การจัดการแคชเชียร์ใน Excel แบบฟอร์มเอกสารเงินสด คุณสมบัติการกรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์

หน้าชื่อเรื่องของสมุดเงินสด - ตัวอย่างสามารถดาวน์โหลดได้บนเว็บไซต์ของเรา รูปแบบ 0310004 ประกอบด้วย 2 ส่วน ส่วนแรกเป็นหน้าปกของทะเบียนบัญชีนี้ และส่วนที่สองคือหน้าสุดท้ายของหนังสือ ดูวิธีการทำอย่างถูกต้อง

แบบฟอร์มบัญชีเงินสดคืออะไร (หน้าชื่อเรื่อง)

หน้าชื่อเรื่องของสมุดเงินสดมักจะทำจากกระดาษหนาเพื่อให้เครื่องบันทึกเงินสดคงสภาพไว้ได้นานที่สุด ตามวรรค 1 ของศิลปะ กฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการบัญชี" ฉบับที่ 29 ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ อายุการเก็บรักษาของการลงทะเบียนบัญชีดังกล่าวเป็นบัญชีเงินสดอย่างน้อย 5 ปี

หนังสือเล่มนี้สามารถพิมพ์ลงบนกระดาษ ผูกมัดและรับรองโดยลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและประทับตรา หรือเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ลงบนกระดาษ (ข้อ 4.7 ของคำแนะนำของธนาคารแห่งรัสเซียลงวันที่ 03/11/2014 ฉบับที่ 3210-U)

แบบฟอร์มบัญชีเงินสด (แบบฟอร์มรวม KO-4) ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 18 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 88 ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ระบุไว้ที่มุมบนขวาของหน้า

หน้าชื่อ (ปกหนังสือ) ควรมีชื่อเต็มขององค์กร รหัส OKPO หากนี่เป็นหน่วยโครงสร้าง ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งนี้จะถูกระบุ ภายใต้ชื่อทะเบียนเป็นปีที่เก็บอยู่ ดังนั้นบัญชีเงินสดใหม่จะเริ่มขึ้นทุกปีปฏิทินหรือทันทีหลังจากกรอกหน้าสุดท้ายของหนังสือเล่มก่อนหน้าในปีเดียวกัน

ในหน้าสุดท้ายของหนังสือ ในบรรทัดที่ระบุจำนวนแผ่นที่มีหมายเลขและแผ่นเจือ จะมีการใส่ค่าตัวเลขตามจริง บันทึกได้รับการรับรองโดยตราประทับขององค์กร (ถ้ามี) และลายเซ็นของหัวหน้าและหัวหน้าฝ่ายบัญชีพร้อมใบรับรองผลการเรียนที่ได้รับมอบอำนาจ รายการสุดท้ายคือวันที่รับรองข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนแผ่นในหนังสือ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทธุรกรรมเงินสดที่มีอยู่ในบทความ "แนวคิดและประเภทของธุรกรรมเงินสด (ข้อบังคับทางกฎหมาย)" .

คุณสมบัติของแอปพลิเคชันของแบบฟอร์มรวม KO-4 ในปี 2019

ตั้งแต่ต้นปี 2556 รูปแบบของเอกสารหลักที่มีอยู่ในอัลบั้มที่รวมเป็นหนึ่งเดียวโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐได้กลายเป็นทางเลือกสำหรับการใช้งาน อย่างไรก็ตาม หากเรากำลังพูดถึงเอกสารหลักและทะเบียน แบบฟอร์มที่ได้รับการจัดตั้งขึ้นตามกฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งนี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมเงินสด) แบบฟอร์มรวมที่พัฒนาแล้วยังคงมีผลบังคับใช้

นี่คือสิ่งที่ระบุไว้ในข้อมูลของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 04.12.2012 ฉบับที่ PS-10/2012 เกี่ยวกับการมีผลบังคับใช้ของกฎหมายว่าด้วยการบัญชีในปี 2013 แม้จะมีความจริงที่ว่าตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2014 ได้มีการกำหนดขั้นตอนใหม่สำหรับการบันทึกธุรกรรมเงินสด (คำสั่งของธนาคารแห่งรัสเซียลงวันที่ 11 มีนาคม 2014 ฉบับที่ 3210-U) รูปแบบของบัญชีเงินสดยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ในเวลาเดียวกัน ผู้ประกอบการแต่ละรายไม่สามารถรักษาแบบฟอร์มการลงทะเบียนบัญชีนี้ (ข้อ 4.6 ของคำสั่งธนาคารแห่งรัสเซียหมายเลข 3210-U ลงวันที่ 11 มีนาคม 2014)

ความถูกต้องของบัญชีเงินสดถูกตรวจสอบโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือนักบัญชีและหัวหน้า

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการแสดงธุรกรรมเงินสดในการบัญชี อ่านบทความ

ชุดยูนิฟอร์ม KM-6เป็นหนึ่งในรายงานที่แคชเชียร์กรอกในเครื่องบันทึกเงินสดที่ติดตั้ง ECLZ เมื่อสิ้นสุดแต่ละวันเมื่อมีการทำธุรกรรมเงินสดด้วยเงินสด เราจะบอกวิธีกรอกแบบฟอร์ม KM-6 ซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มและดูตัวอย่างการกรอกได้

เราทำงานด้วยเงินสด

การทำงานด้วยเงินสดมักมาพร้อมกับความรับผิดชอบมากมาย แคชเชียร์ต้องไม่เพียงแต่สามารถดำเนินการเอกสารเงินสดทั้งหมดได้อย่างถูกต้อง แต่ยังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายด้วย

สิ่งสำคัญ!ประเด็นหลักที่แคชเชียร์ควรรู้เมื่อทำงานกับเงินสดระบุไว้ในกฎหมาย "เกี่ยวกับการใช้เครื่องบันทึกเงินสด" ลงวันที่ 22 พฤษภาคม 2546 ฉบับที่ 54-FZ และคำแนะนำของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเกี่ยวกับการทำธุรกรรมเงินสดลงวันที่ 11 มีนาคม 2557 เลขที่ 3210-U.

อ่านเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบวินัยเงินสดและผลกระทบของการละเมิดในเนื้อหา .

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด: แคชเชียร์มีหน้าที่อื่นๆ อีกมากมาย หนึ่งในนั้น การดำเนินการที่จำเป็นเมื่อทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสดด้วย ECLZ กำลังกรอกรายงาน "รายงานอ้างอิงของผู้ดำเนินการแคชเชียร์" เกี่ยวกับการอ่านมาตรวัดเงินสดและรายได้สำหรับวันทำการ (หรือ กะเงินสด) ตามรายงานนี้ รายได้ที่ได้รับต่อกะจะบันทึกเข้าที่โต๊ะเงินสดในการดำเนินงาน

ทำได้ทั้งในรูปแบบของ KM-6 แบบรวมศูนย์ซึ่งได้รับอนุมัติจากพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 1998 ฉบับที่ 132 หรือในรูปแบบเนื้อหาที่คล้ายกันซึ่งพัฒนาขึ้นโดยอิสระ หลังเป็นไปได้ตั้งแต่กลางปี ​​2559 หลังจากการแก้ไขกฎหมายฉบับที่ 54-FZ มีผลบังคับใช้

ตั้งแต่วันที่ 07/01/2017 ด้วยการเปิดตัวเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์ ความจำเป็นในการเตรียมรายงานดังกล่าวจะหายไป เนื่องจากการรายงานที่จำเป็นทั้งหมดสามารถสร้างขึ้นตามข้อมูลรายได้ที่เข้าสู่ไดรฟ์ทางการเงินของเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์ระหว่าง กะ (ดูหนังสือกระทรวงการคลัง ลงวันที่ 06/16/2560 เลขที่ 03-01-15/37692)

กรอกแบบฟอร์ม KM-6

รายงานในแบบฟอร์ม KM-6 จัดทำขึ้นเป็น 1 ฉบับ หลังจากแสดงข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท (ชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ KPO, TIN) และระบุรุ่นเครื่องเก็บเงินที่ใช้ (ชื่อ หมายเลขซีเรียล และหมายเลขทะเบียน) ก็จะแสดงรายได้ของกะตามเคาน์เตอร์รวมที่จุดเริ่มต้นและ สิ้นสุดวันทำการ

นอกจากนี้ ในการกรอกแบบฟอร์ม KM-6 จะต้องทราบจำนวนเงินที่คืนให้กับลูกค้า (เมื่อคืนสินค้า) และสำหรับเช็คที่เจาะไม่ถูกต้อง เพื่อให้จำนวนเงินสุดท้ายตามรายงานสะท้อน การรับเงินสดจริงของบริษัทสำหรับกะ รายงานนี้ต้องลงนามโดยแคชเชียร์อาวุโสและหัวหน้าบริษัท

คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์ม KM-6 บนเว็บไซต์ของเรา:

ตัวอย่างจะช่วยคุณกรอกแบบฟอร์ม KM-6 ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของเรา

ผลลัพธ์

ผลลัพธ์ของการทำงานของแคชเชียร์ในเครื่องบันทึกเงินสดที่ติดตั้ง ECLZ สำหรับกะ (การรับเงินสด) ได้รับการบันทึกโดยใช้แบบฟอร์ม KM-6 แบบรวมศูนย์ รายงานนี้ระบุข้อมูลของเคาน์เตอร์รวมของการลงทะเบียนเงินสดและจำนวนรายได้ที่ได้รับ รายงานทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการลงทะเบียนการรับเงินสดไปยังโต๊ะเงินสดปฏิบัติการของผู้เสียภาษี ด้วยการเปิดตัวโต๊ะเงินสดออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องมีรายงานดังกล่าว

ธุรกรรมเงินสดได้รับการจัดทำเป็นเอกสารในแบบฟอร์มที่กำหนดและเป็นไปตามขั้นตอนการกรอก เมื่อใช้ KKM ที่ติดตั้ง EKLZ ร่วมกับสมุดรายวันผู้ดำเนินการแคชเชียร์ KM-4 และแบบฟอร์มการบัญชีอื่นๆ ได้รับการอนุมัติ โดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 2541 ฉบับที่ 132 "รายงานของผู้ประกอบการแคชเชียร์" จะถูกกรอกตามแบบฟอร์มหมายเลข KM-6 ไม่ว่าจะต้องกรอกแบบฟอร์ม KM-6 สำหรับผู้ที่เปลี่ยนไปใช้โต๊ะเงินสดออนไลน์และมีขั้นตอนการกรอกอย่างไรเราจะพิจารณาเพิ่มเติม

รายงานช่วยเหลือของผู้ดำเนินการแคชเชียร์และโต๊ะเงินสดออนไลน์

แบบฟอร์มรวมหลักสำหรับการบัญชีสำหรับการดำเนินการทางการค้า รวมถึงแบบฟอร์มหมายเลข 6-KM ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐฉบับที่ 132 ใบรับรองแคชเชียร์ประกอบด้วยการอ่านการควบคุมและการรวมเคาน์เตอร์ จำนวนเงินที่ได้รับต่อวันหรือการเปลี่ยนแปลงของรายได้ , จำนวนเงินที่คืนให้กับผู้ซื้อ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มรวมของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐอีกต่อไป คุณจึงสามารถกรอกรายงานของผู้ดำเนินการแคชเชียร์ในรูปแบบของการออกแบบของตนเองตามรายละเอียดที่จำเป็นได้ รายงานของแคชเชียร์ ซึ่งเป็นตัวอย่างความสมบูรณ์ คุณจะพบได้ที่ส่วนท้ายของบทความนี้

บริษัทและผู้ประกอบการแต่ละรายที่ใช้โต๊ะเงินสดออนไลน์ไม่สามารถกรอกแบบฟอร์มรวม KM-1 - KM-9 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 132 ซึ่งรวมถึง "รายงานความช่วยเหลือของแคชเชียร์" ในรูปแบบ KM-6 กระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียได้ชี้แจงในจดหมายลงวันที่ 16 กันยายน 2559 ฉบับที่ 03-01-15 / 54413 ลงวันที่ 16 มิถุนายน 2560 ฉบับที่ 03-01-15 / 37692 และลงวันที่ 4 กรกฎาคม 2560 เลขที่ 03-01-15 / 42314. หน่วยงานอธิบายแนวทางนี้ดังนี้: มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐหมายเลข 132 ใช้ไม่ได้กับกฎหมายว่าด้วยการใช้เครื่องบันทึกเงินสดซึ่งประกอบด้วยกฎหมาย 05.22.2003 ฉบับที่ 54-FZ และข้อบังคับที่นำมาใช้ตาม กฎหมายนี้จึงไม่จำเป็น

ความจำเป็นในการกรอกรายงานของผู้ดำเนินการแคชเชียร์ด้วยการแนะนำเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์ก็หายไปเช่นกันเนื่องจากเหตุผลทางเทคนิค: ข้อมูลและตัวบ่งชี้ที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ทางการเงินของเครื่องบันทึกเงินสด ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน หน่วยงานด้านภาษียังได้รับข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมเงินสดที่ทำผ่านเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์แบบเรียลไทม์

ขั้นตอนการกรอก "รายงานช่วยเหลือของผู้ประกอบการแคชเชียร์"

รายงานอ้างอิงได้รวบรวมไว้เป็นชุดเดียว สำหรับโต๊ะเงินสดสำหรับปฏิบัติงานแต่ละแห่งของบริษัทแยกจากกัน เมื่อสิ้นสุดกะหรือสิ้นวันแคชเชียร์จะโอนเงินที่ได้รับไปยังธนาคารหรือตามคำสั่งการรับไปยังแคชเชียร์อาวุโส (หรือหัวหน้าหากไม่มีแคชเชียร์อาวุโสในองค์กร) โดยแนบรายงานแคชเชียร์ที่กรอกครบถ้วนตามแบบ KM-6 แบบฟอร์มรายงานสามารถพบได้ในอัลบั้มของแบบฟอร์มรวมซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 132

แคชเชียร์กรอกแบบฟอร์มตามลำดับต่อไปนี้:

• ชื่อขององค์กรถูกป้อนในบรรทัดบนสุดของแบบฟอร์ม พร้อมทั้งระบุที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของบริษัทไว้ที่นั่นด้วย หากจำเป็น ให้ป้อนชื่อหน่วยโครงสร้างขององค์กร ในส่วนตารางทางด้านขวา จะมีการระบุ TIN ของบริษัทและรหัสประเภทกิจกรรมตาม OKVED
• บรรทัด "เครื่องบันทึกเงินสด" ระบุรุ่นของเครื่องบันทึกเงินสดที่ใช้ - ระดับ, ประเภท, ยี่ห้อ ต้องป้อนหมายเลขทะเบียนของ KKM และหมายเลขซีเรียลของผู้ผลิตในเซลล์ที่เกี่ยวข้องของตารางทางด้านขวา คุณสามารถระบุซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ในบรรทัด "Application Program"
• นามสกุลและชื่อย่อของแคชเชียร์จะถูกป้อนลงในเซลล์ "แคชเชียร์" และหมายเลขของกะที่เกี่ยวข้องจะแสดงอยู่ในเซลล์ "Shift"

ส่วนหลักของ "รายงาน-รายงานของผู้ดำเนินการแคชเชียร์" คือตารางสิบคอลัมน์

• คอลัมน์ 1 "เลขลำดับของรายงานหน่วยความจำทางการเงินเมื่อสิ้นสุดกะ/วัน" ต้องมีหมายเลขลำดับประจำสินค้าของรายงาน Z
• คอลัมน์ 2 และ 3 - ระบุจำนวนแผนกและส่วน (ถ้ามี)
• คอลัมน์ 4 ไม่จำเป็น
• คอลัมน์ 5 มีการอ่านค่ารวมของมาตรวัดเงินสดเมื่อเริ่มงาน (จุดเริ่มต้นของวันหรือกะ) และต้องตรงกับข้อมูลในคอลัมน์ 6 ของ KM-4 Cashier-Operator Journal สำหรับวันหรือกะนั้น
• คอลัมน์ 6 - การอ่านมิเตอร์เดียวกันเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน / กะซึ่งสอดคล้องกับคอลัมน์ 9 ของวารสาร KM-4
• คอลัมน์ 7 - จำนวนรายได้ที่ได้รับสำหรับวันทำงาน / กะตามเคาน์เตอร์ ตัวบ่งชี้นี้คำนวณจากความแตกต่างระหว่างคอลัมน์ 6 และ 5 และต้องตรงกับคอลัมน์ที่ 10 ทั้งหมดของ "Journal of the cashier-operator" สำหรับวันนี้ / กะ
• คอลัมน์ 8 - จำนวนคืนให้กับลูกค้าในใบเสร็จรับเงินที่ไม่ได้ใช้ ที่นี่คุณต้องระบุจำนวนเงินทั้งหมดที่ส่งคืนให้กับลูกค้าและเช็คที่เจาะโดยไม่ได้ตั้งใจ ใน "วารสารของผู้ประกอบการแคชเชียร์" คอลัมน์นี้สอดคล้องกับคอลัมน์ 15 สำหรับกะเดียวกัน ในกรณีที่ไม่มีผลตอบแทน คอลัมน์นี้จะถูกขีดฆ่า
• ในคอลัมน์ที่ 9 และ 10 หัวหน้าแผนก / ส่วนจะใส่นามสกุล ชื่อย่อ และลายเซ็น ในกรณีที่ไม่มีศีรษะให้ชื่อเต็มของเขา และลงนามโดยแคชเชียร์
• ในบรรทัด "ผลรวม" ของตาราง ตัวบ่งชี้ในคอลัมน์ 7 และ 8 จะถูกสรุปแยกกัน

ควรกรอกบรรทัด "รายได้รวมในจำนวน" ดังนี้: ในคำ, รูเบิล, เป็นตัวเลข - kopecks ตัวบ่งชี้นี้คำนวณเป็นผลรวมของรายได้ลบด้วยผลตอบแทน (บรรทัดสุดท้ายของคอลัมน์ 7 ลบผลรวมของคอลัมน์ 8)

ถัดไปวันที่และหมายเลขของคำสั่งซื้อเงินสดขาเข้า (PKO) จะถูกระบุตามที่รายได้และรายงานเงินสดที่แนบมาในแบบฟอร์ม KM-6 จะถูกโอนไปยังแผนกบัญชีของ บริษัท หรือไปยังแผนกบัญชีของ บริษัท ศีรษะ. มีความจำเป็นต้องระบุรายละเอียดของธนาคารที่จะมอบเงินที่ได้รับในภายหลัง หากองค์กรมีขนาดเล็กซึ่งมีโต๊ะเงินสดไม่เกินสองโต๊ะ ผู้ดำเนินการแคชเชียร์สามารถมอบเงินให้กับนักสะสมธนาคารได้ทันที สิ่งนี้ยังสะท้อนให้เห็นในรายงานของแคชเชียร์ซึ่งระบุธนาคารที่รับเงินจำนวนและวันที่ของใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากผู้เรียกเก็บเงิน

"รายงานใบรับรองของผู้ให้บริการแคชเชียร์" ลงนามโดยแคชเชียร์อาวุโส แคชเชียร์ - ผู้บริหารและหัวหน้าองค์กรพร้อมใบรับรองผลการเรียน

หนึ่งในเอกสารหลักในการดำเนินการลงทะเบียนเงินสดคือสมุดเงินสด บริษัททุกแห่งที่มีมูลค่าการซื้อขาย "เงินสด" ควรได้รับการดูแล: รับเงินจากบัญชีเดินสะพัด การออกเงินเดือน เงินทุนที่รับผิดชอบ ฯลฯ ในรูปแบบใดที่กรอกสมุดเงินสดวิธีบำรุงรักษาอย่างถูกต้อง - นี่คือบทความของเรา

"สมุดเงินสด KO-4" คืออะไร

สมุดเงินสด - เอกสารที่บันทึกการรับและการออกเงินสดที่โต๊ะเงินสดของ บริษัท การกรอกบัญชีเงินสดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกคน โดยไม่คำนึงถึงแบบฟอร์มขององค์กรและระบบภาษีที่เกี่ยวข้อง มีข้อยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการแต่ละรายที่บันทึกรายได้และค่าใช้จ่าย - พวกเขาไม่จำเป็นต้องจัดทำใบเสร็จรับเงินและเอกสารค่าใช้จ่ายดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีสมุดเงินสด (ข้อ 4.1 ของคำสั่งของธนาคารกลางหมายเลข 3210-U วันที่ 03/11/2557).

สมุดเงินสดถูกกรอก (ดูตัวอย่างด้านล่าง) ในแบบฟอร์มปัจจุบันหมายเลข KO-4 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 18 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 88 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 3 พฤษภาคม 2000). แบบฟอร์มกระดาษประกอบด้วย: ปก, หน้าชื่อเรื่องและแผ่นของสมุดเงินสด

ขั้นตอนในการบำรุงรักษาสมุดเงินสดนั้นกำหนดไว้ในพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 88 ในแง่ทั่วไปเท่านั้นยังไม่มีการพัฒนาคำแนะนำโดยละเอียดสำหรับการกรอก นอกจากนี้เมื่อกรอกควรได้รับคำแนะนำจากบทบัญญัติของคำสั่งของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 3210-U

วิธีกรอกสมุดเงินสด: อัลกอริธึม

พนักงานที่รับผิดชอบในการกรอกเอกสารเงินสดรวมถึงสมุดเงินสดได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้า อาจเป็นแคชเชียร์ นักบัญชี หัวหน้าฝ่ายบัญชี เจ้าหน้าที่อื่น ๆ และในกรณีที่ไม่มีหัวหน้าตัวเองหรือบุคคลที่ให้บริการด้านบัญชีสามารถรักษาบัญชีเงินสดและเอกสารเงินสดอื่น ๆ ได้

พื้นฐานสำหรับการทำรายการในบัญชีเงินสดคือใบสั่งเงินสดสำหรับใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่าย คำสั่งซื้อมีหมายเลขผ่าน โดยจะทำรายการรับหรือจ่ายเงินสดแต่ละรายการ รายการในบัญชีเงินสดจะทำเฉพาะในวันที่มีการเคลื่อนไหวในเครื่องบันทึกเงินสด

อัลกอริทึมทั่วไปสำหรับการกรอกสมุดเงินสด:

• ในตอนต้นของวันจะมีการระบุยอดเงินสดซึ่งควรเท่ากับยอดคงเหลือเมื่อสิ้นสุดวันก่อนหน้า
• รายการจะทำในหนังสือสำหรับการสั่งซื้อขาเข้าและขาออกแต่ละรายการที่ออกต่อวัน
• เมื่อสิ้นสุดวันทำการในบัญชีเงินสด ยอดหมุนเวียนสำหรับการรับและค่าใช้จ่ายของ "เงินสด" จะถูกสรุปและยอดคงเหลือเมื่อสิ้นสุดวันจะแสดงขึ้น

จะเก็บสมุดเงินสดได้อย่างไรหากไม่มีการเคลื่อนไหวที่โต๊ะเงินสดระหว่างวัน? ในบัญชีเงินสดไม่จำเป็นต้องสะท้อนถึงวันดังกล่าว

หลังจากตรวจสอบจำนวนเงินสดคงเหลือในเครื่องบันทึกเงินสด ณ สิ้นวัน มูลค่าการซื้อขายและยอดคงเหลือที่แสดงในบัญชีเงินสด แคชเชียร์รับรองรายการที่ทำในบัญชีพร้อมลายเซ็นของเขาแล้วส่งต่อพร้อมกับเงินสด เอกสารยืนยันหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้จัดการ

ในบัญชีเงินสดซึ่งแตกต่างจากคำสั่งจ่ายเงินสดได้รับอนุญาตให้ทำการแก้ไข แต่ถ้าพวกเขาได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และการถอดเสียงของพวกเขาและวันที่ของการแก้ไขจะถูกระบุด้วย

สมุดเงินสดพร้อมกับเอกสารเงินสดอื่น ๆ ต้องเก็บไว้ในองค์กรเป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี

วิธีกรอกสมุดเงินสด: ตัวอย่างการกรอกบนกระดาษ

คุณสามารถออกสมุดเงินสดได้ทั้งบนกระดาษและทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ละตัวเลือกเหล่านี้มีลักษณะเฉพาะของการเติม

แบบฟอร์มกระดาษ KO-4 เป็นนิตยสารที่พิมพ์ในโรงพิมพ์ กรอกด้วยตนเอง หรือกรอกในคอมพิวเตอร์ แล้วพิมพ์เป็นแผ่นของสมุดเงินสด

ถ้าจะกรอกหนังสือด้วยมือ ก่อนเริ่มงาน คุณต้องนับและเย็บแผ่นทั้งหมด ที่ด้านหลังของปก มีกระดาษแผ่นหนึ่งติดอยู่ที่เชือกผูกรองเท้าเพื่อระบุจำนวนแผ่นหมายเลข ตราประทับและลายเซ็นของหัวหน้าและหัวหน้าฝ่ายบัญชี หน้าชื่อเรื่องระบุชื่อบริษัทและระยะเวลาการใช้หนังสือ

สมุดบัญชีเงินสดประกอบด้วยสองส่วน: ใบแทรกสมุดบัญชีเงินสดและรายงานของแคชเชียร์ซึ่งมีหมายเลขเป็นตัวเลขเดียวกัน ต้องใช้กระดาษสำเนาเพื่อกรอกแผ่นด้วยตนเอง แผ่นพับครึ่งตามเส้นตัดกระดาษคาร์บอนวางอยู่ตรงกลางและแคชเชียร์เติมส่วนที่แยกออกไม่ได้ (สำเนาแรก) ด้วยปากกาลูกลื่นและส่วนที่ฉีกขาด (สำเนาที่สอง) จะถูกคัดลอก

สมุดเงินสด: ตัวอย่างคู่มือ

ในตอนท้ายของวัน หลังจากกรอกสมุดเงินสด สำเนาที่สองออกมาและเป็นรายงานของแคชเชียร์ ซึ่งแนบเอกสารเงินสดทั้งหมดสำหรับวันนั้นด้วย สมุดเงินสดและรายงานพร้อมใบสั่งซื้อเงินสดที่แนบมาจะถูกส่งไปตรวจสอบกับหัวหน้าฝ่ายบัญชี ซึ่งระบุจำนวนใบเสร็จและค่าใช้จ่ายที่ได้รับเป็นตัวอักษร และลงนามทั้งสองฉบับ ลายเซ็นทั้งหมดในใบสลิปและรายงานของแคชเชียร์ต้องเป็นของแท้เท่านั้น ไม่ใช่ "กระดาษคาร์บอน"

นี่คือลักษณะของแผ่นสมุดเงินสด (ว่างเปล่า)

คุณสามารถดาวน์โหลด clean KO-4 ด้านล่าง หากสมุดบัญชีเงินสดวาดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ เช่น ในรูปแบบ word หรือ excel แผ่นงานที่เสร็จสมบูรณ์เมื่อสิ้นสุดวันจะถูกพิมพ์เป็นสองชุด ลงนามโดยแคชเชียร์และตรวจสอบโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงาน (รายปีหรือรายไตรมาส) แผ่นงานพิมพ์จะถูกเย็บและรับรองด้วยตราประทับและลายเซ็นในลักษณะเดียวกับฉบับที่เขียนด้วยลายมือ

สมุดเงินสดอิเล็กทรอนิกส์: วิธีจัดการ 2017

อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการรักษาบัญชีเงินสดคือการใช้โปรแกรมบัญชีทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บบัญชีขององค์กรไว้ เมื่อทำรายการบัญชีในบัญชี 50 "แคชเชียร์" ในโปรแกรม บัญชีเงินสดจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ แผ่นของสมุดเงินสดดังกล่าวสามารถพิมพ์ได้ในตอนท้ายของวันและวาดขึ้นโดยการเปรียบเทียบกับตัวเลือกก่อนหน้าหรือคุณไม่สามารถพิมพ์ได้ แต่จำเป็นต้องให้การป้องกันเพิ่มเติมสำหรับเอกสารจากการเข้าถึงและแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต หลังจากลงนาม สมุดเงินสดอิเล็กทรอนิกส์ลงนามโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของหัวหน้าฝ่ายบัญชีและแคชเชียร์ตามบทบัญญัติของกฎหมาย 06.04.2011 ฉบับที่ 63-FZ

ความรับผิดชอบต่อการละเมิดในการดำเนินการของบัญชีเงินสด

หากบัญชีเงินสดในองค์กรถูกเก็บไว้อย่างไม่ถูกต้องหรือไม่ถูกเก็บไว้เลย ถือเป็นการละเมิดขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสดและการทำงานด้วยเงินสด การกระทำดังกล่าวอยู่ภายใต้ความรับผิดทางปกครองภายใต้ศิลปะ 15.1 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย ได้แก่ :

• ปรับเจ้าหน้าที่ - จาก 4 พันถึง 5 พันรูเบิล
• ค่าปรับสำหรับองค์กร - จาก 40,000 ถึง 50,000 rubles

หนังสือเล่มเงินสดมันถูกใช้เพื่อบัญชีสำหรับการรับและการเบิกเงินสดในองค์กรที่โต๊ะเงินสด สมุดบัญชีเงินสดต้องมีหมายเลข เย็บและปิดผนึกไว้ที่หน้าสุดท้าย โดยจะมีการทำรายการ "หนังสือเล่มนี้มีหมายเลขแผ่น _______ และเย็บเล่ม" จำนวนแผ่นเจือทั้งหมดในสมุดเงินสดได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าและหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร

สมุดเงินสดแต่ละแผ่นประกอบด้วย 2 ส่วนเท่า ๆ กัน: หนึ่งในนั้น (ด้วยไม้บรรทัดแนวนอน) จะถูกเติมโดยแคชเชียร์เป็นสำเนาแรกส่วนที่สอง (ไม่มีไม้บรรทัดแนวนอน) จะถูกเติมโดยแคชเชียร์เป็นสำเนาที่สองจาก ด้านหน้าและด้านหลังด้วยกระดาษคาร์บอนด้วยหมึกหรือปากกาลูกลื่น สำเนาแผ่นแรกและชุดที่สองจะมีหมายเลขเหมือนกัน สำเนาแผ่นแรกยังคงอยู่ในบัญชีเงินสด สำเนาแผ่นที่สองจะต้องฉีกขาดซึ่งทำหน้าที่เป็นรายงานของแคชเชียร์และจะไม่หลุดออกมาจนกว่าจะสิ้นสุดการดำเนินงานของวัน

บันทึกการทำธุรกรรมเงินสดเริ่มต้นที่ด้านหน้าของส่วนที่ไม่สามารถถอดออกได้ของแผ่นงานหลังบรรทัด "ยอดคงเหลือเมื่อเริ่มต้นวัน"

ก่อนหน้านี้ แผ่นพับตามแนวที่ตัด โดยวางส่วนที่ฉีกขาดของแผ่นไว้ใต้ส่วนของแผ่นที่ยังหลงเหลืออยู่ในหนังสือ เพื่อเก็บบันทึกหลังจาก "โอน" ส่วนที่ถอดออกได้ของแผ่นงานจะถูกซ้อนทับที่ด้านหน้าของส่วนที่แยกไม่ออกของแผ่นงานและบันทึกจะดำเนินต่อไปตามไม้บรรทัดแนวนอนของด้านหลังของส่วนที่แยกไม่ออกของแผ่นงาน