รายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้า เลขานุการในอุดมคติ สิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อเป็นเลขานุการ

เลขานุการเป็นเหมือนศูนย์ประสานงานของแต่ละองค์กร

มีความเข้าใจผิดว่าบุคคลที่มีความสามารถสามารถปฏิบัติหน้าที่ของเลขานุการได้

อย่างไรก็ตาม กรณีนี้ไม่เป็นเช่นนั้น และผู้สมัครชิงตำแหน่งเลขานุการจะต้องมีคุณสมบัติทางวิชาชีพหลายประการจึงจะสามารถปฏิบัติหน้าที่ทั้งหมดได้

หน้าที่พื้นฐานของเลขานุการ

ความรับผิดชอบของเลขานุการหัวหน้าองค์กรใด ๆ รวมถึงงานดังต่อไปนี้::

• การรับและส่งจดหมาย;
• การเก็บบันทึก (การสร้างและรับเอกสารการประมวลผลวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานขององค์กรและผู้จัดการเป็นการส่วนตัว ฯลฯ );
• จัดประชุมและเจรจาต่อรองของผู้จัดการ หาข้อมูลให้ผู้จัดการและส่งมติให้พนักงาน
• การจัดเตรียมการประชุมและการจัดประชุม
• การสร้างเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการในสำนักงานของเขา
• การติดต่อกับผู้เยี่ยมชมและลูกค้าขององค์กรด้วยตนเองและผ่านการสนทนาทางโทรศัพท์
• ป้อนข้อมูลที่จำเป็นลงในธนาคารข้อมูลและพิมพ์ข้อมูลที่ผู้จัดการหรือพนักงานคนอื่นต้องการจากธนาคารข้อมูล

ตามหน้าที่เหล่านี้ เลขานุการต้องรู้:

• พื้นฐานของงานสำนักงานสมัยใหม่และการเก็บถาวร
• พื้นฐานของกฎหมายแรงงานและกฎหมายปกครอง
• กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจและการจัดทำเอกสารทางธุรกิจ
• กฎสำหรับการจัดระเบียบการทำงานของผู้จัดการ

ลักษณะส่วนบุคคล

การจัดองค์กร ความเป็นมิตร การต่อต้านความเครียด สิ่งเหล่านี้คือคุณสมบัติหลักที่เลขานุการต้องมี

ผู้เยี่ยมชมบริษัททุกคนจะพบกับเลขานุการ และพนักงานทุกคนจะต้องติดต่อกับหน้าที่ราชการของตน เลขานุการควรสื่อสารอย่างสงบและยิ้มแย้มแจ่มใสกับทุกคน แม้ว่าเขาจะอารมณ์และความเป็นอยู่ที่ดีก็ตาม

เลขานุการจะต้องมีทักษะและความสามารถขององค์กรความสามารถในการจัดระเบียบตนเอง.

ความสามารถในการปรับตัวอย่างรวดเร็วในสถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน มีความคิดริเริ่มในการจัดการงานของบริษัท และดำเนินการในบางกรณีโดยไม่ได้รับคำแนะนำพิเศษ เป็นสิ่งที่ผู้จัดการให้ความสำคัญเป็นพิเศษ

พิจารณาประวัติย่อของเลขานุการ

คำถามสัมภาษณ์งานเลขานุการมีความสำคัญมาก แต่ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการทบทวนประวัติย่อของผู้สมัคร

วัตถุประสงค์หลักของเรซูเม่คือการนำเสนอทักษะทางวิชาชีพและคุณสมบัติส่วนบุคคลที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งเฉพาะ

เรซูเม่ที่เขียนอย่างถูกต้องคือการโปรโมตตนเองซึ่งออกแบบมาเพื่อให้นายจ้างสนใจ.

คุณต้องออกแบบในลักษณะที่คุณต้องการพบปะและพูดคุยกับคุณ

การเขียนเรซูเม่ตามนายจ้างที่เฉพาะเจาะจงนั้นคุ้มค่า คุณไม่สามารถใช้ข้อความเรซูเม่สากลเดียวกันสำหรับตำแหน่งเลขานุการเพื่อนำไปใช้กับทุกองค์กรในคราวเดียว

ก่อนที่จะเขียนเรซูเม่ ให้ศึกษาข้อกำหนดของตำแหน่งงานว่างและเขียนข้อความตามตำแหน่งงานว่างนั้น หากโฆษณามีคำขอพิเศษ อย่าลืมทำเครื่องหมายว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้น

การศึกษา ประสบการณ์ และทักษะการทำงานเป็นตำแหน่งหลักที่ผู้คนให้ความสนใจเมื่อเลือกผู้สมัครงานเลขานุการ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องนำเสนอในแง่ที่เหมาะสมที่สุด มีความจำเป็นต้องระบุว่าผู้สมัครตำแหน่งเลขานุการตรงต่อเวลา มีประสิทธิภาพ เข้ากับคนง่าย และอดทนต่อความเครียด

หนึ่งในข้อกำหนดเรซูเม่คือการจัดเตรียมรูปถ่าย- ไม่จำเป็นต้องใส่รูปถ่ายของคุณที่กำลังพักผ่อนริมทะเล สนุกสนานในคลับ หรือดมกลิ่นดอกไม้ในชนบท งานของคุณคือการแสดงว่าคุณเป็นนักธุรกิจ ดังนั้นควรนำเสนอภาพถ่ายในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่แสดงใบหน้าและรูปลักษณ์ที่ชาญฉลาดของคุณอย่างชัดเจน

การจัดรูปแบบเรซูเม่ถือเป็นประเด็นพิเศษ- ความปรารถนาที่จะวาดกระดาษด้วยสีรุ้งและอักษรย่อของแบบอักษรแปลก ๆ ต่าง ๆ นำไปสู่ความจริงที่ว่าผู้นำที่มีศักยภาพไม่อ่านข้อความด้วยซ้ำ เรซูเม่คือเอกสารและควรจัดรูปแบบด้วยฟอนต์เดียวที่มีสีเดียวกันโดยเน้นจุดที่สำคัญที่สุดด้วยตัวเอียงตัวหนา แต่ละบล็อกควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนและแยกออกจากบล็อกอื่นด้วยหัวข้อย่อย

อ่านข้อความซ้ำหลายครั้งและตรวจสอบข้อผิดพลาด พวกเขาไม่ควรอยู่ในเรซูเม่ไม่ว่าในกรณีใด ๆ เนื่องจากเลขานุการจะต้องมีความรู้ ในกระบวนการทำงานเขาจะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดของพนักงานและแม้แต่ผู้จัดการ แต่เขาจะทำอย่างไรถ้าเขาไม่สามารถสร้างเอกสารของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์

แต่ละองค์กรมีงานเฉพาะของตนเอง ดังนั้นก่อนการสนทนาคุณต้องค้นหาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับเรื่องนี้และพื้นที่ที่กิจกรรมเกิดขึ้น

กฎสำหรับการสนทนา

และตอนนี้มีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นนี้: การสัมภาษณ์เลขานุการ คำถามและคำตอบ

ในช่วงเริ่มต้นของการสัมภาษณ์ พวกเขามักจะถูกขอให้พูดถึงตัวเอง ดังนั้นจึงควรคิดผ่านบทพูดคนเดียวล่วงหน้าจะดีกว่า

บอกเราเกี่ยวกับการศึกษาและการเริ่มต้นอาชีพของคุณ แต่ไม่นาน.

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคำอธิบายคุณสมบัติทางวิชาชีพพูดคุยเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานโดยมุ่งเน้นที่ความสามารถในการจัดระเบียบงานและทำให้บรรลุผล

เมื่ออธิบายงาน ให้ใช้วลีน้อยลง: "ฉันทำ" "ฉันจัด" ดีกว่าพูดว่า "บริษัทของเรา" "แผนกที่อยู่ภายใต้การนำของฉัน" "ฉันจัดงานเกี่ยวกับ..."

เมื่อพูดถึงตัวคุณเอง อย่าพูดถึงปัญหาทางการเงินหรือปัญหาสุขภาพ ไม่สามารถยกหัวข้อศาสนาและการเมืองได้ อย่าให้คะแนนใครหรืออะไรในทางลบ เฉพาะอารมณ์เชิงบวกและความปรารถนาดีต่อทุกสิ่งที่อยู่รอบตัวคุณควรมาจากคุณ

ทำตัวสบายๆ อย่าละสายตาจากโต๊ะ- แต่อย่าปล่อยให้ความเย่อหยิ่ง - นี่คือเส้นทางสู่ความล้มเหลวโดยตรง การพยายามนำเสนอตัวเองว่าเป็นพนักงานในอุดมคติไม่ได้นำไปสู่สิ่งดีๆ

เป็นการดีกว่าที่จะสร้างความประทับใจให้กับตัวเองในฐานะบุคคลที่มุ่งมั่นในการพัฒนา ผู้บังคับบัญชาไม่ชอบเวลาที่มีคนคิดว่าตนฉลาดกว่าตน

งานของคุณคือสร้างความประทับใจให้กับบุคคลที่มีการศึกษา มีความมั่นใจ แต่ไม่แสดงความเย่อหยิ่ง พร้อมที่จะเป็นผู้ช่วยผู้จัดการในการจัดการงานของบริษัทของเขา

ตั้งใจฟังคู่สนทนาของคุณและพยายามใช้คำพูดของเขาเองสองสามคำในคำตอบของคุณ จุดเริ่มต้นของคำตอบอาจเป็นวลี: “Are you say that...”, “ถ้าฉันเข้าใจถูกแสดงว่าคุณสนใจ...”

ยังไงก็ประพฤติตนให้สมศักดิ์ศรีอย่าตะโกน แม้แต่ความล้มเหลวในการสัมภาษณ์ก็ไม่ใช่จุดจบของชีวิตหรือภัยพิบัติ แต่เป็นประสบการณ์ชีวิตบางอย่าง หากคุณจำสิ่งนี้ได้รับประกันความอุ่นใจและความมั่นใจ

อย่างที่คุณเห็นการสัมภาษณ์ตำแหน่งเลขานุการนั้นไม่ใช่เรื่องยากสิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ

เลขานุการคือหน้าตาของบริษัท นี่เป็นบุคคลแรกที่ผู้คนพบเมื่อมาที่องค์กรใดองค์กรหนึ่ง ความประทับใจที่ผู้ช่วยผู้จัดการสร้างขึ้นนั้นขึ้นอยู่กับความประทับใจของบริษัทโดยรวม พนักงานของบริษัทไม่ควรละอายใจกับ “หน้าตา” ของตน ดังนั้นผู้จัดการสำนักงานที่มีความสามารถจึงเป็นคลังความรู้ตลอดจนศูนย์รวมของความสุภาพ ความถูกต้อง ความปรารถนาดี และสไตล์

บางทีเราควรเริ่มจากสิ่งที่เลขานุการควรรู้และสามารถทำได้ กฎทั้งหมดเหล่านี้กำหนดไว้ในลักษณะคุณสมบัติ ซึ่งเป็นมาตรฐานที่เราจะพิจารณาโดยย่อ

ไม่มีความลับที่เลขานุการคือ "มือขวา" ของผู้จัดการ ดังนั้นหน้าที่ของเขาจึงรวมถึงการปฏิบัติหน้าที่เพื่อให้บริการงานของหัวหน้าองค์กรและช่วยวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการจากแผนกหรือนักแสดง โทรหาพนักงานตามคำแนะนำของเขา จัดระเบียบการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ บันทึกข้อความที่ได้รับในช่วงที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหาไปให้ผู้จัดการสนใจ และปฏิบัติตามคำแนะนำอื่นๆ จากฝ่ายบริหาร

แน่นอนว่า “มือขวา” ของผู้อำนวยการจะต้องรู้ทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัทตลอดจนทิศทางกิจกรรมของบริษัท ความรับผิดชอบในงาน และความสามารถของพนักงาน เช่นเดียวกับพนักงานในสำนักงานที่มีความสามารถ เลขานุการจำเป็นต้องรู้กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน กฎสำหรับการใช้งานอุปกรณ์สำนักงาน มาตรฐานของระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ภาษาต่างประเทศของลูกค้าและคู่ค้า จิตวิทยามนุษย์และ กฎแห่งการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มารยาทในที่ทำงาน และอื่นๆ อีกมากมาย

เลขานุการที่มีความสามารถคือคลังความรู้ เช่นเดียวกับศูนย์รวมของความสุภาพ ความถูกต้อง และความปรารถนาดี เพราะงานที่สำคัญที่สุดของเลขานุการคือการรับผู้มาเยี่ยม ซึ่งสร้างความประทับใจโดยทั่วไปต่อโลกภายนอกและภายในของเขาโดยอาศัยโลกภายนอกและภายในของเขา ทั้งบริษัท

ดังนั้น เพื่อที่พนักงานของบริษัทจะได้ไม่ละอายใจกับ “ใบหน้า” ของพวกเขา เลขานุการจะต้องเชี่ยวชาญการแสดงออกทางสีหน้า น้ำเสียง และท่าทางของเขา ความละเอียดอ่อน ความสุภาพในความสัมพันธ์กับผู้มาเยี่ยมและพนักงาน ศิลปะจำนวนหนึ่ง - ทั้งหมดนี้ทำให้งานเลขานุการประสบความสำเร็จ

ผู้มาเยี่ยมที่เข้ามาในบริเวณแผนกต้อนรับส่วนหน้าของสำนักงานจะได้รับการบอกกล่าวมากมายจากคำทักทายและกิริยาท่าทางของเลขานุการที่ทักทายเขา ดังนั้นเมื่อมีแขกปรากฏตัวในบริเวณแผนกต้อนรับ เลขาควรยืนขึ้นเพื่อพบเขาและเป็นคนแรกที่เริ่มการสนทนา ในขณะเดียวกันคำพูดของเลขานุการไม่ควรมีคำเช่น: "ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร", "ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร" วลีดังกล่าวเหมาะสำหรับพนักงานบริการมากกว่า (พนักงานเสิร์ฟ พนักงานห้องรับฝากของ พนักงานเปิดประตู ฯลฯ) แต่ไม่เหมาะกับหน้าตาของบริษัท

เมื่อพบปะผู้เยี่ยมชม เลขานุการควรแนะนำตัวเองอย่างยินดี: “สวัสดีตอนบ่าย ฉันเป็นเลขานุการของผู้อำนวยการ Valentin Ivanov” (ไม่ใช่วาลยาไม่ว่าในกรณีใด!) คุณควรเริ่มการสนทนาด้วยคำเดียวกันนี้เมื่อรับสาย

จำเป็นต้องสนใจคนที่มาทำงานที่สำนักงานและยิ่งไปกว่านั้นผู้ที่รอรับการจัดการ แต่ไม่ว่าในกรณีใดคุณควรพยายามทำให้ทุกคนที่เข้ามามีบุคลิกของคุณสนใจ - นี่สำคัญกว่าสำหรับเลขานุการ .

เลขานุการควรเป็นผู้ฟังที่ดีซึ่งจะไม่ขัดจังหวะในการพูดคุยเกี่ยวกับตัวเอง แต่จะถามคำถามที่เกี่ยวข้องซึ่งบุคคลนั้น (ผู้เยี่ยมชมหรือผู้จัดการ) ยินดีตอบ

เลขานุการไม่ควรหงุดหงิดกับเรื่องมโนสาเร่ เป็นที่ทราบกันดีว่าความสามารถทางจิตไม่ได้แบ่งเท่าๆ กันระหว่างคน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยเหตุนี้ จึงไม่จำเป็นที่จะต้องทำให้เพื่อนร่วมงานและผู้เยี่ยมชมบริษัทต้องถูกวิพากษ์วิจารณ์แม้แต่น้อย การวิพากษ์วิจารณ์เรื่องนี้ไม่มีประโยชน์เพราะมักก่อให้เกิดความขุ่นเคือง ความเห็นอกเห็นใจต่อผู้อื่น ความอดทน และความเมตตาเป็นคุณสมบัติที่พนักงานจะให้ความสำคัญอย่างสูง

ส่วนสำคัญของภาพคือคำพูด เธอคือผู้ที่เป็นตัวบ่งชี้ความฉลาดของเรา คำพูดที่เราพูดจะบอกผู้ฟังที่ฉลาดเกี่ยวกับสังคมที่เราเคลื่อนไหว และบ่งบอกถึงระดับการศึกษาและวัฒนธรรมของเรา

แน่นอนว่าสำหรับรูปลักษณ์ของบริษัท ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับรูปลักษณ์ภายนอก คุณควรเคลื่อนไหวอย่างสงบและมั่นใจ ไม่จำเป็นต้องรีบเร่งเพื่อไม่ให้ดูหวาดกลัวและรับใช้ ความเร่งรีบบ่งบอกได้มากกว่าแค่ความกังวลใจ เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับความสามารถและสถานะของเลขานุการ การเคลื่อนไหวควรบ่งชี้ว่าบุคคลนั้นมั่นใจในตนเองและในข้อมูลที่พวกเขาตั้งใจจะสื่อ

การปรากฏตัวของเลขานุการเป็นตัวกำหนดความคิดเห็นของสถาบันโดยรวม รูปร่างหน้าตาของเลขานุการควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ ทันสมัย ​​และเรียบร้อย

นักธุรกิจชอบเสื้อแจ็คเก็ตทรงหลวมแต่ไม่พอดีตัว โปรดจำไว้ว่าเสื้อแจ็คเก็ตตัวสั้นจะทำให้รูปร่างของคุณสูงและเพรียวขึ้น ในขณะที่เสื้อแจ็คเก็ตตัวยาวจะทำให้ความสูงของคุณสั้นลง ความยาวของแขนเสื้อไม่น้อยกว่าสามในสี่ การเลือกปกเสื้อและปกเสื้อขึ้นอยู่กับรูปร่างของใบหน้า คอเสื้อและปกเสื้อที่โค้งมนจะเพิ่มน้ำหนัก ในขณะที่คอเสื้อที่แหลมจะซ่อนความกลมของใบหน้า กระโปรงทรงตรงถือว่าเหมาะสมที่สุด ไม่อนุญาตให้กรีด แต่ในขณะที่เพิ่มความเจ้าชู้ให้กับชุดก็ไม่ได้ช่วยให้ไต่เต้าในอาชีพการงานได้เสมอไป ความยาวของกระโปรงถูกกำหนดโดยอิสระ แต่ชายกระโปรงเมื่อหญิงสาวนั่งไม่ควรสูงกว่ากลางเข่า

เลขานุการหลายคนชอบชุดสูทสีดำซึ่งสร้างความประทับใจให้กับความแข็งแกร่งและเป็นทางการ แต่สีดำเป็นสีที่อันตรายมาก ไม่เพียงแต่ส่งผลเสียต่อจิตใจเท่านั้น แต่ยังรุนแรงมาก และทำให้ภาพทั้งหมดจมหายไป

ไม่แนะนำให้ใช้สีสดใสเช่นเดียวกับสีน้ำตาลสำหรับชุดสำนักงาน (เนื่องจากเป็นประเพณีของโลกธุรกิจ) นอกจากนี้ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ย้ายออกจากเสื้อเบลาส์สีขาวและเลือกใช้สีพาสเทล (พระจันทร์, มุก, จาระบี, ครีม, มะนาวซีด, แชมเปญ, สีฟ้าโทนเย็น)

ภาพลักษณ์ทางธุรกิจของเลขานุการเสริมด้วยถุงน่องสีเนื้อ (ถุงน่องสีดำเป็นที่ยอมรับในชีวิตทางสังคมเท่านั้น) ห้ามสวมรองเท้าส้นสูง 4-5 ซม. ในสำนักงาน “กฎของประเภท” ยังกำหนดให้สีของรองเท้าควรมีสีเข้มกว่ากระโปรงเสมอ รองเท้าสีขาวได้รับการยกเว้นโดยสิ้นเชิง

ทรงผมควรดูสง่าและสุขุม ทรงผมในสไตล์ "หญิงสาววิ่งหนีพายุฝนฟ้าคะนอง" ผมหลวมใต้ไหล่เหมาะสำหรับชีวิตทางสังคมเท่านั้นและในออฟฟิศทรงผมควรมีทรงปิด ยอมรับเฉพาะสีผมธรรมชาติเท่านั้น และไม่ใช่สีขี้เล่นซึ่งเหมาะสำหรับดิสโก้และงานปาร์ตี้ของเยาวชน

แน่นอนว่าการแต่งหน้าหนักๆ เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในออฟฟิศ เนื่องจากจะเบี่ยงเบนความสนใจและลดการแสดงออกของดวงตาเท่านั้น องค์ประกอบที่สำคัญไม่แพ้กันของภาพของคุณก็คือมือที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดี รูปร่างเล็บที่ดีที่สุดคือทรงรีธรรมชาติ นักธุรกิจหญิงที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจการสร้างแบบจำลองและเครื่องสำอางสามารถใช้ยาทาเล็บสีได้ “ข้อห้าม” ยังรวมถึงเครื่องประดับที่ทำด้วยหินแวววาว สัญลักษณ์และสัญลักษณ์ (ไม้กางเขน ราศี หัวใจ)

สถานที่ทำงานของเลขานุการต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดที่รับประกันความสะดวกสูงสุดในการทำงาน ใช้ความพยายามและเวลาน้อยที่สุดในการเคลื่อนไหวที่ไม่เกิดผล ข้อกำหนดหลักประการหนึ่งที่เลขานุการต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดคือความเป็นระเบียบเรียบร้อยและความสะอาดเป็นพิเศษทั้งในที่ทำงานและในบริเวณแผนกต้อนรับ

หน้าที่ของเลขานุการคือการทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้ผู้มาเยี่ยมรู้สึกสบายใจในบริเวณแผนกต้อนรับ เลขานุการไม่ควรเกะกะทางเดินในบริเวณแผนกต้อนรับด้วยของใช้ส่วนตัวและวางสิ่งของไว้ในที่มองเห็นได้ หากจำเป็นต้องตกแต่งผนังเพื่อจุดประสงค์นี้จะเป็นการดีกว่าถ้าใช้ภาพวาดหรือภาพพิมพ์ที่เข้ากับการตกแต่งภายใน อนุญาตให้วางแผงข้อมูลหรือโต๊ะบนผนังเพื่อระบุเวลารับผู้เยี่ยมชมปฏิทิน ฯลฯ

โดยสรุป เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การกล่าวว่าเลขานุการที่ดีควรพยายามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง มีอุดมคติ แบบอย่างและปฏิบัติตามสิ่งเหล่านี้ ซึ่งจะช่วยสร้างความมั่นใจ สร้างความภาคภูมิใจในตนเอง และรักษาสถานะของเขาในบริษัท

อิลยา เมลนิคอฟ

เคล็ดลับของผู้ช่วยเลขานุการ ทำอย่างไรจึงจะเป็นเลขานุการที่ขาดไม่ได้

แนวความคิดในการประกอบอาชีพเลขานุการ-ผู้ช่วย

ปัจจุบันในตลาดแรงงาน อาชีพผู้ช่วยเลขานุการอาจเป็นอาชีพที่พบบ่อยที่สุด ทั้งในหมู่ผู้หางานและนายจ้าง ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่พวกเขาพูดว่า: เลขานุการที่ดีมีค่าดั่งทองคำ อาชีพเลขาอาจจะใกล้เคียงกับอาชีพนักแสดงมากที่สุด ความเฉพาะเจาะจงและความซับซ้อนของงานเลขานุการเกิดจากการที่เขาอยู่ในสายตาเสมอ โดยเป็นศูนย์กลางของการสื่อสารกับฝ่ายบริหาร เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า รอยยิ้ม น้ำเสียงที่ไพเราะ การเดินสบายๆ ท่าทางที่มั่นใจ และความปรารถนาดี ไม่ว่าคุณจะมีอารมณ์ใดก็ตาม สร้างบรรยากาศที่พิเศษในสำนักงาน

ประการแรก เลขานุการที่ดีคือมืออาชีพ! พื้นฐานของงานเลขานุการสามารถเชี่ยวชาญได้ในระยะเวลาอันสั้น แต่ความเชี่ยวชาญที่แท้จริงนั้นจะเกิดขึ้นในหลายปีที่ผ่านมา เช่นเดียวกับในอาชีพใดๆ ก็ตาม

อาชีพเลขานุการ-ผู้ช่วยคืออะไร และเหตุใดจึงได้รับความนิยม? คำว่า "เลขานุการ" มาจาก "เลขานุการ" ในยุคกลาง และแต่เดิมหมายถึงคนสนิท ตอนนี้ความหมายของคำยังคงเหมือนเดิม แต่ได้รับความหมายที่กว้างขึ้น

เนื่องจากตามกฎแล้วบุคลากรฝ่ายบริหารขององค์กรการค้าที่ไม่ใช่ของรัฐมีขนาดเล็กมาก หัวหน้าของ บริษัท เหล่านี้จึงส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาการผลิตขั้นพื้นฐาน ปัญหาเชิงกลยุทธ์ในการพัฒนาองค์กรของพวกเขา และมอบความไว้วางใจส่วนสำคัญของฝ่ายบริหาร ( การบริหารเป็นหลัก) ทำงานให้กับเลขานุการของพวกเขา เลขานุการหัวหน้าของ บริษัท สมัยใหม่ไม่เพียง แต่ต้องพิมพ์และจัดทำเอกสารอย่างรวดเร็วเท่านั้น แต่ยังต้องร่างข้อความของเอกสารต่าง ๆ แก้ไขโครงการไม่เพียง แต่จัดระเบียบการรับผู้เยี่ยมชมและบริการโทรศัพท์อย่างมีเหตุผลเท่านั้น แต่ยังแก้ไขปัญหาต่าง ๆ อย่างอิสระด้วย ตามคำสั่งที่ผู้จัดการมอบหมาย อาชีพเลขานุการรูปแบบใหม่นี้เรียกว่า เลขานุการอ้างอิง.

ผู้ช่วยเลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้จัดการ อาชีพเลขานุการมีคำจำกัดความหลายประการ:

1) พนักงานที่รับผิดชอบงานในสำนักงานของสถาบัน องค์กร ฯลฯ ตลอดจนดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจสำหรับบุคคล นอกจากนี้หน้าที่เลขานุการยังรวมถึงการรับและบันทึกการโทรการสื่อสารระหว่างแผนกและแผนกขององค์กร

2) เป็นผู้จัดเก็บรายงานการประชุม การประชุม และติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

3) หัวหน้าที่ได้รับเลือกขององค์กรใด ๆ ก็ตาม หรือหนึ่งในสมาชิกของหน่วยงานที่ได้รับเลือกซึ่งรับผิดชอบงานสำนักงานและงานปัจจุบันที่มีลักษณะเป็นองค์กรและผู้บริหาร

4) ผู้จัดการที่รับผิดชอบงานปัจจุบันของสถาบันหรือหน่วยงานใด ๆ

ผู้ช่วยเป็นเจ้าหน้าที่ของสถาบัน ผู้เชี่ยวชาญไม่เพียงแต่ในด้านงานเลขานุการเท่านั้น แต่ยังอยู่ในกิจกรรมหลักของบริษัทด้วย เขาเตรียมการตัดสินใจ รายงาน รายงาน สุนทรพจน์ของผู้บริหาร เอกสารเชิงวิเคราะห์ ให้คำแนะนำในบางประเด็น วิเคราะห์สถานการณ์และมีส่วนร่วมในการพัฒนากลยุทธ์และยุทธวิธีของบริษัท

ผู้ช่วยเลขานุการปฏิบัติหน้าที่ร่วมกันระหว่างเลขานุการและผู้ช่วย

ผู้ช่วยเลขานุการคือคนสนิทของผู้จัดการซึ่งมีข้อมูลบางอย่างและปลดปล่อยเจ้านายของเขาจากงานปัจจุบันเพื่อให้โอกาสเขามุ่งเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาหลักของกิจกรรมขององค์กร ด้วยการทำงานของเลขานุการผู้ช่วยผู้จัดการจึงสามารถมุ่งความสนใจไปที่การปฏิบัติงานระดับมืออาชีพได้มากที่สุด

สาระสำคัญของการทำงานของผู้ช่วยเลขานุการคือการทำงานในสำนักงานขององค์กร การติดต่อทางธุรกิจ และรับผู้เยี่ยมชม นอกจากนี้หน้าที่ของเลขานุการผู้ช่วย ได้แก่ การรับและบันทึกการโทร การสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ ขององค์กร การจัดเตรียมรายงาน และการให้คำปรึกษา รายชื่อความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการค่อนข้างยาวและหลากหลาย ทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของบริษัทและคุณสมบัติของเขาเอง ความรับผิดชอบหลัก: เตรียมเอกสารที่จำเป็น ตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจขององค์กร รับประกันการรับ การบัญชี การลงทะเบียน การควบคุมการดำเนินการของเอกสาร ข้อมูลและบริการอ้างอิง และการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร ควบคุมคุณภาพของการเตรียมการ ความถูกต้องของการจัดทำ การประสานงาน การอนุมัติเอกสารที่ยื่นเพื่อการจัดการลายมือชื่อขององค์กร

ความแตกต่างระหว่างผู้ช่วยเลขานุการและผู้จัดการสำนักงาน:

ผู้ช่วยเลขานุการเป็นมือขวาของผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญไม่เพียงแต่ในด้านเลขานุการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกิจกรรมของบริษัทด้วย และสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ งานนี้ไม่เพียงแต่ด้านเทคนิคเท่านั้น แต่ยังสร้างสรรค์ มีความรับผิดชอบ เช่น จัดทำรายงาน รายงาน สุนทรพจน์ของผู้บริหาร และเอกสารสำคัญอื่นๆ

ผู้จัดการสำนักงาน - ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นของสำนักงานทั้งหมด เตรียมการนำเสนอ การเจรจา การประชุม บริการขนส่ง การสื่อสาร การจัดหาอุปกรณ์และเครื่องเขียน ความรับผิดชอบของเขาอาจรวมถึงการดำเนินงานด้านบุคลากร (ในกรณีที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากร) รับผิดชอบ ความสะอาดของสถานที่และคุณภาพของอาหารกลางวัน ผู้จัดการสำนักงานอาจมีเลขากะ คนขับรถ แม่ครัว คนทำความสะอาด ฯลฯ ภายใต้คำสั่งของเขา

ตำแหน่งผู้ช่วยเลขานุการเป็นหนึ่งในตำแหน่งที่เป็นที่ต้องการและมีแนวโน้มมากที่สุดในตลาดแรงงานในแง่ของการเติบโตของอาชีพ ภาพลักษณ์และความเป็นมืออาชีพของบริษัทขึ้นอยู่กับความสามารถและทักษะของผู้ช่วยเลขานุการเป็นส่วนใหญ่

สำหรับหลาย ๆ คน การทำงานเป็นเลขานุการเป็นตำแหน่งเริ่มต้นในการเติบโตทางอาชีพ (เลขานุการต้อนรับ เลขานุการ ผู้บริหาร ผู้จัดการสำนักงาน ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า ผู้ช่วยผู้จัดการ ผู้จัดการแผนก หรือผู้จัดการสาขา)

ประวัติความเป็นมาของอาชีพเลขาฯ

เลขานุการปรากฏตัวในกรุงโรมโบราณในฐานะผู้รักษาความลับของผู้อื่น จากนั้นโนตารีก็ออกมาจากเลขานุการ และเลขานุการเองก็ค่อยๆ กลายเป็นเสมียน จากคนสนิทของกษัตริย์ กษัตริย์ ดุ๊ก และคนรอบข้าง ตามธรรมเนียมแล้วผู้ชายจะทำหน้าที่เป็นเลขานุการ เมื่อปลายศตวรรษที่ 18 เท่านั้นที่เลขานุการหญิงปรากฏตัว

ในรัสเซียมีเลขานุการมาเป็นเวลานาน ในศตวรรษที่ 18 ตำแหน่งเลขานุการส่วนตัวของจักรพรรดิเป็นที่รู้จักไม่เช่นนั้นจะเรียกว่า "เลขาธิการแห่งรัฐ" "เสมียนที่เชื่อถือได้ของอธิปไตย" ในช่วงเวลานี้ เลขานุการกลายเป็นเจ้าหน้าที่ของสถาบัน และการออกกฎหมายในช่วงเวลานั้นได้ระบุขอบเขตของกิจกรรมและหน้าที่ราชการของเขา เมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 1720 มีการลงนามกฎข้อบังคับทั่วไปของปีเตอร์ที่ 1 บทที่ 29 ของ "กฎข้อบังคับทั่วไป" เรียกว่า "ว่าด้วยการบริหารงานเลขานุการ" เป็นครั้งแรกที่มีการบันทึกข้อกำหนดสำหรับมารยาทของเลขานุการ ความปลอดภัยของเอกสารยังอยู่ภายใต้ “การดูแล” ของเลขานุการด้วย เลขานุการมาทำงานเร็วกว่ากรรมการคนอื่น ๆ “ความเกียจคร้านและกำกับดูแล” ถูกลงโทษด้วยค่าปรับ ความผิดร้ายแรงยิ่งกว่านั้นถูกลงโทษรุนแรงถึงขั้น “ถูกกีดกันท้องและข้าวของ” ภายใต้ Peter I รหัสทางศีลธรรม "กระจกที่ซื่อสัตย์ของเยาวชน" ได้รับการร่างขึ้น - ข้อกำหนดสำหรับเลขานุการ: ความเป็นมิตร ความอ่อนน้อมถ่อมตน และความสุภาพ

ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2306 เป็นต้นมา มีการแนะนำตำแหน่งเลขาธิการแห่งรัฐโดยมีหน้าที่หลักในการ "รับคำร้องในนามสูงสุด" การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งนี้ขึ้นอยู่กับจดหมายแนะนำและการอุปถัมภ์ในระดับสูง ตาม "ตารางอันดับ" เลขาธิการแห่งรัฐอยู่ในประเภทที่สี่โดยมีที่อยู่ "ฯพณฯ ของคุณ" มีเงินเดือนสูง เงินก้อน เงินบำนาญส่วนบุคคล และได้รับคำสั่ง เหรียญรางวัล และตราสัญลักษณ์ สำนักงานเลขาธิการแห่งรัฐแต่ละคนเป็นอิสระ มีเลขานุการอีกสองหรือสามคนในทีม คนเหล่านี้เป็นคนมีการศึกษา พวกเขารู้ภาษา พวกเขาฉลาด และรู้วิธีที่จะเข้าใจแก่นแท้ของปัญหา นอกจากนี้ยังมีคนหนุ่มสาวจากตระกูลขุนนางสำหรับ "พัสดุส่งไปยังต่างประเทศ" ในรัสเซีย หน้าที่ของพวกเขาคือการตรวจสอบข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ในคำร้อง องค์ประกอบทางชนชั้นของผู้ร้อง ได้แก่ ขุนนาง เอกอัครราชทูตต่างประเทศ และพ่อค้า ชาวนาถูกเนรเทศไปยังไซบีเรียเพื่อร้องเรียนเจ้าของที่ดิน

สัปดาห์ละสองครั้งเวลาแปดโมงเช้า แคทเธอรีนที่ 2 มีการเข้าเฝ้ากับเลขาธิการแห่งรัฐ การติดต่อส่วนตัวของ Catherine II ก็ผ่านมือของพวกเขาเช่นกัน ในหน่วยงานของรัฐท้องถิ่น เลขานุการมีบทบาทสำคัญในการปรากฏตัว เลขานุการจะจัดทำบันทึกช่วยจำสำหรับการตัดสินใจแต่ละกรณี

ในช่วงปลายศตวรรษที่ 18 มีคู่มือการร่างเอกสารที่เลขานุการใช้ (“คณะรัฐมนตรีหรือเลขาธิการการค้า” โดย I. Sokolsky) นอกเหนือจากกฎเกณฑ์ตามกฎหมายแล้ว ยังรวมถึงองค์ประกอบของความสัมพันธ์ทางกฎหมายระหว่างพนักงานกับรัฐ ธุรกิจ และมารยาท "ไม้ปาร์เก้"

เมื่อวันที่ 23 มีนาคม พ.ศ. 2383 มีการจัดตั้งตำแหน่งที่โรงงานสร้างเครื่องจักร Putilov และ Nevsky ในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก เลขานุการส่วนตัว - ผู้ช่วยผู้จัดการคนแรก

เนื้อหา:

สำนักงานสาธารณะทุกแห่งต้องมีคนคอยต้อนรับผู้มาเยือน ทักษะการสื่อสารทางโทรศัพท์และอีเมลที่ยอดเยี่ยมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานต้อนรับ แต่ความสามารถในการสื่อสารแบบตัวต่อตัวคือสิ่งที่แยกพนักงานต้อนรับออกจากตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า ท้ายที่สุด เมื่อบุคคล (ซัพพลายเออร์ ลูกค้า หุ้นส่วน) เข้ามาในสำนักงาน สิ่งแรกที่เขาเห็นคือเลขานุการ และความประทับใจแรกนั้นสำคัญเสมอ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 คุณสมบัติที่ต้องการ

1. 1 ต้องมีทักษะการจัดองค์กรชั้นยอดเลขานุการคือบุคคลที่เป็นตัวแทนของหน้าตาของบริษัท นี่คือบุคคลที่ลูกค้าพูดคุยด้วยก่อน และเพื่อนร่วมงานหันไปขอข้อมูลต่างๆ นอกเหนือจากการรับสายและผู้มาเยี่ยมแล้ว เลขานุการยังสื่อสารกับลูกค้า จัดกิจกรรม การประชุม และอื่นๆ อีกด้วย เพื่อรับมือกับความรับผิดชอบเหล่านี้ เลขานุการจะต้องสามารถจัดเวลาได้ เนื่องจากเขาต้องควบคุมหลายสิ่งหลายอย่างในเวลาเดียวกัน บุคคลจะทำงานเป็นเลขานุการได้ไม่นานหากเขาหรือเธอไม่สามารถจัดการงานได้มากกว่าหนึ่งงานในแต่ละครั้งและจัดลำดับความสำคัญของงานเหล่านั้น
   • วิธีที่ดีในการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณคือการใช้เวลาจัดเรียงเอกสารตามลำดับที่เหมาะกับคุณ สิ่งสำคัญมากคือต้องทราบว่าเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้าของคุณอาจต้องการเอกสารและข้อมูลใดบ้าง เก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในไฟล์แยกกัน อาจเป็นได้ทั้งบนหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือในรูปแบบกระดาษ จัดเรียงเอกสารตามลำดับที่สะดวกสำหรับคุณ หากคุณต้องการสติกเกอร์หลากสี ให้ใช้สติกเกอร์เหล่านั้น
   • การจัดระเบียบยังหมายถึงการมองหาแรงจูงใจในการทำงานในตัวเองด้วย คุณไม่จำเป็นต้องให้ใครมาควบคุมคุณ หากคุณได้รับการจัดระเบียบ คุณจะรู้ว่างานไหนที่ต้องทำในแต่ละวัน และงานไหนที่สำคัญที่สุด
   • เก็บหมายเลขโทรศัพท์ไว้ใกล้มือ มีจำนวนมากมาก เช่น หมายเลขโทรศัพท์ของพนักงาน ผู้รับเหมา คู่ค้า ข้อมูลติดต่อเร่งด่วน เป็นต้น คุณจะต้องการมันตลอดเวลา เก็บไว้ใน Rolodex หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์อื่นที่เหมาะสม
2. 2 ศึกษาเทคโนโลยีสมัยใหม่หนึ่งในเทคโนโลยีที่ทันท่วงทีที่เลขานุการพบเจอคือโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ เลขานุการส่วนใหญ่ควรรู้วิธีใช้อีเมลและสามารถทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการทราบวิธีสร้างเอกสารใน Excel และสามารถใช้โปรแกรมอุตสาหกรรมได้
   • โปรดทราบว่าหากเครื่องถ่ายเอกสาร สแกนเนอร์ หรือเครื่องพิมพ์วางอยู่ข้างโต๊ะ คุณจะต้องใช้งานมันอย่างต่อเนื่อง ตามคำขอของเพื่อนร่วมงานที่ประสบปัญหาในการใช้งานเป็นหลัก เมื่อคุณทราบว่ามีการใช้เครื่องจักรเครื่องใดในสำนักงานของคุณแล้ว ให้ทำความคุ้นเคยกับฟังก์ชันพื้นฐานของเครื่องเหล่านี้ รวมถึงวิธีแก้ไขปัญหาที่พบบ่อยที่สุด
3. 3 มีความน่าเชื่อถือทุกคนไว้วางใจเลขาเสมอ หากไม่มีใครรับสายหรือมีคนรอรับสายเต็มคิว แสดงว่านี่คือจุดอ่อนของบริษัท การแก้ไขปัญหาดังกล่าวควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณ หากฝ่ายบริหารของคุณรู้ว่าคุณสามารถไว้วางใจได้และพร้อมให้ความช่วยเหลือเสมอ คุณก็จะขาดไม่ได้
4. 4 เรียนรู้ที่จะฟังให้ดีงานเลขานุการส่วนใหญ่คือการรับฟังผู้อื่น การได้ยินคำถามของลูกค้าทางโทรศัพท์ การได้รับข้อมูลที่คุณต้องการ ทั้งหมดนี้เป็นเพียงการแสดงความสามารถในการฟังเท่านั้น ความสามารถในการได้ยินข้อมูลอย่างถูกต้องจะทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้นหากคุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าบุคคลนั้นขอให้คุณทำอะไร
5. 5 จดบันทึกเกี่ยวกับทุกสิ่งหากเจ้านายของคุณขอให้คุณทำอะไร ให้เขียนรายละเอียดลงไป หากผู้บริโภคโทรมา ให้จดข้อมูลเกี่ยวกับเขา (ชื่อ ข้อมูลติดต่อ วัตถุประสงค์ของการโทร ฯลฯ) โน้ตเป็นวิธีที่ดีในการจัดระเบียบ และจะเตือนคุณถึงสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดซึ่งหากไม่มีมัน คุณจะลืมได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง จดบันทึกลงในสมุดบันทึกและเก็บไว้กับคุณตลอดเวลา คุณจะแปลกใจว่ามันมีประโยชน์แค่ไหน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณพยายามจำได้ว่าคนที่โทรหาคุณเมื่อห้าชั่วโมงที่แล้วต้องการอะไร
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เขียนข้อความโดยละเอียดและอ่านสิ่งที่คุณเขียนอีกครั้ง และที่สำคัญที่สุด อย่ากลัวที่จะตรวจสอบข้อความและข้อมูลติดต่อของบุคคลที่โทรหาคุณอีกครั้ง นี่เป็นวิธีเดียวที่คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณเขียนทุกอย่างถูกต้อง
6. 6 รับโทรศัพท์อย่างสุภาพโดยใช้คำทักทายมาตรฐานตัวอย่างเช่น: “สวัสดีตอนเช้า ขอบคุณที่โทรหาบริษัทของเรา ฉันชื่อ XXX ฉันจะติดต่อกับใครได้บ้าง” ลองตอบหลังจากเสียงเรียกเข้าครั้งแรกหรือครั้งที่สอง เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะให้คนอื่นรอนานกว่าหนึ่งนาที (โปรดใช้คำพูดของฉัน มันนานกว่าที่คุณคิดมาก)
   • จงตั้งใจฟังชื่อผู้ที่โทรหาคุณ หากจำเป็น ให้พูดชื่อผู้โทรซ้ำ โทรศัพท์มือถือมักจะบิดเบือนเสียง เขียนชื่อบุคคลที่คุณกำลังคุยด้วยหากออกเสียงยาก
   • หากคุณกำลังโอนสายไปยังบุคคลอื่น ให้ดำเนินการโดยใช้วลีมาตรฐาน: “โปรดรอสักครู่” หากสมาชิกไม่ว่าง คุณสามารถพูดว่า: “ขอโทษครับ XXX กำลังคุยโทรศัพท์อยู่ คุณจะรอจนกว่าเขาจะว่างหรือคุณต้องการฝากข้อความอะไรไว้” ขอบคุณผู้โทรอย่างสุภาพและปฏิบัติตามความปรารถนาของเขา
7. 7 ปฏิบัติต่อผู้ให้บริการจัดส่งหรือผู้จัดส่งด้วยความเป็นมืออาชีพและให้ความเคารพเช่นเดียวกับผู้มาเยี่ยมคนอื่นๆ
8. 8 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นของคุณอ่านได้ชัดเจน บางทีผู้ให้บริการจัดส่งอาจต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับสถานที่ฝากพัสดุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดต่อเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมเกี่ยวกับปัญหานี้ปฏิบัติต่อลูกค้าที่มาที่สำนักงานของคุณอย่างสุภาพ

หลังจากที่ผู้มาเยี่ยมแนะนำตัวเองและบอกว่าเขามาเยี่ยมใคร ให้ติดต่อผู้มาเยี่ยมและแจ้งให้ทราบว่าพวกเขามาพบเขา/เธอแล้ว วลีมาตรฐานสำหรับกรณีเช่นนี้คือ: “คุณอิวานอฟ คุณเปตรอฟจาก XXX Corporation มาหาคุณแล้ว” คุณมีนัดตอนบ่ายสอง” ค้นหาชื่อและนามสกุลของผู้เยี่ยมชมตลอดจนบริษัทที่เขาหรือเธอเป็นตัวแทนอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบว่าพวกเขามีนัดกับนายเปตรอฟหรือไม่ คุณเปตรอฟต้องบอกคุณว่าผู้มาเยี่ยมควรไปที่ไหน และเขาควรรอการประชุมนานแค่ไหน คุณสามารถบอกผู้เยี่ยมชมว่า “คุณเปตรอฟจะมาที่นี่ใน 5 นาที กรุณานั่งก่อน”

1. 1 ส่วนที่ 2 การนำเสนอส่วนบุคคลที่เหมาะสมคิดเชิงบวก
   • เลขานุการคือหน้าตาของบริษัท ลูกค้าจะเห็นเขาก่อน และเขาก็เป็นคนแรกที่รับสายด้วย ไม่มีใครอยากถูกทักทายด้วยสีหน้าบูดบึ้งหรือน้ำเสียงหงุดหงิด ตั้งกฎเกณฑ์ว่าคุณควรยิ้มและเป็นคนร่าเริงและมองโลกในแง่ดีอยู่เสมอ อย่าลืมอดทนกับลูกค้าที่ยากลำบาก แม้ว่าความอดทนของคุณจะถึงขีดจำกัดก็ตาม
2. 2 แม้ว่าคุณจะเจอกับลูกค้าที่ยากลำบาก แต่จงเตือนตัวเองว่าคุณเป็นคนเข้มแข็งและมีความสุข บอกตัวเองว่าคุณกำลังทำทุกอย่างเพื่อช่วยพวกเขา สงบสติอารมณ์ดีกว่าระเบิดอารมณ์โกรธและไม่เป็นที่พอใจเตรียมต้อนรับลูกค้าอย่างสุภาพเสมอ
   • การทักทายลูกค้าด้วยท่าทีที่เป็นมิตรถือเป็นสิ่งสำคัญเสมอ แม้ว่าคุณจะต้องทำงานให้เสร็จก่อนที่คุณจะสามารถช่วยคนๆ นั้นได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องทักทายเขาเพื่อที่เขาจะได้รู้สึกว่ามีคนเห็นและรู้ว่าคุณจะช่วยเขาในไม่ช้า
3. 3 วิธีที่ดีที่สุดคือใช้วลีเช่น: “สวัสดี! ยินดีต้อนรับสู่ (ชื่อบริษัท)" หรือ "สวัสดีตอนเช้า! มีที่นั่ง ฉันจะช่วยคุณในอีกสักครู่”ให้ความเคารพ. ปฏิบัติต่อทุกคนเหมือนคนที่สำคัญที่สุดที่เดินเข้าไปในออฟฟิศของคุณในวันนั้น มันเป็นงานของคุณ ไม่มีใครสนใจว่าคุณจะติดอยู่ในการจราจรในตอนเช้า กระเป๋าเงินของคุณขาด หรือแม้แต่ซีดีแผ่นโปรดของคุณหาย ทิ้งเรื่องส่วนตัวทั้งหมดไว้ที่บ้าน แม้ว่าคุณจะไม่ชอบลูกค้าหรือพฤติกรรมของเขา แต่ให้แกล้งทำเป็นว่าคุณดีใจที่ได้พบเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นผ่อนคลายและยินดีที่จะพูดคุยกับคุณ
4. 4 แต่งกายให้เหมาะสมคุณเป็นตัวแทนของบริษัท ดังนั้นคุณควรแต่งกายให้เหมาะสม ใช้เงินไปกับเสื้อผ้าออฟฟิศ. นอกจากนี้ หากคุณเป็นเลขานุการในบริษัทบางประเภท (เช่น ร้านขายเสื้อผ้า) คุณอาจต้องการพิจารณาซื้อเสื้อผ้าจากร้านของคุณโดยเฉพาะ พยายามแต่งกายแบบอนุรักษ์นิยม เว้นแต่คุณจะทำงานในสถานที่ที่เน้นแฟชั่น สไตล์ หรือปัจจัยอื่นๆ
   • ตรวจสอบว่าบริษัทที่คุณทำงานด้วยมีการแต่งกายที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ บางทีเสื้อผ้าลำลองอาจเหมาะสมกับกลุ่มของคุณ แต่อย่าลืมแต่งตัวสบายๆ เกินไป (ไม่ควรใส่ชุดวอร์มไปทำงาน)
5. 5 รักษาเสื้อผ้าของคุณให้สะอาด

• อย่าปะปนเรื่องส่วนตัวและเรื่องธุรกิจ กฎนี้ยังใช้กับการใช้โทรศัพท์มือถือและอีเมลด้วย แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศอาจติดตามกิจกรรมคอมพิวเตอร์ของคุณ
• จำไว้ว่าใครจ่ายเงินเดือนของคุณและเคารพพวกเขาเสมอ
• สุภาพกับผู้จัดการของคุณและถามว่าคุณสามารถช่วยพวกเขาทำงานเพิ่มเติมในเวลาว่างได้หรือไม่
• เขียนบันทึกลงบนกระดาษคาร์บอนและมอบสำเนาชุดที่สองให้กับบุคคลที่ต้องการ หรือใช้กระดาษจดที่ง่ายต่อการอ้างอิงเพื่อช่วยให้คุณจำชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์
• การคัดแยกจดหมายมักเป็นส่วนหนึ่งของงานเลขานุการ ค้นหาคำตอบในวันแรกของคุณว่าจดหมายมาถึงอย่างไร ใครเป็นผู้นำมา และเมื่อใด
• ค้นหาใครสักคนที่สามารถแทนที่คุณได้เมื่อคุณไปเข้าห้องน้ำ ไปประชุม รับประทานอาหารกลางวัน หรือในช่วงวันหยุด ด้วยวิธีนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงไม่ให้คนโกรธเคืองรอคุณกลับมา
• ถามเพื่อนร่วมงานของคุณว่าพวกเขาต้องการความช่วยเหลือในเรื่องใดหรือไม่ การมีเพื่อนด้วยการช่วยเหลือผู้คนย่อมดีกว่าศัตรูที่จะบ่นเกี่ยวกับคุณ
• มีความเต็มใจที่จะทำงานใหม่ตลอดจนงานประจำ ความรู้มาพร้อมกับประสบการณ์

คำเตือน

• อย่าพูดว่า “ฉันไม่ทำสิ่งนี้ สิ่งนี้ และสิ่งนี้” คุณจะถูกไล่ออกเร็วกว่าที่คุณจะพูดว่า “มัน” ครั้งที่สาม
• อย่าแสร้งทำเป็นเป็นคนดี คนจะได้เห็นสิ่งนี้ คุณควรสนใจบุคคลนั้นอย่างแท้จริง สุภาพ และแสดงความเคารพแทน ถ้าคุณทำสิ่งนี้ไม่ได้ ก็อย่าทำงานเป็นพนักงานต้อนรับ คุณจะทำให้ชื่อเสียงของบริษัทของคุณแย่ลง หางานในสำนักงานที่คุณสามารถอยู่ห่างจากสายตาของสาธารณชนได้
• อย่าทะเลาะกับผู้โทรหรือผู้มาเยี่ยม โอนไปยังผู้จัดการของคุณ

เราขอนำเสนอตัวอย่างทั่วไปของลักษณะงานสำหรับเลขานุการผู้จัดการ ตัวอย่างปี 2019 ให้กับคุณ

ควรรวมถึงหัวข้อต่อไปนี้: ข้อบังคับทั่วไป ความรับผิดชอบในงานของเลขานุการผู้จัดการ สิทธิของเลขานุการผู้จัดการ ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการรายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้า อยู่ในส่วน "".

ลักษณะคุณสมบัติทั่วทั้งอุตสาหกรรมของตำแหน่งงานของผู้ปฏิบัติงานในสถานประกอบการ สถาบัน และองค์กร

รายละเอียดงานของเลขานุการผู้จัดการควรสะท้อนถึงประเด็นต่อไปนี้:

1) ความรับผิดชอบงานของเลขานุการผู้จัดการ ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำกับหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนบุคคลเพื่อลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ ติดตามการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม และรับประกันการแก้ไขคุณภาพสูง จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหาไปยังความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านทางอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ นำข้อมูลความสนใจของเขาที่ได้รับทันที ผ่านช่องทางการสื่อสาร ในนามของผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม ตรวจสอบการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กรที่จำเป็น เครื่องใช้สำนักงาน และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา ตามคำสั่งของผู้จัดการ ให้พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด ถ่ายเอกสารลงบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

ความรับผิดชอบในงาน.

2) เลขาผู้จัดการควรรู้ในการปฏิบัติหน้าที่เลขานุการผู้จัดการต้องรู้ว่า

ความละเอียด คำแนะนำ คำสั่ง และเอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ การจัดระบบงานสำนักงาน วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร งานเก็บเอกสาร; ตัวพิมพ์; กฎการใช้อินเตอร์คอม มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน กฎเกณฑ์การใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

3) ข้อกำหนดคุณสมบัติของเลขานุการผู้จัดการข้อกำหนดคุณสมบัติ

การศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี

1. ข้อกำหนดทั่วไป

1. เลขานุการอยู่ในประเภทผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค

3. เลขานุการได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างโดยผู้อำนวยการขององค์กร

4. เลขานุการต้องรู้:

• ความละเอียด คำแนะนำ คำสั่ง และเอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก
• โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ
• การจัดระบบงานสำนักงาน
• วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
• งานเก็บเอกสาร;
• ตัวพิมพ์;
• กฎการใช้อินเตอร์คอม
• มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
• หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
• พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ
• กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ
• พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน
• กฎเกณฑ์การใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
• พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
• กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
• กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

5. ในกิจกรรมของเขา เลขานุการได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย,
• กฎบัตรขององค์กร
• คำสั่งและคำสั่งของลูกจ้างซึ่งตนเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาตามคำสั่งนี้
• รายละเอียดงานนี้
• กฎระเบียบด้านแรงงานภายในขององค์กร

6. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการองค์กร (ผู้อำนวยการองค์กร หัวหน้าแผนก ฯลฯ)

7. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ (การเดินทางเพื่อธุรกิจ, วันหยุด, การเจ็บป่วย ฯลฯ ) หน้าที่ของเขาจะถูกดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้อำนวยการขององค์กรในลักษณะที่กำหนดซึ่งได้รับสิทธิหน้าที่ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบ การปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เขา

2. ความรับผิดชอบงานของเลขานุการผู้จัดการ

เลขานุการ:

1. ดำเนินงานด้านการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้อำนวยการองค์กร

2. รับจดหมายที่ผู้อำนวยการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจ ไปยังหน่วยงานโครงสร้างหรือผู้บริหารเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบรับ

3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

4. รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวเพื่อลงนามโดยผู้อำนวยการองค์กร

5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้อำนวยการ

6. ติดตามการตรวจสอบและยื่นอย่างทันท่วงทีโดยแผนกโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของร่างเอกสารที่เตรียมไว้ซึ่งส่งให้ผู้อำนวยการเพื่อลงนาม และรับประกันการแก้ไขคุณภาพสูง

7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้อำนวยการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหาไปยังความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์อินเตอร์คอม (โทรสาร เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความโทรศัพท์ สื่อสารกับเขาทันที ข้อมูลข่าวสารที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

8. ในนามของผู้อำนวยการ จัดทำจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ เตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย

9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้อำนวยการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม ระเบียบวาระการประชุม การลงทะเบียน) เก็บรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้อำนวยการองค์กรที่อยู่ภายใต้การควบคุม

11. ดูแลรักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้อำนวยการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

13. ตามคำสั่งของผู้อำนวยการ ให้พิมพ์เอกสารราชการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล

14. จัดให้มีการต้อนรับแขก อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำร้องขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติรับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรภายในกรอบเวลาที่กำหนด

16. ถ่ายเอกสารลงบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

17. ปฏิบัติตามข้อบังคับด้านแรงงานภายในและข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ขององค์กร

18. ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับภายในเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

19. ดูแลความสะอาดและความเป็นระเบียบเรียบร้อยในที่ทำงาน

20. ดำเนินการภายใต้กรอบของสัญญาจ้างงานคำสั่งของพนักงานที่เขาเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาตามคำแนะนำเหล่านี้

3. สิทธิของเลขานุการผู้จัดการ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. เสนอข้อเสนอการปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามคำสั่งนี้ให้ผู้อำนวยการองค์กรพิจารณา

2. ขอข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเขาในการปฏิบัติหน้าที่จากแผนกโครงสร้างและพนักงานขององค์กร

3. ทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่กำหนดสิทธิและความรับผิดชอบในตำแหน่งของตนหลักเกณฑ์ในการประเมินคุณภาพการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

4. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของผู้บริหารองค์กรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของตน

5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารขององค์กรให้ความช่วยเหลือรวมถึงการรับรองเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคและการดำเนินการตามเอกสารที่กำหนดขึ้นซึ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

6. สิทธิอื่น ๆ ที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานในปัจจุบัน

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในกรณีดังต่อไปนี้:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

2. สำหรับความผิดที่ได้กระทำในการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งในปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

3. เพื่อก่อให้เกิดความเสียหายอย่างเป็นรูปธรรมต่อองค์กร - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

รายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้า - ตัวอย่าง 2019 ความรับผิดชอบในงานของเลขานุการผู้จัดการ สิทธิของเลขานุการผู้จัดการ ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ