¿Cómo se redacta la parte principal del protocolo? Normas generales para la elaboración y ejecución del protocolo. Bases normativas y metodológicas del protocolo

02.11.2019

El protocolo ocupa un lugar especial en el sistema de documentos organizativos y administrativos. Por un lado, puede atribuirse a los documentos de información (ya que contiene información sobre la discusión de algunos temas de gestión), y por otro lado, los protocolos contienen una parte resolutiva y, por lo tanto, pueden ser considerados como documentos administrativos.

Actas: un documento que fija el curso de la discusión de problemas y la toma de decisiones en reuniones, reuniones, sesiones, conferencias. Los protocolos documentan las actividades de los órganos colegiados permanentes, tales como los colegios de comisiones y ministerios, los gobiernos municipales, así como los consejos científico, técnico y metodológico.

Las reuniones de accionistas, las reuniones de los consejos de administración están sujetas a registro obligatorio.

Los protocolos se envían a las autoridades estatales para su registro (por ejemplo, al registrar bancos comerciales, cámaras de comercio e industria, etc.). También se levantan actas para documentar las actividades de los órganos colegiados temporales (conferencias, reuniones, encuentros, seminarios, etc.).

El protocolo se elabora sobre la base de los registros que el secretario mantuvo en la reunión manualmente o utilizando una grabadora de voz.

Según el tipo de reunión y el estatuto del cuerpo colegiado, se elige la forma del protocolo: breve, completa o textual.

Breve protocolo - fija los temas discutidos en la reunión, los nombres de los oradores y las decisiones tomadas (ver Apéndice 1). Se recomienda mantener dicho protocolo sólo en los casos en que la reunión se transcriba, los informes y los textos de los discursos se presenten al secretario o cuando la reunión tenga carácter operativo.

El protocolo completo registra no solo los temas tratados, las decisiones tomadas y los nombres de los ponentes, sino también actas suficientemente detalladas que transmiten el contenido de los informes y discursos de los participantes en la reunión, todas las opiniones expresadas, preguntas y comentarios, comentarios, posiciones. Las actas completas le permiten documentar una imagen detallada de la reunión (consulte el Anexo 2).

El protocolo textual se compila sobre la base del informe textual de la reunión (transcripción) y transmite textualmente el proceso de discusión de cada tema y el desarrollo de una decisión al respecto Trabajo de oficina (Organización y tecnología de soporte documental para la gestión): Libro de texto para universidades / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. y etc.; ed. profe. TELEVISOR. Kuznetsova. - M.: UNIDAD-DANA, 2003. - S. 166..

Las actas completas y textuales se redactan sobre la base de grabaciones manuscritas textuales o grabadas que se conservan durante la reunión.

Todos los tipos de protocolos se redactan en un formulario común, que incluye los siguientes detalles: nombre de la institución (organización, empresa), tipo de documento (protocolo), lugar para poner la fecha, índice del documento, lugar para redactar el protocolo, lugar para el encabezamiento del texto. La fecha del acta es la fecha de la reunión (las actas generalmente se redactan después de la reunión). Si duró varios días, entonces la fecha del protocolo incluye las fechas de inicio y finalización.

Por ejemplo: 21 - 24.01.2000.

El número (índice) del protocolo es el número de serie de la reunión. Los protocolos se numeran dentro del año natural o del mandato del órgano colegiado.

El título del texto del protocolo, por regla general, refleja el tipo de reunión o actividad colegiada y es consistente con el nombre del tipo de documento. Por ejemplo: Minutas - reuniones de directorio; - reuniones del colectivo laboral; - reuniones de jefes de divisiones estructurales.

El texto del protocolo incluye una parte introductoria y principal.

En la parte introductoria del acta, después del encabezamiento, se dan los nombres e iniciales del presidente y del secretario de la reunión (en la forma abreviada del acta, se omite esta información). En una nueva línea después de la palabra "Asistió" enumere los nombres, iniciales de los miembros permanentes del cuerpo colegiado (en orden alfabético), los nombres, iniciales y cargos de los invitados a la reunión. Al redactar el acta de una reunión ampliada, los nombres de los participantes no se enumeran, pero su número total se indica con un número. Los participantes se contabilizan según las listas de inscripción, que se trasladan al secretario de la reunión y pasan a ser uno de los anexos del acta.

El orden del día se incluye en la parte introductoria del acta. Enumera los temas discutidos en la reunión con los nombres de los oradores (speakers) y fija la secuencia de su discusión. La agenda de la reunión, por regla general, se elabora con anticipación y debe incluir la cantidad óptima de temas que se pueden considerar y discutir en la reunión Larkov N.S. Documentación: Uch. asentamiento - Tomsk: Tomsk. estado un-t, 2005. - S. 106..

El texto de la parte principal del acta se redacta de acuerdo con la secuencia de asuntos establecida por el orden del día.

La parte principal del texto del protocolo contiene tantas secciones como puntos en la agenda. Las secciones están numeradas en consecuencia. Cada sección consta de tres partes: “ESCUCHO”, “HABLADO”, “DECIDIDO”, que se imprimen del párrafo para resaltar en el texto del protocolo la grabación del discurso del orador principal, los participantes en la discusión. del asunto y la parte resolutiva, formulando la decisión de la asamblea.

Con el mismo propósito, en el texto del protocolo, el apellido y las iniciales de cada hablante se imprimen a partir de una nueva línea en el caso nominativo. La presentación de la grabación del discurso se separa del apellido por un guión, se dice desde la tercera persona del singular.

El acta es levantada por el secretario de la asamblea. Firmado por el presidente y el secretario.

Un extracto del protocolo es una copia exacta de la parte del texto del protocolo original relacionada con el punto de la agenda sobre el cual se está preparando el extracto. Al mismo tiempo, se reproducen todos los detalles del formulario, la parte introductoria del texto, el punto de la agenda sobre el cual se está preparando el extracto y el texto que refleja la discusión del tema y la decisión tomada. Un extracto del protocolo está firmado solo por el secretario, también redacta un certificado. Consta de la palabra "Verdadero", indicación del cargo de la persona que certifica la copia (extracto), firma personal, apellido, iniciales y fecha. Si se entrega un extracto para enviarlo a otra organización, se certifica con un sello.

Así, la mayor reforma administrativa de Pedro I estuvo asociada a la sustitución de numerosas y engorrosas órdenes por colegios. La creación de colegios al principio no estuvo asociada con el desarrollo de nuevas reglas para la organización del trabajo de oficina en las instituciones centrales del país. La publicación el 28 de febrero de 1720 del Reglamento General determinó legalmente la estructura, personal, derechos y obligaciones de los funcionarios, el procedimiento para el trabajo de los colegios y otras nuevas instituciones centrales.. No obstante, el Reglamento General, al definir la estructura general y los principios de actividad, collegiums, no establecieron nuevos tipos (variedades) de trabajo de oficina, documentos legislativos, sino que solo contenían recomendaciones generales para su preparación. Más bien, fue una modernización general de la forma documental. AUTOMÓVIL CLUB BRITÁNICO. Lukashevich, al analizar el texto del Reglamento General y su versión original, encontró que sus redactores no determinaron finalmente la nomenclatura de los documentos provenientes de los collegiums y se limitaron solo a los deseos generales de Lukashevich A.A. Tipos de documentos en el estado ruso en el primer cuarto del siglo XVIII. (sobre el material del Reglamento General) // Archivos soviéticos. 1991. Nº 4. S. 64..

La transición a "gestionar los asuntos" en la nueva sede "de una nueva manera" no podría ocurrir de la noche a la mañana, a pesar de las amenazas del gobierno de castigos severos. A lo largo de las muchas décadas de su trabajo, las órdenes abolidas han acumulado una gran experiencia en la compilación de varios tipos de documentos oficiales, por lo que la introducción de nuevos tipos de documentos a través de la legislación no condujo a una sustitución rápida y definitiva de los anteriores. Y en el propio Reglamento General no había una asignación rígida de un nombre a un documento. De ahí la polisemia de los términos comerciales, que es visible en todas las etapas de su desarrollo. Incluso en el texto publicado del Reglamento se permitía el doble uso de los términos: “revista” - “nota diaria”, “decreto” - “carta”, “conceptos” - “escritos negros”, “composiciones de toda clase de decretos e informes”, “patentes” - “certificado compensado de rango”, “memoriales” - “denuncias”, etc. De este modo. El Reglamento General legisló el funcionamiento de sinónimos equivalentes, lo que, por supuesto, no contribuyó a la mejora del trabajo de oficina no sólo en los colegios, sino también en otras instituciones del país. El texto del Reglamento está tan saturado de palabras extranjeras que resultó necesario un diccionario ("Interpretación de los discursos extranjeros"), compilado como un apéndice del mismo.

Un protocolo es una especie de informe que contiene registros del proceso de discusión de los temas y las decisiones sobre los mismos que se toman en las reuniones, juntas de negocios y asambleas. Este documento tiene un lugar importante en el sistema de gestión de documentos de tipo organizativo y administrativo.

que es un protocolo

Un protocolo es un documento informativo que registra claramente el curso de la discusión de los temas y las decisiones tomadas en eventos oficiales. Una interpretación más completa de la palabra la brindan los diccionarios que definen este concepto como un documento con un registro de todo lo que sucede en un evento en particular.

información general

Un protocolo es un documento que contiene cierta información. Incluye información sobre el curso de la discusión de temas específicos. Además, el acta de la reunión incluye resoluciones, lo que permite atribuirlo a documentos administrativos.

Durante la reunión, solo se puede hacer una versión preliminar del protocolo. Dentro de los 5 días, el protocolo debe completarse en su totalidad.

Decoración

Un protocolo es un documento redactado sobre la base de borradores en blanco. Si se guardó una transcripción durante la reunión, se puede transcribir, redactar de la manera correcta y agregar al protocolo terminado.

El secretario es totalmente responsable del proceso de elaboración y mantenimiento de todo el protocolo, así como de la corrección de los datos ingresados en él. Algunos tipos de protocolos deben ser aprobados adicionalmente por el jefe de la empresa.

Formularios de mantenimiento de registros

Hay 3 formas de registro:

taquigrafía;
completo;
breve.

Las breves actas registran los temas que se discutieron. También se ingresan los nombres de los participantes y las decisiones que se tomaron. Se recomienda que las actas de este tipo de eventos se lleven cuando se transcriba la reunión y los textos de los discursos e informes se entreguen al secretario responsable.

El protocolo completo captura no solo los puntos anteriores, sino que también contiene registros más detallados. El protocolo completo debe permitir reflejar una imagen detallada del evento en su totalidad.

El acta literal es realizada por el secretario responsable sobre la base del acta literal de la reunión realizada.

El equipo directivo de la empresa decide qué forma de acta se prefiere para cada reunión. Todos los tipos de dichos documentos deben redactarse en el membrete de la empresa (empresa) que indica el nombre del tipo de documento: Protocolo. O en un formulario de protocolo confeccionado especialmente diseñado. Los datos obligatorios de cualquier documento de este tipo son el número de registro, la fecha, el título, el texto y las firmas de las personas responsables.

Quién lleva el registro

Un protocolo es un documento que se conserva durante un evento. Debe ser compilado por una secretaria capacitada profesionalmente. La calidad de la grabación de las actuaciones dependerá de su nivel de cualificación y aptitudes profesionales. Por lo tanto, la elección de la persona que redacta el acta de la reunión es una tarea responsable en la preparación del evento.

Cómo llevar un protocolo: un protocolo de muestra

Un ejemplo del protocolo se puede ver en la foto de abajo. Hay un protocolo de muestra. Si la reunión se llevará a cabo durante varios días, se deberá indicar la fecha de inicio de la reunión y, después del guión, la fecha de su finalización. Por ejemplo, 12/03/2016-14/03/16.

La columna "Lugar de la reunión" indica la ciudad o pueblo donde se llevó a cabo el evento.

El título del protocolo se escribe en caso genitivo y contiene el desglose del tipo de acto (sesión, reunión, asamblea) y el nombre del órgano colegiado. El nombre del tipo de reunión debe ser congruente con el nombre del cuerpo colegiado. Por ejemplo, "Reunión del comité".

El contenido del texto del propio protocolo se divide en dos partes:

1. Parte introductoria, en la que se indica el apellido e iniciales del presidente, secretario ejecutivo, todos los presentes y el tema del orden del día.

2. La parte principal, que describe el proceso de la reunión en sí.

El protocolo comienza directamente con la palabra “presidente”, luego del guión se indica el nombre del presidente y sus iniciales. La palabra "secretario" se forma de la misma manera. Al realizar reuniones urgentes y rápidas, no se realiza esta parte del protocolo.

Luego se elabora una lista de todos los presentes. Luego de esta lista, se registran los nombres de los invitados, donde se indican los cargos que ocupan. En las conferencias y reuniones largas y con gran número de asistentes, su composición debe indicarse exclusivamente cuantitativamente, y se adjunta al protocolo una lista con los nombres indicados, que consta en el propio protocolo. Por ejemplo: "Eran 42 personas (se adjunta la lista)".

En eventos donde se requiere un número determinado de personas para tomar una decisión, la sección “Asistencia” indica la cantidad de personas que deberían haber estado y la cantidad de participantes que asistieron.

Luego viene la agenda. Esta parte del protocolo enumera los temas discutidos. Cada uno tiene su propio número y comienza con la preposición "O" ("Acerca de").

La parte fundamental del texto del protocolo está redactada en apartados correspondientes a los puntos del orden del día.

Cada elemento se puede dividir en partes tales como:

Escuchado.
Hice un discurso.
Decidido (decidido).

Cada una de estas palabras se escribe en una nueva línea.

Los datos del hablante (nombre completo) y todos los hablantes se escriben en una nueva línea.

La parte final de la sección correspondiente a cada punto del orden del día es un registro de la decisión (decreto) aprobada sobre el tema planteado. Las decisiones que tienen varias secciones se dividen en párrafos y subpárrafos, numerados en números arábigos. La parte operativa de las decisiones debe ser específica y contener componentes: quién debe hacer qué y en qué fecha.

Al elegir funcionarios, los resultados de la votación para cada uno de los candidatos se anotan en el protocolo por separado.

El protocolo administrativo contiene información sobre infracciones administrativas.

syl.ru

La palabra protocolo está en boca de todos. Los trabajadores de oficina lo escuchan regularmente durante las reuniones, los oficiales de policía lo usan en sus actividades profesionales y los jefes de estado y diplomáticos se ven obligados a cumplir con las reglas dictadas por él. ¿Qué es un protocolo? Lo averiguaremos a continuación.

El significado del concepto de protocolo.

Como muchos otros términos, esta palabra tiene varios significados. Todo depende del campo de actividad en el que se aplique el concepto deseado. Entonces, consideremos las situaciones más comunes en las que se acostumbra hablar sobre el protocolo.

Si estamos hablando de un entorno empresarial, entonces el protocolo es un documento que describe un evento en curso (reunión, reunión, junta directiva, etc.).

Ya hemos mencionado anteriormente sobre la policía, que también suele redactar un documento similar. En este caso, se sobreentiende la constatación del hecho de un delito o falta.

En el formato internacional, un protocolo es un conjunto de reglas que deben seguirse durante las reuniones oficiales entre funcionarios gubernamentales, así como figuras diplomáticas. Por ejemplo, hay un protocolo de reuniones de jefes de estado o una visita al presidente.

Sin embargo, en este artículo nos centraremos en el concepto de protocolos empresariales.

Acta de reunión

Las reuniones de negocios son una parte integral de todos los procesos en un entorno empresarial. Pueden tener lugar de manera oficial, teniendo en cuenta la hora señalada y únicamente en la oficina. Las citas informales de negocios también son muy populares. En el segundo caso, puede prescindir de la confirmación protocolaria de la conversación. Si la reunión es oficial, entonces debe ser por escrito de acuerdo con todas las reglas.

El protocolo lo lleva el secretario u otra persona que tenga tales facultades. Para seguir el ritmo de la conversación, trate de elaborar una lista aproximada de los temas que se discutirán en la reunión. No estará de más tener una grabadora de voz, para no perderse los detalles, porque el protocolo es una descripción muy detallada de un evento empresarial.

Se deben registrar los nombres de los presentes y de los ausentes. Usted mismo puede tomar notas sobre la ubicación de todos los que asistieron a la reunión para indicar la autoría de ciertas palabras sin errores.

Al comienzo de cada reunión, se determina el orden en que se considerarán los temas, asegúrese de anotarlo palabra por palabra.

Si hubo una votación en la reunión, indique sus resultados (cuántas personas votaron "a favor" y cuántas votaron "en contra"). En el caso de que haya un pequeño número de los presentes en la reunión, también tiene la oportunidad de anotar los nombres y apellidos de todos los que votaron.

No posponga indefinidamente la ejecución del protocolo, porque durante este tiempo puede olvidar los detalles de la reunión.

Protocolo de negociaciones

Las negociaciones se diferencian de una reunión de negocios regular en que generalmente se discuten uno o un par de temas que juegan un papel importante para ambas partes. En este caso, el protocolo es una oportunidad para registrar todos los matices de la conversación y los requisitos de las partes. El tema en consideración no siempre se resuelve inmediatamente después de las primeras negociaciones, por lo que los directores u otros empleados necesitan tiempo e información completa sobre la reunión.

El protocolo de negociaciones se redacta según el mismo principio que cualquier documento comercial.

Debe indicar la fecha del hecho descrito, el número del documento y la versión completa del título. A esto le sigue una introducción, que necesariamente indica la lista de los presentes y los principales temas a discutir.

En la parte principal, la información suele dividirse en tres partes: “Escuchado”, “Hablado”, “Decidido”. En la versión completa del protocolo, las palabras de todos los oradores se citan textualmente. En algunos casos, también se emite un extracto del protocolo, duplicando una parte determinada del mismo.

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Protocolo- un documento que registra el curso de la discusión de los problemas y la toma de decisiones en reuniones, reuniones, reuniones, conferencias.

Los protocolos documentan las actividades de los órganos colegiados permanentes, tales como los colegios de comisiones y ministerios, los gobiernos municipales, así como los consejos científico, técnico y metodológico. Además, también se pueden registrar las reuniones celebradas por los jefes de las divisiones estructurales, directores generales adjuntos, directores.

Es habitual la elaboración de protocolos para documentar las actividades de los órganos colegiados temporales (conferencias, reuniones, seminarios, etc.).

El acta es redactada por el secretario sobre la base de las notas que tomó en la reunión. Pueden ser notas breves, transcripciones o grabaciones de dictáfono. Para preparar las actas, el secretario recopila resúmenes de informes y discursos, proyectos de decisiones antes de la reunión.

Protocolo emitido en un formulario común..

Título, fecha y número de protocolo

El encabezado del protocolo será nombre del cuerpo colegiado o tipo de reunión. Por ejemplo, el Protocolo (¿de qué?) de la reunión del consejo pedagógico; reuniones de jefes de divisiones estructurales, etc.

La fecha del acta es la fecha de la reunión (las actas suelen redactarse después de la reunión). Si la reunión duró varios días, la fecha del acta incluye las fechas de inicio y finalización.

Por ejemplo: 21 - 24.07.2009 .

El número (índice) del protocolo es el número de serie de la reunión dentro del año calendario o mandato del órgano colegiado.

Texto del protocolo incluye las siguientes partes:

introductorio;
principal.

Introducción

En la parte introductoria del acta, a continuación del encabezamiento, se consignan los nombres e iniciales del presidente y del secretario de la reunión. De una nueva línea después de la palabra " asistió» enumere en orden alfabético los nombres e iniciales de los funcionarios presentes en la reunión.

Si hubo personas de otras organizaciones en la reunión, luego de la palabra "Asistió" la palabra " Invitado” y se indica una lista de personas invitadas, en este caso, se indica el cargo y el nombre de la organización antes de cada nombre.

En la parte introductoria del protocolo la agenda esta puesta.

Consiste en una lista de temas que se discuten en la reunión y fija la secuencia de su discusión y los nombres de los oradores (speakers). Cada punto de la agenda está numerado con un número arábigo, se formula utilizando las preposiciones "O" o "Acerca de". Por ejemplo: "Sobre la aprobación de planes de estudio"; "Al resumir los resultados del año académico".

Para cada tema, se indica un orador (un funcionario que preparó este tema).

Parte principal

De acuerdo con la secuencia de temas en la agenda, se redacta el texto de la parte principal del protocolo; debe contener tantas secciones como puntos en la agenda.

Por lo tanto, la parte del encabezado del protocolo siempre tiene el mismo formato. Pero el texto del protocolo se puede presentar de diferentes formas: breve o completo.

Protocolo Breve- fija los temas discutidos en la reunión, los nombres de los oradores y las decisiones tomadas. Tal protocolo se mantiene con mayor frecuencia en los casos en que la reunión es de naturaleza operativa (ver Fig. 3.3.).

Protocolo completo- contiene información no solo sobre los temas discutidos, las decisiones tomadas y los nombres de los oradores, sino también notas suficientemente detalladas que transmiten el contenido de los informes y discursos de los participantes en la reunión, todas las opiniones expresadas, preguntas y comentarios, comentarios , posiciones. Las actas completas le permiten documentar una imagen detallada de la reunión (consulte la Figura 3.4).

Arroz. 3.3. Un ejemplo de un protocolo corto

Arroz. 3.4. Un ejemplo de un protocolo completo

Cuando se utilice cualquier forma de protocolo, su texto se dividirá en tantas secciones como puntos haya en la agenda.

Cada sección tiene tres partes.: “ESCUCHA”, “HABLA”, “RESUELVE” (“DECIDE”), las cuales se encuentran impresas desde el margen izquierdo en letras mayúsculas. Este diseño le permite resaltar en el texto el discurso del orador principal, los participantes en la discusión del tema y la parte dispositiva, en la que se formula la decisión.

En la parte " ESCUCHADO» se presenta el texto del discurso. Al comienzo del texto, a partir de una nueva línea en caso nominativo, se indica el nombre del hablante. El registro del discurso está separado del nombre por un guión. El discurso está escrito en tercera persona del singular. Se permite indicar en lugar de grabar el discurso después del apellido ("Se adjunta registro del discurso", "Se adjunta texto del informe").

En este último caso, los informes se convierten en un anexo del protocolo.

En la parte " REALIZADO» a partir de una nueva línea en caso nominativo indicar el nombre del orador y después del guión, el texto del discurso o la pregunta (si se le preguntó al orador durante el discurso).

En la parte " RESUELTO” (“DECIDIDO”) reflejan la decisión tomada sobre el tema en discusión. El texto de la parte dispositiva se imprime en su totalidad en cualquier forma del protocolo.

El texto de todo el protocolo se imprime con interlineado de 1,5.

El acta es levantada por el secretario de la asamblea. El acta es firmada por el secretario y sometida a la firma del presidente dentro de los 3 (tres) días hábiles siguientes a la reunión.

Las firmas están separadas del texto por 3 espacios entre líneas. El nombre del puesto se imprime desde el borde del campo izquierdo, la última letra del apellido se limita al campo derecho.

El día de la firma del protocolo por parte del presidente, éste debe ser registrado.

Extracto del protocolo

Un extracto del protocolo es una copia exacta de la parte del texto del protocolo original relacionada con el punto de la agenda sobre el cual se está preparando el extracto. El extracto reproduce todos los detalles del formulario, la parte introductoria del texto, el punto de la agenda sobre el cual se está preparando el extracto y el texto que refleja la discusión del tema y la decisión tomada. Un extracto del protocolo es firmado únicamente por el secretario, quien también lo certifica. La inscripción de certificación es manuscrita, consta de la palabra “Correcto”, indicación del cargo de la persona que certifica la copia (extracto), firma personal, apellido, iniciales y fecha (ver Fig. 3.5).

Arroz. 3.5. Un ejemplo de un extracto del protocolo.

Los extractos de las actas a veces reemplazan un documento administrativo como una decisión. En este caso, el extracto sirve como herramienta para comunicar las decisiones tomadas a los ejecutores. En este caso, el secretario, por ejemplo, del Directorio de la sociedad anónima, a más tardar 2 (dos) días después de la firma del acta de la asamblea, distribuye extractos del acta sobre determinados asuntos a los albaceas responsables. Las declaraciones son firmadas por el secretario.

Los extractos de los protocolos enviados a otra organización están sujetos a sellado obligatorio.

Los originales de las actas son formados por el secretario en los casos según el tipo de asambleas. Por ejemplo, “Actas de Juntas Generales”, “Actas de reuniones de la Junta Directiva”, “Actas de reuniones con el director”, etc. Dentro del caso, los protocolos están sistematizados por números y cronología. Los casos se forman durante el año calendario.

Minutas - un documento que contiene un registro consistente de la discusión de los asuntos y la adopción de decisiones en las reuniones de los órganos colegiados o consultivos. El acta de la reunión refleja las actividades para el desarrollo conjunto y la adopción de decisiones de gestión. Se pueden llevar actas en reuniones de negocios, negociaciones para fijar los acuerdos alcanzados por las partes.

¿Cómo hacer un protocolo?
¿De qué secciones consta este documento?
¿Qué datos se requieren para el registro del protocolo?

Registro del protocolo

Protocolos como tipos de documentos en el trabajo de oficina, se compilan sobre la base de grabaciones manuscritas o de dictáfono realizadas durante la reunión (reunión), resúmenes de informes y discursos presentados, referencias, proyectos de decisiones y otros materiales.

Desde el punto de vista de la integridad de la reflexión del curso de la reunión, se distinguen protocolos completos y breves. El texto del protocolo completo consta de dos partes: introductoria y principal.

En la parte introductoria se indicarán: iniciales, apellidos del presidente (presidente), del secretario presente en la reunión y, en su caso, de las personas invitadas a la reunión (reunión).

La parte introductoria del protocolo termina con una agenda que contiene una lista de temas bajo consideración, enumerados en el orden en que son considerados, con una indicación del orador para cada tema bajo consideración.

La parte principal del protocolo consta de secciones correspondientes a los puntos de la agenda. El texto de cada apartado se construye según el esquema:

REALIZADO:

RESUELTO: (o RESUELTO:).

Los puntos de la sección "ESCUCHO" se numeran de acuerdo con la agenda.

En el protocolo completo, después de la sección "ESCUCHO", las preguntas realizadas al orador y sus respuestas se pueden registrar de acuerdo con el esquema:

Korolev I.A.(pregunta):

Responder: …

Para la comodidad de trabajar con el protocolo, se puede subrayar el apellido de la persona que hizo la pregunta y la palabra "Respuesta".

En la parte principal del protocolo, se indica el número y el contenido del tema de acuerdo con la agenda, se indica el discurso del orador y se registra la decisión (decisiones) tomada.

Se adjunta el texto del discurso.

La resolución (decisión) se ingresa en el texto del protocolo en su totalidad en la redacción que se adoptó en la reunión; si es necesario, se dan los resultados de la votación:

Contra - …,

Abstención - ....

El texto del protocolo resumido también consta de dos partes. La parte introductoria se redacta de acuerdo con las mismas reglas que en el protocolo completo. En la parte principal del protocolo breve, se omite el curso de la discusión del tema y solo se registra la decisión tomada al respecto.

En las autoridades, los protocolos se redactan en formularios, por ejemplo:

MINISTERIO DE CULTURA DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA

AGENCIA FEDERAL DE ARCHIVOS

(ROSARCHIVO)

PROTOCOLO

reuniones del Consejo Científico

__________________ № ____________

En otras organizaciones, los protocolos se redactan en hojas de papel estándar. Para el registro de protocolos, es conveniente utilizar plantillas de formularios (formularios unificados) de protocolos.

Los siguientes detalles se utilizan en la preparación de protocolos:

nombre de la organización - el autor del documento;
tipo de documento - MINUTOS - indicando el tipo de reunión, reunión (por ejemplo: MINUTOS de una reunión con el jefe de la Agencia Federal de Archivos);
lugar de la reunión, reunión;
fecha del protocolo;
número de protocolo.

El acta es firmada por el presidente (que preside) en la reunión y el secretario (primero la firma del presidente, luego, debajo, la del secretario). Se firma una copia del protocolo.

La fecha del acta es la fecha de la reunión.

Las actas se registran, se les asignan números correlativos dentro de un año calendario por separado para cada grupo de actas: actas de reuniones de órganos de coordinación, de expertos, metodológicos y otros. Las actas de las reuniones conjuntas tienen números compuestos, incluidos los números de serie de las actas de las organizaciones que participan en la reunión.

En las autoridades que actúan colegiadamente, en base a protocolos, se emiten documentos administrativos: resoluciones (decisiones) (para cada asunto por separado).

Las decisiones adoptadas se comunican a los ejecutores en forma de copias de los protocolos (extractos de los protocolos), que se envían a las organizaciones y funcionarios interesados de acuerdo con el índice de distribución (lista). Las copias de los protocolos (extractos de los protocolos) están certificadas por el sello del servicio de gestión de oficinas (departamento de protocolo).

Las reglas para la ejecución de protocolos se establecen en las instrucciones de trabajo de oficina (DOE) de la organización.

VF Yankova, Ph.D. ist. Ciencias, Asoc., Diputado. Director de VNIIDAD

Protocolo- un documento que contenga un registro consistente de la discusión de temas y la toma de decisiones en reuniones, reuniones, conferencias y reuniones de órganos colegiados.

El protocolo refleja las actividades de toma de decisiones conjuntas por parte de un órgano colegiado o de un grupo de empleados. De las actas de reuniones creadas en las actividades de gestión de las organizaciones, se debe distinguir entre las actas de órganos de investigación, algunos administrativos y órganos de orden público (por ejemplo, el protocolo de un inspector sanitario, el protocolo de un accidente de tránsito, etc.) , así como protocolos de tipo contractual (protocolos de desacuerdo, protocolos de acuerdo de desacuerdo, protocolos de acuerdo de precios, etc.).

Las reuniones de los órganos colectivos permanentes y temporales (juntas de órganos ejecutivos federales, reuniones de colectivos laborales, reuniones de accionistas, reuniones de juntas directivas, etc.) están sujetas a grabación obligatoria.

Las actas se redactan sobre la base de las notas tomadas durante la reunión (reunión), resúmenes presentados de informes y discursos, referencias, proyectos de decisiones y otros materiales. Las actas las lleva el secretario u otra persona designada. El presidente y el secretario que dirige la reunión son responsables de la corrección de las anotaciones en el acta.

Los protocolos pueden ser emitidos en completo o breve la forma en que se omite el curso de la discusión del asunto y sólo se deja constancia de la decisión tomada sobre el mismo.

La decisión sobre qué forma de protocolo llevar en la reunión la toma el jefe del cuerpo colegiado o el jefe de la organización.

El título del protocolo es el nombre del tipo de actividad colegiada (sesión, reunión, etc.) y el nombre del órgano cuyas actividades se registran (acta de la reunión de la comisión de atestación...; acta de la junta general de accionistas...).

Texto protocolo completo consta de dos partes: introductorio y básico .

A parte introductoria se indican las iniciales y apellidos del presidente (presidente), del secretario presentes en la reunión y, en su caso, de las personas invitadas a la reunión (reunión). Si a la reunión (conferencia) asisten representantes de diferentes autoridades y organizaciones, se indica el lugar de trabajo y el cargo de cada persona.

Si el número de los presentes supera las 15 personas, en la parte introductoria del protocolo se hace referencia a la lista, que es parte integrante del protocolo, por ejemplo:

Presente: 25 personas. (la lista se adjunta).

Las palabras "Presidente", "Secretario", "Asistió" se imprimen a la izquierda de la posición de tabulación cero (desde el campo), separadas por dos intervalos del encabezado y entre sí.

La parte introductoria del protocolo termina con una agenda que contiene una lista de temas bajo consideración, enumerados en orden de importancia, con una indicación de un orador sobre cada tema bajo consideración. Los puntos del orden del día se formulan con la preposición "O", "Acerca de", impresos desde el borde del margen izquierdo y numerados en números arábigos. No se recomienda formular una pregunta o un grupo de preguntas con la palabra “Varios”.

Parte principal el texto del protocolo consta de secciones correspondientes a los puntos del orden del día. El texto de cada apartado se construye según el esquema:

ESCUCHÓ:...

REALIZADO:...

RESUELTO (RESUELTO):...

La sección "ESCUCHA" contiene el apellido y las iniciales del hablante, el contenido de su informe (mensaje, información, informe). Si el texto del informe es presentado por el orador por escrito, se permite hacer una nota después de indicar el tema del discurso: “se adjunta el texto del informe”.

En el apartado "HABLÓ" se indican los nombres e iniciales de las personas que intervinieron en el debate, así como sus intervenciones, incluidas las preguntas al ponente. Si es necesario, después del nombre del orador, se indica su cargo.

En la sección “DECIDIDA (DECIDIDA)” se hace constar la decisión tomada, la cual se formula de manera breve, precisa, concisa para evitar Una muestra de un protocolo completo

doble interpretación. Junto a la decisión se indica el número de votos emitidos "a favor", "en contra", "abstenciones", así como una lista de las personas que no participaron en la votación. La decisión puede contener uno o más elementos, están ordenados por orden de importancia, cada uno de ellos está numerado.

La palabra "ESCUCHA" va precedida de un número de acuerdo con el orden del día. Las palabras “ESCUCHA”, “HABLÓ”, “RESUELTO (DECIDIDO)” se imprimen desde el margen izquierdo en letras mayúsculas y terminan con dos puntos. El texto de las secciones “ESCUCHADAS”, “ESPACIADAS”, “DECIDIDAS (DECIDIDAS)” se imprime a 1,5 interlineado desde una nueva línea. Cada apellido e iniciales de los hablantes se imprimen a partir de una nueva línea en caso nominativo, el registro del discurso se separa del apellido por un guión.

Texto protocolo resumido también consta de dos partes. En la parte introductoria se indican las iniciales y apellidos del presidente, del secretario, así como las iniciales y apellidos de las personas presentes. La palabra "Asistió" se imprime desde el borde del margen izquierdo, subrayado, después de la palabra se pone dos puntos. Los nombres de los cargos de los presentes están impresos abajo, ya la derecha de los nombres de los cargos - sus iniciales y apellidos. Los nombres de los cargos se pueden indicar de forma generalizada. Los títulos de trabajo de varias líneas de los presentes se imprimen con un espacio de 1 línea.

La lista está separada de la parte principal del protocolo por una línea continua.

En la parte principal del acta se indica el número del asunto de acuerdo con el orden del día, el contenido del asunto y las decisiones tomadas.

El nombre de la pregunta está numerado con número romano y comienza con la preposición "O" ("On"), está impreso en letra centrada tamaño No. 15 y está subrayado por una línea debajo de la última línea a una distancia de no más de un intervalo. Debajo de la línea están los nombres de los funcionarios que hablaron durante la discusión de este tema. Los apellidos se imprimen con interlineado de 1 línea. Luego se indica la decisión tomada sobre el tema.

El acta de la reunión es firmada por el presidente y el secretario. En casos particularmente importantes, el protocolo debe ser visado por los oradores, las visas se colocan en el margen izquierdo del documento al nivel de la grabación del discurso.

La fecha del protocolo es Fecha del evento (reuniones, reuniones, etc.). Si duró varios días, a través del guión indique las fechas de inicio y finalización de la reunión. Por ejemplo: 16-17.06.2010 o 16.06.2010-17.06.2010.

A las actas se les asignan números correlativos dentro de un año calendario por separado para cada grupo de actas: actas de juntas directivas, actas de coordinación, consejos de expertos y otros órganos. Las actas de las reuniones conjuntas tienen números compuestos, incluidos los números de serie de las actas de las organizaciones que participan en la reunión.

Las copias de los protocolos, si es necesario, se envían a las organizaciones y funcionarios interesados de acuerdo con el índice de distribución; el índice es compilado y firmado por el ejecutor responsable de la unidad que preparó la consideración de la emisión. Las copias de los protocolos están certificadas por el sello del Servicio de Gestión de Registros.

Las decisiones tomadas se comunican a los ejecutores en forma de extractos de los protocolos, que se redactan en el formulario apropiado y se certifican con el sello del Servicio de Gestión de Registros.

Extracto del protocolo es una copia exacta de una parte del texto del protocolo original relacionado con el tema de la agenda sobre el cual se está preparando el extracto.

Un extracto del protocolo reproduce todos los detalles del formulario, la parte introductoria del texto, el tema de la agenda sobre el cual se está preparando el extracto y el texto que refleja la discusión del tema y la decisión tomada. El extracto del protocolo lo firma solo el secretario, también lo certifica.

El protocolo se redacta en el membrete general de la organización que indica el nombre del tipo de documento - "PROTO-COL", en un formulario especial del protocolo (un formulario de un tipo específico de documento) o en una hoja A4 estándar de papel.

Los datos obligatorios del protocolo son:

el nombre de la organización;

ü nombre del tipo de documento (PROTOCOLO);

ü fecha y número de registro

ü título del texto;

o firmas.

Un ejemplo de un protocolo.

Ley - documento, compilado por varias personas y que confirma hechos o eventos establecidos.

En algunos casos, los actos no sólo registran los hechos y hechos establecidos, sino que también contienen conclusiones, recomendaciones y propuestas (actos de inspección, reconocimiento, revisión, etc.).

Los actos se distinguen por una amplia variedad en su propósito y contenido:

entrega y recepción (obras, bienes materiales, documentos);

encuestas (estado de seguridad, seguridad contra incendios, condiciones de trabajo, resultados de desempeño);

Pruebas (muestras, sistemas, tecnologías);

asignación para destrucción (bienes materiales, documentos);

transferencia (de una unidad estructural de una organización a otra);

Violaciones de las reglas establecidas;

auditorías, inventarios;

investigación de accidentes, accidentes;

liquidación de la organización, etc.

Los actos se redactan colectivamente (al menos dos redactores). A menudo, las actas son redactadas por comisiones especialmente creadas, cuya composición es aprobada por el documento ejecutivo del jefe de la organización. Las actas también pueden ser redactadas periódicamente por comisiones permanentes.

Lo principal al redactar un acto.- establecimiento del estado actual de las cosas y su adecuada descripción en el acto. El acto se redacta basado en borradores de entradas, que se mantienen durante el trabajo de la comisión o de un grupo de personas y contienen datos reales, indicadores cuantitativos y otra información.

El encabezamiento del acto debe ser gramaticalmente consistente con la palabra "acto", por ejemplo:

Ø El acto de controlar las actividades financieras y económicas del instituto,

Ø El acto de dar de baja bienes materiales.

La fecha del acto es la fecha del evento (comprobaciones, exámenes, exámenes, etc.).

El texto de la ley consta de dos partes:

parte introductoria;

la parte principal (enunciada).

Introducción construido según el esquema: motivo - redactado por la comisión - presidente - miembros de la comisión - estaban presentes (si el acto se redactó en presencia de alguien).

La base para redactar el acto es un acuerdo, un documento administrativo, un documento normativo que indica el número y la fecha.

Después de la palabra "redactado" se indica el nombre de la comisión, cargos, apellidos e iniciales de las personas que redactaron el acta.

Al enumerar las personas que participaron en la elaboración del acto, se indican los nombres de los cargos con la designación de la organización, apellidos e iniciales (en el caso nominativo). El presidente de la comisión es nombrado primero. En los casos necesarios, se permite proporcionar información sobre los documentos que acrediten la identidad y autoridad de las personas que participan en la preparación del acto, y sus direcciones. Los nombres de los miembros del comité están en orden alfabético. Las palabras "Fundación", "Presidente", "Miembros de la Comisión", "Participación" se escriben con mayúscula.

en la parte principal se expresa la esencia, naturaleza, métodos y términos del trabajo realizado, los hechos establecidos, así como conclusiones, propuestas y conclusiones. El contenido del acto se puede dividir en párrafos, el material se puede presentar en forma de tabla. Si es necesario, el acto puede tener una parte final, que son las decisiones, conclusiones o conclusiones de la comisión que redactó el acto.

Al final del texto del acto se indica el número de copias realizadas y su ubicación. El número de copias del acto está determinado por el número de interesados en él o por los documentos reglamentarios.

Por ejemplo:

Compilado en 3 copias:

1ra copia - contabilidad,

2º ejemplar - departamento comercial,

3ra copia - el comprador.

Después de una nota sobre el número de copias del acto, sigue una nota sobre la presencia de anexos al acto (si los hay).

Al redactar actas de auditorías y peritajes, su contenido se acuerda con los funcionarios cuyas actividades se reflejan en la acta. El acto se considera adoptado y entra en vigor después de que sea firmado por todos los miembros de la comisión o por todas las personas que hayan participado en su preparación.

Las firmas están dispuestas en la misma secuencia que los nombres en la parte introductoria, pero sin indicar la posición.

La persona que no esté de acuerdo con el contenido del acto está obligada a firmarlo con reserva de su disconformidad. La opinión disidente de un miembro de la comisión debe redactarse en una hoja aparte y adjuntarse al acta.

En los casos necesarios (si así lo exigen los documentos reglamentarios), los actos son aprobados por el jefe de este organismo superior, por cuya orden se llevaron a cabo las acciones, culminando con la redacción del acto. Por ejemplo: un acto sobre la liquidación de una institución, un acto sobre la asignación para la destrucción de documentos y casos con períodos de almacenamiento vencidos.

El acto se redacta en el membrete general de la organización o en una forma especial del acto (una forma de un tipo específico de documento). Para actos con información que se repite constantemente, se deben utilizar formularios con texto en pantalla.

Un ejemplo de acto

Los datos obligatorios del acto son:

el nombre de la organización,

ü nombre del tipo de documento (ACT);

ü fecha y número de registro;

el lugar de compilación o publicación;

ü título del texto;

ü firmas;

ü en los casos necesarios - sello de aprobación (los actos que requieren aprobación deben incluirse en la lista de documentos sujetos a aprobación).

Protocolo- un documento en el que fijan el curso de discusión de problemas y toma de decisiones en reuniones, reuniones, reuniones, conferencias.

Los protocolos documentan las actividades de los órganos colegiados permanentes, tales como los colegios de comisiones y ministerios, los gobiernos municipales, así como los consejos científico, técnico y metodológico. Con exclusión de lo anterior, también podrán registrarse las reuniones celebradas por los jefes de las divisiones estructurales, suplentes del director general, director.

Es habitual la redacción de actas para documentar las actividades de los órganos colegiados temporales (conferencias, reuniones, seminarios, etc.)

El acta es redactada por el secretario sobre la base de las actas que llevó en la reunión. Pueden ser notas breves, transcripciones o grabaciones de dictáfono. Vale la pena decir que para preparar el protocolo, el secretario recopila resúmenes de informes y discursos, proyectos de decisiones antes de la reunión.

Protocolo emitido en un formulario común..