ส่งสำเนาไปยังอีเมลของคุณ กฎของการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ วิธีส่งอีเมล อย่าส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทางอีเมล

ตามแหล่งที่มาต่างๆ 50 ถึง 95% ของอีเมลทั้งหมดในโลกเป็นสแปมจากนักต้มตุ๋นทางไซเบอร์ เป้าหมายของการส่งจดหมายดังกล่าวนั้นง่ายมาก: เพื่อให้คอมพิวเตอร์ของผู้รับติดไวรัส ขโมยรหัสผ่านของผู้ใช้ บังคับให้บุคคลโอนเงิน "เพื่อการกุศล" ป้อนรายละเอียดบัตรธนาคารหรือส่งเอกสารสแกน

สแปมมักสร้างความรำคาญตั้งแต่แรกเห็น: รูปแบบที่บิดเบี้ยว ข้อความที่แปลโดยอัตโนมัติ แบบฟอร์มป้อนรหัสผ่านในบรรทัดเรื่อง แต่มีจดหมายที่เป็นอันตรายซึ่งดูดีเล่นกับอารมณ์ของบุคคลอย่างละเอียดและไม่ตั้งข้อสงสัยเกี่ยวกับความจริงของพวกเขา

บทความนี้จะพูดถึงจดหมายหลอกลวง 4 ประเภทซึ่งตามมาด้วยภาษารัสเซียมากที่สุด

1. จดหมายจาก “หน่วยงานของรัฐ”

ผู้ฉ้อโกงสามารถหลอกว่าเป็นภาษี, กองทุนบำเหน็จบำนาญ, Rospotrebnadzor, สถานีอนามัยและระบาดวิทยา และองค์กรของรัฐอื่นๆ เพื่อการโน้มน้าวใจ มีการใส่ลายน้ำ ภาพสแกนตรา และสัญลักษณ์ของรัฐลงในจดหมาย บ่อยครั้งที่งานของอาชญากรคือการทำให้คนกลัวและโน้มน้าวให้เขาเปิดไฟล์ที่มีไวรัสในไฟล์แนบ

โดยปกติจะเป็นแรนซัมแวร์หรือตัวบล็อก Windows ที่ปิดใช้งานคอมพิวเตอร์และกำหนดให้คุณต้องส่ง SMS แบบชำระเงินเพื่อทำงานต่อ ไฟล์ที่เป็นอันตรายสามารถปลอมแปลงเป็นคำสั่งศาลหรือหมายศาลเพื่อโทรหาหัวหน้าขององค์กร

ความกลัวและความอยากรู้อยากเห็นปิดจิตสำนึกของผู้ใช้ ฟอรัมของนักบัญชีอธิบายกรณีที่พนักงานขององค์กรนำไฟล์ที่มีไวรัสไปยังคอมพิวเตอร์ที่บ้าน เนื่องจากไม่สามารถเปิดในสำนักงานได้เนื่องจากโปรแกรมป้องกันไวรัส

บางครั้ง สแกมเมอร์ขอให้คุณส่งเอกสารตอบกลับจดหมายเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทที่จะเป็นประโยชน์ต่อแผนการฉ้อโกงอื่นๆ ปีที่แล้ว กลุ่มมิจฉาชีพพยายามหลอกลวงผู้คนจำนวนมากโดยใช้เทคนิคการเบี่ยงเบนความสนใจ "ขอกระดาษแฟกซ์"

เมื่อนักบัญชีหรือผู้จัดการอ่านข้อความนี้ เขาสาปแช่งสำนักงานสรรพากรทันทีว่า “มีแมมมอธนั่งอยู่ที่นั่น อี-ของฉัน!” และเปลี่ยนความคิดจากจดหมายเป็นการแก้ปัญหาทางเทคนิคเกี่ยวกับการส่ง

2. จดหมายจาก "ธนาคาร"

ตัวบล็อก Windows และแรนซัมแวร์สามารถซ่อนตัวในจดหมายปลอมได้ ไม่เพียงแต่จากหน่วยงานของรัฐเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจากธนาคารด้วย ข้อความ “ชื่อของคุณถูกยืมไป ตรวจสอบคดี” สามารถทำให้ตกใจและทำให้เกิดความปรารถนาอย่างมากที่จะเปิดไฟล์

นอกจากนี้ บุคคลสามารถถูกชักจูงให้เข้าสู่บัญชีส่วนตัวปลอม เสนอให้ดูโบนัสที่เกิดขึ้นหรือรับรางวัลที่เขาชนะในลอตเตอรี Sberbank

บ่อยครั้งที่นักต้มตุ๋นส่งใบแจ้งหนี้เพื่อชำระค่าบริการและดอกเบี้ยเพิ่มเติมสำหรับเงินกู้ 50-200 รูเบิลซึ่งจ่ายได้ง่ายกว่าการจัดการ

3. จดหมายจาก "เพื่อนร่วมงาน"/"หุ้นส่วน"

บางคนได้รับจดหมายธุรกิจพร้อมเอกสารหลายสิบฉบับในระหว่างวันทำงาน ด้วยภาระดังกล่าว คุณสามารถตกหลุมรักแท็ก "Re:" ในหัวเรื่องได้อย่างง่ายดาย และลืมไปเลยว่าคุณยังไม่ได้ติดต่อกับบุคคลนี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากฟิลด์พิษระบุว่า "Alexander Ivanov", "Ekaterina Smirnova" หรือชื่อภาษารัสเซียง่ายๆ ที่ไม่ได้อยู่ในความทรงจำของบุคคลที่ทำงานร่วมกับผู้คนอย่างต่อเนื่อง

หากเป้าหมายของมิจฉาชีพไม่ใช่เพื่อเรียกเก็บเงินค่า SMS เพื่อปลดล็อก Windows แต่เพื่อทำร้ายบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ก็สามารถส่งจดหมายที่มีไวรัสและลิงก์ฟิชชิ่งในนามของพนักงานจริงได้ สามารถรวบรวมรายชื่อพนักงานในโซเชียลเน็ตเวิร์กหรือดูบนเว็บไซต์ของบริษัทได้

หากมีคนเห็นจดหมายในกล่องจดหมายจากบุคคลจากแผนกข้างเคียง แสดงว่าเขาไม่ได้ดูอย่างใกล้ชิด เขาสามารถเพิกเฉยต่อคำเตือนของโปรแกรมป้องกันไวรัสและเปิดไฟล์ได้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม

4. จดหมายจาก Google/Yandex/Mail

บางครั้ง Google จะส่งอีเมลถึงเจ้าของ Gmail โดยแจ้งว่ามีคนพยายามลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณหรือ Google Drive มีพื้นที่ไม่เพียงพอ มิจฉาชีพคัดลอกสำเร็จและบังคับให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านในเว็บไซต์ปลอม

ผู้ใช้ Yandex.Mail, Mail.ru และบริการอีเมลอื่น ๆ ยังได้รับจดหมายปลอมจาก "การดูแลระบบบริการ" คำอธิบายมาตรฐานคือ: “ที่อยู่ของคุณถูกขึ้นบัญชีดำ”, “รหัสผ่านหมดอายุ”, “อีเมลทั้งหมดจากที่อยู่ของคุณจะถูกเพิ่มไปยังโฟลเดอร์สแปม”, “ดูรายการอีเมลที่ไม่ได้ส่ง” เช่นเดียวกับในสามย่อหน้าก่อนหน้า อาวุธหลักของอาชญากรคือความกลัวและความอยากรู้อยากเห็นของผู้ใช้

วิธีป้องกันตัวเอง?

ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสบนอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณเพื่อบล็อกไฟล์ที่เป็นอันตรายโดยอัตโนมัติ หากคุณไม่ต้องการใช้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้ตรวจสอบไฟล์แนบอีเมลที่น่าสงสัยอย่างน้อยทั้งหมด virustotal.com

อย่าป้อนรหัสผ่านด้วยตนเอง ใช้เครื่องมือจัดการรหัสผ่านในทุกอุปกรณ์ พวกเขาจะไม่เสนอตัวเลือกรหัสผ่านให้คุณเพื่อเข้าสู่เว็บไซต์ปลอม หากคุณไม่ต้องการใช้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้พิมพ์ URL ของหน้าเว็บที่คุณจะป้อนรหัสผ่านด้วยตนเอง สิ่งนี้ใช้ได้กับทุกระบบปฏิบัติการ

หากทำได้ ให้เปิดใช้งานการยืนยันรหัสผ่านทาง SMS หรือการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย และแน่นอนว่าเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การจดจำว่าคุณไม่สามารถส่งเอกสารสแกน ข้อมูลหนังสือเดินทาง และโอนเงินให้คนแปลกหน้าได้

บางทีผู้อ่านหลายคนเมื่อดูภาพหน้าจอของจดหมายอาจคิดว่า: "ฉันเป็นคนโง่ที่จะเปิดไฟล์จากจดหมายดังกล่าวหรือไม่? จากระยะหนึ่งไมล์คุณจะเห็นว่านี่คือการตั้งค่า ฉันจะไม่ยุ่งกับผู้จัดการรหัสผ่านและการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย ฉันแค่จะระวังตัว”

ใช่ อีเมลหลอกลวงส่วนใหญ่สามารถมองเห็นได้ด้วยตาเปล่า แต่สิ่งนี้ใช้ไม่ได้เมื่อการโจมตีพุ่งตรงมาที่คุณโดยเฉพาะ

สแปมที่อันตรายที่สุดคือเรื่องส่วนตัว

หากภรรยาขี้หึงต้องการอ่านจดหมายของสามี Google จะเสนอไซต์หลายสิบแห่งที่ให้บริการ "แฮ็กเมลและโปรไฟล์ในโซเชียลเน็ตเวิร์กโดยไม่ต้องชำระเงินล่วงหน้า"

รูปแบบการทำงานนั้นเรียบง่าย: พวกเขาส่งอีเมลฟิชชิ่งคุณภาพสูงไปยังบุคคลหนึ่ง ซึ่งมีการเรียบเรียงอย่างระมัดระวัง จัดวางอย่างประณีต และคำนึงถึงลักษณะส่วนบุคคลของบุคคล นักต้มตุ๋นดังกล่าวพยายามที่จะขอเหยื่อที่เฉพาะเจาะจงอย่างจริงใจ พวกเขาค้นหาจากลูกค้าวงสังคมรสนิยมจุดอ่อนของเธอ อาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้นในการพัฒนาการโจมตีบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่ความพยายามก็จ่ายออกไป

หากเหยื่อถูกจับได้ พวกเขาจะส่งหน้าจอกล่องให้ลูกค้าและขอให้พวกเขาชำระเงิน (ราคาเฉลี่ยประมาณ 100 ดอลลาร์) สำหรับบริการของพวกเขา หลังจากได้รับเงินพวกเขาจะส่งรหัสผ่านจากกล่องหรือไฟล์เก็บถาวรพร้อมตัวอักษรทั้งหมด

บ่อยครั้งที่มีคนได้รับจดหมายพร้อมลิงก์ไปยังไฟล์ "ประนีประนอมวิดีโอหลักฐานเกี่ยวกับ Tanya Kotova" (คีย์ล็อกเกอร์ที่ซ่อนอยู่) จากพี่ชายของเขา เขาเต็มไปด้วยความอยากรู้อยากเห็น หากจดหมายมีข้อความพร้อมรายละเอียดที่คนในวงจำกัดทราบ บุคคลนั้นจะปฏิเสธทันทีว่าน้องชายอาจถูกแฮ็กหรือมีคนอื่นแอบอ้างเป็นเขา เหยื่อผ่อนคลายและปิดการใช้งานโปรแกรมป้องกันไวรัสเพื่อเปิดไฟล์

บริการดังกล่าวสามารถเข้าถึงได้ไม่เพียง แต่โดยภรรยาที่อิจฉาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคู่แข่งที่ไร้ยางอายด้วย ในกรณีเช่นนี้ ป้ายราคาจะสูงกว่าและวิธีการที่บางกว่า

อย่าพึ่งพาความใส่ใจและสามัญสำนึกของคุณ ในกรณีนี้ ให้โปรแกรมป้องกันไวรัสและผู้จัดการรหัสผ่านประกันตัวคุณ

ป.ล. ทำไมนักส่งสแปมถึงเขียนอีเมลที่ "โง่เขลา" เช่นนี้

อีเมลหลอกลวงที่สร้างขึ้นอย่างระมัดระวังนั้นหายาก หากคุณไปที่โฟลเดอร์สแปม คุณสามารถสนุกได้จากใจจริง นักต้มตุ๋นไม่ได้คิดค้นตัวละครประเภทใดเพื่อรีดไถเงิน: ผู้อำนวยการ FBI, นางเอกของซีรีส์ Game of Thrones, ผู้มีญาณทิพย์ที่ถูกส่งมาหาคุณโดยพลังที่สูงกว่าและเขาต้องการบอกความลับของอนาคตของคุณในราคา $ 15 ดอลลาร์ นักฆ่าที่สั่งคุณ แต่เขาเสนอจ่ายอย่างจริงใจ

เครื่องหมายอัศเจรีย์มากมาย, ปุ่มในเนื้อหาของจดหมาย, ที่อยู่ของผู้ส่งแปลก ๆ, คำทักทายที่ไม่มีชื่อ, การแปลอัตโนมัติ, ข้อผิดพลาดขั้นต้นในข้อความ, ความคิดสร้างสรรค์ที่มากเกินไป - จดหมายในโฟลเดอร์สแปมเพียงแค่ "กรีดร้อง" เกี่ยวกับความมืด ต้นทาง.

เหตุใดมิจฉาชีพที่ส่งข้อความของตนไปยังผู้รับหลายล้านคนจึงไม่ต้องการใช้เวลาสองสามชั่วโมงในการเขียนจดหมายที่เรียบร้อยและเผื่อเงินไว้ 20 เหรียญสำหรับนักแปลเพื่อเพิ่มการตอบสนองของผู้ชม

ในการศึกษาของ Microsoft ทำไมนักต้มตุ๋นชาวไนจีเรียถึงบอกว่ามาจากไนจีเรียคำถาม "ทำไมสแกมเมอร์ยังคงส่งจดหมายในนามของมหาเศรษฐีจากไนจีเรีย ในเมื่อประชาชนทั่วไปรู้จัก 'จดหมายของไนจีเรีย' มาเป็นเวลา 20 ปีแล้ว" ได้รับการวิเคราะห์อย่างลึกซึ้ง จากสถิติพบว่าผู้รับมากกว่า 99.99% ไม่สนใจสแปมดังกล่าว

จำได้ไหมว่าในเพลงเก่า ๆ ที่พวกเขาร้องเพลง "จดหมายในซองรอสักครู่ - อย่าฉีก ... "? หลายคนตอบกลับทันทีว่า: "นี่คือเมื่อไหร่กันนะ? ตอนนี้อีเมล!” แน่นอนมันเป็น ที่จริงแล้ว เป็นไปไม่ได้ที่จะ "ทำลาย" หรือดำเนินการใดๆ กับข้อความเสมือน แต่นี่เป็นเพียงความแตกต่าง อีเมลเช่นเดียวกับพี่ชายที่ทำการไปรษณีย์ส่ง "ข่าว" ถึงผู้รับเป็นประจำ - ตลก เศร้า คิดมาก น่าสนใจ และแน่นอนว่าโรแมนติก

ถึงกระนั้นก็เป็นบาปที่จะไม่ใช้เทคโนโลยีดังกล่าว คุณต้องเห็นด้วย! แน่นอนว่าหากไม่มีความคลั่งไคล้คลั่งไคล้ที่จะเขียนจดหมายถึงผู้รับโดยเฉพาะด้วยปากกาลูกลื่นและเขียนด้วยลายมือขนาดเล็ก แม้ว่าตอนนี้จะมีน้อย

ดังนั้นผู้อ่านที่รักบทความนี้จะช่วยให้คุณส่งอีเมลเกี่ยวกับบริการยอดนิยมบนเว็บ - Gmail, Yandex และ Mail.ru คุณจะได้เรียนรู้จากวิธีการส่งจดหมายนิรนามและส่งเอกสารโดยตรงใน โปรแกรมแก้ไขข้อความ Word

วิธีการส่งจดหมายอย่างถูกต้อง?

ในการส่งอีเมลโดยไม่คำนึงถึงบริการที่เลือก คุณต้องดำเนินการเกือบชุดเดียวกัน ใช่ และอย่าลืม! คุณต้องมีบัญชีในเว็บไซต์อีเมล หากคุณยังไม่มี ให้ตรวจสอบเว็บไซต์ของเราเพื่อดูบทแนะนำเกี่ยวกับวิธีสร้างอีเมล ขั้นตอนนี้ง่ายและสะดวก

จีเมล

การส่ง

1. ในหน้าโปรไฟล์ ที่มุมบนซ้าย ให้คลิกปุ่ม "เขียน" สีแดง

2. ในบรรทัดแรกของแบบฟอร์ม ให้พิมพ์ที่อยู่กล่องจดหมายของผู้รับ คุณยังสามารถเลือกผู้ใช้จากสมุดที่อยู่ (รายการที่อยู่ที่บันทึกไว้) โดยคลิกคำว่า "ถึง"

3. ในบรรทัดที่สอง ลงชื่อในจดหมาย: ระบุชื่อหรือชื่อย่อของคุณ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ทันทีว่าข้อความออนไลน์นั้นมาจากใคร

หากคุณต้องการแนบคำชี้แจงหรือเอกสารใดๆ ที่จัดเก็บบน Google ไดรฟ์ไปกับข้อความ ให้คลิกไอคอนในแผงด้านล่าง ไปที่พื้นที่เก็บข้อมูลและเลือกไฟล์ที่ต้องการ แต่ถ้าคุณต้องการดาวน์โหลดข้อความที่สแกนในรูปแบบ PDF จากคอมพิวเตอร์ ให้คลิกที่ "คลิปหนีบกระดาษ"

คุณยังสามารถแก้ไขข้อความ ทำให้ข้อความดูสวยงาม (จุดสำคัญ! โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์พร้อมลิงก์หรือไฟล์เก็บถาวร!) ในการดำเนินการตามขั้นตอนนี้ ให้กดปุ่ม "A" (ปุ่มแรกสุดในแผงควบคุมทางด้านซ้าย) จากนั้นในบล็อกเพิ่มเติม ให้เลือกฟังก์ชันที่ต้องการ - "ตัวหนา ตัวเอียง" "การตั้งค่าแบบอักษร" "การสร้างรายการ" เป็นต้น

เพื่อเขียนคำตอบ

เมื่อได้รับจดหมาย จดหมายเหตุ ใบสมัคร หรือเอกสารอื่น ๆ และคุณจำเป็นต้องส่งคำตอบไปยังผู้รับอย่างเร่งด่วน ให้คลิกหนึ่งครั้งด้วยปุ่มซ้ายใต้ข้อความในช่อง "คลิกที่นี่ ... " และกรอกข้อมูล แบบฟอร์มตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

คุณยังสามารถส่ง "ข่าว" อิเล็กทรอนิกส์ไปยัง Gmail ด้วย Checker Plus สำหรับ Gmail ซึ่งเป็นส่วนเสริมที่ออกแบบมาเพื่อตรวจสอบจดหมายขาเข้า มันทำดังนี้:

1. คลิกไอคอนตัวตรวจสอบในเบราว์เซอร์

2. ในแผงที่เปิดขึ้น ให้คลิกปุ่ม "ดินสอ"

3. กรอกข้อมูลในฟิลด์ของแบบฟอร์มที่เปิดเพื่อส่ง

ยานเดกซ์

การส่ง

1. ในโปรไฟล์ Yandex.Mail ในแถวของปุ่มเหนือรายการข้อความ คลิก "เขียน"

2. ในบรรทัด "ถึง" พิมพ์อีเมลของผู้รับใน "หัวเรื่อง" คุณสามารถสร้างส่วนหัวของจดหมายได้

3. พิมพ์ข้อความ และถ้าจำเป็น ให้แก้ไขโดยใช้แผงการทำงานเหนือฟิลด์ (แบบอักษร สี การจัดตำแหน่ง อีโมติคอน)

คำแนะนำ! หากคุณพิมพ์ผิด ให้คลิกปุ่มลูกศรซ้ายเพื่อยกเลิกการดำเนินการ

4. ในการส่งไฟล์เก็บถาวร วิดีโอ หรือไฟล์เสียงที่จัดเก็บไว้ในพีซีด้วยจดหมาย ให้คลิกปุ่ม "แนบ" และดาวน์โหลดเนื้อหาที่จำเป็น หากต้องการดาวน์โหลดข้อมูลจากที่เก็บข้อมูล Yandex.Disk ให้คลิกไอคอน "จานบิน" ถัดจากปุ่มเดียวกัน

5. เมื่อทุกอย่างพร้อม คลิก "ส่ง" (คุณสามารถคลิกปุ่มใดก็ได้ - ที่ด้านบนและด้านล่างของแบบฟอร์ม)

เพื่อเขียนคำตอบ

คลิกที่ฟิลด์ใต้ข้อความที่ได้รับและแบบฟอร์มที่ระบุผู้รับ (ผู้เขียนจดหมาย) จะเปิดขึ้นบนหน้าจอทันที

ส่วนขยายเบราว์เซอร์ Yandex สำหรับการอ่านจดหมายมีปุ่ม "เขียน" เหมือนกับในโปรไฟล์บนเว็บไซต์ทุกประการ คลิกและป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด: ที่อยู่ของผู้รับ ข้อความ และถ้าจำเป็น ให้อัปโหลดไฟล์ และหากคุณมีคำถามว่า “เหตุใดข้อความจึงไม่ถูกส่ง” ให้ตรวจสอบแบบฟอร์มว่ากรอกถูกต้องหรือไม่ คุณอาจป้อนอีเมลไม่ถูกต้อง และดูการตั้งค่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตด้วย

Mail.ru

การส่ง

1. ไปที่ส่วน "จดหมาย"

2. คลิก "เขียนจดหมาย" (ปุ่มที่อยู่เหนือส่วนการติดต่อ)

3. กรอกข้อมูลในช่อง "ถึง" (ผู้รับอีเมล) และช่อง "เรื่อง" (ส่วนหัวของอีเมล)

4. พิมพ์ตัวอักษร แก้ไขโดยใช้แผงการทำงานที่อยู่เหนือฟิลด์

หากต้องการส่งไฟล์ (เช่น รายงานที่สแกน) ให้คลิกตัวเลือก "แนบ" เพื่ออัปโหลดข้อมูลจากพีซีหรือไอคอน "คลาวด์" เพื่อให้ลิงก์ไปยังเอกสารที่อยู่ในที่เก็บข้อมูลระยะไกลของ Mail.ru

5. คลิกส่ง

เพื่อเขียนคำตอบ

หากต้องการส่งข้อความตอบกลับทันที ให้คลิกปุ่ม "ตอบกลับ" เหนือข้อความ จากนั้นกรอกแบบฟอร์มตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

คลิกไอคอนเสริม Mail.ru คลิกอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับในรายการ ในแท็บที่เปิดขึ้น ให้ใช้ตัวเลือก "ส่ง"

จะส่งเอกสารข้อความในโปรแกรมแก้ไข Word ได้อย่างไร

การดำเนินการนี้จะทำได้ก็ต่อเมื่อมีการติดตั้งอีเมลไคลเอนต์ (เช่น Thunderbird, eM Client, Windows Live Mail เป็นต้น) บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

วิธีที่ 1: จัดส่งที่รวดเร็ว

1. คลิกขวาที่เอกสาร Word
2. ในเมนูบริบท เลือก: ส่ง → ผู้รับ
3. ในไคลเอ็นต์ ให้ระบุผู้รับและเปิดใช้งานการส่งไฟล์ข้อความ

วิธีที่ 2: การเลือกรูปแบบ

1. เปิดเอกสารที่เตรียมไว้ใน Word

3. เลือกรูปแบบ:

• "ส่งเป็นไฟล์แนบ" - สำเนาเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์แนบ
• "... เป็น PDF" - เอกสารข้อความถูกส่งในรูปแบบ PDF
• "... เป็น XPS" - ไฟล์แนบในรูปแบบ XPS โดยคงการตั้งค่าการจัดรูปแบบไว้

จะส่งข้อความถึงผู้รับโดยไม่ระบุชื่อได้อย่างไร

หากคุณต้องการซ่อนอีเมล ให้ใช้บริการออนไลน์พิเศษ บนเว็บ คุณสามารถค้นหาไซต์จำนวนมากที่ให้บริการนี้ แต่เราจะพิจารณาไซต์ที่ได้รับความนิยมสูงสุดภายในกรอบของบทความนี้

(send-email.org)
แต่ละข้อความถูกส่งจากอีเมลอื่น (สร้างที่อยู่โดยอัตโนมัติ) แต่ถึงกระนั้นก็เปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถระบุ "พิกัด" ของตนได้

(http://www.theanonymousemail.com)
หากต้องการสร้างรายชื่ออีเมลที่ไม่ระบุชื่อในบริการนี้ คุณต้องลงทะเบียนและระบุอีเมลจริงของคุณ (จะไม่ปรากฏในข้อความ)

(https://www.guerrillamail.com/)
เว็บไซต์ให้อีเมลชั่วคราวแก่ผู้ใช้เป็นระยะเวลา 1 ชั่วโมง ช่วยให้คุณสามารถส่งและอ่านข้อความ คุณสามารถลบกล่องจดหมายของคุณได้ตลอดเวลา

ออนไลน์อย่างปลอดภัยและสะดวกสบาย! เกี่ยวกับ, .

เขาชี้ให้เห็นอย่างถูกต้องถึงการทำงานปกติของ BP30 ซึ่งดำเนินการในลักษณะเดียวกัน ฉันจะอ้างจากความคิดเห็น:

การตั้งค่าส่วนบุคคล - การตั้งค่าอีเมล - ส่งสำเนาอีเมลขาออกไปยังที่อยู่

ภาพประกอบด้านบน:

ในระยะสั้นฉันคิดค้นวงล้อ คุณไม่สามารถดาวน์โหลดส่วนขยายได้ แต่ใช้ฟังก์ชันปกติ

แนะนำสั้น ๆ

เซิร์ฟเวอร์อีเมลที่แตกต่างกันจะทำงานแตกต่างกันไปตามข้อความที่ส่งผ่าน SMTP หากคุณมีเมลใน gmail แสดงว่าปัญหาที่อธิบายไว้ข้างต้นไม่น่าจะเกี่ยวกับคุณ ฉันมีจดหมายบนยานเดกซ์และหากไม่ได้ทำอะไรเลยหลังจากส่งจดหมายจาก BP 3.0 ความจริงของการส่งนี้ก็หายไปอย่างไร้ร่องรอย บนอินเทอร์เน็ต ฉันพบคำใบ้ให้ส่งต่อจดหมายถึงตัวเอง โดยระบุที่อยู่ในช่อง "สำเนาลับ" ของจดหมาย ที่ด้านข้างของกล่องจดหมาย คุณสามารถกำหนดค่ากฎสำหรับการแยกวิเคราะห์จดหมาย และย้ายจดหมายที่มาจากตัวคุณเองไปยังโฟลเดอร์ "ส่งแล้ว"

ปรากฎว่า YandexMail โอนจดหมายไปยังโฟลเดอร์ส่งโดยค่าเริ่มต้นหากที่อยู่อีเมลของบัญชี (เช่น อีเมลของคุณเอง) อยู่ในฟิลด์ "สำเนาลับ" ของจดหมาย

มันทำงานอย่างไร

หากติดตั้งส่วนขยายแล้ว ให้ส่งจดหมายถึงคู่สัญญาของคุณด้วยวิธีปกติที่สุด เช่น จากเอกสารหรือทะเบียนเอกสาร "ใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อ"

ในรูปแบบการส่งจดหมาย ทำเครื่องหมายในช่อง "ส่งไปยัง "รายการที่ส่ง" เพื่อส่งต่อจดหมายถึงตัวคุณเอง (ช่องทำเครื่องหมายจะถูกจดจำสำหรับผู้ใช้ปัจจุบัน)

อย่าลังเลที่จะส่งจดหมาย

มันจะไปถึงคู่สัญญา

“มันเหมือนกับในเทพนิยายเกี่ยวกับเด็กชายที่ตะโกนว่า “หมาป่า” อยู่ตลอดเวลา หากคุณใช้เครื่องหมาย "เร่งด่วน" ในทางที่ผิด ผู้คนจะหยุดตอบอีเมลของคุณ และจดหมายที่สำคัญจริง ๆ นั้นไม่มีใครสังเกตเห็นได้เพราะเหตุนี้

ความคุ้นเคย

ใช่ น้ำเสียงของอีเมลของคุณอาจแสดงถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ อย่างไรก็ตาม คุณอาจถูกมองว่าไม่เป็นมืออาชีพหากคุณปล่อยให้ตัวเองสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการมากเกินไป อย่าใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ อีโมติคอน ข้อความสี ฟอนต์แฟนซี หรือข้อความที่สั้นเกินไป

ระมัดระวังเป็นพิเศษหากคุณต้องทำงานกับคนที่มีอายุต่างกัน มีอุปสรรคด้านภาษา หรือกับผู้ที่ชอบการสื่อสารในรูปแบบดั้งเดิมมากกว่า

โทนแห้งเกินไป

ในขณะเดียวกัน คุณก็ไม่ควรเป็นหุ่นยนต์เช่นกัน ไม่มีอะไรถ้าคุณแสดงบุคลิกหรือความกระตือรือร้นในจดหมาย - ภายในขอบเขตที่สมเหตุสมผล

ตอบทั้งหมด

อีเมลที่ทำงานไม่ใช่เพื่อความบันเทิง แต่เพื่อการสื่อสาร ดังนั้น หากคุณกำลังตอบกลับอีเมลที่ส่งถึงกลุ่มคน ให้คิดสองครั้งก่อนที่จะกดปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ในการทำเช่นนี้ คำตอบของคุณจะต้องสำคัญมากสำหรับทุกคน

ส่งสำเนาโดยไม่ได้รับอนุญาต

การแบ่งปันข้อมูลของผู้อื่นกับผู้อื่นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้อย่างน้อยที่สุด ไม่สำคัญว่าคุณจะส่งสำเนาจดหมายจากเจ้านายของคุณที่ตอบเขาในทางใดทางหนึ่งให้ลูกค้า หรือรวมพนักงานคนหนึ่งในการติดต่อส่วนตัวกับอีกคนหนึ่ง น้อยคนนักที่จะชอบถ้าคุณส่งสำเนาจดหมายโดยไม่ได้รับความยินยอมจากพวกเขา

ส่งสำเนาตาบอด

การส่งสำเนาที่มองไม่เห็นทำให้เกิดความไม่ไว้วางใจ หากคุณต้องการส่งจดหมายถึงใครสักคน และในทางทฤษฎีแล้ว บุคคลนี้ไม่ควรมีส่วนร่วมในจดหมายโต้ตอบที่ทำงาน ให้คัดลอกข้อความและส่งเป็นจดหมายแยกต่างหาก

หัวเรื่องอีเมลที่ไม่ได้กำหนด

หัวข้อเช่น "ฉันเอง", "สวัสดี" หรือ "สำหรับข้อมูลของคุณ" (FYI) ไม่ดึงดูดความสนใจ บุคคลนั้นจะไม่เข้าใจว่าอะไรคือความเสี่ยงและไม่ต้องการตอบจดหมาย จดหมายสมัครงานควรชัดเจนและรัดกุม ผู้รับมีแนวโน้มที่จะเปิดอีเมลหากเขาเข้าใจว่าคุณต้องการอะไรจากเขา

ส่งอีเมลส่วนตัวมากเกินไป

บางครั้งคุณสามารถใช้เรื่องตลก เรื่องราวที่น่าประทับใจ และคำพูดที่สร้างแรงบันดาลใจเพื่อเป็นกำลังใจให้ใครบางคน แต่ผู้คนจะเบื่อสิ่งนี้อย่างรวดเร็ว และไม่สำคัญว่าคุณจะเขียนถึงพวกเขาด้วยเจตนาใด หากคุณส่งอีเมลส่วนตัวมากเกินไป อีเมลเหล่านั้นจะถูกตั้งค่าให้ลบอัตโนมัติ

หยาบคาย

คุณไม่ควรส่งจดหมายที่เต็มไปด้วยยาพิษ เพราะผู้คนจะเตือนคุณถึงสิ่งนี้ในบางโอกาส ให้เขียนจดหมายและทิ้งไว้สองวันในฉบับร่างแทน จากนั้นคุณสามารถย้อนกลับไปแก้ไขโดยเอาหนามออก ด้วยวิธีนี้คุณจะได้รับสิ่งที่คุณต้องการเร็วขึ้น นอกจากนี้คุณจะได้รับการปฏิบัติอย่างมืออาชีพที่มีความอดทนและรอบคอบ

ที่อยู่อีเมลโง่

หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงลูกค้า พนักงาน หรือผู้ที่อาจเป็นนายจ้าง อย่าใช้อีเมลที่มีชื่อเรื่องว่า "ไม่ใช่มืออาชีพ" หากมีบางสิ่งในชื่อเมลที่อ้างว่ามีไหวพริบหรือมีความหมายแฝงทางเพศหรือหยาบคาย (เช่น [ป้องกันอีเมล]) คุณเสี่ยงต่อการตั้งคู่สนทนาในทางลบต่อตัวคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น สร้างเมลแยกต่างหากสำหรับความต้องการด้านอาชีพอย่างแท้จริง

พิมพ์ผิด

ความจริงที่ว่าอีเมลถูกส่งจาก iPhone ไม่ใช่ข้อแก้ตัวสำหรับการส่งอีเมลเลอะเทอะ หากคุณเขียนจดหมายผิดมากกว่า 1 ครั้ง อาจถือว่าไม่เป็นมืออาชีพ หากนี่เป็นจดหมายที่สำคัญมากและคุณกำลังรีบไปที่ไหนสักแห่ง ให้ลองตรวจสอบก่อนที่จะส่ง

ส่งอีเมลในตอนเช้า

คนส่วนใหญ่เวลารับจดหมายจะดูเวลาที่ส่ง หากจดหมายถูกส่งเร็วเกินไป คุณอาจถูกปฏิบัติในทางลบ อย่างน้อยที่สุด คุณจะถูกมองว่าเป็นคนบ้างานและไม่มีความเป็นส่วนตัว แย่กว่านั้นถ้าคุณถูกมองว่าครอบงำ หากแรงบันดาลใจทำให้คุณตื่นกลางดึก ให้เขียนจดหมาย บันทึกลงในแบบร่าง และส่งในช่วงเวลาทำงาน

เครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป

บางครั้งผู้คนมักหลงไหลและใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์จำนวนมาก ผลลัพธ์อาจดูไม่เป็นผู้ใหญ่หรือมีอารมณ์มากเกินไปสำหรับใครบางคน ห้ามด่า!!!

แบบอักษรที่ไม่ใช่มืออาชีพ

Purple Comic Sans มีการใช้งานของตัวเอง ในธุรกิจควรใช้แบบอักษร สี และขนาดแบบคลาสสิก จดหมายของคุณควรอ่านง่าย

โดยทั่วไปจะใช้ขนาดฟอนต์ 10 หรือ 12 ฟอนต์ที่ดีที่สุดที่จะใช้คือฟอนต์ที่อ่านง่าย เช่น Arial, Calibri หรือ Times New Roman แนะนำให้ใช้สีดำ

จดหมายยาวเกินไป

คนส่วนใหญ่ใช้เวลาอ่านอีเมลเป็นวินาที ไม่ใช่นาที หลายคนมักจะแค่มองผ่านข้อความผ่านตา ดังนั้นจงเขียนจดหมายตามสิ่งนี้ ผู้คนพบว่าการอ่านย่อหน้าใหญ่ๆ เป็นเรื่องยาก - แบ่งข้อความออกเป็นบล็อกเล็กๆ ไฮไลท์และรายการหัวข้อย่อยอ่านง่ายกว่ามาก คุณยังสามารถเน้นประเด็นหลักเป็นตัวหนาหรือตัวเอียงได้ แต่อย่าทำบ่อย

อีเมลคืออะไร? ในโลกธุรกิจปัจจุบัน นี่คือ:

• ใบหน้าของคุณ. ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลคุณสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาของคู่สัญญาหรือทำให้เสียความประทับใจแรก
• เครื่องมือทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกจำนวนมากเกิดขึ้นทางอีเมล ดังนั้นการมีเครื่องมือนี้ที่ดีคุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
• ความฟุ้งซ่านที่ทรงพลัง โลกภายนอกพยายามติดต่อคุณ เบี่ยงเบนความสนใจของคุณ และทำให้คุณหลงทางผ่านทางอีเมล

จากตำแหน่งเหล่านี้และดูการทำงานกับอีเมล มาเริ่มกันง่ายๆ

การออกแบบตัวอักษร

ฉันใช้โปรแกรมรับส่งเมล Mozilla Thunderbird ดังนั้นฉันจะใช้ตัวอย่างนี้ มาสร้างจดหมายใหม่และไล่จากบนลงล่างผ่านรายการฟิลด์

ถึงผู้ซึ่ง. สำเนา. สำเนาที่ซ่อนอยู่

อาจมีบางคนไม่ทราบ แต่ "ถึง" ใน Mozilla สามารถเปลี่ยนเป็น "Cc" หรือ "Bcc" ได้

• ถึงผู้ซึ่ง: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
• สำเนา: เราเขียนคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังปฏิกิริยาจากใคร
• สำเนาที่ซ่อนอยู่: เราเขียนถึงใครบางคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่ผู้รับจดหมายที่เหลือไม่ควรรู้จัก เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือนต่างๆ

ผิด ในการส่งจดหมายจำนวนมาก ให้ระบุผู้รับผ่านช่อง "สำเนาถึง" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้งฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50-90 รายในช่อง "สำเนา" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับของคุณไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังทำงานกับใครในหัวข้อที่คล้ายกัน เป็นเรื่องดีหากพวกเขาเป็นคนที่รู้จักกัน และถ้ามีบริษัทคู่แข่งในรายการที่ไม่รู้จักกันล่ะ? อย่างน้อยที่สุด คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น และอย่างน้อยที่สุด คุณต้องยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำแบบนี้

หัวเรื่องจดหมาย

บริการส่งจดหมายระดับมืออาชีพมักจะเขียนเกี่ยวกับความสำคัญของหัวเรื่อง (บางครั้งก็สมเหตุสมผล) ในบล็อกขององค์กร แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขายซึ่งหัวเรื่องของจดหมายช่วยแก้ปัญหา "ควรเปิดอีเมล"

เราหารือเกี่ยวกับการติดต่อธุรกิจรายวัน ชุดรูปแบบนี้ช่วยแก้ปัญหา "จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายและพบได้" ยิ่งกว่านั้น ความขยันหมั่นเพียรของคุณจะกลับมาหาคุณในรูปแบบของผลกรรมของจดหมายตอบรับจำนวนมากที่มีแต่คำนำหน้า อีกครั้ง:หรือ เอฟดับบลิวดีซึ่งคุณจะต้องค้นหาตัวอักษรที่ต้องการในหัวข้อ

จดหมายยี่สิบฉบับคือปริมาณของจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันของผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่ได้พูดถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งจำนวนจดหมายของพวกเขาก็เกิน 200 ฉบับหรือมากกว่านั้นต่อวัน อีกครั้ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า.

ดังนั้นวิธีการกำหนดหัวข้อของจดหมายอย่างถูกต้อง?

ความผิดพลาด #1 : เฉพาะชื่อบริษัทในหัวข้อ ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" และทั้งหมด ประการแรก คุณอาจไม่ได้เป็นหนึ่งในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญานี้ ประการที่สอง หัวข้อดังกล่าวไม่มีเหตุผลใด ๆ เนื่องจากชื่อบริษัทของคุณปรากฏให้เห็นจากที่อยู่แล้ว ประการที่สาม เดาว่ากล่องจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อใช้วิธีการโต้ตอบนี้ ประมาณนี้ครับ

สะดวกในการค้นหาในหัวข้อดังกล่าวหรือไม่?

ความผิดพลาด #2 : ฉูดฉาด, ขายชื่อ. จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนพาดหัวดังกล่าว แต่เหมาะสมหรือไม่ที่จะใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อธุรกิจ? จดจำจุดประสงค์ของหัวเรื่องของจดหมายธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อระบุตัวตนและการค้นหา

ข้อความของจดหมาย

มีคำแนะนำมากมายในการเขียนข้อความสำหรับโอกาสต่างๆ ตัวอย่างเช่น Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin และผู้เชี่ยวชาญด้านคำคนอื่น ๆ มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขาอย่างน้อยเพื่อปรับปรุงความรู้ทั่วไปและปรับปรุงรูปแบบการเขียนสุนทรพจน์โดยรวม

ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราต้องทำการตัดสินใจหลายอย่างอย่างสม่ำเสมอ

เรื่องของมารยาท . ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอในมารยาทหรือแม้แต่ความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ "Rodya ที่รักของฉัน เป็นเวลากว่าสองเดือนแล้วที่ฉันไม่ได้คุยกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งตัวฉันเองต้องทนทุกข์ทรมานและไม่ได้นอนอีก กลางคืนคิด” สุภาพมากและมีค่าใช้จ่ายสูง ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนคำนำ และในแง่ของเวลาของคู่สนทนาในการอ่าน การติดต่อสื่อสารเป็นธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ใช่การเขียนประเภทจดหมายเพื่อการแข่งขันและไม่ใช่จดหมายจากแม่ของเขาถึง Raskolnikov แต่เป็นการโต้ตอบทางธุรกิจ

เราเคารพเวลาและผู้รับ!

การแนะนำตัวเองและการระลึกถึงสถานการณ์ของคนรู้จักของคุณนั้นสมเหตุสมผลในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่หายวับไปในนิทรรศการ หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการติดต่อในปัจจุบัน เราเขียนจดหมายฉบับแรกของวันว่า "Hello, Ivan" ในจดหมายฉบับที่สองและต่อมา: "Ivan, ... "

อุทธรณ์ . ฉันมักจะกังวลเกี่ยวกับคำถามว่าจะติดต่อใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน ฉันเพิ่งเขียนจดหมายถึงเด็กผู้หญิงสามคนชื่อแอนนา ฉันเขียนคำว่า "สวัสดีแอนนา" โดยไม่ลังเลและไม่ได้แช่ตัวในห้องอบไอน้ำ แต่นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป

จะเกิดอะไรขึ้นหากมีผู้รับสามหรือเจ็ดคนและไม่มีชื่อเดียวกัน คุณสามารถระบุชื่อ: "สวัสดีตอนบ่าย Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันนานและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียนว่า: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎเพื่อระบุชื่อผู้ที่อยู่ในช่อง "ถึง" และผู้ที่อยู่ในสำเนาไม่ต้องติดต่อเลย กฎนี้ในเวลาเดียวกันช่วยให้คุณระบุผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายนี้ได้แม่นยำยิ่งขึ้น (หนึ่ง!)

การอ้างอิง . จดหมายโต้ตอบมักจะเป็นสายโซ่ของจดหมายที่มีคำถามและคำตอบ - ในบทสนทนา ถือว่าเป็นรูปแบบที่ดีที่จะไม่ลบประวัติการติดต่อและเขียนคำตอบของคุณที่ด้านบนสุดของข้อความที่ยกมา เพื่อที่ว่าเมื่อคุณกลับมาที่การติดต่อนี้ในหนึ่งสัปดาห์ คุณสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างตามวันที่จากมากไปหาน้อยได้อย่างง่ายดาย

ด้วยเหตุผลบางอย่าง การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ "ตั้งค่าเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา" ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือกบัญชี" → "การรวบรวมและระบุที่อยู่" มันจะต้องเป็นเช่นนั้น

วัตถุประสงค์ของจดหมาย . จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:

• เมื่อเราแจ้งให้คู่สนทนาทราบ (เช่น รายงานงานที่ทำในเดือนนั้น)
• และเมื่อเราต้องการอะไรจากคู่สนทนา ตัวอย่างเช่น เพื่อให้เขาตกลงในใบแจ้งหนี้ที่แนบมาสำหรับการชำระเงิน

ตามกฎแล้วมีจดหมายจูงใจมากกว่าจดหมายรายงาน หากเราต้องการบรรลุบางสิ่งจากคู่สนทนา สิ่งสำคัญคือต้องพูดสิ่งนี้ในจดหมายเป็นข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรตามด้วยชื่อและเป็นประโยคสุดท้ายของจดหมาย

ผิด : "Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครเป็นคนฆ่าหญิงชรา"

ขวา : "Porfiry Petrovich ฉันเป็นคนฆ่าหญิงชรา โปรดดำเนินการจับกุมฉัน ฉันเหนื่อยกับความทุกข์ทรมานแล้ว!"

ทำไมนักข่าวควรคิดแทนคุณว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาสามารถตัดสินใจผิดพลาดได้

ลายเซ็นในข้อความ . เธอต้องเป็น ยิ่งไปกว่านั้น อีเมลไคลเอ็นต์ทั้งหมดยังให้คุณตั้งค่าการแทนที่ลายเซ็นอัตโนมัติได้ เช่น คลาสสิก "ด้วยความเคารพ, ..." ใน Mozilla สามารถทำได้ในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือกบัญชี"

การเขียนหรือไม่เขียนผู้ติดต่อในลายเซ็นเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับทุกคน แต่ถ้าคุณเกี่ยวข้องกับการขาย - อย่าลืมเขียน แม้ว่าธุรกรรมจะไม่เกิดขึ้นตามผลลัพธ์ของการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบได้ง่ายโดยใช้ผู้ติดต่อจากลายเซ็น

สุดท้าย อีกหนึ่งคุณสมบัติในเนื้อหาของจดหมายสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ, ไม่ต้องการ, ไม่มีเวลา) ในการตอบจดหมายของคุณ ระบุค่าเริ่มต้นในข้อความของจดหมาย ตัวอย่างเช่น “Porfiry Petrovich ถ้าคุณไม่มาจับฉันก่อนเวลา 12.00 น. ของวันศุกร์ ฉันก็ถือว่าฉันนิรโทษกรรมแล้ว” แน่นอนว่าเส้นตายจะต้องเป็นจริง (อย่าส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์เวลา 11:50 น.) ผู้รับต้องสามารถอ่านและตัดสินใจเกี่ยวกับจดหมายของคุณได้ "ความเงียบ" ดังกล่าวช่วยให้คุณไม่ต้องรับผิดชอบต่อการไม่ตอบสนองของคู่สนทนา เช่นเคย การใช้ชิปนี้จะต้องเข้าหาอย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบกลับจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวอาจทำให้เขาขุ่นเคืองเล็กน้อยหรือนำไปสู่การตัดสินใจที่จะไม่ตอบจดหมายในตอนนี้ แต่จะทำให้คุณรอวันศุกร์

ไฟล์แนบ

จดหมายมักมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ, ข้อเสนอเชิงพาณิชย์, การประมาณการ, กำหนดการ, การสแกนเอกสาร - เป็นเครื่องมือที่สะดวกมากและในขณะเดียวกันก็เป็นแหล่งข้อผิดพลาดยอดนิยม

ข้อผิดพลาด : ขนาดการลงทุนที่มหาศาล เรามักจะได้รับอีเมลที่มีไฟล์แนบที่มีขนาดไม่เกิน 20 MB ตามกฎแล้ว นี่คือการสแกนเอกสารบางส่วนในรูปแบบ TIFF ด้วยความละเอียด 600dpi โปรแกรมอีเมลของผู้ติดต่อเกือบจะหยุดทำงานเป็นเวลาหลายนาทีในความพยายามที่ไร้ประโยชน์เพื่อดาวน์โหลดตัวอย่างไฟล์แนบนี้ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน ...

ส่วนตัวผมลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้อีเมลของคุณลงเอยในถังขยะก่อนที่จะถูกอ่านใช่ไหม ควบคุมขนาดของเอกสารแนบ ขอแนะนำให้มีขนาดไม่เกิน 3 MB

แล้วถ้าเกินล่ะ?

• ลองกำหนดค่าสแกนเนอร์ใหม่เป็นรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่นใน PDF และ 300dpi การสแกนที่อ่านได้ค่อนข้างง่าย
• ลองนึกถึงโปรแกรมเช่น WinRar archiver หรือ 7zip ไฟล์บางไฟล์บีบอัดได้อย่างสมบูรณ์แบบ
• จะเกิดอะไรขึ้นหากไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลบัญชีเกือบว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะมาช่วย: Dropbox, Google Drive และอื่น ๆ บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ แต่ฉันชอบจัดการข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ฉันจึงไม่ต้อนรับระบบอัตโนมัติจาก Mail.ru

และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุน - ของพวกเขา ชื่อ . จะต้องเป็นที่เข้าใจและยอมรับของผู้รับ ครั้งหนึ่งในบริษัท เรากำลังเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ส่งถึง ... ให้เป็น Fyodor Mikhailovich Dostoevsky ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมร่าง CP เพื่อขออนุมัติ และในไฟล์แนบมีไฟล์ชื่อ "DlyaFedi.docx" กับผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉัน การสนทนาเกิดขึ้นโดยมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

เรียน ผู้จัดการ คุณพร้อมที่จะเข้าหาบุคคลที่เคารพนับถือคนนี้เป็นการส่วนตัวและเรียกเขาว่าฟีโอดอร์ต่อหน้าเขาหรือไม่?

ยังไงก็ตามคนที่เคารพทุกคนเรียกเขาด้วยชื่อและนามสกุลของเขา

เหตุใดคุณจึงเรียกเอกสารแนบว่า "สำหรับ Fedi" ถ้าส่งตอนนี้คิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราที่ซีพีนี้ไหม?

ฉันกำลังจะเปลี่ยนชื่อ...

ทำไมต้องเตรียมระเบิดเวลา - การปฏิเสธของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า - หรือสร้างงานพิเศษให้ตัวเองด้วยการเปลี่ยนชื่อไฟล์ ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องในทันที: "สำหรับ Fedor Mikhailovich.docx" หรือดีกว่า - "KP_Sky_Axes.docx"

ดังนั้นด้วยอีเมลในฐานะ "ใบหน้า" ที่แยกออกมาไม่มากก็น้อย มาดูอีเมลในฐานะเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว

ทำงานกับตัวอักษร

อีเมลเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวอย่างมาก เช่นเดียวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว จดหมายต้องได้รับการจัดการโดยกฎที่รัดกุมและใช้ตารางการทำงาน

อย่างน้อยที่สุด คุณต้องปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลทั้งหมด หากไคลเอ็นต์อีเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับแจ้งด้วยสัญญาณเสียง และไอคอนข้างนาฬิกาจะกะพริบ และตัวอย่างจดหมายจะปรากฏขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อฉีกคุณออกจากงานที่อุตสาหะก่อนจากนั้นจึงกระโดดลงไปในก้นบึ้งของจดหมายที่ไม่ได้อ่านและจดหมายที่ไม่ได้อ่าน - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงในชีวิตของคุณ

สำหรับบางคน จิตตานุภาพที่ทรงพลังช่วยให้คุณไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน และเป็นการดีกว่าสำหรับคนธรรมดาที่จะไม่ล่อลวงโชคชะตาและปิดมัน ใน Mozillla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"

หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่ามีจดหมายมาถึงแล้ว

ง่ายมาก. คุณเองก็ตั้งใจจัดสรรเวลาในการแยกวิเคราะห์เมล เปิดไคลเอนต์เมลของคุณและดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด สามารถทำได้วันละสองครั้ง เช่น ในเวลาอาหารกลางวันและตอนเย็น หรือในช่วงเวลาที่ต้องหยุดทำงาน เช่น ในการจราจรติดขัด

ผู้คนมักถามว่าเวลาตอบกลับและอีเมลด่วนเป็นอย่างไร ฉันตอบ: คุณไม่มีจดหมายด่วนทางไปรษณีย์ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกสนับสนุนลูกค้า (แผนกดังกล่าวมีกฎของตัวเองสำหรับการทำงานกับเมล)

หากมีจดหมายด่วนผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะเข้าสู่ไคลเอนต์อีเมลอย่างมีสติและดำเนินการกับจดหมายด่วน กูรูด้านการจัดการเวลาทุกคน (เช่น Gleb Arkhangelsky กับ "Time Drive") ประกาศมาตรฐานสำหรับการตอบกลับอีเมลสูงสุด 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎปกติของรูปแบบที่ดี - อย่าคาดหวังคำตอบทันทีจากคู่สนทนาทางอีเมล หากมีจดหมายด่วนให้แจ้งผ่านช่องทางการติดต่อที่รวดเร็วกว่า

ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือนและตอนนี้เราเปิดไคลเอนต์อีเมลตามกำหนดเวลาของเรา

จะทำอย่างไรเมื่อเราเข้าไปในเมลและมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เรียกว่า "การแยกวิเคราะห์อีเมล" จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน?

ฉันได้ยินมามากมายเกี่ยวกับระบบกล่องจดหมายเป็นศูนย์ แต่โชคไม่ดีที่ฉันไม่ได้พบคนที่ใช้มันเลยแม้แต่คนเดียว ฉันต้องคิดค้นล้อใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้ใน Lifehacker ตัวอย่างเช่น, " ". ด้านล่างนี้ฉันจะพูดถึงระบบกล่องจดหมายเป็นศูนย์ในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณหากกูรู GTD จะได้รับการบันทึกไว้ในความคิดเห็น เสริมหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่ตัววางแผนงานหรือที่เก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้นโฟลเดอร์ Inbox ควรว่างเปล่าเสมอ หากคุณวิเคราะห์กล่องจดหมายแล้ว อย่าหยุดและอย่าเสียสมาธิกับสิ่งใดๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้

จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมาย? คุณต้องอ่านแต่ละตัวอักษรตามลำดับและลบออก ใช่ เพียงแค่เลือกและกด Delete บนแป้นพิมพ์ หากคุณไม่สามารถบังคับตัวเองให้ลบอีเมลได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลนั้น

1. คุณช่วยตอบในสามนาทีได้ไหม จำเป็นต้องตอบไหม? ใช่ คุณทำได้ และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาที จากนั้นตอบทันที
2. คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้ตัวกำหนดเวลางานที่ให้คุณแปลงอีเมลเป็นงาน ให้เปลี่ยนอีเมลของคุณเป็นงานแล้วลืมเรื่องนี้ไปชั่วขณะ ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมมาก ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัวได้: คุณส่งต่อจดหมายถึงที่อยู่นั้น และมันจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายตัวอักษรไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
3. หลังจากการตอบกลับจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนเป็นงานหรือเพียงแค่อ่าน คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบทิ้งหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อจัดเก็บระยะยาว

นี่คือโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ฉันมี

• 0_วิ่งฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีสมุดวางแผน ฉันขอย้ำว่าคุณสามารถเพิ่มจดหมายที่ต้องการการศึกษาโดยละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้จำเป็นต้องทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยวิธีการที่รอบคอบในเวลาที่จัดสรรไว้เป็นพิเศษสำหรับสิ่งนี้
• 1_อ้างอิงที่นี่ฉันใส่จดหมายพร้อมข้อมูลพื้นฐาน: จดหมายต้อนรับพร้อมการเข้าสู่ระบบจากบริการเว็บต่างๆ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่กำลังจะมาถึง และอื่นๆ
• 2_โครงการ.นี่คือที่เก็บถาวรของการโต้ตอบกับพันธมิตรและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบัน โดยปกติจะมีโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการหรือคู่ค้า ฉันใส่จดหมายจากพนักงานของเขาในโฟลเดอร์ของพันธมิตรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจดหมายจากพนักงานของ "Sky" ที่เกี่ยวข้องกับพันธมิตรนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดในโครงการก็อยู่ในมือเพียงไม่กี่คลิก
• 3_พิพิธภัณฑ์.ที่นี่ฉันทิ้งจดหมายที่น่าเสียดายที่จะลบทิ้งและผลประโยชน์จากพวกเขาก็ไม่ชัดเจน โฟลเดอร์ที่มีโปรเจ็กต์ที่ปิดแล้วจาก "2_Projects" จะย้ายข้อมูลมาที่นี่ด้วย กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้สมัครคนแรกที่จะลบจะถูกเก็บไว้ใน "พิพิธภัณฑ์"
• 4_เอกสาร.นี่คือจดหมายพร้อมเอกสารตัวอย่างอิเล็กทรอนิกส์ที่อาจมีประโยชน์ในอนาคตสำหรับการบัญชี เช่น การกระทบยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์นี้มีหลายอย่างเหมือนกันกับโฟลเดอร์ "2_Projects" และ "1_Sprav" เพียงเก็บข้อมูลการบัญชีและในโฟลเดอร์ "2_Projects" - ข้อมูลการจัดการ ใน "4_Documents" - ข้อมูลที่ใช้งานไม่ได้ และใน "2_Projects" - ใช้งานจริง
• 5_ความรู้ที่นี่ฉันใส่เฉพาะการส่งจดหมายที่มีประโยชน์จริง ๆ ซึ่งฉันต้องการกลับไปหาแรงบันดาลใจหรือค้นหาวิธีแก้ปัญหาในภายหลัง

มีการตั้งค่าเมลไคลเอ็นต์อื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อการทำงานของระบบนี้ ประการแรก ธันเดอร์เบิร์ดมีช่องกาเครื่องหมาย "ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว" ตามค่าเริ่มต้น ชอบทำอย่างมีสติ ฟันธง! ในการทำเช่นนี้ ไปที่เมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่า" → "ขั้นสูง" → "การอ่านและการแสดงผล"

ประการที่สองเราใช้ ตัวกรอง . ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองเพื่อส่งต่อจดหมายโดยอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันละทิ้งแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ อันดับแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีเกี่ยวข้องกับโครงการหรือหุ้นส่วน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะต้องถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ของหุ้นส่วนหรือโครงการนี้ ประการที่สอง: ฉันตัดสินใจที่จะเพิ่มการรับรู้ คุณต้องตัดสินใจเองว่าจะเก็บจดหมายใดไว้ที่ไหนและสะดวกกว่าที่จะค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ดำเนินการในที่เดียว - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อจัดระเบียบจดหมายธรรมดาอัตโนมัติจากระบบต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เท่านั้น นั่นคือจดหมายที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ ตัวกรองใน Mozilla Thunderbird ได้รับการกำหนดค่าในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวกรองข้อความ"

ดังนั้น ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง อีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ

ใช่ และอีกสิ่งหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลใหม่แล้วหรือยัง ;)