Kako se sastavlja glavni dio protokola? Opća pravila za pripremu i izvršenje protokola. Regulatorna i metodološka osnova za protokol

02.11.2019

Protokol zauzima posebno mjesto u sistemu organizacionih i administrativnih dokumenata. S jedne strane, može se pripisati informativnim dokumentima (pošto sadrži podatke o raspravi o nekim pitanjima upravljanja), as druge strane, protokoli sadrže izreci i stoga se mogu smatrati administrativnim dokumentima.

Zapisnik - dokument kojim se fiksira tok rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sastancima, sednicama, konferencijama. Protokoli dokumentuju rad stalnih kolegijalnih tijela, kao što su kolegijumi odbora i ministarstava, općinske uprave, kao i naučno-tehnička i metodološka vijeća.

Sjednice dioničara, sjednice odbora direktora podliježu obaveznoj evidenciji.

Protokoli se podnose državnim organima radi registracije (npr. prilikom registracije poslovnih banaka, privrednih komora i sl.). O radu privremenih kolegijalnih organa (konferencije, sastanci, sastanci, seminari i sl.) sastavlja se i zapisnik.

Protokol se sačinjava na osnovu zapisnika koje je na sastanku vodio sekretar ručno ili pomoću diktafona.

U zavisnosti od vrste sastanka i statusa kolegijalnog tijela, bira se oblik protokola: kratak, potpun ili doslovan.

Kratak protokol - fiksira pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke (vidi Dodatak 1). Takav protokol se preporučuje da se vodi samo u slučajevima kada je sastanak transkribovan, izveštaji i tekstovi govora se dostavljaju sekretaru ili kada je sastanak operativnog karaktera.

U punom protokolu se evidentiraju ne samo pitanja o kojima se raspravljalo, donesene odluke i imena govornika, već i dovoljno detaljna evidencija koja prenosi sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, komentari, stavovi. Puni zapisnici vam omogućavaju da dokumentujete detaljnu sliku sastanka (vidi Aneks 2).

Doslovni protokol sastavlja se na osnovu doslovnog izvještaja sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu Kancelarijski rad (Organizacija i tehnologija dokumentarne podrške menadžmentu): Udžbenik za univerzitete / Kuznjecova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. i sl.; Ed. prof. T.V. Kuznetsova. - M.: JEDINSTVO-DANA, 2003. - S. 166 ..

Potpuni i doslovni zapisnici sastavljaju se na osnovu rukom pisanih doslovnih ili magnetofonskih snimaka koji se čuvaju tokom sastanka.

Sve vrste protokola sastavljaju se na zajedničkom obrascu koji sadrži sledeće podatke: naziv institucije (organizacije, preduzeća), vrstu dokumenta (protokol), mesto upisivanja datuma, indeks dokumenta, mesto sastavljanja protokol, mjesto za naslov teksta. Datum zapisnika je datum sastanka (zapisnik se obično sastavlja nakon sastanka). Ako je trajao nekoliko dana, tada protokolarni datum uključuje datum početka i završetka.

Na primjer: 21 - 24.01.2000.

Broj (indeks) protokola je redni broj sastanka. Protokoli se numerišu u okviru kalendarske godine ili trajanja mandata kolegijalnog organa.

Naslov teksta protokola, po pravilu, odražava vrstu sastanka ili kolegijalne aktivnosti i u skladu je sa nazivom vrste dokumenta. Na primjer: Zapisnici - sjednice odbora; - sastanci radnog kolektiva; - sastanci rukovodilaca strukturnih odjeljenja.

Tekst protokola sadrži uvodni i glavni dio.

U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjedavajućeg i sekretara sjednice (u skraćenom obliku zapisnika ovaj podatak je izostavljen). Iz novog reda iza riječi "Prisustvovao" navode se imena, inicijali stalnih članova kolegijalnog tijela (abecednim redom), imena, inicijali i pozicije pozvanih na sjednicu. Prilikom sastavljanja zapisnika proširenog sastanka, imena učesnika se ne navode, ali je njihov ukupan broj označen brojem. Učesnici se računaju prema upisnim listama, koje se prenose sekretaru sastanka i postaju jedan od priloga zapisniku.

Dnevni red je uvršten u uvodni dio zapisnika. Navodi pitanja o kojima se raspravlja na sastanku sa imenima govornika (govornika) i fiksira redoslijed njihove rasprave. Dnevni red sednice, po pravilu, sačinjava se unapred i treba da sadrži optimalan broj pitanja koja se mogu razmatrati i raspravljati na sastanku Larkov N.S. Dokumentacija: Uč. naselje - Tomsk: Tomsk. stanje un-t, 2005. - S. 106 ..

Tekst glavnog dijela zapisnika sastavlja se u skladu s redoslijedom pitanja utvrđenim dnevnim redom.

Glavni dio teksta protokola sadrži onoliko dijelova koliko je tačaka dnevnog reda. Odjeljci su u skladu s tim numerirani. Svaki dio se sastoji od tri dijela: „ČUO“, „GOVORIO“, „ODLUČIO“, koji se štampaju iz pasusa kako bi se u tekstu protokola istaknuo snimak govora glavnog govornika, učesnika u diskusiji. pitanja i izreke, formulisanje odluke sjednice.

U istu svrhu, u tekstu protokola, prezime i inicijali svakog govornika ispisuju se iz novog reda u nominativu. Prezentacija snimka govora je odvojena od prezimena crticom, navodi se iz trećeg lica jednine.

Zapisnik sastavlja sekretar sjednice. Potpisali predsjedavajući i sekretar.

Izvod iz zapisnika je tačna kopija dijela teksta originalnog protokola koji se odnosi na tačku dnevnog reda o kojoj se izvod priprema. Istovremeno se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, tačka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema, te tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvod iz protokola potpisuje samo sekretar, on sastavlja i atest. Sastoji se od riječi „Tačno“, naznaka položaja lica koje ovjerava kopiju (izvod), ličnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma. Ako se izvod daje na podnošenje drugoj organizaciji, onda se ovjerava pečatom.

Dakle, najveća administrativna reforma Petra I bila je povezana sa zamjenom brojnih i glomaznih naloga fakultetima. Stvaranje koledža u početku nije bilo povezano sa razvojem novih pravila za organizaciju kancelarijskog rada u centralnim institucijama zemlje. Objavljivanjem Opšteg pravilnika 28. februara 1720. godine pravno je utvrđena struktura, osoblje, prava i obaveze činovnika, postupak za rad koledža i drugih novih centralnih institucija.. Međutim, Opštim pravilnikom, kojim se definiše opšta struktura i principi djelatnosti, kolegijumi, nisu uspostavili nove vrste (vrste) kancelarijskog rada, zakonodavne dokumente, već su sadržavali samo opšte preporuke za njihovu pripremu. To je prije bila opšta modernizacija dokumentarne forme. AA. Lukaševič je, analizirajući tekst Općeg pravilnika i njegovu originalnu verziju, utvrdio da njegovi sastavljači nisu konačno utvrdili nomenklaturu dokumenata koji dolaze od kolegijuma i ograničili su se samo na opšte želje Lukaševiča A.A. Vrste dokumenata u ruskoj državi u prvoj četvrtini 18. vijeka (na materijalu Općih propisa) // Sovjetski arhivi. 1991. br. 4. S. 64..

Prelazak na "vođenje poslova" u novom sjedištu "na novi način" nije mogao da se desi preko noći, uprkos prijetnjama vlade oštrim kaznama. Tokom višedecenijskog rada ukinuti nalozi stekli su ogromno iskustvo u sastavljanju raznih vrsta službenih dokumenata, tako da uvođenje novih vrsta dokumenata kroz zakonodavstvo nije dovelo do brze i konačne zamjene dosadašnjih. A u samom Općem pravilniku nije bilo rigidnog dodjeljivanja jednog imena dokumentu. Otuda polisemija poslovnih pojmova, koja je vidljiva u svim fazama njegovog razvoja. Čak iu objavljenom tekstu Pravilnika bila je dozvoljena dvostruka upotreba termina: „časopis“ – „dnevni zapis“, „dekret“ – „pismo“, „koncepti“ – „crni spisi“, „kompozicije svih vrsta dekreti i izvještaji”, „patenti” – „nadoknađeni certifikat za čin”, „spomenice” – „otkaz” itd. Dakle. Opštim pravilnikom je ozakonjeno funkcionisanje ekvivalentnih sinonimnih reči, što, naravno, nije doprinelo unapređenju kancelarijskog rada ne samo na fakultetima, već iu drugim institucijama u zemlji. Tekst Pravilnika je toliko prezasićen stranim riječima da se rečnik ("Tumačenje stranih govora"), sastavljen kao dodatak njemu, pokazao neophodnim.

Protokol je vrsta izvještaja koji sadrži evidenciju procesa razmatranja pitanja i odluka o njima donesenih na sastancima, poslovnim sastancima i sastancima. Ovaj dokument ima značajno mjesto u sistemu upravljanja dokumentima organizacionog i administrativnog tipa.

Šta je protokol

Protokol je izvještajni dokument koji jasno bilježi tok rasprave o pitanjima i odlukama donesenim na zvaničnim događajima. Potpuniju interpretaciju riječi pružaju rječnici koji ovaj pojam definiraju kao dokument sa zapisom svega što se događa na određenom događaju.

opće informacije

Protokol je dokument koji sadrži određene informacije. Uključuje informacije o toku rasprave o određenim pitanjima. Osim toga, zapisnik sa sastanka sadrži rezolucije, što omogućava da se pripiše administrativnim dokumentima.

Tokom sastanka može se napraviti samo nacrt protokola. U roku od 5 dana, protokol mora biti popunjen u potpunosti.

Registracija

Protokol je dokument koji se sastavlja na osnovu blanko nacrta. Ako je tokom sastanka vođen transkript, onda se može prepisati, sastaviti na pravi način i dodati u gotov protokol.

Sekretar je u potpunosti odgovoran za proces pripreme i vođenja cjelokupnog protokola, kao i za ispravnost podataka koji se u njega unose. Neke vrste protokola moraju biti dodatno odobrene od strane rukovodioca kompanije.

Obrasci za vođenje evidencije

Postoje 3 oblika evidentiranja:

stenografija;
kompletan;
brief.

Kratki zapisnici bilježe pitanja o kojima se raspravljalo. Upisuju se i imena učesnika i odluke koje su donesene. Preporučuje se da se prilikom transkripcije sjednice vodi zapisnik o ovoj vrsti događaja, a tekstovi govora i izvještaja dostavljaju se nadležnom sekretaru.

Potpuni protokol obuhvata ne samo gore navedene tačke, već sadrži i detaljnije zapise. Potpuni protokol bi trebao omogućiti da se u cijelosti prikaže detaljna slika događaja.

Zapisnik sastavlja odgovorni sekretar na osnovu sačinjenog zapisnika sa sastanka.

Upravljački tim kompanije odlučuje koji će oblik zapisnika biti poželjniji za svaki sastanak. Sve vrste takvih dokumenata moraju biti sastavljene na memorandumu preduzeća (kompanije) sa naznakom naziva vrste dokumenta - Protokol. Ili na posebno dizajniranom gotovom obrascu protokola. Obavezni podaci svakog dokumenta ove vrste su registarski broj, datum, naslov, tekst i potpisi odgovornih lica.

Ko vodi evidenciju

Protokol je dokument koji se čuva tokom događaja. Sastavlja ga stručno obučena sekretarica. Kvalitet snimanja nastupa zavisiće od njegovog nivoa kvalifikacija i profesionalnih veština. Stoga je izbor osobe koja sastavlja zapisnik sa sastanka odgovoran zadatak u pripremi događaja.

Kako voditi protokol: uzorak protokola

Primjer protokola možete vidjeti na fotografiji ispod. Postoji uzorak protokola. Ako će se sastanak održati u više dana, tada se mora navesti datum početka sastanka i, nakon crtice, datum njegovog završetka. Na primjer, 03/12/2016-03/14/16.

Kolona "Mjesto sastanka" označava grad ili mjesto gdje se događaj održao.

Naslov protokola piše se u genitivu i sadrži prikaz vrste događaja (sjednica, sastanak, sastanak) i naziv kolegijalnog tijela. Naziv vrste sastanka mora biti u skladu sa nazivom kolegijalnog tijela. Na primjer, "Sastanak odbora".

Tekstualni sadržaj samog protokola podijeljen je u dva dijela:

1. Uvodni dio u kojem se navodi prezime i inicijali predsjedavajućeg, izvršnog sekretara, svih prisutnih i tema dnevnog reda.

2. Glavni dio, koji opisuje proces samog sastanka.

Protokol počinje direktno riječju “predsjedavajući”, iza crtice se navodi ime predsjedavajućeg i inicijali. Riječ "sekretar" formirana je na isti način. Prilikom održavanja hitnih i brzih sastanaka ovaj dio protokola se ne sačinjava.

Zatim se sastavlja spisak svih prisutnih. Nakon ovog spiska upisuju se imena pozvanih, gdje su naznačena njihova mjesta. Na dugotrajnim konferencijama i sastancima sa velikim brojem prisutnih njihov sastav treba navesti isključivo kvantitativno, a uz protokol se prilaže spisak sa naznačenim imenima, što se evidentira u samom protokolu. Na primjer: "Bilo je 42 osobe (spisak je u prilogu)".

Na događajima na kojima je za donošenje odluke potreban određeni broj ljudi, u rubrici „Prisustvo“ se navodi broj ljudi koji je trebao biti i broj učesnika koji su došli.

Zatim dolazi dnevni red. Ovaj dio protokola navodi pitanja o kojima se raspravlja. Svaki ima svoj broj i počinje prijedlogom "O" ("O").

Osnovni dio teksta protokola sastavljen je u odjeljcima koji odgovaraju tačkama dnevnog reda.

Svaka stavka se može podijeliti na dijelove kao što su:

Slušao sam.
Održao govor.
Odlučeno (odlučeno).

Svaka od ovih riječi ispisuje se u novom redu.

Podaci o govorniku (puno ime) i svi zvučnici se upisuju u novi red.

Završni dio odjeljka za svaku tačku dnevnog reda je zapisnik o donesenoj odluci (odluci) o postavljenom pitanju. Odluke koje imaju više odjeljaka podijeljene su na stavove i podstavke, numerirane arapskim brojevima. Izreka odluka treba da bude specifična i da sadrži komponente: ko šta treba da uradi i do kog datuma.

Prilikom izbora funkcionera, rezultati glasanja za svakog od kandidata posebno se evidentiraju u protokolu.

Upravni protokol sadrži podatke o upravnim prekršajima.

syl.ru

Riječ protokol je svima na usnama. Kancelarijski radnici ga redovno čuju na sastancima, policajci ga koriste u svojim profesionalnim aktivnostima, a šefovi država i diplomate su primorani da se pridržavaju pravila koja on diktira. Šta je protokol? Saznat ćemo u nastavku.

Značenje koncepta protokola

Kao i mnogi drugi pojmovi, ova riječ ima nekoliko značenja. Sve ovisi o području djelovanja u kojem se željeni koncept primjenjuje. Dakle, razmotrimo najčešće situacije kada je uobičajeno govoriti o protokolu.

Ako govorimo o poslovnom okruženju, onda je protokol dokument koji opisuje događaj koji je u toku (sastanak, sastanak, upravni odbor itd.).

O policiji smo već spomenuli, koja takođe često sastavlja sličan dokument. U ovom slučaju se podrazumijeva utvrđivanje činjenice krivičnog djela ili prekršaja.

U međunarodnom formatu, protokol je skup pravila kojih se treba pridržavati tokom zvaničnih sastanaka vladinih zvaničnika, kao i diplomatskih ličnosti. Na primjer, postoji protokol sastanaka šefova država ili posjeta predsjedniku.

Međutim, u ovom članku ćemo se fokusirati na koncept poslovnih protokola.

Minute za upoznavanje

Poslovni sastanci su sastavni dio svih procesa u poslovnom okruženju. Mogu se održati službeno, uzimajući u obzir zakazano vrijeme i samo u kancelariji. Neformalni poslovni sastanci su takođe veoma popularni. U drugom slučaju, možete bez protokolarne potvrde razgovora. Ako je sastanak zvaničan, onda mora biti u pisanoj formi u skladu sa svim pravilima.

Protokol vodi sekretar ili drugo lice koje ima takva ovlaštenja. Kako biste pratili tok razgovora, pokušajte da smislite grubu listu pitanja o kojima će se razgovarati na sastanku. Neće biti suvišno imati diktafon, kako ne biste propustili detalje, jer je protokol vrlo detaljan opis poslovnog događaja.

Treba zabilježiti imena prisutnih i odsutnih. Za sebe možete napraviti bilješke o lokaciji svih koji su došli na sastanak kako biste bez grešaka naznačili autorstvo određenih riječi.

Na početku svakog sastanka određuje se redosled kojim će se pitanja razmatrati, obavezno zapišite doslovce.

Ako je bilo glasanja na sastanku, onda navedite njegove rezultate (koliko je ljudi glasalo "za", a koliko "protiv"). U slučaju kada je na sastanku bio mali broj prisutnih, imate priliku da zabilježite i imena i prezimena svih koji su glasali.

Ne odgađajte izvršenje protokola na neodređeno vrijeme, jer za to vrijeme možete zaboraviti detalje sastanka.

Protokol pregovora

Pregovori se razlikuju od redovnog poslovnog sastanka po tome što se obično razgovara o jednom ili nekoliko pitanja koja igraju veliku ulogu za obje strane. U ovom slučaju, protokol je prilika da se zabilježe sve nijanse razgovora i zahtjevi strana. Pitanje koje se razmatra ne rješava se uvijek odmah nakon prvih pregovora, pa je direktorima ili drugim zaposlenima potrebno vrijeme i potpune informacije o sastanku.

Protokol pregovora sastavlja se po istom principu kao i svaki poslovni dokument.

Mora navesti datum opisanog događaja, broj dokumenta i punu verziju naslova. Nakon toga slijedi uvod, koji obavezno ukazuje na spisak prisutnih i glavna pitanja za diskusiju.

U glavnom dijelu informacije se obično dijele na tri dijela: „Saslušano“, „Govoreno“, „Odlučeno“. U punoj verziji protokola riječi svih govornika citiraju se doslovce, au nekim slučajevima se izdaje i izvod iz protokola, koji duplira određeni dio.

fb.ru

Protokol- dokument koji bilježi tok rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sastancima, sastancima, konferencijama.

Protokoli dokumentuju rad stalnih kolegijalnih tijela, kao što su kolegijumi odbora i ministarstava, općinske uprave, kao i naučno-tehnička i metodološka vijeća. Osim toga, mogu se snimati i sastanci koje održavaju rukovodioci strukturnih odjeljenja, zamjenici generalnog direktora, direktori.

Uobičajeno je sastavljanje protokola za dokumentovanje aktivnosti privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, seminari, itd.).

Zapisnik sastavlja sekretar na osnovu beleški koje je vodio na sednici. To mogu biti kratke bilješke, transkripti ili diktafonski snimci. Za pripremu zapisnika, sekretar prikuplja sažetke izvještaja i govora, nacrte odluka prije sjednice.

Protokol izdati na zajedničkom obrascu..

Naslov, datum i broj protokola

Zaglavlje protokola će biti naziv kolegijalnog tijela ili vrstu sastanka. Na primjer, Protokol (čega?) sjednice pedagoškog vijeća; sastanci rukovodilaca strukturnih odjeljenja itd.

Datum zapisnika je datum sastanka (zapisnik se obično sastavlja nakon sastanka). Ako je sastanak trajao nekoliko dana, datum zapisnika uključuje datum početka i završetka.

Na primjer: 21 - 24.07.2009 .

Broj (indeks) protokola je redni broj sjednice u kalendarskoj godini ili mandatu kolegijalnog tijela.

Tekst protokola uključuje sljedeće dijelove:

uvodni;
main.

Uvod

U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se imena i inicijali predsjedavajućeg i sekretara sjednice. Iz novog reda iza riječi " prisustvovao» navesti abecednim redom imena i inicijale zvaničnika prisutnih na sastanku.

Ako je na sastanku bilo osoba iz drugih organizacija, onda iza riječi "Prisustvovao" piše " Pozvani” i naznačena je lista pozvanih osoba, u ovom slučaju se ispred svakog imena navodi pozicija i naziv organizacije.

U uvodnom dijelu protokola dnevni red je određen.

Sastoji se od liste pitanja o kojima se raspravlja na sastanku, te fiksira redoslijed njihove rasprave i imena govornika (govornika). Svaka tačka dnevnog reda je numerisana arapskim brojem, formulisana je predlozima "O" ili "O". Na primjer: "O odobravanju nastavnih planova i programa"; "Na sumiranju rezultata školske godine."

Za svaki prilog je naznačen govornik (službenik koji je pripremio ovo izdanje).

Glavni dio

U skladu sa redoslijedom pitanja na dnevnom redu, sastavlja se tekst glavnog dijela protokola - mora sadržavati onoliko odjeljaka koliko je tačaka dnevnog reda.

Stoga je dio zaglavlja protokola uvijek formatiran na isti način. Ali tekst protokola može biti predstavljen u različitim oblicima: kratak ili potpun.

Kratak protokol- popravlja pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku, imena govornika i donesene odluke. Takav protokol se najčešće vodi u slučajevima kada je sastanak operativne prirode (vidi sliku 3.3.).

Kompletan protokol- sadrži podatke ne samo o pitanjima o kojima se raspravljalo, donesenim odlukama i imenima govornika, već i dovoljno detaljne bilješke koje prenose sadržaj izvještaja i govora učesnika sastanka, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, primjedbe , pozicije. Puni zapisnici vam omogućavaju da dokumentujete detaljnu sliku sastanka (vidi sliku 3.4).

Rice. 3.3. Primjer kratkog protokola

Rice. 3.4. Primjer kompletnog protokola

Kada se koristi bilo koji oblik protokola, njegov tekst će biti podijeljen na onoliko dijelova koliko je tačaka dnevnog reda.

Svaki dio ima tri dijela: “ČUO”, “SPEAKED”, “RESOLVED” (“ODLUČEN”), koji se štampaju sa leve margine velikim slovima. Ovaj dizajn vam omogućava da u tekstu istaknete govor glavnog govornika, učesnike u raspravi o pitanju i izreku u kojoj je formulirana odluka.

U dijelu " SLUŠAO» navodi se tekst govora. Na početku teksta, iz novog reda u nominativu, navodi se ime govornika. Zapis govora je odvojen od imena crticom. Govor je napisan u trećem licu jednine. Dozvoljeno je navođenje umjesto snimanja govora iza prezimena (“Snimak govora u prilogu”, “Tekst izvještaja u prilogu”).

U potonjem slučaju, izvještaji postaju aneks protokola.

U dijelu " IZVOĐENO» iz novog reda u nominativu navesti ime govornika, a iza crtice tekst govora ili pitanje (ako je ono postavljeno govorniku tokom govora).

U dijelu " RJEŠENO” (“ODLUČENO”) odražavaju odluku donesenu o pitanju o kojem se raspravlja. Tekst izreke štampan je u cijelosti u bilo kojoj formi protokola.

Tekst čitavog protokola se štampa sa proredom od 1,5.

Zapisnik sastavlja sekretar sjednice. Zapisnik potpisuje sekretar i dostavlja ga na potpis predsjedavajućem u roku od 3 (tri) radna dana nakon održavanja sjednice.

Potpisi su odvojeni od teksta sa 3 proreda. Naziv pozicije se ispisuje sa ivice levog polja, poslednje slovo u prezimenu je ograničeno na desno polje.

Na dan potpisivanja protokola od strane predsjedavajućeg, isti mora biti registrovan.

Izvod iz protokola

Izvod iz zapisnika je tačna kopija dijela teksta originalnog protokola koji se odnosi na tačku dnevnog reda o kojoj se izvod priprema. U izvodu se reproduciraju svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, tačka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema i tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvod iz protokola potpisuje samo sekretar, koji ga i ovjerava. Ovjerni natpis je ispisan rukom, sastoji se od riječi „Tačno“, naznaka položaja lica koje ovjerava kopiju (izvod), ličnog potpisa, prezimena, inicijala i datuma (vidi sliku 3.5).

Rice. 3.5. Primjer izvoda iz protokola

Izvodi iz zapisnika ponekad zamjenjuju takav administrativni dokument kao rješenje. U ovom slučaju, izvod služi kao sredstvo za saopštavanje donesenih odluka izvršiocima. U tom slučaju sekretar, na primjer, Upravnog odbora akcionarskog društva, najkasnije u roku od 2 (dva) dana od potpisivanja zapisnika sa sjednice, dostavlja izvode iz zapisnika o određenim pitanjima odgovornim izvršiocima. Izjave potpisuje sekretar.

Izvodi iz protokola koji se šalju drugoj organizaciji podliježu obaveznom pečaćenju.

Originalne kopije zapisnika formira sekretar u slučajevima prema vrsti sastanaka. Na primjer, "Zapisnici sa sastanaka", "Zapisnici sa sjednica Upravnog odbora", "Zapisnici sa sastanaka sa direktorom" itd. Unutar kućišta, protokoli su sistematizovani po brojevima i hronologiji. Predmeti se formiraju u toku kalendarske godine.

Zapisnik - dokument koji sadrži dosljedan zapisnik o razmatranju pitanja i donošenju odluka na sjednicama kolegijalnih ili savjetodavnih tijela. Zapisnik sa sastanka odražava aktivnosti na zajedničkom razvoju i donošenju upravljačkih odluka. Na poslovnim sastancima, pregovorima radi utvrđivanja postignutih sporazuma između stranaka može se voditi zapisnik.

Kako napraviti protokol?
Od kojih se dijelova ovaj dokument sastoji?
Koji su detalji potrebni za registraciju protokola?

Registracija protokola

Protokoli poput vrste dokumenata u kancelarijskom radu, sastavljaju se na osnovu rukom pisanih ili diktafonskih snimaka napravljenih tokom sastanka (skupa), dostavljenih sažetaka izvještaja i govora, referenci, nacrta odluka i drugih materijala.

Sa stanovišta potpunosti odraza toka sastanka, razlikuju se puni i kratki protokoli. Tekst punog protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.

U uvodnom dijelu navode se: inicijali, prezimena predsjedavajućeg (predsjedavajućeg), sekretara koji prisustvuje sjednici i po potrebi lica pozvanih na sjednicu (sjednicu).

Uvodni dio protokola završava se dnevnim redom koji sadrži spisak pitanja koja se razmatraju, poređanih po redoslijedu razmatranja, sa naznakom govornika za svako pitanje koje se razmatra.

Glavni dio protokola čine dijelovi koji odgovaraju tačkama dnevnog reda. Tekst svakog odjeljka izgrađen je prema shemi:

IZVOĐENO:

REŠENO: (ili REŠENO:).

Tačke odjeljka „ČULI“ su numerisane u skladu sa dnevnim redom.

U punom protokolu, nakon rubrike „SLUŠAO“, postavljena pitanja govorniku i njegovi odgovori mogu se zabilježiti prema šemi:

Korolev A.I.(pitanje):

odgovor: …

Radi lakšeg rada sa protokolom može se podvući prezime osobe koja je postavila pitanje i riječ "Odgovor".

U glavnom dijelu protokola navodi se broj i sadržaj pitanja u skladu sa dnevnim redom, navodi se govor govornika i bilježi donesena odluka (odluke).

Tekst govora je u prilogu.

Rezolucija (odluka) se unosi u tekst protokola u celosti u tekstu koji je usvojen na sednici; po potrebi se daju rezultati glasanja:

Protiv - …,

Uzdržani - ....

Tekst sažetka protokola se također sastoji od dva dijela. Uvodni dio je sastavljen po istim pravilima kao i u cijelom protokolu. U glavnom dijelu kratkog protokola izostavlja se tok rasprave o pitanju i bilježi se samo donesena odluka o tome.

U organima vlasti se sastavljaju protokoli na obrascima, na primjer:

MINISTARSTVO KULTURE RUJSKE FEDERACIJE

FEDERALNA ARHIVSKA AGENCIJA

(ROZARHIVA)

PROTOKOL

sastancima Naučnog veća

__________________ № ____________

U drugim organizacijama, protokoli se sastavljaju na standardnim listovima papira. Za registraciju protokola zgodno je koristiti šablone obrazaca (jedinstvene forme) protokola.

U pripremi protokola koriste se sljedeći detalji:

naziv organizacije - autor dokumenta;
vrsta dokumenta - ZAPISNIK - sa naznakom vrste sastanka, sastanka (na primjer: ZAPISNIK sa sastanka sa rukovodiocem Federalne arhivske agencije);
mjesto sastanka, sastanka;
datum protokola;
broj protokola.

Zapisnik potpisuju predsjedavajući (predsjedavajući) na sjednici i sekretar (prvo potpis predsjedavajućeg, a zatim - dolje - sekretar). Potpisan je jedan primjerak protokola.

Datum zapisnika je datum sastanka.

Zapisnici se vode, dodeljuju im se redni brojevi u okviru kalendarske godine posebno za svaku grupu zapisnika: zapisnici sa sastanaka koordinacionih, stručnih, metodoloških i drugih tela. Zapisnici sa zajedničkih sastanaka imaju složene brojeve, uključujući i serijske brojeve zapisnika organizacija koje učestvuju na sastanku.

U organima koji djeluju na osnovu kolegijalnosti, na osnovu protokola, izdaju se upravni akti: rješenja (odluke) (za svako pitanje posebno).

Donesene odluke se dostavljaju izvršiocima u vidu kopija protokola (izvoda iz protokola), koji se šalju zainteresovanim organizacijama i službenim licima u skladu sa indeksom (listom) raspodjele. Kopije protokola (izvodi iz protokola) ovjerene su pečatom službe za upravljanje kancelarijama (odsjek protokola).

Pravila za izvršavanje protokola utvrđena su u uputstvima za kancelarijski rad (DOW) organizacije.

V.F. Yankova, Ph.D. ist. nauka, vanr., prom. Direktor VNIIDAD-a

Protokol- dokument koji sadrži dosljedan zapisnik o razmatranju pitanja i odlučivanju na sjednicama, sjednicama, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Protokol odražava aktivnosti zajedničkog odlučivanja kolegijalnog organa ili grupe zaposlenih. Od zapisnika sa sastanaka nastalih u poslovima upravljanja organizacijama treba razlikovati zapisnike istražnih, nekih organa uprave i organa javnog reda (npr. protokol sanitarnog inspektora, protokol saobraćajne nezgode itd.) , kao i protokoli ugovornog tipa (protokoli nesporazuma, nesporazumni protokoli, protokoli dogovora o cijenama itd.).

Sjednice stalnih i privremenih kolektivnih organa (odbori saveznih organa izvršne vlasti, sjednice radnih kolektiva, skupštine akcionara, sjednice odbora direktora i dr.) podliježu obaveznom evidentiranju.

Zapisnik se sastavlja na osnovu zabilješki sačinjenih tokom sastanka (sjednice), sažetaka podnesenih izvještaja i govora, referenci, nacrta odluka i drugih materijala. Zapisnik vodi sekretar ili drugo za to određeno lice. Za ispravnost upisa u zapisnik odgovorni su predsjedavajući i sekretar koji vode sjednicu.

Protokoli se mogu izdati u kompletan ili brief forma u kojoj se izostavlja tok rasprave o pitanju i bilježi se samo odluka donesena o tome.

Odluku o tome koji će oblik protokola voditi na sjednici donosi starješina kolegijalnog tijela ili rukovodilac organizacije.

Naziv protokola je naziv vrste kolegijalne djelatnosti (sjednica, skupština i sl.) i naziv organa čije se aktivnosti evidentiraju. (zapisnik sa sednice atestacione komisije...; zapisnik sa skupštine akcionara...).

Tekst kompletan protokol sastoji se iz dva dela: uvodni i osnovni .

AT uvodni dio navode se inicijali i prezimena predsjedavajućeg (predsjedavajućeg), sekretara koji je prisutan na sjednici i po potrebi lica pozvanih na sjednicu (sjednicu). Ako na sastanku (konferenciji) učestvuju predstavnici različitih organa i organizacija, navodi se mjesto rada i pozicija svake osobe.

Ako broj prisutnih prelazi 15 osoba, u uvodnom dijelu protokola upućuje se na spisak koji je sastavni dio protokola, npr.

Prisutno: 25 osoba. (lista je u prilogu).

Riječi "predsjedavajući", "sekretar", "prisutan" štampaju se lijevo od pozicije nulte kartice (od polja), odvojene sa dva intervala od naslova i jedna od druge.

Uvodni dio protokola završava se dnevnim redom koji sadrži listu pitanja koja se razmatraju, poredanih po važnosti, uz navođenje govornika o svakom pitanju koje se razmatra. Tačke dnevnog reda formulisane su prijedlogom "O", "O", ispisanim od ruba lijeve margine i numerisanim arapskim brojevima. Ne preporučuje se formulisanje pitanja ili grupe pitanja sa rečju „Razno“.

Glavni dio Tekst protokola sastoji se od dijelova koji odgovaraju tačkama dnevnog reda. Tekst svakog odjeljka izgrađen je prema shemi:

ČUO:...

IZVOĐENO:...

REŠENO (REŠENO):...

Odjeljak „ČULI“ sadrži prezime i inicijale govornika, sadržaj njegovog izvještaja (poruka, informacija, izvještaj). Ako tekst izvještaja izlaže govornik u pisanoj formi, dozvoljeno je nakon navođenja teme govora napraviti napomenu: „Tekst izvještaja je u prilogu“.

U rubrici "GOVORIO" su navedena imena i inicijali osoba koje su govorile u diskusiji, kao i njihovi govori, uključujući pitanja govorniku. Ako je potrebno, iza imena govornika se navodi njegova pozicija.

U rubrici „ODLUČENA (ODLUČENA)“ bilježi se donesena odluka, koja je formulisana kratko, precizno, koncizno kako bi se izbjeglo Uzorak kompletnog protokola

dvostruko tumačenje. Uz odluku se navodi broj glasova "za", "protiv", "uzdržan", kao i spisak lica koja nisu učestvovala u glasanju. Odluka može sadržavati jednu ili više stavki, poredane su po važnosti, svaka od njih je numerisana.

Ispred riječi "ČULO" stoji broj u skladu sa dnevnim redom. Reči „ČUO“, „GOVORIO“, „REŠENO (ODLUČENO)“ štampaju se sa leve margine velikim slovima i završavaju dvotačkom. Tekst odeljaka „SLUŠAO“, „PROSTORAN“, „ODLUČIO (ODLUČIO)“ štampan je sa proredom od 1,5 reda iz novog reda. Svako prezime i inicijali govornika ispisuju se iz novog reda u nominativu, zapis govora se odvaja od prezimena crticom.

Tekst sažeti protokol takođe se sastoji od dva dela. U uvodnom dijelu navode se inicijali i prezimena predsjedavajućeg (predsjedavajućeg), sekretara, kao i inicijali i prezimena prisutnih lica. Reč "Attended" ispisuje se sa ivice leve margine, podvučeno, iza reči se stavlja dvotačka. U nastavku su odštampani nazivi pozicija prisutnih, a desno od naziva radnih mjesta - njihova inicijala i prezimena. Nazivi pozicija mogu se navesti na generalizovan način. Višeredni nazivi poslova prisutnih štampaju se sa 1 proredom.

Lista je odvojena od glavnog dijela protokola punom linijom.

U glavnom dijelu zapisnika navodi se broj pitanja u skladu sa dnevnim redom, sadržaj pitanja i donesene odluke.

Naziv pitanja je numerisan rimskim brojem i počinje predlogom "O" ("On"), štampan je centriranom veličinom fonta br. 15 i podvučen jednom linijom ispod poslednjeg reda na udaljenosti od br. više od jednog intervala. Ispod crte su imena zvaničnika koji su govorili tokom rasprave o ovom pitanju. Prezimena su štampana sa 1 proredom. Tada je naznačena odluka donesena po tom pitanju.

Zapisnik sa sjednice potpisuju predsjedavajući i sekretar. U posebno važnim slučajevima, protokol mora biti overen od strane govornika, vize se stavljaju na lijevu marginu dokumenta na nivou snimanja govora.

Datum protokola je Datum događaja (sastanci, sastanci, itd.). Ako je trajalo nekoliko dana, onda kroz crticu označite datume početka i kraja sastanka. Na primjer: 16-17.06.2010 ili 16.06.2010-17.06.2010.

Zapisnicima se dodjeljuju redni brojevi u okviru kalendarske godine posebno za svaku grupu zapisnika: zapisnici sjednica odbora, zapisnici koordinacije, stručnih vijeća i drugih tijela. Zapisnici sa zajedničkih sastanaka imaju složene brojeve, uključujući i serijske brojeve zapisnika organizacija koje učestvuju na sastanku.

Kopije protokola, po potrebi, šalju se zainteresovanim organizacijama i službenim licima u skladu sa indeksom raspodjele; indeks sastavlja i potpisuje odgovorni izvršilac jedinice koja je pripremila razmatranje pitanja. Kopije protokola ovjerene su pečatom Službe za vođenje evidencije.

Donesene odluke saopštavaju se izvršiocima u vidu izvoda iz protokola, koji se sastavljaju na odgovarajućem obrascu i ovjeravaju pečatom Službe za vođenje evidencije.

Izvod iz protokola je tačna kopija dijela teksta originalnog protokola koji se odnosi na tačku dnevnog reda o kojoj se izvod priprema.

U izvodu iz protokola reproducirani su svi detalji obrasca, uvodni dio teksta, tačka dnevnog reda o kojoj se izvod priprema i tekst koji odražava raspravu o pitanju i donesenu odluku. Izvod iz protokola potpisuje samo sekretar, on ga i ovjerava.

Protokol se sastavlja na opštem memorandumu organizacije sa naznakom naziva vrste dokumenta - "PROTO-COL", na posebnom obrascu protokola (obrazac određene vrste dokumenta) ili na standardnom A4 listu. od papira.

Obavezni detalji protokola su:

naziv organizacije;

ü naziv vrste dokumenta (PROTOKOL);

ü datum i registarski broj

ü naslov teksta;

o potpise.

Primjer protokola

akt - dokument, sastavljeno od više osoba i potvrđujući utvrđene činjenice ili događaje.

U pojedinim slučajevima akti ne samo da evidentiraju utvrđene činjenice i događaje, već sadrže i zaključke, preporuke i prijedloge (akti inspekcijskog nadzora, izvida, revizije i sl.).

Akti se razlikuju po svojoj namjeni i sadržaju velikom raznolikošću:

isporuka i prijem (radovi, materijalna sredstva, dokumenti);

ankete (stanje sigurnosti, sigurnost od požara; uslovi rada; rezultati rada);

Testovi (uzorci, sistemi, tehnologije);

izdvajanje za uništavanje (materijalna sredstva, dokumenti);

transfer (strukturne jedinice iz jedne organizacije u drugu);

Kršenja utvrđenih pravila;

revizije, inventari;

istraživanje nesreća, nezgoda;

likvidaciju organizacije itd.

Akti se sastavljaju zbirno (najmanje dva sastavljača). Često akte sastavljaju posebno formirane komisije, čiji sastav odobrava izvršni dokument šefa organizacije. Akte mogu redovno sastavljati i stalne komisije.

Glavna stvar pri sastavljanju akta- utvrđivanje stvarnog stanja stvari i njegov adekvatan opis u aktu. Akt je sastavljen na osnovu unosa nacrta, koji se vode u toku rada komisije ili grupe lica i sadrže stvarne podatke, kvantitativne pokazatelje i druge informacije.

Naslov akta mora biti gramatički u skladu s riječju "čin", na primjer:

Ø Akt provjere finansijsko-ekonomske djelatnosti instituta,

Ø Čin otpisa materijalnih dobara.

Datum akta je datum događaja (provjere, pregledi, pregledi itd.).

Tekst akta sastoji se iz dva dela:

uvodni dio;

glavni (navodeći) dio.

Uvod izgrađen prema shemi: razlog - koji je sastavio komisija - prisustvovali su predsednik - članovi komisije (ako je akt sastavljen u nečijem prisustvu).

Osnova za sastavljanje akta je sporazum, administrativni dokument, normativni dokument sa naznakom broja i datuma.

Iza riječi "sastavljen" navodi se naziv komisije, radna mjesta, prezimena i inicijali lica koja su sačinila akt.

Prilikom navođenja lica koja su učestvovala u izradi akta navode se nazivi radnih mjesta sa oznakom organizacije, prezimena i inicijala (u nominativu). Prvi se imenuje predsjednik komisije. U neophodnim slučajevima, dozvoljeno je davanje podataka o dokumentima kojima se dokazuje identitet i ovlašćenja lica koja učestvuju u izradi akta, kao i njihove adrese. Imena članova komisije su po abecednom redu. Riječi "Fondacija", "Predsjedavajući", "Članovi Komisije", "Učestvovao" pišu se velikim slovom.

U glavnom dijelu navode se suština, priroda, način i rokovi obavljenog posla, utvrđene činjenice, kao i zaključci, prijedlozi i zaključci. Sadržaj akta može se podijeliti na paragrafe, materijal se može prikazati u obliku tabele. Po potrebi akt može imati završni dio, a to su odluke, zaključci ili zaključci komisije koja je sačinila akt.

Na kraju teksta akta navodi se broj napravljenih primjeraka i njihova lokacija. Broj primjeraka akta određen je brojem zainteresovanih strana ili regulatornim dokumentima.

Na primjer:

Sastavljeno u 3 primjerka:

1. primjerak - računovodstvo,

2. primjerak - komercijalno odjeljenje,

3. primjerak - kupac.

Nakon napomene o broju primjeraka akta, slijedi napomena o prisutnosti priloga uz akt (ako ih ima).

Prilikom sastavljanja akata revizija i izvida, njihov sadržaj se dogovara sa službenicima čije se aktivnosti ogledaju u aktu. Akt se smatra usvojenim i stupa na snagu nakon što ga potpišu svi članovi komisije ili sva lica koja su učestvovala u njegovoj izradi.

Potpisi su raspoređeni istim redoslijedom kao i imena u uvodnom dijelu, ali bez navođenja pozicije.

Lice koje se ne slaže sa sadržajem akta dužno je da ga potpiše uz rezervu o svom neslaganju. Izdvojeno mišljenje člana komisije sastavlja se na posebnom listu i prilaže aktu.

U potrebnim slučajevima (ako to zahtijevaju regulatorni dokumenti), akte odobrava rukovodilac ove ili više organizacije, po čijem nalogu su radnje sprovedene, što kulminira izradom akta. Na primjer: akt o likvidaciji ustanove, akt o izdvajanju za uništavanje dokumenata i predmeta sa isteklim rokovima čuvanja.

Akt se sastavlja na opštem memorandumu organizacije ili na posebnom obrascu akta (obrazac određene vrste dokumenta). Za radnje sa informacijama koje se stalno ponavljaju treba koristiti formulare sa ekranskim tekstom.

Primjer djela

Obavezni detalji akta su:

naziv organizacije,

ü naziv vrste dokumenta (ACT);

ü datum i registarski broj;

mjesto sastavljanja ili objavljivanja;

ü naslov teksta;

ü potpise;

ü u potrebnim slučajevima - pečat odobrenja (akti za koje je potrebno odobrenje moraju biti uključeni u listu dokumenata koji podliježu odobrenju).

Protokol- dokument u kojem fiksiraju tok rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sastancima, sastancima, konferencijama.

Protokoli dokumentuju rad stalnih kolegijalnih tijela, kao što su kolegijumi odbora i ministarstava, općinske uprave, kao i naučno-tehnička i metodološka vijeća. Osim navedenog, sastanci koje održavaju rukovodioci strukturnih odjeljenja, zamjenici generalnog direktora, direktori mogu se snimati i.

Uobičajeno je sastavljanje zapisnika za dokumentovanje aktivnosti privremenih kolegijalnih tijela (konferencije, sastanci, seminari, itd.)

Zapisnik sačinjava sekretar na osnovu evidencije koju je vodio na sjednici. To mogu biti kratke bilješke, transkripti ili diktafonski snimci. Vrijedi reći da za pripremu protokola sekretar prikuplja sažetke izvještaja i govora, nacrte odluka prije sastanka.

Protokol izdati na zajedničkom obrascu..