Hur är huvuddelen av protokollet uppgjort? Allmänna regler för utarbetande och utförande av protokollet. Regelmässig och metodisk grund för protokollet

02.11.2019

Protokollet har en speciell plats i systemet med organisatoriska och administrativa dokument. Å ena sidan kan det hänföras till informationsdokument (eftersom det innehåller information om diskussionen om vissa förvaltningsfrågor), och å andra sidan innehåller protokollen en operativ del och kan därmed betraktas som administrativa dokument.

Protokoll - ett dokument som fixar förloppet för diskussion av frågor och beslutsfattande vid möten, möten, sessioner, konferenser. Protokollen dokumenterar verksamheten i permanenta kollegiala organ, såsom kollegier av kommittéer och ministerier, kommunala myndigheter, samt vetenskapliga, tekniska och metodologiska råd.

Aktieägarmöten, styrelsemöten är föremål för obligatorisk loggning.

Protokoll lämnas till statliga myndigheter för registrering (till exempel vid registrering av affärsbanker, handelskamrar och industrikammare etc.). Det upprättas också protokoll för att dokumentera de tillfälliga kollegiala organens verksamhet (konferenser, möten, möten, seminarier etc.).

Protokollet upprättas på grundval av protokoll som fördes vid mötet av sekreteraren manuellt eller med hjälp av röstinspelning.

Beroende på typen av möte och det kollegiala organets status väljs protokollets form: kort, fullständig eller ordagrant.

Kort protokoll - fastställer de frågor som diskuterades på mötet, namnen på talarna och fattade beslut (se bilaga 1). Ett sådant protokoll rekommenderas att föras endast i de fall mötet transkriberas, rapporter och taltexter kommer att presenteras för sekreteraren, eller när mötet är av operativ karaktär.

Det fullständiga protokollet registrerar inte bara de frågor som diskuterats, de beslut som fattats och namnen på talarna, utan också tillräckligt detaljerade protokoll som förmedlar innehållet i rapporterna och talen från deltagarna i mötet, alla åsikter som framförts, frågor och anmärkningar, anmärkningar, ställningstaganden. Fullständiga protokoll låter dig dokumentera en detaljerad bild av mötet (se bilaga 2).

Det ordagranta protokollet sammanställs på grundval av den ordagranta rapporten från mötet (avskrift) och ordagrant förmedlar processen att diskutera varje fråga och ta fram ett beslut om det Kontorsarbete (Organisation och teknik för dokumentärt stöd för ledningen): Lärobok för universitet / Kuznetsova T.V. Bykova T.A. och så vidare.; Ed. prof. T.V. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2003. - S. 166 ..

Fullständigt och ordagrant protokoll upprättas på grundval av handskrivna ordagrant eller bandupptagningar som förs under mötet.

Alla typer av protokoll upprättas på ett gemensamt formulär, som innehåller följande uppgifter: namn på institutionen (organisation, företag), typ av dokument (protokoll), plats för datum, index för dokument, plats för upprättande protokollet, plats för rubriken till texten. Datum för protokoll är mötesdatum (protokoll upprättas vanligtvis efter mötet). Om det varade i flera dagar, inkluderar protokolldatumet start- och slutdatum.

Till exempel: 21 - 24.01.2000.

Protokollets nummer (index) är mötets löpnummer. Protokollen numreras inom det kollegiala organets kalenderår eller mandatperiod.

Rubriken till protokollets text återspeglar som regel typen av möte eller kollegial aktivitet och överensstämmer med namnet på typen av dokument. Till exempel: Protokoll - styrelsemöten; - Arbetskollektivets möten; - möten med cheferna för strukturavdelningarna.

Protokollets text innehåller en inledning och en huvuddel.

I den inledande delen av protokollet, efter rubriken, anges namn och initialer på mötets ordförande och sekreterare (i kortformen av protokollet utelämnas denna information). Från en ny rad efter ordet "Närvaro" listas namn, initialer för de permanenta medlemmarna i det kollegiala organet (i alfabetisk ordning), namn, initialer och positioner för de inbjudna till mötet. Vid upprättande av protokoll från ett utökat möte anges inte deltagarnas namn, utan deras totala antal anges med en siffra. Deltagare räknas enligt anmälningslistorna som förs över till mötessekreteraren och blir en av bilagorna till protokollet.

Dagordningen finns med i den inledande delen av protokollet. Den listar de frågor som diskuterades vid mötet med namnen på talarna (talarna) och bestämmer sekvensen för deras diskussion. Dagordningen för mötet, som regel, upprättas i förväg och bör innehålla det optimala antalet frågor som kan behandlas och diskuteras på mötet Larkov N.S. Dokumentation: Uch. lösning - Tomsk: Tomsk. stat un-t, 2005. - S. 106 ..

Texten till huvuddelen av protokollet upprättas i enlighet med den ordningsföljd som fastställs av dagordningen.

Huvuddelen av protokolltexten innehåller lika många avsnitt som det finns punkter på dagordningen. Avsnitten numreras därefter. Varje avsnitt består av tre delar: "HÖRT", "TALAT", "BESLUTET", som skrivs ut från ett stycke för att i protokollets text markera inspelningen av talet från huvudtalaren, deltagarna i diskussionen av frågan och den beslutande delen, formulera mötets beslut.

I samma syfte är i protokollstexten varje talares efternamn och initialer tryckta från en ny rad i nominativfallet. Presentationen av inspelningen av talet skiljs från efternamnet med ett bindestreck, det anges från tredje person singular.

Protokollet upprättas av mötessekreteraren. Undertecknad av ordförande och sekreterare.

Ett utdrag ur protokollet är en exakt kopia av den del av texten i originalprotokollet som hänför sig till den punkt på dagordningen som utdraget utarbetas på. Samtidigt återges alla detaljer i formuläret, den inledande delen av texten, den punkt på dagordningen som utdraget förbereds och texten som speglar diskussionen om frågan och det beslut som fattats. Ett utdrag ur protokollet undertecknas endast av sekreteraren, han upprättar även ett intyg. Den består av ordet "True", en indikation på ställningen för den person som bestyrker kopian (utdraget), personlig signatur, efternamn, initialer och datum. Om ett utdrag ges för inlämning till en annan organisation, är det certifierat med ett sigill.

Således var den största administrativa reformen av Peter I förknippad med ersättningen av många och besvärliga order med styrelser. Skapandet av högskolor var till en början inte förknippat med utvecklingen av några nya regler för organisationen av kontorsarbete i landets centrala institutioner. Publiceringen den 28 februari 1720 av de allmänna bestämmelserna fastställde juridiskt strukturen, personalen, rättigheterna och skyldigheterna för tjänstemän, förfarandet för arbetet i kollegier och andra nya centrala institutioner .. Men de allmänna bestämmelserna, som definierar den allmänna strukturen och principerna verksamhet, kollegier, etablerade inte nya typer (varianter) av kontorsarbete, lagstiftningsdokument, utan innehöll bara allmänna rekommendationer för deras beredning. Det var snarare en allmän modernisering av dokumentärformen. A.A. Lukashevich, genom att analysera texten i de allmänna reglerna och dess ursprungliga version, fann att dess utarbetare inte slutligen bestämde nomenklaturen för dokumenten som kom från kollegierna och begränsade sig endast till de allmänna önskemålen från Lukashevich A.A. Typer av dokument i den ryska staten under första kvartalet av 1700-talet (om materialet i de allmänna föreskrifterna) // Sovjetiska arkiv. 1991. Nr 4. S. 64..

Övergången till att "hantera ärenden" i det nya högkvarteret "på ett nytt sätt" kunde inte ske över en natt, trots regeringens hot om hårda straff. Under de många decennierna av deras arbete har de avskaffade orderna samlat på sig stor erfarenhet av att sammanställa olika typer av officiella handlingar, så införandet av nya typer av handlingar genom lagstiftning ledde inte till ett snabbt och slutgiltigt utbyte av de tidigare. Och i själva de allmänna bestämmelserna fanns det ingen strikt tilldelning av ett namn till ett dokument. Därav polysemin av affärstermer, som är synlig i alla stadier av dess utveckling. Även i den publicerade texten till förordningarna var dubbla användningen av termerna tillåten: "tidning" - "daglig anteckning", "dekret" - "brev", "begrepp" - "svarta skrifter", "sammansättningar av alla slags dekret och rapporter”, ”patent” – ”kompenserat intyg för rang”, ”minnesmärken” – ”uppsägningar” etc. På det här sättet. De allmänna bestämmelserna lagstiftade funktionen av likvärdiga synonyma ord, vilket naturligtvis inte bidrog till att förbättra kontorsarbetet inte bara i högskolor utan också i andra institutioner i landet. Ordningstexten är så övermättad av främmande ord att en ordbok ("Tolkning av utländska tal"), sammanställd som en bilaga till den, visade sig vara nödvändig.

Ett protokoll är ett slags rapport som innehåller register över processen för att diskutera frågor och beslut om dem som fattats vid möten, affärsmöten och möten. Detta dokument har en viktig plats i dokumenthanteringssystemet av organisatorisk och administrativ typ.

Vad är ett protokoll

Ett protokoll är ett rapporteringsdokument som tydligt registrerar diskussionen om frågor och beslut som fattats vid officiella evenemang. En mer fullständig tolkning av ordet tillhandahålls av ordböcker som definierar detta begrepp som ett dokument med en förteckning över allt som händer vid en viss händelse.

allmän information

Ett protokoll är ett dokument som innehåller viss information. Den innehåller information om hur specifika frågor diskuteras. Dessutom innehåller mötesprotokollet beslut, vilket gör det möjligt att hänföra det till administrativa handlingar.

Under mötet kan endast ett utkast till protokollet göras. Inom 5 dagar måste protokollet vara fullständigt ifyllt.

Dekor

Ett protokoll är ett dokument som upprättats på grundval av utkastblanketter. Om en utskrift förvarades under mötet kan den skrivas av, upprättas på rätt sätt och läggas till det färdiga protokollet.

Sekreteraren är fullt ansvarig för processen för att förbereda och underhålla hela protokollet, samt för riktigheten av de inmatade uppgifterna. Vissa typer av protokoll måste dessutom godkännas av företagets chef.

Blanketter för journalföring

Det finns tre former av loggning:

stenografi;
komplett;
kort.

De korta protokollen redovisar de frågor som diskuterades. Även namnen på deltagarna och de beslut som fattades anges. Det rekommenderas att protokoll från denna typ av händelser förs när mötet transkriberas och att taltexter och rapporter lämnas till ansvarig sekreterare.

Det fullständiga protokollet fångar inte bara ovanstående punkter, utan innehåller också mer detaljerade poster. Det fullständiga protokollet bör tillåta att återspegla en detaljerad bild av händelsen i sin helhet.

Den ordagranta protokollet görs av ansvarig sekreterare på grundval av den ordagranta protokollet från mötet.

Bolagets ledningsgrupp beslutar vilken form av protokoll som ska föredras för varje möte. Alla typer av sådana dokument måste upprättas på företagets (företagets) brevhuvud som anger namnet på typen av dokument - Protokoll. Eller på en specialdesignad färdig protokollblankett. Obligatoriska uppgifter för alla dokument av denna typ är registreringsnummer, datum, titel, text och underskrifter för ansvariga personer.

Vem håller protokollet

Ett protokoll är ett dokument som förvaras under en händelse. Den bör sammanställas av en yrkesutbildad sekreterare. Kvaliteten på att spela in framföranden kommer att bero på hans kvalifikationsnivå och yrkesskicklighet. Därför är valet av den som upprättar mötesprotokoll en ansvarsfull uppgift i förberedelsen av evenemanget.

Hur man håller ett protokoll: ett exempelprotokoll

Ett exempel på protokollet kan ses på bilden nedan. Det finns ett provprotokoll. Om mötet kommer att äga rum under flera dagar, måste datumet för mötets början och, efter bindestrecket, datumet för dess slut anges. Till exempel 03/12/2016-03/14/16.

Kolumnen "Plats för mötet" anger staden eller orten där evenemanget ägde rum.

Titeln på protokollet skrivs i genitivfallet och innehåller en uppdelning av typen av händelse (session, möte, möte) och namnet på det kollegiala organet. Namnet på typen av möte måste överensstämma med namnet på det kollegiala organet. Till exempel "Kommittémöte".

Textinnehållet i själva protokollet är uppdelat i två delar:

1. Inledande del, som anger efternamn och initialer på ordförande, verkställande sekreterare, alla närvarande samt ämnet för dagordningen.

2. Huvuddelen, som beskriver själva mötets process.

Protokollet börjar direkt med ordet ”ordförande”, efter bindestrecket anges ordförandens namn och initialer. Ordet "sekreterare" bildas på samma sätt. Vid brådskande och snabba möten görs inte denna del av protokollet.

Därefter upprättas en lista över alla närvarande. Efter denna lista antecknas namnen på de inbjudna, där de befattningar som de innehar anges. Vid långvariga konferenser och möten med ett stort antal närvarande bör deras sammansättning uteslutande anges kvantitativt, och till protokollet fogas en förteckning med angivna namn, som är antecknad i själva protokollet. Till exempel: "Det var 42 personer (listan är bifogad)".

Vid evenemang där ett visst antal personer krävs för att fatta beslut, anger avsnittet ”Närvaro” antalet personer som borde ha varit och antalet deltagare som kom.

Sedan kommer agendan. Denna del av protokollet listar de frågor som diskuteras. Var och en har sitt eget nummer och börjar med prepositionen "O" ("Om").

Den grundläggande delen av protokollets text är uppdelad i avsnitt som motsvarar punkterna på dagordningen.

Varje objekt kan delas in i delar som:

Lyssnade.
Höll ett tal.
Bestämde (beslutade).

Vart och ett av dessa ord skrivs på en ny rad.

Uppgifterna för talaren (fullständigt namn) och alla talare skrivs på en ny rad.

Den sista delen av sektionen för varje punkt på dagordningen är ett protokoll över det beslut (dekret) som godkänts i den fråga som tagits upp. Beslut som har flera avsnitt är indelade i paragrafer och understycken, numrerade med arabiska siffror. Den operativa delen av beslut bör vara specifik och innehålla komponenter: vem behöver göra vad och inom vilket datum.

Vid val av tjänstemän noteras resultatet av omröstningen för var och en av kandidaterna i protokollet separat.

Förvaltningsprotokollet innehåller information om administrativa brott.

syl.ru

Ordet protokoll är på allas läppar. Kontorsanställda hör det regelbundet under möten, poliser använder det i sin yrkesverksamhet, och statschefer och diplomater tvingas följa de regler som dikteras av honom. Vad är ett protokoll? Det får vi reda på nedan.

Innebörden av begreppet protokoll

Liksom många andra termer har detta ord flera betydelser. Allt beror på det verksamhetsområde där det önskade konceptet tillämpas. Så låt oss överväga de vanligaste situationerna när det är vanligt att prata om protokollet.

Om vi pratar om en affärsmiljö, så är protokollet ett dokument som beskriver en pågående händelse (möte, möte, styrelse, etc.).

Vi har redan nämnt ovan om polisen, som också ofta upprättar ett liknande dokument. I det här fallet underförstås fastställandet av ett brott eller brott.

I det internationella formatet är ett protokoll en uppsättning regler som bör följas under officiella möten mellan regeringstjänstemän, såväl som diplomatiska personer. Till exempel finns det ett protokoll för möten med statschefer eller ett besök hos presidenten.

Men i den här artikeln kommer vi att fokusera på konceptet med affärsprotokoll.

Mötesprotokoll

Affärsmöten är en integrerad del av alla processer i en affärsmiljö. De kan äga rum officiellt, med hänsyn till den utsatta tiden och endast på kontoret. Informella affärsdejter är också mycket populära. I det andra fallet kan du göra utan protokollbekräftelse av konversationen. Om mötet är officiellt ska det vara skriftligt i enlighet med alla regler.

Protokollet förs av sekreteraren eller annan person som har sådana befogenheter. För att hänga med i konversationsflödet, försök att lista ut en grov lista över frågor som kommer att diskuteras på mötet. Det kommer inte att vara överflödigt att ha en röstinspelare, för att inte missa detaljerna, eftersom protokollet är en mycket detaljerad beskrivning av en affärshändelse.

Namnen på de närvarande samt de som är frånvarande bör antecknas. För dig själv kan du göra anteckningar om platsen för alla som kom till mötet för att ange författarskapet till vissa ord utan fel.

I början av varje möte bestäms i vilken ordning frågorna ska behandlas, se till att skriva ner det ordagrant.

Om det var en omröstning på mötet, ange resultatet (hur många som röstade "för" och hur många som röstade "emot"). I det fall det var ett mindre antal närvarande på mötet har du även möjlighet att notera för- och efternamn på alla som röstat.

Skjut inte upp genomförandet av protokollet på obestämd tid, för under denna tid kan du glömma detaljerna om mötet.

Förhandlingsprotokoll

Förhandlingar skiljer sig från ett vanligt affärsmöte genom att man vanligtvis diskuterar en eller ett par frågor som spelar stor roll för båda parter. I det här fallet är protokollet en möjlighet att spela in alla nyanser i samtalet och parternas krav. Frågan som behandlas är inte alltid löst direkt efter de första förhandlingarna, så styrelseledamöterna eller andra anställda behöver tid och fullständig information om mötet.

Förhandlingsprotokollet är upprättat enligt samma princip som alla affärsdokument.

Den måste ange datumet för den beskrivna händelsen, dokumentnumret och den fullständiga versionen av titeln. Detta följs av en inledning, som nödvändigtvis anger listan över de närvarande och huvudfrågorna för diskussion.

I huvuddelen brukar informationen delas in i tre delar: ”Lyssnade”, ”Talade”, ”Beslutade”. I den fullständiga versionen av protokollet citeras alla talares ord ordagrant, i vissa fall utfärdas även ett utdrag ur protokollet, som kopierar en viss del av det.

fb.ru

Protokoll- ett dokument som registrerar diskussionen om frågor och beslutsfattande vid möten, möten, möten, konferenser.

Protokollen dokumenterar verksamheten i permanenta kollegiala organ, såsom kollegier av kommittéer och ministerier, kommunala myndigheter, samt vetenskapliga, tekniska och metodologiska råd. Dessutom kan möten som hålls av cheferna för strukturavdelningarna, biträdande generaldirektörer, direktörer också spelas in.

Det är vanligt att upprätta protokoll för att dokumentera de tillfälliga kollegiala organens verksamhet (konferenser, möten, seminarier etc.).

Protokollet upprättas av sekreteraren på grundval av de anteckningar som han förde vid mötet. Dessa kan vara korta anteckningar, utskrifter eller diktafoninspelningar. För att förbereda protokollet samlar sekreteraren sammandrag av rapporter och anföranden, förslag till beslut inför mötet.

Protokoll utfärdas på gemensam blankett..

Titel, datum och protokollnummer

Protokollhuvudet kommer att vara namn på det kollegiala organet eller typ av möte. Till exempel protokollet (av vad?) från mötet i pedagogiska rådet; möten med chefer för strukturavdelningar m.m.

Datum för protokoll är mötesdatum (protokoll upprättas vanligtvis efter mötet). Om mötet varade i flera dagar inkluderar protokolldatumet start- och slutdatum.

Till exempel: 21 - 24.07.2009 .

Protokollets nummer (index) är mötets löpnummer inom det kollegiala organets kalenderår eller mandatperiod.

Protokolltext innehåller följande delar:

inledande;
huvud.

Introduktion

I den inledande delen av protokollet, efter rubriken, anges namn och initialer på mötesordförande och sekreterare. Från en ny rad efter ordet " deltog» lista i alfabetisk ordning namn och initialer på de tjänstemän som är närvarande vid mötet.

Om det fanns personer från andra organisationer på mötet, så efter ordet "deltog" ordet " Inbjudna” och en lista över inbjudna personer anges, i detta fall anges organisationens position och namn före varje namn.

I den inledande delen av protokollet agendan är satt.

Den består av en lista över frågor som diskuteras på mötet och fastställer sekvensen för deras diskussion och namnen på talarna (talarna). Varje punkt på dagordningen är numrerad med en arabisk siffra, den är formulerad med prepositionerna "O" eller "Om". Till exempel: "Vid godkännande av läroplaner"; "Om att summera läsårets resultat."

För varje punkt anges en talare (en tjänsteman som förberedde detta nummer).

Huvudsak

I enlighet med ordningen av ärenden på dagordningen upprättas texten till huvuddelen av protokollet - den ska innehålla lika många avsnitt som det finns punkter på dagordningen.

Således formateras alltid rubrikdelen av protokollet på samma sätt. Men texten i protokollet kan presenteras i olika former: kort eller komplett.

Kort protokoll- fixar de frågor som diskuterades på mötet, namnen på talarna och de beslut som fattats. Ett sådant protokoll förs oftast i de fall mötet är av operativ karaktär (se fig. 3.3.).

Komplett protokoll- innehåller information inte bara om de diskuterade frågorna, de fattade besluten och namnen på talarna, utan också tillräckligt detaljerade anteckningar som förmedlar innehållet i rapporterna och anförandena från deltagarna i mötet, alla åsikter som framförts, frågor och kommentarer, anmärkningar , positioner. Fullständiga protokoll låter dig dokumentera en detaljerad bild av mötet (se figur 3.4).

Ris. 3.3. Ett exempel på ett kort protokoll

Ris. 3.4. Ett exempel på ett komplett protokoll

Vid användning av någon form av protokoll kommer dess text att delas upp i så många sektioner som det finns punkter på dagordningen.

Varje avsnitt har tre delar: “HÖRT”, “TALAT”, “LÖST” (”BESLUTET”), som skrivs ut från vänstermarginalen med versaler. Denna design låter dig markera i texten huvudtalarens tal, deltagarna i diskussionen om frågan och den operativa delen, där beslutet formuleras.

I delen " LYSSNADE» talets text presenteras. I början av texten, från en ny rad i nominativfallet, anges talarens namn. Uppteckningen av talet skiljs från namnet med ett streck. Talet är skrivet i tredje person singular. Det är tillåtet att ange istället för att spela in talet efter efternamnet (”Protokoll över talet bifogas”, ”Rapportens text bifogas”).

I det senare fallet blir rapporterna en bilaga till protokollet.

I delen " GENOMFÖRDE» från en ny rad i nominativfallet ange talarens namn och efter strecket, talets text eller frågan (om den ställdes till talaren under talet).

I delen " LÖST” (“BESLUTAD”) återspeglar det beslut som fattats i den fråga som diskuteras. Texten till den operativa delen skrivs ut i sin helhet i någon form av protokollet.

Texten i hela protokollet skrivs ut med 1,5 radavstånd.

Protokollet upprättas av mötessekreteraren. Protokollet undertecknas av sekreteraren och överlämnas för underskrift till ordföranden inom 3 (tre) arbetsdagar efter mötet.

Signaturer separeras från texten med 3 radavstånd. Befattningens namn skrivs ut från kanten på det vänstra fältet, den sista bokstaven i efternamnet är begränsad till det högra fältet.

Den dag protokollet undertecknas av ordföranden ska det registreras.

Utdrag ur protokollet

Ett utdrag ur protokollet är en exakt kopia av den del av texten i originalprotokollet som hänför sig till den punkt på dagordningen som utdraget utarbetas på. Utdraget återger alla detaljer i formuläret, den inledande delen av texten, den punkt på dagordningen som utdraget förbereds för och texten som återspeglar diskussionen om frågan och det beslut som fattats. Ett utdrag ur protokollet undertecknas endast av sekreteraren, som också intygar det. Certifieringsinskriften är skriven för hand, består av ordet "True", en indikation på ställningen för den person som intygar kopian (utdrag), personlig signatur, efternamn, initialer och datum (se fig. 3.5).

Ris. 3.5. Ett exempel på ett utdrag ur protokollet

Protokollutdrag ersätter ibland en sådan administrativ handling som ett beslut. I det här fallet fungerar utdraget som ett verktyg för att kommunicera de beslut som fattats till exekutörerna. I detta fall delar exempelvis sekreteraren i aktiebolagets styrelse senast 2 (två) dagar efter undertecknande av protokollet ut protokollsutdrag i vissa frågor till ansvariga utförare. Utlåtandena är undertecknade av sekreteraren.

Utdrag ur protokollen som skickas till en annan organisation är föremål för obligatorisk försegling.

Protokollets originalkopior bildas av sekreteraren i ärendena efter typ av sammanträden. Till exempel "Protokoll från bolagsstämmor", "Protokoll från styrelsens möten", "Protokoll från möten med direktören" etc. Inuti fallet är protokollen systematiserade efter siffror och kronologi. Ärenden bildas under kalenderåret.

Protokoll - ett dokument som innehåller ett konsekvent register över diskussioner om frågor och antagande av beslut vid möten med kollegiala eller rådgivande organ. Mötesprotokollet speglar verksamheten för gemensam utveckling och antagande av ledningsbeslut. Protokoll kan föras vid affärsmöten, förhandlingar för att fastställa de överenskommelser som parterna träffat.

Hur gör man ett protokoll?
Vilka avsnitt består detta dokument av?
Vilka uppgifter krävs för registrering av protokollet?

Registrering av protokollet

Protokoll som typer av dokument i kontorsarbete, sammanställs på basis av handskrivna eller diktafoninspelningar gjorda under mötet (mötet), inlämnade sammandrag av rapporter och tal, referenser, förslag till beslut och annat material.

Med tanke på fullständigheten av reflektionen av mötesförloppet särskiljs fullständiga och korta protokoll. Texten i det fullständiga protokollet består av två delar: inledande och huvudsaklig.

I den inledande delen ska anges: initialer, efternamn på ordförande (ordförande), sekreterare närvarande vid mötet och vid behov inbjudna till mötet (mötet).

Den inledande delen av protokollet avslutas med en dagordning som innehåller en lista över ärenden som behandlas, listade i den ordning de behandlas, med uppgift om talaren för varje ärende som behandlas.

Huvuddelen av protokollet består av avsnitt som motsvarar dagordningspunkterna. Texten i varje avsnitt är byggd enligt schemat:

GENOMFÖRDE:

LÖST: (eller LÖST:).

Punkterna i avsnittet "HÖRT" är numrerade i enlighet med dagordningen.

I det fullständiga protokollet, efter avsnittet "LYSNADE", kan frågor som ställs till talaren och hans svar spelas in enligt schemat:

Korolev A.I.(fråga):

Svar: …

För att underlätta arbetet med protokollet kan efternamnet på personen som ställde frågan och ordet "Svar" strykas under.

I huvuddelen av protokollet anges ärendets antal och innehåll i enlighet med dagordningen, talarens anförande och fattade beslut (beslut) antecknas.

Texten till talet bifogas.

Beslutet (beslutet) förs in i protokollstexten i sin helhet i den lydelse som antogs vid mötet; vid behov ges resultatet av omröstningen:

Mot - …,

Avstod från att rösta - ....

Texten i det sammanfattande protokollet består också av två delar. Den inledande delen är upprättad enligt samma regler som i det fullständiga protokollet. I huvuddelen av det korta protokollet utelämnas diskussionsförloppet i frågan och endast det beslut som fattats i den antecknas.

På myndigheterna upprättas protokoll på blanketter, till exempel:

RYSKA FEDERATIONENS KULTURMINISTERIE

FEDERAL ARKIVBYRÅ

(ROSARKIV)

PROTOKOLL

möten i det vetenskapliga rådet

__________________ № ____________

I andra organisationer upprättas protokoll på standardpapper. För registrering av protokoll är det bekvämt att använda mallar för formulär (unifierade former) av protokoll.

Följande detaljer används vid utarbetandet av protokoll:

organisationens namn - författaren till dokumentet;
typ av dokument - MINUTES - anger typen av möte, möte (till exempel: MINUTES av ett möte med chefen för Federal Archival Agency);
mötesplats, möte;
protokolldatum;
protokollnummer.

Protokollet undertecknas av ordföranden (ordförande) vid mötet och sekreteraren (först ordförandens underskrift, sedan - nedan - sekreteraren). Ett exemplar av protokollet är undertecknat.

Datum för protokollet är datumet för mötet.

Protokoll registreras, de tilldelas löpnummer inom ett kalenderår separat för varje grupp av protokoll: protokoll från möten med samordnande, expert-, metod- och andra organ. Protokoll från gemensamma möten har sammansatta nummer, inklusive serienummer på protokoll från organisationer som deltar i mötet.

I de myndigheter som agerar på grundval av kollegialitet, på grundval av protokoll, utfärdas administrativa dokument: resolutioner (beslut) (för varje fråga separat).

De antagna besluten meddelas verkställarna i form av kopior av protokollen (utdrag ur protokollen), som skickas till intresserade organisationer och tjänstemän i enlighet med distributionsindex (lista). Kopior av protokoll (utdrag ur protokoll) är certifierade av kontorstjänstens sigill (protokollavdelning).

Reglerna för utförande av protokoll fastställs i organisationens kontorsarbetsinstruktioner (DOW).

V.F. Yankova, Ph.D. ist. Vetenskaper, Assoc., suppleant. Direktör för VNIIDAD

Protokoll- Ett dokument som innehåller ett konsekvent register över diskussioner om frågor och beslutsfattande vid möten, möten, konferenser och möten med kollegiala organ.

Protokollet återspeglar verksamheten vid gemensamt beslutsfattande av ett kollegialt organ eller en grupp anställda. Från mötesprotokollen som skapats i organisationers ledningsverksamhet bör man skilja mellan protokoll från utredningsorgan, vissa administrativa organ och organ för allmän ordning (till exempel protokollet för en sanitetsinspektör, protokollet för en trafikolycka, etc.) , samt protokoll av avtalstyp (oenighetsprotokoll, oenighetsprotokoll, prisavtalsprotokoll etc.).

Möten i permanenta och tillfälliga kollektiva organ (styrelser för federala verkställande organ, möten för arbetarkollektiv, aktieägarmöten, styrelsemöten, etc.) är föremål för obligatorisk inspelning.

Protokoll upprättas på grundval av anteckningar som gjorts under mötet (mötet), sammandrag av inlagda rapporter och anföranden, referenser, förslag till beslut och annat material. Protokollet förs av sekreteraren eller annan utsedd person. Ordföranden och den sekreterare som leder mötet ansvarar för att anteckningarna i protokollet är korrekta.

Protokoll kan utfärdas i komplett eller kort den form i vilken diskussionsgången i frågan utelämnas och endast det beslut som fattats därom antecknas.

Beslut om vilken form av protokoll som ska föras vid mötet fattas av chefen för det kollegiala organet eller organisationens chef.

Titeln på protokollet är namnet på typen av kollegial verksamhet (session, sammankomst, etc.) och namnet på det organ vars verksamhet registreras (protokoll från stämman i attestationskommissionen ...; protokoll från bolagsstämman ...).

Text komplett protokoll består av två delar: inledande och grundläggande .

PÅ inledande del initialer och efternamn på ordföranden (ordföranden), sekreteraren som är närvarande vid mötet och vid behov de inbjudna till mötet (mötet). Om representanter för olika myndigheter och organisationer deltar i mötet (konferensen) anges var och ens arbetsplats och befattning.

Om antalet närvarande överstiger 15 personer hänvisas i protokollets inledande del till en lista som är en integrerad del av protokollet, till exempel:

Närvarande: 25 personer. (listan bifogas).

Orden "ordförande", "sekreterare", "deltog" är tryckta till vänster om nollflikens position (från fältet), åtskilda med två intervall från rubriken och från varandra.

Den inledande delen av protokollet avslutas med en dagordning som innehåller en lista över ärenden som behandlas, listade i ordningsföljd efter deras betydelse, med angivande av en talare i varje fråga som behandlas. Dagordningspunkterna är formulerade med prepositionen "O", "Om", tryckt från kanten på vänstermarginalen och numrerad med arabiska siffror. Det rekommenderas inte att formulera en fråga eller en grupp frågor med ordet "Övrigt".

Huvudsak Protokollets text består av avsnitt som motsvarar dagordningspunkterna. Texten i varje avsnitt är byggd enligt schemat:

HÖRT:...

GENOMFÖRDE:...

LÖST (LÖST):...

Avsnittet "HÖRT" innehåller talarens efternamn och initialer, innehållet i hans rapport (meddelande, information, rapport). Om rapportens text presenteras av talaren skriftligen, är det tillåtet att göra en anteckning efter att ha angett ämnet för talet: "Rapportens text bifogas".

I avsnittet "TALADE" anges namn och initialer på de personer som talade i diskussionen, samt deras anföranden, inklusive frågor till talaren. Vid behov, efter talarens namn, anges hans position.

I avsnittet "BESLUTAD (BESLUTAD)" antecknas det fattade beslutet, vilket är formulerat kort, exakt, koncist för att undvika Ett exempel på ett komplett protokoll

dubbeltolkning. Tillsammans med beslutet anges antalet avgivna röster "för", "emot", "avstå", samt en förteckning över personer som inte deltagit i omröstningen. Beslutet kan innehålla en eller flera punkter, de är ordnade efter betydelse, var och en av dem är numrerade.

Ordet "HÖRT" föregås av en siffra i enlighet med dagordningen. Orden "HÖRT", "TALAT", "LÖST (BESLUTAD)" skrivs ut från vänstermarginalen med versaler och avslutas med kolon. Texten i avsnitten "LYSSNAD", "SPACED", "BESLUTAD (BESLUTAD)" skrivs ut med 1,5 radavstånd från en ny rad. Varje efternamn och initialer på talarna skrivs ut från en ny rad i nominativfallet, protokollet av talet skiljs från efternamnet med ett bindestreck.

Text sammanfattande protokoll består också av två delar. I den inledande delen anges presidentens (ordförandens), sekreterarens initialer och efternamn samt de närvarande personernas initialer och efternamn. Ordet "Attended" skrivs ut från kanten av den vänstra marginalen, understruket, efter ordet ett kolon sätts. Namnen på de närvarandes befattningar är tryckta nedan och till höger om befattningarnas namn - deras initialer och efternamn. Namnen på positioner kan anges på ett generaliserat sätt. Flerradiga jobbtitlar för de närvarande skrivs ut med 1 radavstånd.

Listan är skild från huvuddelen av protokollet med en heldragen linje.

I huvuddelen av protokollet anges ärendets nummer enligt dagordningen, frågans innehåll och fattade beslut.

Namnet på frågan är numrerat med en romersk siffra och börjar med prepositionen "O" ("Om"), skrivs ut i en centrerad teckenstorlek nr 15 och är understruken med en rad under den sista raden på ett avstånd av nej mer än ett intervall. Under raden står namnen på de tjänstemän som yttrade sig under diskussionen om denna fråga. Efternamn skrivs ut med 1 radavstånd. Därefter anges vilket beslut som fattats i frågan.

Mötesprotokollet undertecknas av ordföranden och sekreteraren. I särskilt viktiga fall måste protokollet godkännas av talarna, visum fästs i dokumentets vänstra marginal på nivån för inspelning av talet.

Datumet för protokollet är Händelsedatum (möten, möten etc.). Om det varade i flera dagar, ange genom bindestrecket datumen för början och slutet av mötet. Till exempel: 16-17.06.2010 eller 16.06.2010-17.06.2010.

Protokoll tilldelas löpnummer inom ett kalenderår separat för varje protokollgrupp: protokoll från styrelsemöten, samordningsprotokoll, expertråd och andra organ. Protokoll från gemensamma möten har sammansatta nummer, inklusive serienummer på protokoll från organisationer som deltar i mötet.

Kopior av protokollen skickas vid behov till intresserade organisationer och tjänstemän i enlighet med distributionsindex; indexet är sammanställt och undertecknat av ansvarig utförare av den enhet som förberett behandlingen av frågan. Kopior av protokollen är certifierade av Records Management Services sigill.

De fattade besluten meddelas de verkställande organen i form av utdrag ur protokollen, som upprättas på lämplig blankett och intygas av Registerförvaltningstjänstens sigill.

Utdrag ur protokolletär en exakt kopia av en del av texten i originalprotokollet som hänför sig till den punkt på dagordningen som utdraget utarbetas på.

Ett utdrag ur protokollet återger alla detaljer i formuläret, den inledande delen av texten, den punkt på dagordningen som utdraget utarbetas på och den text som återspeglar diskussionen i frågan och det fattade beslutet. Utdraget ur protokollet undertecknas endast av sekreteraren, han intygar det också.

Protokollet är upprättat på organisationens allmänna brevpapper som anger namnet på typen av dokument - "PROTO-COL", på en speciell form av protokollet (en form av en specifik typ av dokument) eller på ett standard A4-ark av papper.

De obligatoriska uppgifterna i protokollet är:

organisationens namn;

ü namn på typen av dokument (PROTOKOLL);

ü datum och registreringsnummer

ü titel till texten;

o signaturer.

Ett exempel på ett protokoll

Agera - dokument, sammanställt av flera personer och bekräftar konstaterade fakta eller händelser.

I vissa fall registrerar handlingarna inte bara fastställda fakta och händelser, utan innehåller också slutsatser, rekommendationer och förslag (inspektioner, undersökningar, revideringar, etc.).

Handlingar kännetecknas av en stor variation i syfte och innehåll:

leverans och acceptans (arbeten, materiella tillgångar, dokument);

undersökningar (säkerhetstillstånd, brandsäkerhet; arbetsförhållanden; resultatresultat);

Tester (prover, system, teknologier);

tilldelning för förstörelse (materiella tillgångar, dokument);

överföring (av en strukturell enhet från en organisation till en annan);

Brott mot de fastställda reglerna;

revisioner, inventeringar;

undersökning av olyckor, olyckor;

likvidation av organisationen m.m.

Lagar upprättas gemensamt (minst två författarna). Ofta utarbetas handlingar av speciellt skapade kommissioner, vars sammansättning godkänns av organisationschefens verkställande dokument. Lagar kan också utarbetas av permanenta kommissioner på regelbunden basis.

Det viktigaste när man utarbetar en handling- fastställande av det faktiska läget och dess adekvata beskrivning i lagen. Lagen är upprättad baserat på utkast till poster, som upprätthålls under kommissionens eller en grupp av personers arbete och innehåller faktiska uppgifter, kvantitativa indikatorer och annan information.

Rubriken till handlingen måste vara grammatiskt förenlig med ordet "handling", till exempel:

Ø Handlingen att kontrollera institutets finansiella och ekonomiska verksamhet,

Ø Handlingen att skriva av materiella tillgångar.

Datumet för handlingen är datumet för händelsen (kontroller, undersökningar, undersökningar etc.).

Lagtexten består av två delar:

inledande del;

den huvudsakliga (angivande) delen.

Introduktion byggd enligt schemat: skäl - upprättat av kommissionen - ordförande - ledamöter av kommissionen - var närvarande (om handlingen upprättats i någons närvaro).

Grunden för att upprätta lagen är ett avtal, ett administrativt dokument, ett normativt dokument som anger nummer och datum.

Efter ordet "upprättat" anges kommissionens namn, befattningar, efternamn och initialer för de personer som har upprättat handlingen.

Vid uppräkning av personerna som deltagit i utarbetandet av lagen anges namnen på befattningarna med organisationens beteckning, efternamn och initialer (i nominativfallet). Utskottets ordförande utses först. I nödvändiga fall är det tillåtet att lämna information om handlingar som styrker identiteten och auktoriteten hos de personer som deltar i förberedelsen av gärningen, samt deras adresser. Namnen på kommittéledamöterna är i alfabetisk ordning. Orden "Foundation", "Chairman", "Members of Commission", "Deltager" skrivs med stor bokstav.

I huvuddelen essensen, arten, metoderna och villkoren för det utförda arbetet, fastställda fakta samt slutsatser, förslag och slutsatser anges. Lagens innehåll kan delas in i paragrafer, materialet kan presenteras i form av en tabell. Vid behov kan akten ha en sista del, vilket är besluten, slutsatserna eller slutsatserna av den kommission som har utarbetat akten.

I slutet av rättsakten anges antalet gjorda kopior och deras placering. Antalet exemplar av lagen bestäms av antalet parter som är intresserade av den eller av regleringsdokument.

Till exempel:

Sammanställd i 3 exemplar:

1:a exemplaret - redovisning,

2:a exemplaret - kommersiell avdelning,

3:e exemplaret - köparen.

Efter en anteckning om antalet exemplar av handlingen följer en anteckning om förekomsten av bilagor till handlingen (om några).

Vid utarbetandet av revisionsakter och undersökningar avtalas innehållet av dem med de tjänstemän vars verksamhet återspeglas i lagen. Lagen anses antagen och träder i kraft efter att den har undertecknats av alla ledamöter i kommissionen eller alla personer som deltagit i dess utarbetande.

Signaturerna är ordnade i samma ordningsföljd som namnen i den inledande delen, men utan att ange positionen.

Den som inte håller med om handlingens innehåll är skyldig att underteckna den med reservation för sin oenighet. En ledamots avvikande mening bör upprättas på ett separat blad och bifogas lagen.

I nödvändiga fall (om så krävs av regleringsdokument) godkänns handlingarna av chefen för denna eller högre organisation, enligt vars order åtgärderna utfördes, vilket kulminerar i utarbetandet av lagen. Till exempel: en handling om likvidation av en institution, en lag om tilldelning för förstörelse av handlingar och ärenden med utgångna lagringsperioder.

Lagen upprättas på organisationens allmänna brevpapper eller på en särskild form av lagen (en form av en viss typ av dokument). För handlingar med ständigt återkommande information bör formulär med skärmtext användas.

Ett exempel på en handling

Obligatoriska uppgifter om lagen är:

organisationens namn,

ü namn på typen av dokument (ACT);

ü datum och registreringsnummer;

platsen för sammanställning eller publicering;

ü titel till texten;

ü signaturer;

ü i nödvändiga fall - godkännandestämpel (handlingar som kräver godkännande måste ingå i listan över handlingar som kräver godkännande).

Protokoll- ett dokument där de fastställer diskussionen om frågor och beslutsfattande vid möten, möten, möten, konferenser.

Protokollen dokumenterar verksamheten i permanenta kollegiala organ, såsom kollegier av kommittéer och ministerier, kommunala myndigheter, samt vetenskapliga, tekniska och metodologiska råd. Med undantag för ovanstående kan möten som hålls av cheferna för strukturavdelningarna, suppleanter för generaldirektören, direktören också spelas in.

Det är vanligt att man upprättar protokoll för att dokumentera de tillfälliga kollegiala organens verksamhet (konferenser, möten, seminarier etc.)

Protokollet upprättas av sekreteraren på grundval av de protokoll som han förde vid mötet. Dessa kan vara korta anteckningar, utskrifter eller diktafoninspelningar. Det är värt att säga att för att förbereda protokollet samlar sekreteraren sammandrag av rapporter och tal, utkast till beslut före mötet.

Protokoll utfärdas på gemensam blankett..