Jak sporządzona jest główna część protokołu? Ogólne zasady sporządzania i wykonywania protokołu. Podstawa prawna i metodologiczna protokołu

02.11.2019

Protokół zajmuje szczególne miejsce w systemie dokumentów organizacyjno-administracyjnych. Z jednej strony można go zaliczyć do dokumentów informacyjnych (ponieważ zawiera informacje o omówieniu niektórych zagadnień zarządczych), z drugiej zaś protokoły zawierają część sentencji i tym samym mogą być traktowane jako dokumenty administracyjne.

Protokoły – dokument ustalający przebieg dyskusji nad problemami i podejmowania decyzji na spotkaniach, spotkaniach, sesjach, konferencjach. Protokoły dokumentują działalność stałych organów kolegialnych, takich jak kolegia komisji i ministerstw, samorządy miejskie, rady naukowo-techniczne i metodyczne.

Zgromadzenia wspólników, posiedzenia rad dyrektorów podlegają obowiązkowemu rejestrowaniu.

Protokoły są przekazywane organom państwowym do rejestracji (na przykład przy rejestracji banków komercyjnych, izb przemysłowo-handlowych itp.). Z działalności tymczasowych organów kolegialnych (konferencje, spotkania, narady, seminaria itp.) sporządzane są również protokoły.

Protokół sporządzany jest na podstawie protokołów, które na posiedzeniu prowadził sekretarz ręcznie lub za pomocą dyktafonu.

W zależności od rodzaju spotkania i statusu organu kolegialnego wybierana jest forma protokołu: krótka, pełna lub dosłowna.

Skrócony protokół – ustala kwestie poruszane na spotkaniu, nazwiska prelegentów oraz podjęte decyzje (patrz Załącznik 1). Zaleca się przechowywanie takiego protokołu tylko w przypadku transkrypcji posiedzenia, sprawozdania i teksty wystąpień będą składane sekretarzowi lub gdy posiedzenie ma charakter operacyjny.

Pełny protokół rejestruje nie tylko omawiane sprawy, podjęte decyzje i nazwiska prelegentów, ale również wystarczająco szczegółowe zapisy, które przekazują treść sprawozdań i wystąpień uczestników spotkania, wszystkie wyrażone opinie, pytania i uwagi, komentarze, stanowiska. Pełne protokoły pozwalają udokumentować szczegółowy obraz spotkania (patrz Załącznik 2).

Dosłowny protokół sporządzany jest na podstawie dosłownego sprawozdania ze spotkania (transkrypcja) i dosłowny przekazuje proces omawiania każdego zagadnienia i opracowywania w nim decyzji Praca biurowa (Organizacja i technologia dokumentacyjnego wsparcia zarządzania): Podręcznik dla uczelni / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. itd.; Wyd. prof. TELEWIZJA. Kuzniecowa. - M.: UNITY-DANA, 2003. - S. 166 ..

Pełne i dosłowne protokoły sporządzane są na podstawie odręcznych zapisów dosłownych lub nagrań taśmowych, które są przechowywane podczas spotkania.

Wszystkie rodzaje protokołów sporządza się na wspólnym formularzu, który zawiera następujące dane: nazwa instytucji (organizacji, przedsiębiorstwa), rodzaj dokumentu (protokołu), miejsce umieszczenia daty, indeks dokumentu, miejsce sporządzenia protokół, miejsce na nagłówek do tekstu. Datą protokołu jest data posiedzenia (zwykle protokół sporządzany jest po posiedzeniu). Jeżeli trwało to kilka dni, to data protokołu obejmuje datę początkową i końcową.

Na przykład: 21 - 24.01.2000.

Numer (indeks) protokołu to numer seryjny spotkania. Protokoły są numerowane w ciągu roku kalendarzowego lub kadencji organu kolegialnego.

Tytuł tekstu protokołu co do zasady odzwierciedla rodzaj spotkania lub działalności kolegialnej i jest zgodny z nazwą rodzaju dokumentu. Na przykład: Protokoły - posiedzenia zarządu; - spotkania kolektywu pracowniczego; - spotkania kierowników działów strukturalnych.

Tekst protokołu zawiera część wstępną i główną.

W części wstępnej protokołu, po nagłówku, podaje się nazwiska i inicjały przewodniczącego i sekretarza posiedzenia (w skróconej formie protokołu pomija się tę informację). Od nowego wiersza po wyrazie „Uczestniczyli” należy wymienić nazwiska, inicjały stałych członków organu kolegialnego (w porządku alfabetycznym), nazwiska, inicjały i stanowiska zaproszonych na zebranie. Przy sporządzaniu protokołu przedłużonego spotkania nazwiska uczestników nie są wymieniane, ale ich łączna liczba jest oznaczona liczbą. Uczestnicy liczeni są zgodnie z listami rejestracyjnymi, które przekazywane są sekretarzowi spotkania i stanowią jeden z załączników do protokołu.

Porządek obrad zamieszczony jest we wstępnej części protokołu. Wymienia kwestie poruszane na spotkaniu z nazwiskami prelegentów (mówców) i ustala kolejność ich dyskusji. Porządek obrad z reguły jest ustalany z wyprzedzeniem i powinien zawierać optymalną liczbę zagadnień, które można rozważyć i omówić na spotkaniu Larkov N.S. Dokumentacja: Uch. osada - Tomsk: Tomsk. stan un-t, 2005. - S. 106 ..

Treść zasadniczej części protokołu sporządza się zgodnie z kolejnością spraw ustaloną w porządku obrad.

Główna część tekstu protokołu zawiera tyle sekcji, ile jest punktów porządku obrad. Sekcje są odpowiednio ponumerowane. Każda sekcja składa się z trzech części: „USŁYSZONY”, „MÓWIONY”, „ZDECYDOWANY”, które są drukowane z akapitu w celu podkreślenia w tekście protokołu nagrania przemówienia głównego mówcy, uczestników dyskusji tematu i sentencji, formułując postanowienie zgromadzenia.

W tym samym celu w tekście protokołu umieszcza się nazwisko i inicjały każdego mówcy od nowego wiersza w mianowniku. Prezentacja nagrania przemówienia oddzielona jest od nazwiska łącznikiem, od trzeciej osoby liczby pojedynczej.

Protokół sporządza sekretarz posiedzenia. Podpisany przez przewodniczącego i sekretarza.

Wypis z protokołu stanowi dokładną kopię fragmentu tekstu oryginalnego protokołu dotyczącego punktu porządku obrad, na którym sporządzany jest wyciąg. Jednocześnie odwzorowywane są wszystkie szczegóły formularza, wstępna część tekstu, punkt porządku obrad, na temat którego przygotowywany jest wyciąg, oraz tekst odzwierciedlający dyskusję nad sprawą i podjętą decyzję. Wypis z protokołu podpisuje tylko sekretarz, on również sporządza zaświadczenie. Składa się ze słowa „Prawda”, wskazania stanowiska osoby poświadczającej odpis (wypis), podpisu osobistego, nazwiska, inicjałów i daty. Jeżeli wyciąg zostanie przekazany do przedłożenia innej organizacji, jest on poświadczony pieczęcią.

Tak więc największa reforma administracyjna Piotra I wiązała się z zastąpieniem licznych i uciążliwych porządków przez kolegia. Tworzenie kolegiów początkowo nie wiązało się z opracowaniem jakichkolwiek nowych zasad organizacji pracy biurowej w centralnych instytucjach kraju. Publikacja z dnia 28 lutego 1720 r. Regulaminu Generalnego prawnie określiła strukturę, personel, prawa i obowiązki urzędników, tryb pracy kolegiów i innych nowych instytucji centralnych.. Natomiast Regulamin Generalny, określający ogólną strukturę i zasady działalności, kolegia, nie ustanawiały nowych typów (odmian) prac biurowych, dokumentów legislacyjnych, a jedynie zawierały ogólne zalecenia ich przygotowania. Była to raczej generalna modernizacja formy dokumentalnej. AA Łukaszewicz, analizując tekst Regulaminu generalnego i jego pierwotną wersję, stwierdził, że jego autorzy nie ustalili ostatecznie nazewnictwa dokumentów pochodzących z kolegiów i ograniczyli się jedynie do ogólnych życzeń Łukaszewicza A.A. Rodzaje dokumentów w państwie rosyjskim w pierwszej ćwierci XVIII wieku (na materiale Regulaminu Ogólnego) // Archiwa sowieckie. 1991. Nr 4. S. 64..

Przejście do „zarządzania sprawami” w nowej siedzibie „w nowy sposób” nie mogło nastąpić z dnia na dzień, mimo groźby surowych kar ze strony władz. Zniesione nakazy przez wiele dziesięcioleci pracy zgromadziły ogromne doświadczenie w opracowywaniu różnego rodzaju dokumentów urzędowych, toteż wprowadzanie nowych rodzajów dokumentów w drodze legislacji nie doprowadziło do szybkiej i ostatecznej wymiany dotychczasowych. A w samym Regulaminie Generalnym nie było sztywnego przypisania jednego nazwiska do dokumentu. Stąd polisemia terminów biznesowych, widoczna na wszystkich etapach jej rozwoju. Nawet w opublikowanym tekście Regulaminu dopuszczone było podwójne użycie określeń: „magazyn” – „dziennik”, „dekret” – „pismo”, „koncepcje” – „czarne pisma”, „kompozycje wszelkiego rodzaju dekrety i raporty”, „patenty” - „zaświadczenie wyrównawcze za stopień”, „pomniki” - „denuncjacje” itp. Zatem. Regulamin Generalny przewidywał funkcjonowanie równoznacznych wyrazów synonimicznych, co oczywiście nie przyczyniło się do usprawnienia pracy biurowej nie tylko w kolegiach, ale także w innych instytucjach kraju. Tekst Regulaminu jest tak przesycony obcymi słowami, że niezbędny okazał się słownik („Interpretacja mowy obcej”), opracowany jako załącznik do niego.

Protokół jest rodzajem raportu zawierającego zapisy przebiegu procesu omawiania spraw i decyzji w ich sprawie podejmowanych na spotkaniach, spotkaniach biznesowych i spotkaniach. Dokument ten zajmuje ważne miejsce w systemie zarządzania dokumentami typu organizacyjno-administracyjnego.

Co to jest protokół

Protokół jest dokumentem sprawozdawczym, który wyraźnie rejestruje przebieg dyskusji nad zagadnieniami i decyzjami podejmowanymi na oficjalnych wydarzeniach. Pełniejszej interpretacji tego słowa dostarczają słowniki, które definiują to pojęcie jako dokument z zapisem wszystkiego, co dzieje się na danym wydarzeniu.

informacje ogólne

Protokół to dokument zawierający określone informacje. Zawiera informacje o przebiegu omawiania poszczególnych zagadnień. Ponadto w protokole ze spotkania zawarto uchwały, co umożliwia przypisanie go do dokumentów administracyjnych.

W trakcie spotkania można sporządzić jedynie wersję roboczą protokołu. W ciągu 5 dni protokół musi być wypełniony w całości.

Rejestracja

Protokół to dokument sporządzony na podstawie projektów blankietów. Jeżeli w trakcie spotkania przechowywano zapis, można go przepisać, sporządzić we właściwy sposób i dołączyć do gotowego protokołu.

Sekretarz ponosi pełną odpowiedzialność za proces przygotowania i utrzymania całego protokołu, a także za poprawność wprowadzonych do niego danych. Niektóre rodzaje protokołów muszą być dodatkowo zatwierdzone przez szefa firmy.

Formularze ewidencji

Istnieją 3 formy logowania:

stenografia;
kompletny;
krótki.

W krótkich minutach zapisywane są poruszane kwestie. Wpisywane są również nazwiska uczestników i podjęte decyzje. Zaleca się, aby protokół z tego typu wydarzeń był przechowywany w trakcie transkrypcji posiedzenia, a teksty przemówień i referatów przekazywane są odpowiedzialnemu sekretarzowi.

Pełny protokół obejmuje nie tylko powyższe punkty, ale zawiera również bardziej szczegółowe zapisy. Pełny protokół powinien umożliwiać pełne odzwierciedlenie szczegółowego obrazu zdarzenia.

Dosłowny protokół sporządza odpowiedzialny sekretarz na podstawie dosłownego protokołu ze spotkania.

Kadra zarządzająca firmy decyduje, jaką formę protokołu będzie preferowaną z każdego spotkania. Wszystkie rodzaje takich dokumentów muszą być sporządzone na papierze firmowym przedsiębiorstwa (firmy) ze wskazaniem nazwy rodzaju dokumentu - Protokół. Lub na specjalnie zaprojektowanym, gotowym formularzu protokołu. Obowiązkowe dane każdego dokumentu tego typu to numer rejestracyjny, data, tytuł, tekst i podpisy osób odpowiedzialnych.

Kto prowadzi ewidencję?

Protokół to dokument, który jest przechowywany podczas imprezy. Powinien być sporządzony przez profesjonalnie przeszkoloną sekretarkę. Od jego poziomu kwalifikacji i umiejętności zawodowych zależeć będzie jakość nagrań wykonań. Dlatego wybór osoby sporządzającej protokół ze spotkania jest odpowiedzialnym zadaniem w przygotowaniu wydarzenia.

Jak zachować protokół: przykładowy protokół

Przykładowy protokół można zobaczyć na poniższym zdjęciu. Istnieje przykładowy protokół. Jeżeli spotkanie będzie trwało kilka dni, należy wskazać datę rozpoczęcia spotkania, a po myślniku datę jego zakończenia. Na przykład 03.12.2016-03.14/16.

Kolumna „Miejsce spotkania” wskazuje miasto lub miejscowość, w której miało miejsce wydarzenie.

Tytuł protokołu pisany jest w dopełniaczu i zawiera zestawienie rodzaju wydarzenia (sesja, spotkanie, spotkanie) oraz nazwę organu kolegialnego. Nazwa rodzaju spotkania musi być zgodna z nazwą organu kolegialnego. Na przykład „Spotkanie komitetu”.

Treść tekstowa samego protokołu podzielona jest na dwie części:

1. Część wprowadzająca, w której wskazuje się nazwisko i inicjały przewodniczącego, sekretarza wykonawczego, wszystkich obecnych oraz temat porządku obrad.

2. Część główna, opisująca sam przebieg spotkania.

Protokół rozpoczyna się bezpośrednio od słowa „przewodniczący”, po myślniku wskazuje się nazwisko przewodniczącego i inicjały. W ten sam sposób powstaje słowo „sekretarka”. W przypadku pilnych i szybkich spotkań ta część protokołu nie jest sporządzana.

Następnie sporządzana jest lista wszystkich obecnych. Po tej liście zapisywane są nazwiska zaproszonych osób, w których wskazano zajmowane przez nich stanowiska. Przy długich konferencjach i spotkaniach z dużą liczbą obecnych ich skład powinien być wskazany wyłącznie ilościowo, a wykaz ze wskazanymi nazwiskami dołączany jest do protokołu, który jest odnotowany w samym protokole. Na przykład: „Były 42 osoby (lista w załączeniu)”.

W przypadku wydarzeń, w których do podjęcia decyzji wymagana jest określona liczba osób, sekcja „Obecność” wskazuje liczbę osób, które powinny być, oraz liczbę uczestników, którzy przybyli.

Potem przychodzi porządek obrad. Ta część protokołu wymienia omawiane kwestie. Każdy ma swój własny numer i zaczyna się od przyimka „O” („O”).

Zasadniczą część tekstu protokołu sporządza się w rozdziałach odpowiadających punktom porządku obrad.

Każdy element można podzielić na części takie jak:

Słuchałem.
Wygłosił przemówienie.
Zdecydował (zdecydował).

Każde z tych słów jest napisane w nowej linii.

Dane mówcy (pełne imię i nazwisko) i wszystkich mówców są napisane w nowej linii.

Końcowa część rozdziału dla każdego punktu porządku obrad stanowi zapis decyzji (rozporządzenia) przyjętej w podniesionej sprawie. Decyzje, które mają kilka sekcji, są podzielone na akapity i akapity, ponumerowane cyframi arabskimi. Część normatywna decyzji powinna być konkretna i zawierać elementy: kto ma co robić iw jakim terminie.

Przy wyborze urzędników wyniki głosowania na każdego z kandydatów odnotowuje się w protokole osobno.

Protokół administracyjny zawiera informacje o wykroczeniach administracyjnych.

syl.ru

Słowo protokół jest na ustach wszystkich. Urzędnicy regularnie słyszą go na zebraniach, policjanci wykorzystują go w swojej działalności zawodowej, a głowy państw i dyplomaci zmuszeni są do przestrzegania dyktowanych przez niego zasad. Co to jest protokół? Dowiemy się poniżej.

Znaczenie pojęcia protokołu

Podobnie jak wiele innych terminów, to słowo ma kilka znaczeń. Wszystko zależy od dziedziny działalności, w której stosuje się pożądaną koncepcję. Rozważmy więc najczęstsze sytuacje, w których zwyczajowo mówi się o protokole.

Jeśli mówimy o środowisku biznesowym, to protokół jest dokumentem opisującym trwające wydarzenie (spotkanie, spotkanie, zarząd, itp.).

Wspomnieliśmy już wyżej o policji, która również często sporządza podobny dokument. W tym przypadku dorozumiane jest ustalenie faktu popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.

W formacie międzynarodowym protokół to zbiór zasad, których należy przestrzegać podczas oficjalnych spotkań między urzędnikami państwowymi, a także osobistościami dyplomatycznymi. Na przykład istnieje protokół ze spotkań głów państw czy wizyta u prezydenta.

Jednak w tym artykule skupimy się na koncepcji protokołów biznesowych.

Protokół spotkania

Spotkania biznesowe są integralną częścią wszystkich procesów w środowisku biznesowym. Mogą odbywać się oficjalnie, z uwzględnieniem wyznaczonego czasu i tylko w urzędzie. Bardzo popularne są również nieformalne randki biznesowe. W drugim przypadku można obejść się bez protokołu potwierdzania rozmowy. Jeśli spotkanie jest oficjalne, musi mieć formę pisemną zgodnie ze wszystkimi zasadami.

Protokół przechowuje sekretarz lub inna osoba posiadająca takie uprawnienia. Aby nadążyć za przebiegiem rozmowy, postaraj się wymyślić przybliżoną listę zagadnień, które będą omawiane na spotkaniu. Nie będzie zbyteczne posiadanie dyktafonu, aby nie przegapić szczegółów, ponieważ protokół jest bardzo szczegółowym opisem zdarzenia biznesowego.

Należy odnotować nazwiska obecnych i nieobecnych. Dla siebie możesz sporządzić notatki dotyczące lokalizacji wszystkich, którzy przybyli na spotkanie, aby bezbłędnie wskazać autorstwo niektórych słów.

Na początku każdego spotkania ustalana jest kolejność rozpatrywania spraw, pamiętaj, aby zapisać to dosłownie.

Jeśli na spotkaniu odbyło się głosowanie, podaj jego wyniki (ile osób głosowało „za”, a ile głosowało „przeciw”). W przypadku, gdy na spotkaniu była niewielka liczba osób, masz również możliwość wpisania imion i nazwisk wszystkich, którzy głosowali.

Nie odkładaj wykonania protokołu w nieskończoność, bo w tym czasie możesz zapomnieć o szczegółach spotkania.

Protokół negocjacji

Negocjacje różnią się od zwykłego spotkania biznesowego tym, że zwykle omawiają jedną lub kilka kwestii, które odgrywają dużą rolę dla obu stron. W takim przypadku protokół jest okazją do zapisania wszystkich niuansów rozmowy i wymagań stron. Rozważana sprawa nie zawsze jest rozwiązywana od razu po pierwszych negocjacjach, dlatego dyrektorzy lub inni pracownicy potrzebują czasu i pełnych informacji o spotkaniu.

Protokół z negocjacji sporządzany jest na takiej samej zasadzie, jak każdy dokument biznesowy.

Musi zawierać datę opisywanego wydarzenia, numer dokumentu oraz pełną wersję tytułu. Po nim następuje wprowadzenie, które koniecznie wskazuje listę obecnych i główne kwestie do dyskusji.

W części głównej informacje są zazwyczaj podzielone na trzy części: „Wysłuchane”, „Wypowiedziane”, „Zdecydowane”. W pełnej wersji protokołu słowa wszystkich mówców cytowane są dosłownie, w niektórych przypadkach wydaje się również wyciąg z protokołu, powielający pewną jego część.

fb.ru

Protokół- dokument rejestrujący przebieg dyskusji nad zagadnieniami i podejmowanie decyzji na spotkaniach, spotkaniach, spotkaniach, konferencjach.

Protokoły dokumentują działalność stałych organów kolegialnych, takich jak kolegia komisji i ministerstw, samorządy miejskie, rady naukowo-techniczne i metodyczne. Ponadto mogą być rejestrowane spotkania kierowników pionów strukturalnych, zastępców dyrektorów generalnych, dyrektorów.

Powszechne jest sporządzanie protokołów dokumentujących działalność tymczasowych organów kolegialnych (konferencje, spotkania, seminaria itp.).

Protokół sporządza sekretarz na podstawie notatek, które prowadził na posiedzeniu. Mogą to być krótkie notatki, transkrypcje lub nagrania z dyktafonu. W celu sporządzenia protokołu sekretarz zbiera streszczenia sprawozdań i wystąpień, projekty decyzji przed posiedzeniem.

Protokół wydane na wspólnym formularzu..

Tytuł, data i numer protokołu

Nagłówek protokołu będzie nazwa organu kolegialnego lub rodzaj spotkania. Na przykład Protokół (o czym?) z posiedzenia rady pedagogicznej; spotkania kierowników działów strukturalnych itp.

Datą protokołu jest data posiedzenia (zwykle protokół sporządzany jest po posiedzeniu). Jeśli spotkanie trwało kilka dni, data w protokole zawiera datę rozpoczęcia i zakończenia.

Na przykład: 21 - 24.07.2009 .

Numer (indeks) protokołu jest numerem porządkowym posiedzenia w roku kalendarzowym lub kadencji organu kolegialnego.

Tekst protokołu zawiera następujące części:

wprowadzający;
Główny.

Wstęp

W części wstępnej protokołu, po nagłówku, podaje się nazwiska i inicjały przewodniczącego i sekretarza posiedzenia. Od nowej linii po słowie „ uczęszczany» wymienić w porządku alfabetycznym nazwiska i inicjały obecnych na posiedzeniu urzędników.

Jeśli na spotkaniu były osoby z innych organizacji, to po słowie „Uczestniczył” słowo „ Zaproszony” i wskazana jest lista zaproszonych osób, w tym przypadku stanowisko i nazwa organizacji są wskazane przed każdym nazwiskiem.

We wstępnej części protokołu porządek obrad jest ustalony.

Składa się z listy zagadnień poruszanych na spotkaniu oraz ustala kolejność ich dyskusji oraz nazwiska prelegentów (mówców). Każdy punkt porządku obrad jest ponumerowany cyfrą arabską, sformułowany przy użyciu przyimków „O” lub „O”. Na przykład: „Po zatwierdzeniu programów nauczania”; „O podsumowaniu wyników roku akademickiego”.

Dla każdej pozycji wskazany jest mówca (urzędnik, który przygotował to wydanie).

Głównym elementem

Zgodnie z kolejnością spraw objętych porządkiem obrad, tekst części zasadniczej protokołu jest sporządzany – musi zawierać tyle rozdziałów, ile jest punktów porządku obrad.

W ten sposób część nagłówkowa protokołu jest zawsze sformatowana w ten sam sposób. Ale tekst protokołu można przedstawić w różnych formach: krótkiej lub kompletnej.

Krótki protokół- ustala kwestie poruszane na spotkaniu, nazwiska prelegentów i podjęte decyzje. Taki protokół jest najczęściej prowadzony w przypadkach, gdy spotkanie ma charakter operacyjny (patrz rys. 3.3.).

Pełny protokół- zawiera informacje nie tylko o poruszanych kwestiach, podjętych decyzjach i nazwiskach prelegentów, ale również wystarczająco szczegółowe notatki przekazujące treść sprawozdań i wystąpień uczestników spotkania, wszystkie wyrażone opinie, pytania i uwagi, uwagi , pozycje. Pełne protokoły pozwalają udokumentować szczegółowy obraz spotkania (patrz Rysunek 3.4).

Ryż. 3.3. Przykład krótkiego protokołu

Ryż. 3.4. Przykład pełnego protokołu

W przypadku korzystania z dowolnej formy protokołu, jego tekst zostanie podzielony na tyle sekcji, ile jest punktów porządku obrad.

Każda sekcja składa się z trzech części: „SŁYSZAŁ”, „MÓWIONY”, „ROZWIĄZANY” („ZDECYDOWANO”), które są drukowane wielkimi literami od lewego marginesu. Taka konstrukcja pozwala wyróżnić w tekście przemówienie głównego mówcy, uczestników dyskusji nad zagadnieniem oraz sentencję, w której formułowana jest decyzja.

W części " SŁUCHAŁ» podano tekst przemówienia. Na początku tekstu, od nowego wiersza w mianowniku, wskazuje się nazwisko mówcy. Zapis przemówienia jest oddzielony od nazwiska myślnikiem. Przemówienie napisane jest w trzeciej osobie liczby pojedynczej. Dozwolone jest wskazanie zamiast nagrania przemówienia po nazwisku („Zapis wystąpienia w załączeniu”, „Tekst protokołu w załączeniu”).

W tym drugim przypadku protokoły stają się załącznikiem do protokołu.

W części " WYKONANE» od nowej linii w mianowniku podać imię i nazwisko mówcy, a po myślniku tekst przemówienia lub pytanie (jeśli zostało zadane mówcy w trakcie przemówienia).

W części " ROZWIĄZANY” („ZDECYDOWANE”) odzwierciedlają decyzję podjętą w omawianej kwestii. Tekst sentencji drukowany jest w całości w dowolnej formie protokołu.

Tekst całego protokołu jest drukowany z odstępem między wierszami 1,5.

Protokół sporządza sekretarz posiedzenia. Protokół podpisuje sekretarz i przedkłada do podpisu przewodniczącemu w ciągu 3 (trzech) dni roboczych po posiedzeniu.

Podpisy są oddzielone od tekstu 3 odstępami między wierszami. Nazwa stanowiska drukowana jest od krawędzi lewego pola, ostatnia litera nazwiska ograniczona jest do prawego pola.

W dniu podpisania protokołu przez przewodniczącego należy go zarejestrować.

Wyciąg z protokołu

Wypis z protokołu stanowi dokładną kopię fragmentu tekstu oryginalnego protokołu dotyczącego punktu porządku obrad, na którym sporządzany jest wyciąg. Wypis odtwarza wszystkie szczegóły formularza, wstępną część tekstu, punkt porządku obrad, w którym wypis jest przygotowywany, oraz tekst odzwierciedlający dyskusję nad sprawą i podjętą decyzję. Wypis z protokołu podpisuje tylko sekretarz, który również go poświadcza. Napis poświadczający jest pisany odręcznie, składa się ze słowa „Prawda”, wskazania stanowiska osoby poświadczającej odpis (wyciąg), podpisu osobistego, nazwiska, inicjałów i daty (patrz ryc. 3.5).

Ryż. 3.5. Przykład wyciągu z protokołu

Wyciągi z protokołów zastępują niekiedy taki dokument administracyjny jak decyzja. W tym przypadku wyciąg służy jako narzędzie do komunikowania podjętych decyzji wykonawcom. W takim przypadku sekretarz np. zarządu spółki akcyjnej, nie później niż 2 (dwa) dni po podpisaniu protokołu posiedzenia, rozdaje odpowiedzialnym wykonawcom wyciągi z protokołu w określonych kwestiach. Oświadczenia podpisuje sekretarz.

Wypisy z protokołów przesyłane do innej organizacji podlegają obowiązkowemu opieczętowaniu.

Oryginały protokołów sporządza sekretarz w sprawach według rodzaju posiedzeń. Na przykład „Protokoły z walnych zgromadzeń”, „Protokoły posiedzeń zarządu”, „Protokoły spotkań z dyrektorem” itp. Wewnątrz obudowy protokoły są usystematyzowane według numerów i chronologii. Sprawy powstają w ciągu roku kalendarzowego.

Protokoły – dokument zawierający spójny zapis dyskusji nad zagadnieniami i podejmowania decyzji na posiedzeniach organów kolegialnych lub doradczych. Protokoły ze spotkania odzwierciedlają działania na rzecz wspólnego opracowywania i przyjmowania decyzji kierowniczych. Na spotkaniach biznesowych, negocjacjach w celu ustalenia uzgodnień zawartych przez strony mogą być protokołowane.

Jak zrobić protokół?
Z jakich sekcji składa się ten dokument?
Jakie dane są wymagane do rejestracji protokołu?

Rejestracja protokołu

Protokoły takie jak rodzaje dokumentów w pracy biurowej, są opracowywane na podstawie odręcznych lub dyktafonowych nagrań dokonanych podczas spotkania (spotkania), przedłożonych streszczeń sprawozdań i przemówień, referencji, projektów decyzji i innych materiałów.

Z punktu widzenia kompletności refleksji z przebiegu spotkania wyróżnia się protokoły pełne i krótkie. Tekst pełnego protokołu składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej.

W części wstępnej należy wskazać: inicjały, nazwiska przewodniczącego (przewodniczącego), sekretarza obecnego na posiedzeniu oraz w razie potrzeby osoby zaproszone na posiedzenie (spotkanie).

Część wstępna protokołu kończy się porządkiem obrad zawierającym spis rozpatrywanych spraw, w kolejności rozpatrywania, ze wskazaniem mówcy dla każdej rozpatrywanej sprawy.

Główna część protokołu składa się z części odpowiadających punktom porządku obrad. Tekst każdej sekcji budowany jest według schematu:

WYKONANE:

ROZWIĄZANE: (lub ROZWIĄZANE:).

Pozycje sekcji „USŁYSZONY” są ponumerowane zgodnie z porządkiem obrad.

W pełnym protokole, po sekcji „SŁUCHANO”, pytania zadawane prelegentowi oraz jego odpowiedzi mogą być zapisane według schematu:

Korolow A.I.(pytanie):

Odpowiedź: …

Dla wygody pracy z protokołem można podkreślić nazwisko osoby zadającej pytanie oraz słowo „Odpowiedź”.

W części zasadniczej protokołu wskazuje się numer i treść sprawy zgodnie z porządkiem obrad, stwierdza się przemówienie mówcy i odnotowuje podjętą decyzję (decyzje).

Treść przemówienia w załączeniu.

Uchwałę (decyzję) wpisuje się do tekstu protokołu w całości w brzmieniu, które zostało przyjęte na posiedzeniu; w razie potrzeby wyniki głosowania podaje się:

Przeciwko - …,

Wstrzymałem się - ....

Tekst protokołu podsumowującego również składa się z dwóch części. Część wstępną sporządza się według takich samych zasad jak w pełnym protokole. W zasadniczej części skróconego protokołu pomija się przebieg dyskusji w danej sprawie, a odnotowuje się jedynie podjętą w tej sprawie decyzję.

W urzędach sporządza się protokoły na formularzach, np.:

MINISTERSTWO KULTURY FEDERACJI ROSYJSKIEJ

FEDERALNA AGENCJA ARCHIWALNA

(ROZARCHIWUM)

PROTOKÓŁ

posiedzenia Rady Naukowej

__________________ № ____________

W innych organizacjach protokoły sporządza się na standardowych arkuszach papieru. Do rejestracji protokołów wygodnie jest korzystać ze wzorów formularzy (formularzy ujednoliconych) protokołów.

Przy sporządzaniu protokołów wykorzystywane są następujące dane:

nazwa organizacji – autor dokumentu;
rodzaj dokumentu - PROTOKÓŁ - wskazujący rodzaj spotkania, spotkania (np. PROTOKÓŁ spotkania z szefem Federalnej Agencji Archiwalnej);
miejsce spotkania, spotkanie;
data protokołu;
numer protokołu.

Protokół podpisują przewodniczący (przewodniczący) na posiedzeniu i sekretarz (najpierw podpis przewodniczącego, następnie - poniżej - sekretarz). Jeden egzemplarz protokołu jest podpisany.

Datą protokołu jest data spotkania.

Protokoły są ewidencjonowane, nadawane są im kolejne numery w ciągu roku kalendarzowego odrębnie dla każdej grupy protokołów: protokoły z posiedzeń organów koordynujących, eksperckich, metodycznych i innych. Protokoły wspólnych spotkań mają numery złożone, w tym numery seryjne protokołów organizacji uczestniczących w spotkaniu.

W organach działających na zasadzie kolegialności, na podstawie protokołów, wydawane są dokumenty administracyjne: uchwały (decyzje) (dla każdej sprawy z osobna).

Przyjęte decyzje przekazywane są wykonawcom w formie kopii protokołów (wypisów z protokołów), które są przesyłane zainteresowanym organizacjom i urzędnikom zgodnie ze wskaźnikiem dystrybucji (wykazem). Kopie protokołów (wyciągi z protokołów) są poświadczane pieczęcią służby zarządzania biurem (dział protokolarny).

Zasady wykonywania protokołów są ustalone w instrukcji pracy biura (DOE) organizacji.

V.F. dr Jankowa ist. Nauki, dr hab., zastępca. Dyrektor VNIIDAD

Protokół- dokument zawierający spójny zapis dyskusji nad problemami i podejmowania decyzji na posiedzeniach, naradach, konferencjach i posiedzeniach organów kolegialnych.

Protokół odzwierciedla czynności wspólnego podejmowania decyzji przez organ kolegialny lub grupę pracowników. Z protokołów posiedzeń tworzonych w ramach działalności zarządczej organizacji należy odróżnić protokoły śledczych, niektórych organów administracyjnych i organów porządku publicznego (np. protokół inspektora sanitarnego, protokół wypadku komunikacyjnego itp.). , a także protokoły o charakterze umownym (protokoły niezgodności, protokoły niezgodności, protokoły porozumienia cenowego itp.).

Posiedzenia stałych i tymczasowych organów zbiorowych (rady federalnych organów wykonawczych, posiedzenia kolektywów pracowniczych, zgromadzenia wspólników, posiedzenia rad dyrektorów itp.) podlegają obowiązkowej rejestracji.

Na podstawie notatek sporządzonych podczas spotkania (spotkania), przedstawionych streszczeń sprawozdań i wystąpień, referencji, projektów decyzji i innych materiałów sporządzany jest protokół. Protokół przechowuje sekretarz lub inna wyznaczona osoba. Za poprawność zapisów w protokole odpowiada przewodniczący i sekretarz prowadzący posiedzenie.

Protokoły mogą być wydawane w: kompletny lub krótki forma, w której pomija się przebieg dyskusji nad danym zagadnieniem i odnotowuje się tylko podjętą w tej sprawie decyzję.

Decyzję o tym, jaką formę protokołu zachować na posiedzeniu, podejmuje przewodniczący organu kolegialnego lub kierownik organizacji.

Tytuł protokołu to nazwa rodzaju działalności kolegialnej (sesja, zgromadzenie itp.) oraz nazwa organu, którego działalność jest rejestrowana (protokoły z posiedzenia komisji ds. atestacji…; protokół z walnego zgromadzenia akcjonariuszy…).

Tekst pełny protokół składa się z dwóch części: wprowadzający oraz podstawowy .

W część wprowadzająca wskazuje się inicjały i nazwiska przewodniczącego (przewodniczącego), sekretarza obecnego na posiedzeniu oraz w razie potrzeby osób zaproszonych na posiedzenie (spotkanie). Jeżeli w spotkaniu (konferencji) biorą udział przedstawiciele różnych władz i organizacji, wskazuje się miejsce pracy i stanowisko każdej osoby.

Jeżeli liczba obecnych przekracza 15 osób, we wstępnej części protokołu dokonuje się odniesienia do wykazu stanowiącego integralną część protokołu, na przykład:

Obecni: 25 osób. (lista w załączeniu).

Słowa „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Uczestniczy” są wydrukowane po lewej stronie pozycji tabulatora zerowego (od pola), oddzielone dwoma odstępami od nagłówka i od siebie.

Część wstępną protokołu kończy porządek obrad, w którym znajduje się spis rozpatrywanych spraw, uszeregowany według ich ważności, ze wskazaniem mówcy w każdej rozpatrywanej sprawie. Pozycje porządku obrad są sformułowane z przyimkiem „O”, „O”, wydrukowanym od krawędzi lewego marginesu i ponumerowanym cyframi arabskimi. Nie zaleca się formułowania pytania lub grupy pytań ze słowem „Różne”.

Głównym elementem tekst protokołu składa się z części odpowiadających punktom porządku obrad. Tekst każdej sekcji budowany jest według schematu:

USŁYSZAŁ:...

WYKONANE:...

ROZWIĄZANE (ROZWIĄZANE):...

Sekcja „USŁYSZONY” zawiera nazwisko i inicjały mówcy, treść jego sprawozdania (przesłanie, informacja, sprawozdanie). W przypadku przedstawienia przez mówcę treści sprawozdania na piśmie, dopuszcza się dokonanie adnotacji po wskazaniu tematu wystąpienia: „tekst sprawozdania w załączeniu”.

W sekcji „MÓWIONE” wskazane są imiona i inicjały osób, które zabrały głos w dyskusji, a także ich wystąpienia, w tym pytania do mówcy. W razie potrzeby po nazwisku mówcy wskazuje się jego stanowisko.

W sekcji „ZDECYDOWANE (ZDECYDOWANE)” odnotowuje się podjętą decyzję, która jest sformułowana zwięźle, precyzyjnie, zwięźle, aby uniknąć Próbka pełnego protokołu

podwójna interpretacja. Wraz z decyzją wskazuje się liczbę głosów oddanych „za”, „przeciw”, „wstrzymujących się” oraz listę osób, które nie brały udziału w głosowaniu. Decyzja może zawierać jeden lub więcej punktów, są one ułożone według ważności, każdy z nich jest ponumerowany.

Słowo „USŁYSZONY” poprzedzone jest numerem zgodnym z porządkiem obrad. Słowa „SŁUCHAŁ”, „MÓWIONE”, „ZDECYDOWANE (ZDECYDOWANE)” są drukowane od lewego marginesu wielkimi literami i kończone dwukropkiem. Tekst sekcji „ODSŁUCHANY”, „SPACED”, „ZDECYDOWANY (ZDECYDOWANY)” jest drukowany z odstępem 1,5 wiersza od nowego wiersza. Każde nazwisko i inicjały mówców drukowane są od nowej linii w mianowniku, zapis przemówienia oddzielony jest od nazwiska łącznikiem.

Tekst protokół podsumowujący składa się również z dwóch części. W części wstępnej wskazano inicjały i nazwiska przewodniczącego (przewodniczącego), sekretarza oraz inicjały i nazwiska obecnych osób. Słowo „Uczestniczy” jest drukowane od krawędzi lewego marginesu, podkreślone, po słowie wstawiany jest dwukropek. Nazwiska stanowisk obecnych widnieją poniżej, a po prawej stronie nazw stanowisk – ich inicjały i nazwiska. Nazwy stanowisk można podawać w sposób uogólniony. Wielowierszowe tytuły stanowisk obecnych osób są drukowane z odstępem 1 wiersza.

Lista jest oddzielona od głównej części protokołu linią ciągłą.

W zasadniczej części protokołu wskazuje się numer sprawy zgodnie z porządkiem obrad, treść sprawy oraz podjęte decyzje.

Nazwa pytania jest numerowana cyfrą rzymską i zaczyna się od przyimka „O” („On”), jest wydrukowana wyśrodkowaną czcionką nr 15 i jest podkreślona jedną linią poniżej ostatniej linii w odległości nie więcej niż jeden przedział. Pod linią znajdują się nazwiska urzędników, którzy przemawiali podczas dyskusji na ten temat. Nazwiska drukowane są z odstępem 1 wiersza. Następnie wskazana jest decyzja podjęta w tej sprawie.

Protokół z posiedzenia podpisują przewodniczący i sekretarz. W szczególnie ważnych przypadkach protokół musi być podpisany przez prelegentów, wizy umieszcza się na lewym marginesie dokumentu na poziomie nagrania przemówienia.

Data protokołu to Data wydarzenia (spotkania, spotkania itp.). Jeśli trwało to kilka dni, to poprzez myślnik wskaż daty rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Na przykład: 16-17.06.2010 lub 16.06.2010-17.06.2010.

Protokoły otrzymują kolejne numery w ciągu roku kalendarzowego, osobno dla każdej grupy protokołów: protokołów posiedzeń zarządu, protokołów koordynacyjnych, rad ekspertów i innych organów. Protokoły wspólnych spotkań mają numery złożone, w tym numery seryjne protokołów organizacji uczestniczących w spotkaniu.

Kopie protokołów, jeśli to konieczne, są wysyłane do zainteresowanych organizacji i urzędników zgodnie z indeksem dystrybucji; indeks sporządza i podpisuje odpowiedzialny wykonawca jednostki, która przygotowała rozpatrzenie sprawy. Kopie protokołów są poświadczane pieczęcią Służby Zarządzania Dokumentacją.

O podjętych decyzjach informuje się wykonawców w formie wyciągów z protokołów, które sporządzane są na odpowiednim formularzu i poświadczane pieczęcią Służby Zarządzania Ewidencjami.

Wyciąg z protokołu jest dokładną kopią fragmentu tekstu oryginalnego protokołu dotyczącego punktu porządku obrad, na którym przygotowywany jest wyciąg.

Wypis z protokołu odwzorowuje wszystkie szczegóły formularza, wstępną część tekstu, punkt porządku obrad, w którym wypis jest przygotowywany, oraz tekst odzwierciedlający dyskusję w sprawie i podjętą decyzję. Wypis z protokołu podpisuje tylko sekretarz, on również go poświadcza.

Protokół sporządza się na ogólnym papierze firmowym organizacji ze wskazaniem nazwy rodzaju dokumentu - „PROTO-COL”, na specjalnej formie protokołu (formularz określonego rodzaju dokumentu) lub na standardowym arkuszu A4 z papieru.

Obowiązkowe dane protokołu to:

nazwa organizacji;

ü nazwa rodzaju dokumentu (PROTOKÓŁ);

ü data i numer rejestracyjny

ü tytuł tekstu;

o podpisy.

Przykład protokołu

ustawa – dokument, opracowane przez kilka osób i potwierdzające ustalone fakty lub zdarzenia.

W niektórych przypadkach ustawy nie tylko odnotowują ustalone fakty i zdarzenia, ale także zawierają wnioski, zalecenia i propozycje (akty kontroli, przeglądów, rewizji itp.).

Akty wyróżniają się dużą różnorodnością celu i treści:

dostawa i odbiór (roboty, aktywa materialne, dokumenty);

ankiety (stan bezpieczeństwa, przeciwpożarowe; warunki pracy; wyniki wydajności);

Testy (próbki, systemy, technologie);

przeznaczenie na zniszczenie (środki materialne, dokumenty);

przeniesienie (jednostki strukturalnej z jednej organizacji do drugiej);

Naruszenia ustalonych zasad;

audyty, inwentaryzacje;

badanie wypadków, wypadków;

likwidacja organizacji itp.

Akty sporządza się zbiorowo (co najmniej dwóch autorów). Często akty są sporządzane przez specjalnie utworzone komisje, których skład zatwierdza dokument wykonawczy szefa organizacji. Ustawy mogą być również sporządzane na bieżąco przez stałe komisje.

Najważniejsze przy sporządzaniu aktu- ustalenie stanu faktycznego i odpowiedniego jego opisu w ustawie. Akt jest sporządzony na podstawie projektów wpisów, które są utrzymywane w trakcie pracy komisji lub grupy osób i zawierają rzeczywiste dane, wskaźniki ilościowe i inne informacje.

Nagłówek aktu musi być gramatycznie zgodny ze słowem „czyn”, na przykład:

Ø akt kontroli działalności finansowej i gospodarczej instytutu,

Ø Czynność spisywania aktywów materialnych.

Datą aktu jest data zdarzenia (kontrole, egzaminy, egzaminy itp.).

Tekst aktu składa się z dwóch części:

część wprowadzająca;

główna (stwierdzająca) część.

Wstęp zbudowany według schematu: powód - sporządzony przez komisję - przewodniczący - członkowie komisji - byli obecni (jeżeli akt został sporządzony w czyjejś obecności).

Podstawą sporządzenia aktu jest umowa, dokument administracyjny, dokument normatywny wskazujący numer i datę.

Po słowie „sporządziła” wskazuje się nazwę komisji, stanowiska, nazwiska i inicjały osób, które sporządziły akt.

Wymieniając osoby, które brały udział w przygotowaniu ustawy, podaje się nazwy stanowisk z oznaczeniem organizacji, nazwiskami i inicjałami (w mianowniku). Przewodniczący komisji jest wymieniany jako pierwszy. W koniecznych przypadkach dopuszcza się podanie informacji o dokumentach potwierdzających tożsamość i autorytet osób biorących udział w przygotowaniu aktu oraz ich adresach. Nazwiska członków komisji są w porządku alfabetycznym. Słowa „Fundacja”, „Przewodniczący”, „Członkowie Komisji”, „Uczestnicy” pisane są wielką literą.

W głównej części stwierdza się istotę, charakter, metody i terminy wykonanej pracy, ustalone fakty oraz wnioski, propozycje i wnioski. Treść aktu można podzielić na akapity, materiał przedstawić w formie tabeli. W razie potrzeby akt może mieć część końcową, którą stanowią decyzje, wnioski lub wnioski komisji, która akt sporządziła.

Na końcu tekstu aktu wskazano liczbę wykonanych kopii i ich lokalizację. Liczba kopii aktu zależy od liczby zainteresowanych stron lub dokumentów regulacyjnych.

Na przykład:

Opracowano w 3 egzemplarzach:

I egz. - księgowość,

II egz. - dział handlowy,

3 egz. - kupujący.

Po wzmiance o liczbie kopii aktu następuje wzmianka o obecności załączników do aktu (jeśli istnieją).

Przy sporządzaniu aktów audytów i ankiet ich treść jest uzgadniana z urzędnikami, których działalność znajduje odzwierciedlenie w ustawie. Ustawę uważa się za uchwaloną i wchodzi w życie po jej podpisaniu przez wszystkich członków komisji lub wszystkie osoby, które brały udział w jej przygotowaniu.

Podpisy są ułożone w tej samej kolejności, co nazwiska w części wprowadzającej, ale bez wskazania pozycji.

Osoba, która nie zgadza się z treścią ustawy, zobowiązana jest ją podpisać z zastrzeżeniem jej niezgody. Zdanie odrębne członka komisji należy sporządzić na odrębnym arkuszu i dołączyć do ustawy.

W koniecznych przypadkach (jeżeli wymagają tego dokumenty regulacyjne) akty zatwierdza kierownik tej lub wyższej organizacji, na zlecenie której prowadzono działania, których kulminacją jest przygotowanie aktu. Na przykład: ustawa o likwidacji instytucji, ustawa o przeznaczeniu na niszczenie dokumentów i spraw z przedawnionymi okresami przechowywania.

Ustawa jest sporządzana na ogólnym papierze firmowym organizacji lub na specjalnej formie aktu (forma określonego rodzaju dokumentu). W przypadku czynności z ciągle powtarzającymi się informacjami należy stosować formularze z tekstem na ekranie.

Przykład aktu

Obowiązkowe szczegóły ustawy to:

nazwa organizacji,

ü nazwa rodzaju dokumentu (ACT);

ü data i numer rejestracyjny;

miejsce kompilacji lub publikacji;

ü tytuł tekstu;

ü podpisy;

ü w koniecznych przypadkach - pieczęć zatwierdzenia (akty wymagające zatwierdzenia muszą być umieszczone w wykazie dokumentów podlegających zatwierdzeniu).

Protokół- dokument, w którym ustalają przebieg dyskusji nad problemami i podejmowania decyzji na spotkaniach, spotkaniach, spotkaniach, konferencjach.

Protokoły dokumentują działalność stałych organów kolegialnych, takich jak kolegia komisji i ministerstw, samorządy miejskie, rady naukowo-techniczne i metodyczne. Z wyłączeniem powyższego, spotkania kierowników wydziałów strukturalnych, zastępców dyrektora generalnego, dyrektora mogą być również protokołowane.

Powszechne jest sporządzanie protokołów w celu udokumentowania działalności tymczasowych organów kolegialnych (konferencji, spotkań, seminariów itp.)

Protokół sporządza sekretarz na podstawie zapisów, które prowadził na posiedzeniu. Mogą to być krótkie notatki, transkrypcje lub nagrania z dyktafonu. Warto dodać, że w celu sporządzenia protokołu sekretarz zbiera streszczenia sprawozdań i przemówień, projekty decyzji przed spotkaniem.

Protokół wydane na wspólnym formularzu..