Protokolün ana kısmı nasıl hazırlanır? Protokolün hazırlanması ve yürütülmesi için genel kurallar. Protokol için düzenleyici ve metodolojik temel

02.11.2019

Protokol, organizasyonel ve idari belgeler sisteminde özel bir yere sahiptir. Bir yandan bilgi belgelerine atfedilebilir (bazı yönetim konularının tartışılması hakkında bilgi içerdiğinden), diğer yandan protokoller operasyonel bir bölüm içerir ve bu nedenle idari belgeler olarak kabul edilebilir.

Tutanaklar - toplantılarda, toplantılarda, oturumlarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini belirleyen bir belge. Protokoller, komitelerin ve bakanlıkların kolejleri, belediye yönetimleri ve ayrıca bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler gibi daimi üniversite organlarının faaliyetlerini belgelemektedir.

Hissedar toplantıları, yönetim kurulu toplantıları zorunlu kayıtlara tabidir.

Protokoller, kayıt için devlet makamlarına sunulur (örneğin, ticari bankaların, ticaret ve sanayi odalarının vb. kaydı sırasında). Geçici kolej organlarının (konferanslar, toplantılar, toplantılar, seminerler vb.) faaliyetlerini belgelemek için tutanaklar da düzenlenir.

Protokol, toplantıda sekreter tarafından elle veya ses kayıt cihazı kullanılarak tutulan kayıtlar esas alınarak hazırlanır.

Toplantının türüne ve üniversite organının durumuna bağlı olarak, protokolün şekli seçilir: kısa, tam veya kelimesi kelimesine.

Kısa protokol - toplantıda tartışılan konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları düzeltir (bkz. Ek 1). Böyle bir protokolün sadece toplantının yazıya döküldüğü, raporların ve konuşma metinlerinin sekretere sunulacağı veya toplantının işlevsel nitelikte olduğu durumlarda tutulması tavsiye edilir.

Tam protokol, sadece tartışılan konuları, alınan kararları ve konuşmacıların isimlerini değil, aynı zamanda toplantıya katılanların raporlarının ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, soruları ve görüşleri aktaran yeterince ayrıntılı kayıtlar, yorumlar, pozisyonlar. Tam tutanak, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenizi sağlar (bkz. Ek 2).

Sözlü protokol, toplantının sözlü raporu (transkript) temelinde derlenir ve kelimesi kelimesine her konuyu tartışma ve bu konuda bir karar geliştirme sürecini aktarır Büro çalışması (yönetim için belge desteğinin organizasyonu ve teknolojisi): Üniversiteler için ders kitabı / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. ve benzeri.; Ed. Prof. TELEVİZYON. Kuznetsova. - M.: BİRLİK-DANA, 2003. - S. 166 ..

Tam ve kelimesi kelimesine tutanaklar, toplantı sırasında tutulan el yazısı ile kelimesi kelimesine veya teyp kayıtları esas alınarak düzenlenir.

Her tür protokol, aşağıdaki ayrıntıları içeren ortak bir formda düzenlenir: kurumun adı (kuruluş, işletme), belge türü (protokol), tarihin girileceği yer, belgenin dizini, düzenleme yeri protokol, metne başlık için yer. Tutanağın tarihi toplantı tarihidir (tutanaklar genellikle toplantıdan sonra düzenlenir). Birkaç gün sürdüyse, protokol tarihi başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir.

Örneğin: 21 - 24.01.2000.

Protokolün numarası (dizini), toplantının seri numarasıdır. Protokoller, takvim yılı veya kolej organının görev süresi içinde numaralandırılır.

Protokol metninin başlığı, kural olarak, toplantı türünü veya meslektaş etkinliğini yansıtır ve belge türünün adıyla tutarlıdır. Örneğin: Tutanaklar - yönetim kurulu toplantıları; - emek kolektifinin toplantıları; - yapısal bölüm başkanlarının toplantıları.

Protokolün metni bir giriş ve ana bölüm içerir.

Tutanağın giriş kısmında başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterinin adları ve adlarının baş harfleri verilir (tutanağın kısa şeklinde bu bilgi yoktur). "Katıldı" kelimesinden sonraki yeni satırda, meslektaşlar kurulunun daimi üyelerinin adları, adlarının baş harfleri (alfabetik sırayla), toplantıya davet edilenlerin adları, adlarının baş harfleri ve pozisyonları listelenir. Genişletilmiş bir toplantının tutanakları düzenlenirken, katılımcıların isimleri listelenmez, ancak toplam sayıları bir sayı ile belirtilir. Katılımcılar, toplantı sekreterine aktarılan ve tutanak eklerinden biri haline gelen kayıt listelerine göre sayılır.

Gündem tutanağın giriş kısmında yer alır. Toplantıda tartışılan konuları konuşmacıların (konuşmacıların) isimleriyle listeler ve tartışmalarının sırasını sabitler. Toplantının gündemi, kural olarak önceden hazırlanır ve Larkov N.S. Belgeler: Uch. yerleşme - Tomsk: Tomsk. belirtmek, bildirmek un-t, 2005. - S. 106 ..

Tutanağın ana bölümünün metni, gündem tarafından belirlenen konuların sırasına göre hazırlanır.

Protokol metninin ana bölümü, gündemdeki maddeler kadar bölüm içerir. Bölümler buna göre numaralandırılmıştır. Her bölüm, ana konuşmacının konuşmasının kaydını, tartışmaya katılanları protokol metninde vurgulamak için bir paragraftan yazdırılan “DUYDU”, “KONUŞTU”, “KARAR VERDİ” olmak üzere üç bölümden oluşur. toplantının kararını formüle eden konunun ve operatif kısmın.

Aynı amaçla, protokol metninde, aday durumda her konuşmacının soyadı ve adının baş harfleri yeni bir satırdan yazdırılır. Konuşmanın kaydının sunumu soyadından tire ile ayrılmış, üçüncü tekil şahıstan ifade edilmiştir.

Tutanak toplantı sekreteri tarafından düzenlenir. Başkan ve sekreter tarafından imzalanır.

Tutanaktan alıntı, asıl protokol metninin, metnin hazırlandığı gündem maddesiyle ilgili kısmının bire bir kopyasıdır. Aynı zamanda formun tüm detayları, metnin giriş kısmı, özetinin hazırlandığı gündem maddesi, konunun tartışılmasını ve alınan kararı yansıtan metin çoğaltılır. Protokolden bir alıntı sadece sekreter tarafından imzalanır, ayrıca bir tasdik düzenler. "Doğru" kelimesinden, kopyayı (özet) onaylayan kişinin konumunun bir göstergesi, kişisel imza, soyadı, baş harfleri ve tarihten oluşur. Başka bir kuruluşa sunulmak üzere bir alıntı verilirse, bir mühürle onaylanır.

Böylece, Peter I'in en büyük idari reformu, çok sayıda ve hantal siparişin kurullarla değiştirilmesiyle ilişkilendirildi. İlk başta kolejlerin oluşturulması, ülkenin merkezi kurumlarında ofis çalışmalarının organizasyonu için yeni kuralların geliştirilmesi ile ilişkili değildi. Genel Yönetmeliğin 28 Şubat 1720 tarihinde yayımlanması, görevlilerin yapısını, kadrosunu, hak ve yükümlülüklerini, kolejlerin ve diğer yeni merkezi kurumların çalışma usullerini yasal olarak belirledi. Ancak, Genel Yönetmelik, genel yapı ve ilkeleri tanımlayan faaliyet, kolejler, yeni türler ( çeşitler) ofis çalışması, yasal belgeler oluşturmadı, ancak yalnızca hazırlanmaları için genel öneriler içeriyordu. Daha ziyade, belgesel biçimin genel bir modernizasyonuydu. AA Genel Yönetmelik metnini ve orijinal versiyonunu analiz eden Lukashevich, taslaklarını hazırlayanların kolejlerden gelen belgelerin isimlendirmesini nihayet belirlemediğini ve kendilerini yalnızca Lukashevich A.A.'nın genel istekleriyle sınırladığını tespit etti. 18. yüzyılın ilk çeyreğinde Rus devletindeki belge türleri (Genel Yönetmeliklerin materyali üzerine) // Sovyet arşivleri. 1991. No. 4. S. 64..

Yeni merkezde "işleri yönetmeye" "yeni bir şekilde" geçiş, hükümetin sert cezalar tehdidine rağmen bir gecede gerçekleşemezdi. Uzun yıllar boyunca, yürürlükten kaldırılan emirler, çeşitli resmi belgelerin derlenmesinde engin deneyim biriktirdi, bu nedenle mevzuat yoluyla yeni belge türlerinin tanıtılması, öncekilerin hızlı ve nihai bir şekilde değiştirilmesine yol açmadı. Ve Genel Yönetmeliğin kendisinde, bir belgeye tek bir ismin katı bir şekilde atanması yoktu. Bu nedenle, gelişiminin tüm aşamalarında görülebilen iş terimlerinin çok anlamlılığı. Yönetmeliğin yayınlanan metninde bile, terimlerin ikili kullanımına izin verildi: “dergi” - “günlük not”, “kararname” - “mektup”, “kavramlar” - “kara yazılar”, “her türlü kompozisyonlar”. kararnameler ve raporlar”, “patentler” - “rütbe için telafi edilmiş sertifika”, “anılar” - “ihbarlar” vb. Böylece. Genel Yönetmelik, elbette, sadece kolejlerde değil, aynı zamanda ülkenin diğer kurumlarında da ofis çalışmalarının iyileştirilmesine katkıda bulunmayan eşdeğer eş anlamlı kelimelerin işleyişini yasalaştırdı. Tüzük metni yabancı kelimelerle o kadar doygun ki, ek olarak derlenen bir sözlüğün ("Yabancı Konuşmaların Yorumlanması") gerekli olduğu ortaya çıktı.

Protokol, toplantılarda, iş toplantılarında ve toplantılarda konuların ve bunlarla ilgili alınan kararların tartışılması sürecinin kayıtlarını içeren bir rapor türüdür. Bu belge, organizasyonel ve idari türden belge yönetim sisteminde önemli bir yere sahiptir.

protokol nedir

Protokol, resmi etkinliklerde alınan kararların ve sorunların tartışılma sürecini açıkça kaydeden bir raporlama belgesidir. Sözcüğün daha eksiksiz bir yorumu, bu kavramı belirli bir olayda olan her şeyin kaydını içeren bir belge olarak tanımlayan sözlükler tarafından sağlanır.

Genel bilgi

Protokol, belirli bilgileri içeren bir belgedir. Belirli konuların tartışılmasının seyri hakkında bilgi içerir. Ayrıca toplantı tutanaklarında kararlar yer almakta, bu da idari belgelere atfedilmesini mümkün kılmaktadır.

Toplantı sırasında protokolün sadece taslak hali yapılabilir. 5 gün içerisinde protokol eksiksiz olarak tamamlanmalıdır.

kayıt

Protokol, taslak boşluklar temelinde hazırlanan bir belgedir. Toplantı sırasında bir tutanak tutulduysa, yazıya dökülebilir, doğru şekilde düzenlenebilir ve bitmiş protokole eklenebilir.

Sekreter, tüm protokolün hazırlanması ve sürdürülmesi sürecinden ve ayrıca girilen verilerin doğruluğundan tamamen sorumludur. Bazı protokol türleri ayrıca şirket başkanı tarafından onaylanmalıdır.

Kayıt tutma formları

3 günlük kaydı şekli vardır:

kısa gösterim;
tamamlamak;
kısa bilgi.

Kısa tutanaklar, tartışılan konuları kaydeder. Katılımcıların isimleri ve alınan kararlar da girilir. Bu tür etkinliklerin tutanaklarının toplantı deşifresi yapılırken saklanması, konuşma ve rapor metinlerinin sorumlu sekretere iletilmesi tavsiye edilir.

Tam protokol, yalnızca yukarıdaki noktaları değil, aynı zamanda daha ayrıntılı kayıtları da içerir. Tam protokol, olayın ayrıntılı bir resmini tam olarak yansıtmaya izin vermelidir.

Sözlü tutanak, yapılan toplantının birebir tutanağı esas alınarak sorumlu sekreter tarafından yapılır.

Her toplantı için hangi tutanağın tercih edileceğine şirket yönetim ekibi karar verir. Bu tür her tür belge, işletmenin (şirketin) antetli kağıdına, belge türünün adını belirten - Protokol - yazılmalıdır. Veya özel olarak tasarlanmış hazır bir protokol formu üzerinde. Bu tür herhangi bir belgenin zorunlu detayları, sorumlu kişilerin kayıt numarası, tarihi, unvanı, metni ve imzalarıdır.

rekoru kim tutar

Protokol, bir olay sırasında tutulan bir belgedir. Profesyonel olarak eğitilmiş bir sekreter tarafından derlenmelidir. Kayıt performanslarının kalitesi, yeterlilik düzeyine ve mesleki becerilerine bağlı olacaktır. Bu nedenle toplantı tutanağını hazırlayan kişinin seçimi, etkinliğin hazırlanmasında sorumlu bir görevdir.

Bir protokol nasıl tutulur: örnek bir protokol

Protokolün bir örneği aşağıdaki fotoğrafta görülebilir. Örnek bir protokol var. Toplantı birkaç gün içinde gerçekleşecekse, toplantının başlangıç tarihi ve kısa çizgiden sonra bitiş tarihi belirtilmelidir. Örneğin, 03/12/2016-03/14/16.

"Toplantının yeri" sütunu, etkinliğin gerçekleştiği şehri veya kasabayı gösterir.

Protokolün başlığı genel durumda yazılır ve olay türünün (oturum, toplantı, toplantı) ve meslektaşlar kurulunun adının bir dökümünü içerir. Toplantı türünün adı, kolej organının adıyla tutarlı olmalıdır. Örneğin, "Komite toplantısı".

Protokolün metin içeriği iki bölüme ayrılmıştır:

1. Başkanın, genel sekreterin, hazır bulunanların ve gündem konusunun soyadı ve adının baş harflerinin yer aldığı tanıtım bölümü.

2. Toplantının sürecini tanımlayan ana bölüm.

Protokol doğrudan “başkan” kelimesi ile başlar, kısa çizgiden sonra başkanın adı ve baş harfleri belirtilir. "Sekreter" kelimesi de aynı şekilde oluşturulmuştur. Acil ve hızlı toplantılar yapılırken protokolün bu kısmı yapılmaz.

Daha sonra mevcut olanların bir listesi hazırlanır. Bu listeden sonra davetlilerin isimleri kaydedilerek bulundukları pozisyonlar belirtilir. Çok sayıda kişinin katıldığı uzun konferanslarda ve toplantılarda, bileşimleri yalnızca nicel olarak belirtilmelidir ve belirtilen isimlerin bulunduğu bir liste, protokolün kendisinde kaydedilen protokole eklenir. Örneğin: "42 kişi vardı (liste ektedir)".

Belirli sayıda kişinin karar vermesi gereken etkinliklerde “Katılım” bölümünde olması gereken kişi sayısı ve gelen katılımcı sayısı belirtilir.

Sonra gündem geliyor. Protokolün bu kısmı tartışılan konuları listeler. Her birinin kendi numarası vardır ve "O" ("Hakkında") edatı ile başlar.

Protokol metninin esas kısmı, gündem maddelerine karşılık gelen bölümlerde düzenlenir.

Her öğe aşağıdaki gibi parçalara ayrılabilir:

Dinlendi.
Bir konuşma yaptı.
Karar verildi (karar verildi).

Bu kelimelerin her biri yeni bir satıra yazılır.

Konuşmacının (tam adı) ve tüm konuşmacıların verileri yeni bir satıra yazılır.

Her bir gündem maddesi için bölümün son kısmı, gündeme getirilen konu hakkında onaylanan kararın (kHK) bir kaydıdır. Birkaç bölümden oluşan kararlar, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış paragraflara ve alt paragraflara bölünmüştür. Kararların operasyonel kısmı spesifik olmalı ve bileşenleri içermelidir: kimin neyi, hangi tarihe kadar yapması gerekiyor.

Görevlilerin seçiminde adayların her birinin oy verme sonuçları ayrı ayrı protokole kaydedilir.

İdari protokol, idari suçlar hakkında bilgi içerir.

syl.ru

Protokol kelimesi herkesin ağzında. Büro çalışanları toplantılarda bunu düzenli olarak duyar, polis memurları bunu mesleki faaliyetlerinde kullanır ve devlet başkanları ve diplomatlar onun dikte ettiği kurallara uymaya zorlanır. Protokol nedir? Aşağıda öğreneceğiz.

Protokol kavramının anlamı

Diğer birçok terim gibi, bu kelimenin de birkaç anlamı vardır. Her şey, istenen konseptin uygulandığı faaliyet alanına bağlıdır. Öyleyse, protokol hakkında konuşmanın geleneksel olduğu en yaygın durumları ele alalım.

Bir iş ortamından bahsediyorsak, protokol devam eden bir olayı (toplantı, toplantı, yönetim kurulu vb.)

Benzer bir belgeyi de sıklıkla hazırlayan polisten yukarıda bahsetmiştik. Bu durumda, bir suç veya suç olgusunun tespiti ima edilir.

Uluslararası formatta protokol, hükümet yetkilileri ve diplomatik figürler arasındaki resmi toplantılarda uyulması gereken bir dizi kuraldır. Örneğin, devlet başkanlarının bir toplantı protokolü veya cumhurbaşkanı ziyareti var.

Ancak bu yazıda iş protokolleri kavramına odaklanacağız.

Görüşme süreleri

İş toplantıları, bir iş ortamındaki tüm süreçlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Belirlenen zaman dikkate alınarak ve sadece ofiste resmi olarak yer alabilirler. Gayri resmi iş tarihleri de çok popüler. İkinci durumda, konuşmanın protokol onayı olmadan yapabilirsiniz. Toplantı resmi ise, tüm kurallara uygun olarak yazılı olmalıdır.

Protokol, sekreter veya bu yetkiye sahip başka bir kişi tarafından tutulur. Görüşmenin akışına ayak uydurabilmek için toplantıda tartışılacak konuların kaba bir listesini çıkarmaya çalışın. Ayrıntıları kaçırmamak için bir ses kayıt cihazına sahip olmak gereksiz olmayacaktır, çünkü protokol bir iş etkinliğinin çok ayrıntılı bir açıklamasıdır.

Orada bulunanların ve bulunmayanların isimleri kaydedilmelidir. Kendiniz için, belirli kelimelerin yazarlığını hatasız olarak belirtmek için toplantıya gelen herkesin konumu hakkında notlar alabilirsiniz.

Her toplantının başında, konuların ele alınacağı sıra belirlenir, mutlaka kelimesi kelimesine not alın.

Toplantıda bir oylama yapıldıysa, sonuçlarını belirtin (kaç kişi “lehte” ve kaç kişi “aleyhte” oy kullandı). Toplantıda az sayıda kişinin bulunması durumunda, oy kullananların tümünün ad ve soyadlarını da not etme imkanınız vardır.

Protokolün yürütülmesini süresiz olarak ertelemeyin, çünkü bu süre zarfında toplantının ayrıntılarını unutabilirsiniz.

Müzakere protokolü

Müzakereler, normal bir iş toplantısından farklıdır, çünkü genellikle her iki taraf için de büyük rol oynayan bir veya birkaç konuyu tartışırlar. Bu durumda, protokol, konuşmanın tüm nüanslarını ve tarafların gereksinimlerini kaydetmek için bir fırsattır. İncelenen konu her zaman ilk görüşmelerden hemen sonra çözülmez, bu nedenle yöneticiler veya diğer çalışanlar toplantı hakkında zamana ve eksiksiz bilgiye ihtiyaç duyar.

Müzakere protokolü, herhangi bir ticari belgeyle aynı prensibe göre hazırlanır.

Açıklanan olayın tarihini, belge numarasını ve başlığın tam sürümünü belirtmelidir. Bunu, mutlaka mevcut olanların listesini ve tartışılacak ana konuları gösteren bir giriş takip eder.

Ana bölümde, bilgiler genellikle üç bölüme ayrılır: “Dinlendi”, “Konuştu”, “Karar verildi”. Protokolün tam versiyonunda, tüm konuşmacıların sözleri aynen alıntılanmıştır.Bazı durumlarda, protokolden bir alıntı da, belirli bir kısmı çoğaltılarak yayınlanır.

fb.ru

Protokol- toplantılarda, toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini kaydeden bir belge.

Protokoller, komitelerin ve bakanlıkların kolejleri, belediye yönetimleri ve ayrıca bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler gibi daimi üniversite organlarının faaliyetlerini belgelemektedir. Ayrıca yapısal bölüm başkanları, genel müdür yardımcıları, müdürler tarafından yapılan toplantılar da kayıt altına alınabilir.

Geçici kolej organlarının (konferanslar, toplantılar, seminerler, vb.) faaliyetlerini belgelemek için protokoller hazırlamak yaygındır.

Tutanak, sekreter tarafından toplantıda tuttuğu notlar esas alınarak düzenlenir. Bunlar kısa notlar, transkriptler veya diktafon kayıtları olabilir. Tutanağı hazırlamak için, sekreter toplantıdan önce raporların ve konuşmaların özetlerini, taslak kararları toplar.

Protokol ortak bir formda yayınlandı..

Başlık, tarih ve protokol numarası

Protokol başlığı olacak kolej organının adı veya toplantı türü. Örneğin, pedagojik konsey toplantısının Protokolü (neyin?); yapısal bölüm başkanlarının toplantıları vb.

Tutanağın tarihi toplantı tarihidir (tutanaklar genellikle toplantıdan sonra düzenlenir). Toplantı birkaç gün sürdüyse, tutanak tarihi başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir.

Örneğin: 21 - 24.07.2009 .

Protokol numarası (dizin), meclis organının takvim yılı veya görev süresi içindeki toplantının seri numarasıdır.

Protokol metni aşağıdaki parçaları içerir:

giriş;
ana.

Tanıtım

Tutanağın giriş kısmında başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterinin adları ve adlarının baş harfleri verilir. " Kelimesinden sonra yeni bir satırdan katıldı» Toplantıda hazır bulunan görevlilerin adlarını ve adlarının baş harflerini alfabetik sıraya göre listeleyin.

Toplantıda başka kuruluşlardan kişiler varsa, "Katıldı" kelimesinden sonra " davet edildi” ve davet edilen kişilerin bir listesi belirtilir, bu durumda kuruluşun konumu ve adı her isimden önce belirtilir.

Protokolün giriş bölümünde gündem belirlendi.

Toplantıda tartışılan konuların bir listesinden oluşur ve tartışma sırasını ve konuşmacıların (hoparlörlerin) adlarını belirler. Gündemdeki her madde bir Arap rakamı ile numaralandırılır, "O" veya "Hakkında" edatları kullanılarak formüle edilir. Örneğin: "Müfredat onayı üzerine"; "Akademik yılın sonuçlarını özetlemek üzerine."

Her madde için bir konuşmacı (bu sayıyı hazırlayan bir yetkili) belirtilir.

Ana bölüm

Gündemdeki konuların sırasına göre, protokolün ana bölümünün metni hazırlanır - gündemdeki maddeler kadar bölüm içermelidir.

Böylece protokolün başlık kısmı her zaman aynı şekilde biçimlendirilir. Ancak protokolün metni farklı şekillerde sunulabilir: kısa veya eksiksiz.

Kısa Protokol- Toplantıda tartışılan konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları düzeltir. Böyle bir protokol çoğunlukla toplantının operasyonel nitelikte olduğu durumlarda tutulur (bkz. Şekil 3.3.).

Komple Protokol- sadece tartışılan konular, alınan kararlar ve konuşmacıların isimleri hakkında bilgi değil, aynı zamanda toplantıya katılanların raporlarının ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, soruları ve görüşleri, görüşleri aktaran yeterince ayrıntılı notları içerir. , pozisyonlar. Tam tutanak, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenizi sağlar (bkz. Şekil 3.4).

Pirinç. 3.3. Kısa bir protokol örneği

Pirinç. 3.4. Tam bir protokol örneği

Herhangi bir protokol biçimi kullanıldığında, metni gündemdeki maddeler kadar bölüme ayrılacaktır.

Her bölümün üç bölümü vardır: “DUYDUĞU”, “KONUŞTU”, “ÇÖZÜLDÜ” (“KARAR VERİLDİ”), sol kenardan büyük harflerle yazdırılır. Bu tasarım, metinde ana konuşmacının konuşmasını, konunun tartışılmasına katılanları ve kararın formüle edildiği işlemsel kısmı vurgulamanıza olanak tanır.

Bölümde " DİNLENDİ» konuşma metni belirtilir. Metnin başında, aday durumda yeni bir satırdan konuşmacının adı belirtilir. Konuşmanın kaydı adından bir tire ile ayrılır. Konuşma üçüncü tekil şahısla yazılmıştır. Soyadından sonra konuşmayı kaydetmek yerine belirtmesine izin verilir (“Konuşmanın kaydı ektedir”, “Rapor metni ektedir”).

İkinci durumda, raporlar protokolün bir eki haline gelir.

Bölümde " GERÇEKLEŞTİRİLDİ» aday durumda yeni bir satırdan konuşmacının adını ve kısa çizgiden sonra konuşma metnini veya soruyu belirtin (konuşma sırasında konuşmacıya sorulursa).

Bölümde " ÇÖZÜLDÜ” (“KARAR VERİLDİ”), tartışılan konu hakkında alınan kararı yansıtmaktadır. İşlem bölümünün metni, protokolün herhangi bir biçiminde tam olarak yazdırılır.

Tüm protokolün metni 1.5 satır aralığı ile yazdırılır.

Tutanak toplantı sekreteri tarafından düzenlenir. Tutanak, sekreter tarafından imzalanır ve toplantıyı takip eden 3 (üç) iş günü içinde başkanın imzasına sunulur.

İmzalar metinden 3 satır aralığı ile ayrılmıştır. Soldaki alanın kenarından pozisyonun adı yazdırılır, sağdaki alanla soyadındaki son harf sınırlıdır.

Protokolün başkan tarafından imzalandığı gün tescil edilmesi gerekir.

Protokolden alıntı

Tutanaktan alıntı, asıl protokol metninin, metnin hazırlandığı gündem maddesiyle ilgili kısmının bire bir kopyasıdır. Alıntı, formun tüm ayrıntılarını, metnin giriş bölümünü, alıntının hazırlandığı gündem maddesini ve konunun tartışılmasını ve alınan kararı yansıtan metni yeniden üretir. Protokolden bir alıntı sadece onu onaylayan sekreter tarafından imzalanır. Onay yazısı elle yazılır, “Doğru” kelimesinden, kopyayı onaylayan kişinin pozisyonunun bir göstergesinden (öz), kişisel imzadan, soyadından, adının baş harflerinden ve tarihten oluşur (bkz. Şekil 3.5).

Pirinç. 3.5. Protokolden bir alıntı örneği

Tutanaklardan alıntılar bazen böyle bir idari belgenin yerine karar olarak geçer. Bu durumda, öz, alınan kararların uygulayıcılara iletilmesi için bir araç olarak hizmet eder. Bu durumda, örneğin anonim şirketin yönetim kurulu sekreteri, toplantı tutanağını imzaladıktan sonra en geç 2 (iki) gün içinde, belirli konularda tutanaklardan alıntıları sorumlu icracılara dağıtır. Bildiriler sekreter tarafından imzalanır.

Başka bir kuruluşa gönderilen protokollerden alıntılar zorunlu mühürlemeye tabidir.

Tutanağın asıl nüshaları toplantının türüne göre hallerde sekreter tarafından tanzim edilir. Örneğin, "Genel Kurul Toplantı Tutanakları", "Yönetim Kurulu Toplantı Tutanakları", "Yönetim Kurulu Toplantı Tutanakları" vb. Kasanın içinde, protokoller sayılara ve kronolojiye göre sistematize edilmiştir. Vakalar takvim yılı içinde oluşturulur.

Tutanaklar - konuların tartışılmasının ve kararların ortak veya danışma organlarının toplantılarında kabul edilmesinin tutarlı bir kaydını içeren bir belge. Toplantı tutanakları, yönetim kararlarının ortak geliştirilmesine ve benimsenmesine yönelik faaliyetleri yansıtmaktadır. İş görüşmelerinde, tarafların vardıkları anlaşmaları düzeltmek için yapılan görüşmelerde tutanak tutulabilir.

Protokol nasıl yapılır?
Bu belge hangi bölümlerden oluşmaktadır?
Protokolün kaydı için hangi ayrıntılar gereklidir?

Protokolün kaydı

gibi protokoller ofis işlerinde belge türleri, toplantı (toplantı) sırasında yapılan el yazısı veya diktafon kayıtları, sunulan raporların ve konuşmaların özetleri, referanslar, taslak kararlar ve diğer materyaller temelinde derlenir.

Toplantının seyrinin yansımasının bütünlüğü açısından, tam ve kısa protokoller ayırt edilir. Tam protokolün metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

Giriş bölümü şunları belirtecektir: başkanın (başkan), toplantıda hazır bulunan sekreterin ve gerekirse toplantıya (toplantıya) davet edilen kişilerin baş harfleri, soyadları.

Protokolün giriş bölümü, ele alınan konuların bir listesini içeren bir gündem ile sona erer, ele alındıkları sıraya göre listelenir ve ele alınan her konu için bir konuşmacı belirtilir.

Protokolün ana bölümü, gündem maddelerine karşılık gelen bölümlerden oluşmaktadır. Her bölümün metni şemaya göre oluşturulmuştur:

GERÇEKLEŞTİRİLDİ:

ÇÖZÜLDÜ: (veya ÇÖZÜLDÜ :).

"DUYDU" bölümündeki maddeler gündeme göre numaralandırılmıştır.

Tam protokolde “DİNLENDİ” bölümünden sonra konuşmacıya sorulan sorular ve cevapları şemaya göre kaydedilebilir:

Korolev A.I.(soru):

Cevap: …

Protokolle çalışmanın rahatlığı için soruyu soran kişinin soyadı ve "Cevap" kelimesinin altı çizilebilir.

Protokolün ana bölümünde gündeme uygun olarak konunun sayısı ve içeriği belirtilir, konuşmacının konuşması belirtilir ve alınan kararlar (kararlar) kaydedilir.

Konuşma metni ektedir.

Karar (karar), toplantıda kabul edilen üslupla protokol metnine tam olarak girilir; gerekirse, oylama sonuçları verilir:

Aykırı - …,

Çekimser - ....

Özet protokol metni de iki bölümden oluşmaktadır. Giriş kısmı, tam protokoldeki ile aynı kurallara göre hazırlanır. Kısa protokolün ana bölümünde, konunun tartışılması süreci atlanır ve sadece bu konuda alınan karar kaydedilir.

Yetkililerde, protokoller formlar üzerinde hazırlanır, örneğin:

RUSYA FEDERASYONU KÜLTÜR BAKANLIĞI

FEDERAL ARŞİV AJANSI

(ROSARŞİV)

PROTOKOL

Bilim Konseyi toplantıları

__________________ № ____________

Diğer kuruluşlarda, protokoller standart kağıt sayfalarına hazırlanır. Protokollerin kaydı için, protokol formlarının (birleşik formların) şablonlarını kullanmak uygundur.

Protokollerin hazırlanmasında aşağıdaki ayrıntılar kullanılır:

kuruluşun adı - belgenin yazarı;
belge türü - TUTANAK - toplantı türünü belirten toplantı, toplantı (örneğin: Federal Arşiv Ajansı başkanıyla yapılan toplantının TUTANAKLARI);
toplantı yeri, toplantı;
protokol tarihi;
protokol numarası

Tutanak toplantıda başkan (başkan) ve sekreter (önce başkanın imzası, sonra - alt sekreter) tarafından imzalanır. Protokolün bir kopyası imzalanır.

Tutanağın tarihi toplantı tarihidir.

Tutanaklar kaydedilir, bir takvim yılı içinde her bir tutanak grubu için ayrı ayrı sıra numaraları verilir: koordinasyon, uzman, metodolojik ve diğer organların toplantı tutanakları. Ortak toplantı tutanakları, toplantıya katılan kuruluşların tutanaklarının seri numaraları da dahil olmak üzere bileşik sayılara sahiptir.

Meslektaşlık temelinde hareket eden makamlarda, protokoller temelinde idari belgeler düzenlenir: kararlar (kararlar) (her konu için ayrı ayrı).

Kabul edilen kararlar, dağıtım endeksine (liste) uygun olarak ilgili kuruluş ve yetkililere gönderilen protokollerin kopyaları (protokollerden alıntılar) şeklinde uygulayıcılara iletilir. Protokollerin kopyaları (protokollerden alıntılar), ofis yönetim hizmetinin (protokol departmanı) mührü ile onaylanmıştır.

Protokollerin yürütülmesine ilişkin kurallar, kuruluşun ofis çalışma talimatlarında (DOW) belirlenir.

VF Yankova, Doktora ist. Bilimler, Doç., Yrd. VNIIDAD Direktörü

Protokol- toplantı, toplantı, konferans ve meslek kuruluşlarının toplantılarında konuların tartışılması ve karar vermenin tutarlı bir kaydını içeren bir belge.

Protokol, bir meslek grubu veya bir grup çalışan tarafından ortak karar alma faaliyetlerini yansıtır. Kuruluşların yönetim faaliyetlerinde oluşturulan toplantı tutanaklarından, soruşturma tutanakları, bazı idari organlar ve kamu düzeni organları (örneğin, sağlık müfettişi protokolü, trafik kazası protokolü vb.) , sözleşmeye dayalı protokollerin yanı sıra ( anlaşmazlık protokolleri, anlaşmazlık anlaşması protokolleri, fiyat anlaşması protokolleri vb.).

Kalıcı ve geçici toplu organların toplantıları (federal yürütme organları kurulları, işçi kolektifleri toplantıları, hissedarlar toplantıları, yönetim kurulları toplantıları vb.) zorunlu kayıtlara tabidir.

Tutanaklar, toplantı (toplantı) sırasında alınan notlar, sunulan raporların ve konuşmaların özetleri, referanslar, taslak kararlar ve diğer materyaller temelinde hazırlanır. Tutanak sekreter veya görevlendirilen diğer kişi tarafından tutulur. Tutanaktaki girişlerin doğruluğundan toplantıyı yöneten başkan ve sekreter sorumludur.

Protokoller düzenlenebilir tamamlamak veya kısa bilgi konunun tartışma seyrinin çıkarıldığı ve sadece bu konuda verilen kararın kaydedildiği form.

Toplantıda hangi protokolün tutulacağına ilişkin karar, meslektaşlar kurulu başkanı veya kuruluşun başkanı tarafından alınır.

Protokolün başlığı, ortak faaliyet türünün (oturum, toplantı vb.) adı ve faaliyetleri kayıt altına alınan kuruluşun adıdır. (tasdik komisyonu toplantı tutanakları ...; hissedarlar genel kurul toplantı tutanakları ...).

Metin tam protokol iki bölümden oluşur: giriş ve temel .

AT giriş bölümü başkanın (başkan), toplantıda hazır bulunan sekreterin ve gerektiğinde toplantıya (toplantıya) davet edilen kişilerin baş harfleri ve soyadları belirtilir. Toplantıya (konferansa) farklı kurum ve kuruluşların temsilcileri katılırsa, her bir kişinin çalışma yeri ve konumu belirtilir.

Mevcut olanların sayısı 15 kişiyi aşarsa, protokolün giriş bölümünde protokolün ayrılmaz bir parçası olan bir listeye atıfta bulunulur, örneğin:

Mevcut: 25 kişi. (liste ektedir).

"Başkan", "Sekreter", "Katıldı" kelimeleri, başlıktan ve birbirinden iki aralıkla ayrılmış, sıfır sekme konumunun (sahadan) soluna yazdırılır.

Protokolün giriş bölümü, önem sırasına göre sıralanan, ele alınan konuların bir listesini içeren bir gündemle ve ele alınan her konuda bir konuşmacının belirtildiği bir gündemle sona ermektedir. Gündem maddeleri "O", "Hakkında" edatı ile formüle edilmiş, sol kenardan itibaren basılmış ve Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. “Çeşitli” kelimesiyle bir soru veya bir grup soru formüle etmeniz önerilmez.

Ana bölüm protokol metni gündem maddelerine karşılık gelen bölümlerden oluşmaktadır. Her bölümün metni şemaya göre oluşturulmuştur:

DUYMAK:...

GERÇEKLEŞTİRİLDİ:...

ÇÖZÜLDÜ (ÇÖZÜLDÜ):...

"HEARD" bölümü, konuşmacının soyadını ve adının baş harflerini, raporunun içeriğini (mesaj, bilgi, rapor) içerir. Rapor metni konuşmacı tarafından yazılı olarak sunulmuşsa, konuşmanın konusu belirtildikten sonra “rapor metni ektedir” notu alınabilir.

"KONUŞULAN" bölümünde, tartışmada konuşan kişilerin adları ve adlarının baş harfleri ile konuşmacıya sorular da dahil olmak üzere konuşmaları belirtilir. Gerekirse, konuşmacının adından sonra konumu belirtilir.

KARAR VERİLEN (KARAR VERİLEN) bölümünde, alınan karar kayıt altına alınmakta olup, bu kararlardan kaçınmak için kısaca, kesin ve özlü bir şekilde formüle edilmektedir. Tam bir protokol örneği

çift yorum. Kararla birlikte "lehte", "aleyhte", "çekimser" oy sayıları ile oylamaya katılmayanların listesi belirtilir. Karar bir veya daha fazla madde içerebilir, bunlar önem sırasına göre düzenlenmiştir, her biri numaralandırılmıştır.

"HEARD" kelimesinin önüne gündeme uygun bir sayı gelir. “DUYDU”, “SÖYLENDİ”, “ÇÖZÜLDÜ (KARAR VERİLDİK)” kelimeleri sol kenardan büyük harflerle yazdırılır ve iki nokta üst üste ile biter. “DİNLENDİ”, “ARALIKLI”, “KARAR VERİLDİK (KARAR VERİLDİK)” bölümlerinin metni yeni bir satırdan 1.5 satır aralıkla yazdırılır. Aday durumda konuşmacıların her soyadı ve baş harfleri yeni bir satırdan yazdırılır, konuşma kaydı soyadından bir tire ile ayrılır.

Metin özet protokol ayrıca iki bölümden oluşmaktadır. Giriş bölümünde, başkanın (başkan), sekreterin baş harfleri ve soyadları ile hazır bulunan kişilerin baş harfleri ve soyadları belirtilir. "Katıldı" kelimesi, iki nokta üst üste konduktan sonra sol kenar boşluğunun altı çizili olarak yazdırılır. Mevcut olanların pozisyonlarının adları aşağıda ve pozisyon adlarının sağında - baş harfleri ve soyadları yer almaktadır. Pozisyonların adları genelleştirilmiş bir şekilde belirtilebilir. Mevcut olanların çok satırlı iş unvanları 1 satır aralığı ile yazdırılır.

Liste, protokolün ana bölümünden düz bir çizgi ile ayrılmıştır.

Tutanağın ana bölümünde gündeme uygun konunun sayısı, konunun içeriği ve alınan kararlar belirtilir.

Sorunun adı bir Romen rakamı ile numaralandırılmıştır ve "O" ("Açık") edatı ile başlamaktadır, 15 numaralı ortalanmış yazı tipi boyutunda basılmıştır ve son satırın altında bir satır ile altı çizili olarak belirtilmiştir. birden fazla aralık. Çizginin altında bu konunun tartışıldığı sırada söz alan yetkililerin isimleri yer alıyor. Soyadları 1 satır aralığı ile yazdırılır. Ardından konuyla ilgili verilen karar belirtilir.

Toplantı tutanağı başkan ve sekreter tarafından imzalanır. Özellikle önemli durumlarda, protokol konuşmacılar tarafından onaylanmalıdır, vizeler konuşmanın kaydedildiği düzeyde belgenin sol kenarına yapıştırılır.

Protokolün tarihi Etkinlik tarihi (toplantılar, toplantılar vb.). Birkaç gün sürdüyse, kısa çizgi aracılığıyla toplantının başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtin. Örneğin: 16-17.06.2010 veya 16.06.2010-17.06.2010.

Tutanaklar, bir takvim yılı içinde her bir tutanak grubu için ayrı ayrı sıralı numaralar olarak atanır: yönetim kurulu toplantı tutanakları, koordinasyon tutanakları, uzman konseyleri ve diğer organlar. Ortak toplantı tutanakları, toplantıya katılan kuruluşların tutanaklarının seri numaraları da dahil olmak üzere bileşik sayılara sahiptir.

Gerekirse protokollerin kopyaları, dağıtım endeksine göre ilgili kurum ve yetkililere gönderilir; indeks, konunun değerlendirilmesini hazırlayan birimin sorumlu yürütücüsü tarafından derlenir ve imzalanır. Protokollerin kopyaları, Kayıt Yönetim Hizmetinin mührü ile onaylanmıştır.

Alınan kararlar, uygun formda düzenlenen ve Kayıt Yönetim Hizmetinin mührü ile onaylanan protokollerden alıntılar şeklinde uygulayıcılara iletilir.

Protokolden alıntıözün hazırlanmakta olduğu gündem maddesine ilişkin orijinal protokol metninin tam bir kopyasıdır.

Protokolden bir alıntı, formun tüm ayrıntılarını, metnin giriş bölümünü, alıntının hazırlandığı gündem maddesini ve konunun tartışılmasını ve alınan kararı yansıtan metni yeniden üretir. Protokolden alıntı sadece sekreter tarafından imzalanır, ayrıca onaylar.

Protokol, belge türünün adını belirten kuruluşun genel antetli kağıdına - "PROTO-COL", özel bir protokol biçiminde (belirli bir belge türünün bir biçimi) veya standart bir belge sayfasında düzenlenir. A4 kağıt.

Protokolün zorunlu detayları şunlardır:

organizasyonun adı;

ü belge türünün adı (PROTOKOL);

ü tarih ve kayıt numarası

ü metnin başlığı;

o imzalar.

Bir protokol örneği

Kanun - belge, birkaç kişi tarafından derlenen ve yerleşik gerçekleri veya olayları doğrulayan.

Bazı durumlarda, kanunlar sadece tespit edilmiş gerçekleri ve olayları kaydetmekle kalmaz, aynı zamanda sonuçları, tavsiyeleri ve önerileri de (teftiş, anket, revizyon vb.) içerir.

Eylemler, amaç ve içeriklerinde geniş bir çeşitlilikle ayırt edilir:

teslimat ve kabul (işler, maddi varlıklar, belgeler);

anketler (güvenlik durumu, yangın güvenliği; çalışma koşulları; performans sonuçları);

Testler (örnekler, sistemler, teknolojiler);

imha için tahsis (maddi varlıklar, belgeler);

transfer (yapısal bir birimin bir kuruluştan diğerine);

Belirlenen kuralların ihlali;

denetimler, envanterler;

kazaların, kazaların araştırılması;

örgütün tasfiyesi vb.

Kanunlar toplu olarak düzenlenir (en az iki taslak hazırlayan). Çoğu zaman, eylemler, bileşimi kuruluş başkanının yürütme belgesi tarafından onaylanan özel olarak oluşturulmuş komisyonlar tarafından hazırlanır. Kanunlar daimi komisyonlar tarafından düzenli olarak hazırlanabilir.

Bir eylem hazırlarken ana şey- fiili durumun kurulması ve kanunda yeterli açıklaması. Kanun hazırlanır taslak girdilere göre Komisyonun veya bir grup kişinin çalışması sırasında tutulan ve gerçek verileri, nicel göstergeleri ve diğer bilgileri içeren.

Eylemin başlığı, "hareket" kelimesiyle dilbilgisi açısından tutarlı olmalıdır, örneğin:

Ø Enstitünün mali ve ekonomik faaliyetlerini kontrol etme eylemi,

Ø Maddi varlıkların silinmesi eylemi.

Eylemin tarihi, olay tarihidir (kontroller, muayeneler, muayeneler vb.).

Kanunun metni iki bölümden oluşmaktadır:

giriş kısmı;

ana (belirtilen) kısım.

Tanıtımşemaya göre inşa edilmiştir: sebep - komisyon tarafından hazırlanan - komisyon başkanı - komisyon üyeleri - hazırdı (eğer kanun birinin huzurunda hazırlanmışsa).

Kanunun hazırlanmasının temeli bir anlaşma, idari belge, sayı ve tarihi gösteren normatif bir belgedir.

"Tedbir" ibaresinden sonra komisyonun adı, kanunu düzenleyenlerin görevleri, soyadları ve adlarının baş harfleri belirtilir.

Kanunun hazırlanmasına katılan kişileri listelerken, kuruluşun adı, soyadları ve baş harfleri (aday durumda) ile pozisyonların adları belirtilir. Komisyonun başkanı ilk olarak belirlenir. Gerekli durumlarda, kanunun hazırlanmasına katılan kişilerin kimlik ve yetkilerini kanıtlayan belgeler ve adresleri hakkında bilgi verilmesine izin verilir. Komite üyelerinin isimleri alfabetik olarak sıralanmıştır. "Vakıf", "Başkan", "Komisyon Üyeleri", "Katılımcılar" kelimeleri büyük harfle yazılır.

ana bölümde yapılan işin özü, niteliği, yöntemleri ve şartları, tespit edilen gerçekler ile sonuçlar, öneriler ve sonuçlar belirtilir. Kanunun içeriği paragraflara bölünebilir, malzeme bir tablo şeklinde sunulabilir. Gerekirse, kanunun, kanunu hazırlayan komisyonun kararları, sonuçları veya sonuçları olan nihai bir bölümü olabilir.

Kanun metninin sonunda, yapılan nüshaların sayısı ve yerleri belirtilir. Kanunun kopya sayısı, onunla ilgilenen tarafların sayısı veya düzenleyici belgeler tarafından belirlenir.

Örneğin:

3 kopya halinde derlenmiştir:

1. kopya - muhasebe,

2. nüsha - ticari departman,

3. kopya - alıcı.

Kanunun kopya sayısına ilişkin bir nottan sonra, kanuna eklerin (varsa) varlığına ilişkin bir not gelir.

Denetim ve anket eylemleri düzenlenirken, faaliyetleri yasaya yansıyan yetkililerle içerikleri üzerinde anlaşmaya varılır. Kanun kabul edilmiş sayılır ve komisyonun tüm üyeleri veya hazırlanmasına katılan tüm kişiler tarafından imzalandıktan sonra yürürlüğe girer.

İmzalar, giriş bölümündeki isimlerle aynı sırayla, ancak konum belirtilmeden düzenlenmiştir.

Fiilin içeriğine katılmayan kişi, anlaşmazlığı konusunda çekince koyarak imzalamak zorundadır. Bir komisyon üyesinin muhalefet şerhi ayrı bir kağıda düzenlenmeli ve kanuna eklenmelidir.

Gerekli durumlarda (düzenleyici belgeler tarafından isteniyorsa), eylemler, emriyle eylemlerin gerçekleştirildiği bu veya daha yüksek kuruluşun başkanı tarafından onaylanır ve yasanın hazırlanmasıyla sonuçlanır. Örneğin: bir kurumun tasfiyesine ilişkin bir kanun, belgelerin imhası için tahsise ilişkin bir kanun ve saklama süresi dolan davalar.

Kanun, kuruluşun genel antetli kağıdına veya kanunun özel bir formuna (belirli bir belge türü) hazırlanır. Sürekli tekrar eden bilgiler içeren eylemler için ekran metinli formlar kullanılmalıdır.

Bir eylem örneği

Kanunun zorunlu detayları şunlardır:

organizasyonun adı,

ü belge türünün adı (ACT);

ü tarih ve kayıt numarası;

derleme veya yayın yeri;

ü metnin başlığı;

ü imzalar;

ü gerekli durumlarda - onay damgası (onay gerektiren işlemler, onaya tabi belgeler listesinde yer almalıdır).

Protokol- toplantılarda, toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini belirledikleri bir belge.

Protokoller, komitelerin ve bakanlıkların kolejleri, belediye yönetimleri ve ayrıca bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler gibi daimi üniversite organlarının faaliyetlerini belgelemektedir. Yukarıdakiler hariç olmak üzere, yapısal bölüm başkanları, genel müdür yardımcıları, müdür tarafından yapılan toplantılar da kaydedilebilir.

Geçici kolej organlarının (konferanslar, toplantılar, seminerler, vb.)

Tutanak, sekreter tarafından toplantıda tuttuğu tutanaklara dayanılarak düzenlenir. Bunlar kısa notlar, transkriptler veya diktafon kayıtları olabilir. Protokolü hazırlamak için sekreterin toplantıdan önce raporların ve konuşmaların özetlerini, taslak kararları topladığını söylemeye değer.

Protokol ortak bir formda yayınlandı..