Protokolning asosiy qismi qanday tuziladi? Protokolni tayyorlash va rasmiylashtirishning umumiy qoidalari. Protokolning me'yoriy-uslubiy asoslari

02.11.2019

Tashkiliy-ma’muriy hujjatlar tizimida bayonnoma alohida o‘rin tutadi. Bir tomondan, uni axborot hujjatlariga kiritish mumkin (chunki u ba'zi boshqaruv masalalarini muhokama qilish to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi), ikkinchi tomondan, protokollar operativ qismni o'z ichiga oladi va shuning uchun ma'muriy hujjatlar sifatida qaralishi mumkin.

Bayonnoma - yig'ilishlar, yig'ilishlar, sessiyalar, konferentsiyalarda masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish tartibini belgilaydigan hujjat. Bayonnomalar doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi kollegial organlar, masalan, qo‘mitalar va vazirliklar kollegiyalari, shahar hokimiyatlari, shuningdek, ilmiy-texnikaviy va uslubiy kengashlarning faoliyatini hujjatlashtiradi.

Aksiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashi yig'ilishlari majburiy qayd etilishi kerak.

Bayonnomalar davlat organlariga roʻyxatdan oʻtkazish uchun taqdim etiladi (masalan, tijorat banklarini, savdo-sanoat palatalarini roʻyxatdan oʻtkazishda va hokazo). Vaqtinchalik kollegial organlar faoliyatini (konferentsiyalar, yig‘ilishlar, yig‘ilishlar, seminarlar va boshqalar) hujjatlashtirish uchun ham bayonnoma tuziladi.

Protokol yig'ilishda kotib tomonidan qo'lda yoki ovoz yozish moslamasi yordamida yuritilgan yozuvlar asosida tuziladi.

Yig'ilish turiga va kollegial organning maqomiga qarab, bayonnomaning shakli tanlanadi: qisqa, to'liq yoki so'zma-so'z.

Qisqa bayonnoma - yig'ilishda muhokama qilingan masalalarni, ma'ruzachilarning familiyalarini va qabul qilingan qarorlarni belgilaydi (1-ilovaga qarang). Bunday bayonnomani faqat yig'ilish ko'chirilgan, ma'ruzalar va ma'ruzalar matnlari kotibga topshirilgan yoki yig'ilish tezkor xarakterga ega bo'lgan hollarda saqlash tavsiya etiladi.

To'liq bayonnomada nafaqat muhokama qilingan masalalar, qabul qilingan qarorlar va ma'ruzachilarning familiyalari, balki yig'ilish qatnashchilarining ma'ruzalari va nutqlari mazmunini, bildirilgan barcha fikr-mulohazalar, savollar va mulohazalarni aks ettiruvchi etarlicha batafsil qaydlar, sharhlar, pozitsiyalar. To'liq bayonnomalar yig'ilishning batafsil rasmini hujjatlashtirish imkonini beradi (2-ilovaga qarang).

So'zma-so'z bayonnoma yig'ilishning so'zma-so'z hisoboti (stenogramma) asosida tuziladi va har bir masalani muhokama qilish va u bo'yicha qaror ishlab chiqish jarayonini so'zma-so'z yetkazadi Ish yuritish (Boshqaruvni hujjatli ta'minlashni tashkil etish va texnologiyasi): Universitetlar uchun darslik / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. va boshq.; Ed. prof. T.V. Kuznetsova. - M.: BIRLIK-DANA, 2003. - S. 166 ..

To'liq va so'zma-so'z bayonnoma yig'ilish davomida saqlanadigan qo'lda yozilgan so'zma-so'z yoki lenta yozuvlari asosida tuziladi.

Barcha turdagi bayonnomalar umumiy shaklda tuziladi, unda quyidagi rekvizitlar mavjud: muassasa (tashkilot, korxona) nomi, hujjat turi (bayonnoma), sana qo‘yiladigan joy, hujjat indeksi, tuzilgan joy. protokol, matn sarlavhasi uchun joy. Bayonnomaning sanasi yig'ilish sanasi hisoblanadi (bayonnoma odatda yig'ilishdan keyin tuziladi). Agar u bir necha kun davom etgan bo'lsa, u holda protokol sanasi boshlanish va tugash sanalarini o'z ichiga oladi.

Masalan: 21 - 24.01.2000.

Bayonnomaning raqami (indeks) yig'ilishning tartib raqamidir. Bayonnomalar kollegial organning kalendar yili yoki vakolat muddati doirasida raqamlanadi.

Bayonnoma matnining sarlavhasi, qoida tariqasida, yig'ilish yoki kollegial faoliyat turini aks ettiradi va hujjat turining nomiga mos keladi. Masalan: Bayonnoma - kengash majlislari; - mehnat jamoasi yig'ilishlari; - tarkibiy bo'linmalar rahbarlarining yig'ilishlari.

Protokol matni kirish va asosiy qismdan iborat.

Bayonnomaning kirish qismida sarlavhadan keyin majlis raisi va kotibining familiyasi va ismi-shariflari ko‘rsatiladi (bayonnomaning qisqacha ko‘rinishida bu ma’lumotlar olib tashlanadi). Yangi qatordan “Ishtirok etgan” so‘zidan keyin kollegial organning doimiy a’zolarining ism-shariflari, bosh harflari (alifbo tartibida), majlisga taklif etilganlarning familiyalari, bosh harflari va lavozimlari ko‘rsatiladi. Kengaytirilgan yig'ilish bayonnomasini tuzishda ishtirokchilarning familiyalari ko'rsatilmaydi, lekin ularning umumiy soni raqam bilan ko'rsatiladi. Ishtirokchilar ro'yxatga olish varaqalari bo'yicha hisobga olinadi, ular yig'ilish kotibiga topshiriladi va bayonnomaga ilova qilinadi.

Kun tartibi bayonnomaning kirish qismiga kiritiladi. Unda majlisda muhokama qilingan masalalar ma’ruzachilar (ma’ruzachilar) nomlari ko‘rsatilgan holda sanab o‘tiladi va ularni muhokama qilish ketma-ketligi belgilanadi. Yig'ilish kun tartibi, qoida tariqasida, oldindan tuziladi va yig'ilishda ko'rib chiqilishi va muhokama qilinishi mumkin bo'lgan masalalarning maqbul sonini o'z ichiga olishi kerak Larkov N.S. Hujjatlar: Uch. turar-joy - Tomsk: Tomsk. davlat un-t, 2005. - S. 106 ..

Bayonnomaning asosiy qismi matni kun tartibida belgilangan masalalar ketma-ketligiga muvofiq tuziladi.

Protokol matnining asosiy qismi kun tartibidagi masalalar bo'yicha qancha bo'limlarni o'z ichiga oladi. Bo'limlar mos ravishda raqamlangan. Har bir bo'lim uchta qismdan iborat: "ESHILGAN", "GAPIRILGAN", "QAROR ETILGAN" bo'lib, ular bayonnoma matnida asosiy ma'ruzachi, munozara ishtirokchilari nutqining yozuvini ajratib ko'rsatish uchun xatboshidan bosiladi. masala va qaror qismi, yig'ilish qarorini shakllantirish.

Xuddi shu maqsadda bayonnoma matnida har bir so‘zlovchining familiyasi va bosh harflari nominativ holatda yangi qatordan bosiladi. Nutq yozuvining taqdimoti familiyadan defis bilan ajratiladi, uchinchi shaxs birlikdan aytiladi.

Bayonnoma majlis kotibi tomonidan tuziladi. Rais va kotib tomonidan imzolanadi.

Bayonnomadan ko‘chirma ko‘chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masalaga tegishli bayonnomaning asl qismi matnining aniq nusxasi hisoblanadi. Shu bilan birga, shaklning barcha tafsilotlari, matnning kirish qismi, ko'chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masala, masalaning muhokamasi va qabul qilingan qarorni aks ettiruvchi matn takrorlanadi. Bayonnomadan ko'chirma faqat kotib tomonidan imzolanadi, u ham attestatsiya tuzadi. U "To'g'ri" so'zidan, nusxani (ko'chirmani) tasdiqlovchi shaxsning lavozimini ko'rsatish, shaxsiy imzosi, familiyasi, bosh harflari va sanasidan iborat. Agar ko'chirma boshqa tashkilotga topshirish uchun berilgan bo'lsa, u muhr bilan tasdiqlangan.

Shunday qilib, Pyotr I ning eng yirik ma'muriy islohoti ko'plab va og'ir buyruqlarni kollejlar bilan almashtirish bilan bog'liq edi. Kollejlarning tashkil etilishi dastlab mamlakatning markaziy muassasalarida ish yuritishni tashkil etishning yangi qoidalarini ishlab chiqish bilan bog'liq emas edi. 1720-yil 28-fevralda nashr etilgan Umumiy Nizomning tuzilmasi, xodimlari, mansabdor shaxslarning huquq va majburiyatlari, kollejlar va boshqa yangi markaziy muassasalarning ish tartibi qonuniy ravishda belgilandi .. Biroq, umumiy tuzilma va tamoyillarni belgilovchi Umumiy Nizom. Faoliyati, kollegiyalari ish yuritishning yangi turlarini (navlarini), qonun hujjatlarini o'rnatmagan, faqat ularni tayyorlash bo'yicha umumiy tavsiyalarni o'z ichiga olgan. Aksincha, bu hujjatli shaklning umumiy modernizatsiyasi edi. A.A. Lukashevich Umumiy Nizom matnini va uning asl nusxasini tahlil qilib, uni ishlab chiquvchilar kollegiyalardan keladigan hujjatlar nomenklaturasini nihoyat aniqlamaganliklarini va faqat Lukashevich A.A.ning umumiy istaklari bilan chegaralanganligini aniqladilar. 18-asrning birinchi choragida Rossiya davlatidagi hujjatlar turlari (Umumiy Nizom materiallari bo'yicha) // Sovet arxivlari. 1991. No 4. S. 64..

Hukumatning qattiq jazolar tahdidiga qaramay, yangi shtab-kvartirada “ishlarni boshqarishga” “yangi usulda” o‘tish bir kechada amalga oshmadi. O'zlarining ko'p o'n yillik faoliyati davomida bekor qilingan buyruqlar turli xil turdagi rasmiy hujjatlarni tuzishda katta tajriba to'pladi, shuning uchun qonunchilik orqali yangi turdagi hujjatlarni joriy etish avvalgilarini tez va yakuniy almashtirishga olib kelmadi. Va umumiy qoidalarning o'zida hujjatga bitta ismning qat'iy belgilanishi yo'q edi. Bundan kelib chiqadiki, biznes atamalarining ko'p ma'noliligi uning rivojlanishining barcha bosqichlarida ko'rinadi. Hatto Nizomning nashr etilgan matnida ham atamalarning ikki tomonlama ishlatilishiga ruxsat berilgan: "jurnal" - "kundalik eslatma", "farmon" - "maktub", "tushunchalar" - "qora yozuvlar", "barcha turdagi kompozitsiyalar" farmonlar va hisobotlar”, “patentlar” - “darajali kompensatsiya sertifikatlari”, “yodgorliklar” - “denonsatsiyalar” va boshqalar. Shunday qilib. Umumiy Nizomda o‘xshash sinonim so‘zlarning amal qilishi qonun bilan belgilab qo‘yildi, bu esa, tabiiyki, nafaqat kollejlarda, balki respublikamizning boshqa muassasalarida ham ish yuritishning takomillashishiga xizmat qilmadi. Nizom matni chet el soʻzlari bilan shu qadar toʻlib ketganki, unga ilova sifatida tuzilgan lugʻat (“Chet el nutqlari talqini”) zarur boʻlib chiqdi.

Protokol - bu yig'ilishlarda, ish uchrashuvlarida va yig'ilishlarda masalalarni muhokama qilish va ular bo'yicha qabul qilingan qarorlar to'g'risidagi yozuvlarni o'z ichiga olgan hisobot turi. Ushbu hujjat tashkiliy-ma'muriy turdagi hujjat aylanish tizimida muhim o'rin tutadi.

Protokol nima

Protokol - bu rasmiy tadbirlarda masalalar muhokamasi va qabul qilingan qarorlarning borishi aniq qayd etilgan hisobot hujjati. So'zning to'liqroq talqini ushbu kontseptsiyani ma'lum bir hodisada sodir bo'lgan barcha narsalarning qayd etilgan hujjat sifatida belgilaydigan lug'atlar tomonidan taqdim etiladi.

umumiy ma'lumot

Protokol - bu ma'lum ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat. U muayyan masalalarni muhokama qilish jarayoni haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, yig'ilish bayonnomasida qarorlar mavjud bo'lib, bu uni ma'muriy hujjatlarga kiritish imkonini beradi.

Yig‘ilish davomida bayonnomaning faqat qoralama variantini tuzish mumkin. 5 kun ichida protokol to'liq to'ldirilishi kerak.

Roʻyxatdan oʻtish

Protokol - bu loyiha blankalari asosida tuzilgan hujjat. Agar yig'ilish paytida stenogramma saqlangan bo'lsa, uni yozib olish, to'g'ri tuzish va tugallangan protokolga qo'shish mumkin.

Kotib butun protokolni tayyorlash va yuritish jarayoni, shuningdek, unga kiritilgan ma'lumotlarning to'g'riligi uchun to'liq javobgardir. Ba'zi turdagi protokollar kompaniya rahbari tomonidan qo'shimcha ravishda tasdiqlanishi kerak.

Ish yuritish shakllari

Ro'yxatga olishning 3 shakli mavjud:

stenografiya;
to'liq;
qisqacha.

Qisqa bayonnomalarda muhokama qilingan masalalar qayd etilgan. Ishtirokchilarning familiyalari va qabul qilingan qarorlar ham kiritiladi. Yig‘ilish ko‘chirilganda ushbu turdagi tadbirlar bayonnomasini yuritish, ma’ruza va ma’ruza matnlarini mas’ul kotibga taqdim etish tavsiya etiladi.

To'liq protokol nafaqat yuqoridagi fikrlarni, balki batafsilroq yozuvlarni ham o'z ichiga oladi. To'liq bayonnoma voqeaning batafsil tasvirini to'liq aks ettirishga imkon berishi kerak.

So'zma-so'z bayonnoma tuzilgan yig'ilishning so'zma-so'z bayoni asosida mas'ul kotib tomonidan tuziladi.

Kompaniyaning boshqaruv jamoasi har bir yig'ilish uchun protokolning qaysi shakli afzal bo'lishini hal qiladi. Bunday hujjatlarning barcha turlari korxona (kompaniya) firma blankida hujjat turining nomi - Protokol ko'rsatilgan holda rasmiylashtirilishi kerak. Yoki maxsus ishlab chiqilgan tayyor protokol shaklida. Ushbu turdagi har qanday hujjatning majburiy tafsilotlari ro'yxatga olish raqami, sanasi, nomi, matni va mas'ul shaxslarning imzolari hisoblanadi.

Rekordni kim yuritadi

Protokol - bu hodisa paytida saqlanadigan hujjat. U professional darajada o'qitilgan kotib tomonidan tuzilishi kerak. Namoyishlarni yozib olish sifati uning malaka darajasi va kasbiy mahoratiga bog'liq bo'ladi. Shuning uchun yig'ilish bayonnomasini tuzadigan shaxsni tanlash tadbirni tayyorlashda mas'uliyatli vazifadir.

Protokolni qanday saqlash kerak: namuna protokoli

Protokolning namunasini quyidagi fotosuratda ko'rish mumkin. Protokol namunasi mavjud. Agar yig'ilish bir necha kun ichida bo'lib o'tadigan bo'lsa, unda yig'ilish boshlangan sana va defisdan keyin uning tugash sanasi ko'rsatilishi kerak. Masalan, 03/12/2016-03/14/16.

"Uchrashuv joyi" ustunida tadbir bo'lib o'tgan shahar yoki shahar ko'rsatilgan.

Bayonnomaning sarlavhasi genitiv holatda yoziladi va tadbir turi (majlis, yig'ilish, yig'ilish) va kollegial organning nomini o'z ichiga oladi. Yig'ilish turining nomi kollegial organ nomiga mos kelishi kerak. Masalan, "Qo'mita yig'ilishi".

Protokolning matn tarkibi ikki qismga bo'lingan:

1. Kirish qismi, unda rais, mas’ul kotib, barcha hozir bo‘lganlarning familiyasi va bosh harflari hamda kun tartibining mavzusi ko‘rsatiladi.

2. Yig'ilish jarayonini o'zi tasvirlaydigan asosiy qism.

Bayonnoma to'g'ridan-to'g'ri "rais" so'zi bilan boshlanadi, defisdan keyin raisning ismi va bosh harflari ko'rsatiladi. “Kotiba” so‘zi ham xuddi shunday shakllangan. Shoshilinch va tezkor yig'ilishlarni o'tkazishda bayonnomaning ushbu qismi tuzilmaydi.

Keyin barcha hozir bo'lganlarning ro'yxati tuziladi. Ushbu ro'yxatdan so'ng taklif qilinganlarning ismlari, ular egallab turgan lavozimlari ko'rsatiladi. Uzoq davom etgan konferentsiyalar va ko'plab ishtirokchilar ishtirokidagi yig'ilishlarda ularning tarkibi faqat miqdoriy jihatdan ko'rsatilishi kerak va protokolga ko'rsatilgan ismlar ro'yxati ilova qilinadi, bu protokolning o'zida qayd etiladi. Masalan: "42 kishi bor edi (ro'yxat ilova qilingan)".

Qaror qabul qilish uchun ma'lum miqdordagi odamlar talab qilinadigan tadbirlarda "Davomat" bo'limida bo'lishi kerak bo'lgan odamlar soni va kelgan ishtirokchilar soni ko'rsatilgan.

Keyin kun tartibi keladi. Protokolning ushbu qismida muhokama qilingan masalalar ro'yxati keltirilgan. Har birining o'z raqami bor va "O" ("Haqida") predlogi bilan boshlanadi.

Bayonnoma matnining asosiy qismi kun tartibidagi masalalarga mos keladigan bo‘limlarda tuziladi.

Har bir elementni qismlarga bo'lish mumkin, masalan:

Tinglangan.
Ma’ruza qildi.
Qaror qabul qilingan (qaror qilingan).

Bu so'zlarning har biri yangi qatorga yoziladi.

Ma'ruzachi (to'liq ism) va barcha ma'ruzachilarning ma'lumotlari yangi qatorga yoziladi.

Kun tartibidagi har bir masala bo‘yicha bo‘limning yakuniy qismida ko‘tarilgan masala bo‘yicha tasdiqlangan qaror (farmon) qayd etiladi. Bir nechta bo'limlardan iborat qarorlar arab raqamlari bilan raqamlangan paragraflar va kichik bandlarga bo'linadi. Qarorlarning operativ qismi aniq bo'lishi va tarkibiy qismlarni o'z ichiga olishi kerak: kim nima qilishi kerak va qaysi sanada.

Mansabdor shaxslarni saylashda har bir nomzod uchun ovoz berish natijalari bayonnomada alohida qayd etiladi.

Ma'muriy bayonnomada ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud.

syl.ru

Protokol degan so‘z hammaning og‘zida. Ofis xodimlari buni muntazam ravishda yig'ilishlar paytida eshitadilar, politsiya xodimlari bundan o'zlarining kasbiy faoliyatida foydalanadilar, davlat rahbarlari va diplomatlar esa u buyurgan qoidalarga rioya qilishga majbur bo'lishadi. Protokol nima? Buni quyida bilib olamiz.

Protokol tushunchasining ma'nosi

Ko'pgina boshqa atamalar singari, bu so'z ham bir nechta ma'noga ega. Bularning barchasi kerakli kontseptsiya qo'llaniladigan faoliyat sohasiga bog'liq. Shunday qilib, protokol haqida gapirish odatiy hol bo'lgan eng keng tarqalgan vaziyatlarni ko'rib chiqaylik.

Agar ishbilarmonlik muhiti haqida gapiradigan bo'lsak, u holda protokol davom etayotgan voqeani (yig'ilish, yig'ilish, direktorlar kengashi va boshqalar) tavsiflovchi hujjatdir.

Biz yuqorida politsiya haqida aytib o'tgan edik, ular ham shunga o'xshash hujjatni tez-tez tuzadilar. Bunda jinoyat yoki huquqbuzarlik faktining aniqlanishi nazarda tutiladi.

Xalqaro formatda bayonnoma - bu davlat amaldorlari, shuningdek, diplomatik arboblar o‘rtasidagi rasmiy uchrashuvlar vaqtida rioya qilinishi lozim bo‘lgan qoidalar majmui. Masalan, davlat rahbarlarining uchrashuvlari yoki prezidentga tashrifi bayonnomasi bor.

Biroq, ushbu maqolada biz biznes protokollari tushunchasiga e'tibor qaratamiz.

Uchrashuv protokoli

Ish uchrashuvlari biznes muhitidagi barcha jarayonlarning ajralmas qismi hisoblanadi. Ular belgilangan vaqtni hisobga olgan holda va faqat ofisda rasmiy ravishda o'tkazilishi mumkin. Norasmiy ish kunlari ham juda mashhur. Ikkinchi holda, siz suhbatni protokol tasdiqlamasdan qilishingiz mumkin. Agar uchrashuv rasmiy bo'lsa, u barcha qoidalarga muvofiq yozma ravishda bo'lishi kerak.

Protokol kotib yoki bunday vakolatlarga ega bo'lgan boshqa shaxs tomonidan yuritiladi. Suhbat oqimini kuzatib borish uchun yig'ilishda muhokama qilinadigan masalalarning taxminiy ro'yxatini aniqlashga harakat qiling. Tafsilotlarni o'tkazib yubormaslik uchun ovoz yozish qurilmasiga ega bo'lish ortiqcha bo'lmaydi, chunki protokol biznes hodisasining juda batafsil tavsifidir.

Hozir bo'lganlarning ham, bo'lmaganlarning ham ism-shariflari yozilishi kerak. O'zingiz uchun ma'lum so'zlarning muallifligini xatosiz ko'rsatish uchun yig'ilishga kelgan har bir kishining joylashuvi haqida eslatma qilishingiz mumkin.

Har bir yig'ilish boshida masalalarni ko'rib chiqish tartibi belgilanadi, uni so'zma-so'z yozishni unutmang.

Agar yig'ilishda ovoz berish bo'lsa, unda uning natijalarini ko'rsating (qancha odam "ma'qul" va qancha odam "qarshi" ovoz bergan). Agar yig'ilishda qatnashganlarning soni oz bo'lsa, siz ham ovoz bergan barcha ishtirokchilarning ism va familiyalarini qayd etishingiz mumkin.

Protokolning bajarilishini cheksiz muddatga qoldirmang, chunki bu vaqt ichida siz uchrashuv tafsilotlarini unutishingiz mumkin.

Muzokaralar protokoli

Muzokaralar odatdagi ish uchrashuvidan farq qiladi, chunki ular odatda har ikki tomon uchun katta rol o'ynaydigan bir yoki bir nechta masalalarni muhokama qiladilar. Bunday holda, protokol suhbatning barcha nuanslarini va tomonlarning talablarini qayd etish imkoniyatidir. Ko'rib chiqilayotgan masala har doim ham birinchi muzokaralardan so'ng darhol hal etilmaydi, shuning uchun direktorlar yoki boshqa xodimlar yig'ilish haqida vaqt va to'liq ma'lumotga muhtoj.

Muzokaralar protokoli har qanday biznes hujjati bilan bir xil printsip asosida tuziladi.

Unda tasvirlangan voqea sanasi, hujjat raqami va sarlavhaning to'liq versiyasi ko'rsatilishi kerak. Shundan so'ng kirish so'zi bo'lib, unda hozir bo'lganlar ro'yxati va muhokama qilinadigan asosiy masalalar ko'rsatilgan.

Asosiy qismda ma'lumotlar odatda uch qismga bo'linadi: "Tinglangan", "Gaplangan", "Qaror qilingan". Bayonnomaning to‘liq variantida barcha ma’ruzachilarning so‘zlari so‘zma-so‘z keltiriladi.Ayrim hollarda bayonnomadan ko‘chirma ham beriladi, uning ma’lum bir qismi takrorlanadi.

fb.ru

Protokol- yig'ilishlar, yig'ilishlar, yig'ilishlar, konferentsiyalarda masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish jarayonini qayd etuvchi hujjat.

Bayonnomalar doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi kollegial organlar, masalan, qo‘mitalar va vazirliklar kollegiyalari, shahar hokimiyatlari, shuningdek, ilmiy-texnikaviy va uslubiy kengashlarning faoliyatini hujjatlashtiradi. Bundan tashqari, tarkibiy bo'linmalar rahbarlari, bosh direktor o'rinbosarlari, direktorlar tomonidan o'tkazilgan yig'ilishlar ham qayd etilishi mumkin.

Vaqtinchalik kollegial organlarning (konferentsiyalar, yig'ilishlar, seminarlar va boshqalar) faoliyatini hujjatlashtirish uchun protokollar tuzish odatiy holdir.

Bayonnoma kotib tomonidan majlisda yuritgan yozuvlar asosida tuziladi. Bu qisqa eslatmalar, transkriptlar yoki diktofon yozuvlari bo'lishi mumkin. Bayonnomani tayyorlash uchun kotib yig'ilish oldidan ma'ruza va nutqlarning tezislarini, qarorlar loyihalarini to'playdi.

Protokol umumiy shaklda chiqariladi..

Sarlavha, sana va protokol raqami

Protokol sarlavhasi bo'ladi kollegial organning nomi yoki yig'ilish turi. Masalan, pedagogik kengash majlisining bayonnomasi (nimasining?); tarkibiy bo'linmalar rahbarlarining yig'ilishlari va boshqalar.

Bayonnomaning sanasi yig'ilish sanasi hisoblanadi (bayonnoma odatda yig'ilishdan keyin tuziladi). Agar yig'ilish bir necha kun davom etgan bo'lsa, bayonnoma sanasi boshlanish va tugash sanalarini o'z ichiga oladi.

Misol uchun: 21 - 24.07.2009 .

Bayonnomaning raqami (indeksisi) kollegial organning kalendar yili yoki vakolat muddati doirasidagi majlisning tartib raqamidir.

Protokol matni quyidagi qismlarni o'z ichiga oladi:

kirish;
asosiy.

Kirish

Bayonnomaning kirish qismida sarlavhadan keyin majlis raisi va kotibining familiyasi va ismi-shariflari ko‘rsatiladi. "So'zidan keyin yangi qatordan" ishtirok etdi» majlisda ishtirok etayotgan mansabdor shaxslarning ism-shariflari va bosh harflarini alifbo tartibida ko‘rsating.

Agar yig‘ilishda boshqa tashkilotlardan bo‘lgan shaxslar bo‘lsa, “Ishtirok etgan” so‘zidan keyin “ Taklif qilingan” va taklif qilingan shaxslar ro'yxati ko'rsatiladi, bu holda har bir ismdan oldin tashkilotning lavozimi va nomi ko'rsatiladi.

Protokolning kirish qismida kun tartibi belgilandi.

U yig'ilishda muhokama qilinadigan masalalar ro'yxatidan iborat bo'lib, ularni muhokama qilish ketma-ketligini va ma'ruzachilarning (ma'ruzachilar) familiyalarini belgilaydi. Kun tartibidagi har bir masala arab raqami bilan raqamlangan, u “O” yoki “Haqida” predloglari yordamida tuzilgan. Masalan: “O‘quv rejalarini tasdiqlash to‘g‘risida”; “O‘quv yili yakunlarini chiqarish to‘g‘risida”.

Har bir band uchun ma'ruzachi (ushbu masalani tayyorlagan mansabdor shaxs) ko'rsatilgan.

Asosiy qism

Kun tartibidagi masalalarning ketma-ketligiga muvofiq bayonnomaning asosiy qismi matni tuziladi - u kun tartibidagi masalalar bo'yicha qancha bo'limdan iborat bo'lishi kerak.

Shunday qilib, protokolning sarlavha qismi har doim bir xil tarzda formatlanadi. Ammo protokol matni turli shakllarda taqdim etilishi mumkin: qisqa yoki to'liq.

Qisqa protokol- majlisda muhokama qilingan masalalarni, ma’ruzachilarning familiyalarini va qabul qilingan qarorlarni belgilaydi. Bunday protokol ko'pincha yig'ilish operativ xarakterga ega bo'lgan hollarda saqlanadi (3.3-rasmga qarang).

To'liq protokol- nafaqat muhokama qilingan masalalar, qabul qilingan qarorlar va ma'ruzachilarning familiyalari to'g'risidagi ma'lumotlarni, balki yig'ilish qatnashchilarining ma'ruzalari va nutqlari mazmunini, bildirilgan barcha fikrlarni, savol va mulohazalar, mulohazalar mazmunini etkazuvchi etarlicha batafsil eslatmalarni o'z ichiga oladi. , pozitsiyalar. To'liq bayonnomalar yig'ilishning batafsil rasmini hujjatlashtirish imkonini beradi (3.4-rasmga qarang).

Guruch. 3.3. Qisqa protokolga misol

Guruch. 3.4. To'liq protokolga misol

Bayonnomaning har qanday shaklini qo‘llashda uning matni kun tartibidagi masalalar bo‘yicha qancha bo‘limga bo‘linadi.

Har bir bo'lim uchta qismdan iborat: “Eshitildi”, “GAPIRILDI”, “HAR ETILDI” (“QAROR ETILDI”), ular chap chetidan bosh harflar bilan bosiladi. Ushbu dizayn matnda asosiy ma'ruzachining nutqini, masalani muhokama qilishda ishtirokchilarni va qaror tuzilgan operativ qismni ajratib ko'rsatish imkonini beradi.

"qismida TINGLANGAN» nutq matni aytiladi. Matn boshida nominativ holatda yangi qatordan so'zlovchining ismi ko'rsatiladi. Nutq yozuvi ismdan chiziqcha bilan ajratiladi. Nutq uchinchi shaxs birlikda yoziladi. Familiyadan keyin nutqni yozib olish o‘rniga ko‘rsatishga ruxsat beriladi (“Nutq yozuvi ilova qilinadi”, “Ma’ruza matni ilova qilinadi”).

Ikkinchi holda, hisobotlar protokolga ilova qilinadi.

"qismida IJRO ETILGAN» nominativ holatda yangi qatordan so'zlovchining ismini va chiziqchadan keyin nutq matnini yoki savolni ko'rsating (agar nutq paytida so'zlovchiga so'ralgan bo'lsa).

"qismida HALIM” (“QAROR ETILDI”) muhokama qilinayotgan masala yuzasidan qabul qilingan qarorni aks ettiradi. Operativ qismning matni bayonnomaning istalgan shaklida to'liq chop etiladi.

Butun protokol matni 1,5 qator oralig'ida chop etiladi.

Bayonnoma majlis kotibi tomonidan tuziladi. Bayonnoma kotib tomonidan imzolanadi va majlis o‘tkazilgandan keyin 3 (uch) ish kuni ichida raislik qiluvchiga imzolash uchun taqdim etiladi.

Imzolar matndan 3 qator oraligʻi bilan ajratiladi. Lavozim nomi chap maydon chegarasidan chop etiladi, familiyadagi oxirgi harf o'ng maydon bilan chegaralanadi.

Bayonnoma rais tomonidan imzolangan kuni u ro'yxatdan o'tkazilishi kerak.

Protokoldan ko'chirma

Bayonnomadan ko‘chirma ko‘chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masalaga tegishli bayonnomaning asl qismi matnining aniq nusxasi hisoblanadi. Ko‘chirma shaklning barcha tafsilotlarini, matnning kirish qismini, ko‘chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masala, masalaning muhokamasi va qabul qilingan qarorni aks ettiruvchi matnni takrorlaydi. Bayonnomadan ko'chirma faqat kotib tomonidan imzolanadi, u ham uni tasdiqlaydi. Sertifikatlash yozuvi qo'lda yoziladi, "To'g'ri" so'zidan iborat bo'lib, nusxani (ko'chirmani) tasdiqlovchi shaxsning lavozimini ko'rsatuvchi shaxsning imzosi, familiyasi, bosh harflari va sanasi (3.5-rasmga qarang).

Guruch. 3.5. Protokoldan ko'chirma misoli

Ba'zan bayonnomadan ko'chirmalar qaror sifatida bunday ma'muriy hujjat o'rnini bosadi. Bunda ko‘chirma qabul qilingan qarorlarni ijrochilarga yetkazish vositasi bo‘lib xizmat qiladi. Bunda, masalan, aksiyadorlik jamiyati boshqaruvining kotibi yig‘ilish bayonnomasi imzolangandan keyin 2 (ikki) kundan kechiktirmay, ayrim masalalar bo‘yicha bayonnomadan ko‘chirmalarni mas’ul ijrochilarga tarqatadi. Bayonotlar kotib tomonidan imzolanadi.

Boshqa tashkilotga yuborilgan bayonnomalardan ko'chirmalar majburiy muhrlanishi kerak.

Bayonnomaning asl nusxalari majlislar turiga ko'ra hollarda kotib tomonidan tuziladi. Masalan, "Umumiy yig'ilish bayonnomalari", "Direktorlar kengashi majlislari bayonnomalari", "Direktor bilan uchrashuvlar bayonnomalari" va boshqalar. Ishning ichida protokollar raqamlar va xronologiya bo'yicha tizimlashtirilgan. Ishlar kalendar yili davomida tuziladi.

Bayonnoma - kollegial yoki maslahat organlarining majlislarida masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish to'g'risidagi izchil yozuvni o'z ichiga olgan hujjat. Yig'ilish bayonnomalarida boshqaruv qarorlarini birgalikda ishlab chiqish va qabul qilish bo'yicha faoliyat aks ettirilgan. Ish uchrashuvlarida, muzokaralarda tomonlar erishgan kelishuvlarni tuzatish uchun bayonnomalar saqlanishi mumkin.

Protokolni qanday tuzish kerak?
Ushbu hujjat qaysi bo'limlardan iborat?
Protokolni ro'yxatdan o'tkazish uchun qanday ma'lumotlar talab qilinadi?

Protokolni ro'yxatdan o'tkazish

Protokollar kabi ish yuritishda hujjatlar turlari, yig‘ilish (yig‘ilish) davomida qilingan qo‘lda yoki diktofon yozuvlari, taqdim etilgan ma’ruza va nutqlarning tezislari, ma’lumotnomalar, qarorlar loyihalari va boshqa materiallar asosida tuziladi.

Yig‘ilish jarayonini aks ettirishning to‘liqligi nuqtai nazaridan to‘liq va qisqa bayonnomalar ajratiladi. To'liq bayonnoma matni ikki qismdan iborat: kirish va asosiy.

Kirish qismida quyidagilar ko'rsatiladi: majlisda raislik qiluvchi (raislik qiluvchi), kotibning familiyasi, ismi-sharifi, zarur hollarda yig'ilishga (yig'ilishga) taklif qilingan shaxslarning familiyasi.

Bayonnomaning kirish qismi ko‘rib chiqilayotgan masalalar ro‘yxati, ular ko‘rib chiqilayotgan tartibda sanab o‘tilgan, har bir ko‘rib chiqilayotgan masala bo‘yicha ma’ruzachi ko‘rsatilgan holda kun tartibi bilan yakunlanadi.

Protokolning asosiy qismi kun tartibidagi masalalarga mos keladigan bo'limlardan iborat. Har bir bo'limning matni sxema bo'yicha tuzilgan:

IJRO ETILGAN:

HOL ETILGAN: (yoki ROLLANGAN:).

“ESHILGAN” bo‘limining masalalari kun tartibiga muvofiq raqamlangan.

To'liq bayonnomada "TINGLANGAN" bo'limidan so'ng ma'ruzachiga berilgan savollar va uning javoblari sxema bo'yicha yozilishi mumkin:

Korolev A.I.(savol):

Javob: …

Protokol bilan ishlash qulayligi uchun savol bergan shaxsning familiyasi va “Javob” so‘zining tagiga chizilgan bo‘lishi mumkin.

Bayonnomaning asosiy qismida kun tartibiga muvofiq masalaning soni va mazmuni ko‘rsatiladi, ma’ruzachining nutqi bayon qilinadi va qabul qilingan qaror (qarorlar) qayd etiladi.

Nutq matni ilova qilinadi.

Qaror (qaror) majlisda qabul qilingan tahrirda bayonnoma matniga to‘liq kiritiladi; zarur hollarda ovoz berish natijalari e'lon qilinadi:

Qarshi - …,

Betaraf qoldi - ....

Xulosa bayonnomasi matni ham ikki qismdan iborat. Kirish qismi to'liq bayonnomadagi kabi qoidalarga muvofiq tuziladi. Qisqa bayonnomaning asosiy qismida masalani muhokama qilish jarayoni olib tashlanadi va faqat u bo'yicha qabul qilingan qaror qayd etiladi.

Hokimiyatda bayonnomalar blankalarda tuziladi, masalan:

ROSSIYA FEDERATSIYASI MADANIYAT VAZIRLIGI

FEDERAL ARXIV AGENTLIGI

(ROSARCHIVE)

PROTOKOL

ilmiy kengash majlislari

__________________ № ____________

Boshqa tashkilotlarda protokollar standart qog'oz varaqlarida tuziladi. Protokollarni ro'yxatdan o'tkazish uchun protokollar shakllari (unifikatsiyalangan shakllari) shablonlaridan foydalanish qulay.

Protokollarni tayyorlashda quyidagi tafsilotlardan foydalaniladi:

tashkilot nomi - hujjat muallifi;
hujjat turi - MINUTES - yig'ilish, yig'ilish turini ko'rsatuvchi (masalan: Federal arxiv agentligi rahbari bilan uchrashuvning MINUTASI);
yig'ilish, yig'ilish joyi;
protokol sanasi;
protokol raqami.

Bayonnoma yig'ilishda raislik qiluvchi (raislik qiluvchi) va kotib tomonidan imzolanadi (avval raisning imzosi, keyin - quyida - kotib). Protokolning bir nusxasi imzolanadi.

Bayonnomaning sanasi yig'ilish sanasi hisoblanadi.

Bayonnomalar ro'yxatga olinadi, ularga kalendar yil davomida har bir protokol guruhi uchun alohida tartib raqamlari beriladi: muvofiqlashtiruvchi, ekspert, uslubiy va boshqa organlar majlislarining bayonnomalari. Qo'shma yig'ilishlar bayonnomalari yig'ilishda qatnashuvchi tashkilotlarning bayonnomalarining tartib raqamlarini o'z ichiga olgan kompozit raqamlarga ega.

Kollegiallik asosida ish yurituvchi organlarda bayonnomalar asosida ma'muriy hujjatlar: qarorlar (qarorlar) (har bir masala bo'yicha alohida) chiqariladi.

Qabul qilingan qarorlar bayonnomalar (bayonnomalardan ko‘chirma) nusxalari shaklida ijrochilarga yetkaziladi, ular tarqatish ko‘rsatkichi (ro‘yxati) bo‘yicha manfaatdor tashkilotlar va mansabdor shaxslarga yuboriladi. Bayonnomalarning nusxalari (bayonnomalardan ko‘chirma) ish yuritish xizmati (protokol bo‘limi) muhri bilan tasdiqlanadi.

Protokollarni bajarish qoidalari tashkilotning ish yuritish yo'riqnomasida (DOW) belgilanadi.

V.F. Yankova, t.f.n. ist. fanlari dots., deputat. VNIIDAD direktori

Protokol- kollegial organlarning majlislari, majlislari, konferensiyalari va majlislarida masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish to‘g‘risidagi izchil qaydni o‘z ichiga olgan hujjat.

Protokol kollegial organ yoki xodimlar guruhi tomonidan birgalikda qarorlar qabul qilish faoliyatini aks ettiradi. Tashkilotlarning boshqaruv faoliyatida tuzilgan yig'ilishlar bayonnomalaridan tergov, ayrim ma'muriy organlar va jamoat tartibini saqlash organlarining bayonnomalarini (masalan, sanitariya inspektori bayonnomasi, yo'l-transport hodisasi bayonnomasi va boshqalar) farqlash kerak. , shuningdek, shartnomaviy turdagi protokollar (kelishmovchilik protokollari, kelishmovchiliklar to'g'risidagi protokollar, narxlarni kelishuv protokollari va boshqalar).

Doimiy va vaqtinchalik kollektiv organlarning yig'ilishlari (federal ijroiya organlarining kengashlari, mehnat jamoalari yig'ilishlari, aktsiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashlari yig'ilishlari va boshqalar) majburiy qayd etilishi kerak.

Yig‘ilish (yig‘ilish) davomida qilingan qaydlar, taqdim etilgan ma’ruza va nutqlarning tezislari, ma’lumotnomalar, qarorlar loyihalari va boshqa materiallar asosida bayonnoma tuziladi. Bayonnomalar kotib yoki boshqa tayinlangan shaxs tomonidan yuritiladi. Bayonnomaga kiritilgan yozuvlarning to‘g‘riligi uchun raislik qiluvchi va yig‘ilishni olib boruvchi kotib javobgardir.

Protokollar chiqarilishi mumkin to'liq yoki qisqacha masalani muhokama qilish jarayoni olib tashlangan va faqat u bo'yicha qabul qilingan qaror qayd etilgan shakl.

Yig‘ilishda bayonnomaning qaysi shaklini yuritish to‘g‘risida qaror kollegial organ rahbari yoki tashkilot rahbari tomonidan qabul qilinadi.

Bayonnomaning sarlavhasi kollegial faoliyat turining nomi (sessiya, yig‘ilish va boshqalar) hamda faoliyati qayd etiladigan organning nomidan iborat. (attestatsiya komissiyasi majlisining bayonnomasi ...; aksiyadorlarning umumiy yig‘ilishi bayonnomasi ...).

Matn to'liq protokol ikki qismdan iborat: kirish va Asosiy .

DA kirish qismi majlisda raislik qiluvchi (raislik qiluvchi), kotibning, zarur hollarda yig‘ilishga (yig‘ilishga) taklif qilingan shaxslarning ism-shariflari va familiyalari ko‘rsatiladi. Yig‘ilishda (konferensiyada) turli hokimiyat va tashkilotlar vakillari ishtirok etsa, har bir shaxsning ish joyi va lavozimi ko‘rsatiladi.

Agar hozir bo'lganlar soni 15 kishidan oshsa, bayonnomaning kirish qismida bayonnomaning ajralmas qismi bo'lgan ro'yxatga havola qilinadi, masalan:

Hozir: 25 kishi. (ro'yxat ilova qilingan).

"Rais", "Kotib", "Ishtirok etdi" so'zlari nol yorliq pozitsiyasining chap tomonida (maydondan), sarlavhadan va bir-biridan ikkita interval bilan ajratilgan holda bosiladi.

Bayonnomaning kirish qismi ko‘rib chiqilayotgan masalalar ro‘yxati, ularning ahamiyati bo‘yicha sanab o‘tilgan, har bir ko‘rib chiqilayotgan masala bo‘yicha ma’ruzachi ko‘rsatilgan holda kun tartibi bilan yakunlanadi. Kun tartibidagi masalalar “O”, “Haqida” predlogi bilan shakllantirilib, chap chetning chegarasidan bosilib, arab raqamlari bilan raqamlangan. "Turli" so'zi bilan savol yoki savollar guruhini shakllantirish tavsiya etilmaydi.

Asosiy qism bayonnoma matni kun tartibidagi masalalarga mos keladigan bo‘limlardan iborat. Har bir bo'limning matni sxema bo'yicha tuzilgan:

ESHITILGAN:...

IJRO ETILGAN:...

HAR ETILGAN (HAL QILGAN):...

“ESHILGAN” bo‘limida ma’ruzachining familiyasi va bosh harflari, uning ma’ruzasi (xabar, ma’lumot, ma’ruza) mazmuni ko‘rsatilgan. Agar ma'ruza matni ma'ruzachi tomonidan yozma ravishda taqdim etilsa, nutq mavzusini ko'rsatgandan so'ng eslatma qo'yishga ruxsat beriladi: "ma'ruza matni ilova qilinadi".

“GAPIRGAN” bo‘limida munozarada so‘zga chiqqan shaxslarning ism-shariflari va bosh harflari, shuningdek ularning nutqlari, shu jumladan ma’ruzachiga berilgan savollar ko‘rsatilgan. Agar kerak bo'lsa, ma'ruzachi nomidan keyin uning pozitsiyasi ko'rsatiladi.

"QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)" bo'limida qabul qilingan qaror qayd etiladi, u qisqacha, aniq, ixcham tarzda shakllantiriladi. To'liq protokol namunasi

ikki tomonlama talqin. Qaror bilan bir qatorda “ma’qul”, “qarshi”, “betaraf” deb berilgan ovozlar soni, shuningdek ovoz berishda qatnashmagan shaxslar ro‘yxati ko‘rsatiladi. Qaror bir yoki bir nechta bandlarni o'z ichiga olishi mumkin, ular muhimlik tartibida joylashtirilgan, ularning har biri raqamlangan.

“Eshitildi” so‘zidan oldin kun tartibiga muvofiq raqam qo‘yiladi. “Eshitildi”, “GAPILDI”, “QAROR ETILDI (QAROR ETILDI)” so‘zlari chap chetidan bosh harflar bilan yoziladi va ikki nuqta bilan tugaydi. “TINGLANGAN”, “QAROR ETILGAN”, “QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)” bo‘limlari matni yangi qatordan 1,5 qator oralig‘ida chop etiladi. Ma'ruzachilarning har bir familiyasi va bosh harflari nominativ holatda yangi qatordan bosiladi, nutq yozuvi familiyadan defis bilan ajratiladi.

Matn Xulosa protokoli ham ikki qismdan iborat. Kirish qismida raislik qiluvchi (rais), kotibning ism-shariflari va familiyalari, shuningdek hozir bo‘lgan shaxslarning familiyalari va bosh harflari ko‘rsatiladi. "Ishtirok etdilar" so'zi chap chetining chegarasidan bosiladi, tagiga chiziladi, so'zdan keyin ikki nuqta qo'yiladi. Quyida hozir bo'lganlarning lavozimlarining nomlari va lavozim nomlarining o'ng tomonida - ularning bosh harflari va familiyalari chop etiladi. Lavozimlarning nomlari umumlashtirilgan tarzda ko'rsatilishi mumkin. Mavjud bo'lganlarning ko'p qatorli lavozim nomlari 1 qator oralig'i bilan chop etiladi.

Ro'yxat protokolning asosiy qismidan qattiq chiziq bilan ajratilgan.

Bayonnomaning asosiy qismida kun tartibiga muvofiq masala raqami, masalaning mazmuni va qabul qilingan qarorlar ko‘rsatiladi.

Savolning nomi rim raqami bilan raqamlanadi va “O” (“On”) old gapi bilan boshlanadi, 15-sonli markazlashtirilgan shrift o‘lchamida bosiladi va oxirgi qatordan bir qator pastda 1-qism masofada chiziladi. bir nechta intervalgacha. Satr ostida ushbu masala muhokamasi chog‘ida so‘zga chiqqan mutasaddilarning ism-shariflari keltirilgan. Familiyalar 1 qator oralig'i bilan chop etiladi. Keyin masala bo'yicha qabul qilingan qaror ko'rsatiladi.

Yig‘ilish bayonnomasi raislik qiluvchi va kotib tomonidan imzolanadi. Ayniqsa, muhim hollarda, bayonnoma ma'ruzachilar tomonidan tasdiqlanishi kerak, vizalar hujjatning chap chetiga nutqni yozib olish darajasida qo'yiladi.

Protokolning sanasi Tadbir sanasi (uchrashuvlar, uchrashuvlar va boshqalar). Agar u bir necha kun davom etgan bo'lsa, unda chiziqcha orqali uchrashuvning boshlanish va tugash sanalarini ko'rsating. Masalan: 16-17.06.2010 yoki 16.06.2010-17.06.2010.

Bayonnomalarga kalendar yil davomida har bir bayonnoma guruhi uchun alohida tartib raqamlari beriladi: hay’at majlislari bayonnomalari, muvofiqlashtiruvchi, ekspert kengashlari va boshqa organlar bayonnomalari. Qo'shma yig'ilishlar bayonnomalari yig'ilishda qatnashuvchi tashkilotlarning bayonnomalarining tartib raqamlarini o'z ichiga olgan kompozit raqamlarga ega.

Bayonnomalarning nusxalari zarur hollarda manfaatdor tashkilotlar va mansabdor shaxslarga tarqatish indeksiga muvofiq yuboriladi; ko‘rsatkich masalani ko‘rib chiqishni tayyorlagan bo‘linmaning mas’ul ijrochisi tomonidan tuziladi va imzolanadi. Bayonnomalarning nusxalari Ish yuritish xizmatining muhri bilan tasdiqlanadi.

Qabul qilingan qarorlar tegishli blankada rasmiylashtirilib, Ish yuritish xizmatining muhri bilan tasdiqlangan bayonnomalardan ko‘chirma shaklida ijrochilarga yetkaziladi.

Protokoldan ko'chirma ko‘chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masala yuzasidan bayonnomaning asl qismi matnining aniq nusxasi.

Bayonnomadan ko‘chirma shaklning barcha tafsilotlarini, matnning kirish qismini, ko‘chirma tayyorlanayotgan kun tartibidagi masala, masalaning muhokamasi va qabul qilingan qarorni aks ettiruvchi matnni takrorlaydi. Bayonnomadan ko'chirma faqat kotib tomonidan imzolanadi, u ham uni tasdiqlaydi.

Bayonnoma tashkilotning umumiy blankida hujjat turining nomi ko'rsatilgan - "PROTO-KOL", protokolning maxsus blankida (muayyan turdagi hujjatning shakli) yoki standart varaqda tuziladi. A4 qog'oz.

Protokolning majburiy tafsilotlari:

tashkilot nomi;

ü hujjat turining nomi (PROTOKOL);

ü sana va ro'yxatga olish raqami

ü matn sarlavhasi;

o imzolar.

Protokolga misol

Akt - hujjat, bir necha shaxslar tomonidan tuzilgan va aniqlangan faktlar yoki hodisalarni tasdiqlovchi.

Ba'zi hollarda dalolatnomalarda nafaqat belgilangan fakt va hodisalar qayd etiladi, balki xulosalar, tavsiyalar va takliflar (tekshirish, so'rov, tekshirish aktlari va boshqalar) ham mavjud.

Amallar o'z maqsadi va mazmuniga ko'ra xilma-xilligi bilan ajralib turadi:

yetkazib berish va qabul qilish (ishlar, moddiy boyliklar, hujjatlar);

so'rovlar (xavfsizlik holati, yong'in xavfsizligi; mehnat sharoitlari; ishlash natijalari);

Sinovlar (namunalar, tizimlar, texnologiyalar);

yo'q qilish uchun ajratish (moddiy boyliklar, hujjatlar);

o'tkazish (tarkibiy bo'linmani bir tashkilotdan boshqasiga);

Belgilangan qoidalarni buzish;

auditlar, inventarizatsiya;

baxtsiz hodisalar, baxtsiz hodisalarni tekshirish;

tashkilotni tugatish va boshqalar.

Aktlar birgalikda tuziladi (kamida ikkita loyihachi). Ko'pincha aktlar maxsus tuzilgan komissiyalar tomonidan tuziladi, ularning tarkibi tashkilot rahbarining ijro hujjati bilan tasdiqlanadi. Doimiy komissiyalar tomonidan ham doimiy ravishda aktlar tuzilishi mumkin.

Aktni tuzishda asosiy narsa- ishning haqiqiy holatini belgilash va uning aktda adekvat tavsifi. Akt tuziladi qoralama yozuvlar asosida komissiya yoki bir guruh shaxslar ishi davomida saqlanadigan va haqiqiy ma'lumotlar, miqdoriy ko'rsatkichlar va boshqa ma'lumotlarni o'z ichiga olgan..

Aktning sarlavhasi grammatik jihatdan "harakat" so'ziga mos kelishi kerak, masalan:

Ø Institutning moliyaviy-xo'jalik faoliyatini tekshirish akti;

Ø Moddiy boyliklarni hisobdan chiqarish akti.

Dalolatnoma sanasi voqea sodir bo'lgan sana (tekshirishlar, imtihonlar, imtihonlar va boshqalar) hisoblanadi.

Akt matni ikki qismdan iborat:

kirish qismi;

asosiy (ko'rsatuvchi) qism.

Kirish sxema bo'yicha qurilgan: sabab - komissiya tomonidan tuzilgan - rais - komissiya a'zolari - hozir bo'lgan (agar dalolatnoma kimningdir ishtirokida tuzilgan bo'lsa).

Aktni tuzish uchun asos shartnoma, ma'muriy hujjat, raqami va sanasi ko'rsatilgan normativ hujjat hisoblanadi.

“Tuzilgan” degan so‘zdan keyin komissiyaning nomi, dalolatnoma tuzgan shaxslarning lavozimlari, familiyalari va bosh harflari ko‘rsatiladi.

Aktni tayyorlashda ishtirok etgan shaxslarni ro'yxatga olishda tashkilot nomi, familiyalari va bosh harflari (nominativ holatda) ko'rsatilgan lavozimlarning nomlari ko'rsatiladi. Komissiya raisi birinchi bo'lib tayinlanadi. Zarur hollarda dalolatnoma tuzishda ishtirok etuvchi shaxslarning shaxsi va vakolatlarini tasdiqlovchi hujjatlar, ularning manzillari to‘g‘risidagi ma’lumotlarni ko‘rsatishga ruxsat etiladi. Komissiya aʼzolarining familiyalari alifbo tartibida berilgan. “Tasis”, “Rais”, “Komissiya a’zolari”, “Ishtirok etdi” so‘zlari bosh harf bilan yoziladi.

Asosiy qismda bajarilgan ishlarning mohiyati, mohiyati, usullari va muddatlari, aniqlangan faktlar, shuningdek, xulosalar, takliflar va xulosalar bayon qilinadi. Aktning mazmuni paragraflarga bo'linishi mumkin, material jadval shaklida taqdim etilishi mumkin. Zarur hollarda dalolatnoma yakuniy qismga ega bo‘lishi mumkin, u dalolatnoma tuzgan komissiyaning qarorlari, xulosalari yoki xulosalaridir.

Akt matnining oxirida tuzilgan nusxalar soni va ularning joylashgan joyi ko'rsatiladi. Hujjatning nusxalari soni undan manfaatdor tomonlarning soni yoki normativ hujjatlar bilan belgilanadi.

Misol uchun:

3 nusxada tuzilgan:

1-nusxa - buxgalteriya hisobi,

2-nusxa - tijorat bo'limi,

3-nusxa - xaridor.

Dalolatnoma nusxalari soni to'g'risidagi yozuvdan so'ng, dalolatnomaga qo'shimchalar mavjudligi to'g'risidagi yozuv (agar mavjud bo'lsa) qo'yiladi.

Tekshiruv va tekshirish aktlarini tuzishda ularning mazmuni faoliyati dalolatnomada aks ettirilgan mansabdor shaxslar bilan kelishiladi. Akt komissiyaning barcha a’zolari yoki uni tayyorlashda ishtirok etgan barcha shaxslar tomonidan imzolangandan keyin qabul qilingan hisoblanadi va kuchga kiradi.

Imzolar kirish qismidagi nomlar bilan bir xil ketma-ketlikda, lekin lavozimni ko'rsatmasdan joylashtirilgan.

Aktning mazmuniga rozi bo'lmagan shaxs o'z roziligi to'g'risida izoh qo'yib, uni imzolashi shart. Komissiya a’zosining alohida fikri alohida varaqda tuziladi va dalolatnomaga ilova qilinadi.

Zarur hollarda (agar me'yoriy hujjatlarda nazarda tutilgan bo'lsa) dalolatnomalar ushbu yoki yuqori turuvchi tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi, uning buyrug'i bilan harakatlar amalga oshirilgan bo'lib, u dalolatnomani tuzish bilan yakunlanadi. Masalan: muassasani tugatish to'g'risidagi dalolatnoma, saqlash muddati o'tgan hujjatlar va ishlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi dalolatnoma.

Dalolatnoma tashkilotning umumiy blankida yoki dalolatnomaning maxsus blankida (muayyan turdagi hujjat blankasi) tuziladi. Doimiy takrorlanadigan ma'lumotlarga ega bo'lgan harakatlar uchun ekran matnli shakllardan foydalanish kerak.

Harakatga misol

Aktning majburiy tafsilotlari:

tashkilot nomi,

ü hujjat turining nomi (ACT);

ü sana va ro'yxatga olish raqami;

tuzilgan yoki nashr etilgan joy;

ü matn sarlavhasi;

ü imzolar;

ü zarur hollarda - tasdiqlash muhri (tasdiqlashni talab qiladigan hujjatlar tasdiqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar ro'yxatiga kiritilishi kerak).

Protokol- yig'ilishlar, yig'ilishlar, yig'ilishlar, konferentsiyalarda masalalarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilish tartibini belgilaydigan hujjat.

Bayonnomalar doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi kollegial organlar, masalan, qo‘mitalar va vazirliklar kollegiyalari, shahar hokimiyatlari, shuningdek, ilmiy-texnikaviy va uslubiy kengashlarning faoliyatini hujjatlashtiradi. Yuqoridagilardan tashqari, tarkibiy bo'linmalar rahbarlari, bosh direktor o'rinbosarlari, direktor tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar ham qayd etilishi mumkin.

Vaqtinchalik kollegial organlarning (konferentsiyalar, yig'ilishlar, seminarlar va boshqalar) faoliyatini hujjatlashtirish uchun bayonnomalar tuzish odatiy holdir.

Bayonnoma kotib tomonidan yig'ilishda yuritgan yozuvlar asosida tuziladi. Bu qisqa eslatmalar, transkriptlar yoki diktofon yozuvlari bo'lishi mumkin. Aytish joizki, bayonnomani tayyorlash uchun kotib yig'ilish oldidan ma'ruza va nutqlarning tezislarini, qarorlar loyihalarini to'playdi.

Protokol umumiy shaklda chiqariladi..