Сотрудник был в Италии в командировке (по приказу - на 3 дня). Потом он остался в Италии в очередной отпуск и вернулся через неделю (есть отметка в паспорте о возвращении и обратный билет). Если бы сотрудник не остался в отпуск, суточные начислялись бы следующим образом: за 2 дня - по нормам для Италии и за 1 день - по нормам для России (день возвращения). А в данном случае получается, что суточные надо начислять за 3 дня по нормам для Италии. Как начислять суточные? Какой день будет считаться днем пересечения границы для въезда в Россию, чтобы правильно определить размер суточных?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для командировок в пределах РФ, организации целесообразно отталкиваться от общих норм Положения N 749, регулирующих порядок определения даты пересечения государственной границы. Исходя из этого документа получается, что хотя бы за один день командировки (за день возвращения из нее на территорию РФ) суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России.

Несмотря на то, что Ваш сотрудник в день окончания командировки не возвращается в РФ, а продолжает находиться за рубежом в очередном отпуске, считаем, что в целях избежания налоговых рисков за этот последний день суточные следует начислять исходя из норм, предусмотренных для командировок по РФ.

Обоснование вывода:

Согласно ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. Организации и учреждения всех форм собственности руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Согласно п.п. 17, 18 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Также можно воспользоваться совместными разъяснениями Минтруда и Минфина России (письмо от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу"). Там сказано, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ. Дату фактического пересечения границы после возвращения командированного можно проверить по отметкам в загранпаспорте.

Таким образом, получается, что хотя бы за один день командировки - за день возвращения из нее на территорию РФ - суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России.

Пример:

Работник выезжал в командировку на территорию Германии 10 ноября 2011 года, а вернулся 12 ноября 2011 года. Самолет вылетал из РФ 10 ноября 2011 года в 23:45. Отметка паспортного контроля о пересечении границы поставлена 10 ноября 2011 года. Значит, за этот день работнику уже полагались "заграничные" суточные. И это несмотря на то, что работник провел его на территории РФ. Даже если работник вернулся из командировки в 23:59 12 ноября 2011 и у него в паспорте стоит отметка о въезде на территорию РФ именно 12 ноября 2011, то за этот день он получит "российские" суточные, опять же несмотря на то, что почти весь этот день провел на территории Германии.

Если работник выезжает в командировку на несколько дней раньше ее начала или остается в месте командирования после выполнения служебного задания для проведения отпуска или на выходные, суточные за это время работнику не выплачиваются.

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Вариант N 1. Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для загранкомандировок.

Многие работодатели оплачивают работникам суточные за день возвращения из командировки в повышенном "российском" размере (например из расчета норматива по заграничной командировке в пересчете на рубли). Соответствующие положения должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах или коллективных договорах.

Поскольку по расходам, учитываемым в целях налогообложения, специальных нормативов не предусмотрено, то и "повышенные" суточные за день возвращения из командировки могут быть учтены в расходах. Конечно, при условии, что именно такой порядок их оплаты принят в организации.

Страховыми взносами выплачиваемые суммы также не будут облагаться (п. 1 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.10 N 2538-19).

Обратите внимание, что в отношении НДФЛ ситуация иная.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлен предельный размер суточных, не подлежащих обложению НДФЛ:

700 руб. - за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

2500 руб. - за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Так как день возвращения из командировки признается днем нахождения работника на территории РФ, то норматив необлагаемых суточных за этот день всего лишь 700 руб. На этот нюанс неоднократно обращало внимание финансовое ведомство. Так, в письмах Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140 указано, что при определении суммы суточных при направлении работников организации в заграничные командировки, освобождаемых от налогообложения, суточные за последний день командировки принимаются в размере 700 рублей.

Суточные, выплаченные работнику сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ.

Таким образом, финансовое ведомство настаивает на том, чтобы в целях исчисления НДФЛ последний день командировки в любом случае считался днем нахождения на территории РФ.

Вариант N 2. Если коллективным договором или локальным нормативным актом установлено, что в день возвращения из загранкомандировки суточные оплачиваются в размере, установленном для командировок в пределах РФ.

В таком случае полагаем, что организации следует отталкиваться от общих норм Положения N 749, регулирующих порядок определения даты пересечения государственной границы. Исходя из этого документа получается, что хотя бы за один день командировки - за день возвращения из нее на территорию РФ - суточные работнику должны быть выплачены в рублях по нормам, установленным для командировок по России. Поэтому, несмотря на то, что Ваш сотрудник в день окончания командировки не возвращается в РФ, а продолжает находиться за рубежом в очередном отпуске, считаем, что в целях избежания налоговых рисков за этот последний день суточные следует начислять исходя из норм, предусмотренных для командировок по РФ.

В противном случае размер суточных, начисленных сотрудникам, возвращающимся из загранкомандировки сразу после выполнения служебного задания, будет отличаться от размера суточных, сотрудникам, продолжающим после выполнения служебного задания находиться на территории иностранного государства в отпуске.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
, советник налоговой службы II ранга Остафий Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

На вопросы отвечала Н.Г. Бугаева, экономист

«Путешествия» по службе: решаем командировочные вопросы

Кто-то направляет сотрудников в командировки чаще, кто-то - реже. Кто-то - на дальние расстояния, а кто-то - в соседние города. Независимо от этого бухгалтеры сталкиваются с проблемами, связанными с оформлением командировочных документов и учетом командировочных расходов. Поток вопросов по этой теме от наших читателей не иссякает, поэтому мы снова к ней возвращаемся.

Аванс для нескольких работников можно выдать одному ответственному

А.Н. Сизонова, г. Великий Новгород

Директор и его заместитель поехали в командировку. Аванс на обоих работников получил директор. Он же потом заполнил авансовый отчет. К нему он приложил оправдательные документы по всем расходам (билеты, гостиничный счет и т. д.) как за себя, так и за своего заместителя. Имел ли право директор отчитываться за другое лицо? Надо ли каждому командированному составлять отдельный авансовый отчет?

: Выдача командированному директору аванса на оплату проезда и гостиницы и для него самого, и для его заместителя ничем не запрещена. Только авансовый отчетформа № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 в таком случае должен быть оформлен от имени директора, и в нем он отчитается по своим расходам, даже если платил за двоих. Проверьте, чтобы все документы на оплату были оформлены именно на директора. Ведь подотчетное лицо не может передавать другому работнику полученный авансп. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 . И если директор поделится со своим заместителем частью авансовых денег, тот их потратит и это будет зафиксировано в каких-либо платежных документах, оформить это надо будет следующим образом. Вы должны будете возместить «на бумаге» расходы заместителюст. 168 ТК РФ ; п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение) . При этом ему тоже нужно будет составить авансовый отчет, несмотря на то что аванс ему не выдавалсяст. 168 ТК РФ ; п. 26 Положения ; Письмо Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764 . А у директора покажите часть аванса, которую он должен будет вернуть организации.

Добровольное страхование работника «в дороге» в расходах не учесть

М.С. Бологова, г. Омск

Некоторые наши работники по возвращении из командировки прикладывают к авансовым отчетам билеты и полисы добровольного страхования пассажира от несчастного случая. Если мы возместим стоимость страховок работникам, можно ли учесть эти расходы при исчислении налога на прибыль? Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в ПФР и ФСС при возмещении расходов на такую страховку?

: В целях налогообложения прибыли эти расходы безопаснее не учитывать. В отличие от расходов на обязательное страхование расходы на добровольное страхование пассажиров не относятся к расходам на проездп. 12 Положения , поэтому как командировочные расходы их учесть нельзяподп. 12 п. 1 ст. 264 , п. 6 ст. 270 НК РФ . В таком же ключе несколько лет назад высказался и Минфин, отметив, что добровольное страхование пассажиров, оформленное отдельным от билета документом - страховым полисом, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыльПисьмо Минфина России от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138 .

Судебная практика по этому вопросу противоречива. Уральский ФАС однажды пришел к выводу, что расходы на такое страхование нельзя учесть в целях налогообложения прибылиПостановление ФАС УО от 30.01.2008 № Ф09-57/08-С3 . В другом деле суд решил, что такие расходы можно было бы учесть в «прибыльных» как расходы на оплату труда, но только если бы страхователем был работодатель, а не работник (именно организация должна приобрести билеты и полисы добровольного страхования, то есть должна быть указана в качестве плательщика)Постановление Семнадцатого ААС от 31.10.2007 № 17АП-7393/07-АК .

А в Москве суд один раз вынес противоположное решение: взносы на добровольное страхование пассажира (работника) могут быть учтены как расходы на оплату трудап. 16 ст. 255 НК РФ ; Постановление ФАС МО от 29.03.2010 № КА-А40/2482-10 .

С просьбой разъяснить ситуацию мы обратились к специалистам Минфина.

Из авторитетных источников

Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Если командировки были по территории России, то расходы на такой вид страхования для целей налогообложения прибыли учесть не получится. Поскольку в расходах на командировки, предусмотренных ст. 264 НК РФ, они не поименованыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Если же речь идет о заграничных командировках работников, то единственный вариант, когда добровольное страхование пассажиров может быть включено в расходы по налогу на прибыль, - это если такое страхование необходимо для получения визы в страну, куда организация направляет работникап. 23 Положения . Но мне такие случаи неизвестны” .

Приятно, что с этой компенсации не нужно удерживать НДФЛ. Ведь суммы страховых взносов, уплаченных работодателем по договорам добровольного личного страхования за работника, в налоговую базу по НДФЛ не включаютсяп. 3 ст. 213 НК РФ ; п. 1 ст. 934 ГК РФ . Такого мнения суды придерживались всегдаДополнительное постановление ФАС СЗО от 26.05.2011 № А56-36252/2010 ; Постановления ФАС МО от 24.12.2009 № КА-А40/13953-09 ; ФАС ПО от 24.01.2008 № А65-28694/2006 . А теперь с этим не спорит и Минфинп. 1 Письма Минфина России от 17.12.2010 № 03-04-06/6-311 .

Начислять на сумму компенсации страховые взносы во внебюджетные фонды, на наш взгляд, тоже не надо. Страхование пассажиров от несчастных случаев - добровольное личное страхование. А суммы в рамках такого страхования не облагаются взносамиподп. 2 п. 1 ст. 4 Закона РФ от 27.11.92 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» ; ч. 1 ст. 7 , п. 5 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» (далее - Закон № 212-ФЗ) . Но отметим, что разъяснений внебюджетных фондов конкретно по рассматриваемому виду страхования нет.

Если же вам кажется, что учет такой страховки может создать для вас слишком много проблем, просто не возмещайте работникам ее стоимость.

На группу можно оформить общее командировочное удостоверение и общее служебное задание

Е.Р. Глухова, г. Кемерово

Мы часто направляем в командировки нескольких работников в одно место для выполнения одного общего задания. Срок командировки у них, как правило, одинаковый. Можно ли в таких ситуациях заполнять одно служебное задание и одно командировочное удостоверение на всех? Надо ли прикладывать к авансовому отчету каждого из них путевой лист, если все они поехали в командировку на одном автомобиле, принадлежащем нашей организации?

: В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки ничего не сказано о возможности оформления «общих» документов на несколько человек сразупп. 6, 7 Положения . Однако и запретов по этому поводу нет. В вашей ситуации сначала стоит оформить приказ о направлении в командировку группы работников, по тратам которых будет отчитываться один из них - ответственный. На него же можно возложить обязанность по оформлению общих командировочных документов.

Утвержденная форма служебного заданияформа № Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 может быть заполнена только на одного человека. Но ничто не мешает вам добавить в нее нужные графы и строки так, чтобы в ней можно было указать сведения обо всех командируемыхПорядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20 . А ваш ответственный по возвращении заполнит общий отчет о выполнении служебного задания.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 необходимо для подтверждения срока пребывания в командировкеп. 7 Положения , п. 19 Положения . Но только одного работника, а вам нужно проконтролировать всех. Поэтому если вы оформляете одно удостоверение на нескольких работников, то его лучше дополнить, в частности, отметкой о количестве прибывших и выбывших. Ведь кто-то может и не доехать до пункта назначения, например, если заболеет. К тому же вы можете кого-то отозвать из командировки раньше, чем запланировано, или, наоборот, продлить срок командировки. Проследит за проставлением отметок в командировочном удостоверении опять же ответственный группы.

Изменения и дополнения форм должны быть утверждены приказом (распоряжением) руководителя. Можно оформить эти модифицированные формы как приложение к учетной политикеп. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н .

Что касается путевого листаформа № 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 ; Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 ; Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 , то он нужен для учета работы транспорта и начисления зарплаты водителю, а не для подтверждения расходов на проезд. Поэтому к авансовому отчету его прикладывать не надо. А чтобы у проверяющих не возникло вопросов, были ли вообще ваши работники в командировке, если нет расходов на проезд, можно прямо в приказе о направлении работников в командировку указать, что поедут они туда на автомобиле, принадлежащем организации, такой-то марки и с таким-то номером.

Расходы на жилье без подтверждающих документов не учтешь

Н.П. Граур, г. Новокузнецк

В командировке работник снимал квартиру. «Расходных» документов нет. В нашем внутреннем положении о командировках записано: если работник не представляет документы по найму жилья, расходы ему возмещаются исходя из 100 руб. в сутки. Можно ли учесть эти суммы при расчете налога на прибыль? Как быть с НДФЛ и взносами?

: Чтобы учесть расходы по найму жилья в командировке при расчете налога на прибыль, обязательно нужны документы, подтверждающие эти расходыподп. 12 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 252 , п. 49 ст. 270 НК РФ . Пусть даже это будут документы, которые только косвенно подтвердят, что сотрудник потратился на наем жилья. В вашей ситуации работник мог представить вам хотя бы расписку от собственника квартиры с указанием в ней суммы, которую он получил от вашего работника.

Вместе с тем, несмотря на однозначное требование НК, как минимум дважды суды приходили к выводу о том, что возмещенные расходы на жилье в пределах установленных локальным актом организации норм все же могут быть учтены в «прибыльных» расходахподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановления Тринадцатого ААС от 13.05.2008 № А56-37640/2007 ; Четырнадцатого ААС от 02.06.2008 № А05-4612/2007 . Но, как вы понимаете, это мнение судов. И если вы будете учитывать в расходах не подтвержденные документами затраты работников на жилье, то свою позицию вам тоже, вероятно, придется доказывать в суде.

Такое возмещение приносит работнику скромный доход, который, кстати, НДФЛ не облагается. Но опять же в пределах норм, установленных вашим локальным актом, которые не могут превышать 700 руб. в сутки при командировках по территории России и 2500 руб. при загранкомандировкахп. 3 ст. 217 НК РФ .

А вот страховые взносы на такую выплату безопаснее начислитьч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 № 3416-19 . Хотя ранее Минздравсоцразвития высказывало противоположную точку зренияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 .

Для возмещения расходов на проезд подойдут и косвенные доказательства

И.К. Гронская, г. Миасс

Наш работник вернулся из командировки без обратного билета, сказал, что не может его найти. Должны ли мы теперь возмещать ему расходы на обратный проезд, и если да, то как?

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Необходимо собирать все документы по расходам на проезд и жилье во время командировки и затем представить их в бухгалтерию. Если подтверждающих документов не будет, затраты работнику могут не возместить.

: Вы, конечно, можете возместить работнику стоимость проезда, но не сможете учесть ее в расходах, если не будет других документов, которые косвенно подтвердят, что командированному и впрямь пришлось потратиться на проезд. А вот если таковые найдутся, то вполне можно будет учесть в базе по налогу на прибыль стоимость проездаподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Из документов должно быть видно, что:

• командированный покупал билет на этот вид транспорта (это могут быть любые банковские документы, чеки терминалов, ККТ и др., подтверждающие оплату билета);
• он им воспользовался (например, подойдет посадочный талон на борт самолета, который докажет, что работник вернулся именно этим рейсом).

Кроме того, можно обратиться к организации-перевозчику за справкой, из которой будет видно, каким рейсом прилетел работник и какова была стоимость билетаПисьмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6 . Сегодня очень многие компании, занимающиеся пассажирскими перевозками, ведут базы данных - в них содержится вся информация о совершенной поездке. И, как правило, она там хранится в течение нескольких месяцев.

Документы на иностранном языке надо переводить

В.М. Супонева, г. Москва

Наша организация выполняет строительно-монтажные работы в Иране. Туда мы отправили работников, которые закупали на месте инвентарь и материалы. В бухгалтерию они сдали квитанции на иностранном языке (фарси). В документах цифры индо-арабские, совсем непохожие на наши, но есть служебные записки работников с указанием потраченных сумм. Как заполнить авансовый отчет, чтобы потом не пришлось спорить с проверяющими из налоговой?

: Авансовый отчет (форма № АО-1)форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 нужно в любом случае оформлять на русском языке и с использованием обычных арабских цифрч. 1 ст. 1 , п. 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» ; ст. 5 ГК РФ . К нему приложите документы, сделав их перевод на русскийп. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета... утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н . То есть в идеале к иностранному документу должна быть приложена еще одна бумага с таким же содержанием, но составленная на русском языкеп. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» ; п. 2 Письма Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47 .

Минфин разъяснял, что для целей налогового учета из иностранных документов должна быть переведена только информация, необходимая для подтверждения расходов (кто продавец, дата покупки, стоимость, количество товара и т. д.)Письма Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-07/6 , от 22.03.2010 № 03-03-05/57 . И если документы имеют одну и ту же форму, то можно перевести названия основных реквизитов только один раз и в дальнейшем переводить только информацию по сделке - то, чем заполнены строки и графы. Именно так мы и советуем вам поступить.

Причем нигде не указано, кто должен делать переводПисьмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725 . А значит, помочь вам с этим могут ваши же работники. Если же вы будете обращаться к профессиональным переводчикам, то расходы на их услуги можно будет учесть для целей налогообложения прибылиПисьмо Минфина России от 08.09.2010 № 03-03-06/2/159 .

В локальном акте лучше указать, как оплачиваются дни убытия из РФ и прибытия в РФ

О.Л. Чейшвили, г. Минеральные Воды

В нашем положении о командировках указано, что «при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях». Работник вернулся из зарубежной командировки и требует, чтобы мы оплатили ему день возвращения в Россию из загранкомандировки хоть и в рублях, но по нормам, установленным для загранкомандировки. Прав ли он?

: Нет, ваш работник не прав. В вашем локальном акте используется такая же формулировка, как и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировкип. 18 Положения . И на первый взгляд может показаться, что в ней определяется только валюта, в которой должны быть выплачены суточные, но не их размер. Однако это не так. Вот что нам сказали по этому поводу специалисты Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“ Когда в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки говорится, что при следовании работника на территорию Российской Федерации за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в рублях, то это означает, что за этот день нужно платить суточные в размере, установленном для командировок на территории РФ” .

Таким образом, в вашей ситуации нужно выплатить работнику суточные за день приезда из командировки по нормам, установленным для командировок по России.

А на будущее, чтобы не было вопросов, пропишите соответствующее условие о размере суточных в дни убытия из РФ и прибытия в Россию в том же внутреннем положении о командировках и ознакомьте с новой редакцией работниковп. 11 Положения , п. 17 Положения .

Две командировки в один день - одни суточные

А.Д. Синиченко, г. Сургут

Работник вернулся из командировки по России утром 17 августа 2011 г., а вечером этого же дня уехал в загранкомандировку. Можно ли было оформить начало следующей командировки той же датой, что и последний день предыдущей командировки? Надо ли было выплатить суточные за 17 августа в двойном размере?

: Этот вопрос мы переадресовали специалистам Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

“ В такой ситуации работнику должны быть выплачены суточные дважды за один день: одни - за командировку по территории России, другие - за загранкомандировку. Понятно желание работодателя выплатить работнику за этот день только одни суточные. Но если нормы для командировок установлены разныеп. 17 Положения , то по какой норме оплачивать этот день? Законодательно у работодателя нет права выбрать что-то одно. Поэтому либо надо платить суточные дважды, либо не допускать, чтобы у работника пересекались две разные командировки в одной дате” .

Минздравсоцразвития России

Однако при выплате двойных суточных за один день командировки и учете их в расходах у налоговиков неизбежно возникнут вопросы. Поэтому если вы не хотите спорить с проверяющими, то платите только одни суточные, размер которых больше.

В дальнейшем если вы будете заранее знать, что у вашего работника вот так пересекутся две командировки одним числом, то проще оформить ему одну командировку, но с несколькими пунктами назначения, своими служебными заданиями и т. д. Тогда не встанет вопрос ни о двойных суточных, ни о том, по какой норме их начислять.

Размер суточных один на всех работников, но разный для разных стран и городов

В.Е. Полунина, г. Братск

Можно ли устанавливать размер суточных отдельным приказом на каждую командировку? И допустимо ли установление размера суточных в зависимости от должности работника и региона командировки?

: Условия возмещения расходов на командировку, в том числе размеры суточных, должны быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом, который будет распространяться на всех работников и применяться не единожды, а многократност. 168 ТК РФ ; п. 11 Положения . В то же время свои нормы суточных можно устанавливать для каждой командировки приказом руководителя. Например, если у вас командировка - редкое событие. Тогда внутреннее положение о командировках вовсе не нужно.

Часто во внутренних локальных актах о командировках прописывают разные размеры суточных для работников, занимающих разные должности. Ведь однозначного запрета по этому поводу нигде нет. И в общем-то, какие и кому устанавливать суточные, вправе решить сам работодатель. Единственное, что недопустимо, - это установление разных суточных для конкретных работников, занимающих одинаковые должности.

Однако с такой позицией согласны не все. Поэтому оформление локального акта о командировках таким образом может вызвать вопросы у контролирующих органов. Вот как прокомментировали этот вопрос специалисты Федеральной службы по труду и занятости.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ Целевое назначение суточных - это компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Трудовой кодекс, Положение об особенностях направления работников в служебные командировкиутв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не предусматривают ограничения размера суточных, но и не содержат прямой нормы, позволяющей устанавливать суточные в разных размерах в зависимости от должности, занимаемой работником, направляемым в командировку.

Вместе с тем в соответствии со ст. 3 ТК РФ никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, национальности, других критериев, в том числе должностного положения. Поэтому получение работником преимуществ в виде увеличенного размера суточных, предоставляемого в связи с более высоким (должностным) статусом одного работника по отношению к другому, носит дискриминационный характер и может рассматриваться как дискриминация в сфере труда” .

Если же руководителям не хватает обычных суточных и они требуют для себя возмещения всех командировочных расходов, то вы можете возмещать им любые подтвержденные расходы, если на то есть их же распоряжение. Только вот учесть все эти расходы при расчете налога на прибыль не получится, потому что перечень командировочных расходов закрытый .

При невыполнении служебного задания расходы на командировку все равно возмещаются

Л.Н. Кибирева, г. Петрозаводск

Во время командировки бо´ льшую часть рабочего времени работника не было в принимающей организации. В итоге служебное задание он не выполнил. Сохраняется ли в этом случае за работником средний заработок за дни командировки? Обязаны ли мы возместить ему расходы? И можно ли их учесть для целей налогообложения прибыли?

: Если вы можете доказать, что работник в командировке действительно не работал, например, принимающая организация направила вам письмо об этом, то по решению руководителя за эти дни зарплату работнику можно не начислять. Конечно, он может не согласиться с этим и обратиться в суд. Но при наличии доказательств суд вряд ли поддержит вашего прогульщика. Если же доказательств у вас нет, то средний заработок сохраняется за работникомст. 167 ТК РФ .

А вот расходы по командировке возместить надо в любом случаестатьи 166-168 ТК РФ . Поскольку предоставить работнику указанные гарантии вы должны независимо от результата командировки. В то же время, если вы сможете доказать, что задание не выполнено по вине самого работника, вы можете применить к нему дисциплинарное взыскание, в частности замечание или выговорст. 166 , ст. 189 , ст. 192 ТК РФ .

Несмотря ни на что, командировочные расходы можно будет включить в «прибыльные» расходы - и не важно, выполнено служебное задание или нет и кто виноват в безрезультатности командировкиПисьмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2 ; п. 3 мотивировочной части Постановления ФАС МО от 29.07.2011 № КА-А40/7917-11 ; Постановления ФАС УО от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 ; ФАС СЗО от 25.09.2007 № А56-52300/2006 .

Опоздание со сдачей авансового отчета может навредить только самому работнику

С.М. Володин, г. Краснодар

Работник сдал авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание с отчетом о его выполнении через 10 рабочих дней после возвращения. Может ли это негативно сказаться на организации, если данный факт обнаружат проверяющие? Можно ли теперь какие-то командировочные расходы работнику не оплачивать? И можно ли за просрочку со сдачей документов наказать работника?

: Во-первых, пока авансовый отчет не утвержден руководителем, командировочные расходы нельзя учесть в целях налогообложения прибылиподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ . Во-вторых, если работник не сдает в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из командировки авансовый отчетп. 26 Положения , это ведет к нарушению порядка ведения кассовых операцийп. 11 Порядка... утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 . Но административная ответственность за такое нарушение не предусмотрена, поэтому штрафы вам не грозят.

Несмотря на провинность работника, не оплачивать ему какие-то командировочные расходы вы не вправестатьи 166-168 ТК РФ . Но несоблюдение требования о сдаче авансового отчета в срок - это нарушение трудовой дисциплины. Поэтому, хотя рублем вы его наказать не можете, «наградить» замечанием или выговором - вполнест. 189 , ст. 192 НК РФ . Правда, только при условии, что работник был ознакомлен под роспись с положением о командировках, в котором прописаны сроки составления отчета.

Командировки сотрудников являются неотъемлемой частью работы любой компании. Правила направления в служебную поездку и ее оплаты урегулированы законодательством. Однако одним из спорных моментов остается необходимость командировать сотрудника в несколько мест в один день. Оформление двух командировок в один день порождает множество вопросов, начиная от отчета за предыдущую командировку и кончая выплатой суточных.

Две командировки в один день — как оформить

Регулируется трудовым законодательством (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 749). Для того чтобы отправить сотрудника в служебную поездку необходимо:

• издать приказ о командировке;
• оформить командировочное удостоверение;
• выплатить аванс на расходы.

По окончании служебной командировки сотрудник должен отчитаться о ее результатах и понесенных расходах не позднее трех рабочих дней. После получения отчета сотруднику возмещают расходы сверх выданного аванса или он возвращает не потраченные деньги.

В сумму аванса включают и , размер которых установлен законодательством и зависит от длительности поездки, а также пункта ее назначения.

В случае, когда возникает необходимость отправить работника в другую служебную поездку в день его возвращения из предыдущей, процедура оформления командировки аналогична первоначальной.

Совпадение даты начала и окончания двух служебных поездок может получиться из-за возникновения различных форс-мажорных обстоятельств.

Например, ранее планировалась командировка другого сотрудника, однако он не смог поехать из-за болезни. При работе по совместительству могут совпасть дни планируемых командировок на основной и дополнительной работе. В таком случае необходимо отменить деловую поездку, по месту дополнительной занятости работника.

Выходом из такой ситуации становится направление в поездку другого работника, у которого может в тот же день закончится предыдущая служебная поездка.

Совпадение времени начала деловой поездки с датой окончания предыдущей из-за установленного регламента отсчета дней командировки. Конечной датой командировки считается прибытие сотрудника в населенный пункт, где находится его работодатель, а началом поездки — время отбытия из этого населенного пункта транспортного средства (поезд, автобус, самолет и т. д.), которым работник планирует добираться до места командировки.

Поэтому даже при планируемых ранее командировках в разные дни, может возникнуть ситуация, когда добраться до места временного исполнения своих служебных обязанностей работник может только накануне запланированного времени командировки.

Законодательство регламентирует только процедуру оформления командировки, их количество в один день не ограничено.

То есть две командировки в один день возможны. Вместе с тем, при направлении одного работника в несколько поездок одновременно, возникают две проблемы.

Отчет по расходам и выплата суточных

Во-первых, работник должен предоставить нанимателю отчет о прохождении предыдущей командировки в течение трех рабочих дней. При совпадении в один день возвращения из предыдущей поездки и отправки в новую, можно попросить работника отчитаться сразу же после возвращения из первой командировки.

Также не составит труда соблюсти сроки отчета при длительности второй поездки в один или два дня. В таком случае работник может предоставить отчет о расходах за первую командировку по возвращении из второй служебной поездки.

Во-вторых, из-за совпадения дня окончаний одной поездки и начала другой возникает вопрос об оплате суточных. Фактически работник находится в командировке один день, однако, поездок две. Кроме того, первоначальная служебная поездка могла проходить по территории России, а вторая — с выездом в другие страны.

Наниматель самостоятельно решает оплачивать одни сутки в двух поездках дважды или один раз.

Платить суточные в двойном или однократном размере

Двойная оплата может повлечь за собой дополнительные вопросы о включении этих денег при расчете базы по налогу на прибыль, а соответственно, проблематичность доказывания их необходимости в ходе проверок налоговыми инспекторами. Кроме того, двойной размер суточных может привести к тому, что ведомства, контролирующие начисление страховых взносов, считают, это превышением установленного законодательством размера возмещения расходов на командировку и требуют уплаты страховых платежей с суммы, оплаченной за вторую поездку.

При рассмотрении одного из споров между контролирующими органами и субъектом хозяйствования, начислявшим суточные в двукратном размере, ВС РФ вынес постановление о том, что при совпадении двух командировок в один день, наниматель вправе устанавливать иные выплаты, компенсирующие работнику затраты на поездку исходя из порядка, установленного внутри предприятия, а соответственно, страховые взносы уплачивать не нужно (№ 310-КГ17-10343, от 11.08.2017).

Кроме того, основанием для оплаты суточных расходов служит приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение. Иных документов, подтверждающих расходы именно этих средств предоставлять нет необходимости. Поэтому наличие двух приказов и удостоверений может стать аргументом при разрешении разногласий с контролерами.

Если принято решение о выдаче суточных в однократном размере, то их сумма должна быть рассчитана из наибольшей величины, установленной законодательством.

Например, первая командировка длилась несколько дней, а вторая была однодневной. В таком случае, расходы работника оплачиваются исходя из размера суточных при многодневной деловой поездке.

Аналогичным образом поступают и в случае, когда одна из служебных поездок запланирована на территории страны, а вторая — . Совпадающие для двух командировок сутки оплачивают по установленному для командировок в другие страны, размеру суточных.

Работодатель регламентировать оплату суточных в двойном или одинарном размере во внутренних нормативных документах предприятия, регулирующих оформление деловых поездок и их оплату.

Выход из ситуации при оформлении двух командировок

Для того чтобы избежать проблем с выплатой суточных и соблюдением временного регламента при предоставлении отчета о расходах, можно оформить обе поездки одной командировкой.

Законодательство оставляет на усмотрение нанимателя вопросы длительности командировок, количество решаемых в них вопросов, а также маршруты, которым перемещается находящийся в поездке сотрудник.

В ситуации, когда сотрудника необходимо направить в несколько поездок, следующих одна за другой, наниматель может в первоначальном приказе на командирование и задании оговорить все места командировок, а также время, которое сотрудник должен затратить на решение служебных вопросов в каждом из них.

Например, текст приказа может выглядеть следующим образом:

«Направить технолога Прокофьева А. М. в командировку с 10.07.2018 по 21.07.2018, в г. Магнитогорск и г. Таганрог.

Для выполнения поручений руководителя, указанных в командировочном задании регламентировать время пребывания в каждом городе:

10.07.2018 — дата отбытия в командировку (согласно проездным документам);

11.07.2018 — 16.07.2018 — выполнение командировочного задания в г. Магнитогорске;

16.07.2018 — 17.07.2018 — выезд из г. Магнитогорска и прибытие в г. Москва (согласно проездным документам);

17.07.2018 — 20.07.2018 — выполнение командировочного задания в г. Москва

21.07.2018 — возвращение к месту постоянной работы (согласно проездным документам)».

Аналогичным образом можно оформить и командировку в разные страны, например часть поездки, будет проходить по территории России, а часть — по территории другой страны.

Продление командировки

Еще одним выходом из ситуации может стать продление действующей командировки. Руководитель сотрудника, находящегося в поездке, может ходатайствовать о выполнении дополнительных заданий, не включенных в первоначальный план. В этом случае оформление дополнительных командировочных дней отличается от процедуры отправки работника в служебную поездку.

Первым шагом становится оформление служебной (докладной) записки от непосредственного руководителя командированного сотрудника с обоснованием необходимости продления срока поездки и включения дополнительных заданий. Также основанием для увеличения срока командирования работника может стать распоряжение директора компании о продлении командировки.

Например, за день до возвращения работника из поездки стало известно, что другой сотрудник отдела, которого планировали направить в командировку, заболел. В этом случае текст служебной записки может быть следующим:

«Прошу продлить командировку менеджера Акиньева П. М. на три рабочих дня, а также внести дополнения в его командировочное задание. Причиной для продления является получение менеджером Петровым П. Д. бытовой травмы и нахождение его на лечении в медицинском учреждении. Петров П. Д. должен был отправиться в командировку с 14.06.2018 по 15.06.2018, в г. Междуречинск, который для подписания контракта с поставщиками материалов. Населенный пункт находится в непосредственной близости от г. Новороссийска, в котором, с аналогичным заданием, находится Акиньев П. М. Все необходимые материалы будут переданы Акиньеву П. М. по электронной почте, с досылкой оригиналов соглашения на бумажном носителе».

Основанием для его издания служит докладная записка с резолюцией руководства предприятия о возможности продления и поручением о доплате аванса по командировке.

Кроме того, в тексте приказа можно предусмотреть компенсацию сотруднику замены проездных билетов, если такая замена необходима.

Например, текст приказа о продлении командировки может быть таким:

«На основании служебной записки начальника службы обеспечения Ванаева К. М. от 12.06.2018 №1452, приказываю:

Продлить срок командировки менеджера Акиньева П. М. на срок до 15.06.2018. Кадровой службе внести изменения в табель учета рабочего времени, бухгалтерскому департаменту рассчитать и перечислить Акиньеву П. М. дополнительные средства на оплату расходов в ходе командировки (суточных).

Работник может задержаться в месте командировки на выходные или для проведения отпуска. Либо, не возвращаясь домой, сразу уехать к месту отдыха. Можно ли в налоговом учете признать расходы на такие командировки?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). С согласия непосредственного руководителя или генерального директора организации работник вправе объединить командировку и свой отпуск. Так, он может выехать к месту назначения до начала командировки и провести там отпуск или выходные. Или, наоборот, по окончании служебной поездки не возвращаться к месту работы и остаться на отдых в городе, куда был направлен.

В указанных случаях дата одного из проездных билетов (к месту назначения или обратно) будет отличаться от даты начала или окончания командировки, указанной в командировочном удостоверении. Этот факт налоговики нередко используют в качестве основания для исключения стоимости такого билета из командировочных расходов. Кроме того, они требуют удержать НДФЛ со спорной суммы, если она была возмещена работнику.

Однако есть аргументы, которые могут переубедить инспекторов. Также эти доводы пригодятся организации для защиты своих интересов в суде.

Ситуация первая - работник задержался в месте командировки для отдыха
Налог на прибыль. Днем окончания командировки в таком случае является последний рабочий день, предшествующий отпуску. Получается, что дата обратного билета приходится не на время служебной командировки, а на период очередного отпуска работника. Несмотря на это, организация-работодатель вправе включить стоимость обратного билета в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (см. врезку на с. 57). Но правильность своей позиции ей скорее всего придется доказывать в суде. Для этого можно воспользоваться следующими аргументами.

Прежде всего нужно обратить внимание суда на то, что независимо от срока пребывания сотрудника в месте командировки работодатель обязан возместить ему все расходы на проезд в обе стороны. Данное требование закреплено в статье 168 ТК РФ и пункте 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение).

Тот факт, что работник возвращается из места командировки позднее, в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд. Ведь данные расходы все равно возникли бы у организации, даже если бы сотрудник не оставался в месте командировки на время отпуска. Следовательно, компания, возместившая работнику стоимость проезда, не завысила величину командировочных расходов.

Кроме того, в Налоговом кодексе не содержится условия о том, что стоимость обратного билета можно включить в состав командировочных расходов, только если дата этого билета и дата окончания командировки совпадают (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Минфин России согласен, что у организации все равно возникли бы затраты на оплату проезда командированного сотрудника из места командировки к месту его постоянной работы. При этом время, проведенное работником в месте назначения, и причины его задержки роли не играют. Такой вывод содержится в письмах этого ведомства от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 26.03.09 № 03-03-06/1/191 .

Однако специалисты Минфина России отмечают, что более поздний отъезд работника из места командировки должен быть разрешен руководителем. Подобное разрешение можно оформить отдельным приказом или распоряжением генерального директора организации либо включить его в приказ о направлении работника в командировку. Примерная формулировка: «Разрешить Н.П. Кузнецову по окончании служебной командировки не возвращаться в г. Нижний Новгород и задержаться в г. Астрахани на 10 календарных дней для проведения очередного оплачиваемого отпуска. Бухгалтерии компенсировать Н.П. Кузнецову стоимость проезда от места командировки к месту постоянной работы (из Астрахани в Нижний Новгород) согласно представленному авансовому отчету и обратному билету».

Арбитражные суды, как правило, соглашаются, что расхождение в датах на командировочном удостоверении и билете не является препятствием для признания расходов на служебные поездки. Ведь такое требование не предусмотрено нормами НК РФ. Примеры подобных судебных решений — постановления ФАС Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2 и от 04.05.07 № Ф09-3119/07-С2 . 

Таким образом, если организация готова судиться, у нее достаточно высокие шансы выиграть в суде.

Менеджер ООО «Компания» (г. Москва) С.А. Герасимов в период с 29 по 31 августа 2011 года находился в служебной командировке в г. Калининграде. По окончании командировки он остался в Калининграде еще на две недели (с 1 по 14 сентября) для проведения очередного оплачиваемого отпуска. На это имеется разрешение генерального директора ООО «Компания», отраженное в приказе о направлении работника в командировку. Обратный авиабилет по маршруту Калининград — Москва датирован 14 сентября 2011 года. Работник вышел на работу из отпуска 15 сентября и в тот же день представил авансовый отчет по командировке. Стоимость авиабилета в обе стороны (туда и обратно) составила 6800 руб. (НДС не выделен).

Работник задержался в месте командировки с разрешения генерального директора компании. Поэтому организация компенсировала работнику всю стоимость проезда в оба конца (по маршруту Москва — Калининград — Москва). В сентябре 2011 года она включила в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, 6800 руб. 1 Возмещение работнику других видов расходов (стоимости проживания в месте назначения, суточных и др.), связанных с командировкой, в данном примере не рассматривается.

Налог на доходы физических лиц. Сумма возмещения работнику расходов на проезд до места командировки и обратно не является его доходом и не облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В Налоговом кодексе нет условия о том, что указанное правило действует только в тех случаях, когда дата окончания командировки и дата обратного билета совпадают.

Тем не менее Минфин России считает, что при несовпадении указанных дат нужно принимать во внимание, на сколько эти даты различаются. Если работник остался в месте командировки лишь на несколько дней, например на выходные или праздничные дни, возмещение организацией стоимости обратного билета не приводит к возникновению у него дохода, облагаемого НДФЛ. Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111 .

Другая ситуация — время пребывания работника в месте командировки значительно превысило срок, установленный в приказе о направлении его в служебную поездку. Самый распространенный пример — работник остался в месте назначения для проведения отпуска. Минфин России убежден, что в этом случае сотрудник, которому работодатель компенсировал стоимость обратного билета, получил доход в натуральной форме (письма от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).

Сумма такого дохода равна стоимости проезда от места проведения отпуска до места постоянной работы, включая НДС (п. 1 и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). С этой суммы организация обязана удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).

Арбитражные суды придерживаются иного мнения. Они считают, что возмещение работодателем стои- мости проезда к месту командировки и обратно ни при каких обстоятельствах не может быть признано доходом работника (постановление ФАС Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2). Сумма такого возмещения не облагается НДФЛ на основании абзаца 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ. При этом причины и продолжительность задержки сотрудника в месте командировки значения не имеют.

Продолжим рассмотрение предыдущего примера. С.А. Герасимов, менеджер ООО «Компания», является налоговым резидентом РФ.

Следуя разъяснениям Минфина России, компания признала стоимость обратного авиабилета доходом командированного сотрудника, полученным им в натуральной форме. Сумма указанного дохода составила 3400 руб. (6800: 2), НДФЛ с него — 442 руб. (3400 руб. × 13%). Таким образом, организация выплатила работнику 6358 руб. (6800 - 442).

Ситуация вторая — работник выехал к месту командировки до ее начала
Налог на прибыль. В этом случае днем начала командировки считается первый рабочий день, в который сотрудник должен был приступить к выполнению своих обязанностей. Однако дата проездного билета к месту командировки не совпадает с датой ее начала. Поэтому у работодателя могут возникнуть проблемы с признанием стоимости такого билета в налоговом учете.

Как и в предыдущей ситуации, организация вправе включить стоимость проезда к месту командировки в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом более ранний отъезд работника к месту назначения должен быть санкционирован руководителем компании. Но даже при наличии такого разрешения организация не застрахована от претензий налоговиков. Скорее всего, защитить свою позицию она сможет только через суд. Аргументы, которые помогут компании в судебном процессе, приведены выше.

Налог на доходы физических лиц. Учитывая мнение Минфина России, работодателю безопаснее удержать НДФЛ со стоимости проезда к месту командировки, если до ее начала сотрудник провел в этом месте отпуск и не возвращался к месту постоянной работы. Естественно, речь идет о тех случаях, когда организация компенсирует работнику полную стоимость проезда в обе стороны (письма Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).

Допустим, сотрудник выехал к месту командировки раньше лишь на несколько дней. Например, командировка начинается с понедельника, но с разрешения руководителя работник уехал в пятницу, чтобы провести в месте назначения выходные дни. В этом случае стоимость проезда к месту командировки, компенсированная сотруднику, не является его доходом. Значит, с этой суммы организация не обязана удерживать НДФЛ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 .

Ситуация третья — работник отозван из отпуска и отправлен в командировку
Бывает, организация вызывает работника до окончания его отпуска для того, чтобы срочно направить в служебную командировку. В подобной ситуации сотрудник обычно не возвращается домой, а сразу из места, где он отдыхал, уезжает в командировку. Нередко после выполнения служебного задания он снова возвращается к месту проведения отпуска.

Налог на прибыль. В указанных случаях пункт отправления в служебную поездку или пункт прибытия из нее, а зачастую оба пункта не совпадают с местом постоянной работы командированного сотрудника. На этом основании инспекторы исключают расходы на его проезд. Причем они ссылаются на пункт 4 Положения. В названном пункте говорится, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. Днем приезда из командировки является дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Однако независимо от того, откуда работник выехал к месту командировки и куда вернулся, работодатель обязан возместить ему все расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения). А сумму возмещения он вправе включить в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Ведь очевидно, что работника досрочно отозвали из отпуска, так как на то имелась производственная необходимость. Более того, в Налоговом кодексе нет условия о том, что для признания расходов на проезд к месту командировки и обратно пункт отправления и пункт прибытия должны совпадать с местом постоянной работы командированного сотрудника.

Минфин России подтвердил, что при отзыве сотрудника из отпуска организация может включить в расходы стоимость его проезда из места проведения отпуска к месту командировки и обратно (письма от 08.12.10 № 03-03-06/1/762 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545). Ведь такие расходы возникают у работодателя вне зависимости от места, где находился работник непосредственно перед началом командировки.

Отметим, если расходы на проезд работника из места отпуска к месту командировки существенно превышают стоимость билета на проезд туда же от места постоянной работы, налоговики могут исключить сумму превышения из расходов. В подобной ситуации организации скорее всего придется обращаться в суд.

У компании должен быть приказ о досрочном вызове работника из отпуска с указанием причин отзыва, а также приказ или распоряжение о направлении его в командировку. В данном приказе или распоряжении можно указать, что организация возмещает сотруднику все расходы на проезд от места отдыха к месту командировки, а при необходимости и обратно к месту продолжения отпуска. Полный перечень документов, необходимых для подтверждения командировочных расходов, приведен во врезке выше.

Налог на доходы физических лиц. Поскольку работника отзывают из отпуска по производственной необходимости, он не получает экономической выгоды от возмещения работодателем стоимости проезда к месту командировки и обратно к месту отдыха.

Значит, стоимость проездных билетов, которую организация компенсировала сотруднику, не нужно включать в его доходы и удерживать с нее НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 08.12.10 № 03-03-06/1/762 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545

Обратите внимание

Документы, без которых нельзя учесть расходы на командировки

Примерный перечень документов, которые необходимы для признания командировочных расходов в налоговом учете, содержится в письмах Минфина России от 19.11.09 № 03-03-06/1/764 и от 14.09.09 № 03-03-05/169 , а также в письме ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890 . В число обязательных документов включены:

—авансовый отчет командированного работника, который должен быть утвержден руководителем организации. Этот отчет составляется по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55);

—командировочное удостоверение по форме № Т-10 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Удостоверение не нужно оформлять, если работник направлен в командировку за пределы РФ (п. 15 Положения). Исключением из этого правила являются поездки в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительст-венные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы. В случае командировки в такие страны СНГ командировочное удостоверение нужно выписывать;

—документы о фактических расходах на наем жилого помещения и на проезд к месту командировки и обратно;

—документы об иных расходах работника, связанных со служебной поездкой.

Наличие других документов, которые составляются в связи со служебной командировкой, не является обязательным для признания расходов на нее в налоговом учете. К таким документам Минфин России и ФНС России, в частности, отнесли:

—приказ или распоряжение о направлении работника в командировку (формы №  Т-9 или Т-9а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);

—служебное задание на командировку по форме № Т-10а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);

—отчет сотрудника о выполненной в командировке работе (краткий отчет предусмотрен в форме № Т-10а, подробный отчет составляется в произвольной форме).

Несмотря на разъяснения контролирующих ведомств, рекомендуем оформлять и те документы, которые отнесены к необязательным. Ведь их наличие поможет организации обосновать необходимость поездки и, значит, подтвердить экономическую целесообразность затрат на нее.

Это особенно актуально, когда по итогам командировки не было получено конкретного результата. Пример — работник направлен в другой город для поиска клиентов, но вернулся, так и не заключив ни одного договора. Без служебного задания на командировку и отчета работника организация не сможет обосновать расходы на такую поездку/

Вайтман Е. В., эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456. Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно. Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки. Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г.

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

Инфо

Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 11 августа 2014 г.

№ 03-03-10/39800, от 30 июля 2014 г. № 03-04-06/37503, от 20 июня 2014 г. № 03-03- РЗ/29687, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г.
№ 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.

Возвращение из командировки — когда выходить?

Таким образом, в случае если сотрудник задержался в месте командирования на длительный срок чтобы провести отпуск, во избежание споров с налоговыми органами, а так же учитывая отсутствие обширной положительной арбитражной практики по данному вопросу, организации безопаснее будет обложить стоимость обратного проезда НДФЛ.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск

Санкт-Петербург Да, Геннадий, компания вправе учесть расходы, а НДФЛ удерживать не требуется.

Внимание

Компания вправе списать расходы на проезд сотрудника в командировку и обратно (подп.

12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Новогодние каникулы относятся к праздникам (ч.
1 ст. 112 ТК РФ). Но оплатить расходы на обратную дорогу необходимо в любом случае независимо от того, сколько времени сотрудник пробыл в месте назначения (ст. 167, 168 ТК РФ). Значит, компания вправе учесть стоимость обратного билета, даже если работник вернется во время каникул.

Главное, чтобы директор дал согласие на задержку. Поэтому стоит получить от сотрудника после возвращения заявление о том, что он не смог уехать домой в день окончания командировки, а директор поставит на заявлении разрешающую визу (письмо Минфина России от 26.08.13 № 03-03-06/1/34813).

Удерживать НДФЛ со стоимости билета не надо.

Prednalog.ru

Случаются ситуации, когда командированный работник, с разрешения руководителя организации задерживается в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска.

По прибытии, к составленному работником авансовому отчету по командировке, наряду с другими оправдательными документами, приложен обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку.

Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения расходов работнику по проезду из места командировки к месту постоянной работы в том случае, если он задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска? Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на обратную дорогу в вышеуказанной ситуации? Попытаемся ответить на эти вопросы.

Работник вернулся из командировки в выходной

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно.

Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом). Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

Оплата проезда: командировка или личный интерес

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности расходов, связанные с проездом к месту командирования и обратно (ст.

ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Данная норма также закреплена в ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

Оформление документов, если сотрудник задержался в командировке

Работник возвращается из командировки в выходной день по инициативе работодателя. Если работник вернулся из командировки в выходной день по инициативе работодателя, следует руководствоваться ст. 153 ТК РФ, которая определяет, что если возврат из командировки пришелся на выходной день, то он и оплачивается как работа в выходной день – минимально в двойном размере оклада (при расчете заработка по тарифу), т.е. в двойном размере оплачивается время нахождения в командировке в этот день до даты прибытия транспортного средства. Возврат работника из командировки в выходной день по своей инициативе. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день по своей инициативе, то оплачивать этот день в обязанности работодателя не входит.
До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года.

С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г.

Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ? Решение Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р.

Если сотрудник вернулся из командировки после выходных

Оплачивается этот день в двойном размере. Если работник попросит отгул, то этот день все равно оплачивается, но в одинарном размере.(ст. 153 ТК РФ). Следовательно, если работник вернулся из командировки с разрешения руководителя в выходной день, ему оплачиваются: — суточные за 5 дней командировки с 15 по 19 мая 2013 (ст. 168 ТК РФ);- средний заработок за 3 дня с 15 по 17 мая 2013 (ст. 167

ТК РФ) ;- в двойном размере (не менее) часы до прибытия обратного транспортного средства в город по месту нахождения вашей организации 19 мая.

Если работник подаст в суд за то, что день возврата из командировки оплачивается из двойной часовой части среднего заработка, а не оклада, есть вероятность, что суд удовлетворит его иск (Определение Московского горсуда N 4г/3-7846/11 от 09.09.2011; Апелляционное определение Тюменского облсуда N 33-1500/2012от 18.04.2012).

Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору: Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки.

Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме. Служебная записка Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку Нет, не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если:

• сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте.

Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования. В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст.