Zarządzanie kasjerem w Excelu. Formy formularzy dokumentów kasowych. Funkcje wypełniania formularza elektronicznego

Strona tytułowa księgi kasowej - jej próbkę można pobrać na naszej stronie internetowej. Jego forma 0310004 składa się z 2 części. Pierwsza część to okładka tego księgi rachunkowej, druga to ostatnia strona księgi. Zobacz, jak zrobić to dobrze.

Co to jest formularz księgi kasowej (strona tytułowa)

Strona tytułowa księgi kasowej jest zwykle wykonana z grubego papieru, aby kasa pozostała nienaruszona tak długo, jak to możliwe. Zgodnie z ust. 1 art. 29 ustawy federalnej „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ okres przechowywania takiego rejestru księgowego jako księgi kasowej wynosi co najmniej 5 lat.

Książka może być wydrukowana na papierze, oprawiona i poświadczona podpisami osób odpowiedzialnych i pieczęcią lub przechowywana w formie elektronicznej z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. W takim przypadku nie jest konieczne drukowanie go na papierze (klauzula 4.7 Instrukcji Banku Rosji z dnia 03.11.2014 nr 3210-U).

Forma księgi kasowej (ujednolicony formularz KO-4) została zatwierdzona dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z 18 sierpnia 1998 r. Nr 88. Informacje na ten temat są wskazane w prawym górnym rogu strony.

Strona tytułowa (okładka książki) powinna zawierać pełną nazwę przedsiębiorstwa, jego kod OKPO. Jeśli jest to jednostka strukturalna, wskazana jest informacja o tym. Pod nazwą rejestru widnieje rok, za który jest prowadzony. Tak więc nowa księga kasowa jest uruchamiana w każdym roku kalendarzowym lub bezpośrednio po wypełnieniu ostatniej strony poprzedniej księgi w tym samym roku.

Na ostatniej stronie księgi, w wierszu oznaczającym liczbę ponumerowanych i sznurowanych kartek, umieszczana jest rzeczywista wartość liczbowa. Zapis jest poświadczony pieczęcią przedsiębiorstwa (jeśli istnieje) oraz podpisami kierownika i głównego księgowego z ich obowiązkowym zapisem. Ostatni wpis to data poświadczenia informacji o liczbie arkuszy w księdze.

Przeczytaj więcej o istniejących typach transakcji gotówkowych w artykule. „Pojęcie i rodzaje transakcji gotówkowych (regulacja prawna)” .

Cechy zastosowania ujednoliconej formy KO-4 w 2019 roku

Od początku 2013 r. formularze dokumentów pierwotnych zawarte w albumach ujednoliconych przez Państwowy Komitet Statystyczny stały się opcjonalne do użytku. Jeśli jednak mówimy o pierwotnych dokumentach i rejestrach, których formy są również ustalane na podstawie innych ustaw federalnych (w szczególności dotyczy to bezpośrednio dokumentów dotyczących transakcji gotówkowych), opracowany ujednolicony formularz pozostaje obowiązkowy.

Dokładnie tak jest w informacji Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 04.12.2012 nr PS-10/2012 w sprawie wejścia w życie ustawy o rachunkowości w 2013 roku. Pomimo tego, że od 1 czerwca 2014 r. ustanowiono nową procedurę ewidencjonowania transakcji gotówkowych (instrukcja Banku Rosji z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210-U), forma księgi kasowej pozostała niezmieniona. Jednocześnie indywidualni przedsiębiorcy nie mogą prowadzić tej formy rejestru księgowego (klauzula 4.6 Dyrektywy Banku Rosji nr 3210-U z 11 marca 2014 r.).

Prawidłowość księgi kasowej monitoruje główny księgowy lub księgowy, a pod ich nieobecność kierownik.

Aby uzyskać informacje o tym, jak transakcje gotówkowe są odzwierciedlone w rachunkowości, przeczytaj artykuł.

Zunifikowany mundur KM-6to jeden z raportów wypełnianych przez kasjera na kasie wyposażonej w ECLZ na koniec każdego dnia, w którym dokonywane są transakcje gotówkowe z gotówką. Powiemy Ci, jak wypełnić formularz KM-6, skąd możesz pobrać jego formularz i zobaczyć próbkę jego wypełnienia.

Pracujemy z gotówką

Praca z gotówką zawsze wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Kasjer musi być w stanie nie tylko poprawnie wykonać wszystkie dokumenty gotówkowe, ale także przestrzegać wymogów prawa.

WAŻNY!Główne punkty, które kasjer powinien znać podczas pracy z gotówką, są wskazane w ustawie „O korzystaniu z kas fiskalnych” z dnia 22 maja 2003 r. Nr 54-FZ oraz instrukcji Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej w sprawie transakcji gotówkowych z dnia 11 marca 2014 r. Nr 3210-U.

Przeczytaj o tym, jak sprawdzana jest dyscyplina gotówkowa i jakie mogą być konsekwencje jej naruszenia w materiale. .

Ale to nie wszystko: kasjer ma wiele innych obowiązków. Jednym z nich, którego wdrożenie jest konieczne podczas pracy na kasie z ECLZ, jest wypełnienie raportu „Raport referencyjny kasjera-operatora” z odczytów liczników kasy i przychodów za dzień roboczy (lub zmiana gotówki). Na podstawie tego raportu dochód uzyskany na zmianę jest dopisywany do kasy operacyjnej.

Odbywa się to albo w formie ujednoliconego formularza KM-6, zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 25 grudnia 1998 r. Nr 132, albo w formie o podobnej treści, opracowanej niezależnie. To ostatnie stało się możliwe od połowy 2016 r. po wejściu w życie zmian wprowadzonych do ustawy nr 54-FZ.

Od 01.07.2017 r. wraz z wprowadzeniem kas online znika konieczność sporządzania takiego raportu, gdyż wszelkie niezbędne raportowanie można wygenerować na podstawie danych o przychodach, które trafiły do ​​napędu fiskalnego kasy online w trakcie zmiana (patrz pismo Ministerstwa Finansów z dnia 16.06.2017 nr 03-01-15/37692).

Wypełnij formularz KM-6

Raport w formie KM-6 sporządzany jest w 1 egzemplarzu. Po wyświetleniu informacji o firmie (nazwa i numer telefonu, KPO, NIP) oraz wskazaniu modelu użytej kasy (nazwa, numer seryjny i ewidencyjny) pokazuje przychód za zmianę według liczników sumujących na początku i koniec dnia roboczego.

Ponadto do wypełnienia formularza KM-6 wymagana jest znajomość kwoty zwróconej klientom gotówki (przy zwrocie towaru) oraz nieprawidłowo wybitych czeków, aby ostateczna kwota gotówki, zgodnie z raportem, odzwierciedlała rzeczywiste wpływy gotówkowe firmy za zmianę. Raport ten musi być podpisany przez starszego kasjera i szefa firmy.

Formularz KM-6 można pobrać z naszej strony internetowej:

Próbka pomoże w wypełnieniu formularza KM-6, który można również pobrać z naszej strony internetowej.

Wyniki

Wynik pracy kasjera na kasie wyposażonej w ECLZ na zmianę (pokwitowania gotówkowe) jest dokumentowany za pomocą ujednoliconego formularza KM-6. Raport ten wskazuje dane liczników sumujących kasy fiskalnej oraz wielkość uzyskanych przychodów. Raport służy jako podstawa do rejestracji wpływu wpływów pieniężnych do kasy operacyjnej podatnika. Wraz z wprowadzeniem kas internetowych nie ma potrzeby sporządzania takiego raportu.

Transakcje gotówkowe są dokumentowane w określonej formie i zgodnie z procedurą ich wypełniania. W przypadku korzystania z KKM wyposażonego w EKLZ, wraz z dziennikiem kasjera-operatora KM-4 i innymi formularzami księgowymi, zatwierdzony. dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 25 grudnia 1998 r. Nr 132 „Raport kasjera-operatora” jest wypełniany zgodnie z formularzem nr KM-6. Czy wymagane jest sporządzenie formularza nr KM-6 dla tych, którzy przeszli do kas online i jaka jest procedura jego wypełniania, rozważymy dalej.

Raport pomocy kasjera-operatora i kasy online

Podstawowe ujednolicone formularze do rozliczania operacji handlowych, w tym formularz nr 6-KM, zostały zatwierdzone przez Dekret nr 132 Państwowego Komitetu Statystycznego. Zaświadczenie kasjera zawiera odczyty liczników kontrolnych i zliczających, kwotę otrzymywaną na dzień lub zmianę przychodów , kwota zwrotu gotówki kupującym. Ponieważ ujednolicone formularze Państwowego Komitetu Statystycznego nie są już obowiązkowe, raport kasjera-operatora można wypełnić na formularzu własnego projektu zgodnie z wymaganymi szczegółami. Raport kasjera, próbkę jego wypełnienia, znajdziesz na końcu tego artykułu.

Firmy i przedsiębiorcy indywidualni korzystający z kas internetowych nie mogą wypełniać ujednoliconych formularzy KM-1 - KM-9, zatwierdzonych Zarządzeniem nr 132, które zawierają „Raport pomocy kasjera” w formularzu KM-6. Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej udzieliło takiego wyjaśnienia w pismach z dnia 16 września 2016 r. Nr 03-01-15 / 54413 z dnia 16 czerwca 2017 r. Nr 03-01-15 / 37692 i z dnia 4 lipca 2017 r. nr 03-01-15 / 42314. Agencja wyjaśnia to podejście w następujący sposób: uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego nr 132 nie ma zastosowania do przepisów dotyczących stosowania kas fiskalnych, na które składa się ustawa z dnia 22.05.2003 r. nr 54-FZ oraz przepisy przyjęte zgodnie z art. to prawo, zatem niekoniecznie.

Konieczność wypełniania raportu kasjera-operatora wraz z wprowadzeniem kasy online znika również z przyczyn technicznych: wszystkie wymagane informacje i wskaźniki są przechowywane w napędzie fiskalnym kasy, co ułatwia generowanie raportów. Organy podatkowe otrzymują nawet w czasie rzeczywistym informacje o transakcjach gotówkowych dokonywanych za pośrednictwem kas online.

Procedura wypełniania „Raportu pomocy kasjera-operatora”

Raport referencyjny sporządzany jest w jednym egzemplarzu, dla każdej kasy operacyjnej firmy osobno. Pod koniec zmiany lub na koniec dnia kasjer przekazuje otrzymane wpływy do banku lub zgodnie z poleceniem odbioru do starszego kasjera (lub kierownika, jeśli w organizacji nie ma starszego kasjera) , dołączając raport kasjerski wypełniony na formularzu nr KM-6. Formularz raportu można znaleźć w albumie ujednoliconych formularzy, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 132.

Kasjer wypełnia formularz w następującej kolejności:

• W górnej linii formularza wpisana jest nazwa organizacji, tam również podany jest adres i numer telefonu firmy. W razie potrzeby wprowadza się nazwę jednostki strukturalnej organizacji. W części tabelarycznej po prawej stronie wskazany jest NIP firmy i kod rodzaju działalności zgodnie z OKVED.
• Linia „Kasa” wskazuje model używanej kasy - jej klasę, typ, markę. Numer rejestracyjny KKM i numer seryjny producenta należy wpisać w odpowiednich komórkach tabeli po prawej stronie. Oprogramowanie, z którego korzystasz, możesz określić w wierszu „Program aplikacji”.
• Nazwisko i inicjały kasjera wpisuje się w komórce „Kasjer”, a numer odpowiedniej zmiany jest wskazany w komórce „Zmiana”.

Główną częścią „Raportu-raportu kasjera-operatora” jest tabela składająca się z dziesięciu kolumn.

• Kolumna 1 „Numer porządkowy raportu pamięci fiskalnej na koniec zmiany/doba” musi zawierać numer seryjny raportu Z.
• Kolumny 2 i 3 - podać numer działu i sekcji (jeśli istnieje).
• Kolumna 4 nie jest wymagana.
• Kolumna 5 zawiera odczyty licznika sumującego na początku pracy (początek dnia lub zmiany) i musi zgadzać się z danymi w kolumnie 6 Dziennika Kasjera-Operatora KM-4 dla tego dnia lub zmiany.
• Kolumna 6 - odczyty tego samego licznika na koniec dnia roboczego / zmiany, które odpowiadają kolumnie 9 dziennika KM-4.
• Kolumna 7 - kwota przychodu otrzymanego za dzień roboczy / zmianę, zgodnie z licznikiem. Wskaźnik ten jest obliczany jako różnica między kolumnami 6 i 5 i musi w sumie odpowiadać kolumnie 10 „Dziennika kasjera-operatora” na ten dzień / zmianę.
• Kolumna 8 - kwota zwrotów do klientów z niewykorzystanych wpływów gotówkowych. Tutaj musisz podać całkowitą kwotę wszystkich pieniędzy zwróconych klientom i czeków wystawionych przez pomyłkę. W „Dzienniku kasjera-operatora” ta kolumna odpowiada kolumnie 15 dla tej samej zmiany. W przypadku braku zwrotów kolumna ta jest przekreślona.
• W kolumnach 9 i 10 kierownik katedry/sekcji umieszcza swoje nazwisko, inicjały i podpis. W przypadku braku głowy, jego pełne imię i nazwisko. i podpisany przez kasjera.
• W wierszu „Ogółem” tabeli wskaźniki w kolumnach 7 i 8 są osobno podsumowane.

Wiersz „Całkowity dochód w kwocie” należy wypełnić w następujący sposób: słownie, rubli, cyframi - kopiejki. Wskaźnik ten jest obliczany jako suma przychodów minus zwroty (ostatni wiersz kolumny 7 minus suma kolumny 8).

Następnie wskazuje się datę i numer przychodzącego zlecenia gotówkowego (PKO), zgodnie z którym wpływy i dołączony do niego raport kasowy w formularzu KM-6 są przekazywane do działu księgowości firmy lub do jej głowa. Niezbędne jest wskazanie danych banku, któremu środki są następnie przekazywane. Jeśli organizacja jest mała, gdzie nie ma więcej niż dwie kasy, kasjer-operator może natychmiast przekazać pieniądze inkasentom bankowym. Znajduje to również odzwierciedlenie w raporcie kasjera wskazującym bank, który przyjął wpływy, numer i datę paragonu otrzymanego od kolekcjonera.

„Raport-certyfikat operatora kasjera” jest podpisany przez starszego kasjera, operatora kasjera i kierownika organizacji wraz z transkrypcjami ich podpisów.

Jednym z głównych dokumentów w prowadzeniu kasy jest księga kasowa. Powinna być prowadzona przez każdą firmę, która ma obrót „gotówkowy”: odbieranie pieniędzy z rachunku bieżącego, wydawanie wynagrodzeń, rozliczanie środków itp. W jakiej formie wypełniana jest księga gotówkowa, jak ją prawidłowo utrzymywać - to jest nasz artykuł.

Co to jest „Księga kasowa KO-4”

Księga kasowa - dokument, który rejestruje odbiór i wydanie gotówki w kasie firmy. Wypełnienie księgi kasowej jest obowiązkowe dla każdego, niezależnie od formy organizacyjnej i obowiązującego systemu podatkowego. Wyjątek stanowią przedsiębiorcy indywidualni, którzy prowadzą ewidencję swoich przychodów i wydatków – nie muszą sporządzać paragonów kasowych i dokumentów wydatkowych, a tym samym nie potrzebują księgi kasowej (punkt 4.1 Dyspozycji Banku Centralnego nr 3210-U z dnia 03.11.2014).

Księga kasowa jest wypełniona (patrz próbka poniżej) na aktualnym formularzu nr KO-4, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. Nr 88 (zmienionym 3 maja, 2000). Forma papierowa zawiera: okładkę, stronę tytułową oraz arkusze księgi kasowej.

Procedura prowadzenia księgi kasowej jest określona w dekrecie nr 88 tylko w sposób ogólny, nie opracowano szczegółowych instrukcji jej wypełniania. Również przy wypełnianiu należy kierować się postanowieniami Dyrektywy Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej nr 3210-U.

Jak wypełnić księgę kasową: algorytm

Pracownik odpowiedzialny za wypełnianie dokumentów kasowych, w tym księgi kasowej, jest powoływany na polecenie kierownika. Może to być kasjer, księgowy, główny księgowy, inny urzędnik, a w przypadku jego braku sam kierownik lub osoba świadcząca usługi księgowe może prowadzić księgę kasową i inne dokumenty gotówkowe.

Podstawą dokonywania wpisów w księdze kasowej są zlecenia kasowe pokwitowań i wydatków. Zamówienia posiadają numerację przelotową, sporządzają każdy paragon lub wypłatę gotówki. Wpisy w księdze kasowej są dokonywane tylko dla dni, w których nastąpił ruch w kasie.

Ogólny algorytm wypełniania księgi kasowej:

• na początku dnia wskazane jest saldo gotówki, które powinno być równe saldzie na koniec poprzedniego dnia;
• wpisy są dokonywane w księdze dla każdego zlecenia przychodzącego i wychodzącego wydanego na dzień;
• na koniec dnia roboczego w księdze kasowej sumuje się obroty za otrzymanie i wydatkowanie „gotówki” i wyświetla się saldo na koniec dnia.

Jak prowadzić księgę kasową, jeśli w ciągu dnia przy kasie nie było ruchu? W księdze kasowej taki dzień nie musi być odzwierciedlony.

Po zweryfikowaniu ilości gotówki pozostającej w kasie na koniec dnia, obrotów i salda wykazanego w księdze kasowej kasjer poświadcza swoim podpisem wpisy dokonane w księdze, a następnie przekazuje je wraz z gotówką dokumenty do weryfikacji do głównego księgowego lub kierownika.

W księdze kasowej, w przeciwieństwie do zleceń gotówkowych, można dokonywać korekt, ale tylko wtedy, gdy są one poświadczone podpisami osób, które dokonały tych zmian i ich odpisami, a także wskazana jest data korekty.

Księga kasowa wraz z innymi dokumentami kasowymi musi być przechowywana w organizacji przez co najmniej 5 lat.

Jak wypełnić książeczkę kasową: próbne wypełnienie na papierze

Książkę kasową możesz wystawić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Każda z tych opcji ma swoją własną charakterystykę wypełnienia.

Formularz papierowy KO-4 to czasopismo drukowane w drukarni, wypełniane ręcznie lub wypełniane komputerowo, a następnie drukowane, arkusze księgi kasowej.

Jeśli książka będzie wypełniana ręcznie, przed przystąpieniem do pracy należy ponumerować i zszyć wszystkie arkusze. Na odwrocie okładki przykleja się do sznurowania kartkę papieru wskazującą liczbę ponumerowanych kartek, nakleja się pieczęć oraz podpisy kierownika i głównego księgowego. Strona tytułowa wskazuje nazwę firmy i okres użytkowania książki.

Arkusz księgi kasowej składa się z dwóch części: arkusza wkładki księgi kasowej i raportu kasjera, które są ponumerowane tymi samymi numerami. Papier do kopiowania jest wymagany do ręcznego wypełnienia arkusza. Kartkę składa się na pół wzdłuż linii cięcia, na środku umieszcza się kalkę, a kasjer wypełnia jej nieodłączną część (pierwszy egzemplarz) długopisem, a część odrywaną (drugi egzemplarz) kopiuje.

Książka gotówkowa: próbka ręczna

Na koniec dnia, po wypełnieniu księgi kasowej, odchodzi drugi egzemplarz i jest to raport kasjera, do którego dołączone są wszystkie dokumenty kasowe na ten dzień. Księga kasowa oraz protokół z załączonymi zleceniami kasowymi są przekazywane do weryfikacji głównemu księgowemu, który wskazuje słownie ilość otrzymanych paragonów i wydatków oraz podpisuje obie kopie. Wszystkie podpisy na poślizgu i raporcie kasjera muszą być wyłącznie autentyczne, a nie „kalkowe”.

Tak wygląda arkusz księgi kasowej (pusty)

Możesz pobrać czysty KO-4 poniżej. Jeżeli księga kasowa jest sporządzona na komputerze, na przykład w formacie Word lub Excel, wypełniony arkusz na koniec dnia jest drukowany w dwóch egzemplarzach, podpisany przez kasjera i sprawdzony przez głównego księgowego. Na koniec okresu sprawozdawczego (rocznie lub kwartalnie) zadrukowane arkusze są zszywane i poświadczane pieczęcią i podpisami w taki sam sposób jak w przypadku wersji odręcznej.

Elektroniczna księga kasowa: jak zarządzać 2017

Inną opcją prowadzenia księgi kasowej jest elektroniczne korzystanie z programu księgowego, w którym prowadzona jest księgowość przedsiębiorstwa. Podczas dokonywania zapisów księgowych na koncie 50 „Kasjer” w programie księga kasowa jest generowana automatycznie. Arkusze takiej księgi kasowej można wydrukować na koniec dnia i sporządzić analogicznie do poprzedniej opcji, lub nie można jej wydrukować, ale wtedy konieczne jest dodatkowe zabezpieczenie dokumentu przed nieautoryzowanym dostępem i poprawkami po podpisaniu. Elektroniczna księga kasowa jest podpisana podpisami elektronicznymi głównego księgowego i kasjera, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 06.04.2011 nr 63-FZ.

Odpowiedzialność za naruszenia w prowadzeniu księgi kasowej

Jeśli księga gotówkowa w organizacji jest nieprawidłowo prowadzona lub w ogóle nie jest prowadzona, stanowi to naruszenie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych i pracy z gotówką. Takie działania podlegają odpowiedzialności administracyjnej na podstawie art. 15.1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, a mianowicie:

• grzywna na urzędników - od 4 tysięcy do 5 tysięcy rubli,
• grzywna dla organizacji - od 40 tysięcy do 50 tysięcy rubli.

Książka gotówkowa Służy do rozliczania wpływów i wypłat środków pieniężnych w organizacji w kasie. Księga kasowa musi być ponumerowana, zasznurowana i zapieczętowana na ostatniej stronie, na której znajduje się wpis „Ta księga ma _______ arkuszy ponumerowanych i zasznurowanych”. Całkowita liczba splecionych arkuszy w księdze kasowej jest poświadczona podpisami kierownika i głównego księgowego organizacji.

Każdy arkusz księgi kasowej składa się z 2 równych części: jedną z nich (z linijką poziomą) wypełnia kasjer jako pierwszy egzemplarz, drugą (bez linijek poziomych) kasjer wypełnia jako drugi egzemplarz z przednia i tylna strona przez kalkę tuszem lub długopisem. Pierwszy i drugi egzemplarz kartek są ponumerowane tymi samymi numerami. Pierwsze egzemplarze kartek pozostają w księdze kasowej. Drugie kopie arkuszy muszą być oderwane, służą jako raport kasjera i nie odklejają się do końca operacji na dany dzień.

Zapisy transakcji gotówkowych rozpoczynają się na przedniej stronie nieodłączanej części arkusza po wierszu „Saldo na początku dnia”.

Wcześniej arkusz jest składany wzdłuż linii cięcia, umieszczając odrywaną część arkusza pod częścią arkusza, która pozostaje w książce. W celu prowadzenia ewidencji po „przeniesieniu” zdejmowana część arkusza nakłada się na przednią stronę nierozłącznej części arkusza, a zapisy przebiegają wzdłuż poziomych linijek rewersu nierozłącznej części arkusza.