Kako sortirati po imenu u excelu. Kako koristiti funkciju sortiranja podataka u programu Microsoft Excel. Sortiraj u Excelu po više kolona

Sortiranje u Excelu je ugrađena funkcija analize podataka. Pomoću njega možete staviti prezimena po abecednom redu, sortirati prosječnu ocjenu kandidata po rastućem ili opadajućem redoslijedu, postaviti redoslijed redova ovisno o boji ili ikoni itd. Također, koristeći ovu funkciju, tablici možete brzo dati zgodan izgled, što će omogućiti korisniku da brzo pronađe potrebne informacije, analizira ih i donese odluke.

Video o korištenju Excel sortiranja

Šta se može sortirati?

Excel može sortirati podatke po tekstu (abecednim redom ili obrnuto), po brojevima (uzlaznim ili silaznim), po datumu i vremenu (od najnovijeg do najstarijeg i obrnuto). Možete sortirati po jednoj koloni ili po nekoliko u isto vrijeme. Na primjer, možete prvo sortirati sve kupce po abecedi, a zatim ih sortirati prema ukupnom iznosu njihovih kupovina. Osim toga, Excel može sortirati prema prilagođenim listama ili prema formatu (boja ćelije, boja teksta itd.). Obično se sortiranje primjenjuje samo na stupce, ali ovu funkciju je moguće primijeniti i na redove.

Sve navedene postavke za ovu opciju čuvaju se u Excel radnoj svesci, koja vam omogućava da ponovo sortirate informacije kada otvorite radnu svesku (ako je potrebno).

Sortirajte podatke u Excel-u

Sortiranje u Excelu se uslovno može podijeliti na jednostavno i složeno. Razvrstavanje u rastućem ili opadajućem redoslijedu smatra se jednostavnim.

Postoje 2 glavne vrste sortiranja - uzlazno i ​​opadajuće

Dakle, prije nego što počnete, morate otvoriti Excel i popuniti neke podatke. Na primjer, možete popuniti 10 ćelija brojevima od 1 do 10. Sada morate odabrati cijelu kolonu (u ovom slučaju svih 10 ćelija) i odabrati stavke "Podaci - Sortiraj" na traci menija. Otvorit će se novi prozor u kojem morate odrediti kako sortirati podatke, uzlaznim ili opadajućim redoslijedom. Možete, na primjer, odabrati stavku "padajući" i kliknuti na dugme "OK". Sada će brojevi ići od 10 do 1. Možete ponovo otvoriti prozor za sortiranje i odabrati "uzlazno" - brojevi će ići od 1 do 10. Takođe, ovaj postupak se može izvršiti istovremeno na 3 kolone. Iako je bolje izvršiti takvo sortiranje.

Na primjer, možete kreirati tabelu koja će pohraniti informacije o proizvodu u skladištu. Tabela će se sastojati od 3 kolone: ​​naziv, boja, količina. Proizvodi moraju biti napisani tako da postoji nekoliko iste kategorije. Na primjer, crne muške cipele (3 modela), crvene muške cipele (2 modela), bijele ženske cipele (4 modela) itd. Količina može biti bilo koja.

Dakle, da biste uključili automatski filter, morate odabrati cijeli list i odabrati stavke "Podaci - Filter - Autofilter" u traci menija. U ćelijama sa nazivima kolona (naziv, količina, itd.) trebala bi se pojaviti mala ikona, kada se klikne, otvorit će se padajući popis. Prisutnost takve strelice znači da je automatski filter ispravno omogućen. Na ovoj listi možete sortirati podatke u silaznom ili rastućem redoslijedu, odrediti da tabela prikazuje samo prvih 10 stavki (u ovom primjeru ova opcija neće raditi) ili da prikazuje određeni proizvod (na primjer, muške cipele) . Također možete odabrati stavku "Stanje" i navesti, na primjer, da program prikazuje sve proizvode čija je količina manja ili jednaka 10.

Ako je strelica automatskog filtera obojena plavom bojom, to znači da je ova kolona već sortirana.

Trikovi za sortiranje

Recimo da korisnik ima tabelu koja ima kolonu sa nazivima mjeseci u godini. A kada ga trebate sortirati, na primjer, u rastućem redoslijedu, ispada nešto ovako: avgust, april, decembar itd. I želio bih da se sortiranje odvija uobičajenim redoslijedom, tj. januar, februar, mart itd. To se može učiniti pomoću posebne postavke na prilagođenom listu.

Da biste to učinili, odaberite cijelu tabelu, otvorite prozor za sortiranje i u polju "Narudžba" odaberite stavku "Prilagođena lista". Otvara se novi prozor u kojem možete odabrati željeni niz mjeseci u godini. Ako ne postoji takva lista (na primjer, naziv mjeseci na engleskom), onda je možete sami kreirati odabirom opcije "Nova lista".

Sortiranje podataka uopšte nije teško. Ali kao rezultat, možete dobiti zgodnu tabelu ili izvještaj za brzo pregledavanje potrebnih informacija i donošenje odluke.

Sortiranje podataka je jedan od važnih alata u Excelu. Sortiranje je slaganje podataka po željenom redoslijedu. Na primjer, ako trebate poređati brojeve od najvećeg do najmanjeg. Zahvaljujući ovoj funkciji, lako je poređati podatke u najkraćim mogućim vremenskim intervalima kako bi ih dalje analizirali ili uklonili nepotrebne. Pa kako sortirati u Excelu?

Da biste sortirali podatke, možete odabrati tabelu i desnim klikom miša odabrati Sortiraj
Također možete sortirati u Excel-u pomoću funkcije "Sort and Filter", koja se nalazi na kartici Početna u bloku ploče za uređivanje.

Možete sortirati vrijednosti u rastućem ili opadajućem redoslijedu (sortirati od A do Z, sortirati od najveće do najmanje)
Za ovu vrstu redosleda morate aktivirati ćeliju kolone u koju želite da sortirate podatke, a iz prozora koji se otvori izaberite željenu.

Podaci u tablici mogu se poredati prema boji ćelije ili fonta. Da biste to učinili, odaberite ćeliju i odaberite Sortiraj po boji.

Treba napomenuti da se ova funkcija ne odnosi na tip fonta "italic" ili "bold". Isto važi i za font i boju ćelija koje se postavljaju kada se knjiga otvori. Ova funkcija je zgodna po tome što vam omogućava obradu ogromnog niza podataka koji su prethodno bili označeni na određeni način - u boji ili fontu. Kada se aktivira ova vrsta sortiranja, dobiće se niz podataka, odabranih prema tipu odabrane ćelije.

Kako sortirati u Excelu po tri ili više kolona?

Ovo je takozvano prilagođeno sortiranje. Ova vrsta sortiranja se vrši prema sljedećem algoritmu: Glavno - Sortiranje i filtriranje - Prilagođeno sortiranje...
Značenje ove vrste sortiranja je da podatke možete sortirati po dva kriterija odjednom.

Na primjer, po gradu trebamo odrediti koji zaposlenik ostvaruje najveću prodaju. Ove indikatore možete uporediti i po vremenskim intervalima: mjesec, kvartal, godina (ako postoje obavezne kolone)

Kako sortirati u Excelu po redovima ili kolonama

Podaci se mogu sortirati i po kolonama i po redovima, slijedeći sljedeći algoritam: podaci - Sortiraj - Parametri
Ova vrsta sortiranja vam omogućava da analizirate informacije prema određenim parametrima navedenim u zaglavljima same tabele podataka.

Da, možete sortirati po kolonama! Pročitajte o tome.

Osnovni principi sortiranja

Kada koristite funkciju sortiranja, morate se pridržavati brojnih pravila.
1. Važno! Kako uključiti naslove prilikom sortiranja? Ne smijemo zaboraviti da aktiviramo funkciju "Moji podaci sadrže zaglavlja" koja se nalazi u kartici Sortiranje (gornji desni ugao na slici 3). Ako funkcija nije aktivna, Excel će poredati naslove zajedno s cijelim nizom podataka ili će povećati raspon za analizu.
2. Ako niz podataka sadrži kolone ili redove koji su bili skriveni i nevidljivi su tokom obrade, tada funkcija redanja neće biti primijenjena na njih.
3. Ako u listi podataka postoje spojene ćelije, funkcija sortiranja neće biti dostupna za njih. Morate ili poništiti spajanje ćelija u datom rasponu ili ostaviti raspon prazan u području sortiranja.
4. Podaci se sortiraju prema određenim pravilima. Dakle, kada se obrađuje niz podataka, konačna lista će prvo sadržavati brojeve, a zatim znakove. Slede informacije na engleskom i tek onda informacije na ruskom. Na primjer, sortirate niz podataka koji sadrži numeričke vrijednosti i tekstualne vrijednosti na ruskom. Nakon postupka sortiranja u konačnoj listi, numeričke vrijednosti će se nalaziti iznad tekstualnih.
5. Ćelija s formatom broja, ali numeričkom vrijednošću će biti ispred ćelije s tekstualnim formatima i numeričkom vrijednošću.
6. Prazne ćelije su uvijek na kraju sortirane tabele.

Sortiranje podataka u Excel-u je raspored tabelarnih podataka u željenom redoslijedu, na primjer, rastućim (od najmanjeg prema najvećem) ili opadajućim (od najvećeg prema najmanjem). Sortiranje uključuje numeričke i tekstualne vrijednosti, vrijednosti datuma i vremena i formate. Sortiranje podataka je moguće i po kolonama i po redovima. Skriveni redovi i kolone moraju biti prikazani prije sortiranja.

Tipovi podataka za sortiranje i redoslijed sortiranja

Sortirajte numeričke vrijednosti u Excelu

Sortirajte numeričke vrijednosti uzlaznim redoslijedom - ovo je takav raspored vrijednosti u kojem su vrijednosti raspoređene od najmanjih do najvećih (od minimalnog do maksimuma).

U skladu s tim, sortiranje numeričkih vrijednosti u opadajućem redoslijedu je raspored vrijednosti od najveće do najmanje (od maksimuma do minimuma).

Sortirajte tekstualne vrijednosti u Excelu

"Sort from A to Z" - sortiranje podataka uzlaznim redoslijedom;

"Sortiraj od Z do A" - sortiranje podataka u opadajućem redoslijedu.

Za sortiranje tekstualnih vrijednosti po abecednom redu, ove vrijednosti se uspoređuju jedna s drugom. Kao što znate, prilikom spremanja teksta, računar koristi šemu u kojoj svaki znak ima svoj jedinstveni broj, koji se zove kod karaktera. Ovi kodovi se uspoređuju kako bi se utvrdilo koja je vrijednost teksta veća, a koja manja.

Tekstualne vrijednosti mogu sadržavati abecedne, numeričke i posebne znakove. U ovom slučaju, brojevi se mogu pohraniti iu numeričkom i u tekstualnom formatu. Brojevi pohranjeni u numeričkom formatu manji su od brojeva pohranjenih u tekstualnom formatu. Za ispravno sortiranje tekstualnih vrijednosti, svi podaci moraju biti sačuvani u tekstualnom formatu. Također, kada se tekstualni podaci zalijepe u ćelije iz drugih aplikacija, podaci mogu sadržavati vodeće razmake. Prije sortiranja morate ukloniti vodeće razmake (ili druge znakove koji se ne mogu ispisati) iz sortiranih podataka, inače sortiranje neće biti ispravno izvedeno.

Možete sortirati tekstualne podatke osjetljivo na velika i mala slova. Da biste to učinili, u opcijama sortiranja označite polje "osjetljivo na velika i mala slova".

Obično su velika slova numerisana manjim od malih slova.

Sortiranje vrijednosti datuma i vremena

"Sortiraj staro prema novom" sortira vrijednosti datuma i vremena od najranijih do najnovijih.

"Sortiraj najnovije do najstarije" je sortiranje vrijednosti datuma i vremena od najnovijeg do najstarijeg.

Formati za sortiranje

Microsoft Excel 2007 i noviji omogućavaju sortiranje formatiranjem. Koristite ovu metodu sortiranja kada je raspon ćelija formatiran bojom popunjavanja ćelije, bojom fonta ili skupom ikona. Boje ispuna i fontova u Excel-u imaju svoje kodove i upravo se ti kodovi koriste prilikom sortiranja formata.

Sortiranje po prilagođenoj listi

Podaci tabele mogu se sortirati po prilagođenim listama, kao što su lista meseci, lista dana u nedelji, lista poslovnih jedinica, lista platnih brojeva zaposlenih itd. Excel ima mogućnost kreiranja vlastitih lista za sortiranje podataka. Sa ovim redoslijedom sortiranja, podaci koji se sortiraju i vrijednosti liste moraju se podudarati.

Opcije sortiranja

Poredaj po koloni

U bilo kojoj verziji Excela, sortiranje po koloni je postavljeno prema zadanim postavkama, to jest, vrijednosti ćelija odabrane kolone su raspoređene po željenom redoslijedu, a redovi raspona se mijenjaju ovisno o položaju ćelije u sortirana kolona.Da biste sortirali tabelu po koloni, dovoljno je postaviti marker za izbor u bilo koju ćeliju tabele i kliknuti na jednu od ikona koje simbolizuju sortiranje od minimuma do maksimuma, odnosno od maksimuma do minimuma. Tabela će biti sortirana po koloni koja sadrži marker za isticanje.

Sortiraj po nizu

U postavkama programa možete promijeniti sortiranje po koloni u sortiranje po redu. Ako je sortiranje po redu postavljeno, tada su vrijednosti ćelija odabranog reda raspoređene po navedenom redoslijedu, a stupci se zamjenjuju ovisno o pozicijama ćelija u sortiranom redu.

Višeslojno sortiranje

Dakle, ako su podaci sortirani po koloni, onda su redovi obrnuti; ako su podaci sortirani po redu, onda su stupci obrnuti.

Excel vam omogućava da sortirate podatke ne samo po jednoj koloni ili jednom redu, već i da kreirate različit broj nivoa sortiranja. U programu Excel 2007, na primjer, postoji 64. Nivoi sortiranja se mogu dodati, ukloniti, kopirati i zamijeniti.

Između ostalog, sortiranje može biti osjetljivo na velika i mala slova.

Dodatak za sortiranje podataka u Excel-u

Microsoft Excel korisnicima pruža prilično velik skup standardnih alata za sortiranje vrijednosti različitih tipova, ali postoje zadaci koji su ili nezgodni ili dugotrajni za rješavanje pomoću standardnih alata, na primjer, sortiranje svakog reda/svakog stupca u takvoj način da se sortiranje vrši samo unutar reda/kolone i ne utiče na susjedne ćelije.

Razmotrivši mogućnosti jednostavnog sortiranja u prethodnom članku, odlučio sam napisati . Na primjer, kako sortirati u Excelu po kolonama? Sortiranje kolona tabele po nekoliko uslova, pa čak i po datim parametrima nije tako težak zadatak. Više o tome možete pročitati u našem članku.

Počnimo sa najzanimljivijim, po mom mišljenju. Kako sortirati u Excelu po kolonama, tj. tako da su vrijednosti poređane željenim redoslijedom u kolonama, tj. naslov u prvom kolona(I prema zadanim postavkama, Excel uvijek sortira po redu). Sve je jednostavno kao i uvek, ako znate kako.

Odaberite tabelu. Početna - Uređivanje - Sortiranje - Prilagođeno sortiranje - Opcije

U prozoru koji se otvori (slika u zaglavlju) odaberite kolone opsega. Sve, sada će sortiranje proći po linijama.

Također je moguće postaviti dodatni parametar - osjetljiv na velika i mala slova (tj. uzeti u obzir velika i mala slova). Što je vrlo zgodno ako trebate pronaći, na primjer, pogrešno napisana imena ili prezimena.

Prilagođena lista ili unaprijed postavljene opcije sortiranja

Često je potrebno podatke sortirati ne po abecednom redu ili od najvećeg do najmanjeg, već, na primjer, po danima u sedmici (ili prema parametrima koje navedete - po granama, na primjer). Da biste to učinili, u koloni Red (Slika 2) odaberite prilagođenu listu.

Otvara se novi prozor.

Kao što vidite, dani u sedmici, mjeseci i tako dalje su već postavljeni ovdje. I morate dodati grane, na primjer, MSC, SPB, RND, NSB i tako dalje. Unesite sve što vam je potrebno u prozor List Elementi: i kliknite na dugme Dodaj. Možete odvojiti razmakom ili zarezom. I takva prilagođena lista će biti dostupna u drugim Excel datotekama. One. možete jednom podesiti važnost objekata za sortiranje.

Sortiranje. Hotkeys

Nažalost, ne postoji jednostavna prečica na tastaturi. ALI! Uvek postoji izlaz za Excel 2007 i novije verzije - upravljanje komandnom trakom. pritisnite Alt. Pojavit će se komandna slova.

Sortiranje u Excelu je ugrađena funkcija pomoću koje korisnik može rasporediti podatke u stupce na listu po prikladnom redoslijedu za njihovu kasniju analizu.

Informacije možete sortirati po abecednom redu, po rastućim ili opadajućim vrijednostima, po datumu ili po ikonama, po tekstu ili boji ćelije. O tome će biti riječi u ovom članku.

Brojevi

Ovdje je sve prilično jednostavno. Uzmimo sljedeću tabelu kao primjer. Neka sortira podatke po koloni C. Da biste to učinili, odaberite ga i na kartici "Početna" kliknite na dugme "Sortiraj i filtriraj". U sljedećem meniju odaberite ili "...od minimuma do maksimuma", ili "...od maksimuma do minimuma". Odaberimo drugu opciju.

Sada imamo podatke u C raspoređenim u opadajućem redosledu.

Imam stupac C koji se nalazi između dva druga koja su ispunjena podacima. U ovom slučaju, Excel smatra da je istaknuti stupac dio tabele (i to čini ispravno). Kao rezultat toga, pojavila se sljedeća poruka. Pošto moram da sortiram posebno za klasu, označavam stavku markerom "...unutar navedene alokacije" i kliknite na "Sortiraj".

po abecedi

Radi se po istom principu kao što je gore opisano. Odaberite željeni opseg i pritisnite dugme "Sortiraj i filtriraj". Stavke padajućeg menija su se promijenile. Odaberite ili od A do Z ili od Z do A.

Lista imena u primjeru je sortirana po abecednom redu.

Po datumu

Da biste sortirali datume u Excelu, prvo zabilježite koji je format postavljen za ćelije u kojima su napisani. Odaberite ih i na kartici "Početna" pogledajte grupu "Broj". Najprikladniji je format „Datum“, kratak ili dug, ili „(svi formati)“ - datum se može napisati na različite načine: DD.MM.GGGG, DD.MMM, MMM.GGG.

Ova tačka je veoma važna, jer u suprotnom, datumi se mogu sortirati jednostavno uzlazno prema prva dva broja, ili po mesecima po abecednom redu.

Nakon toga odaberite željeni raspon ćelija i kliknite na dugme "Sortiraj i filtriraj". Možete birati iz menija ili "staro na novo", ili "od novog do starog".

Po ćeliji ili boji teksta

Ova metoda se može koristiti kada su tekst u ćelijama ili same ćelije obojene u drugu boju u Excel tablici. Na primjer, uzmimo kolonu brojeva popunjenu različitim bojama. Hajde da ga sortiramo tako da prvo dođu brojevi obojeni crvenom bojom, zatim zelenim i crnim.

Odaberite cijeli raspon, kliknite na dugme "Sortiraj i filtriraj" i izaberite iz menija "Prilagodljivo...".

U sljedećem prozoru poništite izbor u polju ako ste ih odabrali bez gornjeg reda, koji je zaglavlje tabele. Zatim biramo kolonu po kojoj ćemo sortirati, u primjeru je to "I". U odjeljku "Sortiranje" odaberite "Boja fonta" sa padajuće liste. U odjeljku za narudžbu odaberite "crvena boja" - "Vrh". Brojeve smo sortirali crvenom bojom.

Sada moramo imati zelene brojeve u koloni. Kliknite na dugme "Dodaj nivo". Sve postavke su iste, samo odaberite "zelena boja". Kliknite OK.

Naša kolona je sortirana na sljedeći način.

Kao što vidite, brojevi nisu po redu. Hajde da sortiramo brojeve u rastućem redosledu. Odaberite kolonu, kliknite "Sortiraj i filtriraj" – "Prilagodljivo...". U prozoru koji se otvori kliknite na dugme "Dodaj nivo". Kolona ostaje "I", u sljedećem polju odaberite po redoslijedu "Vrijednost". "uzlazno". Kliknite OK.

Sada je naš stupac sortiran i po boji teksta i prema rastućem redoslijedu podataka.

Slično, podaci se sortiraju po boji ćelije, samo u odjeljku "Sortiraj" sa liste odaberite "Boja ćelije".

stolovi

Ako imate tabelu u kojoj morate sortirati po nekoliko kolona odjednom, uradite sledeće. Odaberite cijeli raspon ćelija tabele zajedno sa zaglavljem. Kliknemo na dugme "Sortiraj i filtriraj" i biraj "Prilagodljivo...".

Razvrstajmo klasu uzlaznim redom, a na isti način i prosječnu ocjenu.

U polju za sortiranje potvrdite izbor u polju "Moji podaci sadrže zaglavlja". U odjeljku "Kolona" sa liste odaberite "Klasu", sortirajte po "Vrijednosti" i redoslijedu "uzlazno".

Da biste učinili isto za prosječan rezultat, kliknite na dugme "Dodaj nivo". U odjeljku "Kolona" odaberite "Prosječan rezultat". Kliknite OK.

Podaci u tabeli su sortirani.

Sada u koloni "Ime" obojite ćelije sa dečacima u plavo, ćelije sa devojčicama u ružičasto. Da biste to izbjegli za svaku ćeliju pojedinačno, pročitajte članak, kako odabrati ćelije u Excelu - kaže kako odabrati ćelije koje nisu susjedne.

Hajde da sortiramo ovu kolonu po boji ćelije: prvo će biti devojčice, a zatim dečaci. Ponovo odaberite cijelu tabelu, kliknite na "Sortiraj" - "Prilagodljivo...".

U prozoru koji se otvori već postoje dva nivoa koja smo napravili ranije. Ovi nivoi imaju prioritet – prvi ima najveći, drugi manje itd. Odnosno, ako želimo da se podaci u tabeli djevojčice/dječaci prvo sortiraju, zatim po razredima, a zatim po prosječnom rezultatu, potrebno je da rasporedimo nivoe tim redoslijedom.

Kliknite na dugme "Dodaj nivo". U odjeljku "Kolona" odaberite "Ime", sortiranje - "Boja ćelije", redoslijed - "ružičasta", "Vrh".

Sada koristite strelice da premjestite ovu liniju na vrh liste. Kliknite OK.

Tabela sa sortiranim podacima izgleda ovako.