Wie wird der Hauptteil des Protokolls erstellt? Allgemeine Regeln für die Erstellung und Durchführung des Protokolls. Regulatorische und methodische Grundlage für das Protokoll

02.11.2019

Das Protokoll nimmt einen besonderen Platz im System der Organisations- und Verwaltungsdokumente ein. Einerseits kann es Informationsdokumenten zugeordnet werden (da es Informationen über die Erörterung einiger Managementfragen enthält), andererseits enthalten die Protokolle einen operativen Teil und können daher als Verwaltungsdokumente betrachtet werden.

Protokoll - ein Dokument, das den Verlauf der Diskussion von Problemen und der Entscheidungsfindung bei Besprechungen, Sitzungen, Sitzungen und Konferenzen festlegt. Die Protokolle dokumentieren die Tätigkeit ständiger Kollegialorgane, wie Kollegien von Ausschüssen und Ministerien, Kommunalverwaltungen sowie wissenschaftliche, technische und methodische Räte.

Gesellschafterversammlungen, Verwaltungsratssitzungen unterliegen der Protokollpflicht.

Protokolle werden staatlichen Behörden zur Registrierung vorgelegt (z. B. bei der Registrierung von Geschäftsbanken, Industrie- und Handelskammern usw.). Protokolle werden auch erstellt, um die Aktivitäten temporärer Kollegialorgane (Konferenzen, Sitzungen, Sitzungen, Seminare usw.) zu dokumentieren.

Das Protokoll wird auf der Grundlage von Aufzeichnungen erstellt, die vom Sekretär manuell oder mit einem Diktiergerät während der Sitzung geführt wurden.

Abhängig von der Art der Sitzung und dem Status des Kollegiums wird die Form des Protokolls gewählt: kurz, ausführlich oder wörtlich.

Kurzes Protokoll – legt die bei der Sitzung besprochenen Themen, die Namen der Redner und die getroffenen Entscheidungen fest (siehe Anhang 1). Es wird empfohlen, ein solches Protokoll nur in Fällen zu führen, in denen die Sitzung niedergeschrieben wird, Berichte und Redetexte dem Sekretär vorgelegt werden oder wenn die Sitzung operativer Natur ist.

Das vollständige Protokoll enthält nicht nur die besprochenen Themen, die getroffenen Entscheidungen und die Namen der Redner, sondern auch ausreichend detaillierte Aufzeichnungen, die den Inhalt der Berichte und Reden der Teilnehmer an der Sitzung, alle geäußerten Meinungen, Fragen und Anmerkungen wiedergeben, Kommentare, Positionen. Vollständige Protokolle ermöglichen es Ihnen, ein detailliertes Bild der Sitzung zu dokumentieren (siehe Anhang 2).

Das ausführliche Protokoll wird auf der Grundlage des ausführlichen Sitzungsberichts (Transcript) erstellt und vermittelt wörtlich den Prozess der Erörterung der einzelnen Punkte und der Entscheidungsfindung Büroarbeit (Organisation und Technik der dokumentarischen Unterstützung der Verwaltung): Lehrbuch für Hochschulen Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. usw.; Ed. Prof. FERNSEHER. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2003. - S. 166 ..

Ausführliche und wörtliche Protokolle werden auf der Grundlage von handschriftlichen Wort- oder Tonbandaufnahmen erstellt, die während der Sitzung aufbewahrt werden.

Alle Arten von Protokollen werden auf einem gemeinsamen Formblatt erstellt, das folgende Angaben enthält: Name der Institution (Organisation, Unternehmen), Art des Dokuments (Protokoll), Ort der Datumsangabe, Index des Dokuments, Ort der Erstellung das Protokoll, Platz für die Überschrift zum Text. Das Datum des Protokolls ist das Datum der Sitzung (Protokolle werden in der Regel nach der Sitzung erstellt). Wenn es mehrere Tage gedauert hat, enthält das Protokolldatum das Start- und Enddatum.

Zum Beispiel: 21. - 24.01.2000.

Die Nummer (Index) des Protokolls ist die laufende Nummer des Meetings. Die Protokolle werden innerhalb des Kalenderjahres bzw. der Amtszeit des Kollegialorgans nummeriert.

Die Überschrift zum Text des Protokolls spiegelt in der Regel die Art des Treffens oder der kollegialen Tätigkeit wider und stimmt mit dem Namen der Art des Dokuments überein. Zum Beispiel: Protokolle - Vorstandssitzungen; - Sitzungen des Arbeitskollektivs; - Sitzungen der Leiter der Strukturabteilungen.

Der Text des Protokolls umfasst einen einleitenden und einen Hauptteil.

Im einleitenden Teil des Protokolls werden nach der Überschrift die Namen und Initialen des Vorsitzenden und des Protokollführers der Sitzung angegeben (in der Kurzform des Protokolls entfallen diese Angaben). Führen Sie in einer neuen Zeile nach dem Wort „Anwesend“ die Namen, Initialen der ständigen Mitglieder des Kollegiums (in alphabetischer Reihenfolge), die Namen, Initialen und Positionen der zu der Sitzung Eingeladenen auf. Bei der Erstellung des Protokolls einer erweiterten Sitzung werden die Namen der Teilnehmer nicht aufgeführt, sondern ihre Gesamtzahl wird durch eine Zahl angegeben. Die Teilnehmer werden gemäß den Anmeldelisten gezählt, die dem Sekretär der Sitzung übermittelt werden und eine der Anlagen des Protokolls werden.

Die Tagesordnung ist im einleitenden Teil des Protokolls enthalten. Es listet die auf der Sitzung besprochenen Themen mit den Namen der Redner (Referenten) auf und legt die Reihenfolge ihrer Diskussion fest. Die Tagesordnung des Treffens wird in der Regel im Voraus erstellt und sollte die optimale Anzahl von Themen enthalten, die beim Treffen berücksichtigt und diskutiert werden können Larkov N.S. Dokumentation: Uh. Siedlung - Tomsk: Tomsk. Zustand un-t, 2005. - S. 106 ..

Der Wortlaut des Hauptteils des Protokolls richtet sich nach der in der Tagesordnung festgelegten Reihenfolge der Punkte.

Der Hauptteil des Protokolltextes enthält so viele Abschnitte, wie Tagesordnungspunkte vorhanden sind. Abschnitte sind entsprechend nummeriert. Jeder Abschnitt besteht aus drei Teilen: „GEHÖRT“, „GESPROCHEN“, „ENTSCHEIDT“, die aus einem Absatz gedruckt werden, um im Text des Protokolls die Aufzeichnung der Rede des Hauptredners, der Teilnehmer an der Diskussion, hervorzuheben der Frage und des verfügenden Teils, der den Beschluss der Versammlung formuliert.

Aus demselben Grund werden im Text des Protokolls der Nachname und die Initialen jedes Redners im Nominativ ab einer neuen Zeile gedruckt. Die Darstellung der Redeaufzeichnung ist vom Nachnamen durch einen Bindestrich getrennt, es wird aus der dritten Person Singular angegeben.

Das Protokoll wird vom Protokollführer erstellt. Unterzeichnet vom Vorsitzenden und Schriftführer.

Ein Auszug aus dem Protokoll ist eine exakte Kopie des Textteils des Originalprotokolls, der sich auf den Tagesordnungspunkt bezieht, zu dem der Auszug erstellt wird. Gleichzeitig werden alle Angaben des Formulars, der einleitende Teil des Textes, der Tagesordnungspunkt, zu dem der Auszug erstellt wird, und der Text, der die Diskussion des Themas und die getroffene Entscheidung widerspiegelt, wiedergegeben. Ein Auszug aus dem Protokoll wird nur vom Sekretär unterzeichnet, er stellt auch eine Bescheinigung aus. Es besteht aus dem Wort „True“, einem Hinweis auf die Position der Person, die die Kopie (Auszug) beglaubigt, eigenhändiger Unterschrift, Nachname, Initialen und Datum. Wird ein Auszug zur Vorlage bei einer anderen Organisation abgegeben, so wird dieser durch ein Siegel beglaubigt.

So war die größte Verwaltungsreform von Peter I. mit der Ersetzung zahlreicher und umständlicher Orden durch Kollegien verbunden. Die Gründung von Hochschulen war zunächst nicht mit der Entwicklung neuer Regeln für die Organisation der Büroarbeit in den zentralen Institutionen des Landes verbunden. Die Veröffentlichung der Allgemeinen Vorschriften am 28. Februar 1720 legte rechtlich die Struktur, das Personal, die Rechte und Pflichten der Beamten, das Verfahren für die Arbeit der Kollegien und anderer neuer zentraler Institutionen fest. Die Allgemeinen Vorschriften definierten jedoch die allgemeine Struktur und die Grundsätze der Tätigkeit, Kollegien, keine neuen Arten (Varietäten) der Büroarbeit, gesetzgeberische Dokumente, sondern nur allgemeine Empfehlungen für deren Ausarbeitung. Vielmehr handelte es sich um eine allgemeine Modernisierung der dokumentarischen Form. AA Lukaschewitsch hat bei der Analyse des Textes der Allgemeinen Geschäftsordnung und ihrer ursprünglichen Version festgestellt, dass ihre Verfasser die Nomenklatur der von den Kollegien stammenden Dokumente nicht endgültig festgelegt und sich nur auf die allgemeinen Wünsche von Lukashevich A.A. beschränkt haben. Arten von Dokumenten im russischen Staat im ersten Viertel des 18. Jahrhunderts (über das Material der Allgemeinen Vorschriften) // Sowjetische Archive. 1991. Nr. 4. S. 64..

Der Übergang zur "Verwaltung der Geschäfte" in der neuen Zentrale "auf neue Weise" konnte trotz staatlicher Androhung harter Strafen nicht über Nacht erfolgen. Die abgeschafften Orden haben im Laufe der vielen Jahrzehnte ihrer Arbeit umfangreiche Erfahrungen in der Zusammenstellung verschiedener Arten von amtlichen Dokumenten gesammelt, so dass die Einführung neuer Dokumententypen durch die Gesetzgebung nicht zu einer schnellen und endgültigen Ersetzung der früheren führte. Und in den Allgemeinen Vorschriften selbst gab es keine starre Zuordnung eines Namens zu einem Dokument. Daher die Polysemie der Geschäftsbegriffe, die in allen Stadien ihrer Entwicklung sichtbar ist. Auch im veröffentlichten Text der Verordnung war die doppelte Verwendung der Begriffe erlaubt: „Zeitschrift“ – „Tagesnotiz“, „Erlass“ – „Brief“, „Konzepte“ – „schwarze Schriften“, „Kompositionen aller Art“. Dekrete und Berichte", "Patente" - "kompensierte Rangbescheinigung", "Denkmale" - "Denunziationen" usw. Auf diese Weise. Die Allgemeinen Vorschriften regelten das Funktionieren gleichbedeutender Wörter, was natürlich nicht zur Verbesserung der Büroarbeit nicht nur in Hochschulen, sondern auch in anderen Institutionen des Landes beitrug. Der Reglementstext ist so mit Fremdwörtern übersättigt, dass sich ein als Anhang erstelltes Wörterbuch ("Interpretation of Foreign Reds") als notwendig herausstellte.

Ein Protokoll ist eine Art Bericht, der Aufzeichnungen über den Prozess der Erörterung von Themen und Entscheidungen darüber enthält, die bei Besprechungen, Geschäftstreffen und Besprechungen getroffen wurden. Dieses Dokument nimmt einen wichtigen Platz im Dokumentenverwaltungssystem des organisatorischen und administrativen Typs ein.

Was ist ein protokoll

Ein Protokoll ist ein Berichtsdokument, das den Diskussionsverlauf von Sachverhalten und getroffenen Entscheidungen bei offiziellen Veranstaltungen nachvollziehbar festhält. Eine vollständigere Interpretation des Wortes bieten Wörterbücher, die dieses Konzept als ein Dokument mit Aufzeichnungen über alles definieren, was bei einem bestimmten Ereignis passiert.

allgemeine Informationen

Ein Protokoll ist ein Dokument, das bestimmte Informationen enthält. Es enthält Informationen über den Diskussionsverlauf zu bestimmten Themen. Darüber hinaus enthält das Protokoll der Sitzung Beschlüsse, wodurch eine Zuordnung zu Verwaltungsdokumenten möglich ist.

Während der Sitzung kann nur eine Entwurfsversion des Protokolls erstellt werden. Innerhalb von 5 Tagen ist das Protokoll vollständig auszufüllen.

Anmeldung

Ein Protokoll ist ein Dokument, das auf der Grundlage von Rohlingsentwürfen erstellt wird. Wenn während des Meetings ein Protokoll geführt wurde, kann dieses transkribiert, korrekt erstellt und dem fertigen Protokoll hinzugefügt werden.

Der Sekretär trägt die volle Verantwortung für die Erstellung und Pflege des gesamten Protokolls sowie für die Richtigkeit der darin eingetragenen Daten. Einige Arten von Protokollen müssen zusätzlich vom Leiter des Unternehmens genehmigt werden.

Aufzeichnungsformulare

Es gibt 3 Formen der Protokollierung:

Kurzschrift;
Komplett;
knapp.

In den kurzen Protokollen werden die besprochenen Themen festgehalten. Auch die Namen der Teilnehmer und die getroffenen Entscheidungen werden eingetragen. Es wird empfohlen, bei einer solchen Veranstaltung das Protokoll bei der Abschrift der Sitzung zu führen und die Texte der Reden und Berichte dem zuständigen Schriftführer zur Verfügung zu stellen.

Das vollständige Protokoll erfasst nicht nur die oben genannten Punkte, sondern enthält auch detailliertere Aufzeichnungen. Das vollständige Protokoll sollte es ermöglichen, ein detailliertes Bild des Ereignisses vollständig wiederzugeben.

Das Wortprotokoll wird vom zuständigen Schriftführer auf der Grundlage des Wortprotokolls der Sitzung erstellt.

Das Führungsteam des Unternehmens entscheidet, welche Form des Protokolls für jede Sitzung bevorzugt wird. Alle Arten solcher Dokumente müssen auf dem Briefkopf des Unternehmens (der Firma) erstellt werden und den Namen der Art des Dokuments angeben - Protokoll. Oder auf einem speziell gestalteten vorgefertigten Protokollformular. Obligatorische Angaben für jedes Dokument dieser Art sind Registrierungsnummer, Datum, Titel, Text und Unterschriften der verantwortlichen Personen.

Wer hält den Rekord

Ein Protokoll ist ein Dokument, das während einer Veranstaltung geführt wird. Es sollte von einer professionell ausgebildeten Sekretärin erstellt werden. Die Qualität der Aufnahme von Darbietungen hängt von seinem Qualifikationsniveau und seinen beruflichen Fähigkeiten ab. Daher ist die Wahl der Person, die das Sitzungsprotokoll erstellt, eine verantwortungsvolle Aufgabe bei der Vorbereitung der Veranstaltung.

So führen Sie ein Protokoll: ein Musterprotokoll

Ein Beispiel des Protokolls ist auf dem Foto unten zu sehen. Es gibt ein Musterprotokoll. Wenn sich die Sitzung über mehrere Tage erstreckt, müssen das Datum des Beginns der Sitzung und nach dem Bindestrich das Datum ihres Endes angegeben werden. Zum Beispiel 12.03.2016-14.03.16.

In der Spalte „Ort des Treffens“ ist die Stadt oder Gemeinde angegeben, in der die Veranstaltung stattfand.

Der Titel des Protokolls wird im Genitiv geschrieben und enthält eine Gliederung der Art der Veranstaltung (Sitzung, Sitzung, Versammlung) und die Bezeichnung des Kollegialorgans. Die Bezeichnung der Versammlungsart muss mit der Bezeichnung des Kollegialorgans übereinstimmen. Zum Beispiel „Ausschusssitzung“.

Der Textinhalt des Protokolls selbst gliedert sich in zwei Teile:

1. Einleitungsteil, der den Nachnamen und die Initialen des Vorsitzenden, des Geschäftsführers, aller Anwesenden und das Thema der Tagesordnung enthält.

2. Der Hauptteil, der den Ablauf des Meetings selbst beschreibt.

Das Protokoll beginnt direkt mit dem Wort „Vorsitzender“, nach dem Bindestrich werden der Name des Vorsitzenden und die Initialen angegeben. Das Wort "Sekretärin" wird auf die gleiche Weise gebildet. Bei dringenden und schnellen Besprechungen entfällt dieser Teil des Protokolls.

Dann wird eine Liste aller Anwesenden erstellt. Nach dieser Liste werden die Namen der Eingeladenen aufgezeichnet, wobei die von ihnen besetzten Positionen angegeben sind. Bei längeren Konferenzen und Sitzungen mit vielen Anwesenden ist deren Zusammensetzung ausschließlich quantitativ anzugeben und dem Protokoll eine Liste mit den angegebenen Namen beizufügen, die im Protokoll selbst festgehalten wird. Zum Beispiel: "Es waren 42 Personen (die Liste ist beigefügt)".

Bei Veranstaltungen, bei denen eine bestimmte Anzahl von Personen erforderlich ist, um eine Entscheidung zu treffen, wird im Abschnitt „Anwesenheit“ die Anzahl der Personen angegeben, die hätten sein sollen, und die Anzahl der Teilnehmer, die gekommen sind.

Dann kommt die Tagesordnung. Dieser Teil des Protokolls listet die diskutierten Themen auf. Jede hat ihre eigene Nummer und beginnt mit der Präposition „O“ („About“).

Der grundlegende Teil des Protokolltextes wird in Abschnitte gegliedert, die den Tagesordnungspunkten entsprechen.

Jeder Artikel kann in Teile unterteilt werden, wie zum Beispiel:

Zugehört.
Hat eine Rede gehalten.
Beschlossen (entschieden).

Jedes dieser Wörter wird in eine neue Zeile geschrieben.

Die Daten des Sprechers (vollständiger Name) und aller Sprecher werden in eine neue Zeile geschrieben.

Der letzte Teil des Abschnitts für jeden Tagesordnungspunkt ist eine Aufzeichnung des Beschlusses (Dekret), der zu dem aufgeworfenen Thema angenommen wurde. Beschlüsse mit mehreren Abschnitten werden in Absätze und Unterabsätze unterteilt, die mit arabischen Ziffern nummeriert sind. Der operative Teil von Entscheidungen sollte spezifisch sein und Komponenten enthalten: Wer muss was und bis zu welchem Datum tun?

Bei der Wahl von Beamten werden die Abstimmungsergebnisse für jeden Kandidaten gesondert im Protokoll vermerkt.

Das Verwaltungsprotokoll enthält Informationen über Ordnungswidrigkeiten.

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Das Wort Protokoll ist in aller Munde. Büroangestellte hören es regelmäßig bei Besprechungen, Polizisten nutzen es in ihrer beruflichen Tätigkeit, und Staatsoberhäupter und Diplomaten werden gezwungen, sich an die von ihm diktierten Regeln zu halten. Was ist ein Protokoll? Wir werden es unten herausfinden.

Die Bedeutung des Protokollbegriffs

Wie viele andere Begriffe hat dieses Wort mehrere Bedeutungen. Es kommt ganz darauf an, in welchem Tätigkeitsfeld das gewünschte Konzept zum Einsatz kommt. Betrachten wir also die häufigsten Situationen, in denen es üblich ist, über das Protokoll zu sprechen.

Wenn wir über ein Geschäftsumfeld sprechen, dann ist das Protokoll ein Dokument, das ein laufendes Ereignis (Sitzung, Sitzung, Vorstand usw.) beschreibt.

Wir haben oben bereits von der Polizei gesprochen, die auch oft ein ähnliches Dokument erstellt. In diesem Fall ist die Feststellung der Tatsache eines Verbrechens oder Vergehens impliziert.

Im internationalen Format ist ein Protokoll eine Reihe von Regeln, die bei offiziellen Treffen zwischen Regierungsbeamten sowie diplomatischen Persönlichkeiten befolgt werden sollten. So gibt es beispielsweise ein Protokoll von Treffen von Staatsoberhäuptern oder einem Besuch beim Präsidenten.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch auf das Konzept der Geschäftsprotokolle.

Sitzungsprotokoll

Geschäftstreffen sind ein integraler Bestandteil aller Prozesse in einem Geschäftsumfeld. Sie können offiziell unter Berücksichtigung der festgesetzten Zeit und nur im Büro stattfinden. Auch informelle Geschäftstermine sind sehr beliebt. Im zweiten Fall können Sie auf die Protokollbestätigung des Gesprächs verzichten. Wenn die Sitzung offiziell ist, muss sie in Übereinstimmung mit allen Regeln schriftlich abgehalten werden.

Das Protokoll wird vom Sekretär oder einer anderen Person mit entsprechenden Befugnissen geführt. Um mit dem Gesprächsfluss Schritt zu halten, versuchen Sie, eine grobe Liste der Themen zu erstellen, die bei dem Treffen besprochen werden. Es ist nicht überflüssig, ein Diktiergerät zu haben, um die Details nicht zu verpassen, da das Protokoll eine sehr detaillierte Beschreibung eines geschäftlichen Ereignisses ist.

Die Namen der anwesenden sowie der abwesenden Personen sind zu protokollieren. Sie können sich selbst Notizen über den Aufenthaltsort aller Personen machen, die zu dem Treffen gekommen sind, um die Urheberschaft bestimmter Wörter fehlerfrei anzugeben.

Zu Beginn jeder Sitzung wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Themen behandelt werden, achten Sie darauf, sie wörtlich zu notieren.

Wenn es bei der Versammlung eine Abstimmung gegeben hat, geben Sie die Ergebnisse an (wie viele Personen haben „dafür“ und wie viele „dagegen“ gestimmt). Bei geringer Teilnehmerzahl haben Sie auch die Möglichkeit, die Vor- und Nachnamen aller Stimmberechtigten zu notieren.

Verschieben Sie die Ausführung des Protokolls nicht auf unbestimmte Zeit, denn in dieser Zeit können Sie die Einzelheiten des Treffens vergessen.

Verhandlungsprotokoll

Verhandlungen unterscheiden sich von einem normalen Geschäftstreffen dadurch, dass sie normalerweise ein oder mehrere Themen besprechen, die für beide Seiten eine große Rolle spielen. In diesem Fall ist das Protokoll eine Gelegenheit, alle Nuancen des Gesprächs und die Anforderungen der Parteien aufzuzeichnen. Das zu behandelnde Thema wird nicht immer sofort nach den ersten Verhandlungen gelöst, so dass die Direktoren oder andere Mitarbeiter Zeit und vollständige Informationen über das Treffen benötigen.

Das Verhandlungsprotokoll wird nach dem gleichen Prinzip erstellt wie jedes Geschäftsdokument.

Es muss das Datum des beschriebenen Ereignisses, die Dokumentennummer und die vollständige Version des Titels enthalten. Darauf folgt eine Einleitung, die notwendigerweise die Liste der Anwesenden und die Hauptdiskussionspunkte angibt.

Im Hauptteil sind die Informationen meist in drei Teile gegliedert: „Listened“, „Speaked“, „Decided“. In der Vollversion des Protokolls werden die Worte aller Redner wörtlich zitiert, in einigen Fällen wird auch ein Auszug aus dem Protokoll herausgegeben, der einen bestimmten Teil davon dupliziert.

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Protokoll- ein Dokument, das den Verlauf der Diskussion von Themen und der Entscheidungsfindung bei Sitzungen, Sitzungen, Sitzungen, Konferenzen aufzeichnet.

Die Protokolle dokumentieren die Tätigkeit ständiger Kollegialorgane, wie Kollegien von Ausschüssen und Ministerien, Kommunalverwaltungen sowie wissenschaftliche, technische und methodische Räte. Darüber hinaus können auch Sitzungen von Strukturabteilungsleitern, stellvertretenden Generaldirektoren und Direktoren aufgezeichnet werden.

Es ist üblich, Protokolle zu erstellen, um die Aktivitäten temporärer Kollegialorgane (Konferenzen, Sitzungen, Seminare usw.) zu dokumentieren.

Das Protokoll wird vom Sekretär auf der Grundlage der Aufzeichnungen erstellt, die er bei der Sitzung geführt hat. Dies können kurze Notizen, Transkripte oder Diktiergeräte sein. Zur Erstellung des Protokolls sammelt der Sekretär Zusammenfassungen von Berichten und Reden sowie Entscheidungsentwürfe vor der Sitzung.

Protokoll auf einem gemeinsamen Formular ausgestellt..

Titel, Datum und Protokollnummer

Der Protokoll-Header wird sein Name des Kollegiums oder Art der Sitzung. Zum Beispiel das Protokoll (wovon?) der Sitzung des Pädagogischen Rates; Sitzungen der Leiter der Strukturabteilungen usw.

Das Datum des Protokolls ist das Datum der Sitzung (Protokolle werden in der Regel nach der Sitzung erstellt). Wenn das Meeting mehrere Tage gedauert hat, enthält das Datum des Protokolls das Start- und Enddatum.

Zum Beispiel: 21 - 24.07.2009 .

Die Nummer (Index) des Protokolls ist die laufende Nummer der Sitzung innerhalb des Kalenderjahres oder der Amtszeit des Kollegialorgans.

Protokolltext beinhaltet folgende Teile:

einleitend;
hauptsächlich.

Einführung

Im einleitenden Teil des Protokolls werden nach der Überschrift die Namen und Initialen des Vorsitzenden und des Schriftführers der Sitzung angegeben. Von einer neuen Zeile nach dem Wort " teilgenommen» listen Sie in alphabetischer Reihenfolge die Namen und Initialen der bei der Sitzung anwesenden Beamten auf.

Wenn bei dem Treffen Personen von anderen Organisationen anwesend waren, dann wird nach dem Wort „Teilgenommen“ das Wort „ Eingeladen“ und eine Liste der eingeladenen Personen wird angezeigt, in diesem Fall werden die Position und der Name der Organisation vor jedem Namen angegeben.

Im einleitenden Teil des Protokolls die Tagesordnung steht.

Es besteht aus einer Liste von Themen, die in der Sitzung besprochen werden, und legt die Reihenfolge ihrer Diskussion und die Namen der Redner (Referenten) fest. Jeder Tagesordnungspunkt ist mit einer arabischen Ziffer nummeriert, er wird mit den Präpositionen „O“ oder „Über“ formuliert. Zum Beispiel: „Bei Genehmigung von Lehrplänen“; "Bei der Zusammenfassung der Ergebnisse des akademischen Jahres."

Für jeden Punkt wird ein Sprecher (ein Beamter, der diese Ausgabe vorbereitet hat) angegeben.

Hauptteil

Entsprechend der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte wird der Text des Hauptteils des Protokolls erstellt – er muss so viele Abschnitte enthalten, wie es Tagesordnungspunkte gibt.

Somit ist der Header-Teil des Protokolls immer gleich formatiert. Aber der Text des Protokolls kann in verschiedenen Formen präsentiert werden: kurz oder vollständig.

Kurzes Protokoll- legt die auf der Sitzung diskutierten Themen, die Namen der Redner und die getroffenen Entscheidungen fest. Ein solches Protokoll wird am häufigsten in Fällen geführt, in denen das Treffen operativer Natur ist (siehe Abb. 3.3.).

Vollständiges Protokoll- enthält nicht nur Informationen über die diskutierten Themen, die getroffenen Entscheidungen und die Namen der Redner, sondern auch ausreichend detaillierte Notizen, die den Inhalt der Berichte und Reden der Teilnehmer an der Sitzung, alle geäußerten Meinungen, Fragen und Anmerkungen, Anmerkungen wiedergeben , Positionen. Vollständige Protokolle ermöglichen es Ihnen, ein detailliertes Bild des Meetings zu dokumentieren (siehe Abbildung 3.4).

Reis. 3.3. Ein Beispiel für ein kurzes Protokoll

Reis. 3.4. Ein Beispiel für ein vollständiges Protokoll

Bei jeder Art von Protokoll wird der Text in so viele Abschnitte unterteilt, wie es Tagesordnungspunkte gibt.

Jeder Abschnitt besteht aus drei Teilen: „GEHÖRT“, „GESPROCHEN“, „ENTSCHLOSSEN“ („ENTSCHLOSSEN“), die vom linken Rand in Großbuchstaben gedruckt werden. Mit diesem Design können Sie im Text die Rede des Hauptredners, der Teilnehmer an der Diskussion des Themas und den operativen Teil hervorheben, in dem die Entscheidung formuliert wird.

In dem Teil " GEHÖRT» Der Text der Rede wird präsentiert. Am Anfang des Textes wird ab einer neuen Zeile im Nominativ der Name des Sprechers angegeben. Die Aufzeichnung der Rede wird durch einen Bindestrich vom Namen getrennt. Die Rede wird in der dritten Person Singular geschrieben. Es ist zulässig, die Rede nach dem Nachnamen anzugeben, anstatt sie aufzuzeichnen („Protokoll der Rede ist beigefügt“, „Text des Berichts ist beigefügt“).

Im letzteren Fall werden die Berichte zu einem Anhang des Protokolls.

In dem Teil " AUSGEFÜHRT» Geben Sie in einer neuen Zeile im Nominativ den Namen des Redners an und nach dem Bindestrich den Text der Rede oder die Frage (falls sie dem Redner während der Rede gestellt wurde).

In dem Teil " BESCHLOSSEN“ („ENTSCHEIDEN“) spiegeln die Entscheidung wider, die zu dem diskutierten Thema getroffen wurde. Der Text des Tenors wird in jeder Form des Protokolls vollständig abgedruckt.

Der Text des gesamten Protokolls wird mit 1,5 Zeilenabstand gedruckt.

Das Protokoll wird vom Protokollführer erstellt. Das Protokoll wird vom Sekretär unterzeichnet und dem Vorsitzenden innerhalb von 3 (drei) Werktagen nach der Sitzung zur Unterschrift vorgelegt.

Signaturen sind durch 3 Zeilenabstand vom Text getrennt. Der Name der Position wird vom Rand des linken Feldes gedruckt, der letzte Buchstabe des Nachnamens wird auf das rechte Feld beschränkt.

An dem Tag, an dem das Protokoll vom Vorsitzenden unterzeichnet wird, muss es registriert werden.

Auszug aus dem Protokoll

Ein Auszug aus dem Protokoll ist eine exakte Kopie des Textteils des Originalprotokolls, der sich auf den Tagesordnungspunkt bezieht, zu dem der Auszug erstellt wird. Der Auszug gibt alle Einzelheiten des Formulars wieder, den einleitenden Teil des Textes, den Tagesordnungspunkt, zu dem der Auszug erstellt wird, und den Text, der die Diskussion des Themas und die getroffene Entscheidung widerspiegelt. Ein Auszug aus dem Protokoll wird nur vom Sekretär unterzeichnet, der ihn auch beglaubigt. Die Beglaubigungsaufschrift ist handschriftlich, besteht aus dem Wort „Richtig“, einer Angabe der Position der Person, die die Kopie beglaubigt (Auszug), eigenhändiger Unterschrift, Nachname, Initialen und Datum (siehe Abb. 3.5).

Reis. 3.5. Ein Beispiel für einen Auszug aus dem Protokoll

Manchmal ersetzen Protokollauszüge ein solches Verwaltungsdokument als Beschluss. Der Auszug dient in diesem Fall als Hilfsmittel zur Übermittlung der getroffenen Entscheidungen an die Willensvollstrecker. In diesem Fall verteilt beispielsweise der Sekretär des Vorstands der Aktiengesellschaft spätestens 2 (zwei) Tage nach Unterzeichnung des Sitzungsprotokolls Auszüge aus dem Protokoll zu bestimmten Themen an die zuständigen Geschäftsführer. Die Erklärungen werden vom Sekretär unterzeichnet.

Auszüge aus den Protokollen, die an eine andere Organisation gesendet werden, unterliegen der obligatorischen Versiegelung.

Die Originalkopien der Protokolle werden vom Sekretär in den Fällen entsprechend der Art der Sitzungen erstellt. Zum Beispiel „Protokolle der Hauptversammlungen“, „Protokolle der Vorstandssitzungen“, „Protokolle der Sitzungen mit dem Direktor“ usw. Im Inneren des Koffers sind die Protokolle nach Nummern und Chronologie systematisiert. Fälle werden während des Kalenderjahres gebildet.

Protokoll – ein Dokument, das eine konsistente Aufzeichnung der Diskussion von Themen und der Annahme von Beschlüssen bei Sitzungen von Kollegial- oder Beratungsgremien enthält. Das Sitzungsprotokoll spiegelt die Aktivitäten zur gemeinsamen Erarbeitung und Verabschiedung von Managemententscheidungen wider. Bei Geschäftstreffen und Verhandlungen zur Festsetzung der von den Parteien getroffenen Vereinbarungen können Protokolle geführt werden.

Wie erstelle ich ein Protokoll?
Aus welchen Abschnitten besteht dieses Dokument?
Welche Angaben sind für die Registrierung des Protokolls erforderlich?

Registrierung des Protokolls

Protokolle wie Arten von Dokumenten in der Büroarbeit, werden auf der Grundlage handschriftlicher oder diktaphoner Aufzeichnungen erstellt, die während der Sitzung (Sitzung) gemacht wurden, eingereichte Zusammenfassungen von Berichten und Reden, Referenzen, Entscheidungsentwürfe und andere Materialien.

Unter dem Gesichtspunkt der Vollständigkeit der Reflexion des Sitzungsverlaufs wird zwischen Voll- und Kurzprotokoll unterschieden. Der Text des vollständigen Protokolls besteht aus zwei Teilen: Einleitung und Hauptteil.

Im einleitenden Teil sind anzugeben: Initialen, Nachnamen des Vorsitzenden (Vorsitzenden), des bei der Sitzung anwesenden Schriftführers und gegebenenfalls der zur Sitzung (Sitzung) eingeladenen Personen.

Der einleitende Teil des Protokolls endet mit einer Tagesordnung, die eine Liste der zu behandelnden Themen enthält, aufgelistet in der Reihenfolge, in der sie behandelt werden, mit Angabe des Redners für jedes zu behandelnde Thema.

Der Hauptteil des Protokolls besteht aus Abschnitten, die den Tagesordnungspunkten entsprechen. Der Text jedes Abschnitts ist nach folgendem Schema aufgebaut:

AUSGEFÜHRT:

BEHOBEN: (oder BEHOBEN:).

Die Punkte der Rubrik „HEARD“ sind entsprechend der Tagesordnung nummeriert.

Im vollständigen Protokoll können nach dem Abschnitt „GEHÖRT“ Fragen an den Sprecher und seine Antworten nach folgendem Schema festgehalten werden:

Korolev A.I.(Frage):

Antworten: …

Um das Arbeiten mit dem Protokoll zu vereinfachen, können der Nachname der Person, die die Frage gestellt hat, und das Wort "Antwort" unterstrichen werden.

Im Hauptteil des Protokolls werden Nummer und Inhalt der Verhandlungsgegenstände gemäß der Tagesordnung angegeben, die Rede des Redners angegeben und die getroffene(n) Entscheidung(en) protokolliert.

Der Wortlaut der Rede ist beigefügt.

Der Beschluss (Beschluss) wird vollständig in dem Wortlaut, der in der Sitzung angenommen wurde, in den Text des Protokolls aufgenommen; gegebenenfalls werden die Abstimmungsergebnisse angegeben:

Gegen - …,

Enthaltung - ....

Der Text des zusammenfassenden Protokolls besteht ebenfalls aus zwei Teilen. Der einleitende Teil wird nach den gleichen Regeln wie das vollständige Protokoll erstellt. Im Hauptteil des Kurzprotokolls wird der Diskussionsverlauf des Sachverhalts weggelassen und nur die dazu getroffene Entscheidung festgehalten.

In den Behörden werden Protokolle auf Formularen erstellt, zum Beispiel:

KULTURMINISTERIUM DER RUSSISCHEN FÖDERATION

Bundesarchivamt

(ROSARCHIV)

PROTOKOLL

Sitzungen des Wissenschaftlichen Rates

__________________ № ____________

In anderen Organisationen werden Protokolle auf Standardblättern erstellt. Für die Registrierung von Protokollen ist es zweckmäßig, Formularvorlagen (einheitliche Formulare) von Protokollen zu verwenden.

Die folgenden Angaben werden bei der Erstellung von Protokollen verwendet:

Name der Organisation - der Autor des Dokuments;
Art des Dokuments - PROTOKOLL - Angabe der Art des Treffens, des Treffens (z. B.: PROTOKOLL eines Treffens mit dem Leiter des Bundesarchivamtes);
Versammlungsort, Zusammenkunft;
Protokolldatum;
Protokollnummer.

Das Protokoll wird vom Vorsitzenden (Vorsitzenden) der Sitzung und vom Schriftführer unterzeichnet (zuerst die Unterschrift des Vorsitzenden, dann – darunter – des Schriftführers). Eine Kopie des Protokolls wird unterzeichnet.

Das Datum des Protokolls ist das Datum der Sitzung.

Protokolle werden registriert, ihnen werden innerhalb eines Kalenderjahres fortlaufende Nummern für jede Protokollgruppe zugewiesen: Protokolle von Sitzungen koordinierender, fachlicher, methodischer und anderer Gremien. Protokolle gemeinsamer Sitzungen haben zusammengesetzte Nummern, einschließlich fortlaufender Nummern von Protokollen der an der Sitzung teilnehmenden Organisationen.

In den kollegial handelnden Behörden werden auf der Grundlage von Protokollen Verwaltungsdokumente ausgestellt: Beschlüsse (Beschlüsse) (für jede Angelegenheit separat).

Die gefassten Beschlüsse werden den Testamentsvollstreckern in Form von Kopien der Protokolle (Auszüge aus den Protokollen) mitgeteilt, die gemäß dem Verteilerverzeichnis (Liste) an interessierte Organisationen und Amtsträger versandt werden. Kopien von Protokollen (Auszüge aus Protokollen) werden durch das Siegel des Büroverwaltungsdienstes (Protokollabteilung) beglaubigt.

Die Regeln für die Ausführung von Protokollen sind in den Büroarbeitsanweisungen (DOW) der Organisation festgelegt.

V.F. Yankova, Ph.D. ist. Wissenschaften, Assoc., stellv. Direktor von VNIIDAD

Protokoll- ein Dokument, das eine konsistente Aufzeichnung der Diskussion von Themen und der Entscheidungsfindung bei Sitzungen, Sitzungen, Konferenzen und Sitzungen von Kollegialorganen enthält.

Das Protokoll spiegelt die Aktivitäten der gemeinsamen Entscheidungsfindung eines Kollegiums oder einer Gruppe von Mitarbeitern wider. Von den Sitzungsprotokollen, die im Rahmen der Verwaltungstätigkeit von Organisationen erstellt wurden, sollte zwischen den Protokollen von Ermittlungen, einigen Verwaltungsbehörden und Organen der öffentlichen Ordnung unterschieden werden (z. B. dem Protokoll eines Gesundheitsinspektors, dem Protokoll eines Verkehrsunfalls usw.) , sowie Protokolle eines Vertragstyps ( Meinungsverschiedenheitsprotokolle, Meinungsverschiedenheitsprotokolle, Preisvereinbarungsprotokolle usw.).

Sitzungen von ständigen und vorübergehenden kollektiven Organen (Vorstände von Bundesvorständen, Versammlungen von Arbeiterkollektiven, Gesellschafterversammlungen, Vorstandssitzungen usw.) unterliegen der Aufzeichnungspflicht.

Das Protokoll wird auf der Grundlage der während der Sitzung (Sitzung) gemachten Notizen, vorgelegten Zusammenfassungen von Berichten und Reden, Referenzen, Entscheidungsentwürfen und anderen Materialien erstellt. Das Protokoll wird vom Schriftführer oder einer anderen beauftragten Person geführt. Für die Richtigkeit der Eintragungen im Protokoll sind der Vorsitzende und der sitzungsleitende Schriftführer verantwortlich.

Protokolle können ausgestellt werden in Komplett oder knapp die Form, in der der Verlauf der Erörterung des Sachverhalts unterbleibt und nur die darüber getroffene Entscheidung protokolliert wird.

Die Entscheidung darüber, welche Form des Sitzungsprotokolls geführt wird, trifft der Leiter des Kollegialorgans oder der Leiter der Organisation.

Der Titel des Protokolls ist der Name der Art der kollegialen Tätigkeit (Sitzung, Versammlung usw.) und der Name der Stelle, deren Aktivitäten aufgezeichnet werden (Protokoll der Sitzung der Bescheinigungskommission ...; Protokoll der Hauptversammlung ...).

Text vollständiges Protokoll besteht aus zwei Teilen: einleitend und Basic .

BEIM einleitender Teil Angegeben sind die Vor- und Nachnamen des Vorsitzenden (Vorsitzenden), des bei der Sitzung anwesenden Sekretärs und gegebenenfalls der zur Sitzung (Sitzung) eingeladenen Personen. Nehmen Vertreter verschiedener Behörden und Organisationen an der Sitzung (Konferenz) teil, sind Arbeitsort und Position jeder Person angegeben.

Übersteigt die Zahl der Anwesenden 15 Personen, wird im einleitenden Teil des Protokolls auf die Liste verwiesen, die Bestandteil des Protokolls ist, beispielsweise:

Anwesend: 25 Personen. (die Liste ist beigefügt).

Die Wörter "Vorsitzender", "Sekretär", "Betreut" werden links von der Null-Tabulatorposition (aus dem Feld) gedruckt, getrennt durch zwei Intervalle vom Titel und voneinander.

Der einleitende Teil des Protokolls endet mit einer Tagesordnung, die eine Liste der behandelten Themen enthält, die nach ihrer Wichtigkeit geordnet sind, mit Angabe eines Redners zu jedem behandelten Thema. Die Tagesordnungspunkte werden mit der Präposition „O“, „Über“ formuliert, vom Rand des linken Randes abgedruckt und mit arabischen Ziffern nummeriert. Es wird nicht empfohlen, eine Frage oder eine Gruppe von Fragen mit dem Wort „Verschiedenes“ zu formulieren.

Hauptteil der Wortlaut des Protokolls besteht aus Abschnitten, die den Tagesordnungspunkten entsprechen. Der Text jedes Abschnitts ist nach folgendem Schema aufgebaut:

GEHÖRT:...

AUSGEFÜHRT:...

GELÖST (GELÖST):...

Der Abschnitt „GEHÖRT“ enthält den Nachnamen und die Initialen des Sprechers, den Inhalt seines Berichts (Nachricht, Information, Bericht). Wird der Berichtstext vom Referenten schriftlich vorgelegt, darf nach Angabe des Vortragsthemas vermerkt werden: „Der Berichtstext ist beigefügt“.

In der Rubrik "SPEAKED" werden die Namen und Initialen der Personen, die in der Diskussion gesprochen haben, sowie ihre Reden, einschließlich Fragen an den Redner, angezeigt. Gegebenenfalls wird nach dem Namen des Sprechers seine Position angegeben.

Im Abschnitt „ENTSCHLIESSEN (ENTSCHEIDEN)“ wird die getroffene Entscheidung festgehalten, die kurz, präzise, prägnant formuliert ist, um zu vermeiden Ein Beispiel für ein vollständiges Protokoll

Doppelinterpretation. Neben der Entscheidung wird die Anzahl der abgegebenen „Ja“, „Dagegen“, „Enthaltungen“ sowie eine Liste der Personen, die nicht an der Abstimmung teilgenommen haben, angegeben. Die Entscheidung kann einen oder mehrere Punkte enthalten, sie sind nach Wichtigkeit geordnet, jeder von ihnen ist nummeriert.

Dem Wort „GEHÖRT“ ist eine Ziffer gemäß Tagesordnung vorangestellt. Die Wörter „GEHÖRT“, „GESPRACHT“, „ENTSCHLOSSEN“ werden vom linken Rand in Großbuchstaben gedruckt und mit einem Doppelpunkt abgeschlossen. Der Text der Abschnitte „GEHÖRT“, „SPACED“, „DECIDED (DECIDED)“ wird mit 1,5 Zeilenabstand von einer neuen Zeile gedruckt. Jeder Nachname und die Initialen der Redner werden im Nominativ ab einer neuen Zeile gedruckt, die Aufzeichnung der Rede wird vom Nachnamen durch einen Bindestrich getrennt.

Text zusammenfassendes Protokoll besteht ebenfalls aus zwei Teilen. Im einleitenden Teil sind die Vor- und Nachnamen des Vorsitzenden, des Schriftführers sowie die Vor- und Nachnamen der anwesenden Personen angegeben. Das Wort "Attendiert" wird vom Rand des linken Randes aus gedruckt, unterstrichen, nach dem Wort wird ein Doppelpunkt gesetzt. Die Namen der Positionen der Anwesenden sind unten und rechts von den Namen der Positionen - ihre Initialen und Nachnamen - gedruckt. Die Positionsnamen können verallgemeinert angegeben werden. Mehrzeilige Berufsbezeichnungen der Anwesenden werden mit 1 Zeilenabstand gedruckt.

Die Liste ist durch eine durchgezogene Linie vom Hauptteil des Protokolls getrennt.

Im Hauptteil des Protokolls sind die Nummer des Verhandlungsgegenstandes gemäß Tagesordnung, der Inhalt des Verhandlungsgegenstandes und die gefassten Beschlüsse angegeben.

Der Name der Frage ist mit einer römischen Ziffer nummeriert und beginnt mit der Präposition „O“ („On“), wird in einer zentrierten Schriftgröße Nr. 15 gedruckt und durch eine Zeile unter der letzten Zeile im Abstand von Nr. 15 unterstrichen mehr als ein Intervall. Unter der Zeile sind die Namen der Beamten, die während der Diskussion zu diesem Thema gesprochen haben. Nachnamen werden mit 1 Zeilenabstand gedruckt. Dann wird die in der Angelegenheit getroffene Entscheidung angezeigt.

Das Sitzungsprotokoll wird vom Vorsitzenden und vom Schriftführer unterzeichnet. In besonders wichtigen Fällen muss das Protokoll von den Rednern gebilligt werden, Visa werden am linken Rand des Dokuments auf der Ebene der Redeaufzeichnung angebracht.

Das Datum des Protokolls ist Veranstaltungsdatum (Sitzungen, Sitzungen usw.). Wenn es mehrere Tage gedauert hat, geben Sie durch den Bindestrich die Daten für Beginn und Ende des Treffens an. Zum Beispiel: 16.-17.06.2010 oder 16.06.2010-17.06.2010.

Protokolle werden innerhalb eines Kalenderjahres separat für jede Protokollgruppe fortlaufend nummeriert: Protokolle von Vorstandssitzungen, Protokolle von Koordinierungen, Fachbeiräten und sonstigen Gremien. Protokolle gemeinsamer Sitzungen haben zusammengesetzte Nummern, einschließlich fortlaufender Nummern von Protokollen der an der Sitzung teilnehmenden Organisationen.

Kopien der Protokolle werden bei Bedarf gemäß Verteilerverzeichnis an interessierte Organisationen und Amtsträger versandt; Der Index wird vom zuständigen Testamentsvollstrecker der Einheit, die die Prüfung des Sachverhalts vorbereitet hat, erstellt und unterzeichnet. Kopien der Protokolle werden durch das Siegel des Records Management Service beglaubigt.

Die getroffenen Entscheidungen werden den Testamentsvollstreckern in Form von Protokollauszügen mitgeteilt, die auf dem entsprechenden Formular erstellt und mit dem Siegel des Records Management Service beglaubigt werden.

Auszug aus dem Protokoll ist eine exakte Kopie eines Teils des Textes des Originalprotokolls zu dem Tagesordnungspunkt, zu dem der Auszug erstellt wird.

Ein Auszug aus dem Protokoll gibt alle Einzelheiten des Formulars wieder, den einleitenden Teil des Textes, den Tagesordnungspunkt, zu dem der Auszug erstellt wird, und den Text, der die Diskussion des Themas und die getroffene Entscheidung widerspiegelt. Der Auszug aus dem Protokoll wird nur vom Sekretär unterschrieben, er beglaubigt ihn auch.

Das Protokoll wird auf dem allgemeinen Briefkopf der Organisation erstellt, der den Namen des Dokumententyps angibt - "PROTO-COL", auf einem speziellen Formular des Protokolls (ein Formular eines bestimmten Dokumententyps) oder auf einem Standardblatt von A4-Papier.

Die obligatorischen Angaben des Protokolls sind:

Name der Organisation;

ü Bezeichnung des Dokumententyps (PROTOKOLL);

ü Datum und Registrierungsnummer

ü Titel des Textes;

o Unterschriften.

Ein Beispiel für ein Protokoll

Akt - Dokument, von mehreren Personen zusammengestellt wurden und feststehende Tatsachen oder Ereignisse bestätigen.

In einigen Fällen halten die Gesetze nicht nur die festgestellten Tatsachen und Ereignisse fest, sondern enthalten auch Schlussfolgerungen, Empfehlungen und Vorschläge (Inspektionsakte, Erhebungen, Überarbeitungen usw.).

Gesetze zeichnen sich durch eine große Vielfalt an Zweck und Inhalt aus:

Lieferung und Abnahme (Werke, Sachwerte, Dokumente);

Erhebungen (Sicherheitszustand, Brandschutz; Arbeitsbedingungen; Leistungsergebnisse);

Tests (Muster, Systeme, Technologien);

Zuweisung zur Vernichtung (Sachgüter, Dokumente);

Transfer (einer Struktureinheit von einer Organisation zu einer anderen);

Verstöße gegen die festgelegten Regeln;

Audits, Inventuren;

Untersuchung von Unfällen, Unfällen;

Liquidation der Organisation usw.

Gesetze werden kollektiv ausgearbeitet (mindestens zwei Verfasser). Oft werden Gesetze von speziell eingerichteten Kommissionen ausgearbeitet, deren Zusammensetzung durch das Exekutivdokument des Leiters der Organisation genehmigt wird. Gesetze können auch regelmäßig von ständigen Kommissionen ausgearbeitet werden.

Die Hauptsache bei der Ausarbeitung einer Handlung- Feststellung des Ist-Zustands und dessen angemessene Beschreibung im Gesetz. Das Gesetz wird ausgearbeitet basierend auf Entwürfen, die während der Arbeit der Kommission oder einer Personengruppe gepflegt werden und aktuelle Daten, quantitative Indikatoren und andere Informationen enthalten.

Die Überschrift des Rechtsakts muss grammatikalisch mit dem Wort „Handlung“ übereinstimmen, zum Beispiel:

Ø Die Prüfung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Instituts,

Ø Der Akt der Abschreibung von Sachwerten.

Das Datum der Handlung ist das Datum des Ereignisses (Kontrollen, Prüfungen, Prüfungen usw.).

Der Gesetzestext besteht aus zwei Teilen:

einleitender Teil;

der Hauptteil (Angabe).

Einführung gebaut nach dem Schema: Grund - von der Kommission erstellt - Vorsitzender - Mitglieder der Kommission - anwesend waren (wenn das Gesetz in Anwesenheit von jemandem erstellt wurde).

Grundlage für die Ausarbeitung des Gesetzes ist eine Vereinbarung, ein Verwaltungsdokument, ein normatives Dokument mit Angabe von Nummer und Datum.

Nach dem Wort "ausgearbeitet" werden der Name der Kommission, Positionen, Nachnamen und Initialen der Personen angegeben, die das Gesetz ausgearbeitet haben.

Bei der Auflistung der Personen, die an der Vorbereitung des Gesetzes beteiligt waren, werden die Namen der Positionen mit der Bezeichnung der Organisation, Nachnamen und Initialen (im Nominativ) angegeben. Der Vorsitzende der Kommission wird zuerst genannt. In erforderlichen Fällen ist es erlaubt, Informationen über Dokumente zum Nachweis der Identität und Befugnisse der an der Vorbereitung der Tat beteiligten Personen und deren Anschriften zu erteilen. Die Namen der Ausschussmitglieder sind in alphabetischer Reihenfolge. Die Wörter „Stiftung“, „Vorsitzender“, „Mitglieder der Kommission“, „beteiligt“ werden mit einem Großbuchstaben geschrieben.

Im Hauptteil Wesen, Art, Methoden und Bedingungen der geleisteten Arbeit, festgestellte Tatsachen sowie Schlussfolgerungen, Vorschläge und Schlussfolgerungen werden angegeben. Der Inhalt des Gesetzes kann in Absätze unterteilt werden, das Material kann in Form einer Tabelle dargestellt werden. Falls erforderlich, kann das Gesetz einen Schlussteil haben, nämlich die Entscheidungen, Schlussfolgerungen oder Schlussfolgerungen der Kommission, die das Gesetz verfasst hat.

Am Ende des Gesetzestextes sind die Anzahl der angefertigten Kopien und ihr Standort angegeben. Die Anzahl der Exemplare des Gesetzes wird durch die Anzahl der daran interessierten Parteien oder durch behördliche Dokumente bestimmt.

Zum Beispiel:

In 3 Exemplaren zusammengestellt:

1. Kopie - Buchhaltung,

2. Exemplar - kaufmännische Abteilung,

3. Kopie - der Käufer.

Nach einem Hinweis auf die Anzahl der Exemplare des Gesetzes folgt ein Hinweis auf das Vorhandensein von Anlagen zum Gesetz (falls vorhanden).

Bei der Ausarbeitung von Prüfungs- und Erhebungsakten wird deren Inhalt mit den Beamten abgestimmt, deren Tätigkeit sich im Gesetz widerspiegelt. Das Gesetz gilt als angenommen und tritt in Kraft, nachdem es von allen Mitgliedern der Kommission oder allen Personen, die an seiner Vorbereitung beteiligt waren, unterzeichnet wurde.

Signaturen sind in der gleichen Reihenfolge angeordnet wie die Namen im Einleitungsteil, jedoch ohne Angabe der Position.

Eine Person, die mit dem Inhalt des Gesetzes nicht einverstanden ist, ist verpflichtet, es mit einem Vorbehalt über seine Ablehnung zu unterzeichnen. Die abweichende Meinung eines Mitglieds der Kommission ist auf einem gesonderten Blatt zu verfassen und dem Gesetz beizufügen.

In notwendigen Fällen (falls durch behördliche Dokumente vorgeschrieben) werden die Akte vom Leiter dieser oder einer höheren Organisation genehmigt, in deren Auftrag die Maßnahmen durchgeführt wurden, was in der Ausarbeitung des Gesetzes gipfelt. Zum Beispiel: ein Gesetz über die Liquidation einer Einrichtung, ein Gesetz über die Zuweisung zur Vernichtung von Dokumenten und Fällen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist.

Das Gesetz wird auf dem allgemeinen Briefkopf der Organisation oder auf einer besonderen Form des Gesetzes (eine Form einer bestimmten Art von Dokument) erstellt. Für Akte mit sich ständig wiederholenden Informationen sollten Formulare mit Bildschirmtext verwendet werden.

Ein Beispiel für eine Handlung

Pflichtangaben des Gesetzes sind:

der Name der Organisation,

ü Bezeichnung des Dokumententyps (ACT);

ü Datum und Registrierungsnummer;

Ort der Erstellung oder Veröffentlichung;

ü Titel des Textes;

ü Unterschriften;

ü ggf. - Genehmigungsstempel (zustimmungspflichtige Handlungen müssen in die Liste der zustimmungspflichtigen Unterlagen aufgenommen werden).

Protokoll- ein Dokument, in dem sie den Verlauf der Diskussion von Themen und der Entscheidungsfindung bei Sitzungen, Sitzungen, Sitzungen, Konferenzen festlegen.

Die Protokolle dokumentieren die Tätigkeit ständiger Kollegialorgane, wie Kollegien von Ausschüssen und Ministerien, Kommunalverwaltungen sowie wissenschaftliche, technische und methodische Räte. Mit Ausnahme des Vorstehenden können auch Sitzungen der Leiter der Strukturabteilungen, der stellvertretenden Generaldirektoren und der Direktoren aufgezeichnet werden.

Es ist üblich, Protokolle zu erstellen, um die Aktivitäten temporärer Kollegialorgane (Konferenzen, Sitzungen, Seminare usw.)

Das Protokoll wird vom Sekretär auf der Grundlage der Aufzeichnungen erstellt, die er bei der Sitzung geführt hat. Dies können kurze Notizen, Transkripte oder Diktiergeräte sein. Es ist erwähnenswert, dass der Sekretär zur Vorbereitung des Protokolls vor der Sitzung Zusammenfassungen von Berichten und Reden sowie Entscheidungsentwürfe sammelt.

Protokoll auf einem gemeinsamen Formular ausgestellt..