Gestión de caja en Excel. Formas de formas de documentos de caja. Características de la cumplimentación del formulario electrónico
La página de título del libro de caja: se puede descargar una muestra en nuestro sitio web. Su formulario 0310004 consta de 2 partes. La primera parte es la portada de este registro contable, y la segunda es la última página del libro. Vea cómo hacerlo bien.
¿Qué es un formulario de libro de caja (página de título)?
La portada del libro de caja suele estar hecha de papel grueso para que el registro permanezca intacto el mayor tiempo posible. De conformidad con el apartado 1 del art. 29 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad" del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ, la vida útil de un registro contable como un libro de caja es de al menos 5 años.
El libro puede imprimirse en papel, encuadernarse y certificarse con las firmas de los responsables y un sello, o conservarse en formato electrónico mediante firma electrónica. En este caso, no es necesario imprimirlo en papel (cláusula 4.7 de las Instrucciones del Banco de Rusia del 11/03/2014 No. 3210-U).
El formulario del libro de caja (formulario unificado KO-4) fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística del 18 de agosto de 1998 No. 88. La información al respecto se indica en la esquina superior derecha de la página.
La portada (portada del libro) debe contener el nombre completo de la empresa, su código OKPO. Si se trata de una unidad estructural, se indica información al respecto. Bajo el nombre del registro se encuentra el año para el cual se lleva. Así, se inicia un nuevo libro de caja cada año natural o inmediatamente después de llenar la última página del libro anterior durante el mismo año.
En la última página del libro, en la línea que indica el número de hojas numeradas y enlazadas, se pone el valor numérico real. El registro está certificado por el sello de la empresa (si corresponde) y las firmas del jefe y el contador jefe con su transcripción obligatoria. La entrada final es la fecha de certificación de la información sobre el número de hojas en el libro.
Lea más sobre los tipos existentes de transacciones en efectivo en el artículo. "El concepto y tipos de transacciones en efectivo (regulación legal)" .
Características de la aplicación del formulario unificado KO-4 en 2019
Desde principios de 2013, las formas de los documentos primarios que estaban contenidos en los álbumes unificados por el Comité Estatal de Estadística se han vuelto opcionales para su uso. Sin embargo, si estamos hablando de documentos y registros primarios, cuyas formas también se establecen sobre la base de otras leyes federales (en particular, esto se refiere directamente a los documentos sobre transacciones en efectivo), el formulario unificado desarrollado sigue siendo obligatorio.
Esto es lo que se afirma en la información del Ministerio de Finanzas de Rusia del 4 de diciembre de 2012 No. PS-10/2012 sobre la entrada en vigor de la ley de contabilidad en 2013. A pesar de que a partir del 1 de junio de 2014 se estableció un nuevo procedimiento para registrar transacciones en efectivo (instrucción del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U), la forma del libro de caja se mantuvo sin cambios. Al mismo tiempo, los empresarios individuales no pueden mantener esta forma de registro contable (cláusula 4.6 de la Directiva del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014).
La corrección del libro de caja es supervisada por el contador jefe o el contador y, en su ausencia, por el jefe.
Para obtener información sobre cómo se reflejan las transacciones en efectivo en la contabilidad, lea el artículo.
Uniforme unificado KM-6es uno de los informes que llena el cajero en una caja registradora equipada con una ECLZ al final de cada día cuando se realizan transacciones de efectivo con efectivo. Te contamos cómo rellenar el formulario KM-6, donde puedes descargar su formulario y ver un ejemplo de cómo rellenarlo.
Trabajamos con efectivo
Trabajar con efectivo siempre conlleva mucha responsabilidad. El cajero debe poder no solo ejecutar correctamente todos los documentos de efectivo, sino también cumplir con los requisitos de la ley.
¡IMPORTANTE!Los puntos principales que un cajero debe saber cuando trabaja con efectivo se indican en la ley "Sobre el uso de cajas registradoras" del 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ y la instrucción del Banco Central de la Federación Rusa sobre transacciones en efectivo con fecha 11 de marzo de 2014 N° 3210-U.
Lea sobre cómo se verifica la disciplina de efectivo y cuáles pueden ser las consecuencias de sus violaciones en el material. .
Pero eso no es todo: el cajero tiene muchas otras responsabilidades. Uno de ellos, cuya implementación es necesaria cuando se trabaja en una caja registradora con ECLZ, es completar el informe "Informe de referencia de un cajero-operador" sobre las lecturas de los medidores de caja registradora y los ingresos de un día hábil (o cambio de caja). Con base en este informe, los ingresos recibidos por turno se acreditan a la caja operativa.
Se realiza ya sea en el formulario del formulario unificado KM-6, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística del 25 de diciembre de 1998 No. 132, o en un formulario de contenido similar, desarrollado de forma independiente. Esta última se hizo posible a partir de mediados de 2016, luego de la entrada en vigor de las reformas realizadas a la Ley N° 54-FZ.
A partir del 01/07/2017, con la introducción de las cajas registradoras en línea, desaparece la necesidad de preparar un informe de este tipo, ya que todos los informes necesarios se pueden generar en función de los datos de ingresos que entraron en el impulso fiscal de la caja registradora en línea durante el turno (ver la carta del Ministerio de Hacienda del 16/06/2017 No. 03-01-15/37692).
Rellena el formulario KM-6
El informe en el formulario KM-6 se redacta en 1 copia. Luego de mostrar información de la empresa (nombre y teléfono, KPO, TIN) e indicar el modelo de caja registradora utilizada (nombre, serial y número de registro), muestra el ingreso por turno según los contadores totalizadores al inicio y final de la jornada laboral.
Además, para llenar el formulario KM-6, se requiere saber el monto de efectivo devuelto a los clientes (al devolver bienes), y por cheques perforados incorrectamente, para que el monto final de efectivo, según el informe, refleje los recibos de efectivo reales de la compañía para el turno. Este informe debe ser firmado por el cajero mayor y el jefe de la empresa.
Puede descargar el formulario modelo KM-6 en nuestra web:
Una muestra lo ayudará a completar el formulario KM-6, que también se puede descargar desde nuestro sitio web.
Resultados
El resultado del trabajo del cajero en una caja registradora equipada con un ECLZ para un turno (recibos de efectivo) se documenta mediante el formulario unificado KM-6. Este informe indica los datos de los contadores totalizadores de la caja registradora y el importe de los ingresos recibidos. El informe sirve de base para registrar la recepción de los ingresos en efectivo en la caja operativa del contribuyente. Con la introducción de las cajas registradoras en línea, no hay necesidad de tal informe.
Las transacciones en efectivo se documentan en la forma prescrita y de acuerdo con el procedimiento para completarlas. Cuando se utiliza KKM equipado con EKLZ, junto con el diario de cajero-operador KM-4 y otros formularios de contabilidad, aprobados. por Decreto del Comité Estatal de Estadística del 25 de diciembre de 1998 No. 132, se llena el “Informe del cajero-operador” según el formulario No. KM-6. Si se requiere redactar el formulario No. KM-6 para aquellos que cambiaron a cajas en línea, y cuál es el procedimiento para completarlo, lo consideraremos más a fondo.
Informe de ayuda del cajero-operador y caja en línea
Los formularios primarios unificados para la contabilidad de las operaciones comerciales, incluido el formulario No. 6-KM, fueron aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística No. 132. El certificado de caja contiene las lecturas de los contadores de control y suma, la cantidad recibida por día o cambio de ingresos , el importe de las devoluciones en efectivo a los compradores. Dado que los formularios unificados del Comité Estatal de Estadística ya no son de uso obligatorio, el informe del cajero-operador se puede completar en un formulario de diseño propio de acuerdo con los detalles requeridos. El informe de caja, una muestra de su realización, lo encontrarás al final de este artículo.
Las empresas y empresarios individuales que utilicen cajas en línea no podrán llenar los formularios unificados KM-1 - KM-9, aprobados por Decreto N° 132, que incluyen el “Informe de Ayuda de Caja” en el formulario KM-6. El Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa dio tal explicación en sus cartas del 16 de septiembre de 2016 No. 03-01-15 / 54413, del 16 de junio de 2017 No. 03-01-15 / 37692 y del 4 de julio de 2017 Nº 03-01-15 / 42314. La agencia explica este enfoque de la siguiente manera: la resolución del Comité Estatal de Estadística No. 132 no se aplica a la legislación sobre la aplicación de cajas registradoras, que consiste en la ley del 22.05.2003 No. 54-FZ y reglamentos adoptados de conformidad con esta ley, por lo tanto, no lo es necesariamente.
La necesidad de completar un informe de cajero-operador con la introducción de una caja registradora en línea también desaparece por razones técnicas: toda la información requerida y los indicadores se almacenan en el disco fiscal de la caja registradora, lo que facilita la generación de informes. Las autoridades fiscales incluso reciben información sobre transacciones en efectivo realizadas a través de cajas registradoras en línea en tiempo real.
El procedimiento para completar el "Informe de ayuda del cajero-operador"
El informe de referencia se elabora en un solo ejemplar, para cada caja operativa de la empresa por separado. Al final del turno, o al final del día, el cajero transfiere los ingresos recibidos al banco, o de acuerdo con el orden de recepción al cajero principal (o al jefe, si no hay un cajero principal en la organización) , adjuntando informe de caja diligenciado en el formulario No. KM-6. El formulario de informe se puede encontrar en el álbum de formularios unificados, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa No. 132.
El cajero llena el formulario en el siguiente orden:
- El nombre de la organización se ingresa en la línea superior del formulario, la dirección y el número de teléfono de la empresa también se indican allí. Si es necesario, se ingresa el nombre de la unidad estructural de la organización. En la parte tabular de la derecha se indica el NIF de la empresa y el código del tipo de actividad según OKVED.
- La línea "Caja registradora" indica el modelo de la caja registradora utilizada: su clase, tipo, marca. El número de registro del KKM y el número de serie del fabricante deben ingresarse en las celdas correspondientes de la tabla de la derecha. Puede especificar el software que está utilizando en la línea "Programa de aplicación".
- En la celda "Cajero" se ingresa el apellido e iniciales del cajero, y en la celda "Turno" se indica el número del turno correspondiente.
La parte principal del "Informe-informe del cajero-operador" es una tabla de diez columnas.
- La columna 1 "Número de orden del informe de memoria fiscal al final del turno/día" debe contener el número de serie del informe Z.
- Columnas 2 y 3: indique el número del departamento y la sección (si corresponde).
- La columna 4 no es obligatoria.
- La columna 5 contiene las lecturas del contador de efectivo sumador al comienzo del trabajo (comienzo del día o turno) y debe coincidir con los datos de la columna 6 del Diario del Cajero-Operador KM-4 para ese día o turno.
- Columna 6: las lecturas del mismo medidor al final de la jornada laboral / turno, que corresponden a la columna 9 del diario KM-4.
- Columna 7: el monto de los ingresos recibidos por el día / turno de trabajo, según el contador. Este indicador se calcula como la diferencia entre las columnas 6 y 5 y debe corresponder en total a la columna 10 del "Diario del cajero-operador" para este día/turno.
- Columna 8: el monto de las devoluciones a los clientes sobre los recibos de efectivo no utilizados. Aquí debe indicar el monto total de todo el dinero devuelto a los clientes y los cheques perforados por error. En el "Diario del cajero-operador" esta columna corresponde a la columna 15 para el mismo turno. En ausencia de devoluciones, esta columna se tacha.
- En las columnas 9 y 10, el jefe del departamento/sección pone su apellido, iniciales y firma. A falta de la cabeza, su nombre completo. y firmado por el cajero.
- En la línea "Total" de la tabla, los indicadores de las columnas 7 y 8 se resumen por separado.
La línea "Ingresos totales en la cantidad" debe completarse de la siguiente manera: en palabras, rublos, en números, kopeks. Este indicador se calcula como la suma de los ingresos menos los rendimientos (la línea final de la columna 7 menos el total de la columna 8).
A continuación, se indican la fecha y el número de la orden de pago entrante (PKO), según la cual los ingresos y el informe de caja adjunto en el formulario KM-6 se transfieren al departamento de contabilidad de la empresa, o a su cabeza. Es necesario indicar los datos del banco al que se entregará posteriormente el producto. Si la organización es pequeña, donde no hay más de dos cajas, el cajero-operador puede entregar inmediatamente el dinero a los cobradores del banco. Esto también se refleja en el informe del cajero que indica el banco que aceptó el producto, el número y la fecha del recibo recibido del cobrador.
El "informe de certificado del cajero-operador" está firmado por el cajero principal, el cajero-operador y el jefe de la organización con transcripciones de sus firmas.
Uno de los principales documentos en la conducción de la caja registradora es el libro de caja. Debe ser mantenida por toda empresa que tenga una facturación “en efectivo”: recibir dinero de una cuenta corriente, emitir salarios, fondos contables, etc. En qué forma se completa el libro de caja, cómo mantenerlo adecuadamente: este es nuestro artículo.
¿Qué es "Libro de caja KO-4"?
Libro de caja: un documento que registra la recepción y emisión de efectivo en la caja de la empresa. La cumplimentación del libro de caja es obligatoria para todas las personas, independientemente de la forma organizativa y del régimen fiscal aplicable. Se hace una excepción para los empresarios individuales que llevan registros de sus ingresos y gastos: no necesitan redactar recibos de efectivo y documentos de gastos y, por lo tanto, no necesitan un libro de caja (cláusula 4.1 de la instrucción del Banco Central No. 3210-U del 11/03/2014).
El libro de caja se completa (ver el ejemplo a continuación) en el formulario actual No. KO-4, aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 18 de agosto de 1998 No. 88 (modificado el 3 de mayo de 2000). El formulario en papel incluye: portada, carátula y hojas del libro de caja.
El procedimiento para llevar un libro de caja está prescrito en el Decreto No. 88 solo en términos generales, no se han desarrollado instrucciones detalladas para llenarlo. Además, al completar, uno debe guiarse por las disposiciones de la Directiva del Banco Central de la Federación Rusa No. 3210-U.
Cómo llenar un libro de caja: algoritmo
El empleado responsable de completar los documentos de caja, incluido el libro de caja, es designado por orden del jefe. Puede ser un cajero, un contador, un jefe de contabilidad u otro funcionario y, en su defecto, el propio jefe o una persona que preste servicios de contabilidad puede llevar el libro de caja y otros documentos de caja.
La base para hacer entradas en el libro de caja son las órdenes de caja de recibos y gastos. Los pedidos tienen una numeración completa, hacen constar cada recibo o salida de efectivo. Los asientos en el libro de caja se realizan únicamente por los días en que hubo movimiento en la caja registradora.
El algoritmo general para llenar el libro de caja:
- al comienzo del día, se indica el saldo de caja, que debe ser igual al saldo al final del día anterior;
- se realizan asientos en el libro por cada entrada y salida de órdenes emitidas por día;
- al final de la jornada laboral en el libro de caja, se resumen los ingresos y gastos de "efectivo" y se muestra el saldo al final del día.
¿Cómo llevar un libro de caja si no hubo movimiento en la caja durante el día? En el libro de caja, ese día no necesita reflejarse.
Habiendo verificado la cantidad de efectivo que queda en la caja registradora al final del día, la facturación y el saldo que se muestra en el libro de caja, el cajero certifica las entradas realizadas en el libro con su firma y luego las pasa junto con el efectivo. documentos para su verificación al jefe de contabilidad o gerente.
En el libro de caja, a diferencia de las órdenes de pago, se permite hacer correcciones, pero solo si están certificadas por las firmas de las personas que hicieron estos cambios y sus transcripciones, y también se indica la fecha de corrección.
El libro de caja, junto con otros documentos de caja, debe mantenerse en la organización durante al menos 5 años.
Cómo llenar un libro de caja: muestra de llenado en papel
Puede emitir un libro de caja tanto en papel como electrónicamente. Cada una de estas opciones tiene sus propias características de relleno.
El formulario en papel KO-4 es una revista impresa en una imprenta, llenada manualmente, o llenada en una computadora, y luego impresa, hojas del libro de caja.
Si el libro se completará a mano, antes de comenzar a trabajar en él, debe numerar y coser todas las hojas. En el reverso de la cubierta, se pega una hoja de papel al cordón que indica el número de hojas numeradas, se colocan el sello y las firmas del jefe y el contador principal. La portada indica el nombre de la empresa y el período de uso del libro.
La hoja del libro de caja consta de dos partes: la hoja de inserción del libro de caja y el informe de caja, que están numeradas con los mismos números. Se requiere papel de copia para completar la hoja manualmente. La hoja se dobla por la mitad a lo largo de la línea de corte, se coloca un papel carbón en el medio, y el cajero llena su parte inseparable (primera copia) con un bolígrafo, y se copia la parte desprendible (segunda copia).
Libro de caja: muestra manual
Al final del día, después de llenar el libro de caja, sale la segunda copia y es un informe de caja, al que se adjuntan todos los documentos de caja de ese día. El libro de caja y el informe con los giros de caja adjuntos se presentan para su verificación al jefe de contabilidad, quien indica con palabras el número de recibos y gastos recibidos y firma ambas copias. Todas las firmas en la hoja de deslizamiento y el informe del cajero deben ser genuinas y no "papel carbón".
Así es como se ve la hoja del libro de caja (en blanco)
Puede descargar KO-4 limpio a continuación. Si el libro de caja se elabora en una computadora, por ejemplo, en formato Word o Excel, la hoja completa al final del día se imprime en dos copias, firmadas por el cajero y verificadas por el jefe de contabilidad. Al final del período del informe (anual o trimestral), las hojas impresas se cosen y certifican con un sello y firmas de la misma manera que con una versión manuscrita.
Libro de caja electrónico: cómo gestionar el 2017
Otra opción para llevar un libro de caja es electrónicamente usando un programa de contabilidad donde se lleva la contabilidad de la empresa. Al realizar asientos contables en la cuenta 50 "Cajero" en el programa, el libro de caja se genera automáticamente. Las hojas de dicho libro de caja pueden imprimirse al final del día y elaborarse por analogía con la opción anterior, o no puede imprimirlo, pero luego es necesario brindar protección adicional para el documento contra accesos y correcciones no autorizados. después de firmar El libro de caja electrónico está firmado por las firmas electrónicas del contador jefe y el cajero, de conformidad con las disposiciones de la ley del 04/06/2011 No. 63-FZ.
Responsabilidad por violaciones en la conducta del libro de caja
Si el libro de caja en la organización se lleva incorrectamente o no se lleva en absoluto, esto es una violación del procedimiento para realizar transacciones en efectivo y trabajar con efectivo. Tales acciones están sujetas a responsabilidad administrativa en virtud del art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, a saber:
- una multa a los funcionarios: de 4 mil a 5 mil rublos,
- una multa para la organización: de 40 mil a 50 mil rublos.
Libro de pago Se utiliza para contabilizar los recibos y egresos de efectivo en la organización en la caja. El libro de caja debe estar numerado, cosido y sellado en la última hoja, donde se hace el asiento “Este libro tiene _______ hojas numeradas y cosidas”. El número total de hojas atadas en el libro de caja está certificado por las firmas del director y el contador jefe de la organización.
Cada hoja del libro de caja consta de 2 partes iguales: una de ellas (con una regla horizontal) la llena el cajero como la primera copia, la segunda (sin reglas horizontales) la llena el cajero como la segunda copia de el anverso y el reverso a través de papel carbón con tinta o bolígrafo. La primera y segunda copia de las hojas están numeradas con los mismos números. Los primeros ejemplares de las hojas quedan en el libro de caja. Las segundas copias de las hojas deben ser arrancables, sirven como informe de caja y no se desprenden hasta el final de las operaciones del día.
Los registros de transacciones en efectivo comienzan en el anverso de la parte no separable de la hoja después de la línea "Saldo al comienzo del día".
Previamente se dobla la hoja por la línea de corte, colocando la parte desprendible de la hoja debajo de la parte de la hoja que queda en el libro. Para mantener registros después de la "Transferencia", la parte separable de la hoja se superpone en el anverso de la parte inseparable de la hoja y los registros continúan a lo largo de las reglas horizontales del reverso de la parte inseparable de la hoja.