Kā tiek sastādīta galvenā protokola daļa? Protokola sagatavošanas un izpildes vispārīgie noteikumi. Protokola normatīvā un metodiskā bāze

02.11.2019

Protokols ieņem īpašu vietu organizatorisko un administratīvo dokumentu sistēmā. No vienas puses, tas attiecināms uz informatīvajiem dokumentiem (jo tajā ir informācija par atsevišķu vadības jautājumu apspriešanu), no otras puses, protokoli satur rezolutīvo daļu un līdz ar to uzskatāmi par administratīviem dokumentiem.

Protokols - dokuments, kas fiksē jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaitu sapulcēs, sēdēs, sēdēs, konferencēs. Protokolos dokumentēta pastāvīgo koleģiālo institūciju, piemēram, komiteju un ministriju kolēģiju, pašvaldību, kā arī zinātnisko, tehnisko un metodisko padomju darbība.

Akcionāru sapulcēm, valdes sapulcēm ir obligāta mežizstrāde.

Protokoli tiek iesniegti valsts iestādēm reģistrācijai (piemēram, reģistrējot komercbankas, tirdzniecības un rūpniecības kameras u.c.). Tiek arī sastādīti protokoli, lai dokumentētu pagaidu koleģiālo institūciju darbību (konferences, sanāksmes, sanāksmes, semināri utt.).

Protokols tiek sastādīts, pamatojoties uz protokoliem, kurus sekretārs sēdē glabājis manuāli vai izmantojot balss ierakstītāju.

Atkarībā no sēdes veida un koleģiālās institūcijas statusa tiek izvēlēta protokola forma: īsa, pilna vai burtiska.

Īss protokols - fiksē sapulcē apspriestos jautājumus, runātāju vārdus un pieņemtos lēmumus (skat. 1.pielikumu). Šādu protokolu ieteicams glabāt tikai tajos gadījumos, kad sēde tiek pārrakstīta, sekretāram tiks iesniegti ziņojumi un runu teksti vai ja sanāksmei ir operatīvs raksturs.

Pilnā protokolā tiek fiksēti ne tikai apspriestie jautājumi, pieņemtie lēmumi un runātāju vārdi, bet arī pietiekami detalizēti protokoli, kas atspoguļo sanāksmes dalībnieku ziņojumu un runu saturu, visus izteiktos viedokļus, jautājumus un piezīmes, komentāri, pozīcijas. Pilns protokols ļauj dokumentēt detalizētu sanāksmes attēlu (skat. 2. pielikumu).

Stencils protokols ir sastādīts, pamatojoties uz sēdes stenogrammu un stenogrammu, un stenogramma atspoguļo katra jautājuma apspriešanas un lēmuma pieņemšanas procesu par to Biroja darbs (Vadības dokumentālā atbalsta organizācija un tehnoloģija): Mācību grāmata augstskolām / Kuzņecova T.V., Sankina L.V., Bikova T.A. un utt.; Ed. prof. T.V. Kuzņecova. - M.: VIENOTĪBA-DANA, 2003. - S. 166 ..

Pilnu un stenogrammu sastāda, pamatojoties uz ar roku rakstītiem verbati vai lentes ierakstiem, kas tiek glabāti sanāksmes laikā.

Visu veidu protokoli tiek sastādīti uz vienotas veidlapas, kurā ir iekļauti šādi rekvizīti: iestādes (organizācijas, uzņēmuma) nosaukums, dokumenta (protokola) veids, datuma likšanas vieta, dokumenta rādītājs, noformēšanas vieta. protokols, vieta teksta virsrakstam. Protokola datums ir sēdes datums (protokols parasti tiek sastādīts pēc sēdes). Ja tas ilga vairākas dienas, tad protokola datumā ir iekļauts sākuma un beigu datums.

Piemēram: 21. - 24.01.2000.

Protokola numurs (indekss) ir sapulces kārtas numurs. Protokolus numurē kalendārā gada vai koleģiālās institūcijas pilnvaru termiņa ietvaros.

Protokola teksta virsraksts, kā likums, atspoguļo sanāksmes vai koleģiālās darbības veidu un atbilst dokumenta veida nosaukumam. Piemēram: Protokols - valdes sēdes; - darba kolektīva sanāksmes; - struktūrvienību vadītāju sanāksmes.

Protokola tekstā ir iekļauta ievada un galvenā daļa.

Protokola ievaddaļā aiz virsraksta ir norādīti sēdes vadītāja un sekretāra vārdi un iniciāļi (protokola saīsinātajā formā šī informācija ir izlaista). No jaunas rindas aiz vārda “Piedalījās” uzskaita koleģiālās institūcijas pastāvīgo locekļu vārdus, iniciāļus (alfabēta secībā), uz sēdi uzaicināto vārdus, iniciāļus un ieņemamo amatu. Sastādot paplašinātās sanāksmes protokolu, dalībnieku vārdi netiek uzskaitīti, bet to kopējais skaits tiek norādīts ar ciparu. Dalībnieku skaitīšana notiek pēc reģistrācijas sarakstiem, kas tiek nodoti sēdes sekretāram un kļūst par vienu no protokola pielikumiem.

Darba kārtība iekļauta protokola ievaddaļā. Tajā ir uzskaitīti sanāksmē apspriestie jautājumi ar runātāju (runātāju) vārdiem un fiksēta to apspriešanas secība. Sanāksmes darba kārtība parasti tiek sastādīta iepriekš, un tajā jāiekļauj optimālais jautājumu skaits, kurus var izskatīt un apspriest sanāksmē Larkov N.S. Dokumentācija: Uch. norēķinu - Tomska: Tomska. Valsts un-t, 2005. - S. 106 ..

Protokola galvenās daļas teksts tiek sastādīts saskaņā ar darba kārtībā noteikto jautājumu secību.

Protokola teksta galvenajā daļā ir tik sadaļu, cik ir darba kārtības jautājumu. Sadaļas ir attiecīgi numurētas. Katra sadaļa sastāv no trim daļām: “DZIRDĒTS”, “RUNĀTS”, “IZLĒMTS”, kuras tiek izdrukātas no rindkopas, lai protokola tekstā izceltu galvenā runātāja, diskusijas dalībnieku runas ierakstu. jautājuma un rezolutīvās daļas, formulējot sapulces lēmumu.

Tādā pašā nolūkā protokola tekstā katra runātāja uzvārds un iniciāļi tiek drukāti no jaunas rindiņas nominatīva rakstā. Runas ieraksta izklāstu no uzvārda atdala ar defisi, to norāda no vienskaitļa trešās personas.

Protokolu sastāda sēdes sekretārs. Parakstījis priekšsēdētājs un sekretārs.

Protokola izraksts ir precīza kopija no oriģinālā protokola teksta daļas, kas attiecas uz darba kārtības jautājumu, par kuru tiek gatavots izraksts. Vienlaikus tiek reproducētas visas veidlapas detaļas, teksta ievaddaļa, darba kārtības jautājums, par kuru tiek gatavots izraksts, un teksts, kas atspoguļo jautājuma apspriešanu un pieņemto lēmumu. Protokola izrakstu paraksta tikai sekretārs, viņš arī sastāda apliecinājumu. Tas sastāv no vārda "Patiess", norādes uz kopiju (izrakstu) apliecinošās personas amatu, personīgā paraksta, uzvārda, iniciāļiem un datuma. Ja izrakstu iedod iesniegšanai citai organizācijai, tad to apliecina ar zīmogu.

Tādējādi lielākā Pētera I administratīvā reforma bija saistīta ar daudzo un smagnējo pasūtījumu aizstāšanu ar valdēm. Koledžu izveide sākotnēji nebija saistīta ar jaunu biroja darba organizācijas noteikumu izstrādi valsts centrālajās iestādēs. Vispārīgo noteikumu 1720.gada 28.februāra publikācija juridiski noteica amatpersonu struktūru, personālu, amatpersonu tiesības un pienākumus, koledžu un citu jauno centrālo iestāžu darba kārtību .. Taču Vispārējie noteikumi, nosakot vispārējo struktūru un principus. darbības, kolēģijas, neveidoja jaunus biroja darba veidus (variantus), likumdošanas dokumentus, bet saturēja tikai vispārīgus ieteikumus to sagatavošanai. Drīzāk tā bija vispārēja dokumentālās formas modernizācija. A.A. Lukaševičs, analizējot Vispārīgo noteikumu tekstu un tā sākotnējo redakciju, atklāja, ka tā izstrādātāji galīgi nav noteikuši no kolēģijām nākošo dokumentu nomenklatūru un aprobežojās tikai ar Lukaševiča A.A. vispārīgajām vēlmēm. Dokumentu veidi Krievijas valstī 18. gadsimta pirmajā ceturksnī (par Vispārīgo noteikumu materiālu) // Padomju arhīvs. 1991. Nr.4. S. 64..

Pāreja uz "lietu kārtošanu" jaunajā mītnē "jaunā veidā" nevarēja notikt vienā dienā, neskatoties uz valdības draudiem ar bargu sodu. Daudzu gadu desmitu laikā atceltie rīkojumi ir uzkrājuši milzīgu pieredzi dažāda veida oficiālo dokumentu sastādīšanā, tāpēc jaunu dokumentu veidu ieviešana ar likumdošanu nav novedusi pie ātras un galīgas agrāko nomaiņas. Un pašā Vispārīgajos noteikumos nebija stingras viena nosaukuma piešķiršanas dokumentam. Līdz ar to biznesa terminu polisēmija, kas ir redzama visos tās attīstības posmos. Pat publicētajā Noteikumu tekstā bija atļauta divējāda terminu lietošana: "žurnāls" - "dienas piezīme", "dekrēts" - "vēstule", "jēdzieni" - "melnie raksti", "visa veida kompozīcijas". dekrēti un ziņojumi”, "patenti" - "atlīdzināta pakāpes apliecība", "piemiņas zīmes" - "denonsācijas" utt. Tādējādi. Vispārīgie noteikumi noteica līdzvērtīgu sinonīmu vārdu funkcionēšanu, kas, protams, neveicināja biroja darba uzlabošanos ne tikai koledžās, bet arī citās valsts iestādēs. Noteikumu teksts ir tik pārsātināts ar svešvārdiem, ka izrādījās nepieciešama vārdnīca ("Svešrunu interpretācija"), kas sastādīta kā pielikums.

Protokols ir sava veida ziņojums, kurā ir ieraksti par jautājumu apspriešanas procesu un lēmumiem par tiem, kas pieņemti sanāksmēs, biznesa sanāksmēs un sanāksmēs. Šim dokumentam ir nozīmīga vieta organizatoriskā un administratīvā tipa dokumentu pārvaldības sistēmā.

Kas ir protokols

Protokols ir atskaites dokuments, kas skaidri fiksē oficiālos pasākumos pieņemto jautājumu un lēmumu apspriešanas gaitu. Pilnīgāku vārda interpretāciju sniedz vārdnīcas, kas šo jēdzienu definē kā dokumentu ar ierakstu par visu, kas notiek konkrētā pasākumā.

Galvenā informācija

Protokols ir dokuments, kas satur noteiktu informāciju. Tajā iekļauta informācija par konkrētu jautājumu apspriešanas gaitu. Turklāt sapulces protokolā ir iekļautas rezolūcijas, kas ļauj to attiecināt uz administratīvajiem dokumentiem.

Tikšanās laikā var tikt izgatavots tikai protokola melnraksts. 5 dienu laikā protokols jāaizpilda pilnībā.

Reģistrācija

Protokols ir dokuments, kas sastādīts, pamatojoties uz melnrakstiem. Ja tikšanās laikā tika saglabāts stenogramma, tad to var pārrakstīt, pareizi noformēt un pievienot gatavajam protokolam.

Sekretārs ir pilnībā atbildīgs par visa protokola sagatavošanas un uzturēšanas gaitu, kā arī par tajā ievadīto datu pareizību. Daži protokolu veidi papildus jāapstiprina uzņēmuma vadītājam.

Lietvedības veidlapas

Ir 3 reģistrēšanas veidi:

stenogrāfija;
pilnīgs;
īss.

Īsajās minūtēs tiek fiksēti apspriestie jautājumi. Tiek ievadīti arī dalībnieku vārdi un pieņemtie lēmumi. Šāda veida pasākumu protokolu ieteicams glabāt, kad tiek veikta sēdes atšifrēšana, bet runu un ziņojumu tekstus iesniegt atbildīgajam sekretāram.

Pilns protokols tver ne tikai iepriekš minētos punktus, bet satur arī detalizētākus ierakstus. Pilnam protokolam jāļauj pilnībā atspoguļot detalizētu notikuma priekšstatu.

Protokolu stenogrammu veic atbildīgais sekretārs, pamatojoties uz sapulces stenogrammu.

Uzņēmuma vadības komanda katrā sanāksmē izlemj, kāda protokola forma tiks dota priekšroka. Visu veidu šādi dokumenti jānoformē uz uzņēmuma (uzņēmējsabiedrības) veidlapas, norādot dokumenta veida nosaukumu - Protokols. Vai uz speciāli izstrādātas gatavās protokola formas. Jebkura šāda veida dokumenta obligāta informācija ir reģistrācijas numurs, datums, nosaukums, teksts un atbildīgo personu paraksti.

Kas veic ierakstu

Protokols ir dokuments, kas tiek glabāts pasākuma laikā. To vajadzētu sastādīt profesionāli apmācītam sekretāram. Priekšnesumu ierakstīšanas kvalitāte būs atkarīga no viņa kvalifikācijas līmeņa un profesionālajām prasmēm. Līdz ar to sēdes protokola sastādītāja izvēle ir atbildīgs uzdevums pasākuma sagatavošanā.

Kā saglabāt protokolu: protokola paraugs

Protokola piemēru var redzēt zemāk esošajā fotoattēlā. Ir protokola paraugs. Ja sapulce notiks vairākas dienas, tad jānorāda sapulces sākuma datums un aiz defises – beigu datums. Piemēram, 03/12/2016-03/14/16.

Ailē "Tikšanās vieta" ir norādīta pilsēta, kurā notika pasākums.

Protokola nosaukums ir rakstīts ģenitīvā un satur notikuma veida (sesija, sēde, sēde) sadalījumu un koleģiālās institūcijas nosaukumu. Sanāksmes veida nosaukumam jāsakrīt ar koleģiālās struktūras nosaukumu. Piemēram, "Komisijas sēde".

Paša protokola teksta saturs ir sadalīts divās daļās:

1. Ievaddaļa, kurā norādīts priekšsēdētāja, atbildīgā sekretāra, visu klātesošo uzvārds un iniciāļi un darba kārtības tēma.

2. Galvenā daļa, kurā aprakstīts pats tikšanās process.

Protokols sākas tieši ar vārdu “priekšsēdētājs”, aiz defises norāda priekšsēdētāja vārdu un iniciāļus. Tādā pašā veidā tiek veidots vārds "sekretārs". Rīkojot steidzamas un ātras sanāksmes, šī protokola daļa netiek sastādīta.

Pēc tam tiek sastādīts visu klātesošo saraksts. Pēc šī saraksta tiek ierakstīti uzaicināto vārdi, kur norādīti viņu ieņemamie amati. Garās konferencēs un sanāksmēs, kurās piedalās liels skaits klātesošo, viņu sastāvs jānorāda tikai kvantitatīvi, un protokolam ir pievienots saraksts ar norādītajiem vārdiem, kas ierakstīts pašā protokolā. Piemēram: "Bija 42 cilvēki (saraksts pievienots)".

Pasākumos, kur lēmuma pieņemšanai nepieciešams noteikts cilvēku skaits, sadaļā “Apmeklēšana” tiek norādīts cilvēku skaits, kuram vajadzēja būt, un dalībnieku skaits, kas ieradās.

Tad nāk darba kārtība. Šajā protokola daļā ir uzskaitīti apspriestie jautājumi. Katram ir savs numurs, un tas sākas ar prievārdu "O" ("Par").

Protokola teksta pamatdaļa ir sastādīta sadaļās, kas atbilst darba kārtības jautājumiem.

Katru vienumu var iedalīt daļās, piemēram:

Klausījās.
Uzstājās ar runu.
Izlemts (nolemts).

Katrs no šiem vārdiem ir ierakstīts jaunā rindā.

Runātāja (pilns vārds) un visu runātāju dati tiek ierakstīti jaunā rindā.

Katra darba kārtības jautājuma sadaļas beigu daļa ir par izvirzīto jautājumu apstiprinātā lēmuma (dekrēta) ieraksts. Lēmumi, kuriem ir vairākas sadaļas, ir sadalīti punktos un apakšpunktos, kas numurēti ar arābu cipariem. Lēmumu rezolutīvajai daļai jābūt konkrētai un jāsatur sastāvdaļas: kam un līdz kuram datumam kas jādara.

Ievēlot amatpersonas, balsošanas rezultāti par katru no kandidātiem tiek atzīmēti protokolā atsevišķi.

Administratīvajā protokolā ir informācija par administratīvajiem pārkāpumiem.

syl.ru

Vārds protokols ir visiem uz lūpām. Biroja darbinieki to regulāri dzird sanāksmēs, policisti to izmanto savā profesionālajā darbībā, un valsts vadītāji un diplomāti ir spiesti ievērot viņa diktētos noteikumus. Kas ir protokols? Mēs to uzzināsim zemāk.

Protokola jēdziena nozīme

Tāpat kā daudziem citiem terminiem, šim vārdam ir vairākas nozīmes. Viss atkarīgs no darbības jomas, kurā tiek pielietota vēlamā koncepcija. Tātad, aplūkosim visbiežāk sastopamās situācijas, kad ir ierasts runāt par protokolu.

Ja mēs runājam par uzņēmējdarbības vidi, tad protokols ir dokuments, kas apraksta notiekošo notikumu (sapulci, sapulci, direktoru padomes utt.).

Iepriekš jau minējām par policiju, kas arī bieži sastāda līdzīgu dokumentu. Šajā gadījumā tiek domāts par nozieguma vai nodarījuma fakta konstatēšanu.

Starptautiskajā formātā protokols ir noteikumu kopums, kas jāievēro valdības amatpersonu, kā arī diplomātisko personu oficiālās tikšanās laikā. Piemēram, ir protokols par valstu vadītāju sanāksmēm vai vizīti pie prezidenta.

Tomēr šajā rakstā mēs pievērsīsimies biznesa protokolu jēdzienam.

Sapulces protokols

Biznesa tikšanās ir visu procesu neatņemama sastāvdaļa biznesa vidē. Tās var notikt oficiāli, ņemot vērā noteikto laiku un tikai birojā. Ļoti populāri ir arī neformāli biznesa datumi. Otrajā gadījumā var iztikt bez sarunas protokola apstiprināšanas. Ja sapulce ir oficiāla, tad tai ir jābūt rakstiski saskaņā ar visiem noteikumiem.

Protokolu glabā sekretārs vai cita persona, kurai ir šādas pilnvaras. Lai sekotu līdzi sarunas gaitai, mēģiniet izdomāt aptuvenu jautājumu sarakstu, kas tiks apspriesti sanāksmē. Balss ierakstītājs nebūs lieks, lai nepalaistu garām detaļas, jo protokols ir ļoti detalizēts biznesa notikuma apraksts.

Jāpieraksta gan klātesošo, gan klātesošo vārdi. Jūs varat veikt piezīmes par ikviena uz sapulci atnākušo atrašanās vietu, lai bez kļūdām norādītu atsevišķu vārdu autorību.

Katras tikšanās sākumā tiek noteikta kārtība, kādā jautājumi tiks izskatīti, noteikti pierakstiet to burtiski.

Ja sapulcē notika balsojums, tad norādiet tā rezultātus (cik cilvēku balsoja “par” un cik balsoja “pret”). Gadījumā, ja sapulcē bija maz klātesošo, ir iespēja atzīmēt arī visu balsojušo vārdus un uzvārdus.

Neatlieciet protokola izpildi uz nenoteiktu laiku, jo šajā laikā varat aizmirst tikšanās detaļas.

Sarunu protokols

Sarunas atšķiras no parastas biznesa tikšanās ar to, ka tajās parasti tiek apspriests viens vai pāris jautājumi, kuriem ir liela nozīme abām pusēm. Šajā gadījumā protokols ir iespēja fiksēt visas sarunas nianses un pušu prasības. Ne vienmēr izskatāmais jautājums tiek atrisināts uzreiz pēc pirmajām sarunām, tāpēc direktoriem vai citiem darbiniekiem ir nepieciešams laiks un pilnīga informācija par sapulci.

Sarunu protokols tiek sastādīts pēc tāda paša principa kā jebkurš biznesa dokuments.

Tajā jānorāda aprakstītā notikuma datums, dokumenta numurs un pilna nosaukuma versija. Pēc tam seko ievads, kurā obligāti norādīts klātesošo saraksts un galvenie pārrunu jautājumi.

Galvenajā daļā informācija parasti ir sadalīta trīs daļās: “Noklausīts”, “Izrunāts”, “Nolemts”. Pilnajā protokola versijā visu runātāju vārdi tiek citēti burtiski.Atsevišķos gadījumos tiek izsniegts arī izraksts no protokola, dublējot noteiktu tā daļu.

fb.ru

Protokols- dokuments, kas fiksē jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaitu sanāksmēs, sanāksmēs, sanāksmēs, konferencēs.

Protokolos dokumentēta pastāvīgo koleģiālo institūciju, piemēram, komiteju un ministriju kolēģiju, pašvaldību, kā arī zinātnisko, tehnisko un metodisko padomju darbība. Turklāt var tikt protokolētas arī struktūrvienību vadītāju, ģenerāldirektora vietnieku, direktoru sanāksmes.

Parasti tiek sastādīti protokoli, lai dokumentētu pagaidu koleģiālo struktūru darbību (konferences, sanāksmes, semināri utt.).

Protokolu sastāda sekretārs, pamatojoties uz piezīmēm, ko viņš glabājis sanāksmē. Tās var būt īsas piezīmes, stenogrammas vai diktofona ieraksti. Lai sagatavotu protokolu, sekretārs pirms sēdes apkopo ziņojumu un runu tēzes, lēmumu projektus.

Protokols izdots uz vienotas veidlapas..

Nosaukums, datums un protokola numurs

Protokola galvene būs koleģiālās institūcijas nosaukums vai sanāksmes veids. Piemēram, pedagoģiskās padomes sēdes Protokols (par ko?); struktūrvienību vadītāju sanāksmes u.c.

Protokola datums ir sēdes datums (protokols parasti tiek sastādīts pēc sēdes). Ja sapulce ilga vairākas dienas, protokola datumā ir iekļauts sākuma un beigu datums.

Piemēram: 21 - 24.07.2009 .

Protokola numurs (rādītājs) ir sapulces kārtas numurs koleģiālās institūcijas kalendārajā gadā vai pilnvaru termiņā.

Protokola teksts ietver šādas daļas:

ievada;
galvenais.

Ievads

Protokola ievaddaļā aiz virsraksta ir norādīti sēdes vadītāja un sekretāra vārdi un iniciāļi. No jaunas rindas pēc vārda " apmeklēja» alfabētiskā secībā uzskaita sēdē klātesošo amatpersonu vārdus un iniciāļus.

Ja sēdē bija personas no citām organizācijām, tad aiz vārda "Piedalījās" vārds " Uzaicināts” un norādīts uzaicināto personu saraksts, šajā gadījumā pirms katra vārda norādīts amats un organizācijas nosaukums.

Protokola ievaddaļā darba kārtība ir noteikta.

Tas sastāv no sapulcē apspriesto jautājumu saraksta un nosaka to apspriešanas secību un runātāju (runātāju) vārdus. Katrs darba kārtības jautājums ir numurēts ar arābu ciparu, formulēts, izmantojot prievārdus "O" vai "Par". Piemēram: "Par mācību programmu apstiprināšanu"; "Par mācību gada rezultātu summēšanu."

Katrai pozīcijai ir norādīts runātājs (amatpersona, kas sagatavoja šo izdevumu).

Galvenā daļa

Atbilstoši darba kārtības jautājumu secībai tiek sastādīts protokola galvenās daļas teksts - tajā jābūt tik sadaļu, cik darba kārtībā ir jautājumu.

Tādējādi protokola galvenes daļa vienmēr tiek formatēta vienādi. Bet protokola tekstu var pasniegt dažādās formās: īsi vai pilni.

Īss protokols- fiksē sapulcē apspriestos jautājumus, runātāju vārdus un pieņemtos lēmumus. Šāds protokols visbiežāk tiek glabāts gadījumos, kad sanāksmei ir operatīvs raksturs (sk. 3.3. att.).

Pabeigts protokols- satur informāciju ne tikai par apspriestajiem jautājumiem, pieņemtajiem lēmumiem un runātāju vārdiem, bet arī pietiekami detalizētas piezīmes, kas atspoguļo sanāksmes dalībnieku ziņojumu un runu saturu, visus izteiktos viedokļus, jautājumus un piezīmes, piezīmes , pozīcijas. Pilns protokols ļauj dokumentēt detalizētu sanāksmes attēlu (sk. 3.4. attēlu).

Rīsi. 3.3. Īsa protokola piemērs

Rīsi. 3.4. Pilna protokola piemērs

Izmantojot jebkura veida protokolu, tā teksts tiks sadalīts tik sadaļās, cik ir darba kārtības punktu.

Katrai sadaļai ir trīs daļas: “DZIRDĒTS”, “RUNĀTS”, “ATRISINĀTS” (“IZLĒMUMS”), kas tiek drukāti no kreisās malas ar lielajiem burtiem. Šis dizains ļauj tekstā izcelt galvenā runātāja runu, jautājuma apspriešanas dalībniekus un rezolutīvo daļu, kurā tiek formulēts lēmums.

daļā " KLAUSĪJIES» tiek pasniegts runas teksts. Teksta sākumā no jaunas rindiņas nominatīvā tiek norādīts runātāja vārds. Runas ieraksts ir atdalīts no vārda ar domuzīmi. Runa ir rakstīta vienskaitļa trešajā personā. Runas ieraksta vietā atļauts norādīt aiz uzvārda (“Pievienots runas ieraksts”, “Pievienots ziņojuma teksts”).

Pēdējā gadījumā ziņojumi kļūst par protokola pielikumu.

daļā " IZVEIDOTS» no jaunas rindiņas nominatīvā norādiet runātāja vārdu un aiz domuzīmes runas tekstu vai jautājumu (ja tas runātājam tika uzdots runas laikā).

daļā " ATRISINĀTS” (“LĒMUMS”) atspoguļo apspriežamajā jautājumā pieņemto lēmumu. Rezolutīvās daļas teksts tiek iespiests pilnā apjomā jebkurā protokola formā.

Visa protokola teksts tiek drukāts ar 1,5 rindiņu atstarpi.

Protokolu sastāda sēdes sekretārs. Protokolu paraksta sekretārs un 3 (trīs) darba dienu laikā pēc sēdes iesniedz parakstīšanai priekšsēdētājam.

Paraksti no teksta tiek atdalīti ar 3 rindu atstarpēm. Amata nosaukums tiek drukāts no kreisā lauka malas, uzvārda pēdējais burts ir ierobežots labajā laukā.

Dienā, kad protokolu paraksta priekšsēdētājs, tas jāreģistrē.

Izraksts no protokola

Protokola izraksts ir precīza kopija no oriģinālā protokola teksta daļas, kas attiecas uz darba kārtības jautājumu, par kuru tiek gatavots izraksts. Izvilkumā ir atveidotas visas veidlapas detaļas, teksta ievaddaļa, darba kārtības jautājums, par kuru izraksts tiek gatavots, un teksts, kas atspoguļo jautājuma apspriešanu un pieņemto lēmumu. Protokola izrakstu paraksta tikai sekretāre, kas to arī apliecina. Apliecinājuma uzraksts ir rakstīts ar roku, sastāv no vārda “Patiess”, kopijas (izraksta) apliecinātāja amata norādes, personīgā paraksta, uzvārda, iniciāļiem un datuma (sk. 3.5. att.).

Rīsi. 3.5. Protokola izraksta piemērs

Protokola izraksti dažkārt aizstāj tādu administratīvo dokumentu kā lēmumu. Šajā gadījumā izraksts kalpo kā instruments pieņemto lēmumu paziņošanai izpildītājiem. Šajā gadījumā sekretārs, piemēram, akciju sabiedrības valdes sekretārs, ne vēlāk kā 2 (divas) dienas pēc sapulces protokola parakstīšanas, izdala protokola izrakstus par atsevišķiem jautājumiem atbildīgajiem izpildītājiem. Paziņojumus paraksta sekretārs.

Izvilkumi no protokoliem, kas nosūtīti citai organizācijai, ir obligāti aizzīmogoti.

Protokola oriģinālus noformē sekretārs gadījumos atbilstoši sapulču veidam. Piemēram, "Kopsapulču protokoli", "Direktoru padomes sēžu protokoli", "Tikšanās ar direktoru protokoli" utt. Korpusa iekšpusē protokoli ir sistematizēti pēc cipariem un hronoloģijas. Lietas tiek veidotas kalendārā gada laikā.

Protokols - dokuments, kas satur konsekventu uzskaiti par jautājumu apspriešanu un lēmumu pieņemšanu koleģiālo vai padomdevēju institūciju sanāksmēs. Sēdes protokolā atspoguļotas aktivitātes kopīgai vadības lēmumu izstrādei un pieņemšanai. Var tikt protokolēti lietišķās sanāksmēs, sarunās, lai fiksētu pušu panāktās vienošanās.

Kā sastādīt protokolu?
No kādām sadaļām šis dokuments sastāv?
Kādi dati ir nepieciešami protokola reģistrācijai?

Protokola reģistrācija

Protokoli, piemēram dokumentu veidi biroja darbā, tiek sastādīti, pamatojoties uz sapulces (sapulces) laikā veiktajiem rokraksta vai diktofona ierakstiem, iesniegtajiem ziņojumu un runu tēzēm, atsauksmēm, lēmumu projektiem un citiem materiāliem.

No sanāksmes gaitas atspoguļojuma pilnīguma viedokļa tiek izdalīti pilnie un īsie protokoli. Pilna protokola teksts sastāv no divām daļām: ievada un galvenās.

Ievaddaļā norāda: priekšsēdētāja (sēdētāja), sēdē klātesošā sekretāra iniciāļus, uzvārdus un, ja nepieciešams, uz sapulci (sēdi) uzaicinātās personas.

Protokola ievaddaļa beidzas ar darba kārtību, kurā ir izskatāmo jautājumu saraksts, kas uzskaitīts to izskatīšanas secībā, norādot runātāju par katru izskatāmo jautājumu.

Protokola galveno daļu veido darba kārtības jautājumiem atbilstošas sadaļas. Katras sadaļas teksts ir veidots saskaņā ar shēmu:

IZVEIDOTS:

ATRISINĀTS: (vai ATRISINĀTS:).

Sadaļas "DZIRDĒTS" punkti ir numurēti atbilstoši darba kārtībai.

Pilnā protokolā pēc sadaļas “KLAUSĪTIES” var ierakstīt runātājam uzdotos jautājumus un viņa atbildes pēc shēmas:

Koroļovs A.I.(jautājums):

Atbilde: …

Darba ar protokolu ērtībai var pasvītrot jautājuma uzdevēja uzvārdu un vārdu "Atbilde".

Protokola galvenajā daļā norādīts jautājuma numurs un saturs atbilstoši darba kārtībai, teikts runātāja uzstāšanās un pieņemtais lēmums (lēmumi) fiksēts.

Runas teksts ir pievienots.

Rezolūciju (lēmumu) ieraksta protokola tekstā pilnā redakcijā tādā redakcijā, kāda pieņemta sēdē; ja nepieciešams, balsošanas rezultātus sniedz:

Pret -…,

Atturējās - ....

Arī kopsavilkuma protokola teksts sastāv no divām daļām. Ievaddaļa tiek sastādīta saskaņā ar tiem pašiem noteikumiem kā pilnajā protokolā. Īsā protokola galvenajā daļā jautājuma apspriešanas gaita ir izlaista un tiek fiksēts tikai par to pieņemtais lēmums.

Iestādēs protokolus sastāda uz veidlapām, piemēram:

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS KULTŪRAS MINISTRIJA

FEDERĀLĀ ARHĪVA AĢENTŪRA

(ROZARHĪVS)

PROTOKOLS

Zinātniskās padomes sanāksmēs

__________________ № ____________

Citās organizācijās protokoli tiek sastādīti uz standarta papīra lapām. Protokolu reģistrācijai ir ērti izmantot protokolu veidlapu (vienoto veidlapu) veidnes.

Protokolu sagatavošanā tiek izmantotas šādas detaļas:

organizācijas nosaukums - dokumenta autors;
dokumenta veids - PROTOKOLS - norādot sapulces, tikšanās veidu (piemēram: tikšanās PROTOKOLS ar Federālās arhīvu aģentūras vadītāju);
sapulces vieta, sapulce;
protokola datums;
protokola numurs.

Protokolu paraksta sēdes vadītājs (sapulces vadītājs) un sekretārs (vispirms priekšsēdētāja paraksts, pēc tam - apakšā - sekretārs). Viens protokola eksemplārs ir parakstīts.

Protokola datums ir sapulces datums.

Protokolu reģistrē, tiem piešķir kārtas numurus kalendārā gada ietvaros katrai protokolu grupai atsevišķi: koordinējošo, ekspertu, metodisko un citu institūciju sēžu protokoliem. Kopīgo sanāksmju protokoliem ir salikti numuri, tostarp to organizāciju protokolu kārtas numuri, kuras piedalās sanāksmē.

Iestādēs, kas darbojas uz koleģialitātes pamata, uz protokolu pamata tiek izdoti administratīvie dokumenti: rezolūcijas (lēmumi) (par katru jautājumu atsevišķi).

Pieņemtie lēmumi tiek darīti zināmi izpildītājiem protokolu kopiju (protokolu izrakstu) veidā, kas tiek nosūtīti ieinteresētajām organizācijām un amatpersonām atbilstoši sadales indeksam (sarakstam). Protokolu kopijas (protokolu izraksti) apliecinātas ar biroja vadības dienesta (protokolu nodaļas) zīmogu.

Protokolu izpildes noteikumi ir noteikti organizācijas biroja darba instrukcijās (DOW).

V.F. Jankova, Ph.D. ist. Zinātnes, asoc., vietnieks. VNIIDAD direktors

Protokols- dokuments, kurā ir konsekvents ieraksts par jautājumu apspriešanu un lēmumu pieņemšanu sanāksmēs, sanāksmēs, konferencēs un koleģiālo institūciju sanāksmēs.

Protokols atspoguļo koleģiālas institūcijas vai darbinieku grupas kopīgu lēmumu pieņemšanas aktivitātes. No organizāciju vadības darbībās izveidotajiem sanāksmju protokoliem ir jānošķir izmeklēšanas, dažu pārvaldes iestāžu un sabiedriskās kārtības iestāžu protokoli (piemēram, sanitārā inspektora protokols, ceļu satiksmes negadījuma protokols utt.) , kā arī līguma tipa protokoli (domstarpību protokoli, domstarpību vienošanās protokoli, cenu vienošanās protokoli u.c.).

Pastāvīgo un pagaidu kolektīvo institūciju (federālo izpildinstitūciju padomes, darba kolektīvu sapulces, akcionāru sapulces, direktoru padomes sanāksmes utt.) sanāksmes ir obligāti jāreģistrē.

Protokolu sastāda, pamatojoties uz sapulces (sapulces) laikā veiktajām piezīmēm, uzrādītajiem ziņojumu un runu tēzēm, atsauksmēm, lēmumu projektiem un citiem materiāliem. Protokolu glabā sekretārs vai cita norīkota persona. Par protokola ierakstu pareizību atbild sēdes vadītājs un sekretārs.

Protokolus var izdot pabeigts vai īss forma, kādā jautājuma apspriešanas gaita tiek izlaista un fiksēts tikai par to pieņemtais lēmums.

Lēmumu par to, kādu protokolu sapulcē glabāt, pieņem koleģiālās institūcijas vadītājs vai organizācijas vadītājs.

Protokola nosaukums ir koleģiālās darbības veida nosaukums (sesija, sapulce utt.) un tās institūcijas nosaukums, kuras darbība tiek reģistrēta. (atestācijas komisijas sēdes protokols ...; akcionāru pilnsapulces protokols ...).

Teksts pilns protokols sastāv no divām daļām: ievada un pamata .

AT ievaddaļa norādīti sapulcē klātesošā priekšsēdētāja (priekšsēdētāja), sekretāra un, ja nepieciešams, uz sapulci (sēdi) uzaicināto personu iniciāļi un uzvārdi. Ja sanāksmē (konferencē) piedalās dažādu iestāžu un organizāciju pārstāvji, tiek norādīta katras personas darba vieta un amats.

Ja klātesošo skaits pārsniedz 15 cilvēkus, protokola ievaddaļā atsaucas uz sarakstu, kas ir protokola neatņemama sastāvdaļa, piemēram:

Klāt: 25 cilvēki. (saraksts pievienots).

Pa kreisi no nulles cilnes pozīcijas (no lauka) tiek drukāti vārdi "priekšsēdētājs", "sekretārs", "apmeklēts", atdalīti ar diviem intervāliem no virsraksta un viens no otra.

Protokola ievaddaļa beidzas ar darba kārtību, kurā ir izskatāmo jautājumu saraksts, kas sakārtots to svarīguma secībā, norādot runātāju par katru izskatāmo jautājumu. Darba kārtības jautājumi formulēti ar prievārdu "O", "Par", drukāti no kreisās malas apmales un numurēti ar arābu cipariem. Nav ieteicams jautājumu vai jautājumu grupu formulēt ar vārdu “Dažādi”.

Galvenā daļa protokola tekstu veido darba kārtības jautājumiem atbilstošās sadaļas. Katras sadaļas teksts ir veidots saskaņā ar shēmu:

DZIRDĒTS:...

IZPILDĪTS:...

ATRISINĀTS (ATRISINĀTS):...

Sadaļā "DZIRDĒTS" ir norādīts runātāja uzvārds un iniciāļi, viņa ziņojuma saturs (ziņa, informācija, ziņojums). Ja referāta tekstu referents izklāsta rakstveidā, pēc runas tēmas norādīšanas atļauts izdarīt atzīmi: “ziņojuma teksts ir pievienots”.

Sadaļā "RUNA" norādīti diskusijā uzstājušos personu vārdi un iniciāļi, kā arī viņu runas, tostarp jautājumi runātājam. Ja nepieciešams, pēc runātāja vārda tiek norādīta viņa pozīcija.

Sadaļā “NOLĒMUMS (NOLĒMUMS)” tiek fiksēts pieņemtais lēmums, kas formulēts īsi, precīzi, kodolīgi, lai izvairītos no Pilna protokola paraugs

dubultā interpretācija. Kopā ar lēmumu norādīts "par", "pret", "atturas" nodoto balsu skaits, kā arī to personu saraksts, kuras balsojumā nepiedalījās. Lēmumā var būt viens vai vairāki punkti, tie ir sakārtoti svarīguma secībā, katrs no tiem ir numurēts.

Pirms vārda "DZIRDĒTS" ir norādīts skaitlis saskaņā ar darba kārtību. Vārdi “DZIRDĒTS”, “RUNĀTS”, “ATRISINĀTS (IZLĒMUMS)” tiek drukāti no kreisās malas ar lielajiem burtiem un beidzas ar kolu. Sadaļu “KLAUSĪTS”, “ATSTARPĒTA”, “LĒMUMS (LĒMUMS)” teksts tiek drukāts ar 1,5 rindiņu atstarpi no jaunas rindas. Katrs runātāju uzvārds un iniciāļi tiek drukāti no jaunas rindas nominatīvā, runas ierakstu no uzvārda atdala ar defisi.

Teksts kopsavilkuma protokols arī sastāv no divām daļām. Ievaddaļā norādīti priekšsēdētāja (priekšsēdētāja), sekretāra iniciāļi un uzvārdi, kā arī klātesošo personu iniciāļi un uzvārdi. Vārds "Apmeklēts" tiek drukāts no kreisās malas apmales, pasvītrots, aiz vārda ievietojot kolu. Zemāk drukāti klātesošo amatu nosaukumi, bet pa labi no amatu nosaukumiem - to iniciāļi un uzvārdi. Amatu nosaukumus var norādīt vispārināti. Klātesošo vairāku rindiņu amatu nosaukumi tiek drukāti ar 1 rindiņu atstarpi.

Saraksts ir atdalīts no protokola galvenās daļas ar nepārtrauktu līniju.

Protokola galvenajā daļā norādīts jautājuma numurs atbilstoši darba kārtībai, jautājuma saturs un pieņemtie lēmumi.

Jautājuma nosaukums ir numurēts ar romiešu ciparu un sākas ar prievārdu "O" ("Ieslēgts"), ir drukāts centrēta fonta izmēra Nr. 15 un ir pasvītrots ar vienu rindiņu zem pēdējās rindas attālumā no Nr. vairāk nekā viens intervāls. Zem rindas ir to amatpersonu vārdi, kuras uzstājās šī jautājuma apspriešanā. Uzvārdi tiek drukāti ar 1 rindiņu atstarpi. Pēc tam tiek norādīts konkrētajā jautājumā pieņemtais lēmums.

Sēdes protokolu paraksta priekšsēdētājs un sekretārs. Īpaši svarīgos gadījumos protokols ir jāapstiprina runātājiem, vīzas tiek piestiprinātas dokumenta kreisajā malā runas ierakstīšanas līmenī.

Protokola datums ir Pasākuma datums (sanāksmes, sanāksmes utt.). Ja tas ilga vairākas dienas, tad caur domuzīmi norādiet sapulces sākuma un beigu datumus. Piemēram: 16.-17.06.2010 vai 16.06.2010-17.06.2010.

Protokoliem kalendārā gada ietvaros piešķir kārtas numurus katrai protokolu grupai atsevišķi: valdes sēžu protokoliem, saskaņošanas, ekspertu padomju un citu institūciju protokoliem. Kopīgo sanāksmju protokoliem ir salikti numuri, tostarp to organizāciju protokolu kārtas numuri, kuras piedalās sanāksmē.

Protokolu kopijas, ja nepieciešams, tiek nosūtītas ieinteresētajām organizācijām un amatpersonām atbilstoši izplatīšanas indeksam; indeksu sastāda un paraksta jautājuma izskatīšanu sagatavojušās struktūrvienības atbildīgais izpildītājs. Protokolu kopijas ir apliecinātas ar Lietvedības dienesta zīmogu.

Pieņemtie lēmumi tiek paziņoti izpildītājiem protokolu izrakstu veidā, kas noformēti uz atbilstošas veidlapas un apliecināti ar Lietvedības dienesta zīmogu.

Izraksts no protokola ir precīza kopija no oriģinālā protokola teksta daļas, kas attiecas uz darba kārtības jautājumu, par kuru tiek gatavots izraksts.

Protokola izrakstā ir atspoguļotas visas veidlapas detaļas, teksta ievaddaļa, darba kārtības jautājums, par kuru tiek gatavots izraksts, un teksts, kas atspoguļo jautājuma apspriešanu un pieņemto lēmumu. Protokola izrakstu paraksta tikai sekretārs, viņš to arī apliecina.

Protokols tiek sastādīts uz organizācijas vispārējās veidlapas, norādot dokumenta veida nosaukumu - "PROTO-COL", uz īpašas protokola veidlapas (konkrēta veida dokumenta veidlapa) vai uz standarta lapas. A4 papīrs.

Protokola obligātā informācija ir:

organizācijas nosaukums;

ü dokumenta veida nosaukums (PROTOKOLS);

ü datums un reģistrācijas numurs

ü teksta virsraksts;

o paraksti.

Protokola piemērs

Akts - dokuments, ko apkopojušas vairākas personas un kas apstiprina konstatētos faktus vai notikumus.

Atsevišķos gadījumos aktos ne tikai fiksēti konstatētie fakti un notikumi, bet arī ietverti secinājumi, ieteikumi un priekšlikumi (pārbaužu, apsekojumu, precizējumu akti u.c.).

Akti atšķiras pēc to mērķa un satura daudzveidības:

piegāde un pieņemšana (darbi, materiālie līdzekļi, dokumenti);

apsekojumi (drošības stāvoklis, ugunsdrošība; darba apstākļi; darbības rezultāti);

Testi (paraugi, sistēmas, tehnoloģijas);

piešķiršana iznīcināšanai (materiālie aktīvi, dokumenti);

pāreja (struktūrvienības no vienas organizācijas uz citu);

Noteikto noteikumu pārkāpumi;

auditi, inventarizācija;

nelaimes gadījumu, avāriju izmeklēšana;

organizācijas likvidācija utt.

Aktus sastāda kolektīvi (vismaz divi izstrādātāji). Bieži aktus sastāda speciāli izveidotas komisijas, kuru sastāvu apstiprina organizācijas vadītāja izpilddokuments. Aktus regulāri var izstrādāt arī pastāvīgas komisijas.

Galvenais, sastādot aktu- faktiskā stāvokļa konstatēšana un adekvāts apraksts aktā. Akts ir sastādīts pamatojoties uz melnrakstu ierakstiem, kas tiek uzturēti komisijas vai personu grupas darba laikā un satur faktiskos datus, kvantitatīvos rādītājus un citu informāciju.

Akta virsrakstam gramatiski jāatbilst vārdam "akts", piemēram:

Ø Institūta finansiālās un saimnieciskās darbības pārbaudes aktu,

Ø Materiālo vērtību norakstīšanas akts.

Akta datums ir notikuma datums (pārbaudes, izmeklējumi, eksāmeni utt.).

Akta teksts sastāv no divām daļām:

ievaddaļa;

galvenā (konstatējošā) daļa.

Ievads būvēts pēc shēmas: iemesls - komisijas sastādīts - priekšsēdētājs - komisijas locekļi - bija klāt (ja akts sastādīts kāda klātbūtnē).

Akta sastādīšanas pamats ir līgums, administratīvais dokuments, normatīvais dokuments, kurā norādīts numurs un datums.

Aiz vārda "sastādīts" norādīts komisijas nosaukums, akta sastādītāju amati, uzvārdi un iniciāļi.

Uzskaitot personas, kuras piedalījās akta sagatavošanā, norāda amatu nosaukumus ar organizācijas apzīmējumu, uzvārdiem un iniciāļiem (nominatīvajā gadījumā). Vispirms tiek nosaukts komisijas priekšsēdētājs. Nepieciešamajos gadījumos atļauts sniegt ziņas par akta sagatavošanā iesaistīto personu identitāti un pilnvaras apliecinošiem dokumentiem un to adresēm. Komitejas locekļu vārdi ir alfabēta secībā. Vārdus "Nodibinājums", "Priekšsēdētājs", "Komisijas locekļi", "Piedalījās" raksta ar lielo burtu.

Galvenajā daļā tiek izteikta veiktā darba būtība, būtība, metodes un termiņi, konstatētie fakti, kā arī secinājumi, priekšlikumi un secinājumi. Akta saturu var sadalīt rindkopās, materiālu var pasniegt tabulas veidā. Ja nepieciešams, aktam var būt beigu daļa, kas ir akta sastādītājas komisijas lēmumi, secinājumi vai secinājumi.

Akta teksta beigās norādīts izgatavoto eksemplāru skaits un to atrašanās vieta. Akta eksemplāru skaitu nosaka tajā ieinteresēto personu skaits vai normatīvie dokumenti.

Piemēram:

Sastādīts 3 eksemplāros:

1.eksemplārs - grāmatvedība,

2. eksemplārs - komercnodaļa,

3. eksemplārs - pircējs.

Pēc atzīmes par akta eksemplāru skaitu seko piezīme par akta pielikumu esamību (ja tādi ir).

Sastādot revīziju un aptauju aktus, to saturs tiek saskaņots ar amatpersonām, kuru darbība ir atspoguļota aktā. Akts tiek uzskatīts par pieņemtu un stājas spēkā pēc tam, kad to parakstījuši visi komisijas locekļi vai visas personas, kas piedalījās tā sagatavošanā.

Paraksti ir sakārtoti tādā pašā secībā kā ievaddaļā norādītie vārdi, bet nenorādot amatu.

Personai, kura nepiekrīt akta saturam, ir pienākums to parakstīt ar atrunu par savu nepiekrišanu. Komisijas locekļa atšķirīgais viedoklis noformējams uz atsevišķas lapas un jāpievieno aktam.

Nepieciešamajos gadījumos (ja to pieprasa normatīvie dokumenti) aktus apstiprina šīs vai augstākas organizācijas vadītājs, pēc kura rīkojuma tika veiktas darbības, kas beidzas ar akta sastādīšanu. Piemēram: akts par iestādes likvidāciju, akts par dokumentu un lietu ar notecējušu glabāšanas termiņu piešķiršanu iznīcināšanai.

Aktu sastāda uz organizācijas vispārējās veidlapas vai uz īpašas akta veidlapas (konkrēta veida dokumenta veidlapa). Darbībām ar pastāvīgi atkārtotu informāciju jāizmanto veidlapas ar ekrāna tekstu.

Darbības piemērs

Akta obligātā informācija ir:

organizācijas nosaukums,

ü dokumenta veida nosaukums (ACT);

ü datums un reģistrācijas numurs;

apkopošanas vai publicēšanas vieta;

ü teksta virsraksts;

ü paraksti;

ü nepieciešamos gadījumos - apstiprinājuma zīmogs (akti, kuriem nepieciešams saskaņojums, jāiekļauj saskaņojamo dokumentu sarakstā).

Protokols- dokuments, kurā viņi fiksē jautājumu apspriešanas un lēmumu pieņemšanas gaitu sanāksmēs, sanāksmēs, sanāksmēs, konferencēs.

Protokolos dokumentēta pastāvīgo koleģiālo institūciju, piemēram, komiteju un ministriju kolēģiju, pašvaldību, kā arī zinātnisko, tehnisko un metodisko padomju darbība. Izņemot minēto, var tikt protokolētas arī struktūrvienību vadītāju, ģenerāldirektora vietnieku, direktora sanāksmes.

Parasti tiek sastādīti protokoli, lai dokumentētu pagaidu koleģiālo struktūru darbību (konferences, sanāksmes, semināri utt.).

Protokolu sastāda sekretārs, pamatojoties uz protokoliem, ko viņš glabājis sanāksmē. Tās var būt īsas piezīmes, stenogrammas vai diktofona ieraksti. Jāteic, ka, lai sagatavotu protokolu, sekretārs pirms sēdes apkopo ziņojumu un runu tēzes, lēmumu projektus.

Protokols izdots uz vienotas veidlapas..