Kuidas on protokolli põhiosa koostatud? Protokolli koostamise ja täitmise üldreeglid. Protokolli regulatiivne ja metoodiline alus

02.11.2019

Protokoll on organisatsiooniliste ja haldusdokumentide süsteemis erilisel kohal. Ühelt poolt on see omistatav teabedokumentidele (kuna see sisaldab teavet mõne juhtimisküsimuse arutamise kohta), teisalt sisaldavad protokollid resolutiivosa ja seega võib neid käsitleda haldusdokumentidena.

Protokoll - dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, koosolekutel, istungitel, konverentsidel. Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite, nagu komisjonide ja ministeeriumide kolleegiumid, vallavalitsused, samuti teadus-, tehnika- ja metoodikanõukogud, tegevust.

Aktsionäride koosolekud, juhatuse koosolekud on kohustuslikud metsaraie.

Protokollid esitatakse riigiasutustele registreerimiseks (näiteks kommertspankade, kaubandus-tööstuskodade jms registreerimisel). Samuti koostatakse protokollid ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse (konverentsid, koosolekud, koosolekud, seminarid jne) dokumenteerimiseks.

Protokoll koostatakse protokollide alusel, mis peeti koosolekul sekretäri juures käsitsi või diktofoni abil.

Sõltuvalt koosoleku liigist ja kollegiaalse organi staatusest valitakse protokolli vorm: lühike, täielik või sõnasõnaline.

Lühiprotokoll - fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja tehtud otsused (vt lisa 1). Sellist protokolli soovitatakse alles hoida ainult siis, kui koosolekust tehakse protokolli, sekretärile esitatakse ettekanded ja kõnede tekstid või kui koosolek on operatiivse iseloomuga.

Täisprotokolli ei märgita mitte ainult arutatud teemad, tehtud otsused ja esinejate nimed, vaid ka piisavalt üksikasjalikud protokollid, mis annavad edasi koosolekul osalejate ettekande ja sõnavõttude sisu, kõik avaldatud arvamused, küsimused ja märkused, kommentaarid, seisukohad. Täielik protokoll võimaldab teil dokumenteerida koosolekust üksikasjaliku pildi (vt lisa 2).

Sõnasõnaline protokoll on koostatud koosoleku stenogrammi (stenogrammi) alusel ja annab sõna-sõnalt edasi iga küsimuse arutamise ja selle kohta otsuse väljatöötamise protsessi Bürootöö (Juhtimise dokumentaalse toe korraldus ja tehnoloogia): Õpik ülikoolidele / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. ja jne; Ed. prof. TV. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2003. - S. 166 ..

Täis- ja sõnasõnaline protokoll koostatakse koosoleku ajal säilitatavate käsitsi kirjutatud sõna- või lindistuste alusel.

Igat tüüpi protokollid koostatakse ühtsele vormile, mis sisaldab järgmisi andmeid: asutuse (organisatsiooni, ettevõtte) nimi, dokumendi (protokolli) liik, kuupäeva paneku koht, dokumendi register, vormistamise koht protokoll, koht teksti pealkirja jaoks. Protokolli kuupäevaks on koosoleku kuupäev (protokoll koostatakse tavaliselt pärast koosoleku toimumist). Kui see kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva.

Näiteks: 21. - 24.01.2000.

Protokolli number (indeks) on koosoleku järjekorranumber. Protokollid nummerdatakse kalendriaasta või kollegiaalse organi volituste aja piires.

Protokolli teksti pealkiri peegeldab reeglina koosoleku või kollegiaalse tegevuse liiki ja on kooskõlas dokumendiliigi nimetusega. Näiteks: Protokollid – juhatuse koosolekud; - töökollektiivi koosolekud; - struktuuriüksuste juhtide koosolekud.

Protokolli tekst sisaldab sissejuhatavat ja põhiosa.

Protokolli sissejuhatavas osas on pärast pealkirja märgitud koosoleku juhataja ja protokollija nimi ja initsiaalid (protokolli lühivormis on see teave välja jäetud). Uuelt realt sõna „Osales“ järel loetletakse kollegiaalse organi alaliste liikmete nimed, initsiaalid (tähestikulises järjekorras), koosolekule kutsutute nimed, initsiaalid ja ametikohad. Laiendatud koosoleku protokolli koostamisel osalejate nimesid ei loetleta, vaid nende koguarv märgitakse numbriga. Osalejaid loetakse registreerimisnimekirjade järgi, mis edastatakse koosoleku sekretärile ja muutuvad üheks protokolli lisaks.

Päevakord on lisatud protokolli sissejuhatavasse ossa. See loetleb koosolekul arutatud küsimused koos esinejate (esinejate) nimedega ja fikseerib nende arutelude järjekorra. Koosoleku päevakord koostatakse reeglina eelnevalt ja see peaks sisaldama optimaalset arvu küsimusi, mida saab koosolekul arutada ja arutada Larkov N.S. Dokumentatsioon: Uch. asula - Tomsk: Tomsk. olek un-t, 2005. - S. 106 ..

Protokolli põhiosa tekst koostatakse vastavalt päevakorraga kehtestatud küsimuste järjestusele.

Protokolli teksti põhiosa sisaldab nii palju jaotisi, kui palju on päevakorrapunkte. Sektsioonid on vastavalt nummerdatud. Iga osa koosneb kolmest osast: “KUULUD”, “RÄÄKITUD”, “OTSUSTATUD”, mis trükitakse lõigust välja eesmärgiga tuua protokolli tekstis esile peaesineja, arutelus osalejate kõne salvestus. küsimuse ja resolutiivosa, vormistades koosoleku otsuse.

Samal eesmärgil trükitakse protokolli tekstis iga kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid uuelt realt nimetavas käändes. Kõne salvestuse esitlus eraldatakse perekonnanimest sidekriipsuga, see öeldakse ainsuse kolmandast isikust.

Protokolli koostab koosoleku sekretär. Alla kirjutavad esimees ja sekretär.

Protokolli väljavõte on selle päevakorrapunktiga seotud esialgse protokolli teksti osa täpne koopia, mille kohta väljavõte koostatakse. Ühtlasi taasesitatakse kõik vormi detailid, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, tema koostab ka tõendi. See koosneb sõnast "Tõene", koopia (väljavõtte) kinnitaja ametikoha märgist, isiklikust allkirjast, perekonnanimest, initsiaalidest ja kuupäevast. Kui väljavõte antakse teisele organisatsioonile esitamiseks, kinnitatakse see pitseriga.

Nii oli Peeter I suurim haldusreform seotud arvukate ja tülikate korralduste asendamisega juhatustega. Kolledžite loomist ei seostatud algul uute kontoritöö korraldamise reeglite väljatöötamisega riigi keskasutustes. 28. veebruaril 1720 avaldatud üldmäärus määras õiguslikult kindlaks ametnike struktuuri, koosseisu, ametnike õigused ja kohustused, kolledžite ja teiste uute kesksete institutsioonide töökorra .. Küll aga määras Üldmäärus, milles määratleti üldise struktuuri ja põhimõtted. tegevusest, kolleegiumidest, ei kehtestanud uusi kontoritöö liike (sorte), seadusandlikke dokumente, vaid sisaldasid ainult üldisi soovitusi nende koostamiseks. Pigem oli tegemist dokumentaalse vormi üldise moderniseerimisega. A.A. Lukaševitš, analüüsides üldmääruse teksti ja selle algset versiooni, leidis, et selle koostajad ei määranud lõplikult kindlaks kolleegiumidest tulevate dokumentide nomenklatuuri ja piirdusid ainult Lukaševitš A.A. üldiste soovidega. Dokumentide liigid Vene riigis 18. sajandi esimesel veerandil (Üldmääruse materjalil) // Nõukogude arhiiv. 1991. nr 4. S. 64..

Üleminek "asjade ajamisele" uues peakorteris "uuel viisil" ei saanud toimuda üleöö, hoolimata valitsuse ähvardustest karmide karistustega. Paljude aastakümnete jooksul on kaotatud korraldused kogunud tohutuid kogemusi erinevat tüüpi ametlike dokumentide koostamisel, mistõttu uut tüüpi dokumentide juurutamine läbi seadusandluse ei toonud kaasa varasemate kiiret ja lõplikku väljavahetamist. Ja üldmäärustes endas ei olnud dokumendile ühe nime jäika määramist. Siit tuleneb äriterminite polüseemia, mis on nähtav selle arengu kõigil etappidel. Isegi määruste avaldatud tekstis oli terminite kahekordne kasutamine lubatud: "ajakiri" - "päevateade", "dekreet" - "kiri", "kontseptsioonid" - "mustad kirjutised", "igasugused kompositsioonid". dekreedid ja aruanded", "patendid" - "kompenseeritud auastmetunnistus", "mälestusmärgid" - "denonsseerimised" jne. Seega. Üldmäärustega kehtestati samaväärsete sünonüümsõnade toimimine, mis loomulikult ei aidanud kaasa kontoritöö paranemisele mitte ainult kolledžites, vaid ka teistes riigi asutustes. Määruse tekst on võõrsõnadest nii üleküllastunud, et selle lisana koostatud sõnastik ("Võõrkeele tõlgendamine") osutus vajalikuks.

Protokoll on teatud tüüpi aruanne, mis sisaldab protokolle küsimuste arutamise protsessi ja nende kohta koosolekutel, ärikohtumistel ja koosolekutel tehtud otsuste kohta. Sellel dokumendil on organisatsiooni- ja haldustüüpi dokumendihaldussüsteemis oluline koht.

Mis on protokoll

Protokoll on aruandlusdokument, mis fikseerib selgelt ametlikel üritustel tehtud küsimuste ja otsuste arutamise käigu. Sõna täielikuma tõlgenduse pakuvad sõnastikud, mis defineerivad seda mõistet kui dokumenti, milles on kirjas kõik, mis konkreetsel sündmusel toimub.

Üldine informatsioon

Protokoll on dokument, mis sisaldab teatud teavet. See sisaldab teavet konkreetsete küsimuste arutelu käigu kohta. Lisaks sisaldab koosoleku protokoll resolutsioone, mis võimaldab seda seostada haldusdokumentidega.

Koosoleku käigus saab teha ainult protokolli mustandversiooni. 5 päeva jooksul tuleb protokoll täielikult täita.

Registreerimine

Protokoll on mustandi blankettide alusel koostatud dokument. Kui koosolekul säilitati stenogramm, siis saab selle ümber kirjutada, õigel viisil vormistada ja valmis protokolli lisada.

Sekretär vastutab täielikult kogu protokolli koostamise ja korrashoiu ning sellesse sisestatud andmete õigsuse eest. Teatud tüüpi protokollid tuleb täiendavalt kinnitada ettevõtte juhiga.

Arvepidamise vormid

Logimiseks on 3 vormi:

kiirkiri;
täielik;
lühidalt.

Lühikesed protokollid fikseerivad arutlusel olnud probleemid. Sisestatakse ka osalejate nimed ja tehtud otsused. Seda tüüpi ürituste kohta on soovitav protokollida koosoleku protokolli ning edastada kõnede ja aruannete tekstid vastutavale sekretärile.

Täielik protokoll ei hõlma mitte ainult ülaltoodud punkte, vaid sisaldab ka üksikasjalikumaid kirjeid. Täielik protokoll peaks võimaldama kajastada sündmusest täielikult üksikasjalikku pilti.

Sõnasõnalise protokolli teeb vastutav sekretär koosoleku stenogrammi alusel.

Ettevõtte juhtkond otsustab igal koosolekul, millist protokolli vormi eelistatakse. Kõik sellised dokumendid tuleb vormistada ettevõtte (ettevõtte) kirjaplangile, märkides ära dokumendiliigi nimetuse - Protokoll. Või spetsiaalselt selleks ette nähtud valmis protokollivormil. Seda tüüpi dokumentide kohustuslikud andmed on registreerimisnumber, kuupäev, pealkiri, tekst ja vastutavate isikute allkirjad.

Kes peab arvestust

Protokoll on dokument, mida säilitatakse sündmuse ajal. Selle peaks koostama professionaalselt koolitatud sekretär. Esituste salvestamise kvaliteet sõltub tema kvalifikatsiooni tasemest ja kutseoskustest. Seetõttu on koosoleku protokolli koostaja valik ürituse ettevalmistamisel vastutusrikas ülesanne.

Kuidas protokolli pidada: protokolli näidis

Protokolli näidet näete alloleval fotol. Protokolli näidis on olemas. Kui koosolek toimub mitme päeva jooksul, siis tuleb märkida koosoleku alguse kuupäev ja sidekriipsu järele selle lõpu kuupäev. Näiteks 12.03.2016-14.03.16.

Veerg "Kohtumise koht" näitab linna või alevit, kus sündmus toimus.

Protokolli pealkiri kirjutatakse genitiivses käändes ja sisaldab sündmuse liigi (istung, koosolek, koosolek) jaotust ja kollegiaalse organi nime. Koosoleku liigi nimi peab olema kooskõlas kollegiaalse organi nimega. Näiteks "komitee koosolek".

Protokolli tekstisisu on jagatud kaheks osaks:

1. Sissejuhatav osa, kuhu märgitakse esimehe, tegevsekretäri, kõigi kohalviibijate perekonnanimi ja initsiaalid ning päevakorra teema.

2. Põhiosa, mis kirjeldab koosoleku protsessi ennast.

Protokoll algab otse sõnaga “esimees”, sidekriipsu järel märgitakse esimehe nimi ja initsiaalid. Sõna "sekretär" moodustatakse samamoodi. Kiireloomuliste ja kiirete koosolekute pidamisel seda osa protokollist ei tehta.

Seejärel koostatakse kõigi kohalolijate nimekiri. Pärast seda nimekirja registreeritakse kutsutute nimed, kus on märgitud nende ametikohad. Pikkadel konverentsidel ja koosolekutel, kus on palju kohalviibijaid, tuleks nende koosseis näidata eranditult kvantitatiivselt ning protokollile lisatakse märgitud nimedega nimekiri, mis on protokollis endas kirjas. Näiteks: "Seal oli 42 inimest (nimekiri on lisatud)".

Üritustel, kus otsuse langetamiseks on vaja teatud arvu inimesi, märgitakse jaotisesse „Osalemine“ inimeste arv, kes oleks pidanud olema, ja osalejate arv, kes kohale tulid.

Siis tuleb päevakord. Protokolli selles osas loetletakse arutatud küsimused. Igal neist on oma number ja see algab eessõnaga "O" ("About").

Protokolli teksti põhiosa koostatakse päevakorrapunktidele vastavate osadena.

Iga elemendi saab jagada osadeks, näiteks:

Kuulas.
Pidas kõne.
Otsustatud (otsustatud).

Kõik need sõnad kirjutatakse uuele reale.

Kõneleja (täisnimi) ja kõigi kõnelejate andmed kirjutatakse uuele reale.

Iga päevakorrapunkti jaotise viimane osa on tõstatatud küsimuses kinnitatud otsuse (määruse) protokoll. Otsused, millel on mitu jaotist, on jagatud lõigeteks ja lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega. Otsuste resolutiivosa peaks olema konkreetne ja sisaldama komponente: kes mida ja mis kuupäevaks peab tegema.

Ametnike valimisel märgitakse protokolli iga kandidaadi hääletamise tulemused eraldi.

Haldusprotokollis on andmed haldusõiguserikkumiste kohta.

syl.ru

Sõna protokoll on kõigil huulil. Kontoritöötajad kuulevad seda koosolekutel regulaarselt, politseiametnikud kasutavad seda oma ametitegevuses ning riigipead ja diplomaadid on sunnitud kinni pidama tema dikteeritud reeglitest. Mis on protokoll? Saame teada allpool.

Protokolli mõiste tähendus

Nagu paljudel teistel terminitel, on sellel sõnal mitu tähendust. Kõik oleneb tegevusvaldkonnast, milles soovitud kontseptsiooni rakendatakse. Niisiis, vaatleme levinumaid olukordi, kui on kombeks protokollist rääkida.

Kui me räägime ärikeskkonnast, siis protokoll on dokument, mis kirjeldab käimasolevat sündmust (koosolek, koosolek, juhatus jne).

Oleme juba eespool maininud politseid, kes samuti koostavad sageli sarnase dokumendi. Sel juhul eeldatakse kuriteo või õigusrikkumise fakti tuvastamist.

Rahvusvahelises formaadis on protokoll reeglite kogum, mida tuleks järgida ametlikel kohtumistel nii valitsusametnike kui ka diplomaatiliste tegelaste vahel. Näiteks on olemas riigipeade kohtumiste või presidendi visiidi protokoll.

Kuid selles artiklis keskendume äriprotokollide kontseptsioonile.

Koosoleku minutid

Ärikohtumised on ärikeskkonna kõigi protsesside lahutamatu osa. Need võivad toimuda ametlikult, arvestades määratud aega ja ainult kontoris. Väga populaarsed on ka mitteametlikud ärikohtumised. Teisel juhul saate teha ilma vestluse protokolli kinnitamiseta. Kui koosolek on ametlik, siis peab see olema kirjalik vastavalt kõikidele reeglitele.

Protokolli säilitab sekretär või muu selleks volitatud isik. Vestluse vooluga sammu pidamiseks proovige koostada ligikaudne nimekiri küsimustest, mida koosolekul arutatakse. Helisalvesti omamine ei ole üleliigne, et mitte üksikasjadest ilma jääda, sest protokoll on ärisündmuse väga üksikasjalik kirjeldus.

Märkida tuleks nii kohalolijate kui ka puudujate nimed. Enda jaoks saate teha märkmeid kõigi koosolekule tulnute asukoha kohta, et näidata teatud sõnade autorsust ilma vigadeta.

Iga koosoleku alguses määratakse küsimuste arutamise järjekord, see tuleb kindlasti sõna-sõnalt kirja panna.

Kui koosolekul hääletati, märkige ära selle tulemused (kui palju inimesi hääletas "poolt" ja kui palju "vastu"). Juhul, kui koosolekul oli kohal vähe, on teil võimalus üles märkida ka kõigi hääletanute nimed ja perekonnanimed.

Ärge lükake protokolli täitmist määramata ajaks edasi, sest selle aja jooksul võite kohtumise üksikasjad unustada.

Läbirääkimiste protokoll

Läbirääkimised erinevad tavapärasest ärikohtumisest selle poolest, et tavaliselt arutatakse ühte või paari mõlema poole jaoks suurt rolli mängivat teemat. Sel juhul on protokoll võimalus salvestada kõik vestluse nüansid ja poolte nõuded. Alati ei lahene vaadeldav küsimus kohe pärast esimesi läbirääkimisi, mistõttu vajavad direktorid või teised töötajad koosoleku kohta aega ja täielikku teavet.

Läbirääkimiste protokoll koostatakse samal põhimõttel nagu iga äridokument.

Sellel peab olema märgitud kirjeldatud sündmuse kuupäev, dokumendi number ja pealkirja täisversioon. Sellele järgneb sissejuhatus, kus on ilmtingimata ära toodud kohalolijate nimekiri ja peamised arutlusele tulevad küsimused.

Põhiosas jaguneb info tavaliselt kolmeks osaks: “Kuulatud”, “Räägitud”, “Otsustatud”. Protokolli täisversioonis tsiteeritakse kõigi kõnelejate sõnu sõna-sõnalt, mõnel juhul väljastatakse ka väljavõte protokollist, mis dubleerib teatud osa sellest.

fb.ru

Protokoll- dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel.

Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite, nagu komisjonide ja ministeeriumide kolleegiumid, vallavalitsused, samuti teadus-, tehnika- ja metoodikanõukogud, tegevust. Lisaks saab protokollida ka struktuuriüksuste juhtide, peadirektori asetäitjate, direktorite koosolekuid.

Levinud on ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse (konverentsid, koosolekud, seminarid jne) dokumenteerimiseks protokollide koostamine.

Protokolli koostab sekretär koosolekul tehtud märkmete alusel. Need võivad olla lühikesed märkmed, ärakirjad või diktofoni salvestised. Protokolli koostamiseks kogub sekretär ettekannete ja sõnavõttude kokkuvõtteid, otsuste eelnõusid enne koosolekut.

Protokoll välja antud ühisel blanketil..

Pealkiri, kuupäev ja protokolli number

Protokolli päis on kollegiaalse organi nimi või koosoleku liik. Näiteks pedagoogilise nõukogu koosoleku protokoll (millest?); struktuuriüksuste juhtide koosolekud jne.

Protokolli kuupäevaks on koosoleku kuupäev (protokoll koostatakse tavaliselt pärast koosoleku toimumist). Kui koosolek kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva.

Näiteks: 21 - 24.07.2009 .

Protokolli number (indeks) on koosoleku järjekorranumber kollegiaalse organi kalendriaasta või volituste aja sees.

Protokolli tekst sisaldab järgmisi osi:

sissejuhatav;
peamine.

Sissejuhatus

Protokolli sissejuhatavas osas on pärast pealkirja märgitud koosoleku juhataja ja protokollija nimi ja initsiaalid. Uuest reast pärast sõna " osalenud» loetleda tähestikulises järjekorras koosolekul osalenud ametnike nimed ja initsiaalid.

Kui koosolekul oli inimesi teistest organisatsioonidest, siis pärast sõna "Osales" sõna " Kutsutud” ja on märgitud kutsutute nimekiri, sel juhul märgitakse iga nime ette organisatsiooni ametikoht ja nimi.

Protokolli sissejuhatavas osas päevakord on paika pandud.

See koosneb koosolekul arutatavate küsimuste loetelust ning fikseerib nende arutamise järjekorra ja esinejate (esinejate) nimed. Iga päevakorrapunkt on nummerdatud araabia numbriga, see on sõnastatud eessõnadega "O" või "About". Näiteks: "Õppekavade kinnitamisest"; "Õppeaasta tulemuste summeerimisest."

Iga punkti juures on märgitud esineja (selle numbri koostanud ametnik).

Põhiosa

Vastavalt päevakorras olevate küsimuste järjestusele koostatakse protokolli põhiosa tekst - see peab sisaldama nii palju punkte, kui palju on päevakorras punkte.

Seega vormistatakse protokolli päise osa alati ühtemoodi. Kuid protokolli teksti võib esitada erineval kujul: lühike või täielik.

Lühiprotokoll- fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja vastuvõetud otsused. Sellist protokolli peetakse kõige sagedamini juhtudel, kui koosolek on operatiivse iseloomuga (vt joonis 3.3.).

Täielik protokoll- sisaldab teavet mitte ainult arutatud küsimuste, tehtud otsuste ja esinejate nimede kohta, vaid ka piisavalt üksikasjalikke märkmeid, mis annavad edasi koosolekul osalejate ettekannete ja sõnavõttude sisu, kõiki väljendatud arvamusi, küsimusi ja märkusi, märkusi , positsioonid. Täisprotokollid võimaldavad teil dokumenteerida koosolekust üksikasjaliku pildi (vt joonis 3.4).

Riis. 3.3. Lühiprotokolli näide

Riis. 3.4. Täieliku protokolli näide

Mis tahes protokolli kasutamisel jagatakse selle tekst nii mitmeks osaks, kui palju on päevakorras punkte.

Igal sektsioonil on kolm osa: “HEARD”, “SPEAKED”, “RESOLVED” (“OTSUSTATUD”), mis trükitakse vasakust veerisest suurtähtedega. Selline kujundus võimaldab teil tekstis esile tõsta peaesineja kõnet, teema arutelus osalejaid ja resolutiivosa, milles otsus formuleeritakse.

osas " KUULAS» esitatakse kõne tekst. Teksti alguses uuest reast nimetavas käändes märgitakse kõneleja nimi. Kõne salvestis on nimest eraldatud sidekriipsuga. Kõne kirjutatakse ainsuse kolmandas isikus. Lubatud on märkida kõne salvestamise asemel perekonnanime järele (“Kõne protokoll on lisatud”, “Akti tekst on lisatud”).

Viimasel juhul muutuvad aruanded protokolli lisaks.

osas " ESITATUD» uuelt realt nimetavas käändes märkige kõneleja nimi ja mõttekriipsu järel kõne tekst või küsimus (kui see esitati kõne ajal kõnelejale).

osas " LAHENDATUD” (“OTSUSTATUD”) kajastavad arutatavas küsimuses tehtud otsust. Resolutiivosa tekst trükitakse täismahus mis tahes protokolli vormis.

Kogu protokolli tekst trükitakse 1,5 reavahega.

Protokolli koostab koosoleku sekretär. Protokollile kirjutab alla sekretär ja see esitatakse 3 (kolme) tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist juhatajale allakirjutamiseks.

Allkirjad eraldatakse tekstist 3 reavahega. Ametikoha nimi trükitakse vasakpoolse välja äärest, perekonnanime viimane täht on piiratud parempoolse väljaga.

Päeval, mil esimees protokolli allkirjastab, tuleb see registreerida.

Väljavõte protokollist

Protokolli väljavõte on selle päevakorrapunktiga seotud esialgse protokolli teksti osa täpne koopia, mille kohta väljavõte koostatakse. Väljavõttes on taasesitatud kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, kes selle ka kinnitab. Tõend on kirjutatud käsitsi, koosneb sõnast “Tõene”, koopia (väljavõtte) kinnitaja ametikoha märgist, isiklikust allkirjast, perekonnanimest, initsiaalidest ja kuupäevast (vt joonis 3.5).

Riis. 3.5. Protokolli väljavõtte näide

Protokolli väljavõtted asendavad mõnikord sellist haldusdokumenti kui otsust. Sel juhul toimib väljavõte vahendina tehtud otsuste edastamiseks täitjatele. Sel juhul jagab näiteks aktsiaseltsi juhatuse sekretär hiljemalt 2 (kaks) päeva pärast koosoleku protokolli allkirjastamist vastutavatele täitjatele protokolli väljavõtted teatud küsimustes. Avaldustele kirjutab alla sekretär.

Teisele organisatsioonile saadetud protokollide väljavõtted kuuluvad kohustuslikule pitseerimisele.

Protokolli originaaleksemplarid vormistab sekretär juhtudel vastavalt koosoleku liigile. Näiteks "Üldkoosolekute protokollid", "Juhatuse koosolekute protokollid", "Kohtumiste protokollid direktoriga" jne. Korpuse sees on protokollid süstematiseeritud numbrite ja kronoloogia järgi. Juhtumid moodustatakse kalendriaasta jooksul.

Protokoll - dokument, mis sisaldab järjepidevat protokolli küsimuste arutamise ja otsuste vastuvõtmise kohta kollegiaalsete või nõuandev organite koosolekutel. Koosoleku protokoll kajastab tegevusi juhtimisotsuste ühiseks väljatöötamiseks ja vastuvõtmiseks. Ärikohtumistel, läbirääkimistel saab protokollida poolte vahel saavutatud kokkulepete fikseerimiseks.

Kuidas protokolli teha?
Millistest osadest see dokument koosneb?
Milliseid üksikasju on protokolli registreerimiseks vaja?

Protokolli registreerimine

Protokollid nagu dokumendiliigid kontoritöös, koostatakse koosolekul (koosolekul) tehtud käsitsi või diktofoniga tehtud salvestiste, esitatud ettekannete ja sõnavõttude konspektide, viidete, otsuste eelnõude ja muude materjalide põhjal.

Koosoleku käigu kajastamise terviklikkuse seisukohalt eristatakse täis- ja lühiprotokolle. Täisprotokolli tekst koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast.

Sissejuhatavasse ossa märgitakse: esimehe (juhataja), koosolekul viibiva sekretäri initsiaalid, perekonnanimed ja vajadusel koosolekule (koosolekule) kutsutud isikud.

Protokolli sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga, mis sisaldab arutlusel olevate küsimuste loetelu, mis on loetletud nende käsitlemise järjekorras, koos iga vaadeldava küsimuse kõnelejaga.

Protokolli põhiosa moodustavad päevakorrapunktidele vastavad osad. Iga jaotise tekst on üles ehitatud vastavalt skeemile:

ESITATUD:

LAHENDATUD: (või LAHENDATUD:).

Rubriigi "KUULDUD" punktid on nummerdatud vastavalt päevakorrale.

Täisprotokollis saab pärast jaotist “KUULATUD” salvestada esinejale esitatud küsimused ja vastused vastavalt skeemile:

Korolev A.I.(küsimus):

Vastus: …

Protokolliga töötamise hõlbustamiseks võib alla joonida küsimuse esitaja perekonnanime ja sõna "Vastus".

Protokolli põhiosas on vastavalt päevakorrale märgitud küsimuse number ja sisu, öeldakse kõneleja sõnavõtt ja protokollitakse tehtud otsus (otsused).

Kõne tekst on lisatud.

Otsus (otsus) kantakse protokolli teksti täismahus koosolekul vastu võetud redaktsioonis; vajadusel esitatakse hääletustulemused:

Vastu –…,

Erapooletuks jäi - ....

Ka koondprotokolli tekst koosneb kahest osast. Sissejuhatav osa koostatakse samade reeglite järgi nagu täisprotokollis. Lühiprotokolli põhiosas jäetakse teema arutamise käik välja ja protokollitakse vaid selle kohta tehtud otsus.

Ametiasutustes koostatakse protokollid blankettidel, näiteks:

VENEMAA FÖDERATSIOONI KULTUURIMINISTEERIUM

FÖDERAALNE ARHIVAALIAMET

(ROOSARHIIV)

PROTOKOLL

teadusnõukogu koosolekutel

__________________ № ____________

Teistes organisatsioonides koostatakse protokollid standardsetele paberilehtedele. Protokollide registreerimiseks on mugav kasutada protokollide vormide (ühtsete vormide) malle.

Protokollide koostamisel kasutatakse järgmisi üksikasju:

organisatsiooni nimi - dokumendi autor;
dokumendi tüüp - PROTOKOLL - märkides koosoleku, koosoleku tüübi (näiteks: Föderaalse Arhiiviameti juhiga kohtumise PROTOKOLL);
koosoleku koht, koosolek;
protokolli kuupäev;
protokolli number.

Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja (juhataja) ja protokollija (kõigepealt juhataja, seejärel - allpool - sekretäri allkiri). Üks protokolli eksemplar on allkirjastatud.

Protokolli kuupäev on koosoleku toimumise kuupäev.

Protokollid registreeritakse, neile antakse kalendriaasta piires järjekorranumbrid iga protokollirühma kohta eraldi: koordineerivate, ekspert-, metoodiliste ja muude organite koosolekute protokollid. Ühiskoosolekute protokollidel on liitnumbrid, sealhulgas koosolekul osalevate organisatsioonide protokollide järjekorranumbrid.

Kollegiaalsuse alusel tegutsevates ametiasutustes väljastatakse protokollide alusel haldusdokumendid: resolutsioonid (otsused) (iga küsimuse kohta eraldi).

Vastuvõetud otsused edastatakse täitjatele protokollide koopiatena (protokollide väljavõtted), mis saadetakse huvitatud organisatsioonidele ja ametnikele vastavalt jaotusindeksile (nimekirjale). Protokollide koopiad (protokollide väljavõtted) on kinnitatud büroohaldusteenistuse (protokolliosakonna) pitseriga.

Protokollide täitmise reeglid on kehtestatud organisatsiooni kontoritöö juhendis (DOW).

V.F. Yankova, Ph.D. ist. Teadused, dotsent, asetäitja. VNIIDAD direktor

Protokoll- dokument, mis sisaldab järjepidevat protokolli küsimuste arutamise ja otsuste tegemise kohta koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel ja kollegiaalsete organite koosolekutel.

Protokoll kajastab kollegiaalse organi või töötajate rühma ühise otsustamise tegevust. Organisatsioonide juhtimistegevuses koostatavatest koosolekute protokollidest tuleks eristada uurimis-, mõne haldusorgani ja heakorraorganite protokolle (näiteks sanitaarinspektori protokoll, liiklusõnnetuse protokoll jne). , samuti lepingulist tüüpi protokollid (lahkarvamuse protokollid, lahkarvamuse kokkuleppe protokollid, hinnakokkuleppe protokollid jne).

Alaliste ja ajutiste kollektiivsete organite koosolekud (föderaalsete täitevorganite nõukogud, töökollektiivide koosolekud, aktsionäride koosolekud, direktorite nõukogude koosolekud jne) on kohustuslikud protokollimiseks.

Protokoll koostatakse koosolekul (koosolekul) tehtud märkmete, esitatud ettekannete ja sõnavõttude, viidete, otsuste eelnõude ja muude materjalide põhjal. Protokolli peab sekretär või muu määratud isik. Protokolli kannete õigsuse eest vastutavad koosoleku juhataja ja koosolekut juhtiv sekretär.

Protokollid võidakse välja anda aastal täielik või lühidalt millisel kujul jäetakse välja küsimuse arutelu käik ja protokollitakse ainult selle kohta tehtud otsus.

Otsuse selle kohta, millist protokolli koosolekul pidada, teeb kollegiaalse organi juht või organisatsiooni juht.

Protokolli pealkiri on kollegiaalse tegevuse liigi nimetus (istung, kogunemine jne) ja asutuse nimi, kelle tegevust protokollitakse. (atesteerimiskomisjoni koosoleku protokoll ...; aktsionäride üldkoosoleku protokoll ...).

Tekst täielik protokoll koosneb kahest osast: sissejuhatav ja põhilised .

AT sissejuhatav osa märgitakse koosolekul osaleva juhataja (juhataja), protokollija ja vajadusel koosolekule (koosolekule) kutsutud isikute initsiaalid ja perekonnanimed. Kui koosolekust (konverentsist) võtavad osa erinevate ametiasutuste ja organisatsioonide esindajad, märgitakse iga isiku töökoht ja ametikoht.

Kui kohalviibijate arv ületab 15 inimest, siis viidatakse protokolli sissejuhatavas osas protokolli lahutamatuks osaks olevale nimekirjale, näiteks:

Kohal: 25 inimest. (nimekiri on lisatud).

Sõnad "Esimene", "Sekretär", "Osales" on trükitud nulli vahekaardi positsioonist vasakule (väljalt), eraldatuna pealkirjast ja üksteisest kahe intervalliga.

Protokolli sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga, mis sisaldab arutlusel olevate küsimuste loetelu, mis on loetletud nende tähtsuse järjekorras, koos iga vaadeldava küsimusega esineja määramisega. Päevakorrapunktid vormistatakse eessõnaga "O", "About", trükitakse vasaku veerise äärest ja nummerdatakse araabia numbritega. Ei ole soovitatav sõnastada küsimust või küsimuste gruppi sõnaga “Mitmesugust”.

Põhiosa protokolli tekst koosneb päevakorrapunktidele vastavatest osadest. Iga jaotise tekst on üles ehitatud vastavalt skeemile:

KUULUD:...

ESITATUD:...

LAHENDATUD (LAHENDATUD):...

Jaotises "KUULDUD" on kirjas esineja perekonnanimi ja initsiaalid, tema ettekande sisu (sõnum, teave, aruanne). Kui ettekande tekst esitab esineja kirjalikult, on pärast kõne teema märkimist lubatud teha märge: “ettekande tekst on lisatud”.

Rubriigis "RÄÄKITUD" on märgitud arutelus sõna võtnud isikute nimed ja initsiaalid, samuti nende sõnavõtud, sealhulgas küsimused esinejale. Vajadusel märgitakse kõneleja nime järel tema asukoht.

Jaotises “OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)” märgitakse tehtud otsus, mis on sõnastatud lühidalt, täpselt, lühidalt, et vältida Täieliku protokolli näidis

kahekordne tõlgendus. Koos otsusega märgitakse "poolt", "vastu", "erapooletud" häälte arv, samuti nende isikute nimekiri, kes hääletamisel ei osalenud. Otsus võib sisaldada ühte või mitut punkti, need on järjestatud tähtsuse järjekorras, igaüks neist on nummerdatud.

Sõnale "KUULDUD" eelneb vastavalt päevakorrale number. Sõnad “KUULDUD”, “RÄÄKITUD”, “LAHENDATUD (OTSUSTUD)” trükitakse vasakust veerisest suurtähtedega ja lõppevad kooloniga. Sektsioonide “KUULATUD”, “VÄLJATUD”, “OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)” tekst trükitakse uuest reast 1,5 reavahega. Kõnelejate iga perekonnanimi ja initsiaalid trükitakse nimetavas käändes uuelt realt, kõne protokoll eraldatakse perekonnanimest sidekriipsuga.

Tekst kokkuvõtlik protokoll koosneb samuti kahest osast. Sissejuhatavas osas on märgitud eesistuja (esimehe), sekretäri initsiaalid ja perekonnanimed, samuti kohalviibijate initsiaalid ja perekonnanimed. Sõna "Osales" trükitakse vasaku veerise servalt, alla joonitud, pärast sõna koolonit. Allpool on trükitud kohalolijate ametikohtade nimed ning ametikohtade nimedest paremale - nende initsiaalid ja perekonnanimed. Ametikohtade nimetused saab märkida üldistatult. Kohalolijate mitmerealised ametinimetused trükitakse 1 reavahega.

Loetelu on protokolli põhiosast eraldatud pideva joonega.

Protokolli põhiosas märgitakse päevakorrale vastav küsimuse number, küsimuse sisu ja vastuvõetud otsused.

Küsimuse nimi on nummerdatud rooma numbriga ja algab eessõnaga "O" ("About"), trükitakse tsentreeritud kirjasuuruses nr 15 ja on alla joonitud ühe rea võrra viimase rea all kaugusel nr. rohkem kui üks intervall. Rea all on selle teema arutelul sõna võtnud ametnike nimed. Perekonnanimed trükitakse 1 reavahega. Seejärel märgitakse küsimuses tehtud otsus.

Koosoleku protokollile kirjutavad alla juhataja ja protokollija. Eriti olulistel juhtudel peavad kõnelejad protokolli kinnitama, viisad kantakse dokumendi vasakusse veerisesse kõne salvestamise tasemel.

Protokolli kuupäev on Sündmuse kuupäev (koosolekud, koosolekud jne). Kui see kestis mitu päeva, märkige kriipsu kaudu koosoleku alguse ja lõpu kuupäev. Näiteks: 16.-17.06.2010 või 16.06.2010-17.06.2010.

Protokollitele omistatakse kalendriaasta piires järjekorranumbrid iga protokollirühma jaoks eraldi: juhatuse koosolekute protokollid, kooskõlastus-, ekspertnõukogude ja muude organite protokollid. Ühiskoosolekute protokollidel on liitnumbrid, sealhulgas koosolekul osalevate organisatsioonide protokollide järjekorranumbrid.

Vajadusel saadetakse protokollide koopiad vastavalt jaotusindeksile huvitatud organisatsioonidele ja ametnikele; indeksi koostab ja sellele kirjutab alla küsimuse arutamise koostanud üksuse vastutav täitja. Protokollide koopiad on kinnitatud dokumendihaldusteenistuse pitseriga.

Tehtud otsused tehakse täitjatele teatavaks protokollide väljavõtetena, mis vormistatakse vastaval blanketil ja kinnitatakse dokumendihaldusteenistuse pitseriga.

Väljavõte protokollist on täpne koopia algse protokolli teksti osast, mis puudutab väljavõtet koostatud päevakorrapunkti.

Protokolli väljavõttes on ära toodud kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, tema ka kinnitab.

Protokoll koostatakse organisatsiooni üldisel kirjaplangil, millele on märgitud dokumendi liigi nimetus - "PROTO-COL", protokolli erivormil (teatud tüüpi dokumendi vorm) või tavalisel A4-lehele. paberist.

Protokolli kohustuslikud üksikasjad on järgmised:

organisatsiooni nimi;

ü dokumendi liigi nimetus (PROTOKOLL);

ü kuupäev ja registreerimisnumber

ü teksti pealkiri;

o allkirjad.

Protokolli näide

akt – dokument, mitme isiku koostatud ja tuvastatud fakte või sündmusi kinnitav.

Mõnel juhul ei fikseeri aktid mitte ainult tuvastatud fakte ja sündmusi, vaid sisaldavad ka järeldusi, soovitusi ja ettepanekuid (kontrolli aktid, uuringud, revisjonid jne).

Aktid eristuvad nende eesmärgi ja sisu poolest:

üleandmine ja vastuvõtmine (tööd, materiaalsed varad, dokumendid);

uuringud (ohutusseisund, tuleohutus; töötingimused; töötulemused);

Testid (proovid, süsteemid, tehnoloogiad);

eraldamine hävitamiseks (materiaalsed varad, dokumendid);

üleviimine (struktuuriüksuse ühest organisatsioonist teise);

Kehtestatud reeglite rikkumine;

auditid, inventuurid;

õnnetuste uurimine, õnnetused;

organisatsiooni likvideerimine jne.

Aktid koostatakse kollektiivselt (vähemalt kaks koostajat). Sageli koostavad akte spetsiaalselt loodud komisjonid, mille koosseis kinnitatakse organisatsiooni juhi täitedokumendiga. Akte võivad regulaarselt koostada ka alalised komisjonid.

Peaasi akti koostamisel- asjade tegeliku seisu tuvastamine ja selle adekvaatne kirjeldamine aktis. Akt koostatakse mustandite kannete põhjal, mida säilitatakse komisjoni või isikute rühma töö ajal ja mis sisaldavad tegelikke andmeid, kvantitatiivseid näitajaid ja muud teavet.

Aktuse pealkiri peab olema grammatiliselt kooskõlas sõnaga "akt", näiteks:

Ø Instituudi finantsmajandusliku tegevuse kontrollimise akt,

Ø Materiaalse vara mahakandmise toiming.

Akti kuupäev on sündmuse toimumise kuupäev (kontrollid, uuringud, eksamid jne).

Seaduse tekst koosneb kahest osast:

sissejuhatav osa;

peamine (väljendav) osa.

Sissejuhatus ehitatud vastavalt skeemile: põhjus - komisjoni koostatud - esimees - komisjoni liikmed - viibisid (kui akt koostati kellegi juuresolekul).

Akti koostamise aluseks on leping, haldusdokument, normdokument, millel on märgitud number ja kuupäev.

Pärast sõna «koostatud» märgitakse komisjoni nimi, ametikohad, perekonnanimed ja akti koostanud isikute initsiaalid.

Akti koostamisel osalenud isikute loetlemisel märgitakse ametikohtade nimed koos organisatsiooni tähistusega, perekonnanimed ja initsiaalid (nimetavas käändes). Esimesena nimetatakse komisjoni esimees. Vajalikel juhtudel on lubatud esitada andmed akti koostamisel osalevate isikute isikusamasust ja volitusi tõendavate dokumentide ning nende aadresside kohta. Komisjoni liikmete nimed on tähestikulises järjekorras. Sõnad "Sihtasutus", "Esimees", "Komisjoni liikmed", "Osales" kirjutatakse suure algustähega.

Põhiosas märgitakse tehtud töö olemus, olemus, meetodid ja tähtajad, tuvastatud faktid, samuti järeldused, ettepanekud ja järeldused. Akti sisu saab jagada lõigeteks, materjali saab esitada tabeli kujul. Vajadusel võib aktil olla lõpuosa, milleks on akti koostanud komisjoni otsused, järeldused või järeldused.

Akti teksti lõpus on märgitud tehtud eksemplaride arv ja nende asukoht. Akti eksemplaride arv määratakse sellest huvitatud poolte arvu või normatiivdokumentide alusel.

Näiteks:

Koostatud 3 eksemplaris:

1. eksemplar - raamatupidamine,

2. eksemplar - kaubandusosakond,

3. eksemplar - ostja.

Pärast märkust akti eksemplaride arvu kohta järgneb märge akti manuste olemasolu kohta (kui neid on).

Auditite ja uuringute aktide koostamisel lepitakse nende sisu kokku ametnikega, kelle tegevus aktis kajastub. Akt loetakse vastuvõetuks ja see jõustub pärast seda, kui sellele on alla kirjutanud kõik komisjoni liikmed või kõik selle ettevalmistamisel osalenud isikud.

Allkirjad on paigutatud sissejuhatava osa nimedega samas järjekorras, kuid ilma ametikohta märkimata.

Isik, kes ei nõustu akti sisuga, on kohustatud sellele alla kirjutama reservatsiooniga oma mittenõustumise kohta. Komisjoni liikme eriarvamus tuleks vormistada eraldi lehel ja lisada aktile.

Vajalikel juhtudel (kui seda nõuavad normatiivdokumendid) kinnitab aktid selle või kõrgema organisatsiooni juht, kelle korraldusel need toimingud läbi viidi, mis kulmineeruvad akti koostamisega. Näiteks: asutuse likvideerimise akt, lõppenud säilitustähtajaga dokumentide ja asjade hävitamiseks määramise akt.

Akt koostatakse organisatsiooni üldplangil või akti eriplangil (teatud liiki dokumendi blanketil). Pidevalt korduva teabega toimingute puhul tuleks kasutada ekraanitekstiga vorme.

Näide teost

Akti kohustuslikud üksikasjad on järgmised:

organisatsiooni nimi,

ü dokumendi liigi nimetus (AKT);

ü kuupäev ja registreerimisnumber;

koostamise või avaldamise koht;

ü teksti pealkiri;

ü allkirjad;

ü vajalikel juhtudel - kooskõlastustempel (kooskõlatust vajavad toimingud tuleb kanda kooskõlastatavate dokumentide nimekirja).

Protokoll- dokument, milles nad fikseerivad küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel.

Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite, nagu komisjonide ja ministeeriumide kolleegiumid, vallavalitsused, samuti teadus-, tehnika- ja metoodikanõukogud, tegevust. Välja arvatud eelnimetatu, võib protokollida ka koosolekuid, mida peetavad struktuuriüksuste juhid, peadirektori asetäitjad, direktor.

Ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse dokumenteerimiseks (konverentsid, koosolekud, seminarid jne) koostatakse tavaliselt protokolle.

Protokolli koostab sekretär koosolekul peetud protokollide alusel. Need võivad olla lühikesed märkmed, ärakirjad või diktofoni salvestised. Tasub öelda, et protokolli koostamiseks kogub sekretär enne koosolekut kokku ettekannete ja sõnavõttude konspektid, otsuste eelnõud.

Protokoll välja antud ühisel blanketil..