Insensitive pošalji kopiju na Vašu e-poštu. Pravila poslovne korespondencije putem e-maila. Uzorak poslovnog pisma. Kako poslati email. Nemojte slati osjetljive informacije putem e-pošte

Prema različitim izvorima, od 50 do 95% svih e-mailova u svijetu su spam od cyber prevaranata. Ciljevi slanja ovakvih pisama su jednostavni: zaraziti računar primaoca virusom, ukrasti korisničke lozinke, natjerati osobu da prenese novac "u dobrotvorne svrhe", unese podatke svoje bankovne kartice ili pošalje skenirane dokumente.

Neželjena pošta često nervira na prvi pogled: iskrivljen izgled, automatski preveden tekst, obrasci za unos lozinke direktno u naslovnoj liniji. Ali postoje zlonamjerna pisma koja izgledaju pristojno, suptilno igraju na emocije osobe i ne izazivaju sumnju u njihovu istinitost.

Članak će govoriti o 4 vrste lažnih pisama, koje najčešće prate Rusi.

1. Pisma “vladinih organizacija”

Prevaranti se mogu pretvarati da su porezni, Penzioni fond, Rospotrebnadzor, sanitarna i epidemiološka stanica i druge vladine organizacije. Radi uvjerljivosti, u pismo su umetnuti vodeni žigovi, skenirani pečati i državni simboli. Najčešće je zadatak kriminalaca da uplaše osobu i uvjere je da otvori datoteku s virusom u prilogu.

Obično je to ransomware ili Windows blokator koji onemogućuje računar i zahtijeva od vas da pošaljete plaćeni SMS da biste nastavili s radom. Zlonamjerni fajl može biti prikriven kao sudski nalog ili sudski poziv za pozivanje šefa organizacije.

Strah i radoznalost isključuju svijest korisnika. Forumi računovođa opisuju slučajeve kada su zaposleni u organizacijama donosili fajlove sa virusima na kućne računare, jer nisu mogli da ih otvore u kancelariji zbog antivirusa.

Ponekad prevaranti traže da pošaljete dokumente kao odgovor na pismo kako bi prikupili informacije o kompaniji koje će biti korisne za druge šeme prevare. Prošle godine, grupa prevaranta uspjela je prevariti mnogo ljudi koristeći distrakciju "zahtjev za faksom".

Kada je knjigovođa ili menadžer ovo pročitao, odmah je opsovao poresku: „Tamo sjede mamuti, e-moj!” i prebacio misli sa samog pisma na rješavanje tehničkih problema sa slanjem.

2. Pisma iz "banke"

Windows blokeri i ransomware mogu se sakriti u lažnim pismima ne samo od vladinih organizacija, već i od banaka. Poruke “Kredit je uzet na vaše ime, pogledajte tužbu” zaista mogu uplašiti i izazvati veliku želju za otvaranjem fajla.

Također, osobu se može nagovoriti da uđe na lažni lični račun, nudeći da vidi prikupljene bonuse ili primi nagradu koju je osvojio u lutriji Sberbank.

Rijeđe, prevaranti šalju fakture za plaćanje naknada za usluge i dodatne kamate na kredit, za 50-200 rubalja, koje je lakše platiti nego riješiti.

3. Pisma od "kolega"/"partnera"

Neki ljudi tokom radnog dana dobijaju na desetine poslovnih pisama sa dokumentima. Sa takvim opterećenjem, lako možete pasti na oznaku "Re:" u naslovnoj liniji i zaboraviti da se još niste dopisivali s ovom osobom.

Pogotovo ako u polju trovača piše "Aleksandar Ivanov", "Ekaterina Smirnova" ili bilo koje jednostavno rusko ime koje apsolutno ne ostaje u sjećanju osobe koja stalno radi s ljudima.

Ako prevarantima nije cilj prikupljanje SMS plaćanja za otključavanje Windowsa, već nanošenje štete određenoj kompaniji, onda se pisma s virusima i phishing linkovima mogu slati u ime stvarnih zaposlenika. Spisak zaposlenih može se prikupiti na društvenim mrežama ili pogledati na web stranici kompanije.

Ako osoba vidi pismo u poštanskom sandučetu od osobe iz susjednog odjela, onda ga ne gleda izbliza, čak može zanemariti antivirusna upozorenja i otvoriti datoteku bez obzira na sve.

4. Pisma od Google/Yandex/Mail

Google ponekad šalje e-poruke vlasnicima Gmaila u kojima se kaže da se neko pokušao prijaviti na vaš račun ili da je na Google disku ponestalo prostora. Prevaranti ih uspješno kopiraju i prisiljavaju korisnike da unose lozinke na lažnim stranicama.

Lažna pisma od "administracije usluge" primaju i korisnici Yandex.Mail, Mail.ru i drugih poštanskih servisa. Standardne legende su: “vaša adresa je na crnoj listi”, “lozinka je istekla”, “svi emailovi sa vaše adrese će biti dodati u spam folder”, “pogledajte listu neisporučenih mejlova”. Kao iu prethodna tri paragrafa, glavno oružje kriminalaca su strah i radoznalost korisnika.

Kako se zaštititi?

Instalirajte antivirus na sve svoje uređaje kako biste automatski blokirali zlonamjerne datoteke. Ako ga iz nekog razloga ne želite koristiti, provjerite sve barem malo sumnjive priloge e-pošte virustotal.com

Nikada ne unosite lozinke ručno. Koristite menadžere lozinki na svim uređajima. Nikada vam neće ponuditi opciju lozinki za ulazak na lažne stranice. Ako iz nekog razloga ne želite da ih koristite, onda ručno upišite URL stranice na kojoj ćete unijeti lozinku. Ovo se odnosi na sve operativne sisteme.

Gdje god je moguće, omogućite SMS provjeru lozinke ili dvofaktorsku autentifikaciju. I naravno, vrijedi zapamtiti da ne možete slati skenirane dokumente, podatke o pasošu i prenositi novac strancima.

Možda su mnogi čitaoci, gledajući snimke ekrana pisama, pomislili: „Jesam li ja budala što otvaram fajlove iz takvih pisama? Sa milje udaljenosti možete vidjeti da je ovo namještaljka. Neću se zamarati menadžerom lozinki i dvofaktorskom autentifikacijom. Samo ću biti oprezan."

Da, većina lažnih e-poruka može se otkriti na oko. Ali ovo se ne primjenjuje kada je napad usmjeren posebno na vas.

Najopasniji spam je lični

Ako ljubomorna supruga želi čitati poštu svog muža, tada će joj Google ponuditi desetine stranica koje nude uslugu "Hakovanje pošte i profila na društvenim mrežama bez plaćanja unaprijed".

Shema njihovog rada je jednostavna: šalju visokokvalitetne phishing mejlove osobi, koji su pažljivo sastavljeni, uredno raspoređeni i uzimaju u obzir lične karakteristike osobe. Takvi prevaranti iskreno pokušavaju uhvatiti određenu žrtvu. Od mušterije saznaju njen društveni krug, ukuse, slabosti. Može potrajati sat ili više da se razvije napad na određenu osobu, ali trud se isplati.

Ako je žrtva uhvaćena, kupcu šalju ekran kutije i traže od njega da plati (prosječna cijena je oko 100 dolara) za njihove usluge. Nakon prijema novca, šalju lozinku iz kutije ili arhive sa svim slovima.

Često se dešava da kada osoba dobije pismo sa vezom na fajl "Kompromitujući dokazni video o Tanji Kotovi" (skriveni keylogger) od svog brata, bude ispunjena radoznalošću. Ako je u pismu dostavljen tekst sa detaljima koji su poznati ograničenom krugu ljudi, tada osoba odmah negira mogućnost da je brat mogao biti hakovan ili da se neko drugi pretvara da je on. Žrtva se opušta i onemogućuje prokleti antivirus da otvori datoteku.

Takvim uslugama mogu pristupiti ne samo ljubomorne supruge, već i beskrupulozni konkurenti. U takvim slučajevima cijena je veća, a metode tanje.

Ne oslanjajte se na svoju pažnju i zdrav razum. Za svaki slučaj, neka vas osigura antivirus bez emocija i menadžer lozinki.

P.S. Zašto spameri pišu tako „glupe“ mejlove?

Pažljivo izrađeni e-mailovi za prevaru su relativna rijetkost. Ako odete u spam folder, možete se zabaviti od srca. Kakve likove ne izmišljaju prevaranti za iznuđivanje novca: direktor FBI-a, junakinja TV serije Igra prijestolja, vidovnjak kojeg su vam poslale više sile i on želi otkriti tajnu vaše budućnosti za 15 dolara, ubica koji vam je naručio, ali on iskreno nudi da se isplati.

Obilje uzvičnika, dugmad u telu pisma, čudna adresa pošiljaoca, neimenovani pozdrav, automatski prevod, grube greške u tekstu, očigledna preterana kreativnost – slova u spam folderu jednostavno „vrište“ o svom mračnom poreklu.

Zašto prevaranti koji šalju svoje poruke milionima primalaca ne žele da potroše nekoliko sati na pisanje urednog pisma i odvoje 20 dolara za prevodioca kako bi povećali odziv publike?

U Microsoft studiji Zašto nigerijski prevaranti kažu da su iz Nigerije? duboko se analizira pitanje „Zašto prevaranti i dalje šalju pisma u ime milijardera iz Nigerije, kada šira javnost zna za 'nigerijska pisma' već 20 godina. Prema statistikama, više od 99,99% primalaca ignoriše takav neželjeni sadržaj.

Sjećate se kako u staroj dobroj pjesmi pjevaju "Pismo u koverti, čekaj malo - ne kidaj ..."? Mnogi će u odgovoru odmah reći: „Dakle, ovo je, ipak, kada je to bilo? Sada, ipak, e-mail!”. Naravno da jeste. Zapravo, nemoguće je „razbiti“ ili izvršiti bilo koju drugu fizičku radnju na virtuelnoj poruci. Ali to su samo nijanse. E-mail, kao i njegov stariji brat, pošta, primaocima redovno dostavlja „vesti“ – smešne, tužne, promišljene, zanimljive i, naravno, romantične.

Ipak, greh je ne koristiti takvu tehnologiju, složite se! Samo, naravno, ako nema manične opsesije da se pisma primaocu piše isključivo hemijskom olovkom i svakako sitnim rukopisom. Iako ih je sada malo.

Dakle, dragi čitatelju, ovaj članak će vam pomoći da pošaljete e-mail na popularne servise na webu - Gmail, Yandex i Mail.ru. Iz njega ćete naučiti i kako možete poslati anonimno pismo i poslati dokument direktno u Word uređivaču teksta.

Kako ispravno poslati pismo?

Za slanje e-pošte, bez obzira na odabranu uslugu, potrebno je izvršiti gotovo isti skup radnji. Da, i ne zaboravite! Morate imati nalog na sajtu za poštu. Ako ga nemate, pogledajte našu web stranicu za tutorijale o tome kako kreirati e-mail. Ovaj postupak je lak i jednostavan.

gmail

Slanje

1. Na stranici profila, u gornjem lijevom uglu, kliknite na crveno dugme "Napiši".

2. U prvi red obrasca upišite adresu poštanskog sandučeta primaoca. Također možete odabrati korisnika iz adresara (lista sačuvanih adresa) klikom na riječ "Za".

3. U drugom redu potpišite pismo: navedite svoje ime ili inicijale kako bi primalac odmah shvatio od koga je stigla onlajn poruka.

Ako tekstu želite priložiti izjavu ili bilo koji dokument pohranjen na Google Driveu, kliknite njegovu ikonu u donjem panelu, idite na skladište i odaberite potrebnu datoteku. Ali ako, na primjer, želite da preuzmete skenirani tekst u PDF formatu s računala, kliknite na "spojku".

Također možete urediti tekst poruke, dati mu lijep izgled (Važna stvar! Pogotovo ako pošaljete komercijalnu ponudu sa linkom ili arhivom!). Da biste izvršili ovu proceduru, pritisnite dugme "A" (prvo na panelu, sa leve strane). A zatim u dodatnom bloku odaberite potrebnu funkciju - "podebljano, kurziv", "Postavke fonta", "kreiranje liste" itd.

da napišem odgovor

Kada primite pismo, arhivu, prijavu ili neki drugi dokument i hitno morate poslati odgovor primaocu, kliknite jednom lijevom tipkom ispod teksta poruke u polju „Kliknite ovdje...“ i popunite formular kako je gore opisano.

Također možete slati elektronske "vijesti" na Gmail pomoću Checker Plus za Gmail, dodatka dizajniranog za praćenje dolazne pošte. Radi se ovako:

1. Kliknite na ikonu kontrolora u pretraživaču.

2. U panelu koji se otvori kliknite na dugme "olovka".

3. Popunite polja otvorenog obrasca za slanje.

Yandex

Slanje

1. U profilu Yandex.Mail, u redu dugmadi iznad liste poruka, kliknite na „Napiši“.

2. U red "Za" upišite e-mail primaoca, u "Subject" možete kreirati zaglavlje za pismo.

3. Ukucajte tekst i, ako je potrebno, uredite ga pomoću funkcionalnog panela iznad polja (font, boja, poravnanje, emotikoni).

Savjet! Ako pogriješite dok kucate, kliknite na dugme sa strelicom lijevo da poništite operaciju.

4. Da pošaljete arhivu, video ili audio datoteku pohranjenu na računaru sa pismom, kliknite na dugme "Priloži" i preuzmite potreban sadržaj. Da biste preuzeli podatke sa skladišta Yandex.Disk, kliknite na ikonu "Leteći tanjir" pored istog dugmeta.

5. Kada je sve spremno, kliknite na "Pošalji" (možete kliknuti na bilo koje dugme - na vrhu i na dnu obrasca).

da napišem odgovor

Kliknite na polje ispod primljene poruke i na ekranu će se odmah otvoriti formular sa navedenim primaocem (autorom pisma).

Ekstenzija preglednika Yandex za čitanje pisama ima potpuno isto dugme "Napiši" kao u profilu na web mjestu. Kliknite na njega i unesite sve potrebne podatke: adresu primaoca, poruku i, ako je potrebno, otpremite datoteke. A ako imate pitanje “Zašto se poruka ne šalje?”, provjerite ispravnost popunjavanja obrasca, možda ste pogrešno unijeli e-mail, a također pogledajte postavke internetske veze.

Mail.ru

Slanje

1. Idite na odjeljak "Pošta".

2. Kliknite na "Napiši pismo" (dugme koje se nalazi iznad sekcija korespondencije).

3. Popunite polja "Za" (primatelj e-pošte) i "Subject" (zaglavlje e-pošte).

4. Otkucajte slovo, uredite ga koristeći funkcionalni panel koji se nalazi iznad polja.

Da biste poslali datoteku (na primjer, skenirani izvještaj), kliknite na opciju "Priloži" da biste otpremili podatke sa računara ili ikonu "Oblak" da biste pružili vezu do dokumenata koji se nalaze u Mail.ru udaljenoj memoriji.

5. Kliknite na Pošalji.

da napišem odgovor

Da biste odmah poslali odgovor na primljenu poruku, kliknite na dugme "Odgovori" iznad njenog teksta. Zatim ispunite obrazac kao što je gore opisano.

Kliknite na ikonu dodatka Mail.ru. Kliknite na e-poštu na koju želite odgovoriti na listi. U kartici koja se otvori koristite opciju "Pošalji".

Kako poslati tekstualni dokument u Word editoru?

Ova operacija se može izvršiti samo ako je klijent e-pošte (npr. Thunderbird, eM Client, Windows Live Mail, itd.) instaliran na vašem računaru.

Metoda broj 1: brza dostava

1. Desni klik na Word dokument.
2. U kontekstualnom meniju izaberite: Pošalji → Primalac.
3. U klijentu navedite primaoca i aktivirajte slanje tekstualne datoteke.

Metoda broj 2: odabir formata

1. Otvorite pripremljeni dokument u Wordu.

3. Odaberite format:

• "Pošalji kao prilog" - puna kopija dokumenta kao prilog;
• "... kao PDF" - tekstualni dokument se šalje u PDF formatu;
• "... kao XPS" - prilog u XPS formatu sa sačuvanim postavkama formatiranja.

Kako anonimno poslati poruku primaocu?

Ako želite da sakrijete svoju e-poštu, koristite posebnu online uslugu. Na webu možete pronaći ogroman broj stranica koje pružaju ovu uslugu, ali ćemo u okviru ovog članka razmotriti najpopularnije.

(send-email.org)
Svaka poruka se šalje sa druge e-pošte (automatski generiše adrese). Ali ipak, korisniku daje mogućnost da odredi svoje "koordinate".

(http://www.theanonymousemail.com)
Da biste napravili anonimnu mejling listu na ovom servisu, morate se registrovati i navesti svoj pravi e-mail (neće biti prikazan u poruci).

(https://www.guerrillamail.com/)
Stranica daje korisniku privremeni e-mail na period od 1 sata. Omogućava vam slanje i čitanje poruka. Možete izbrisati svoje poštansko sanduče u bilo kojem trenutku.

Imajte siguran i ugodan boravak na mreži! O, .

S pravom je ukazao na redovnu funkcionalnost BP30, koji obavlja iste radnje. Citirat ću jedan komentar:

Lične postavke - Postavke e-pošte - Pošaljite kopije odlaznih e-poruka na adresu.

ilustracija gore navedenog:

Ukratko, izmislio sam točak. Ne možete preuzeti ekstenziju, ali koristite uobičajenu funkcionalnost.

Kratak uvod

Različiti mail serveri se ponašaju različito u odnosu na poruke poslane putem SMTP-a. Ako imate mail na gmailu, onda vas se gore opisani problem najvjerovatnije ne tiče. Imam poštu na Yandexu i, ako se ništa ne učini, nakon slanja pisma od BP 3.0, činjenica samog slanja se gubi bez traga. Na internetu sam pronašao nagoveštaj za prosleđivanje pisama sebi, navodeći adresu u polju "Bcc" pisma. Sa strane svog poštanskog sandučeta možete konfigurisati pravila za raščlanjivanje slova i prebaciti pismo koje ste dobili od vas u fasciklu "Poslano".

Ispostavilo se da YandexMail standardno prenosi pisma u folder Poslato ako je e-mail adresa naloga (tj. vaša vlastita e-pošta) u polju "slijepa kopija" pisma

Kako radi

Ako je proširenje već instalirano, pošaljite pismo drugoj strani na uobičajeni način, na primjer, iz dokumenta ili registra dokumenata "Faktura kupcu"

U formi slanja pisma označite polje "Pošalji na "Poslane stavke" da biste pismo prosledili sebi (označeno polje će biti zapamćeno za trenutnog korisnika)

Slobodno pošaljite pismo.

Doći će do druge ugovorne strane.

“Kao u bajci o dječaku koji je stalno vikao “vukovi”. Ako zloupotrebite oznaku "hitno", ljudi će prestati da odgovaraju na vaše e-poruke. I zaista važno pismo zbog toga može proći nezapaženo.

familijarnost

Da, ton vaše e-pošte može odražavati vaš odnos s primaocem. Međutim, možete se smatrati neprofesionalnim ako dozvolite sebi da budete previše neformalni u dopisivanju. Nemojte pretjerano koristiti uskličnike, emotikone, tekst u boji, otmjene fontove ili prekratke poruke.

Budite posebno oprezni ako morate raditi s ljudima različite dobi, s jezičnom barijerom ili s onima koji preferiraju tradicionalniji oblik komunikacije.

Previše suv ton

Istovremeno, ne biste trebali biti ni robot. Ništa ako slovima pokazujete svoj karakter ili entuzijazam - u razumnim granicama.

Odgovori svima

Radna e-pošta nije za zabavu, već za komunikaciju. Dakle, ako odgovarate na e-poruku poslanu grupi ljudi, razmislite dvaput prije nego što pritisnete "odgovori svima". Da biste to učinili, vaš odgovor mora svima biti izuzetno važan.

Slanje kopija bez dozvole

Dijeljenje informacija drugih ljudi s drugima je u najmanju ruku neprihvatljivo. Nije bitno da li klijentu pošaljete kopiju pisma svog šefa koji mu je na bilo koji način odgovorio ili uključite jednog zaposlenog u ličnu prepisku sa drugim. Malo ljudi bi se moglo svidjeti ako pošaljete kopiju pisma bez njihovog pristanka.

Slanje slijepih kopija

Slanje slijepih kopija rađa nepovjerenje. Ako želite nekome da pošaljete pismo, a ta osoba, teoretski, ne bi trebalo da učestvuje u radnoj prepisci, kopirajte tekst i pošaljite ga kao posebno pismo.

Nedefinirana tema e-pošte

Teme kao što su "Ja sam", "Zdravo" ili "Za vašu informaciju" (FYI) jednostavno ne privlače pažnju. Osoba neće razumjeti šta je u pitanju i neće htjeti odgovoriti na pismo. Radna pisma treba da budu jasna i koncizna. Vjerovatnije je da će primalac otvoriti e-mail ako razumije šta želite od njega.

Slanje previše privatnih e-poruka

Ponekad možete koristiti šale, dirljive priče i motivacijske citate kako biste nekoga razveselili. Ali ljudi se brzo zamore od ovoga, i nije bitno s kojim namjerama ste im napisali. Ako pošaljete previše privatnih e-poruka, oni će jednostavno biti postavljeni na automatsko brisanje.

biti nepristojan

Ne treba slati pisma puna otrova, jer će vas ljudi ponekad na to podsjetiti. Umjesto toga, napišite pismo i ostavite ga dva dana u Nacrtima. Zatim se možete vratiti na njega i urediti ga, uklanjajući bodlje. Na ovaj način ćete brže dobiti ono što želite. Osim toga, prema vama će se postupati kao prema vrlo strpljivom i pažljivom profesionalcu.

glupa adresa pošte

Ako šaljete e-poruku klijentu, zaposleniku ili potencijalnom poslodavcu, nemojte koristiti e-poštu sa titulom "neprofesionalno". Ako u nazivu pošte postoji nešto što tvrdi da je duhovito ili sadrži seksualne ili vulgarne konotacije (nešto poput [email protected]), rizikujete da sagovornika od samog početka postavite negativno prema sebi. Napravite zasebnu poštu za čisto profesionalne potrebe.

Greške

Činjenica da je e-mail poslan sa iPhone-a nije izgovor za slanje neurednih e-poruka. Ako napravite više od jedne greške u pismu, to se može smatrati neprofesionalnim. Ako je ovo jako važno pismo, a negdje ste u žurbi, pokušajte ga barem provjeriti prije nego što ga pošaljete.

Slanje mejlova rano ujutro

Većina ljudi, kada primaju pisma, gledaju na vrijeme slanja. Ako je pismo poslano prerano, možda ćete biti tretirani negativno. U najmanju ruku, smatrat ćete se radoholičarem bez privatnosti. Još gore, ako vas smatraju opsesivnim. Ako vas inspiracija probudi noću, napišite pismo, sačuvajte ga u nacrtima i pošaljite ga tokom radnog vremena.

Previše znakova interpunkcije

Ljudi se ponekad previše zanose i stavljaju mnogo uskličnika. Rezultat može nekome izgledati nezreo ili previše emotivan. Nemojte zloupotrebljavati!!!

Neprofesionalni fontovi

Purple Comic Sans ima svoju upotrebu. U poslu je bolje koristiti klasične fontove, boje i veličine. Vaša pisma bi trebala biti laka za čitanje.

Obično se koristi veličina fonta 10 ili 12. Najbolji fontovi za rad su lako čitljivi fontovi poput Arial, Calibri ili Times New Roman. Poželjna je crna.

predugo pismo

Većina ljudi provodi sekunde čitajući e-poštu, a ne minute. Mnogi uglavnom samo očima provlače kroz tekst, pa pišu pisma na osnovu toga. Ljudima je teško čitati velike pasuse - razbijte tekst na manje blokove. Istaknute i označene liste su mnogo lakše za čitanje. Također možete istaknuti glavnu stvar podebljanim ili kurzivom, ali nemojte to činiti često.

Šta je e-pošta? U današnjem poslovnom svijetu, ovo je:

• Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi utisak.
• Vaš radni alat. Mnogo komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete sebi znatno olakšati život.
• Moćna distrakcija. Vanjski svijet pokušava da vas uhvati, odvrati i odvede na krivi put putem e-pošte.

Sa ovih pozicija gledajte i na rad sa e-poštom. Počnimo jednostavno.

Dizajn slova

Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću koristiti njegov primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz listu polja.

Kome. Kopiraj. Skrivena kopija

Možda neko ne zna, ali "Za" u Mozili se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primaoca ili nekoliko primalaca odvojenih tačkom i zarezom.
• Kopiraj: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
• Skrivena kopija: pišemo nekoga ko treba da pročita pismo, ali da ostane nepoznat ostalim primaocima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovno slanje poslovnih pisama, kao što su obavijesti.

Pogrešno u masovnom slanju, navedite primaoce kroz polja "Cc" ili "To". Nekoliko puta godišnje dobijam pisma koja u polju "Cc" navode 50-90 primalaca. Došlo je do povrede privatnosti. Ne moraju svi vaši primaoci znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. A ako na listi postoje konkurentske kompanije koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a u najmanju ruku prekinuti saradnju sa jednim od njih. Nemojte to raditi na ovaj način.

Predmet pisma

Profesionalni servisi za slanje pošte često pišu o važnosti teme (ponekad razumno) u svojim korporativnim blogovima. Ali tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje tema pisma rješava problem „treba otvoriti mejl“.

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati, a zatim pronaći." Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovornih pisama, samo s prefiksima Re: ili fwd, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je obim jednodnevne prepiske srednjeg menadžera. O poduzetnicima i vlasnicima biznisa uopće ne govorim, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 i više dnevno. pa još jednom: nemojte slati e-poruke s praznim naslovom.

Dakle, kako pravilno formulirati temu pisma?

Greška #1 : samo naziv kompanije u predmetu. Na primjer, "Nebo" i sve. Prvo, vjerovatno niste iz svoje kompanije koja komunicira sa ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se naziv vaše kompanije već vidi sa adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaše vlastito poštansko sanduče s ovim pristupom prepisci? Otprilike ovako.

Je li zgodno pretraživati ​​takve teme?

Greška #2 : blještavo, prodajni naslov. Odlično je ako znaš pisati takve naslove. Ali da li je prikladno koristiti ove vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne da proda, već da omogući identifikaciju i pretragu.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje tekstova za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.

U procesu pisanja pisma moramo dosledno donositi nekoliko odluka.

Stvar ljubaznosti . Na početku pisma možete zamagliti ljubaznost ili čak nježnost u duhu „Dragi moj Rodja, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismeno, od čega sam i sam patio, pa čak ni jednu noć nisam spavao razmišljajući." Vrlo ljubazno i ​​veoma skupo, kako u smislu vremena za sastavljanje ovakvog uvoda, tako i u smislu vremena sagovornika da ga pročita. Prepiska je posao, sjećaš se? Ne pisanje epistolarnog žanra za takmičenje i ne pismo njegove majke Raskoljnikovu, već poslovnu prepisku.

Poštujemo svoje vrijeme i primaoca!

Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti svog poznanstva ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon kratkotrajnog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak saradnje ili tekuće prepiske, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.

Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primalaca. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez imalo oklijevanja sam napisao "Zdravo, Ana" i nisam se kupao u parnom kupatilu. Ali to nije uvijek slučaj.

Šta ako ima tri ili čak sedam primalaca, a nemaju isto ime? Možete navesti poimence: "Dobar dan, Rodion, Pulherija, Avdotja i Pjotr ​​Petrovič." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!".

Za sebe koristim pravilo da se imenom oslovljavam sa onim ko je u polju "Za". A onima koji su u kopiji ne kontaktirajte nikako. Ovo pravilo vam istovremeno omogućava da preciznije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.

Citiranje . Prepiska je često lanac pisama s pitanjima i odgovorima – jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom formom da ne brišete istoriju dopisivanja i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovu prepisku za nedelju dana, lako možete pročitati dijalog od vrha do dna po silaznim datumima.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u meniju "Alati" → "Opcije računa" → "Kompilacija i adresiranje". Mora da je tako.

Svrha pisma . Poslovna pisma su dvije vrste:

• kada jednostavno obavestimo sagovornika (na primer, izveštaj o obavljenom radu za mesec);
• i kada želimo nešto od sagovornika. Na primjer, tako da pristane na priloženi račun za plaćanje.

Po pravilu je mnogo više podsticajnih pisama nego prijavnih. Ako želimo nešto da postignemo od sagovornika, veoma je važno da to kažemo pismom u otvorenom tekstu. Poziv na akciju treba da prati ime i da bude poslednja rečenica pisma.

Pogrešno : "Porfirije Petroviču, znam ko je ubio staricu."

U redu : "Porfirije Petroviču, ja sam ubio staricu, postupite po mom hapšenju, umoran sam od patnje!"

Zašto bi dopisnik mislio umjesto vas šta da radi sa ovim pismom? Na kraju krajeva, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štaviše, svi klijenti e-pošte omogućavaju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, ...". U Mozili se to radi u meniju "Alati" → "Opcije naloga".

Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je lična stvar svakoga. Ali ako ste nekako povezani sa prodajom - obavezno napišite. Čak i ako se transakcija ne izvrši na osnovu rezultata komunikacije, ubuduće ćete biti lako pronađeni koristeći kontakte iz potpisa.

Konačno, još jedna karakteristika tijela pisma za one sagovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) da odgovaraju na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, „Porfirije Petroviču, ako ne dođete da me uhapsite prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran.“ Naravno, rok mora biti realan (nemojte slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primalac mora biti fizički sposoban da pročita i odluči o vašem pismu. Takvo "ćutanje" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sagovornika. Kao i uvijek, korištenju ovog čipa mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovno, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da ne odgovara na pismo odmah, već da vas natjera da čekate petak.

Prilozi

Pisma često dolaze s prilozima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih grešaka.

Greška : Ogromna veličina ulaganja. Često primamo e-poruke s prilozima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika će gotovo sigurno visjeti nekoliko minuta u uzaludnim pokušajima preuzimanja pregleda ovog priloga. I ne daj Bože da primalac pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...

Lično, takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Kontrolirajte veličinu priloga. Preporučuje se da ne bude veći od 3 MB.

Šta ako premaši?

• Pokušajte ponovo konfigurirati svoj skener za drugačiji format i rezoluciju. Na primjer, u PDF-u i 300dpi dobijaju se prilično čitljivi skenovi.
• Razmislite o programima kao što su WinRar arhivator ili 7zip. Neki fajlovi se savršeno kompresuju.
• Šta ako je prilog ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, skoro prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti Cloud skladišta informacija: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne priloge u veze za skladištenje u oblaku. Ali više volim da sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju od Mail.ru.

I još jedna ne baš očigledna preporuka o investicijama - njihova Ime . Mora biti razumljivo i prihvatljivo primaocu. Jednom smo u kompaniji pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od direktora sa nacrtom CP na odobrenje, au prilogu je bio fajl pod nazivom "DlyaFedi.docx". Sa menadžerom koji mi je ovo poslao, vođen je dijalog sledećeg sadržaja:

Poštovani upravniče, da li ste vi lično spremni da priđete ovoj uvaženoj osobi i nazovete ga Fjodor u lice?

Nekako ne, poštovana osoba, svi ga zovu imenom i patronimom.

Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će kupiti sjekire kod nas u ovoj KP?

Hteo sam da preimenujem...

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".

Dakle, sa e-poštom kao "licem" manje-više sređeno. Pređimo na e-poštu kao alat za produktivnost i razgovarajmo o tome kako odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćna distrakcija. Kao i kod svake ometanja, pošta se mora rješavati pooštravanjem pravila i primjenom rasporeda rada.

U najmanju ruku, trebate isključiti SVA obavještenja putem pošte. Ako je mail klijent konfiguriran po defaultu, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim strpaju u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva života.

Nekima moćna snaga volje omogućava da vas ne ometaju obavijesti, a za obične je bolje da ne iskušavaju sudbinu i ne isključuju ih. U Mozilla Thunderbirdu, to se radi preko menija "Alati" → "Postavke" → "Opšte" → "Kada se pojave nove poruke".

Ako nema obavještenja, kako razumjeti da je pismo stiglo?

Veoma jednostavno. Vi sami, svjesno, izdvajate vrijeme za raščlanjivanje pošte, otvarate svoj mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer u vrijeme ručka i uveče, ili tokom prisilnog zastoja, na primjer, u saobraćajnim gužvama.

Ljudi često pitaju, šta je sa vremenom odgovora i hitnim e-porukama? Odgovaram: nemate hitna pisma na mail. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takvo odjeljenje ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljalac će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete svjesno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") proglašavaju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme - ne očekujte trenutne odgovore od sagovornika putem mejla. Ako postoji hitno pismo, obavijestite o tome putem bržih kanala komunikacije.

Dakle, isključili smo obavještenja i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.

Šta da radimo kada smo ušli u poštu i uključili se u aktivnost koja se zove "parsing email"? Gdje je početak i kraj ovog rada?

Čuo sam dosta o sistemu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovo da izmislim točak. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sistemu u svojoj interpretaciji. Bit ću zahvalan ako će GTD gurui biti navedeni u komentarima, dopuniti ili poboljšati opisani sistem.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva vaših aktivnosti. Prema tome, folder Inbox bi uvijek trebao biti prazan. Ako ste se bavili analizom inboxa, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovaj folder.

Šta raditi sa mejlovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tastaturi. Ako se ne možete natjerati da izbrišete e-poštu, morat ćete donijeti odluku o tome šta ćete s njom.

1. Možete li odgovoriti za tri minuta? Da li je potrebno odgovoriti? Da, hoćete, a odgovor će trajati najviše tri minute, a zatim odgovorite odmah.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućava da pretvorite e-poštu u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućava vam da generišete ličnu adresu e-pošte: prosledite joj pismo i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
3. Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili samo čitanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajno skladištenje.

Evo foldera za dugotrajno skladištenje koje imam.

• 0_Run. Ja nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete dodati slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. Ovaj folder također treba redovno čistiti, ali uz promišljen pristup u vrijeme koje je za to posebno određeno.
• 1_Referenca Ovdje stavljam pisma sa pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice sa prijavama sa raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
• 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima sa kojima postoji trenutna veza. Naravno, postoji posebna fascikla za svaki projekat ili partnera. U fasciklu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenih, već i pisma zaposlenih u "Skyu" povezanih sa ovim partnerom. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu je pri ruci u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Evo bacam ona pisma koja je šteta izbrisati, a koristi od njih nisu očigledne. Ovdje se migriraju i folderi sa zatvorenim projektima iz "2_Projects". Jednom riječju, prvi kandidati za brisanje pohranjeni su u "Muzeju".
• 4_Dokumenti. Evo pisama sa elektronskim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, akti pomirenja kupaca, karte za putovanja. Fascikla ima dosta zajedničkog sa fasciklama "2_Projects" i "1_Sprav", samo što čuva računovodstvene informacije, au folderu "2_Projects" - informacije o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - uživo.
• 5_Znanje. Ovdje stavljam samo zaista korisne poruke na koje se nakon nekog vremena želim vratiti za inspiraciju ili traženje rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta pošte koje su važne za rad ovog sistema. Prvo, po defaultu, Thunderbird ima potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije to radim svjesno, tako da je zastava isključena! Da biste to uradili, idite na meni „Alati” → „Podešavanja” → „Napredno” → „Čitanje i prikaz”.

Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na osnovu adrese pošiljaoca. Na primjer, pisma advokata su premeštena u fasciklu "Advokat". Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma advokata u 99% slučajeva se odnose na projekat ili partnera, što znači da se moraju premestiti u fasciklu ovog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam da dodam svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će se određeno pismo pohraniti, a zgodnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtere samo za organiziranje automatskih redovnih pisama iz raznih sistema u foldere, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene da donosim odluke. Filteri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurisani u meniju "Alati" → "Filteri poruka".

Dakle, uz pravilan pristup, e-mail bi trebao trajati od 10 do 60 minuta dnevno, u zavisnosti od obima korespondencije.

Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavještenja za nove e-mailove? ;)