraz wynagrodzenie pracowników organizacji.

Tabela kadrowa jest opracowywana i zatwierdzana przez kierownika organizacji na dzień 1 stycznia każdego roku kalendarzowego, sporządzona na standardowych arkuszach papieru A3, zawiera szczegóły ogólnego papieru firmowego organizacji i jest zatwierdzana przez kierownika organizacji .

Tekst tabeli zatrudnienia jest sporządzony w ujednoliconej formie tabelarycznej, ze wskazaniem kodów i nazw jednostek strukturalnych i stanowisk, liczby jednostek kadrowych według stanu, oficjalnych wynagrodzeń, dodatków i funduszu miesięcznego wynagrodzenie na oficjalnych wynagrodzeniach.

Przykładową tabelę personelu podano w Załączniku 10.

Instrukcja- dokument, który ma osobowość prawną i jest wydawany w celu ustalenia zasad regulujących organizacyjne, naukowe, techniczne, finansowe i inne aspekty działalności organizacji lub jej pracowników. Instrukcje są sporządzane na ogólnym papierze firmowym organizacji i zatwierdzane przez kierownika organizacji lub zamówienie dla organizacji.

Tekst instrukcji składa się z sekcji z nagłówkami i podzielonych na akapity i akapity, ponumerowanych cyframi arabskimi i zaczyna się od sekcji „Postanowienia ogólne”, która określa cele i powody wydania dokumentu, zakres i inne ogólne Informacja.

W kolejnych rozdziałach instrukcji wskazuje się, do jakiej kategorii specjalistów należy to stanowisko, jakie zadanie wykonuje specjalista, komu się zgłasza i czym kieruje się w jego działaniach. Podano wymagania kwalifikacyjne dla specjalisty i wymagania dotyczące jego poziomu wykształcenia, zdrowia itp., ujawniono główne funkcje, które specjalista wykonuje na swoim stanowisku, określono obowiązki zawodowe, które zapewniają spełnienie funkcji przypisanych specjalistom. Wskazano prawa pracownika do informacji, materiałów i innych zasobów w celu jakościowego wykonywania powierzonych mu obowiązków oraz jaką odpowiedzialność ponosi specjalista za złe wykonanie powierzonych mu obowiązków. Przykładowy projekt Opis pracy podano w Załączniku 11.

2.4.2. Dokumenty administracyjne

Niezależnie od formy organizacyjno-prawnej, charakteru i treści działalności organizacji, jej kompetencji, struktury i innych czynników, kierownictwu organizacji przysługuje prawo do wykonywania czynności wykonawczych i administracyjnych, a zatem wydawania dokumentów administracyjnych.

Dokumenty administracyjne- są to dokumenty, które pozwalają organowi zarządzającemu organizacji zapewnić realizację powierzonych jej zadań. Formalizują działalność administracyjną organizacji (przedsiębiorstwa) i mogą być publikowane na prawach kolegialnego kierownictwa lub na zasadzie jedności dowodzenia.

Decyzje zapisane w dokumentach administracyjnych mogą dotyczyć poprawy struktura organizacyjna organizacji, określania lub dostosowywania środków i metod prowadzenia działalności podstawowej, wyposażania organizacji w różne zasoby. Dokumenty administracyjne zawierają decyzje, które przechodzą od góry do dołu w systemie zarządzania, od organu zarządzającego do kierowanych, od szefa organizacji do działów strukturalnych i pracowników. To właśnie te dokumenty wdrażają sterowalność obiektów w pionie.

Pod względem prawnym dokumenty administracyjne odnoszą się do aktów prawnych, które wyrażają określone prawnie autorytatywne instrukcje dla podmiotów zarządzania. Specyfika tych instrukcji przejawia się w tym, że:

1) za pomocą dokumentów administracyjnych rozwiązywane są problemy i kwestie powstałe w zakresie zarządzania;

2) ich adresatem są określone organizacje, pododdziały strukturalne, urzędnicy lub pracownicy;

3) są faktami prawnymi, które powodują powstanie określonych stosunków administracyjno-prawnych.

W zależności od zakresu ich zakresu, dokumenty administracyjne dzielą się na:

1) akty prawne federalnych organów wykonawczych;

2) akty prawne obowiązujące na poziomie podmiotów federacji i ich jednostek terytorialnych;

3) akty prawne organizacji.

Dokumenty administracyjne wydawane przez federalne władze wykonawcze należą do kategorii regulamin departamentu. Dzielą się na:

1) akty naruszające prawa, wolności, słuszne interesy obywateli Federacji Rosyjskiej;

2) akty o charakterze międzyresortowym;

3) akty regulujące stosunki federalnych organów wykonawczych z podległymi instytucjami, organizacjami, przedsiębiorstwami.

Przygotowanie regulacyjnych aktów prawnych federalnych organów wykonawczych odbywa się zgodnie z modelowymi przepisami dotyczącymi współdziałania federalnych organów wykonawczych, zatwierdzonymi dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 19 stycznia 2005 r. nr 30 oraz modelowymi instrukcjami dotyczącymi Dokumentacja w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzona zarządzeniem Ministra Kultury i Komunikacji Masowej 8 listopada 2005 r. nr 536.

Podstawą wydania dokumentu administracyjnego może być:

1) konieczność przestrzegania przyjętych ustawowych, wykonawczych aktów prawnych i innych decyzji władz wyższych oraz wcześniej przyjętych decyzji tej organizacji;

2) konieczność wykonywania własnych czynności wykonawczych i administracyjnych, ze względu na funkcje i zadania organizacji.

Dokumenty administracyjne, z punktu widzenia podejmowania decyzji, mogą wydawać kolegialne organy zarządzające, organy zarządzające działające na zasadzie jedności dowodzenia oraz wspólnie przez kilka organów zarządzających.

W warunkach kolegialności dokumenty administracyjne są wydawane na podstawie decyzji podejmowanych przez organ kolegialny podczas omawiania spraw na jego posiedzeniach. Kolegialność pozwala na najbardziej poprawne i efektywne rozwiązywanie najważniejszych problemów organizacji.

Na zasadzie kolegialności działają federalne i regionalne władze wykonawcze, komisje i komisje, zarządy ministerstw, samorządy lokalne i władze wyższe. spółki akcyjne itd.

W systemie organów kolegialnych szczególne miejsce zajmują organy doradcze ze względu na ich status. Decyzje organów doradczych mają charakter doradczy. Oznacza to, że szef organizacji ma prawo do podjęcia własnej decyzji, wbrew decyzji organu zarządzającego obradującego.

Dokumenty administracyjne uchwalane przez organy kolegialne i doradcze obejmują uchwałę i decyzję.

Przygotowanie dokumentów administracyjnych do kolegialnego podejmowania decyzji obejmuje następujące etapy:

1) przygotowanie materiałów na posiedzenie organu kolegialnego;

2) przedłożenie materiałów do rozpatrzenia przez organ kolegialny;

3) omówienie zagadnienia (przygotowanych materiałów) na posiedzeniu organu kolegialnego;

4) podejmowanie decyzji w sprawie rozpatrywanych materiałów;

5) rejestracja protokołu posiedzenia;

6) publikacja dokumentu administracyjnego;

7) wniesienie orzeczenia do wykonawców.

W pierwszym etapie zbierane są informacje o problemie, są one analizowane i sporządzany jest raport analityczny. Prace te są wykonywane zgodnie z planem pracy organu kolegialnego przez specjalistów odpowiednich pionów strukturalnych.

Raport analityczny musi zawierać wyczerpujące i wyczerpujące informacje oraz konkretne propozycje rozwiązania problemu, być uzgodniony ze wszystkimi zainteresowanymi przygotowywanym rozwiązaniem i podpisany przez kierownika jednostki zgłaszającej sprawę do rozpatrzenia.

Wraz z informacjami analitycznymi przygotowywany jest projekt decyzji organu kolegialnego. Pomoc w tej sprawie i projekt decyzji są sporządzane na standardowych arkuszach papieru. Projekt decyzji musi zawierać uzasadnienie decyzji oraz część administracyjną.

W drugim etapie przygotowany raport analityczny i projekt decyzji są przekazywane sekretarzowi organu kolegialnego na 10–15 dni przed posiedzeniem organu kolegialnego. Sekretarz odpisuje nadesłane materiały i przesyła je członkom organu kolegialnego do wstępnego opracowania.

W trzecim etapie przewodniczący organu kolegialnego zapoznaje się z nadesłanymi materiałami i podejmuje działania organizacyjne w celu przygotowania posiedzenia organu kolegialnego.

Czwarty etap polega na omówieniu nadesłanych materiałów na posiedzeniu organu kolegialnego i jego akceptacji przez członków organu kolegialnego w przedstawionej formie lub ze zmianami wprowadzonymi podczas wstępnych rozważań i dyskusji.

Etap piąty odzwierciedla specyfikę działania organu kolegialnego i polega na ustalaniu przebiegu posiedzenia poprzez sporządzenie protokołu z posiedzenia organu kolegialnego. Protokół przechodzi przez etap uzgodnienia z prelegentami i prelegentami i jest podpisywany przez przewodniczącego i sekretarza posiedzenia organu kolegialnego.

Szósty etap to publikacja dokumentu administracyjnego decyzją organu kolegialnego w formie uchwały lub decyzji. Jednocześnie decyzje informacyjne, co do zasady, nie są sporządzane w formie dokumentu administracyjnego, lecz są rejestrowane jedynie w protokole z posiedzenia organu kolegialnego. Decyzje takie nazywane są decyzjami protokolarnymi i są przekazywane wykonawcom w postaci wyciągów z protokołów z posiedzeń organu kolegialnego.

Dokument administracyjny podpisują wszyscy członkowie organu kolegialnego lub przewodniczący organu kolegialnego i jest przekazywany wykonawcom. Wniesienie dokumentu administracyjnego do wykonawców to replikacja dokumentu, jego dystrybucja lub przekazanie wykonawcom.

W warunkach samodzielnego podejmowania decyzji władza we wszystkich sprawach należy do jej lidera. Samo podejmowanie decyzji zapewnia efektywność zarządzania i zwiększa osobistą odpowiedzialność menedżera za podjętą decyzję.

Federalne ministerstwa, administracje podmiotów Federacji Rosyjskiej i gmin, szefowie organizacji działają wyłącznie na podstawie decyzji.

Szefom organów działających na zasadzie kolegialności przysługuje również prawo do samodzielnego podejmowania decyzji w określonym zakresie spraw, co do zasady dotyczących wewnętrznej działalności organizacji.

W warunkach samodzielnego podejmowania decyzji dokumentami administracyjnymi są rozkazy, instrukcje, instrukcje.

Procedura wydania dokumentu administracyjnego w warunkach samodzielnego orzekania obejmuje następujące etapy:

1) inicjowanie decyzji (uzasadniającej konieczność wydania dokumentu administracyjnego);

2) zbieranie i analiza informacji do podejmowania decyzji;

3) przygotowanie projektu dokumentu administracyjnego;

4) zatwierdzenie projektu dokumentu;

5) finalizacja projektu dokumentu administracyjnego na podstawie wyników koordynacji;

6) podejmowanie decyzji (podpis dokumentu administracyjnego);

7) wniesienie dokumentu administracyjnego do wykonawców.

Projekty dokumentów administracyjnych są przygotowywane planowo (zgodnie z planem lub programem działań), w imieniu kierownictwa organizacji, z inicjatywy kierowników działów strukturalnych, a także poszczególnych specjalistów. Uzasadnienie konieczności wydania dokumentu administracyjnego może stanowić memorandum, zaświadczenie o treści analitycznej lub informacyjnej, wniosek, wniosek, akt, pismo. Dokumenty te pełnią rolę decyzji wszczynającej.

Projekty dokumentów administracyjnych są przygotowywane przez specjalistów pionów strukturalnych (albo przez grupę specjalistów z różnych pionów strukturalnych, albo przez komisję tymczasową) na podstawie zebrania i analizy obiektywnych, wystarczających i aktualnych informacji do opracowania decyzji zarządczej.

Wynikiem zebrania i analizy informacji na ten temat jest opracowanie decyzji zarządczej.

Projekt opracowanej decyzji w postaci projektu dokumentu administracyjnego odbywa się nie na papierze firmowym organizacji, ale na standardowej kartce papieru zgodnie z zasadami wydawania dokumentu administracyjnego. Jednocześnie w górnym polu po prawej stronie pojawia się słowo „Projekt”.

Zatwierdzenie projektu dokumentu oznacza zatwierdzenie lub zewnętrzne zatwierdzenie dokumentu przez zainteresowane osoby lub organizacje. Jeśli istnieje wiele organów zatwierdzających, zewnętrzne zatwierdzenie dokumentu odbywa się na osobnym arkuszu - „Arkuszu zatwierdzenia”. Zatwierdzenie dokumentu (zatwierdzenie wewnętrzne) odbywa się z kierownikami odpowiednich działów, głównymi i wiodącymi specjalistami organizacji, służbą prawną i zastępcami kierowników organizacji.

W procesie zatwierdzania (zatwierdzania) dokumentu administracyjnego można zgłaszać uwagi lub uzupełnienia do projektu dokumentu. Można je wpisać bezpośrednio do przedłożonego projektu dokumentu lub wydać na osobnej kartce jako zdanie odrębne lub uwagi. W takim przypadku przy uzgadnianiu (zatwierdzaniu) projektu dokumentu, oprócz podpisu zatwierdzającego i daty, dodaje się oznaczenie: „Załączam zdanie odrębne” lub „Załączam uwagi”.

Zdanie odrębne, sporządzone na oddzielnym arkuszu, jest załączane do projektu dokumentu i zwracane autorom projektu dokumentu w celu sfinalizowania dokumentu.

Ostateczny projekt dokumentu jest sporządzany na papierze firmowym organizacji i wraz z kartą zatwierdzającą, zdaniami odrębnymi i uwagami jest przekazywany kierownikowi w celu podjęcia decyzji zarządczej (do podpisu).

Jeśli projekt dokumentu został przygotowany w imieniu wyższej organizacji, jest wykonywany na standardowych arkuszach papieru przesłanych do wyższej organizacji wraz z listem przewodnim i notą wyjaśniającą.

Podjęcie decyzji jest decydującym etapem w przygotowaniu dokumentu administracyjnego. Podpis kierownika zamienia projekt dokumentu w pełnoprawny dokument mający moc prawną.

Wniesienie dokumentu administracyjnego do wykonawców to replikacja dokumentu, jego dystrybucja lub przekazanie wykonawcom.

Dekret- jest to akt uchwalany przez najwyższe i niektóre centralne federalne organy wykonawcze działające na zasadzie kolegialności oraz przedstawicielskie i kolegialne organy wykonawcze podmiotów Federacji Rosyjskiej w celu rozstrzygnięcia najważniejszych i podstawowych zadań stojących przed nimi organami oraz ustanawiają stabilne normy i zasady.

Końcowa część protokołu z posiedzenia organu kolegialnego nazywana jest również uchwałą.

Do sporządzenia uchwały wykorzystywane są następujące dane: nazwa organu kolegialnego – autor dokumentu; nazwa rodzaju dokumentu, data, numer dokumentu, miejsce wydania, tytuł tekstu, tekst, podpis.

Datą decyzji jest data posiedzenia organu kolegialnego, na którym została podjęta.

Wzór wykonania uchwały znajduje się w Załączniku 12, 13.

Decyzja- jest to ustawa przyjmowana przez kolegialne i doradcze organy zarządzające organizacji i przedsiębiorstw w celu rozstrzygnięcia najważniejszych kwestii ich działalności.

Decyzje nazywane są również wspólnymi dokumentami administracyjnymi przyjmowanymi przez dwa lub więcej organów, z których jeden działa na zasadzie kolegialności, a drugi na zasadzie jedności dowodzenia.

Tekst uchwały lub decyzji składa się z części oświadczenia i części administracyjnej, oddzielonych w uchwałach słowem „POSTANOWIŁ”, a w decyzjach „POSTANOWIŁ” („POSTANOWIŁ”, „POSTANOWIŁ”), który drukowany jest wielkimi literami.

W części rozstrzygającej wskazuje się cel wydania uchwały. Może zawierać odniesienia do ustaw, wydanych wcześniej rozporządzeń i innych przepisów. Część administracyjna z reguły składa się z paragrafów zawierających przepisy lub instrukcje. Pozycje zawierające szczegółowe instrukcje obejmują nazwy organizacji, do których skierowana jest instrukcja, treść instrukcji oraz (jeśli to konieczne) termin jej realizacji.

Przykład orzeczenia podano w Załączniku 16, 17.

Zamówienie- jest to akt wydawany przez kierownika organu zarządzającego działającego na zasadzie jedności dowodzenia w celu rozstrzygnięcia głównych i operacyjnych zadań stojących przed tym organem zarządzającym.

W niektórych przypadkach zamówienie może dotyczyć szerokiego grona organizacji i osób.

Zgodnie z celem i zasadami rejestracji, zamówienia na działalność główną i zamówienia na personel.

Zlecenia na działalność podstawową są wydawane podczas reorganizacji, likwidacji organizacji, zatwierdzania i zmian w strukturze i kadrze, w celu zatwierdzenia i (lub) wprowadzenia w życie dokumentów (regulaminy, instrukcje, regulaminy, regulaminy itp.), gdy regulowanie kwestii finansowania, wsparcia materialno-technicznego, naukowego, technicznego i innego, organizacji realizacji zadań stojących przed organem zarządzającym organizacją.

Rozkazy dotyczące personelu (rozkazy personelu) regulują przyjmowanie, przemieszczanie się, zwalnianie pracowników, zapewnianie urlopów, przydzielanie stopni, wydawanie kar i zachęt, organizację podróży i inne kwestie związane z zarządzaniem personelem.

Zamówienia są sporządzane na formularzu zamówienia i zawierają następujące dane: nazwę organizacji macierzystej (jeśli istnieje), nazwę organizacji autora, nazwę rodzaju dokumentu (ZAMÓWIENIE), datę i numer dokumentu , miejsce wydania, tytuł tekstu, tekst, podpis, wizy.

Projekty zamówień są opracowywane na podstawie wnikliwego i kompleksowego studium kwestii wymagających rozwiązania, tak aby instrukcje zawarte w projektach były konkretne i realistyczne, zgodne z obowiązującym prawodawstwem, dysponowały wystarczającymi zasobami materialnymi, technicznymi i finansowymi oraz wyeliminować potrzebę dalszego dostosowywania podejmowanych decyzji.

Nagłówek do tekstu jest obowiązkowym elementem zamówienia. Powinien być sformułowany jasno, jak najkrócej, wyrażając główną treść dokumentu i odpowiadając na pytanie „O czym?”.

Zamów tekst składa się z dwóch części: ustalającej i administracyjnej. W części potwierdzającej podaje się uzasadnienie nakazanych czynności lub podstawę i cel wydania dokumentu. Jeżeli podstawą wydania nakazu był ustawowy lub regulacyjny akt prawny wyższej organizacji lub dokument wcześniej wydany przez tę organizację, wówczas w części ustalającej wskazuje się jej nazwę, datę i numer.

Jeżeli projekt zlecenia jest sporządzony dodatkowo lub zmiana w stosunku do uprzednio wystawionego zlecenia, to w części potwierdzającej wskazuje się datę, numer, nagłówek uzupełnionego lub zmienionego zlecenia.

Jeżeli nakaz jest wydawany z inicjatywy własnej, tj. zgodnie z funkcjami i zadaniami przydzielonymi organizacji, wówczas w części ustalającej formułowane są cele i zadania nakazanych działań, fakty lub zdarzenia, które spowodowały wydanie zamówienia są podane.

Oświadczenie oddzielone od polecenia „ORDER”, które jest drukowane w nowej linii wielkimi literami. Część ustalająca może być nieobecna, jeżeli nakazane czynności nie wymagają wyjaśnienia lub uzasadnienia.

Część administracyjna Kolejność jest podana w trybie rozkazującym w pierwszej osobie liczby pojedynczej. Każde zamówienie części administracyjnej sporządzane jest w formie odrębnej pozycji. Pozycje numerowane są cyframi arabskimi.

Każdy paragraf części administracyjnej zawierającej zamówienie zawiera imię i nazwisko wykonawcy lub wykonawców, nakazaną czynność oraz termin realizacji zamówienia. Przy podziale zalecanego działania na zadania indywidualne lub instrukcje są sformułowane w formie akapitów. Każdy paragraf lub akapit części administracyjnej zlecenia zawiera tylko jedno zadanie z określonym terminem wykonania. Jeżeli przepisana czynność ma charakter trwały, nie wskazano terminu wykonania tej czynności.

Ostatnim paragrafem zlecenia jest paragraf, w którym wskazuje się imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontrolę realizacji zlecenia, jego inicjały i nazwisko.

Jeżeli klauzula części administracyjnej ma charakter organizacyjny, nie wskazuje się wykonawców i terminów wykonania, a jedynie formułuje się działanie.

Projekt postanowienia musi być napisany w sposób jasny, zrozumiały, zgodnie z zasadami formalizowania dokumentów urzędowych. Tekst projektu zarządzenia powinien:

1) powiązać zawarte w nim instrukcje z wcześniej wydanymi dokumentami w tej sprawie w celu uniknięcia powtórzeń lub sprzeczności;

2) przedstawić tekst zwięźle, konsekwentnie, jasno, unikając możliwości jego podwójnej interpretacji;

3) wskazać konkretnych wykonawców i prawdziwe warunki realizacja zamówień;

4) zapewnić prawnie poprawną (jednoznaczną) pisownię wymienionych w niej organizacji;

5) wskazać akty podlegające uchyleniu lub unieważnieniu w dowolnej ich części.

Projekty rozkazów są zatwierdzane przez wszystkie zainteresowane departamenty i urzędnicy. Wizy są umieszczane na dole ostatniego arkusza zamówienia lub na jego odwrocie.

Uzgodniony i zatwierdzony projekt zarządzenia jest sporządzany na papierze firmowym organizacji i przedkładany do podpisu szefowi organizacji lub osobie oficjalnie pełniącej obowiązki w przypadku dłuższej nieobecności szefa.

W przypadku załączników do postanowienia odsyła się do nich w odpowiednich paragrafach postanowienia.

Na samej aplikacji, w prawym górnym rogu pierwszego arkusza, nadrukowane jest słowo „Aplikacja” i jest wskazane, do której pozycji zamówienia się odnosi.

Przykładowa kolejność znajduje się w Załączniku 18, 19.

Usposobienie- jest to akt wydawany wyłącznie przez kierownika kolegialnego organu zarządzającego w ramach przyznanych mu kompetencji, a także przez kierowników organizacji działających na zasadzie jedności dowodzenia w celu rozstrzygania spraw operacyjnych. Nakazy z reguły mają ograniczony czas trwania i dotyczą wąskiego kręgu organizacji, urzędników i obywateli.

Zlecenia są sporządzane i realizowane na takich samych zasadach jak zlecenia. Tekst zamówienia składa się z części stwierdzającej i administracyjnej. W części ustalającej wskazuje się przyczynę lub cel wydania nakazu, aw części administracyjnej wskazane czynności.

Wzór realizacji zamówienia znajduje się w Załączniku 14, 15.

wskazanie- jest to akt wydany wyłącznie przez kierownika organizacji lub jego zastępcę, głównie w sprawach o charakterze informacyjnym i metodologicznym, a także w sprawach związanych z organizacją wykonywania poleceń, instrukcji i innych aktów tego lub wyższy organ zarządzający.

Na ogół dyspozycje sporządza się i wykonuje podobnie jak dyspozycje, ale słowami kluczowymi w tekście, które oddzielają część ustalającą i administracyjną, są „OBOWIĄZKOWE” lub „OFERTA”, w zależności od treści dyspozycji.

W przypadku wysłania instrukcji do podległych organizacji w celu przekazania im ogólnych norm lub innych informacji, wskazuje się adresata lub sporządza się listę mailingową dokumentu.

Przykładowy projekt instrukcji znajduje się w Załączniku 22, 23.

2.4.3. Informacje i dokumenty referencyjne

Proces podejmowania decyzji zarządczych opiera się na gromadzeniu i przetwarzaniu obiektywnych i rzetelnych informacji o stanie faktycznym w systemie zarządzania.

Informacje te zawarte są w informacjach i dokumentach referencyjnych, które dostarczają kierownictwu organizacji informacji o stanie faktycznym w systemie zarządzania i działalności organizacji.

Informacje i dokumenty referencyjne pełnią funkcję urzędową w stosunku do dokumentów organizacyjnych, prawnych i administracyjnych i nie zawierają instrukcji. Dokumenty organizacyjne i referencyjne nie zawierają instrukcji, jako dokumenty administracyjne nie obligują do wykonywania instrukcji, ale dostarczają informacji, które zachęcają do podejmowania określonych decyzji kierowniczych i pozwalają na wybór takiej czy innej metody oddziaływania kierowniczego.

Specyfiką tych dokumentów jest to, że przechodzą one od dołu do góry przez system zarządzania, od pracownika do menedżera, od organizacji niższej do wyższej.

Dokumenty referencyjne obejmują:

1) protokoły;

2) protokoły;

3) oferty;

4) noty wyjaśniające;

5) oświadczenia;

6) zgłoszenia;

7) litery;

9) certyfikaty;

10) streszczenia;

11) wnioski;

12) recenzje;

13) wykazy;

14) wykazy;

15) telegramy;

17) wiadomości elektroniczne i inne dokumenty referencyjne.

Szczególną grupę w informacjach i dokumentacji referencyjnej stanowi korespondencja. Korespondencja- to uogólniona nazwa listów o różnej treści, wykorzystywana jako narzędzie wymiany informacji operacyjnej między organizacjami.

Rodzaje korespondencji biznesowej i jej nazwy określają sposoby przekazywania informacji gospodarczych, które obecnie dzieli się na pocztową i elektroniczną.

Protokół - jest to dokument, który ustala przebieg posiedzenia i tryb podejmowania decyzji przez organ kolegialny. W zależności od stopnia utrwalenia informacji oraz stopnia kompletności zapisu tekstu, protokoły dzielą się na krótkie i kompletne. W krótkim protokole zapisywane są nazwiska prelegentów, tematy referatów i wystąpień oraz podjęte decyzje. Pełny protokół zawiera zapis wszystkich wystąpień podczas spotkania. O formie protokołu do zachowywania na posiedzeniu decyduje kierownik kolegiaty lub kierownik organizacji.

Z protokołów z posiedzeń organów kolegialnych należy wyróżnić protokoły organów śledczych, administracyjnych i innych oraz protokoły typu umownego.

Na podstawie projektów protokołów z posiedzenia, stenogramów lub nagrań dźwiękowych z posiedzenia, a także przygotowanych wcześniej materiałów na posiedzenie organu kolegialnego sporządzany jest protokół.

Za wykonanie i prawidłowość wpisów do protokołu odpowiada sekretarz organu kolegialnego lub sekretarz kierownika kolegiaty.

Protokół sporządza się na ogólnym papierze firmowym organizacji wskazującym rodzaj dokumentu - „PROTOKÓŁ”. Obowiązkowe szczegóły protokołu to: nazwa organizacji; nazwa rodzaju dokumentu; data i numer dokumentu, tytuł tekstu, tekst; podpis przewodniczącego i sekretarza posiedzenia organu kolegialnego.

W tytule protokołu należy wskazać nazwę organu kolegialnego lub jego posiedzenia.

Tekst protokołu składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej.

Część wstępna jest sporządzona w ten sam sposób zarówno w pełnej, jak i skróconej formie protokołu. Wskazuje nazwiska przewodniczącego i sekretarza zebrania organu kolegialnego, nazwiska lub całkowity spotkania i osoby zaproszone, agenda. Nazwiska obecnych i zaproszonych, jeśli jest ich mniej niż 15, wpisuje się w kolejności alfabetycznej ze wskazaniem miejsca pracy i stanowiska, a jeśli jest ich więcej niż 15, sporządza się listę obecnych i zaproszonych , który jest dołączony do protokołu. W takim przypadku w protokole dokonuje się wpisu: „Była… osoba, lista uczestników w załączniku”.

Część wstępna kończy się porządkiem obrad, w którym zagadnienia są ułożone według stopnia skomplikowania i wagi. Punkty porządku obrad formułuje się w mianowniku bez przyimków. Dla każdego punktu porządku obrad wskazane jest nazwisko mówcy i jego stanowisko.

Główna część tekstu protokołu jest budowana według schematu: SŁUCHANO ... MÓWIONE ... ROZWIĄZANE (ZDECYDOWANE).

W skróconym protokole w sekcji „USŁYSZONY” wskazane jest nazwisko prelegenta oraz temat jego wystąpienia. W pełnej formie protokołu podaje się nazwiska i inicjały mówcy, treść jego sprawozdania lub wiadomości. Jeżeli do protokołu dołączony jest tekst protokołu w formie pisemnej, to po temacie protokołu w nawiasie można zaznaczyć „Tekst protokołu w załączeniu”, a treść protokołu nie jest podana w protokole.

W części „WYMOWY” w protokole skróconym wskazane są tylko nazwiska osób, które zabrały głos w dyskusji, aw protokole pełnym podana jest treść ich wystąpienia, w tym pytania zadawane prelegentowi i jego odpowiedzi.

W sekcji „POSTANOWIONE (POSTANOWIONE)” odnotowuje się decyzję, która jest sformułowana zwięźle, precyzyjnie, zwięźle, aby uniknąć podwójnej interpretacji.

Dla każdego punktu decyzji wskazane są wyniki głosowania.

Każdy uczestnik posiedzenia organu kolegialnego może zgłosić zdanie odrębne do podjętej decyzji, które jest sporządzane na odrębnym arkuszu i załączane do protokołu. Istnienie zdania odrębnego odnotowuje się w protokole po wydaniu orzeczenia.

Protokoły podpisują przewodniczący i sekretarz, datą protokołu jest data posiedzenia (a jeżeli posiedzenie trwało kilka dni, to data rozpoczęcia i zakończenia posiedzenia jest zaznaczona myślnikiem).

W szczególnie ważnych przypadkach protokół może być zatwierdzony przez prelegentów i prelegentów. Wizy dla prelegentów i prelegentów wydawane są po lewej stronie protokołu, na poziomie nagrania przemówienia (raportu).

Próbkę protokołu podano w Załączniku 24, 25.

Odniesienie- Jest to dokument zawierający opis i potwierdzenie określonych faktów i zdarzeń. Zaświadczenia są dwojakiego rodzaju: zawierające informacje o faktach i zdarzeniach o charakterze oficjalnym oraz wydawane zainteresowanym obywatelom i organizacjom w celu poświadczenia określonego faktu prawnego.

Oficjalne odniesienia mogą być zewnętrzne lub wewnętrzne. Odniesienia zewnętrzne są sporządzane w celu przekazania informacji innej organizacji i podpisane przez kierownika organizacji lub jego zastępców. Referencje wewnętrzne są sporządzane w celu informowania kierownika organizacji lub organu kolegialnego o określonych kwestiach działalności organizacji i są podpisywane przez kierowników działów strukturalnych lub autorów certyfikatu.

Certyfikaty zewnętrzne sporządza się na ogólnym papierze firmowym organizacji, a certyfikaty wewnętrzne - na standardowej kartce papieru.

Tytuł tekstu pomocy powinien odpowiadać na pytanie „O czym?” i zawierać wskazanie okresu, do którego odnoszą się informacje określone w certyfikacie.

Tekst pomocy zwykle składa się z dwóch części. Pierwsza część przedstawia fakty, które posłużyły za podstawę lub powód jej zestawienia. Druga część podaje lub opisuje konkretne informacje, które odzwierciedlają istotę zagadnienia.

Jeżeli pomoc zawiera informacje dotyczące kilku zagadnień, to jej treść może składać się z rozdziałów i podrozdziałów.

Certyfikaty wydawane zainteresowanym obywatelom i organizacjom w celu poświadczenia określonego faktu prawnego są zwykle sporządzane na papierze firmowym organizacji w formacie A5, podpisane przez dwie osoby (szef organizacji i innych urzędników organizacji) i poświadczone pieczęcią organizacja.

memorandum- dokument skierowany do kierownika danej lub wyższej organizacji i informujący go o aktualnej sytuacji, zjawisku lub fakcie, który miał miejsce, o wykonanej pracy, a także zawierający wnioski i sugestie kompilatora. Memorandum jest przygotowywane zarówno z inicjatywy samego pracownika, jak i pod kierunkiem kierownictwa. Celem memorandum jest zachęcenie lidera do podjęcia określonej decyzji.

Notatki sprawozdawcze są zewnętrzne i wewnętrzne.

Memorandum zewnętrzne jest udostępniana kierownictwu wyższych organizacji i jest sporządzana na ogólnym papierze firmowym organizacji. Notatki wewnętrzne sporządzone na standardowej kartce papieru.

Obowiązkowe szczegóły memorandum to: nazwa organizacji (jednostki strukturalnej), nazwa rodzaju dokumentu, data i numer dokumentu, adresat, tytuł tekstu, tekst, podpis.

Memorandum wewnętrzne podpisuje jego autor, a Memorandum zewnętrzne podpisuje szef organizacji lub jego zastępcy. Datą memorandum jest data jego sporządzenia lub podpisania.

Tekst memorandum składa się z reguły z trzech powiązanych ze sobą części semantycznych. Pierwsza część przedstawia przyczyny, fakty lub zdarzenia, które doprowadziły do ​​jej napisania. Druga część analizuje obecną sytuację i przedstawia możliwe opcje jej decyzje. Część trzecia zawiera wnioski i propozycje konkretnych działań, które zdaniem autora memorandum powinny zostać podjęte. Może brakować drugiej części memorandum.

Przykład memorandum znajduje się w Załączniku 26, 27.

Notatka wyjaśniająca- jest to dokument wyjaśniający treść niektórych postanowień dokumentu głównego lub wyjaśniający przyczyny każdego zdarzenia, faktu, czynu, opracowany przez pracownika organizacji i przedłożony wyższemu urzędnikowi.

Nota wyjaśniająca jest sporządzana na standardowej kartce papieru i adresowana do konkretnego urzędnika. Obowiązkowe szczegóły noty wyjaśniającej to: nazwa jednostki strukturalnej; nazwa rodzaju dokumentu, data, numer rejestracyjny, tytuł tekstu, adresat, podpis.

Przykładową notę ​​wyjaśniającą podano w dodatku 28, 29.

Działać- dokument sporządzony przez kilka osób i potwierdzający ustalony fakt, zdarzenie, działanie.

Istnieje wiele rodzajów aktów pod względem ich treści i celu.

Najczęściej akty sporządzane są kolegialnie, przez komisje (stałe lub powoływane przez zarząd).

Najważniejsze przy sporządzaniu aktu- ustalenie stanu faktycznego i jego poprawne odzwierciedlenie. Ustawa jest sporządzana na podstawie projektów ewidencji, które są prowadzone w trakcie pracy komisji lub grupy osób i zawierają dane faktyczne, wskaźniki ilościowe i inne informacje.

Ustawa sporządzona jest na papierze firmowym organizacji. Obowiązkowe szczegóły ustawy to: nazwa organizacji; nazwa rodzaju dokumentu; data i numer rejestracyjny dokumentu; miejsce kompilacji; tytuł tekstu; tekst; podpis i, jeśli to konieczne, pieczęć zatwierdzenia.

Tekst aktu składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej. Część wprowadzająca ustawy wskazuje podstawy jej sporządzenia, przewodniczącego oraz członków komisji stanowiącej ustawę. W części zasadniczej przedstawiono istotę, charakter, metody i terminy wykonanej pracy, ustalone fakty oraz wnioski, sugestie i wnioski.

W razie potrzeby akt może mieć część końcową, którą stanowi projekt decyzji, wnioski lub wnioski komisji, która sporządził akt.

Na końcu tekstu aktu wskazano liczbę sporządzonych egzemplarzy i ich lokalizację. Jeżeli w akcie występują wnioski, po zaznaczeniu liczby egzemplarzy sporządza się wzmiankę o nich.

Przy sporządzaniu aktów audytów i ankiet ich treść jest uzgadniana z urzędnikami, których działalność znajduje odzwierciedlenie w ustawie. Ustawę uważa się za uchwaloną i wchodzącą w życie po jej podpisaniu przez wszystkich członków komisji lub wszystkie osoby, które brały udział w jej przygotowaniu. Osoba, która nie zgadza się z treścią ustawy, zobowiązana jest do jej podpisania z zastrzeżeniem sprzeciwu, które sporządza się na osobnej kartce dołączonej do ustawy.

Działa, jeśli jest to wymagane przepisy prawne, są zatwierdzane przez kierownika organizacji, w kierunku której prowadzone były działania, zakończone sporządzeniem ustawy.

Przykład wykonania aktu znajduje się w załączniku nr 30.

Telegram- to uogólniona nazwa dokumentów o różnej treści, przesyłanych kanałami telegraficznymi lub faksowymi.

Telegram jest sporządzany w przypadkach, gdy wysyłanie dokumentów pocztą nie zapewnia terminowego rozwiązania problemów.

Telegram jest sporządzany z jednej strony formularza telegraficznego i zawiera następujące dane: nagłówek usługi; wskazanie kategorii telegramu; znak na rodzaju telegramu; adres telegraficzny odbiorcy; tekst; podpis; numer rejestracyjny firmy; Data rejestracji; adres i nazwa nadawcy.

Tekst telegramu jest przedstawiony zwięźle, bez spójników i przyimków, ze skróconymi znakami interpunkcyjnymi. Wszystko oznaczenia cyfrowe telegramy są pisane słownie.

Telegramy nie używają skomplikowanych, rozwlekłych zdań typowych dla listów biznesowych. Treść telegramu powinna zawierać tylko konkretne informacje odzwierciedlające istotę sytuacji.

Wiadomość elektroniczna- jest to dokument przesyłany pocztą elektroniczną za pośrednictwem systemu komunikacji między komputerami, odbierany w formie wideogramu na ekranie monitora lub w formie papierowej kopii wydrukowanej na drukarce.

Korespondencja biznesowa- uogólniona nazwa dokumentów o różnej treści, działająca jako narzędzie wymiany informacji operacyjnej między organizacjami. Głównym dokumentem wymiany informacji operacyjnych jest list biznesowy.

List- główne informacje i dokument referencyjny, który zapewnia prawne powiązanie organizacji ze światem zewnętrznym i wyjaśnienie relacji z innymi organizacjami, przedstawienie roszczeń i potwierdzenie zobowiązań, podkreślone w związku ze specjalną metodą transmisji tekstu - przekazywanie poczty .

Podczas prowadzenia korespondencji biznesowej należy przestrzegać następujących wymagań:

1) dokumenty sporządza się na specjalnych formularzach – papierach firmowych i podpisuje kierownik organizacji lub jego zastępcy w ramach przyznanych im kompetencji;

2) tekst pisma musi być skomponowany kompetentnie, dokładnie, bez kleksów i poprawek, oficjalnie – biznesowo i nie dopuszczać do dwuznacznej interpretacji;

3) zdarzenia i fakty odzwierciedlone w treści pisma powinny w razie potrzeby zawierać materiały wyjaśniające i uzupełniające.

W zależności od rodzaju listu i jego treści tekst może być prosty lub złożony. Proste litery składają się z jednej lub dwóch części – wstępu i zakończenia. Listy złożone pod względem składu zawierają wstęp, część główną (dowody) i zakończenie.

Wstęp podaje uzasadnienie pytania: powód pytania lub jego krótką historię. Jeśli jakiś dokument służył jako powód skompilowania listu, podaje się do niego link.

W Głównym elementem stwierdza się istotę problemu, podaje się dowody lub obalenia. Główna część powinna być przekonująca, aby nie było wątpliwości co do poprawności lub słuszności proponowanych rozwiązań.

W ostatnia część pokrótce formułuje główny cel listu.

Pisanie biznesowe spełnia tę samą funkcję, co ludzka mowa. Mowa może poprzedzać podjęte działania lub następować po już podjętych działaniach. W ten sam sposób wszystkie pisma biznesowe można podzielić na stwierdzenie faktu dokonanego i uświadomienie możliwości jego spełnienia.

Dlatego bardzo często litery przypominają monolog. Do takich listów zalicza się listy potwierdzające, monity, powiadomienia. Listy te nie wymagają odpowiedzi, ale sam fakt ich obecności ma znaczenie prawne.

Istnieją listy, które towarzyszą wartościom materialnym lub innym dokumentom. Nazywane są one listami motywacyjnymi. Listy przewodnie odnotowują fakt przesłania dokumentów lub wartości materialnych, są do nich załączane i zawierają dodatkowe informacje wyjaśniające.

Listy zapewniają wstępną wymianę informacji, która pozwala uczestnikom giełdy zidentyfikować możliwości zawierania różnego rodzaju aktów, umów i transakcji.

Istnieje wiele odmian listów biznesowych, zdeterminowanych pojawiającą się produkcją i innymi sytuacjami, które dają początek korespondencji. Jednak pomimo wielu odmian tych sytuacji, listy biznesowe można sklasyfikować według wielu cech, które pozwalają ujednolicić tekst w ramach tych cech.

Funkcjonalnie listy biznesowe dzielą się na listy wymagające listu z odpowiedzią i listy, które nie wymagają listu z odpowiedzią.

Pierwsza grupa listów obejmuje listy rekwizycyjne, odwołania, listy ofertowe, żądania. Odpowiedzi na te listy przybierają określoną formę w zależności od charakteru oryginalnego listu. Pisma z odpowiedziami zawsze zawierają wymagany link do daty i numeru rejestracyjnego pisma będącego powodem korespondencji.

Druga grupa listów obejmuje: listy ostrzegawcze; listy przypominające; listy z zaproszeniem; listy potwierdzające; listy odrzucające; listy motywacyjne; pisma powiadamiające; listy gwarancyjne; listy informacyjne, listy instruktażowe.

Pisma firmowe są zawsze wydawane na papierze firmowym z następującymi danymi:

1) Godło Państwowe Federacji Rosyjskiej;

2) godło podmiotu Federacji Rosyjskiej;

3) godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

4) kod organizacji;

5) główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej;

6) numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (NIP/KPP);

7) kod formy dokumentu;

8) nazwę organizacji;

9) dane referencyjne o organizacji;

10) datę dokumentu;

11) numer ewidencyjny dokumentu;

13) miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

14) adresat;

15) tytuł tekstu;

16) tekst dokumentu;

17) podpis;

18) notatkę o wykonawcy;

19) identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Przykładowy projekt listu znajduje się w Załączniku 31, 32.

2.4.4. Dokumenty dotyczące stosunków pracy

Działalność administracyjna organów władzy polega również na tym, że zajmują się one doborem i rozmieszczeniem personelu, zatrudnianiem, przenoszeniem i zwalnianiem obywateli oraz wystawianiem szeregu dokumentów niezbędnych obywatelom do wykonywania ich prawa do pracy.

Stosunki pracy w organizacji, niezależnie od formy własności, są regulowane Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 2001 r. N 197-FZ (dalej Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej) (z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami w dniach 24, 25 lipca 2002 r., 30 czerwca 2003 r., 27 kwietnia, 22 sierpnia, 29 grudnia 2004 r., 9 maja 2005 r.), który określa tryb wydawania odpowiedniej dokumentacji dotyczącej stosunków pracy.

Dokumenty zatrudnienia obejmują: umowy o pracę (umowy), zlecenia dotyczące personelu, oświadczenia, charakterystyka, zeszyty pracy, karty osobiste i inne dokumenty składające się na akta osobowe pracownika.

Dokumenty dotyczące stosunków pracy są przechowywane od momentu wejścia pracownika do organizacji i są przechowywane po ich zwolnieniu przez 75 lat. W związku z tym są przypisane do niezależnej grupy dokumentów.

Kolejność rejestracji i skład dokumentów dotyczących zatrudnienia podano w załączniku 33.

Główne dokumenty dotyczące stosunków pracy to:życiorys, umowa o pracę, podanie, zlecenie dotyczące personelu, karta osobista T-2, charakterystyka pracownika, ankieta, autobiografia i inne dokumenty o charakterze osobistym.

Streszczenie- jest skompresowany krótka informacja o sobie, opracowane przez kandydata na wakat. W pewnym stopniu jest to autoreklama, która pozwala kierownictwu organizacji najpierw zapoznać się z kandydatami na wolne stanowisko, aby podczas bezpośredniego kontaktu zatrzymać się na jednym z nich.

Przykładowy życiorys znajduje się w Załączniku 34.

Umowa o pracę- dokument, który odzwierciedla główne aspekty relacji między pracodawcą a pracownikiem, określa warunki pracy, wypełnianie podstawowych obowiązków i wymagania stron. Umowa o pracę zawierana jest zawsze w formie pisemnej i stanowi prawne potwierdzenie, że strony pozostają w stosunku pracy, a w przypadku sporów pracowniczych jest głównym dokumentem procesowym. Umowa o pracę jest sporządzona w 2 egzemplarzach, podpisana przez pracownika i pracodawcę oraz poświadczona pieczęcią organizacji. Jeden egzemplarz umowy o pracę jest przechowywany w aktach osobowych pracownika, a drugi jest mu wręczany w jego rękach.

Do sporządzenia umowy o pracę wykorzystuje się następujące dane: nazwa dokumentu; data; indeks; miejsce kompilacji; tytuł tekstu; tekst; adresy prawne; podpisy stron; pieczęć organizacji.

Tekst umowy o pracę wskazuje nazwy stron, które zawarły umowę, stanowiska, nazwiska, imiona i nazwiska osób podpisujących umowę, przedmiot umowy, procedurę wypełniania zobowiązań, tryb działania i inne kwestie regulujące stosunki pracy.

Oświadczenie- Jest to dokument o charakterze osobistym, sporządzony przez pracownika w celu rozwiązania problemów o charakterze osobistym i urzędowym.

Ubiegając się o pracę, obywatele składają pisemny wniosek, w którym składają wniosek o przyjęcie do organizacji na określone stanowisko. Przy składaniu wniosku posługuje się standardowym arkuszem papieru A4 oraz następującymi danymi: adresat (do którego adresowany jest wniosek); dane referencyjne o autorze; nazwa typu dokumentu; tekst; data; podpis wnioskodawcy.

Wniosek z wizami dla kierowników pionów strukturalnych (w razie potrzeby) i kierownika organizacji jest podstawą do wydania nakazu zatrudnienia (zamówienie na personel).

Przykładowy wniosek o zatrudnienie znajduje się w Załączniku 37.

Porządek personalny.

Dopuszczenie obywatela do pracy (przeniesienie, zwolnienie, urlopy, zachęty, kary itp.) Jest sformalizowane na polecenie personelu.

Nakaz przyjęcia na stanowisko (przeniesienie, zwolnienie, urlopy, zachęty, kary itp.) Jest przekazywany pracownikowi za pokwitowaniem.

Zamówienia dla personelu sporządzane są na papierze firmowym organizacji i zawierają szczegóły: nazwę organizacji; tytuł dokumentu; data, numer rejestracyjny, nagłówek do tekstu; tekst; podpis szefa organizacji.

W nagłówku do tekstu rozkazów dotyczących personelu napisane są słowa: o zatrudnianiu; po przeniesieniu do innej pracy; o zwolnieniu; o promocji; na nałożenie kary administracyjnej lub na personel.

W zamówieniach dla personelu część ustalająca może być nieobecna. Część administracyjna zaczyna się od słowa „ZAMÓWIENIE” i składa się z paragrafów. Każda pozycja zamówienia na personel zaczyna się od czasownika oznaczającego czynność: mianować, przenosić, dostarczać, ogłaszać, zwalniać itp.

Nazwisko pracownika wskazanego w zamówieniu pisane jest pełnymi wielkimi literami, a imię i nazwisko oraz nazwisko pisane małymi literami. Następnie należy wskazać stanowisko, jednostkę strukturalną oraz treść czynności w stosunku do osoby, której dotyczy nakaz. Ponadto w zarządzeniu o powołaniu na stanowisko wskazuje się, na jakie stanowisko, od jakiego terminu i za jaką pensję pracownik jest przyjmowany.

Postanowienie o udzieleniu urlopu wskazuje rodzaj urlopu, liczbę dni roboczych oraz datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu.

W nakazie zwolnienia (zwolnienia z urzędu) należy wskazać artykuł Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, na podstawie którego następuje zwolnienie.

Po każdym akapicie zamówienia dla personelu znajduje się rekwizyt „Podstawa” (oświadczenie osobiste pracownika, zgłoszenie, memorandum, umowa o pracę itp.), a artykuł kodeksu nie jest zawarty w rekwizycie „Podstawa”, ale jest częścią tekstu zamówienia.

Przykładowe zamówienie dla personelu podano w Załączniku 20, 21.

Formularz dowodu osobistego T-2.

Karta osobista formularza T-2 jest głównym dokumentem księgowym, jest wypełniana dla wszystkich pracowników organizacji (pracownicy stali, tymczasowi, w niepełnym wymiarze godzin itp.) I sporządza akta personelu organizacji.

Karta jest wypełniana przez pracowników służb personalnych organizacji na podstawie odpowiednich dokumentów (paszport, książeczka pracy, dowód wojskowy, dokumenty o wykształceniu lub kwalifikacjach, decyzje komisji atestacyjnej itp.) i jest przechowywana w dziale personalnym organizacja.

Karta osobista formularza T-2 jest dokumentem księgowym do jakościowego i ilościowego rozliczania personelu i jest stale monitorowana przez pracowników służb personalnych organizacji i ma wzór formularza.

Charakterystyka pracownika- Jest to oficjalny dokument wydany pracownikowi przez kierownictwo organizacji na jego osobistą prośbę.

Opis zawiera przegląd oficjalnych działań pracownika, ocenę jego działań i cech moralnych oraz inne informacje na żądanie pracownika.

Charakterystyka jest sporządzona na ogólnym papierze firmowym organizacji i zawiera szczegóły: nazwa organizacji; nazwa typu dokumentu; wskazanie stanowiska osoby, której cecha jest wydana; imię, nazwisko i nazwisko pracownika; tekst; podpisy urzędników i pieczęć organizacji.

W tekście cechy wyróżniają logicznie powiązane elementy: dane osobowe pracownika; dane dotyczące aktywności zawodowej w organizacji; ocena cech moralnych i biznesowych, stosunku do pracy, relacji w zespole, nagród i kar dla pracownika; wyjście, które wskazuje cel charakterystyki.

Ankieta- jest to dokument zawierający główne dane autobiograficzne pracownika, wypełniony własnoręcznie w formie szablonu na podstawie oryginalnych dokumentów w obecności pracowników obsługi personalnej organizacji i poświadczony pieczęcią organizacji.

Autobiografia- Jest to dokument własnoręcznie wypełniony przez pracownika, zawierający podstawowe informacje o jego biografii.

Autobiografia nie ma standardowego formularza rejestracyjnego i jest sporządzana w dowolnej formie na kartce papieru A4 lub na specjalnym formularzu podczas ubiegania się o pracę. Wszystkie informacje w autobiografii podane są w porządku chronologicznym i powinny odzwierciedlać ścieżkę życia pracownika, jego kwalifikacje i aktywność społeczną.

W autobiografii zwykle wskazują; nazwa dokumentu; dane referencyjne dotyczące urodzenia i zamieszkania pracownika; informacje o rodzicach i rodzinie pracownika; wykształcenie i specjalizacja w edukacji; rodzaj pracy; ostatnie miejsce pracy i zajmowane stanowisko; nagrody i promocje; udział w pracach publicznych i innych informacjach; data kompilacji. Autobiografię podpisuje jej autor.

Akta osobowe pracownika. Akta osobowe wprowadzone do pracownika przy zatrudnianiu go to zestaw dokumentów zawierających najpełniejsze informacje o pracowniku. W aktach osobowych umieszczane są następujące dokumenty: wniosek; karta imienna w formie T-2; Kolejność przyjęcia do pracy; autobiografia; Ankieta; umowa o pracę; kopie dokumentów dotyczących edukacji i innych dokumentów, na podstawie decyzji organizacji, związanych z pracownikiem.

Historia zatrudnienia- jest to główny dokument potwierdzający aktywność zawodową obywatela i służący do ustalenia jego ogólnego, ciągłego i specjalnego stażu pracy.

Procedurę wypełniania zeszytu pracy reguluje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej i inne przepisy.

Ewidencja zatrudnienia jest przechowywana dla wszystkich pracowników organizacji, niezależnie od ich formy własności, którzy przepracowali w organizacji dłużej niż pięć dni (w tym pracowników sezonowych i tymczasowych zatrudnionych na podstawie umowy, pracowników niebędących pracownikami, pod warunkiem, że podlegają państwowe ubezpieczenie społeczne).

Ewidencja zatrudnienia prowadzona jest wyłącznie w miejscu wykonywania pracy głównej. W przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin w innych organizacjach książki pracy nie są uruchamiane.

Obywatele podejmujący pracę zobowiązani są do okazania administracji książeczki pracy sporządzonej w określony sposób. Wszystkie wpisy dokonane w księdze pracy podczas ostatniej pracy muszą być poświadczone podpisem kierownika organizacji lub upoważnionego urzędnika oraz pieczęcią organizacji.

Zatrudnienie bez książeczki pracy jest niedozwolone.

Zeszyt ćwiczeń jest dokumentem wymagającym precyzyjnego wykonania. Wszystkie wpisy w zeszycie pracy są starannie wykonane, piórem wiecznym, atramentem w kolorze czarnym, niebieskim lub fioletowy. Wszelkie redukcje przy dokonywaniu wpisów w księdze pracy są niedozwolone.

Podczas rejestracji w zeszycie ćwiczeń wpisuje się:

1) informacje o pracowniku: nazwisko, imię, nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, zawód, specjalność;

2) informacje o pracy: zatrudnienie, przeniesienie na inne stanowisko, zwolnienie z pracy;

3) informacje o nagrodach i zachętach, przyznaniu tytułów honorowych i specjalnych przewidzianych w obowiązujących przepisach;

4) informację o odkryciach, wynalazkach i propozycjach racjonalizacji, potwierdzonych stosownymi dokumentami, oraz o wypłaconym z tego tytułu wynagrodzeniu.

Kary nie są odnotowywane w księdze pracy. Jednak zwolnienie z pracy z powodu naruszenia dyscypliny pracy (a także z innych powodów) jest zawsze odnotowywane w zeszycie pracy z dokładnym wskazaniem przyczyn zwolnienia.

Pracownik ma prawo do okresowego monitorowania prawidłowości prowadzenia swojej książeczki pracy.

Wypełnioną książkę pracy wydaje się pracownikowi za pokwitowaniem w dniu jego zwolnienia. W pozostałych przypadkach na wniosek pracownika wydaje mu się poświadczony wyciąg informacji o pracy z książeczki pracy.

Kierownictwo organizacji nie ma prawa opóźniać wydania książeczki pracy zwalnianemu pracownikowi.

Księgi zatrudnienia, których właściciele nie otrzymali po zwolnieniu, są przechowywane przez dwa lata w dziale personalnym organizacji, a następnie deponowane w archiwum. Inwentarz i akt sporządza się dla zeszytów pracy przekazanych do archiwum, których kopie są przechowywane w służbie personalnej organizacji.

Po upływie ustalonego okresu przechowywania zeszyty pracy są niszczone zgodnie z ustaloną procedurą.

2.4.5. Dokumenty finansowe

Relacje rynkowe i tworzenie szerokiej sieci organizacji pozarządowych przekształcają działy księgowe z prostego organu księgowego w najważniejsze działy, które określają strategię finansową organizacji i wpływają na rozwój jej działalności gospodarczej.

Polityka rachunkowości organizacji, kompetentna analiza działalności finansowej i gospodarczej, interakcja z organami podatkowymi to jeden z głównych obszarów działalności zarządczej, który zapewnia przetrwanie organizacji w ostrej konkurencji.

Dokumentacja działalności biznesowej organizacji prowadzona jest na podstawie prawo federalne z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości” (z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami z dnia 23 lipca 1998 r., 28 marca, 31 grudnia 2002 r., 10 stycznia, 28 maja, 30 czerwca 2003 r.) i znajduje odzwierciedlenie w rachunkowości dnia podstawę dokumentów uzupełniających.

Dokumentacja finansowa utrwala strategię finansową organizacji, dokumentuje działalność finansowo-gospodarczą oraz relacje z organami władzy publicznej i personelem w zakresie działalności finansowo-gospodarczej oraz jest pisemnym dowodem faktycznej realizacji transakcji finansowo-gospodarczych lub prawa do ich wykonywania . Dokumenty te zapewniają tworzenie pełnych i wiarygodnych informacji o procesach biznesowych i działaniach finansowych organizacji; zapewniają kontrolę nad dostępnością i przepływem zasobów materialnych, pracy i środków finansowych, a docelowo są podstawą do odzwierciedlenia informacji o transakcjach gospodarczych dokonywanych w rejestrach księgowych.

Dokumenty finansowe wspierające działalność gospodarczą organizacji są klasyfikowane według następujących kryteriów.

1. Po wcześniejszym umówieniu:

Administracyjne – dokumenty zawierające pozwolenie na wykonanie określonej transakcji biznesowej;

Odciążające – dokumenty zawierające informacje o wykonaniu zamówienia;

Ewidencja księgowa – dokumenty, które służą do rejestracji zapisów księgowych w celu dalszego wykorzystania w procesie księgowym;

Połączone - dokumenty łączące cechy dokumentów administracyjnych, wykonawczych i księgowych.

Materiał - dokumenty służące do sformalizowania operacji przemieszczania pozycji inwentarzowych;

Gotówka - dokumenty przeznaczone do rejestracji operacji ze środkami pieniężnymi i bezgotówkowymi organizacji;

Rozliczenie - dokumenty służące do sformalizowania stosunku rozliczeniowego organizacji z jej kontrahentami za zobowiązania finansowe.

3. Według wolumenu zarejestrowanych transakcji:

Podstawowe – dokumenty zawierające informacje o jednej transakcji gospodarczej (przekazy gotówkowe przychodzące i wychodzące);

Skonsolidowane — dokumenty przeznaczone do podsumowania informacji o całym zestawie podobnych transakcji biznesowych przez określony czas.

4. Zgodnie ze sposobem użycia:

Jednorazowe – dokumenty służące do rejestracji pojedynczej transakcji gospodarczej;

Skumulowany — używany w przypadku wielu jednorazowych transakcji biznesowych.

5. Według liczby uwzględnionych stanowisk:

Jednowierszowe - dokumenty zawierające jedno stanowisko księgowe;

Multiline - dokumenty zawierające dwie lub więcej pozycji księgowych.

6. Miejsce kompilacji:

Wewnętrzne - dokumenty sporządzone w organizacji do rejestracji wewnętrznych transakcji biznesowych;

Zewnętrzne - dokumenty otrzymane od organizacji zewnętrznych i odzwierciedlające relacje organizacji z jej kontrahentami.

7. Zgodnie z metodą napełniania:

Wypełniany ręcznie;

Wypełniony przy pomocy technologii komputerowej.

Oprócz, Wszystkie dokumenty finansowe w organizacji są pogrupowane w trzy grupy:

1) dokumenty organizacyjno-administracyjne- dokumenty odzwierciedlające zagadnienia ogólnego zarządzania organizacją oraz jej działalności produkcyjnej i operacyjnej;

2) dokumenty rozliczeń finansowych- dokumentów potwierdzających racjonalne wykorzystanie fundusze i podsumowujące informacje o kondycja finansowa organizacja i rozliczenia z innymi uczestnikami relacji rynkowych;

3) dokumenty dostaw i sprzedaży- dokumenty materialne.

Zasady realizacji dokumentów finansowych, sporządzanych w większości przypadków z wykorzystaniem szablonów formularzy, regulują ujednolicone systemy dokumentacji księgowej bankowej, finansowej, księgowej i sprawozdawczej. Przykładowe dokumenty finansowe nie są zawarte w niniejszym podręczniku.

2.4.6. Dokumenty dostaw i sprzedaży

W kontekście rozwoju relacji rynkowych szczególną rolę odgrywa dokumentacja odzwierciedlająca działalność gospodarczą przedsiębiorstw współpracujących na podstawie kontraktów. Taką dokumentacją są dokumenty dostaw i sprzedaży, które dokumentują działalność handlową organizacji związaną z dostawą zasobów materialnych i sprzedażą produktów.

To różnorodne umowy, kontrakty, korespondencja handlowa, protokoły, akty, które służą jako główny dowód określonego faktu w rozwiązywaniu kwestii gospodarczych z kontrahentami w sądzie polubownym oraz w innych instancjach. Główny schemat współpracy między przedsiębiorstwami opiera się na relacji między dostawcą a nabywcą, którzy zabezpieczają swoje partnerstwo biznesowe odpowiednimi zobowiązaniami umownymi.

Traktat- porozumienie dwóch lub więcej osób (obywateli lub osób prawnych) w sprawie ustanowienia, zmiany lub wygaśnięcia praw i obowiązków obywatelskich. Umowy określają prawa i obowiązki stron. Warunki ustalone przez strony w umowie charakteryzują jej treść.

Umowę uważa się za zawartą, gdy strony dojdą do porozumienia we wszystkich jej istotnych punktach.

Tryb zawierania umów i warunki ich realizacji regulują co do zasady akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej, a także szereg rozporządzeń szczególnych ministerstw i departamentów Federacji Rosyjskiej.

Aby ujednolicić warunki pewne rodzaje umów, istnieją umowy wzorcowe, które są aktami normatywnymi wiążącymi strony.

W praktyce stosowane są różne formy wzorców umownych, które znacznie ułatwiają proces sporządzania konkretnej umowy i pozwalają poruszać się w skomplikowanych stosunkach prawnych.

Pomimo tego, że nie ma uniwersalnej formy umowy, a umowa jest czynnością indywidualną, wymagającą szczególnej wiedzy, istnieje podstawowa struktura umowy, zawierająca następujące główne postanowienia:

1) preambuła (lub część wprowadzająca) zawierająca:

Nazwa kontraktu;

Data podpisania umowy;

Miejsce podpisania umowy;

Pełna nazwa firmowa kontrahentów (stron);

Nazwy stron umowy (na przykład: „kontrahent”, „dostawca”, „najemca”, „kupujący”);

Szczegółowy tytuł zawodowy, nazwisko, imię, patronim osoby, która podpisała umowę, a także nazwa dokumentu poświadczającego jego uprawnienia do podpisania dokumentu;

2) przedmiot zamówienia. Prawa i obowiązki stron:

Obowiązki i prawa pierwszej strony wynikające z umowy;

Obowiązki i prawa drugiej strony wynikające z umowy;

Termin wykonania zobowiązań przez strony;

Miejsce wykonania zobowiązań każdej ze stron;

Sposób realizacji zobowiązań każdej ze stron;

3) dodatkowe warunki umowy:

Czas umowy;

Odpowiedzialność stron;

Sposoby zabezpieczenia zobowiązań;

Podstawy wcześniejszego rozwiązania umowy jednostronnie; działania stron w przypadku jednostronnego rozwiązania umowy;

Warunki poufności informacji w ramach umowy;

Procedura rozstrzygania sporów między stronami wynikających z umowy;

4) inne warunki umowy:

Regulacja stosunków stron innymi niż umowa aktami normatywnymi (ustawodawczymi);

Warunki koordynacji komunikacji między stronami;

Prace przedkontraktowe i ich rezultaty po podpisaniu umowy;

Dane stron;

Liczba egzemplarzy umowy;

Kolejność poprawek zgodnie z treścią umowy;

Podpisy przedstawicieli stron.

Umowy zawierane są w formie pisemnej poprzez podpisanie przez strony jednego dokumentu lub w drodze wymiany listów.

Głównymi dokumentami opracowanymi przez organizację w odniesieniu do zagadnień związanych z działalnością handlową są: obejmują umowy; protokoły; akty, roszczenia; pozew; pełnomocnictwo; faktury; stroje i inne dokumenty, których próbki podano w załączniku.

Za pomocą umowa zamówienia domu organizacja ( przedsiębiorstw usług konsumenckich) wykonuje określone prace na rzecz klientów. Praca może być wykonana z materiału przedsiębiorstwa lub klienta. Organizacja (przedsiębiorstwo) odpowiada za bezpieczeństwo rzeczy, jakość i terminowość pracy. Umowa o gospodarstwie domowym jest sporządzona na piśmie.

Klient otrzymuje pokwitowanie zawierające nazwę, adres i numer telefonu organizacji (przedsiębiorstwa) usługi gospodarstwa domowego, nazwę i krótki opis zamówienia (złożoność, styl itp.), nazwisko klienta, inicjały i adres, nazwa materiału klienta i jego koszt, koszt pracy (z rozliczeniem kwoty otrzymanej zaliczki), termin realizacji zamówienia.

Paragon jest podpisany przez obie strony i potwierdza wykonanie umowy zamówienia konsumenckiego. Na odwrocie paragonu znajduje się wyciąg z regulaminu i procedury wydawania poszczególnych zamówień. Przyjmując więc zlecenie na krawiectwo z materiału klienta, podszewka, detale futrzane (kołnierz, mankiety) i inne materiały wykończeniowe klient musi przekazać najpóźniej w dniu pierwszej przymiarki. Materiały klienta są mierzone w jego obecności pod względem długości i szerokości za pomocą sztywnego licznika na stole.

Roszczenia z tytułu niezadowalającej jakości wykonania zamówienia przyjmowane są przez przedsiębiorstwa usługowe w ciągu 10 dni od daty otrzymania zamówienia, a za wady ukryte odzieży - w ciągu 6 miesięcy, czapek - jeden miesiąc.

Paragon służy jako podstawa do terminowego otrzymania zamówienia. W przypadku zagubienia paragonu, zamówienie wydawane jest na pisemny wniosek klienta wraz z okazaniem paszportu. Obywatele, którzy nie posiadają paszportu zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedstawiają dokument zastępujący paszport.

Z osobami odpowiedzialnymi za przechowywanie środków i inwentaryzacji w organizacji pisemny umowa o pełnej odpowiedzialności indywidualnej.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami umowy o pełnej odpowiedzialności mogą być zawierane przez organizację (przedsiębiorstwo) z pracownikami, którzy ukończyli 18 lat, zajmują stanowiska lub wykonują pracę bezpośrednio związaną z przechowywaniem, przetwarzaniem, sprzedażą (urlop), transportem lub użytkowaniem w procesie produkcji przekazanych im kosztowności, jeżeli stanowiska zajmowane przez pracowników lub wykonywana przez nich praca są ujęte w specjalnym wykazie obejmującym prace związane z przyjęciem na przechowanie przedmiotów kultury i gospodarstwa domowego oraz innych dóbr materialnych od ludności , naprawy oraz do wykonywania innych czynności związanych z wytwarzaniem, restauracją lub poprawą jakości tych przedmiotów (wartości) oraz z wydawaniem przedmiotów użytku kulturalnego i domowego do wynajęcia ludności.

Za pomocą Umowa kupna-sprzedaży sprzedający zobowiązuje się przenieść nieruchomość na własność (pełne zarządzanie gospodarcze, zarządzanie operacyjne) kupującego, a kupujący zobowiązuje się przyjąć nieruchomość i zapłacić za nią określoną kwotę pieniędzy.

Prawo własności kupującego powstaje z chwilą wydania rzeczy, chyba że przepisy prawa lub umowa stanowią inaczej.

W celu zakupu towarów strony nawiązują ze sobą stosunki w zakresie dostaw produktów przez przedsiębiorstwo dostawcy do przedsiębiorstwa konsumenta. Te relacje powstają kontrakt zaopatrzeniowy, która jest rodzajem umowy sprzedaży i jest najczęstszą transakcją handlową w wolnej przedsiębiorczości.

W ramach umowy dostawy dostawca zobowiązuje się do przeniesienia na konsumenta własności lub zarządzania operacyjnego niektórymi produktami w określonym czasie. Kupujący zobowiązuje się przyjąć produkty od dostawcy i zapłacić mu koszt tych produktów po ustalonych cenach.

Inicjatywa zawarcia umowy co do zasady należy do dostawcy, który po wstępnych negocjacjach i uzgodnieniu warunków współpracy zobowiązany jest sporządzić i przesłać podpisany projekt umowy wskazanemu w nich konsumentowi w dwóch egzemplarzach. Do umowy należy dołączyć specyfikację wskazującą Specyfikacja techniczna, rozszerzony asortyment oraz inne dane charakteryzujące dostarczane produkty.

Przy zawieraniu umów dostawca i przedsiębiorstwo konsumenckie muszą działać w ramach obowiązujących przepisów.

Kupujący, nie później niż 10 dni po otrzymaniu projektu umowy, musi go podpisać i odesłać jeden egzemplarz dostawcy. Umowę dostawy uważa się za zawartą z chwilą, gdy obie strony osiągnęły porozumienie we wszystkich istotnych punktach, a także gdy nieuregulowane przez strony warunki umowy zostaną określone w orzeczeniu sądu polubownego w sporze przedumownym .

Protokoły niezgodności w umowach na dostawy są sporządzane w przypadkach, gdy kupujący ma zastrzeżenia do projektu umowy zaproponowanego przez dostawcę. Jest jednak zobowiązany do podpisania umowy, a na kontrowersyjnych warunkach sporządzić protokół rozbieżności.

Protokół niezgodności z umowami sporządzany jest w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze wysyłane są do dostawcy jednocześnie z podpisaną umową. Dostawca, który otrzymał projekt umowy podpisany przez kupującego wraz z protokołem niezgodności, jest zobowiązany do rozpatrzenia go w ciągu 10 dni, zawarcia w umowie wszystkich zaakceptowanych przez niego propozycji kupującego oraz przedłożenia spornych kwestii do arbitrażu w terminie tym samym okresie, informując o tym kupującego.

Jeżeli w wyznaczonym terminie dostawca nie złoży spornych kwestii do rozpatrzenia przez sąd polubowny, wówczas warunki umowy w tych punktach uważa się za przyjęte przez dostawcę.

Pełnomocnictwo- dokument upoważniający do reprezentowania interesów osoby udzielającej pełnomocnictwa, osoby, która je otrzymała, wobec osób trzecich.

W zależności od tego, kto sporządza pełnomocnictwo (osoba prawna lub fizyczna), pełnomocnictwo dzieli się na urzędowe i osobiste.

Pełnomocnictwo w imieniu osoby prawnej jest podpisane przez jej kierownika lub inną upoważnioną do tego osobę dokumentami założycielskimi, z dołączoną pieczęcią przedsiębiorstwa.

Pełnomocnictwo w imieniu osoby prawnej opartej na majątku państwowym lub komunalnym do przyjmowania lub wydawania pieniędzy i innych wartości majątkowych musi również zostać podpisane przez głównego (starszego) księgowego przedsiębiorstwa.

Szczegóły oficjalnego pełnomocnictwa:

2) pełną nazwę przedsiębiorstwa, które udzieliło pełnomocnictwa oraz jego adres;

3) datę wystawienia pełnomocnictwa;

5) okres ważności pełnomocnictwa;

6) stanowisko, nazwisko, imię i nazwisko osoby, której powierzono odbiór kosztowności, pieniędzy;

7) serię, numer i datę wydania paszportu odbiorcy pełnomocnictwa, nazwę przedsiębiorstwa, w którym mają być odebrane przedmioty wartościowe oraz dokument będący podstawą; spis przedmiotów wartościowych i ich ilość,

8) wzory podpisów adresata pełnomocnictwa;

9) podpisy kierownika przedsiębiorstwa i głównego (starszego) księgowego, pieczęć przedsiębiorstwa.

Oficjalne pełnomocnictwo wydawane przez dział księgowości w jednym egzemplarzu za pokwitowaniem osobom, którym powierzono odbiór kosztowności.

Pełnomocnictwo do odbioru pozycji magazynowych- Jest to dokument, który przedsiębiorstwa i organizacje wydają urzędnikom w celu otrzymywania elementów zapasów od dostawców.

Pełnomocnictwo wydawane jest przez dział księgowości w jednym egzemplarzu za pokwitowaniem osobom, którym powierzono odbiór wartości materialnych. Musi być podpisany przez kierownika przedsiębiorstwa lub organizacji, głównego księgowego i opieczętowany.

Ważność pełnomocnictwa do odbioru pozycji inwentarzowych nie może przekroczyć 15 dni.

Rejestracja i wydawanie pełnomocnictw pracownikom przedsiębiorstwa odbywa się w dziale księgowości za pokwitowaniem w dzienniku „Rachunkowość wydanych pełnomocnictw”. Przed dokonaniem wpisów w czasopiśmie wszystkie strony muszą być ponumerowane, zasznurowane i opieczętowane woskową pieczęcią organizacji. Na odwrocie ostatniej strony magazynu widnieje napis: „W tym czasopiśmie wszystko jest ponumerowane… strony”. Napis jest poświadczony podpisami kierownika i głównego księgowego przedsiębiorstwa.

Prowadzona jest kontrola przestrzegania zasad udzielania, wystawiania i rejestrowania pełnomocnictw, a także terminowego składania stosownych dokumentów odbioru w okresie ważności pełnomocnictwa lub zwrotu pełnomocnictwa, jeżeli nie jest ono wykorzystywane przez głównego (starszego) księgowego przedsiębiorstwa lub instytucji.

Dane pełnomocnictwa osobistego:

1) nazwę rodzaju dokumentu (PEŁNOMOCNICTWO);

2) nazwisko, imię i nazwisko osoby udzielającej pełnomocnictwa;

3) nazwisko, imię i nazwisko osoby, której udzielono pełnomocnictwa;

5) nazwę przedsiębiorstwa, w którym mają być dokonywane czynności na podstawie pełnomocnictwa;

6) podpis osoby, która wystawiła pełnomocnictwo;

7) datę wystawienia pełnomocnictwa;

8) stanowisko i podpis osoby poświadczającej podpis mocodawcy;

9) datę poświadczenia podpisu;

10) druk.

Okres ważności pełnomocnictwa osobistego nie może przekroczyć trzech lat. Jeżeli termin nie jest określony w pełnomocnictwie, obowiązuje ono przez rok od dnia jego wykonania.

faktura-dokument- Jest to dokument handlowy, który formalizuje przyjęcie i wysyłkę towarów, przemieszczanie lub wydanie aktywów materialnych.

Strój - dokument zawierający informacje o podziale pracy między pracowników akordowych organizacji, ich rozliczaniu produkcji i obliczaniu ich wynagrodzeń.

Akty handlowe - są to dokumenty sporządzone w przypadku rozbieżności między nazwą, wagą lub liczbą sztuk ładunku lub bagażu rzeczowego a danymi wskazanymi w dokumencie przewozowym; zepsucie i uszkodzenie ładunku; wykrywanie ładunku bez dokumentów lub dokumentów bez ładunku; zwrot skradzionego ładunku koleją; brak przekazania przez kolej ładunku na bocznicę kolejową w ciągu 24 godzin od zarejestrowania w kasie towarowej (kasa) wydania ładunku zgodnie z dokumentami. W takim przypadku akt handlowy sporządzany jest wyłącznie na wniosek odbiorcy.

Kolej jest zobowiązana do sporządzenia aktu handlowego, gdy sama odkryła wymienione fakty lub gdy obecność przynajmniej jednej z tych okoliczności została wskazana przez odbiorcę lub nadawcę towaru.

Szczegóły ustawy handlowej:

1) nazwę dokumentu (aktu handlowego);

2) numer, datę i miejsce sporządzenia;

3) szybkość przewozu ładunku;

4) numer i datę faktury;

5) nazwy miejsc wyjazdu i przeznaczenia;

6) nazwę nadawcy i odbiorcy;

7) informację o środku transportu i odpowiednich oznaczeniach w liście przewozowym;

8) wyniki oględzin ładunku;

9) opis uszkodzenia i stanu towaru ze wskazaniem braków lub nadwyżek;

10) ekspertyzę;

11) dodatkowe informacje i oznaczenia;

12) podpisy osób, które sporządziły akt handlowy.

Akty handlowe sporządza się w trzech egzemplarzach: pierwszy wysyła się do administracji drogowej, drugi wystawia się za pokwitowaniem odbiorcy, trzeci pozostaje w sprawach stacji.

Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem przedsiębiorstwa i organizacje są zobowiązane do podejmowania działań w celu bezpośredniego rozwiązywania sporów poprzez zgłaszanie roszczeń.

Prawo - Jest to wymóg dobrowolnego eliminowania naruszeń prawa. Listy z roszczeniami są wysyłane do strony winnej w celu rozwiązania sporu. W piśmie z roszczeniem, oprócz ogólnych szczegółów pisma, należy wskazać: wymagania stawiane przez wnioskodawcę organizacji, do której wysłano roszczenie oraz szczegółowe wyliczenie kwot, o przeniesienie których prosi wnioskodawca do niego; uzasadnienie roszczeń wnioskodawcy: termin na ustosunkowanie się do reklamacji, chyba że termin ten zostanie określony szczególnym aktem prawnym; w razie potrzeby dane bankowe wnioskodawcy.

Szefowie przedsiębiorstw i organizacji, po otrzymaniu pisma reklamacyjnego, zobowiązani są do terminowego rozpatrzenia reklamacji, zaspokojenia uzasadnionych żądań i udzielenia umotywowanych odpowiedzi w przypadku odrzucenia reklamacji.

W przypadku zaspokojenia roszczenia o wartości pieniężnej, do odpowiedzi na reklamację dołączana jest dyspozycja przelewu środków ze znakiem egzekucji (przyjęcie do egzekucji).

W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy zaspokojenia roszczenia należy zwrócić wnioskodawcy oryginały dokumentów załączonych do roszczenia, a także przesłać Dokumenty uzasadniające odmowę, jeżeli wnioskodawca ich nie posiada.

Odpowiedź na reklamację wysyłana jest listem poleconym lub listem wartościowym, telegrafem, dalekopisem, a także za pomocą innych środków komunikacji zapewniających odnotowanie nadesłania odpowiedzi na reklamację lub wręczenie jej za pokwitowaniem.

W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy zaspokojenia roszczenia lub nieotrzymania w terminie odpowiedzi na pozew, wnioskodawcy przysługuje prawo wniesienia roszczenia do sądu polubownego.

Pozew – jest to wymóg, aby właściwy organ chronił naruszone prawo organizacji (przedsiębiorstwa, instytucji).

Pozew podlega zapłacie cła państwowego. Jest on wysyłany do sądu polubownego regionu, terytorium, republiki - w miejscu siedziby pozwanego (przedsiębiorstwa, organizacji, instytucji, która naruszyła prawa lub uzasadnione interesy powoda).

Pozwy kierowane są do sądu polubownego z żądaniem przymusowego odzyskania od pozwanych kwot roszczenia.

Składając pozew na sąd polubowny, powód zobowiązany jest przesłać pozwanemu kopie materiałów pozwu oraz dołączyć do pozwu dokument poświadczający przesłanie pozwowi kopii materiałów pozwu, a także dokumenty potwierdzające że powód podjął kroki w celu rozwiązania sporu.

Pozwanemu nie można przesłać tylko kopii tych dokumentów, które zostały mu wcześniej przesłane z roszczeniem i które pozwany powinien mieć.

Szczegóły roszczenia:

1) nazwę sądu polubownego;

2) nazwy i adresy organizacji sporu;

3) nazwy ministerstw lub departamentów, których system obejmuje organizacje sporne;

4) określenie istoty sporu i okoliczności stanowiących podstawę roszczenia;

6) roszczenia powoda;

7) przyczyny sprzeciwu drugiej strony;

8) kwotę roszczenia;

9) datę złożenia wniosku i podpis kierownika.

Na końcu pozwu wskazano załącznik: wykaz dokumentów dołączonych do pozwu. W przypadku niektórych kategorii sporów wykaz dokumentów, które należy przedłożyć do arbitrażu, jest wskazany w pismach instruktażowych. Pozew należy przesłać listem poleconym na adres sądu polubownego lub przekazać bezpośrednio do siedziby sądu.

Przykłady wykonania poszczególnych dokumentów na dostawę i dystrybucję podano w załącznikach 38-58.

2.4.7. Dokumenty dotyczące odwołań obywateli

Zgodnie z Konstytucją Federacji Rosyjskiej wszyscy obywatele Federacji Rosyjskiej mają prawo kierować osobiste i zbiorowe apele do organów państwowych i funkcjonariuszy, którzy w ramach swoich kompetencji są zobowiązani do ich rozpatrzenia, podjęcia decyzji w ich sprawie oraz udzielenia uzasadnioną odpowiedź w ustalonych terminach.

Istnieją trzy główne rodzaje odwołań: wniosek, oświadczenie, skarga.

Oferta- rodzaj odwołania, którego celem w pierwszej kolejności jest zwrócenie uwagi na potrzebę usprawnienia pracy niektórych organów państwowych, organizacji (przedsiębiorstw, instytucji lub stowarzyszenia publiczne), a po drugie, zarekomendować konkretne sposoby i środki rozwiązania zadań.

Oświadczenie- rodzaj odwołania, którego celem jest realizacja praw podmiotowych i interesów obywateli przewidzianych ustawą. Wyrażając żądanie o charakterze osobistym lub publicznym, wniosek może również sygnalizować pewne uchybienia w działalności organów państwowych, organizacji (przedsiębiorstw, instytucji, stowarzyszeń publicznych). W przeciwieństwie do propozycji, nie ujawnia sposobów i nie oferuje sposobów rozwiązania zadań.

Skarga- rodzaj leczenia, w którym w pytaniu o naruszeniu praw podmiotowych i prawnie chronionych interesów obywateli. Co do zasady skarga zawiera nie tylko informacje o naruszeniu praw podmiotowych i wniosek o ich przywrócenie, ale także krytykę organów państwowych lub publicznych, organizacji (przedsiębiorstw, instytucji), urzędników i osób fizycznych, w wyniku których nieuzasadnionych działań lub nieuzasadnioną odmowę popełnienia czynności przewidzianych prawem, według skarżącego doszło do naruszenia jego praw podmiotowych.

W wielu przypadkach propozycje, oświadczenia, skargi pojawiają się w czystej postaci, to znaczy w samej ich treści są ślady tylko jednego konkretnego typu odwołania. Często jednak pojawiają się odwołania o mieszanym charakterze. Czyli w jednym odwołaniu może znaleźć się wniosek o zwolnienie z podatku i skarga na błędne działania pracownika urzędu finansowego itp.

Praca z odwołaniami obywatelskimi odbywa się w oparciu o Regulamin modelowy dotyczący prowadzenia ewidencji wniosków, wniosków i skarg obywateli w organach państwowych, przedsiębiorstwach i organizacjach oraz ustaw podmiotów Federacji „O odwołaniach obywatelskich do posłów, urzędnicy organów państwowych, samorządów lokalnych, kierownicy przedsiębiorstw i organizacji z obszaru federacji”.

Rozporządzenie i ustawa określają tryb, zgodnie z którym odwołania obywateli kierowane są do organów właściwych do rozstrzygania tej sprawy. Skargi kierowane są do tych organów oraz tych funkcjonariuszy, którym podporządkowane są organy i osoby, których czynności są zaskarżane. Organy państwowe i publiczne oraz osoby, których jurysdykcja nie obejmuje kwestii poruszonych w odwołaniach, muszą przesłać je do odpowiedniej afiliacji nie później niż w ciągu pięciu dni, zawiadamiając o tym wnioskodawcę. Zabronione jest kierowanie skarg obywateli na rozstrzygnięcie do tych osób lub organów, przeciwko którym skarga została złożona.

Urzędnicy organów państwowych i publicznych są również zobowiązani do osobistego przyjmowania obywateli. W tym celu ustala się dni i godziny, w tym wieczorem, zarówno w miejscu pracy, jak i w miejscu zamieszkania obywateli.

Szefowie organów i organizacji państwowych (przedsiębiorstw) muszą informować obywateli na piśmie lub ustnie o decyzjach podjętych na ich żądanie. Prawo stanowi, że jeśli obywatel nie zgadza się z decyzjami w jego sprawie, ma prawo odwołać się od tej decyzji do tego organu lub tego urzędnika, któremu podlega państwo lub organ publiczny lub urzędnik, który wydał zaskarżoną decyzję. Odwołania rozstrzygane są w terminie do miesiąca od daty rejestracji, a te, które nie wymagają opracowania legislacyjnego – niezwłocznie, nie później jednak niż 15 dni później. Terminy rozpatrzenia reklamacji mogą ulec wydłużeniu, jeżeli dana reklamacja wymaga szczegółowego rozpatrzenia i dodatkowych sprawdzeń.

Praca biurowa na wniosek obywateli w organach państwowych, przedsiębiorstwach, instytucjach, organizacjach odbywa się oddzielnie od przetwarzania innych rodzajów dokumentów.

Zgodnie z rozporządzeniem modelowym ustalono, co następuje: kolejność prac biurowych na wniosek obywateli.

Wszystkie odwołania są rejestrowane w dniu wpłynięcia i odnotowywane w karcie rejestracyjnej. Jednocześnie wypełniany jest arkusz adnotacji. Indeks rejestracji odwołania składa się z pierwszej litery nazwiska autora oraz numeru seryjnego otrzymanego dokumentu. Po otrzymaniu powtórnego wniosku jest mu przypisywany następny indeks rejestracji, aw odpowiedniej kolumnie karty kontroli rejestracji (RCC) wskazany jest indeks rejestracji pierwszego wniosku. W prawym górnym rogu powtarzających się wywołań i na RRC umieszczany jest znak „Powtarzane”. Wnioski, wnioski i skargi obywateli otrzymane od tej samej osoby w tej samej sprawie uważa się za powtórzone, jeżeli termin ustalony do rozpatrzenia upłynął od dnia wniesienia pierwszego odwołania lub wnioskodawca nie jest zadowolony z udzielonej mu odpowiedzi.

Wnioski, wnioski i skargi obywateli otrzymane od tej samej osoby i w tej samej sprawie, wysłane do różnych adresatów i otrzymane do decyzji przez jeden organ państwowy, są uwzględniane pod indeksem rejestracyjnym pierwszego dokumentu z dodatkiem numeru seryjnego przez ułamek.

Indeksy kart z RKK mogą być tworzone według cech alfabetycznych, geograficznych i tematycznych. Kontrolę nad rozpatrywaniem wniosków, wniosków i skarg obywateli w organach państwowych, organizacjach (przedsiębiorstwach) powierza się urzędnikom, którzy mają obowiązek zapewnić terminowe i pełne rozpatrzenie wniosków oraz wykonanie podjętych w ich sprawie decyzji.

Jeżeli adresat przesyła otrzymane do niego odwołania obywateli do organów państwowych i żąda zgłoszenia wyników ich rozpatrzenia, wówczas takie odwołania są rozpatrywane pod specjalną kontrolą z wymaganą „Kontrolą” dołączoną do dokumentu. Propozycje, oświadczenia i skargi obywateli, na które udzielane są pośrednie odpowiedzi, nie są usuwane spod kontroli. W takim przypadku kontrola jest zakończona dopiero po podjęciu wyczerpujących środków w celu rozwiązania problemu. Decyzję o wycofaniu się z kontroli podejmują szefowie organów państwowych odpowiedzialnych za terminowe i prawidłowe rozpatrzenie odwołań obywateli.

Odpowiedzi na propozycje, oświadczenia i skargi obywateli udzielają szefowie organizacji oraz specjalnie upoważnione osoby z organów państwowych. Odpowiedź można udzielić zarówno pisemnie, jak i ustnie przy osobistym przyjęciu. W takim przypadku dokonuje się odpowiedniego wpisu w RKK. W tym przypadku indeks odpowiedzi składa się z indeksu rejestracji i numeru sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw. Propozycje, oświadczenia i skargi obywateli uważa się za rozwiązane, jeśli wszystkie poruszone w nich pytania zostaną rozważone i udzielone wyczerpujące odpowiedzi zgodnie z obowiązującym prawodawstwem.

Szefowie organów i organizacji państwowych powinni systematycznie analizować i podsumowywać propozycje, wypowiedzi i skargi obywateli, zawarte w nich uwagi, aby na czas usuwać przyczyny, które je wywołują. Materiały do ​​analizy i uogólnienia przygotowują urzędnicy, którzy prowadzą prace biurowe nad propozycjami, oświadczeniami i skargami. Podsumowują je w formie raportów analitycznych i przedstawiają swoim liderom.

Propozycje, wnioski i skargi obywateli są zwracane po ich rozpatrzeniu do urzędników kierujących ich pracą biurową w organizacji, wraz ze wszystkimi powiązanymi materiałami i RRC dla scentralizowanego tworzenia spraw. Przechowywanie skrzynek na wniosek obywateli z wykonawcami jest zabronione. Dokumenty w sprawach ułożone są w porządku chronologicznym lub alfabetycznym, przy czym każde odwołanie wraz ze wszystkimi materiałami z nim związanymi stanowi jedną grupę, do której składane są odwołania ponawiane i materiały nowo napływające. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo tego typu dokumentów w instytucji ponoszą kierownicy instytucji oraz osoby odpowiedzialne za prowadzenie prac biurowych na wniosek obywateli.

Ustalono pięcioletni okres przechowywania wniosków, wniosków, skarg obywateli i wszystkich dokumentów do ich rozstrzygnięcia. W razie potrzeby komisja ekspertów może przedłużyć ten okres lub ustalić stały okres przechowywania. Ta decyzja komisji ekspertów musi zostać zatwierdzona przez kierownika organizacji.

Po upływie okresu przechowywania walizki podlegają zniszczeniu zgodnie z ustaloną procedurą.

Formularze karty rejestracyjnej listów od obywateli, odwołań ustnych, arkusza adnotacji, zaświadczeń o pracy z listami od obywateli, zaświadczeń o przyjęciu obywateli, zaświadczeń o wynikach rozpatrzenia wniosków, wniosków i skarg obywateli otrzymanych przez organizację oraz zaświadczenia o przedmiocie odwołań obywateli znajdują się w załącznikach 60-66.

2.4.8. Dokumenty poufne

W nowoczesnych warunkach gospodarki rynkowej warunkiem powodzenia działalności organizacji i zachowania jej struktury organizacyjnej jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji.

O bezpieczeństwie udokumentowanych informacji decyduje stopień ich ochrony przed skutkami sytuacji ekstremalnych, klęsk żywiołowych oraz prób nieuprawnionego dostępu do dokumentów kanałami organizacyjnymi i technicznymi, w wyniku czego informacje mogą zostać wykradzione i wykorzystane przez atakującego do własnych celów, jego modyfikacji, zastępowania, fałszowania, niszczenia.

Udokumentowane informacje wykorzystywane w zarządzaniu organizacją i firmą są informacjami zastrzeżonymi lub zastrzeżonymi i stanowią własność intelektualną organizacji.

Informacje często stają się cenne ze względu na ich implikacje prawne dla organizacji i jej organizacji biznesowej. Cenne informacje są chronione prawem, znakiem towarowym lub ujęte w kategorii informacji stanowiących tajemnicę organizacji.

Skład informacji stanowiących tajemnicę organizacji zapisywany jest na specjalnej liście, która określa okres (kategoria) i stopień (oznaczenie) ich poufności (tj. niedostępność dla wszystkich) oraz listę pracowników organizacji, którym przyznano prawo do wykorzystania tych informacji w swojej pracy.

Lista, która jest oparta na typowym składzie chronionych informacji organizacji, jest stałym materiałem roboczym kierownictwa organizacji, służb bezpieczeństwa oraz poufnej dokumentacji. Jest to tajna lista typowych i konkretnych cennych informacji o planach i prowadzonych pracach, produktach, pomysłach naukowych i biznesowych, nowinkach technologicznych itp. Lista zawiera naprawdę cenne informacje o każdej pracy organizacji.

Na liście znajdują się również dokumenty, które nie zawierają informacji chronionych, ale mają wartość dla organizacji i podlegają ochronie. Listy są tworzone indywidualnie przez każdą organizację zgodnie z zaleceniami specjalnej komisji i zatwierdzane przez szefa organizacji. Ta sama komisja regularnie dokonuje bieżących zmian na liście zgodnie z dynamiką wykonywania przez organizację określonej pracy.

Informacje biznesowe organizacji są zwykle krótkotrwałe i zależą od czasu, jaki zajmuje konkurentowi rozwinięcie tego samego pomysłu lub wykradzenie go i wdrożenie. Dlatego stopień wartości informacji i wiarygodność jej ochrony są bezpośrednio zależne.

Dokumenty zawierające cenne informacje są częścią zasoby informacyjne organizacji, którymi mogą być:

1) otwarte (dostępne dla personelu do pracy bez specjalnego zezwolenia);

2) ograniczony dostęp do nich przez osobę (zaliczany do jednego z rodzajów tajemnic – państwowej lub niepaństwowej).

Wykaz informacji sklasyfikowanych jako tajemnica państwowa, zatwierdzona Dekretem Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 11 lutego 2006 r. nr 90. Zawiera informacje w Teren Wojskowy, w dziedzinie ekonomii, nauki i techniki, polityki zagranicznej i ekonomii, wywiadu, kontrwywiadu i działalności operacyjno-rozpoznawczej, których rozpowszechnianie może zaszkodzić bezpieczeństwu Federacji Rosyjskiej, a także nazwy organów państwowych uprawnionych do dysponowania ta informacja.

Dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę niepaństwową (urzędową, handlową, bankową itp.) lub zawierające dane osobowe nazywamy poufnymi.

Termin poufność jest równoznaczny z pojęciem tajemnicy i jest używany wyłącznie w odniesieniu do zasobów informacyjnych o ograniczonym dostępie, które nie są objęte tajemnicą państwową.

Poufność odzwierciedla ograniczenie, jakie właściciel informacji nakłada na dostęp innych osób do nich, tj. właściciel ustanawia reżim prawny tych informacji zgodnie z prawem.

Pod Poufny dokument oznacza sformalizowany nośnik informacji zawierający informacje, które są objęte tajemnicą niepaństwową i stanowią własność intelektualna osoba prawna lub fizyczna. Obowiązkową cechą dokumentu poufnego jest obecność w nim informacji podlegających ochronie.

Dokumenty poufne obejmują następujące dokumenty:

1 w organizacje rządowe- dokumenty, projekty dokumentów i materiały pokrewne, stanowiące informacje urzędowe o ograniczonym rozpowszechnianiu, zawierające informacje stanowiące tajemnicę urzędową, mające charakter roboczy i nie podlegające publikacji w prasie jawnej;

2) w organizacjach komercyjnych i pozarządowych - dokumenty zawierające informacje, które ich właściciel lub posiadacz, zgodnie z prawem, ma prawo zakwalifikować jako tajemnicę handlową, tajemnicę organizacji, tajemnicę umiejętności i techniki;

3) niezależnie od przynależności organizacji - dokumenty i bazy danych, które rejestrują wszelkie dane osobowe (osobowe) obywateli, a także zawierające tajemnice zawodowe, nowinki techniczne i technologiczne (przed ich opatentowaniem), tajemnice przedsiębiorstw komunikacyjnych, usługi sektor itp.

Cechą dokumentów poufnych jest to, że reprezentują one jednocześnie:

1) masowy nośnik cennych, chronionych informacji;

2) główne źródło gromadzenia i rozpowszechniania tych informacji, a także ich bezprawnego ujawnienia lub wycieku;

3) obowiązkowy przedmiot ochrony.

Poufność dokumentów zawsze ma istotne zróżnicowanie w warunkach ograniczenia swobodnego dostępu do nich przez personel organizacji. Okres poufności dokumentów określają wykazy informacji poufnych organizacji, opracowane na podstawie specyfiki działalności i zatwierdzone przez kierownika organizacji.

Dokumenty poufne wymagają określonych warunków ich tworzenia i organizacji pracy z nimi.

2.3. Język i styl dokumentów urzędowych

Językiem komunikacji biznesowej używanym w pracy biurowej jest oficjalny styl biznesowy. styl biznesowy to funkcjonalny język przeznaczony do komunikacji w obszarze zarządzania.

Komunikacja głosowa w obszarze zarządzania ma szereg specyficznych cech, które wyjaśniają uwarunkowania komunikacji biznesowej. Szczególne znaczenie w tym zakresie ma fakt, że uczestnikami komunikacji biznesowej są w istocie osoby prawne – organizacje, instytucje, przedsiębiorstwa, urzędnicy, pracownicy organizacji. Charakter i treść powiązań informacyjnych, w jakie mogą one wejść, zależy od miejsca organizacji w hierarchii organów zarządzających, jej kompetencji, treści funkcjonalnej działań i innych czynników.

Warunki komunikacji biznesowej tworzą następujące właściwości informacji zarządczej: oficjalny charakter informacji; ukierunkowanie informacji; powtarzalność informacji; ograniczenie tematyczne.

W wyniku wielowiekowego rozwoju oficjalnego stylu biznesowego wypracowano takie środki językowe i środki wyrazu, które pozwalają na najefektywniejsze rejestrowanie informacji zarządczych, spełniając wszystkie stawiane im wymagania.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się używaniem słów tylko w tych znaczeniach, które są uznawane za normę ogólnego użycia słów literackich, a także w znaczeniach tradycyjnych specjalnie dla dokumentów biznesowych, które nie naruszają ich jednolitości stylistycznej i odpowiadają do ogólnego trendu standaryzacji języka biznesowego.

Wybór słownictwa wymaga starannego zwracania uwagi na leksykalne znaczenie słów. Nieznajomość znaczenia leksykalnego poszczególnych słów prowadzi do błędów typu: „konieczne jest doskonalenie usług zootechnicznych i weterynaryjnych w hodowli zwierząt” (możliwe jest usprawnienie obsługi zwierząt gospodarskich, ale nie hodowlanych), „ograniczenie koszt produkcji” (możliwe jest obniżenie kosztów towarów, produktów, ale nie kosztów).

Nie dozwolony wykorzystanie neologizmów, nawet tych formowanych według tradycyjnych wzorców, takich jak „konstruktor”, „reorganizacja”, a także słów związanych ze słownictwem potocznym, takich jak „sekretarka”, „asystent laboratoryjny”.

Jeśli wybierzesz niewłaściwe słowo z wielu pokrewnych, które różnią się znaczeniem, możesz je zniekształcić. Na przykład słowa „dostarczyć” i „zapewnić” są często mylone. (słowo obecny - ma sens: przedstawiać; informować; zaznajomić się z kimś; wstawiać się w czymś; komponować; odkrywać; wyobrażać sobie w myślach; przedstawiać, pokazywać. Słowo dostarczać - ma sens: dawać do czyjejś dyspozycji, dać prawo, możliwość zrobienia czegoś, wykonać coś, pozwolić działać samodzielnie lub pozostawić to bez opieki.).

Niemożność dokładnego i zwięzłego wyrażenia myśli prowadzi do następujących błędów: „w miesiącu kwietniu” (kwiecień to dokładnie miesiąc i nic więcej), „wiadomość informacyjna” (każda wiadomość zawiera informacje) itp. Powtórzenia utrudniają odbiór tekstu: „korzyść z użytkowania”, „należy wziąć pod uwagę następujące fakty”, „to zjawisko w pełni przejawia się w warunkach” itp.).

W przypadku tekstów dokumentów urzędowych stosowanie frazeologii figuratywnej, zwrotów o zredukowanej kolorystyce stylistycznej, nie jest typowe.

Standardowe zwroty mowy, takie jak: „w związku z zarządzeniem Rządu”, „w celu udzielenia pomocy materialnej”, „w związku z trudną sytuacją, która się rozwinęła…” - są stale powielane w oficjalnych dokumentach, nabywają stabilny charakter i w swojej roli zbliżają się do jednostek frazeologicznych. W języku dokumentów pełnią tę samą funkcję, co stabilne kombinacje typu: „uwzględnij”, „zwróć uwagę”. Ale jeśli normy zostaną naruszone z powodu nieznajomości specyfiki użycia tej lub innej jednostki frazeologicznej, pojawiają się błędy. Na przykład czasownik „zezwolić” („zezwolić”) w znaczeniu „zrobić coś, popełnić” jest zwykle łączony ze słowami „naruszenie”, „błąd”, „błędna kalkulacja” i kilkoma innymi rzeczownikami, które charakteryzują negatywne zjawiska, ale nie wymieniaj konkretnego czynu.

Stosowanie formuł językowych. Jedną z cech mowy biznesowej jest szerokie zastosowanie formuły językowe - stabilne (szablon, standardowe) zwroty językowe używane bez zmian. Ich obecność w mowie biznesowej jest konsekwencją uregulowania relacji usługowych, powtarzalności sytuacji menedżerskich oraz ograniczenia tematycznego mowy biznesowej.

Formuły językowe- to efekt ujednolicenia narzędzi językowych stosowanych w tego samego typu sytuacjach powtarzalnych. Poza wyrażeniem typowej treści, formuły językowe są często prawnie istotnymi składnikami tekstu, bez których dokument nie ma wystarczającej mocy prawnej lub są elementami decydującymi o jego przynależności gatunkowej. Na przykład:

„Gwarantujemy spłatę pożyczki w kwocie……do……”;

„Gwarantujemy zapłatę. Nasz rachunek bieżący……”;

„Kontrola nad realizacją…… leży po stronie……”.

Własność stylu biznesowego Jest to w dużej mierze wiedza i umiejętność posługiwania się formułami językowymi. Wyrażając typowe treści formuły językowe zapewniają trafność i jednoznaczność zrozumienia tekstu przez adresata, skracają czas przygotowania tekstu i jego percepcji.

Użycie słów w tego samego rodzaju formach przypadków. Używanie tego samego rodzaju form przypadków z rzeczownikiem jest powszechnie nazywane „przypadkami strunowymi”. Najczęściej w tekstach dokumentów stosuje się sekwencyjne podporządkowanie wyrazów w przypadku dopełniacza, rzadziej w przypadku instrumentalnym. Na przykład:

"Oferujemy Państwu rozwiązania do przebudowy (rodzaj) systemów ogrzewania, wentylacji budynków mieszkalnych i przemysłowych (rodzaj)".

Powszechne stosowanie takich konstrukcji tłumaczy się tym, że w obecności dość powszechnych zdań w mowie biznesowej wykluczenie przyimków pozwala uczynić strukturę zdania bardziej przejrzystą i łatwiejszą do zrozumienia.

Ograniczone użycie czasowników w formie osobowej. Pisemna komunikacja biznesowa charakteryzuje się bezosobowym (bezosobowym) charakterem prezentacji tekstu, tj. użycie czasowników w formie 1 i 2 osoby jest ograniczone, a czasowniki w formie 3 osoby są zwykle używane w nieskończenie osobiste znaczenie. Na przykład:

„Komisja przeprowadziła kontrolę i ustaliła……”;

„Ustawa została podpisana przez członków komisji i zatwierdzona przez kierownictwo”.

Wyjaśnia to również przewagę konstrukcji biernych nad formami głosu czynnego, na przykład:

„Projekt przewiduje budowę budynku spełniającego międzynarodowe standardy” (Zamiast: „Projekt przewiduje….”);

„Organizacje moskiewskie dostarczą sprzęt energetyczny” (zamiast „Organizacje moskiewskie dostarczą…”).

Konstruowanie propozycji. Cechą stylu biznesowego jest dominujące użycie prostych, wspólnych zdań, jedno- lub dwuczęściowych, z osobnymi zwrotami. Na przykład:

„Posiadając rzetelne informacje o znacznych pustostanach podległości regionalnej w wielu obwodach saratowskich, niewykorzystanych z powodu korporatyzacji i gwałtownej redukcji personelu zespołów, uważamy za właściwe wykorzystanie takich pomieszczeń do rozmieszczenia struktur Saratowskiego OPS decyzją Rządu Obwodu Saratowskiego”.

Słowa w mowie literackiej lub potocznej mają szerokie możliwości kompatybilności, ale w stylu biznesowym są zwykle ograniczone.

Na przykład:

Ograniczona zgodność słów w mowie biznesowej przyczynia się niejako do typizacji treści wyrażonych w tekście, zbliżając frazy do formuł językowych, co ostatecznie przyczynia się do adekwatności percepcji tekstu dokumentu.

Konstrukcje z rzeczownikiem słownym. W mowie biznesowej, aby wyrazić akcję, niezwykle aktywnie używane są konstrukcje z rzeczownika słownego o znaczeniu akcji i czasownika półznaczącego zamiast prostej formy czasownika.

Na przykład:

„pomagać”, a nie „pomagać”;

„pomoc”, a nie „pomoc”;

„sprzątaj”, a nie „sprzątaj”;

„naprawa”, a nie „naprawa”.

Zjawisko to nazywa się „rozdzieleniem predykatu”. Treścią dokumentu jest zawsze czynność zarządcza skierowana na konkretny przedmiot, a w tych warunkach fraza od rzeczownika odsłownego i czasownika półznaczącego nie tylko nazywa czynność („wykonać”), ale także wyznacza jej przedmiot. działanie („naprawa”), podczas gdy jeden czasownik („naprawa”) oznacza to w mniej wyraźnej formie.

Skrócone słowa. Długie słowa i frazy utrudniają ich użycie, dlatego w mowie ustnej i pisanej w celu kompresji (skompresowania) mowy stosuje się skróty do oznaczania pojęć.

Istnieją dwa główne rodzaje skróconych słów:

1) skróty leksykalne (skróty)- słowa złożone utworzone przez usunięcie części ich liter składowych lub połączenie części słów: CIS, OPS, zastępca, remont samochodowy itp .;

2) skróty graficzne- skrócone oznaczenia wyrazów używanych w piśmie: pan, kropka, kolej, ex. itd.

Skróty funkcjonują jako niezależne słowa. Skróty graficzne nie są słowami, są używane tylko na piśmie i są odczytywane podczas czytania, czytane w całości.

Są następujące rodzaje skrótów:

1) początkowe skróty- skróty utworzone z początkowych liter słów oznaczających pojęcie. Z kolei dzielą się na:

a) alfabetyczne (litery są wymawiane podczas czytania) - Ministerstwo Sytuacji Nadzwyczajnych, ZhSK, Bateria itp .;

b) dźwięk (dźwięki są wymawiane podczas czytania) - GOST, policja drogowa, studium wykonalności, elektrownia cieplna, DEZ itp .;

c) dźwięk alfa (podczas czytania część słowa jest pisana, część dźwięki) - GUVD, LLP, R&D itp .;

2) skróty sylabiczne- utworzone z części, sylab słów: zastępca przewodniczącego, główny księgowy, kierownik, Sarzhilstroy itp .;

3) częściowo skrócone słowa utworzone z części lub części słów i całego słowa - Moslesopark, Moskollektor, samofinansowanie, rembaza.

4) obcięcie: zastępca, szef, specjalny, szef;

5) skurcze teleskopowe- utworzone od początku i końca słów składowych: walkie-talkie (ra (d-station), bionika (bio (logia i elektronika (nick))

6) mieszane skróty- VNIITorgmash, SargorBTI itp.

Skróty sylabiczne i częściowo skrócone pisane są wielką literą, jeśli oznaczają poszczególne nazwy organizacji, instytucji, przedsiębiorstw. Nazwy ogólne są pisane małą literą. Skróty początkowe, niezależnie od tego, czy są to oznaczenie nazwy własnej czy rzeczownika pospolitego, pisane są wielkimi literami. Skróty dźwiękowe są pisane wielkimi literami, jeśli są utworzone z imienia własnego, i literami pilnymi, jeśli są utworzone ze wspólnego słowa.

Pierwsza część skrótów mieszanych, składająca się częściowo z pierwszych liter i ze słów obciętych, jest pisana wielkimi literami, druga część jest małymi, a skróty utworzone ze słów obciętych (pełnych) i z pierwszych liter piszemy w następujący sposób: pierwsza część, pierwsza litera jest pisana z dużej litery (jeśli skrót oznacza nazwę własną), pozostałe małe; jeśli skrót oznacza rzeczownik pospolity, wszystkie litery pierwszej części są małymi, a litery drugiej części są wielkimi.

Używając skrótów graficznych pamiętaj, że nie powinny kończyć się na samogłoskę. Dozwolone jest używanie wyłącznie ogólnie przyjętych skrótów graficznych, utrwalonych w normach i słownikach państwowych.

Skróty graficzne w liczbie mnogiej z reguły nie są dublowane.

Nie wolno przeciążać tekstu skrótami graficznymi, nie zaleca się stosowania kilku skrótów graficznych w krótkim tekście.

Umieszczając skrót w tekście dokumentu, należy dokładnie przeanalizować, czy skrót ten jest wygodny w wymowie, zapamiętywaniu; czy skrót ten jest taki sam jak skrót już istniejący dla innego pojęcia w tej samej dziedzinie lub z nazwą organizacji, firmy, nazwą handlową itp.

Użycie wielkich i małych liter. W nazwach organów Prezydenta Federacji Rosyjskiej pierwsze słowo i nazwy własne pisane są wielką literą.

Wszystkie słowa z dużej litery pisane są w nazwach władz wykonawczych: Rząd Federacji Rosyjskiej; Zarząd Rządu Federacji Rosyjskiej; Rząd regionu Saratowa itp.

W nazwach ministerstw, komitetów państwowych i innych centralnych organów władzy Federacji Rosyjskiej oraz podmiotów Federacji w jej składzie pierwsze słowo pisane jest wielką literą. Jeżeli zdanie zawiera nazwy własne lub nazwy innych instytucji, to te nazwy własne i nazwy zapisuje się w taki sam sposób, jak w przypadku użycia samodzielnego. W liczbie mnogiej lub nie jako nazwa własna, nazwy określonego typu zapisuje się małą literą: „rząd”, „ministerstwo”, „komitet państwowy”.

Nazwy federalnych organów wykonawczych i ich nazwy skrócone muszą być zgodne z Rozporządzeniem Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej nr 1363 i Urzędu Rządu Federacji Rosyjskiej nr 1001 z dnia 6 sierpnia 2004 r. i sporządzonym zgodnie z tabelą 1.

Tabela 1. Nazwy federalnych władz wykonawczych.

Nazwy organów sądowych są zwykle zapisywane w następujący sposób:

Trybunał Konstytucyjny Federacji Rosyjskiej;

Sąd Najwyższy Federacji Rosyjskiej;

Najwyższy Sąd Arbitrażowy Federacji Rosyjskiej.

W podobny sposób pisane są nazwy odpowiednich organów i stanowisk podmiotów federacji w Federacji Rosyjskiej.

We wszystkich innych przypadkach słowa „sąd”, „sędzia”, arbiter państwowy są pisane małą literą.

W nazwach aktów najwyższych organów władzy państwowej i administracji Federacji Rosyjskiej wielkimi literami używa się:

Konstytucja Federacji Rosyjskiej;

Deklaracja Praw i Wolności Człowieka i Obywatela;

Traktat Federalny;

Podstawy ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej;

Ustawa Federacji Rosyjskiej „nazwa prawa”;

Kod Federacji Rosyjskiej „nazwa kodu”;

Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej „nazwa dekretu”;

zarządzenie Prezydenta Federacji Rosyjskiej (Rządu Federacji Rosyjskiej).

Tytuły stanowisk w systemie władzy i administracji państwowej Federacji Rosyjskiej pisane są wielką literą:

Prezydent Federacji Rosyjskiej;

szef administracji prezydenta Federacji Rosyjskiej;

Doradca Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący rządu Federacji Rosyjskiej;

pierwszy wiceprzewodniczący rządu Federacji Rosyjskiej;

wiceprzewodniczący rządu Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący Sądu Konstytucyjnego Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący Najwyższego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej;

Minister (nazwa ministerstwa) Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący Komitetu Państwowego Federacji Rosyjskiej na (nazwa komitetu);

Szef Biura Rządu Federacji Rosyjskiej.

Podobnie zapisuje się nazwy stanowisk w systemie władzy przedstawicielskiej, wykonawczej i sądowniczej podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Tytuły następujących pozycji są pisane wielką literą:

Szef Państwowego Departamentu Prawnego Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

kierownik Wydziału Kontroli Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

dyrektor generalny Federalnej Agencji ds. Komunikacji i Informacji Rządowej przy Prezydencie Federacji Rosyjskiej;

Pierwszy Zastępca (Wiceminister) (nazwa ministerstwa) Federacji Rosyjskiej;

przewodniczący komitetu Federacji Rosyjskiej na (nazwa komitetu);

dyrektor generalny rosyjskiej (nazwa) agencji;

szef administracji regionu Saratowa;

gubernator (nazwa regionu);

burmistrz (nazwa miasta);

premier rządu Moskwy;

przewodniczący Kolegium Wojskowego Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej;

Członek Kolegium Prokuratury Generalnej Federacji Rosyjskiej.

Tytuły stanowisk szefów organizacji publicznych pisane są małą literą.

Dużą literą w cudzysłowie zapisuje się takie nazwiska jak: Bohater Federacji Rosyjskiej, Bohater Związku Radzieckiego, Honorowe tytuły Federacji Rosyjskiej.

W specjalnym zastosowaniu stylistycznym i wielką literą pisane są słowa „Ojczyzna”, „Ojczyzna”, „Człowiek”, „Ojczyzna” itp.

W korespondencji urzędowej i biznesowej zaleca się posługiwanie się pełnymi i wyjątkowo skróconymi nazwami centralnych organów władzy wykonawczej. W całym dokumencie należy stosować wybrany wariant pełnej lub skróconej pisowni nazw organów centralnych federalnej władzy wykonawczej.

Z książki Działalność handlowa autor Egorova Elena Nikołajewna

55. Organizowanie przyjęć oficjalnych i nieformalnych W dziedzinie przedsiębiorczości zwyczajowo organizuje się przyjęcia oficjalne i nieformalne. Śniadania biznesowe i lunche uważane są za przyjęcia nieformalne, przy czym zwyczajowo śniadania ustalane są od godziny 8 rano. Trwają około jednego lub

Z książki Prawo podatkowe autor Mikidze S G

51. Procedura żądania dokumentów. Zajęcie dokumentów i przedmiotów Urzędnik organu podatkowego przeprowadzający kontrolę podatkową ma prawo żądać od kontrolowanego dokumentów niezbędnych do kontroli poprzez wydanie tej osobie (jej przedstawicielowi)

Z książki Korespondencja biznesowa: instruktaż autor Kirsanova Maria Władimirowna

3. Język i styl pism urzędowych List biznesowy jest jednym z głównych kanałów komunikacji przedsiębiorstwa, organizacji, instytucji ze światem zewnętrznym. Za pośrednictwem listów odbywa się komunikacja przed zawarciem umów, wyjaśniane są relacje między przedsiębiorstwami, zgłaszane są roszczenia,

Z książki Papierkowa robota dla sekretarza autor Smirnowa Elena Pietrownau

SEKCJA 2 WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTÓW. GOST R 6.30-2003 SYSTEMY ZJEDNOCZONEJ DOKUMENTACJI. ZJEDNOCZONY SYSTEM DOKUMENTACJI ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNEJ. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW „Rozdział 1. Skład szczegółów dokumentów W pracy biurowej

Z książki Przewodnik po zapewnianiu bezpieczeństwa osobistego i przedsiębiorczości autor Livingstone Neil S

7. Zapewnienie bezpieczeństwa urzędnikom i urzędnikom Coraz więcej osób znanych i zamożnych oraz ich rodzin staje się obiektem zagrożeń ze strony terrorystów, porywaczy, niezadowolonych pracowników i wariatów. W efekcie jak nigdy dotąd

Z książki Infobiznes na pełnych obrotach [Podwojenie sprzedaży] autor Parabellum Andriej Aleksiejewicz

„Ptasi język” Nieprzypadkowo wprowadziliśmy na rynek takie koncepcje jak „infobiznes”, „koncepcje infobiznesu”. Ale same słowa nie wystarczą, potrzebna jest metodologia nauczania. Wymaga to „języka ptaków” specyficznego dla Twojej grupy docelowej. Jeśli sam nic nie możesz wymyślić,

Z książki Fotografia jako biznes: od czego zacząć, jak odnieść sukces autor Pesochinsky Dmitrij Michajłowicz

Rozdział 17 Fotografowanie oficjalnych wydarzeń Fotografowanie oficjalnych wydarzeń wymaga od fotografa, przyznajemy bez nadmiernej skromności, dość wysokich kwalifikacji i profesjonalizmu. Nie musisz wyglądać jak Indiana Jones czy Lara Croft; nie musisz się moczyć

Z książki Wszystkiego najlepszego, czego nie można kupić za pieniądze. Świat bez polityki, biedy i wojen autor Fresco Jacques

Z książki Idealna sylaba. Co powiedzieć i jak zostać wysłuchanym autor Bowman Alice

Z książki Gamesstorming. Gry, w które gra biznes autorstwa Brown Sunny

1. Język sukcesu Zastanów się, zanim zaczniesz mówić, ponieważ twoje słowa i wpływy zasieją ziarna sukcesu lub porażki w umyśle drugiej osoby. Napoleon Hill Gdyby elokwencja była notowana na nowojorskiej giełdzie, każdy analityk z Wall Street kupiłby

Z książki Wielki zespół. Co musisz wiedzieć, robić i mówić, aby zbudować świetny zespół autorstwa Millera Douglasa

Trzymaj język Który ze zmysłów odgrywa najważniejszą rolę w komunikacji? Prawdopodobnie już zrozumiałeś, że to nie usta, ale uszy. Bez umiejętnego słuchania nie będziemy w stanie nikogo do niczego przekonać.Osądź sam:? Tylko słuchając drugiej osoby otrzymujesz o niej informacje,

Z książki Wizualizuj to! Jak używać grafik, naklejek i map myśli do pracy zespołowej przez Sibbet David

Język wizualny W szkole nauczyliśmy się tego dla udane życie w społeczeństwie trzeba nauczyć się czytać, pisać i liczyć. I temu głównie poświęcono pierwsze siedem lat. Edukacja publiczna. W świecie produkcyjnym, w którym każdy pracownik funkcjonuje jak standardowy trybik

Z książki Osiąganie celów: system krok po kroku autor Atkinson Marilyn

10. Twój język Przyjrzyj się uważnie zespołom odnoszącym sukcesy (projekt lub nie, to nie ma znaczenia) i zwróć uwagę na to, jak ich pracownicy odnoszą się do reszty zespołu. W słabych zespołach jej członkowie przypisują się wszystkim pomniejszym zwycięstwom, gloryfikując ich

Z książki Wewnętrzna siła lidera. Coaching jako metoda zarządzania personelem autor Whitmore John

Ta książka skupia się na skutecznych metodach Visual Language Mastering i zastosowaniu ich w pracy. Innym tematem jest język wizualny i jego wpływ na zdolność myślenia, kiedy zaczynasz pracować i myśleć w tych kategoriach. Od 38 lat jesteśmy z my

Z książki autora

Język działania Komunikacja coachingowa jest efektywna, jeśli na jej końcu klient jest gotowy do zastosowania w praktyce zdobytej wiedzy i umiejętności. Po tym, jak dana osoba stworzyła wizualny obraz celu i szczegółowo przedstawił wynik, ma naturalne pragnienie

Z książki autora

Mowa ciała Konieczne jest nie tylko słuchanie, ale także obserwowanie mimiki i gestów rozmówcy - nie po to, aby mu komentować, ale ponownie po to, aby poprawnie sformułować kolejne pytanie. Zainteresowanie rozmówcy kierunkiem, w jakim poszła rozmowa,

Używany do sporządzania dokumentów, pism i dokumentów biznesowych w instytucjach, sądach i wszelkiego rodzaju ustnej komunikacji biznesowej, jest to oficjalny styl wypowiedzi biznesowej.

ogólna charakterystyka

To styl ugruntowany od dawna, stabilny i raczej zamknięty. Oczywiście z czasem przeszedł też pewne zmiany, ale były one niewielkie. Gatunki, które rozwinęły się historycznie, specyficzne zwroty składniowe, morfologia i słownictwo nadają mu raczej konserwatywny charakter.

Aby scharakteryzować oficjalny styl biznesowy, należy nadać językowi suchość, zwięzłość mowy, zwięzłość i usunąć słowa naładowane emocjonalnie. Narzędzia językowe istnieją już w kompletnym zestawie na każdą okazję: są to tak zwane znaczki językowe lub frazesy.

Lista niektórych dokumentów, które wymagają oficjalnego stylu biznesowego:

• umowy międzynarodowe;
• akty państwowe;
• prawa prawne;
• różne przepisy;
• statuty wojskowe i statuty przedsiębiorstw;
• wszelkiego rodzaju instrukcje;
• korespondencja urzędowa;
• różne dokumenty biznesowe.

Ogólna charakterystyka stylu języka

Gatunki mogą być zróżnicowane, treść może być różna, ale oficjalny styl biznesowy ma również najważniejsze cechy wspólne. Przede wszystkim: oświadczenie musi być dokładne. Jeśli taka możliwość jest dozwolona różne interpretacje, nie jest to już formalny styl biznesowy. Przykłady są nawet w bajkach: egzekucji nie można ułaskawić. Brakuje tylko przecinka, ale konsekwencje tego błędu mogą być bardzo daleko.

Aby uniknąć takich sytuacji, istnieje druga główna funkcja zawierająca oficjalny styl biznesowy dokumentów - jest to lokalizacja. To on pomaga w doborze środków leksykalnych, morfologicznych, składniowych w przygotowaniu dokumentów biznesowych.

Kolejność wyrazów w zdaniu jest szczególnie rygorystyczna i konserwatywna, tutaj wiele przeciwstawia się bezpośredniej kolejności wyrazów nieodłącznie związanej ze strukturą języka rosyjskiego. Podmiot poprzedza orzeczenie (np. towary są zwolnione), a definicje stają się silniejsze niż zdefiniowane słowo (np. relacje kredytowe), słowo kontrolne występuje przed kontrolowanym (np. przydziel pożyczkę).

Każdy członek zdania ma zwykle swoje miejsce, które określa struktura zdania i jego rodzaj, jego rola wśród innych słów, interakcja i relacje z nimi. A cechą charakterystyczną oficjalnego stylu biznesowego są długie łańcuchy spraw dopełniaczy, na przykład: apel szefa administracji regionalnej.

Słownictwo stylów

System słownictwa obejmuje, poza powszechnie używanymi neutralnymi słowami książkowymi, pewne klisze - klerykalizm, czyli klisze językowe. Jest to zawarte w cechach oficjalnego stylu biznesowego. Na przykład: na podstawie decyzji, dokumentów przychodzących, dokumentów wychodzących, po dacie wygaśnięcia, działań następczych i tak dalej.

Tutaj nie jest kompletna bez profesjonalnego słownictwa, które obejmuje neologizmy: ukryty biznes, zaległości, czarna gotówka, alibi i tak dalej. Oficjalny styl biznesowy obejmuje również uwzględnienie w strukturze leksykalnej pewnych archaizmów, na przykład: ten dokument, poświadczam to.

Jednak używanie słów niejednoznacznych i słów o znaczeniu przenośnym jest surowo zabronione. Synonimów jest bardzo mało i niezwykle rzadko pojawiają się one w oficjalnym stylu biznesowym. Na przykład wypłacalność i zdolność kredytowa, dostawy i dostawy, a także zabezpieczenia, amortyzacja, dotacje i środki.

Odzwierciedla doświadczenie społeczne, a nie indywidualne, więc słownictwo ma charakter uogólniony. Seria koncepcyjna preferuje koncepcje generyczne, które dobrze pasują do oficjalnego stylu biznesowego. Przykłady: przyjeżdżać zamiast przyjeżdżać, przyjeżdżać, przylatywać i tak dalej; pojazd zamiast samochodu, samolotu, pociągu, autobusu lub psiego zaprzęgu; osada zamiast wsi, miasto, stolica Syberii, wieś aptekarzy i tak dalej.

Tak więc następujące elementy konstrukcji leksykalnych należą do oficjalnego stylu biznesowego.

• Wysoki procent terminologii w tekstach: prawno - prawo, właściciel i majątek, rejestracja, zbycie i przyjęcie przedmiotów, prywatyzacja, ustawa, dzierżawa i tak dalej; ekonomiczne - koszty, dotacje, budżet, sprzedaż i kupno, przychody, wydatki i tak dalej; ekonomiczne i prawne - sekwestracja, okres realizacji, prawa majątkowe, spłata kredytu i tak dalej.
• Nominalny charakter konstrukcji mowy ze względu na dużą liczbę rzeczowników werbalnych, najczęściej oznaczających czynność zobiektywizowaną: wysyłkę towaru, odroczoną płatność i tak dalej.
• Wysoka częstotliwość kombinacji przyimków i przyimków denominacyjnych: do adresu, do siły, w stosunku do przypadku, do zakresu i tak dalej.
• Przejście imiesłowów na przymiotniki i zaimki w celu wzmocnienia pisarskich znaczeń: ta umowa (lub zasady), aktualne stawki, odpowiednie miary i tak dalej.
• Regulowane zgodność leksykalna: tylko transakcja zostaje zawarta, cena jest ustalona, ​​prawo zostaje przyznane, płatność jest dokonana.

Morfologia stylu

Morfologiczne cechy oficjalnego stylu biznesowego to przede wszystkim częste (powtarzane) używanie pewnych części mowy, a także ich rodzajów, które pomagają w dążeniu języka do trafności i niejednoznaczności wypowiedzi. Na przykład te:

• rzeczowniki określające osoby na podstawie ich działań (najemca, podatnik, świadek);
• rzeczowniki, które nazywają ludzi według stanowiska lub rangi, w tym kobiety wyłącznie w męskiej formie (sprzedawca Sidorow, bibliotekarz Pietrow, sierżant Iwanowa, inspektor Krasutska i tak dalej);
• cząstka non- w rzeczownikach werbalnych (niezgodność, nierozpoznawanie);
• użycie przyimków pochodnych w szerokim zakresie (ze względu na, w związku z, w zakresie, na podstawie, w odniesieniu do itd.);
• konstrukcje w bezokoliczniku (pomagać, sprawdzać);
• czas teraźniejszy czasowników w innym znaczeniu (za brak zapłaty naliczana jest grzywna);
• wyrazy złożone z dwoma lub więcej rdzeniami (pracodawca, najemca, utrzymanie, logistyka, poniżej wymienione, powyżej itd.).

Składnia stylu

Na cechę oficjalnego stylu biznesowego składają się następujące cechy składniowe:

• Zdania proste są używane z wieloma rzędami jednorodnych członków. Na przykład: grzywny za naruszenie ochrony i bezpieczeństwa pracy w budownictwie, przemyśle, rolnictwie i transporcie zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej mogą stać się karą administracyjną.
• Istnieją tego typu struktury pasywne: płatności dokonywane są ściśle w określonym czasie.
• Rzeczowniki preferują dopełniacz i są nawleczone koralikami: wynikami działalności jednostek kontroli celnej.
• Zdania złożone wypełnione są klauzulami warunkowymi: w przypadku braku zgody subskrybentów na przetwarzanie ich danych osobowych w zakresie sposobów i celów przetwarzania lub w całości, subskrybenci podpisują odpowiednie oświadczenie przy zawieraniu umowy.

Sfera oficjalnego stylu biznesowego w różnorodności gatunkowej

Tutaj najpierw musisz podkreślić dwa obszary tematyczne: styl urzędowo-dokumentalny i codzienny styl biznesowy.

1. Oficjalny styl dokumentalny dzieli się na dwie kategorie: dokumenty ustawodawcze związane z pracą organów państwowych – Konstytucja, karty, ustawy – jest to jeden język (J) oraz akty dyplomatyczne związane ze stosunkami międzynarodowymi – memoranda, komunikaty, oświadczenia , konwencje to inny język (K).

2. Codzienny styl biznesowy jest również podzielony: korespondencja między organizacjami i instytucjami to język j, a prywatne dokumenty biznesowe to język k. Gatunki codziennego stylu biznesowego obejmują wszelką korespondencję urzędową - korespondencję handlową, pisma biznesowe, a także dokumenty biznesowe - autobiografię, zaświadczenie, akt, zaświadczenie, oświadczenie, protokół, pokwitowanie, pełnomocnictwo i wkrótce. Charakterystyczna dla tych gatunków standaryzacja ułatwia przygotowanie prac, oszczędza zasoby językowe i nie pozwala na redundancję informacji.

Standaryzacja dokumentów biznesowych

Specjalnie dobrane słowa oficjalnego stylu biznesowego zapewniają trafność komunikacyjną, która nadaje dokumentom moc prawną. Każdy fragment tekstu musi mieć wyjątkową interpretację i znaczenie. Dla tak dużej dokładności wielokrotnie powtarza się te same słowa, terminy, nazwy.

Forma rzeczownika odsłownego uzupełnia cechy oficjalnego stylu biznesowego analitycznym wyrazem działań i procesów: zamiast słowa „kompletny” używa się wyrażenia „dokonać uzupełnień”, zamiast „decydować” - „podejmuj decyzje” i wkrótce. O ile ostrzej brzmi być „odpowiedzialnym” zamiast po prostu „odpowiadać”.

Uogólnienie i abstrakcyjność w większości wysoki stopień a jednocześnie specyficzne znaczenie całego systemu leksykalnego - to główne cechy oficjalnego stylu biznesowego. To nie do pomyślenia połączenie, zastosowane jednocześnie, daje dokumentowi możliwość jednoznacznej interpretacji, a w sumie informacji – moc prawną. Same teksty są przesycone terminologią i słownictwem proceduralnym, a np. aneksy do traktatów zawierają słownictwo nomenklatury. Kwestionariusze i rejestry, aplikacje i specyfikacje pomagają w odszyfrowaniu terminologii.

Poza tekstem zabarwionym emocjonalnie, niedopuszczalne jest używanie w dokumentach jakichkolwiek przekleństw, ograniczonego słownictwa, żargonu, wyrażeń potocznych. Nawet fachowy żargon jest nie na miejscu w języku korespondencji biznesowej. A przede wszystkim dlatego, że nie spełnia wymogów dokładności, gdyż jest przypisana wyłącznie do sfery komunikacji ustnej.

Ustne przemówienie biznesowe

Beznamiętność i sucha logika tekstów, standardowe ułożenie materiału na papierze znacznie odbiega od Mowa ustna, który jest zwykle zabarwiony emocjonalnie i asymetryczny zgodnie z zasadami organizacji tekstu. Jeśli mowa ustna jest zdecydowanie logiczna, środowisko komunikacji jest wyraźnie oficjalne.

Cechy oficjalnego stylu biznesowego polegają na tym, że ustny rozmowa biznesowa, mimo profesjonalnego motywu, powinna przebiegać w sferze pozytywnych emocji – sympatii, zaufania, szacunku, dobrej woli.

Styl ten można rozpatrywać w jego odmianach: styl urzędniczy i biznesowy jest prostszy, ale na szczególną uwagę zasługuje język rządowy, dyplomatyczny czy prawniczy. Sfery komunikacji w tych przypadkach są zupełnie inne, dlatego też inny musi być styl komunikacji. Oświadczenia, protokoły, zarządzenia, dekrety – wszystko, co przemyślane, spisane, przeczytane, nie jest tak niebezpieczne, jak negocjacje ustne, spotkania biznesowe, wystąpienia publiczne i tak dalej. Słowa, jak wróbla, nie da się złapać, jeśli wyleci.

Główne cechy oficjalnego biznesowego stylu wypowiedzi to zwięzłość, dokładność i wpływ. Aby osiągnąć te cele, konieczne będzie zastosowanie odpowiedniego doboru słów, odpowiednich konstrukcji, poprawnej składni i standaryzacji w umyśle całych bloków przygotowanej mowy. Podobnie jak w pisanym tekście biznesowym, w mowie ustnej nie ma miejsca na emocjonalnie zabarwione słownictwo. Lepiej wybrać neutralny, być bliżej standardów klerykalnych środków językowych, aby jak najdokładniej przedstawić swój plan.

Przybory

Najbardziej uderzającą cechą oficjalnego stylu biznesowego jest nie sam tekst, ale wszystkie niezbędne elementy jego projektu - detale. Każdy rodzaj dokumentu ma swój własny zestaw informacji dostarczonych przez GOST. Każdy element jest ściśle ustalony w określonym miejscu na formularzu. Data, imię i nazwisko, numer rejestracyjny, informacje o kompilatorze i wszystkie inne szczegóły znajdują się zawsze w ten sam sposób - jeden na górze arkusza, drugi na dole.

Ilość szczegółów zależy od treści i rodzaju dokumentu. Przykładowy formularz pokazuje maksymalne szczegóły i kolejność, w jakiej znajdują się na dokumencie. Są to godło państwowe Federacji Rosyjskiej, emblematy organizacji lub przedsiębiorstwa, wizerunki nagród rządowych, kod organizacji, przedsiębiorstwa lub instytucji (Ogólnorosyjski Klasyfikator Przedsiębiorstw i Organizacji - OKPO), kod formy dokumentu (Ogólnorosyjski Klasyfikator Dokumentów Zarządzania – OKUD) i tak dalej.

Szablony

Obróbka maszynowa, skomputeryzowana praca biurowa - nowa era w procesie normalizacji. Życie gospodarcze i społeczno-polityczne komplikuje się, postęp technologiczny nabiera tempa, dlatego specyfika oficjalnego stylu biznesowego ma uzasadniać ekonomicznie wybór jednej opcji językowej ze wszystkich możliwych i utrwalać ją w praktyce.

Używając stabilnej formuły, przyjętego skrótu, jednolitego ułożenia wszystkich materiałów, znacznie szybciej i łatwiej sporządzić dokument. W ten sposób powstają wszystkie standardowe i wzorcowe pisma, tabele, ankiety itp., co pozwala na zakodowanie informacji, zapewniając pojemność informacyjną tekstu, z możliwością jego rozbudowy kompletna struktura. Takie moduły są wprowadzane do tekstu umów (o dzierżawie, wykonywaniu pracy, sprzedaży i kupnie itp.)

Pięćdziesiąt do siedemdziesięciu procent użycia słów w dokumencie to słownictwo i terminologia proceduralna. Temat dokumentu determinuje jednoznaczność kontekstu. Na przykład: Strony zobowiązują się do przestrzegania powyższych zasad. Słowo „strony” użyte poza dokumentem jest bardzo niejednoznaczne, ale tutaj odczytywany jest aspekt czysto prawny – osoby, które zawierają umowę.