Miten pöytäkirjan pääosa on laadittu? Yleiset säännöt pöytäkirjan valmistelusta ja täytäntöönpanosta. Protokollan sääntely- ja metodologinen perusta

02.11.2019

Pöytäkirjalla on erityinen paikka organisatoristen ja hallinnollisten asiakirjojen järjestelmässä. Toisaalta se voidaan liittää tietoasiakirjoihin (koska se sisältää tietoa joidenkin hallintoasioiden käsittelystä), ja toisaalta pöytäkirjat sisältävät määräysosan, joten niitä voidaan pitää hallinnollisina asiakirjoina.

Pöytäkirja - asiakirja, joka vahvistaa asioiden käsittelyn ja päätöksenteon kulun kokouksissa, kokouksissa, istunnoissa, konferensseissa. Pöytäkirjat dokumentoivat pysyvien kollegiaalisten elinten, kuten komiteoiden ja ministeriöiden kollegioiden, kuntien hallitusten sekä tieteellisten, teknisten ja metodologisten toimikuntien, toiminnan.

Osakkeenomistajien kokoukset, hallitusten kokoukset ovat pakollisia hakkuita.

Pöytäkirjat toimitetaan valtion viranomaisille rekisteröitäväksi (esimerkiksi liikepankkeja, kauppa- ja teollisuuskamareita jne. rekisteröitäessä). Pöytäkirjaa laaditaan myös väliaikaisten kollegiaalisten elinten toiminnan dokumentoimiseksi (konferenssit, kokoukset, kokoukset, seminaarit jne.).

Pöytäkirja laaditaan sihteerin kokouksessa käsin tai äänittimellä pitämien pöytäkirjojen perusteella.

Kokouksen tyypistä ja kollegiaalisen elimen asemasta riippuen pöytäkirjan muoto valitaan: lyhyt, täysi tai sanatarkasti.

Lyhyt pöytäkirja - vahvistaa kokouksessa käsitellyt asiat, puhujien nimet ja tehdyt päätökset (ks. liite 1). Tällaista pöytäkirjaa suositellaan säilytettäväksi vain niissä tapauksissa, joissa kokous kirjoitetaan pöytäkirjaan, raportit ja puhetekstit toimitetaan sihteerille tai kun kokous on luonteeltaan operatiivinen.

Täysi pöytäkirja sisältää käsiteltyjen asioiden, tehdyt päätökset ja puhujien nimet, mutta myös riittävän yksityiskohtaiset pöytäkirjat, jotka välittävät kokoukseen osallistuneiden raporttien ja puheen sisällön, kaikki esitetyt mielipiteet, kysymykset ja huomautukset, kommentit, kannat. Koko pöytäkirjan avulla voit dokumentoida yksityiskohtaisen kuvan kokouksesta (katso liite 2).

Sanatarkka pöytäkirja on koottu kokouksen sanatarkan pöytäkirjan (transkriptio) perusteella ja siinä välitetään sanatarkasti kunkin asian käsittelyn ja päätöksentekoprosessin prosessi Toimistotyö (Johdon dokumentaarisen tuen organisointi ja tekniikka): Oppikirja yliopistoille / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. jne.; Ed. prof. TV. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2003. - S. 166 ..

Täydellinen ja sanatarkka pöytäkirja laaditaan kokouksen aikana säilytettävien käsin kirjoitettujen sanatarkkojen tai nauhoitteiden perusteella.

Kaiken tyyppiset pöytäkirjat laaditaan yhteiselle lomakkeelle, joka sisältää seuraavat tiedot: laitoksen (organisaation, yrityksen) nimi, asiakirjan tyyppi (pöytäkirja), päivämäärän merkitsemispaikka, asiakirjan hakemisto, laatimispaikka protokolla, paikka tekstin otsikolle. Pöytäkirjan päivämäärä on kokouksen päivämäärä (pöytäkirja laaditaan yleensä kokouksen jälkeen). Jos se kesti useita päiviä, pöytäkirjan päivämäärä sisältää alkamis- ja lopetuspäivät.

Esimerkiksi: 21 - 24.01.2000.

Pöytäkirjan numero (indeksi) on kokouksen sarjanumero. Pöytäkirjat on numeroitu kalenterivuoden tai kollegiaalisen toimielimen toimikauden sisällä.

Pöytäkirjan tekstin otsikko heijastelee pääsääntöisesti kokouksen tai kollegiaalisen toiminnan tyyppiä ja on yhdenmukainen asiakirjatyypin nimen kanssa. Esimerkiksi: Pöytäkirjat - hallituksen kokoukset; - työyhteisön kokoukset; - rakenneosastojen päälliköiden kokoukset.

Pöytäkirjan teksti sisältää johdanto- ja pääosan.

Pöytäkirjan johdanto-osassa otsikon jälkeen mainitaan kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin nimet ja nimikirjaimet (pöytäkirjan lyhyessä muodossa nämä tiedot jätetään pois). Listaa uudelta riviltä sanan "Osallistuja" jälkeen kollegiaalisen elimen pysyvien jäsenten nimet, nimikirjaimet (aakkosjärjestyksessä), kokoukseen kutsuttujen nimet, nimikirjaimet ja asemat. Laajennetun kokouksen pöytäkirjaa laadittaessa ei mainita osallistujien nimiä, vaan heidän lukumääränsä on merkitty numerolla. Osallistujat lasketaan ilmoittautumisluetteloiden mukaan, jotka siirretään kokouksen sihteerille ja tulevat yhdeksi pöytäkirjan liitteistä.

Esityslista sisältyy pöytäkirjan johdanto-osaan. Siinä luetellaan kokouksessa käsitellyt asiat puhujien (puhujien) nimillä ja vahvistetaan heidän keskustelujensa järjestys. Kokouksen esityslista laaditaan pääsääntöisesti etukäteen, ja sen tulee sisältää optimaalinen määrä asioita, joita voidaan käsitellä ja keskustella kokouksessa Larkov N.S. Dokumentaatio: Uch. ratkaisu - Tomsk: Tomsk. osavaltio un-t, 2005. - S. 106 ..

Pöytäkirjan pääosan teksti laaditaan esityslistan mukaisen asiajärjestyksen mukaisesti.

Pöytäkirjatekstin pääosa sisältää niin monta kohtaa kuin esityslistalla on kohtia. Osat on numeroitu vastaavasti. Jokainen jakso koostuu kolmesta osasta: "KUULUI", "PUHUTU", "PÄÄTETTY", jotka tulostetaan kappaleesta korostamaan pöytäkirjan tekstissä pääpuhujan, keskustelun osallistujien puheen tallennetta. asia ja päätösosa, jossa muotoillaan kokouksen päätös.

Samaa tarkoitusta varten pöytäkirjan tekstissä jokaisen puhujan sukunimi ja nimikirjaimet on painettu uudelta riviltä nimikirjain. Puheen tallenteen esitys erotetaan sukunimestä yhdysmerkillä, se ilmaistaan yksikön kolmannesta persoonalta.

Pöytäkirjan laatii kokouksen sihteeri. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.

Pöytäkirjaote on tarkka kopio alkuperäisen pöytäkirjan tekstin osasta, joka liittyy siihen esityslistakohtaan, josta ote valmistellaan. Samalla toistetaan kaikki lomakkeen yksityiskohdat, tekstin johdanto-osa, esityslistakohta, josta ote valmistellaan, sekä aiheesta keskustelua ja tehtyä päätöstä kuvaava teksti. Pöytäkirjaotteen allekirjoittaa vain sihteeri, hän myös laatii todistuksen. Se koostuu sanasta "True", joka osoittaa kopion (otteen) varmentajan aseman, henkilökohtaisen allekirjoituksen, sukunimen, nimikirjaimet ja päivämäärän. Jos ote annetaan toimitettavaksi toiselle organisaatiolle, se on varmennettu sinetillä.

Näin ollen Pietari I:n suurin hallintouudistus liittyi lukuisten ja raskaiden tilausten korvaamiseen korkeakouluilla. Korkeakoulujen perustaminen ei aluksi liittynyt uusien sääntöjen kehittämiseen toimistotyön järjestämiseksi maan keskuslaitoksissa. Yleisten määräysten julkaisu 28. helmikuuta 1720 määritti laillisesti virkamiesten rakenteen, henkilöstön, oikeudet ja velvollisuudet, oppilaitosten ja muiden uusien keskuslaitosten työskentelytavan. Yleissäännöt kuitenkin määrittelevät yleisen rakenteen ja periaatteet. toiminnasta, kollegioista, ei perustanut uusia toimistotyötyyppejä (lajikkeita), lainsäädäntöasiakirjoja, vaan ne sisälsivät vain yleisiä suosituksia niiden valmisteluun. Pikemminkin se oli dokumentaarisen muodon yleinen modernisointi. A.A. Lukashevich, analysoidessaan yleisten määräysten tekstiä ja sen alkuperäistä versiota, havaitsi, että sen laatijat eivät lopullisesti määrittäneet kollegioilta tulevien asiakirjojen nimikkeistöä ja rajoittuivat vain Lukashevich A.A.:n yleisiin toiveisiin. Asiakirjatyypit Venäjän valtiossa 1700-luvun ensimmäisellä neljänneksellä (yleisten määräysten materiaalista) // Neuvostoliiton arkisto. 1991. Nro 4. S. 64..

Siirtyminen "asioiden hoitamiseen" uudessa päämajassa "uudella tavalla" ei voinut tapahtua yhdessä yössä, vaikka hallitus uhkasi kovilla rangaistuksilla. Useiden vuosikymmenten työskentelyn aikana lakkautetuilla säännöksillä on kertynyt laaja kokemus erilaisten virallisten asiakirjojen laatimisesta, joten uudentyyppisten asiakirjojen käyttöönotto lainsäädännöllä ei johtanut entisten nopeaan ja lopulliseen korvaamiseen. Ja itse yleisissä määräyksissä ei ollut tiukkaa yhden nimen osoittamista asiakirjalle. Tästä johtuu liike-elämän termien monimuotoisuus, joka näkyy sen kaikissa kehitysvaiheissa. Jopa julkaistussa määräystekstissä termien kaksoiskäyttö sallittiin: "lehti" - "päivälehti", "asetus" - "kirje", "käsitteet" - "mustat kirjoitukset", "kaikenlaiset sävellykset". säädökset ja raportit", "patentit" - "korvattu arvotodistus", "muistomerkit" - "irtisanoutumiset" jne. Täten. Yleisissä määräyksissä säädettiin vastaavien synonyymien sanojen toiminnasta, mikä ei tietenkään edistänyt toimistotyön parantamista paitsi korkeakouluissa, myös muissa maan laitoksissa. Säännösten teksti on niin ylikyllästetty vierailla sanoilla, että sen liitteeksi koottu sanakirja ("Vieraan puheen tulkinta") osoittautui tarpeelliseksi.

Pöytäkirja on eräänlainen raportti, joka sisältää tallenteet asioiden käsittelystä ja niitä koskevista päätöksistä kokouksissa, liiketapaamisissa ja kokouksissa. Tällä asiakirjalla on tärkeä paikka organisaation ja hallinnon dokumenttien hallintajärjestelmässä.

Mikä on protokolla

Pöytäkirja on raportointiasiakirja, joka tallentaa selkeästi virallisissa tilaisuuksissa tehtyjen asioiden ja päätösten käsittelyn kulun. Täydellisen tulkinnan sanasta tarjoavat sanakirjat, jotka määrittelevät tämän käsitteen asiakirjaksi, joka sisältää tallenteen kaikesta, mitä tietyssä tapahtumassa tapahtuu.

yleistä tietoa

Protokolla on asiakirja, joka sisältää tiettyjä tietoja. Se sisältää tietoa tiettyjen asioiden keskustelun etenemisestä. Lisäksi kokouksen pöytäkirja sisältää päätöksiä, mikä mahdollistaa sen liittämisen hallinnollisiin asiakirjoihin.

Kokouksen aikana pöytäkirjasta voidaan tehdä vain luonnos. Protokolla on täytettävä kokonaisuudessaan 5 päivän kuluessa.

Rekisteröinti

Pöytäkirja on luonnosaihioiden perusteella laadittu asiakirja. Jos pöytäkirja säilytettiin kokouksen aikana, se voidaan litteroida, laatia oikealla tavalla ja lisätä valmiiseen pöytäkirjaan.

Sihteeri on täysin vastuussa koko pöytäkirjan valmistelu- ja ylläpitoprosessista sekä siihen syötettyjen tietojen oikeellisuudesta. Tietyntyyppiset protokollat on lisäksi hyväksyttävä yrityksen päällikön toimesta.

Kirjanpitolomakkeet

Kirjautumismuotoja on kolme:

pikakirjoitus;
saattaa loppuun;
lyhyt.

Lyhyet pöytäkirjat tallentavat aiheet, joista keskusteltiin. Myös osallistujien nimet ja tehdyt päätökset syötetään. Tällaisista tilaisuuksista on suositeltavaa pitää pöytäkirjaa kokouksen litteroinnissa ja puheenvuorojen ja raporttien tekstit toimitetaan vastaavalle sihteerille.

Täysi protokolla ei kaappaa vain yllä olevia kohtia, vaan sisältää myös yksityiskohtaisempia tietueita. Täydellisen pöytäkirjan tulisi mahdollistaa yksityiskohtainen kuva tapahtumasta kokonaisuudessaan.

Vastaava sihteeri tekee sanatarkan pöytäkirjan kokouksesta tehdyn sanatarkan pöytäkirjan perusteella.

Yhtiön johtoryhmä päättää, mikä pöytäkirjamuoto kussakin kokouksessa suositaan. Kaiken tyyppiset tällaiset asiakirjat on laadittava yrityksen (yrityksen) kirjelomakkeelle, jossa on ilmoitettava asiakirjatyypin nimi - pöytäkirja. Tai erityisesti suunnitellulla valmiilla protokollalomakkeella. Tämäntyyppisten asiakirjojen pakollisia tietoja ovat rekisterinumero, päivämäärä, otsikko, teksti ja vastuuhenkilöiden allekirjoitukset.

Kuka pitää kirjaa

Protokolla on asiakirja, jota säilytetään tapahtuman aikana. Se tulee laatia ammatillisesti koulutetun sihteerin toimesta. Esitysten tallennuksen laatu riippuu hänen pätevyydestään ja ammatillisista taidoistaan. Siksi kokouksen pöytäkirjan laatijan valinta on vastuullinen tehtävä tilaisuuden valmistelussa.

Protokollan säilyttäminen: esimerkkiprotokolla

Esimerkki protokollasta näkyy alla olevassa kuvassa. On malliprotokolla. Jos kokous kestää useita päiviä, on mainittava kokouksen alkamispäivä ja yhdysviivan jälkeen sen päättymispäivä. Esimerkiksi 12.3.2016-14.3.16.

Sarake "Kokouspaikka" ilmoittaa kaupungin tai paikkakunnan, jossa tapahtuma tapahtui.

Pöytäkirjan otsikko kirjoitetaan genitiivillä ja sisältää erittelyn tapahtuman tyypistä (istunto, kokous, kokous) ja kollegiaalisen elimen nimen. Kokoustyypin nimen on oltava yhdenmukainen kollegiaalisen elimen nimen kanssa. Esimerkiksi "komitean kokous".

Itse protokollan tekstisisältö on jaettu kahteen osaan:

1. Alkuosa, jossa mainitaan puheenjohtajan, sihteerin, kaikkien läsnä olevien sukunimi ja nimikirjaimet sekä esityslistan aihe.

2. Pääosa, joka kuvaa itse kokouksen prosessia.

Pöytäkirja alkaa suoraan sanalla "puheenjohtaja", väliviivan jälkeen merkitään puheenjohtajan nimi ja nimikirjaimet. Sana "sihteeri" muodostetaan samalla tavalla. Kiireellisiä ja nopeita kokouksia pidettäessä tätä pöytäkirjan osaa ei tehdä.

Sitten laaditaan luettelo kaikista läsnä olevista. Tämän luettelon jälkeen kirjataan kutsuttujen nimet, joihin on merkitty heidän hoitamansa tehtävät. Pitkissä konferensseissa ja kokouksissa, joissa on suuri määrä läsnä olevia, heidän kokoonpanonsa tulisi ilmoittaa yksinomaan määrällisesti, ja pöytäkirjaan on liitetty luettelo ilmoitetuilla nimillä, jotka kirjataan itse pöytäkirjaan. Esimerkiksi: "Henkilöitä oli 42 (luettelo on liitteenä)".

Tapahtumissa, joissa päätöksen tekemiseen vaaditaan tietty määrä ihmisiä, "Osallistuja"-osiossa näkyy, kuinka monta henkilöä olisi pitänyt olla ja kuinka monta osallistujaa tuli.

Sitten tulee agenda. Tässä pöytäkirjan osassa luetellaan käsitellyt asiat. Jokaisella on oma numeronsa ja se alkaa prepositiolla "O" ("Tietoja").

Pöytäkirjan tekstin olennainen osa on laadittu esityslistan kohtia vastaaviin osioihin.

Jokainen esine voidaan jakaa osiin, kuten:

Kuunteli.
Piti puheen.
Päätetty (päätetty).

Jokainen näistä sanoista on kirjoitettu uudelle riville.

Puhujan (koko nimi) ja kaikkien puhujien tiedot kirjoitetaan uudelle riville.

Kunkin esityslistan kohdan osion viimeinen osa on pöytäkirja esille otettua asiaa koskevasta päätöksestä (asetus). Päätökset, joissa on useita jaksoja, on jaettu kappaleisiin ja alakohtiin, jotka on numeroitu arabialaisilla numeroilla. Päätösten päätösosan tulee olla täsmällinen ja sisältää komponentteja: kenen on tehtävä mitä ja mihin päivämäärään mennessä.

Toimihenkilöitä valittaessa kunkin ehdokkaan äänestyksen tulos merkitään pöytäkirjaan erikseen.

Hallinnollinen pöytäkirja sisältää tiedot hallintorikoksista.

syl.ru

Sana protokolla on kaikkien huulilla. Toimistotyöntekijät kuulevat sen säännöllisesti kokouksissa, poliisit käyttävät sitä ammattitoiminnassaan, ja valtionpäämiehet ja diplomaatit pakotetaan noudattamaan hänen sanelemiaan sääntöjä. Mikä on protokolla? Selvitämme alta.

Protokollan käsitteen merkitys

Kuten monet muutkin termit, tällä sanalla on useita merkityksiä. Kaikki riippuu toiminta-alasta, jolla haluttua konseptia sovelletaan. Joten tarkastellaan yleisimpiä tilanteita, kun on tapana puhua protokollasta.

Jos puhumme liiketoimintaympäristöstä, niin protokolla on asiakirja, joka kuvaa meneillään olevaa tapahtumaa (kokous, kokous, hallitus jne.).

Olemme jo maininneet edellä poliisista, joka myös usein laatii vastaavan asiakirjan. Tässä tapauksessa tarkoitetaan rikoksen tai rikoksen tosiasian toteamista.

Kansainvälisessä muodossa pöytäkirja on joukko sääntöjä, joita tulee noudattaa virallisissa tapaamisissa hallituksen virkamiesten ja diplomaattisten henkilöiden välillä. Siellä on esimerkiksi pöytäkirja valtionpäämiesten kokouksista tai vierailusta presidentin luona.

Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin liiketoimintaprotokollien käsitteeseen.

Kokouksen pöytäkirja

Liiketapaamiset ovat olennainen osa kaikkia prosesseja liiketoimintaympäristössä. Ne voivat tapahtua virallisesti ottaen huomioon sovittu aika ja vain toimistossa. Epäviralliset työpäivät ovat myös erittäin suosittuja. Toisessa tapauksessa voit tehdä ilman keskustelun protokollavahvistusta. Jos kokous on virallinen, sen tulee olla kirjallinen kaikkien sääntöjen mukaisesti.

Pöytäkirjaa säilyttää sihteeri tai muu henkilö, jolla on tällaiset valtuudet. Pysyäksesi keskustelun kulussa, yritä keksiä karkea luettelo asioista, joista keskustellaan kokouksessa. Äänityslaitteen käyttö ei ole tarpeetonta, jotta yksityiskohdat eivät jää huomaamatta, koska protokolla on erittäin yksityiskohtainen kuvaus liiketapahtumasta.

Paikalla olevien ja poissa olevien nimet tulee kirjata. Voit tehdä itsellesi muistiinpanoja kaikkien kokoukseen tulleiden sijainnista, jotta voit ilmoittaa tiettyjen sanojen kirjoittajan ilman virheitä.

Jokaisen kokouksen alussa päätetään asioiden käsittelyjärjestys, muista kirjoittaa se sanatarkasti.

Jos kokouksessa äänestettiin, ilmoittakaa sen tulokset (kuinka moni äänesti "puoleen" ja kuinka moni äänesti "vastaan"). Siinä tapauksessa, että kokouksessa oli vähän läsnä, sinulla on myös mahdollisuus merkitä muistiin kaikkien äänestäneiden nimet ja sukunimet.

Älä lykkää pöytäkirjan suorittamista loputtomiin, sillä sinä aikana voit unohtaa kokouksen yksityiskohdat.

Neuvottelupöytäkirja

Neuvottelut eroavat tavallisesta liiketapaamisesta siinä, että niissä keskustellaan yleensä yhdestä tai muutamasta asiasta, joilla on suuri merkitys molemmille osapuolille. Tässä tapauksessa protokolla on mahdollisuus tallentaa kaikki keskustelun vivahteet ja osapuolten vaatimukset. Käsiteltävänä olevaa asiaa ei aina ratkaista heti ensimmäisten neuvottelujen jälkeen, joten johtajat tai muut työntekijät tarvitsevat aikaa ja kattavaa tietoa kokouksesta.

Neuvottelupöytäkirja laaditaan samalla periaatteella kuin mikä tahansa liikeasiakirja.

Siinä on mainittava kuvatun tapahtuman päivämäärä, asiakirjan numero ja otsikon täysi versio. Tätä seuraa johdanto, joka välttämättä ilmoittaa läsnä olevien luettelon ja tärkeimmät keskustelunaiheet.

Pääosassa tiedot on yleensä jaettu kolmeen osaan: "Kuunneltu", "Puhuttu", "Päätetty". Pöytäkirjan täysversiossa kaikkien puhujien sanat lainataan sanatarkasti, joissain tapauksissa pöytäkirjasta annetaan myös ote, joka kopioidaan tietyn osan siitä.

fb.ru

pöytäkirja- asiakirja, joka tallentaa asioiden keskustelun ja päätöksenteon kulun kokouksissa, kokouksissa, kokouksissa, konferensseissa.

Pöytäkirjat dokumentoivat pysyvien kollegiaalisten elinten, kuten komiteoiden ja ministeriöiden kollegioiden, kuntien hallitusten sekä tieteellisten, teknisten ja metodologisten toimikuntien, toiminnan. Lisäksi voidaan tallentaa myös rakenneosastojen päälliköiden, varatoimitusjohtajien ja johtajien kokoukset.

On yleistä, että väliaikaisten kollegioiden toiminnasta (konferenssit, kokoukset, seminaarit jne.) dokumentoidaan pöytäkirjaa.

Pöytäkirjan laatii sihteeri kokouksessa pitämiensä muistiinpanojen perusteella. Nämä voivat olla lyhyitä muistiinpanoja, transkriptioita tai saneluitallenteita. Pöytäkirjan laatimista varten sihteeri kerää ennen kokousta selvitysten ja puheiden tiivistelmät, päätösluonnokset.

pöytäkirja myönnetään yhteisellä lomakkeella..

Otsikko, päivämäärä ja pöytäkirjan numero

Protokollan otsikko on kollegiaalisen elimen nimi tai kokouksen tyyppi. Esimerkiksi pedagogisen neuvoston kokouksen pöytäkirja (mistä?); rakenneosastojen päälliköiden kokoukset jne.

Pöytäkirjan päivämäärä on kokouksen päivämäärä (pöytäkirja laaditaan yleensä kokouksen jälkeen). Jos kokous kesti useita päiviä, pöytäkirjapäivämäärä sisältää alkamis- ja päättymispäivät.

Esimerkiksi: 21 - 24.07.2009 .

Pöytäkirjan numero (indeksi) on kollegiaalisen toimielimen kalenterivuoden tai toimikauden aikana pidetyn kokouksen järjestysnumero.

Protokollan teksti sisältää seuraavat osat:

johdanto;
pää.

Johdanto

Pöytäkirjan johdanto-osassa otsikon jälkeen mainitaan kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin nimet ja nimikirjaimet. Uudelta riviltä sanan jälkeen osallistui» luetellaan aakkosjärjestyksessä kokouksessa läsnä olevien virkamiesten nimet ja nimikirjaimet.

Jos kokouksessa oli henkilöitä muista organisaatioista, niin sanan "Osallistui" jälkeen sana " Kutsuttu” ja kutsuttujen henkilöiden luettelo ilmoitetaan, tässä tapauksessa kunkin nimen eteen ilmoitetaan organisaation asema ja nimi.

Pöytäkirjan johdanto-osassa esityslista on asetettu.

Se koostuu luettelosta kokouksessa käsiteltävistä asioista ja vahvistaa niiden käsittelyjärjestyksen sekä puhujien (puhujien) nimet. Jokainen esityslistan kohta on numeroitu arabialaisella numerolla, se on muotoiltu prepositioilla "O" tai "Tietoja". Esimerkiksi: "Opetussuunnitelmien hyväksymisestä"; "Lukuvuoden tulosten yhteenvedosta."

Jokaiselle tuotteelle ilmoitetaan puhuja (tämän numeron laatinut virkamies).

Pääosa

Esityslistalla olevien asioiden järjestyksen mukaisesti laaditaan pöytäkirjan pääosan teksti - sen tulee sisältää niin monta kohtaa kuin esityslistalla on kohtia.

Siten protokollan otsikkoosa muotoillaan aina samalla tavalla. Mutta pöytäkirjan teksti voidaan esittää eri muodoissa: lyhyt tai täydellinen.

Lyhyt pöytäkirja- vahvistaa kokouksessa käsitellyt asiat, puhujien nimet ja tehdyt päätökset. Tällaista pöytäkirjaa säilytetään useimmiten tapauksissa, joissa kokous on luonteeltaan toiminnallinen (ks. kuva 3.3.).

Täydellinen pöytäkirja- sisältää tietoa käsitellyistä asioista, tehdyistä päätöksistä ja puhujien nimistä, mutta myös riittävän yksityiskohtaisia muistiinpanoja, jotka välittävät kokoukseen osallistuneiden raporttien ja puheen sisällön, kaikki esitetyt mielipiteet, kysymykset ja huomautukset, huomautukset , asemat. Koko pöytäkirjan avulla voit dokumentoida yksityiskohtaisen kuvan kokouksesta (katso kuva 3.4).

Riisi. 3.3. Esimerkki lyhyestä protokollasta

Riisi. 3.4. Esimerkki täydellisestä protokollasta

Käytettäessä mitä tahansa protokollaa sen teksti jaetaan niin moneen osaan kuin esityslistalla on kohtia.

Jokaisessa osassa on kolme osaa: “HEARD”, “SPEAKED”, “RESOLVED” (”PÄÄTÖS”), jotka tulostetaan vasemmasta marginaalista isoin kirjaimin. Tämän suunnittelun avulla voit korostaa tekstissä pääpuhujan puhetta, asian keskusteluun osallistujia ja päätösosaa, jossa päätös muotoillaan.

osassa " KUUNTELI» puheen teksti todetaan. Tekstin alussa uudelta riviltä nimeämässä ilmoitetaan puhujan nimi. Puheen tallenne on erotettu nimestä viivalla. Puhe kirjoitetaan yksikön kolmannessa persoonassa. Sukunimen jälkeen saa ilmoittaa puheen tallentamisen sijaan ("Puheen pöytäkirja liitteenä", "Raportin teksti liitteenä").

Jälkimmäisessä tapauksessa raporteista tulee pöytäkirjan liite.

osassa " SUORITTU» uudelta riviltä nimeämässä puhujan nimi ja väliviivan jälkeen puheen teksti tai kysymys (jos se kysyttiin puhujalta puheen aikana).

osassa " RATKAISTU” (”PÄÄTÖS”) kuvastavat käsiteltävässä asiassa tehtyä päätöstä. Päätösosan teksti painetaan kokonaisuudessaan missä tahansa pöytäkirjan muodossa.

Koko protokollan teksti on painettu 1,5 rivivälillä.

Pöytäkirjan laatii kokouksen sihteeri. Pöytäkirjan allekirjoittaa sihteeri ja se toimitetaan puheenjohtajan allekirjoitettavaksi 3 (kolmen) työpäivän kuluessa kokouksesta.

Allekirjoitukset erotetaan tekstistä 3 rivivälillä. Tehtävän nimi tulostetaan vasemman kentän reunasta, sukunimen viimeinen kirjain on rajoitettu oikeaan kenttään.

Sinä päivänä, jona puheenjohtaja allekirjoittaa pöytäkirjan, se on rekisteröitävä.

Ote pöytäkirjasta

Pöytäkirjaote on tarkka kopio alkuperäisen pöytäkirjan tekstin osasta, joka liittyy siihen esityslistakohtaan, josta ote valmistellaan. Ote sisältää kaikki lomakkeen tiedot, tekstin johdanto-osan, esityslistan kohdan, josta ote valmistellaan, sekä asian keskustelua ja tehtyä päätöstä kuvaava teksti. Pöytäkirjan otteen allekirjoittaa vain sihteeri, joka myös vahvistaa sen. Todistuskirjoitus on kirjoitettu käsin, koostuu sanasta ”Oikein”, jäljennöksen (otteen) varmentajan asemasta, henkilökohtaisesta allekirjoituksesta, sukunimestä, nimikirjaimista ja päivämäärästä (ks. kuva 3.5).

Riisi. 3.5. Esimerkki otteesta pöytäkirjasta

Pöytäkirjan otteet korvaavat joskus sellaisen hallinnollisen asiakirjan kuin päätös. Tässä tapauksessa ote toimii työkaluna tehdyistä päätöksistä tiedottamisessa toimeenpanijoille. Tällöin esimerkiksi osakeyhtiön hallituksen sihteeri jakaa viimeistään 2 (kahden) päivän kuluessa kokouspöytäkirjan allekirjoittamisesta tiettyjä asioita koskevat pöytäkirjaotteet vastuullisille toimeenpanijoille. Lausunnot allekirjoittaa sihteeri.

Toiselle organisaatiolle lähetetyt otteet protokollista ovat pakollisia sinetöimiä.

Pöytäkirjan alkuperäiskappaleet muodostaa sihteeri kokoustyypin mukaisissa tapauksissa. Esimerkiksi "Yhtiökokouspöytäkirja", "Hallituksen kokouspöytäkirja", "Pöytäkirja tapaamisesta johtajan kanssa" jne. Kotelon sisällä protokollat on systematisoitu numeroiden ja kronologian mukaan. Tapaukset muodostetaan kalenterivuoden aikana.

Pöytäkirja - asiakirja, joka sisältää johdonmukaisen pöytäkirjan kollegiaalisten tai neuvoa-antavien elinten kokouksissa käydyistä kysymyksistä ja päätösten tekemisestä. Kokouksen pöytäkirja kuvastaa toimintaa johdon päätösten yhteistä kehittämistä ja hyväksymistä varten. Liiketapaamisista, neuvotteluista voidaan pitää pöytäkirjaa osapuolten tekemien sopimusten vahvistamiseksi.

Kuinka tehdä protokolla?
Mistä osista tämä asiakirja koostuu?
Mitä tietoja protokollan rekisteröinti edellyttää?

Protokollan rekisteröinti

Protokollat kuten asiakirjatyypit toimistotyössä, kootaan kokouksen (kokouksen) aikana tehtyjen käsin tai sanelukoneella tehtyjen nauhoitteiden, toimitettujen selvitysten ja puheenvuorojen tiivistelmien, referenssien, päätösluonnosten ja muun aineiston perusteella.

Kokouksen kulun heijastuksen täydellisyyden näkökulmasta erotetaan täydelliset ja lyhyet pöytäkirjat. Koko pöytäkirjan teksti koostuu kahdesta osasta: johdanto- ja pääosasta.

Johdannossa on mainittava: puheenjohtajan (puheenjohtajan), kokouksessa läsnä olevan sihteerin nimikirjaimet, sukunimet ja tarvittaessa kokoukseen (kokoukseen) kutsutut henkilöt.

Pöytäkirjan johdanto-osa päättyy esityslistaan, joka sisältää luettelon käsiteltävistä kysymyksistä, jotka on lueteltu niiden käsittelyjärjestyksessä ja mainitaan kunkin käsiteltävän asian puhuja.

Pöytäkirjan pääosa koostuu esityslistan kohtia vastaavista osioista. Kunkin osan teksti on rakennettu kaavion mukaan:

SUORITTU:

RATKAISTU: (tai RATKAISTU:).

Osaston "KUULUT" kohdat on numeroitu esityslistan mukaisesti.

Täydelliseen pöytäkirjaan, osan "KUUNTELUT" jälkeen, puhujalle esitetyt kysymykset ja hänen vastauksensa voidaan tallentaa kaavion mukaisesti:

Korolev A.I.(kysymys):

Vastaus: …

Protokollan kanssa työskentelyn helpottamiseksi kysymyksen esittäneen henkilön sukunimi ja sana "Vastaus" voidaan alleviivata.

Pöytäkirjan pääosassa ilmoitetaan asian numero ja sisältö esityslistan mukaisesti, todetaan puhujan puhe ja tehty päätös (päätökset) kirjataan.

Puheen teksti on liitteenä.

Päätös (päätös) kirjataan pöytäkirjan tekstiin kokonaisuudessaan siinä sanamuodossa, joka kokouksessa hyväksyttiin; tarvittaessa äänestyksen tulokset:

vastaan -…,

Pidättyi äänestämästä - ....

Yhteenvetopöytäkirjan teksti koostuu myös kahdesta osasta. Johdanto-osa laaditaan samojen sääntöjen mukaisesti kuin koko pöytäkirjassa. Lyhyen pöytäkirjan pääosassa asian käsittelyn kulku jätetään pois ja vain siitä tehty päätös kirjataan.

Viranomaisissa pöytäkirjat laaditaan lomakkeille, esim.

VENÄJÄN FEDERAATIOIN KULTTUURIMINISTERIÖ

liittovaltion ARKISTOVIRASTO

(ROSARKISTO)

PROTOKOLLA

tieteellisen neuvoston kokouksissa

__________________ № ____________

Muissa organisaatioissa pöytäkirjat laaditaan vakiopaperille. Protokollien rekisteröinnissä on kätevää käyttää protokollien lomakkeiden (yhdennetyt lomakkeet) malleja.

Pöytäkirjaa laadittaessa käytetään seuraavia yksityiskohtia:

organisaation nimi - asiakirjan kirjoittaja;
asiakirjatyyppi - PÖYTÄKIRJA - joka osoittaa kokouksen, kokouksen tyypin (esimerkiksi: PÖYTÄKIRJA kokouksesta liittovaltion arkistoviraston päällikön kanssa);
kokouksen paikka, kokous;
pöytäkirjan päivämäärä;
protokollanumero.

Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja (puheenjohtaja) ja sihteeri (ensin puheenjohtaja, sitten - alla - sihteeri). Yksi pöytäkirjan kopio allekirjoitetaan.

Pöytäkirjan päivämäärä on kokouksen päivämäärä.

Pöytäkirjat kirjataan, niille annetaan kalenterivuoden sisällä järjestysnumerot kullekin pöytäkirjaryhmälle erikseen: koordinointi-, asiantuntija-, menetelmä- ja muiden toimielinten kokousten pöytäkirjat. Yhteiskokousten pöytäkirjoilla on yhdistelmänumerot, mukaan lukien kokoukseen osallistuvien organisaatioiden pöytäkirjojen järjestysnumerot.

Kollegiaalisesti toimivissa viranomaisissa pöytäkirjojen perusteella annetaan hallinnollisia asiakirjoja: päätökset (päätökset) (jokaiselle asialle erikseen).

Tehdyt päätökset toimitetaan toimeenpanijoille pöytäkirjan jäljennöksinä (otteita pöytäkirjasta), jotka lähetetään asiasta kiinnostuneille organisaatioille ja virkamiehille jakeluhakemiston (luettelon) mukaisesti. Pöytäkirjakopiot (otteet protokollista) on varmennettu toimiston hallintopalvelun (protokollaosaston) leimalla.

Säännöt protokollien toteuttamiselle on määritelty organisaation toimistotyöohjeissa (DOW).

V.F. Yankova, Ph.D. ist. Tieteet, Assoc., sijainen. VNIIDADin johtaja

pöytäkirja- asiakirja, joka sisältää johdonmukaisen tallenteen asioiden käsittelystä ja päätöksenteosta kokouksissa, kokouksissa, konferensseissa ja kollegiaalisten elinten kokouksissa.

Pöytäkirja heijastaa kollegiaalisen toimielimen tai henkilöstöryhmän yhteistä päätöksentekoa. Organisaatioiden johtamistoiminnassa laadituista kokouspöytäkirjoista on erotettava tutkinta-, eräiden hallintoelinten ja yleisen järjestyksen elinten pöytäkirjat (esimerkiksi terveystarkastajan pöytäkirja, liikenneonnettomuuden pöytäkirja jne.) , sekä sopimustyyppiset pöytäkirjat (erimielisyyspöytäkirjat, erimielisyyspöytäkirjat, hintasopimuspöytäkirjat jne.).

Pysyvien ja väliaikaisten kollektiivisten elinten (liittovaltion toimeenpanevien elinten hallitukset, työyhteisöjen kokoukset, osakkeenomistajien kokoukset, hallitusten kokoukset jne.) kokoukset on rekisteröitävä.

Pöytäkirja laaditaan kokouksen (kokouksen) aikana tehtyjen muistiinpanojen, esitettyjen selvitysten ja puheenvuorojen tiivistelmien, referenssien, päätösluonnoksen ja muun materiaalin perusteella. Pöytäkirjan pitää sihteeri tai muu nimetty henkilö. Puheenjohtaja ja kokousta johtava sihteeri vastaavat pöytäkirjaan tehtyjen merkintöjen oikeellisuudesta.

Pöytäkirjat voidaan antaa vuonna saattaa loppuun tai lyhyt muoto, jossa asian käsittelyn kulku jätetään pois ja vain siitä tehty päätös kirjataan.

Päätöksen siitä, millaista pöytäkirjaa kokouksessa noudatetaan, tekee kollegiaalisen toimielimen johtaja tai järjestön johtaja.

Pöytäkirjan otsikko on kollegiaalisen toiminnan tyypin nimi (istunto, kokous jne.) ja sen toimielimen nimi, jonka toiminta kirjataan (todistustoimikunnan kokouksen pöytäkirja ...; yhtiökokouksen pöytäkirja ...).

Teksti täydellinen protokolla koostuu kahdesta osasta: johdannossa ja perus .

AT johdanto-osa mainitaan kokouksessa läsnä olevan puheenjohtajan (puheenjohtajan), sihteerin ja tarvittaessa kokoukseen (kokoukseen) kutsuttujen nimikirjaimet ja sukunimet. Jos kokoukseen (konferenssiin) osallistuu eri viranomaisten ja järjestöjen edustajia, ilmoitetaan kunkin henkilön työpaikka ja asema.

Jos läsnä olevien määrä ylittää 15 henkilöä, pöytäkirjan johdanto-osassa viitataan luetteloon, joka on kiinteä osa pöytäkirjaa, esim.

Läsnä: 25 henkilöä. (luettelo on liitteenä).

Sanat "Puheenjohtaja", "Sihteeri", "Osallistuja" painetaan nolla-välilehden vasemmalle puolelle (kentästä), ja ne erotetaan kahdella välivälillä otsikosta ja toisistaan.

Pöytäkirjan johdanto-osa päättyy esityslistaan, joka sisältää luettelon käsiteltävistä kysymyksistä tärkeysjärjestyksessä ja jokaisessa käsiteltävässä asiassa puhujan. Esityslistan kohdat on muotoiltu prepositiolla "O", "About", painettu vasemman marginaalin reunalta ja numeroitu arabialaisin numeroin. Ei ole suositeltavaa muotoilla kysymystä tai kysymysryhmää sanalla ”Sekalaista”.

Pääosa pöytäkirjan teksti koostuu esityslistan kohtia vastaavista osioista. Kunkin osan teksti on rakennettu kaavion mukaan:

KUULUTU:...

SUORITTU:...

RATKAISTU (RATKAISTU):...

Kohdassa "KUULUNI" on puhujan sukunimi ja nimikirjaimet, hänen raportin sisältö (viesti, tiedot, raportti). Jos puhuja esittää raportin tekstin kirjallisesti, puheenvuoron aiheen ilmoittamisen jälkeen saa tehdä muistiinpano: "raportin teksti on liitteenä".

Kohdassa "PUHUTU" ilmoitetaan keskustelussa puhuneiden henkilöiden nimet ja nimikirjaimet sekä heidän puheensa, mukaan lukien kysymykset puhujalle. Tarvittaessa puhujan nimen jälkeen ilmoitetaan hänen asemansa.

”PÄÄTÖS (PÄÄTÖS)” -kohtaan kirjataan tehty päätös, joka on muotoiltu lyhyesti, tarkasti, ytimekkäästi, jotta vältytään Esimerkki täydellisestä protokollasta

kaksinkertainen tulkinta. Päätöksen yhteydessä ilmoitetaan "puolta", "vastaa", " pidättyneet" äänten määrä sekä luettelo henkilöistä, jotka eivät osallistuneet äänestykseen. Päätös voi sisältää yhden tai useamman kohdan, ne on järjestetty tärkeysjärjestykseen ja jokainen niistä on numeroitu.

Sanaa "HEARD" edeltää numero esityslistan mukaisesti. Sanat "KUULUI", "PUHUTU", "RATKAISTU (PÄÄTÖS)" painetaan vasemmasta marginaalista isoin kirjaimin ja päättyvät kaksoispisteeseen. Osioiden ”KUUNTELUT”, ”VÄLIVÄLI”, ”PÄÄTÖS (PÄÄTÖS)” teksti tulostetaan 1,5 rivivälillä uudelta riviltä. Jokainen puhujien sukunimi ja nimikirjaimet painetaan uudelta riviltä nimikirjaimessa, puheen tallenne erotetaan sukunimestä yhdysviivalla.

Teksti yhteenvetopöytäkirja koostuu myös kahdesta osasta. Johdannossa mainitaan puheenjohtajan (puheenjohtajan), sihteerin nimikirjaimet ja sukunimet sekä läsnä olevien henkilöiden nimikirjaimet ja sukunimet. Sana "Osallistunut" tulostetaan vasemman marginaalin reunalta alleviivattuna, sanan jälkeen kaksoispiste. Alle on painettu läsnä olevien tehtävien nimet ja tehtävien nimien oikealle puolelle - nimikirjaimet ja sukunimet. Asemien nimet voidaan ilmoittaa yleistetyllä tavalla. Läsnä olevien moniriviset työnnimet painetaan 1 rivivälillä.

Lista on erotettu protokollan pääosasta yhtenäisellä viivalla.

Pöytäkirjan pääosassa mainitaan asian numero esityslistan mukaisesti, asian sisältö ja tehdyt päätökset.

Kysymyksen nimi on numeroitu roomalaisella numerolla ja alkaa prepositiolla "O" ("Päällä"), on painettu keskitetyllä kirjasinkoolla nro 15 ja alleviivattu yhdellä rivillä viimeisen rivin alapuolella etäisyydellä no. useamman kuin yhden intervallin. Rivin alapuolella ovat niiden virkamiesten nimet, jotka puhuivat tästä aiheesta keskustelun aikana. Sukunimet painetaan 1 rivivälillä. Sitten ilmoitetaan asiassa tehty päätös.

Kokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Erityisen tärkeissä tapauksissa puhujien on hyväksyttävä pöytäkirja, viisumit kiinnitetään asiakirjan vasempaan marginaaliin puheen tallennustasolla.

Pöytäkirjan päivämäärä on Tapahtuma Päivämäärä (kokoukset, kokoukset jne.). Jos se kesti useita päiviä, merkitse kokouksen alkamis- ja päättymispäivämäärät viivan kautta. Esimerkiksi: 16.-17.06.2010 tai 16.06.2010-17.06.2010.

Pöytäkirjat on numeroitu kalenterivuoden sisällä kullekin pöytäkirjaryhmälle erikseen: hallituksen kokouspöytäkirjat, koordinointipöytäkirjat, asiantuntijaneuvostot ja muut toimielimet. Yhteiskokousten pöytäkirjoilla on yhdistelmänumerot, mukaan lukien kokoukseen osallistuvien organisaatioiden pöytäkirjojen järjestysnumerot.

Pöytäkirjoista lähetetään tarvittaessa kopiot asiasta kiinnostuneille organisaatioille ja viranomaisille jakeluindeksin mukaisesti; indeksin laatii ja allekirjoittaa asian käsittelyn laatineen yksikön vastuullinen toimeenpanija. Pöytäkirjojen kopiot on varmennettu Records Management Servicen sinetillä.

Tehdyt päätökset toimitetaan toimeenpanijoille pöytäkirjaotteina, jotka on laadittu asianmukaiselle lomakkeelle ja varmennettu Rekisteripalvelun leimalla.

Ote pöytäkirjasta on tarkka kopio alkuperäisen pöytäkirjan tekstin osasta, joka liittyy siihen esityslistan kohtaan, josta ote valmistellaan.

Pöytäkirjaotteessa on kaikki lomakkeen tiedot, tekstin johdanto-osa, esityslistakohta, josta ote valmistellaan, sekä teksti, joka kuvaa asian keskustelua ja tehtyä päätöstä. Pöytäkirjan otteen allekirjoittaa vain sihteeri, hän myös vahvistaa sen.

Pöytäkirja laaditaan organisaation yleiselle kirjelomakkeelle, jossa on asiakirjan tyypin nimi - "PROTO-COL", pöytäkirjan erityiselle lomakkeelle (tietyntyyppisen asiakirjan lomake) tai vakiolomakkeelle. A4 paperia.

Protokollan pakolliset tiedot ovat:

organisaation nimi;

ü asiakirjatyypin nimi (PROTOKOLLA);

ü päivämäärä ja rekisteröintinumero

ü tekstin otsikko;

o allekirjoituksia.

Esimerkki protokollasta

Laki - asiakirja, useiden henkilöiden kokoama ja vahvistaa todetut tosiasiat tai tapahtumat.

Joissakin tapauksissa säädöksissä ei vain kirjata todettuja tosiasioita ja tapahtumia, vaan ne sisältävät myös päätelmiä, suosituksia ja ehdotuksia (tarkastuksia, selvityksiä, tarkistuksia jne.).

Teot eroavat toisistaan tarkoituksensa ja sisällönsä perusteella:

toimitus ja vastaanotto (työt, aineelliset hyödykkeet, asiakirjat);

tutkimukset (turvallisuustila, paloturvallisuus; työolosuhteet; suoritustulokset);

Testit (näytteet, järjestelmät, tekniikat);

kohdentaminen tuhoamista varten (aineellinen omaisuus, asiakirjat);

siirto (rakenneyksikön organisaatiosta toiseen);

vahvistettujen sääntöjen rikkominen;

tarkastukset, inventaariot;

onnettomuuksien tutkinta, onnettomuudet;

organisaation purkaminen jne.

Lait laaditaan yhdessä (vähintään kaksi laatijaa). Usein asiakirjat laativat erityisesti perustetut toimikunnat, joiden kokoonpano on hyväksytty organisaation johtajan toimeenpanoasiakirjalla. Myös pysyvät toimikunnat voivat laatia lakeja säännöllisesti.

Pääasia säädöstä laadittaessa- todellisen asioiden toteaminen ja sen asianmukainen kuvaus laissa. Laki laaditaan luonnosten perusteella, joita ylläpidetään toimikunnan tai henkilöryhmän työn aikana ja jotka sisältävät tosiasiallisia tietoja, määrällisiä indikaattoreita ja muuta tietoa.

Teon otsikon on oltava kieliopillisesti yhdenmukainen sanan "toimi" kanssa, esimerkiksi:

Ø Instituutin taloudellisen ja taloudellisen toiminnan tarkastustoimi,

Ø Aineellisen omaisuuden poistaminen.

Teon päivämäärä on tapahtuman päivämäärä (tarkastukset, tarkastukset, tarkastukset jne.).

Lain teksti koostuu kahdesta osasta:

johdanto-osa;

pääosa (ilmaisu).

Johdanto rakennettu kaavan mukaan: syy - toimikunnan laatima - puheenjohtaja - toimikunnan jäsenet - olivat läsnä (jos laki laadittiin jonkun läsnä ollessa).

Lain laatimisperusteena on sopimus, hallinnollinen asiakirja, ohjeasiakirja, jossa on numero ja päivämäärä.

Sanan "laadittu" jälkeen mainitaan toimikunnan nimi, toimeksiannot, sukunimet ja lain laatineiden henkilöiden nimikirjaimet.

Kun luetellaan lain valmisteluun osallistuneita henkilöitä, ilmoitetaan virkojen nimet organisaation tunnuksella, sukunimet ja nimikirjaimet (nimikirjaimessa). Valiokunnan puheenjohtaja nimetään ensin. Tarvittaessa voidaan antaa tietoja lain valmisteluun osallistuneiden henkilöllisyyden ja valtuuden todistavista asiakirjoista sekä heidän osoitteistaan. Toimikunnan jäsenten nimet ovat aakkosjärjestyksessä. Sanat "säätiö", "puheenjohtaja", "toimikunnan jäsenet", "osallistui" kirjoitetaan isolla kirjaimella.

Pääosassa siinä esitetään tehdyn työn ydin, luonne, menetelmät ja ehdot, todetut tosiasiat sekä päätelmät, ehdotukset ja johtopäätökset. Lain sisältö voidaan jakaa kappaleisiin, materiaali voidaan esittää taulukon muodossa. Lailla voi tarvittaessa olla loppuosa, joka on lain laatineen toimikunnan päätökset, päätelmät tai päätelmät.

Lain tekstin lopussa on merkitty tehtyjen kopioiden lukumäärä ja sijainti. Lain kopioiden lukumäärä määräytyy siitä kiinnostuneiden osapuolten lukumäärän tai säädösten perusteella.

Esimerkiksi:

Koottu 3 kappaletta:

1. kappale - kirjanpito,

2. kopio - kaupallinen osasto,

3. kopio - ostaja.

Asiakirjan kappalemäärää koskevan huomautuksen jälkeen seuraa huomautus asiakirjan liitteiden olemassaolosta (jos sellaisia on).

Tarkastus- ja selvitysasiakirjoja laadittaessa niiden sisällöstä sovitaan niiden viranomaisten kanssa, joiden toiminta laissa näkyy. Laki katsotaan hyväksytyksi ja tulee voimaan, kun kaikki toimikunnan jäsenet tai kaikki sen valmisteluun osallistuneet ovat sen allekirjoittaneet.

Allekirjoitukset on järjestetty samaan järjestykseen kuin johdanto-osan nimet, mutta ilman paikkaa.

Henkilö, joka ei ole samaa mieltä teon sisällöstä, on velvollinen allekirjoittamaan sen erimielisyytensä varauksella. Toimikunnan jäsenen eriävä mielipide on laadittava erilliselle lomakkeelle ja liitettävä asiakirjaan.

Tarpeellisissa tapauksissa (jos säädösasiakirjat niin vaativat) säädökset hyväksyy tämän tai ylemmän organisaation johtaja, jonka määräyksestä toimet suoritettiin, mikä huipentuu lain laatimiseen. Esimerkiksi: laki laitoksen selvitystilasta, laki asiakirjojen ja tapausten hävittämiseksi, joiden säilytysaika on vanhentunut.

Laki laaditaan organisaation yleiselle kirjelomakkeelle tai asiakirjan erityislomakkeelle (tietyntyyppisen asiakirjan lomake). Toimissa, joissa on jatkuvasti toistuvaa tietoa, tulee käyttää kuvaruututekstiä sisältäviä lomakkeita.

Esimerkki teosta

Teon pakolliset tiedot ovat:

organisaation nimi,

ü asiakirjatyypin nimi (ACT);

ü päivämäärä ja rekisteröintinumero;

kokoamis- tai julkaisupaikka;

ü tekstin otsikko;

ü allekirjoitukset;

ü tarvittaessa - hyväksyntäleima (hyväksyntää vaativat toimet on sisällytettävä hyväksyttävien asiakirjojen luetteloon).

pöytäkirja- asiakirja, jossa he vahvistavat asioiden keskustelun ja päätöksenteon kulkua kokouksissa, kokouksissa, kokouksissa, konferensseissa.

Pöytäkirjat dokumentoivat pysyvien kollegiaalisten elinten, kuten komiteoiden ja ministeriöiden kollegioiden, kuntien hallitusten sekä tieteellisten, teknisten ja metodologisten toimikuntien, toiminnan. Edellä mainittua lukuun ottamatta voidaan myös äänittää rakenteellisten yksiköiden päälliköiden, toimitusjohtajan sijaisten, johtajan kokoukset.

On yleistä, että väliaikaisten kollegiaalisten elinten (konferenssit, kokoukset, seminaarit jne.) toiminnan dokumentoimiseksi laaditaan pöytäkirjat.

Pöytäkirjan laatii sihteeri kokouksessa pitämiensä asiakirjojen perusteella. Nämä voivat olla lyhyitä muistiinpanoja, transkriptioita tai saneluitallenteita. On syytä sanoa, että pöytäkirjan valmistelua varten sihteeri kerää ennen kokousta tiivistelmät raporteista ja puheista, päätösluonnoksia.

pöytäkirja myönnetään yhteisellä lomakkeella..

Otsikko, päivämäärä ja pöytäkirjan numero

Protokollan otsikko on kollegiaalisen elimen nimi tai kokouksen tyyppi. Esimerkiksi pedagogisen neuvoston kokouksen pöytäkirja (mistä?); rakenneosastojen päälliköiden kokoukset jne.

Pöytäkirjan päivämääränä on kokouksen päivämäärä (perinteisesti pöytäkirja laaditaan kokouksen jälkeen) Jos kokous on kestänyt useita päiviä, pöytäkirjan päivämäärä sisältää alkamis- ja päättymispäivät.

Esimerkiksi: 21 — 24.07.2009 .

Pöytäkirjan numero (indeksi) on kollegiaalisen elimen kalenterivuoden tai toimikauden aikana pidetyn kokouksen järjestysnumero.

Huomaa, että pöytäkirjan teksti sisältää seuraavat osat:

johdanto;
pää.