Անզգայուն ուղարկել պատճենը ձեր էլ. Էլեկտրոնային փոստով գործարար նամակագրության կանոններ. Բիզնես նամակի նմուշ. Ինչպես ուղարկել էլ. Մի ուղարկեք զգայուն տեղեկատվություն էլեկտրոնային փոստով

Ըստ տարբեր աղբյուրների՝ աշխարհում բոլոր էլփոստերի 50-ից 95%-ը կիբեր խաբեբաների սպամ է: Նման նամակներ ուղարկելու նպատակները պարզ են՝ վիրուսով վարակել ստացողի համակարգիչը, գողանալ օգտատերերի գաղտնաբառերը, ստիպել մարդուն գումար փոխանցել «բարեգործությանը», մուտքագրել բանկային քարտի տվյալները կամ ուղարկել փաստաթղթերի սկանավորում։

Սպամը հաճախ զայրացնում է առաջին հայացքից՝ ծուռ դասավորություն, ավտոմատ թարգմանված տեքստ, գաղտնաբառի մուտքագրման ձևեր հենց թեմայի տողում: Բայց կան չարամիտ տառեր, որոնք պարկեշտ տեսք ունեն, նրբորեն խաղում են մարդու զգացմունքների վրա և կասկած չեն հարուցում դրանց ճշմարտացիության վերաբերյալ։

Հոդվածում կխոսվի 4 տեսակի կեղծ նամակների մասին, որոնց առավել հաճախ հետևում են ռուսները։

1. Նամակներ «կառավարական կազմակերպություններից».

Խարդախները կարող են ձևանալ որպես հարկային, կենսաթոշակային հիմնադրամ, Ռոսպոտրեբնադզոր, սանիտարահամաճարակային կայան և այլ պետական ​​կազմակերպություններ: Համոզելու համար նամակի մեջ տեղադրվում են ջրանիշներ, կնիքների սկանավորում և պետական ​​խորհրդանիշներ: Ամենից հաճախ հանցագործների խնդիրն է վախեցնել մարդուն և համոզել նրան բացել ֆայլ վիրուսով հավելվածում:

Սովորաբար դա փրկագին կամ Windows արգելափակող է, որն անջատում է համակարգիչը և պահանջում է վճարովի SMS ուղարկել՝ աշխատանքը վերսկսելու համար: Վնասակար ֆայլը կարող է քողարկվել որպես դատարանի որոշում կամ կանչել կազմակերպության ղեկավարին:

Վախն ու հետաքրքրասիրությունը անջատում են օգտատիրոջ գիտակցությունը։ Հաշվապահների ֆորումներում նկարագրվում են դեպքեր, երբ կազմակերպությունների աշխատակիցները վիրուսներով ֆայլեր են բերել տնային համակարգիչներ, քանի որ հակավիրուսային պատճառով չեն կարողացել դրանք բացել գրասենյակում։

Երբեմն խաբեբաները խնդրում են ձեզ ուղարկել փաստաթղթեր՝ ի պատասխան նամակի՝ ընկերության մասին տեղեկություններ հավաքելու համար, որոնք օգտակար կլինեն այլ խարդախության սխեմաների համար: Անցյալ տարի մի խումբ խաբեբաներ կարողացան խաբել շատ մարդկանց՝ օգտագործելով «ֆաքսի թղթի հարցումը» շեղելու տեխնիկան:

Երբ հաշվապահը կամ մենեջերը սա կարդաց, անմիջապես հայհոյեց հարկայինին. «Մամոնտներ են նստած, էլ. և իր մտքերը բուն նամակից անցավ ուղարկելու տեխնիկական խնդիրների լուծմանը։

2. Նամակներ «բանկերից».

Windows-ի արգելափակումները և փրկագին ծրագրերը կարող են թաքնվել կեղծ նամակներով ոչ միայն պետական ​​կազմակերպություններից, այլև բանկերից։ «Ձեր անունով վարկ է վերցվել, ստուգեք հայցը» հաղորդագրությունները իսկապես կարող են վախեցնել և ֆայլը բացելու մեծ ցանկություն առաջացնել։

Նաև մարդուն կարելի է համոզել մուտք գործել կեղծ անձնական հաշիվ՝ առաջարկելով տեսնել կուտակված բոնուսները կամ ստանալ մրցանակ, որը նա շահել է Սբերբանկի վիճակախաղում:

Ավելի քիչ հաճախ, խաբեբաները հաշիվ-ապրանքագրեր են ուղարկում 50-200 ռուբլու դիմաց սպասարկման վճարներ և լրացուցիչ տոկոսներ վճարելու համար, որոնք ավելի հեշտ է վճարել, քան վարվել:

3. Նամակներ «կոլեգաներից»/«գործընկերներից».

Ոմանք աշխատանքային օրվա ընթացքում տասնյակ գործնական նամակներ են ստանում՝ փաստաթղթերով։ Նման ծանրաբեռնվածությամբ դուք հեշտությամբ կարող եք ընկնել «Re:» պիտակի վրա թեմայի տողում և մոռանալ, որ դուք դեռ նամակագրություն չեք ունեցել այս անձի հետ:

Հատկապես, եթե թունավորողի դաշտում գրված է «Ալեքսանդր Իվանով», «Եկատերինա Սմիրնովա» կամ որևէ պարզ ռուսերեն անուն, որը բացարձակապես չի մնա մարդկանց հետ անընդհատ աշխատող մարդու հիշողության մեջ։

Եթե ​​խարդախների նպատակը ոչ թե Windows-ի ապակողպման համար SMS վճարումներ հավաքելն է, այլ կոնկրետ ընկերությանը վնասելը, ապա իրական աշխատակիցների անունից կարող են ուղարկվել վիրուսներով և ֆիշինգ հղումներով նամակներ։ Աշխատակիցների ցանկը կարելի է հավաքել սոցիալական ցանցերում կամ դիտել ընկերության կայքում։

Եթե ​​մարդը փոստարկղում նամակ է տեսնում հարևան ստորաբաժանման մարդուց, ապա նա ուշադիր չի նայում դրան, նա նույնիսկ կարող է անտեսել հակավիրուսային նախազգուշացումները և բացել ֆայլը, անկախ ամեն ինչից:

4. Նամակներ Google/Yandex/Mail-ից

Google-ը երբեմն նամակներ է ուղարկում Gmail-ի տերերին՝ ասելով, որ ինչ-որ մեկը փորձել է մուտք գործել ձեր հաշիվ կամ որ Google Drive-ի տարածքը սպառվել է: Խարդախները հաջողությամբ պատճենում են դրանք և ստիպում օգտատերերին կեղծ կայքերում գաղտնաբառեր մուտքագրել:

«Ծառայության ադմինիստրացիայից» կեղծ նամակներ են ստանում նաև Yandex.Mail, Mail.ru և այլ փոստային ծառայությունների օգտատերերը։ Ստանդարտ լեգենդներն են՝ «ձեր հասցեն հայտնվել է սև ցուցակում», «գաղտնաբառը ժամկետանց է», «ձեր հասցեից ստացված բոլոր նամակները կավելացվեն սպամի թղթապանակում», «նայեք չհանձնված էլ. նամակների ցանկին»: Ինչպես նախորդ երեք պարբերություններում, հանցագործների հիմնական զենքերը օգտատերերի վախն ու հետաքրքրասիրությունն են։

Ինչպե՞ս պաշտպանվել ինքներդ:

Տեղադրեք հակավիրուսային ծրագիր ձեր բոլոր սարքերում՝ վնասակար ֆայլերը ավտոմատ կերպով արգելափակելու համար: Եթե ​​ինչ-ինչ պատճառներով չեք ցանկանում օգտագործել այն, ապա ստուգեք էլփոստի բոլոր առնվազն փոքր-ինչ կասկածելի կցորդները virustotal.com

Երբեք մի մուտքագրեք գաղտնաբառերը ձեռքով: Օգտագործեք գաղտնաբառերի կառավարիչներ բոլոր սարքերում: Նրանք երբեք ձեզ չեն առաջարկի կեղծ կայքերում մուտքագրելու գաղտնաբառերի տարբերակ։ Եթե ​​ինչ-ինչ պատճառներով չեք ցանկանում օգտագործել դրանք, ապա ձեռքով մուտքագրեք այն էջի URL-ը, որի վրա պատրաստվում եք մուտքագրել գաղտնաբառը: Սա վերաբերում է բոլոր օպերացիոն համակարգերին:

Հնարավորության դեպքում միացրեք SMS գաղտնաբառի ստուգումը կամ երկգործոն նույնականացումը: Եվ, իհարկե, հարկ է հիշել, որ դուք չեք կարող ուղարկել փաստաթղթերի սկանավորում, անձնագրային տվյալներ և գումար փոխանցել օտարներին:

Երևի ընթերցողներից շատերը, նայելով նամակների սքրինշոթերը, մտածում էին. Մեկ մղոն հեռավորությունից դուք կարող եք տեսնել, որ սա տեղադրում է: Ես չեմ անհանգստանա գաղտնաբառերի կառավարչի և երկգործոն նույնականացման հետ: Ես ուղղակի զգույշ կլինեմ»:

Այո, կեղծ նամակների մեծ մասը կարող է բացահայտվել աչքով: Բայց դա չի կիրառվում, երբ հարձակումն ուղղված է հատուկ քեզ:

Ամենավտանգավոր սպամը անձնական է

Եթե ​​խանդոտ կինը ցանկանում է կարդալ ամուսնու նամակները, ապա Google-ը նրան կառաջարկի տասնյակ կայքեր, որոնք առաջարկում են «Փոստի և պրոֆիլների կոտրում սոցիալական ցանցերում առանց կանխավճարի» ծառայությունը։

Նրանց աշխատանքի սխեման պարզ է՝ նրանք մարդուն ուղարկում են բարձրորակ ֆիշինգ նամակներ, որոնք խնամքով կազմված, կոկիկ շարված են և հաշվի են առնում մարդու անհատական ​​հատկանիշները։ Նման խաբեբաները անկեղծորեն փորձում են կեռել կոնկրետ զոհի: Հաճախորդից պարզում են նրա սոցիալական շրջապատը, ճաշակը, թույլ կողմերը։ Կոնկրետ անձի վրա հարձակում զարգացնելու համար կարող է պահանջվել մեկ կամ ավելի ժամ, սակայն ջանքերն արդյունք են տալիս:

Եթե ​​զոհին բռնում են, նրանք հաճախորդին ուղարկում են տուփի էկրանը և խնդրում վճարել (միջին գինը մոտ 100 դոլար) իրենց ծառայությունների համար։ Գումարը ստանալուց հետո տուփից գաղտնաբառ են ուղարկում կամ արխիվ՝ բոլոր տառերով։

Հաճախ է պատահում, որ երբ մարդն իր եղբորից նամակ է ստանում «Տանյա Կոտովայի մասին կոմպրոմիսային ապացույցների տեսանյութ» ֆայլի հղումով (թաքնված keylogger), նա լցվում է հետաքրքրասիրությամբ։ Եթե ​​նամակին տրամադրվում է տեքստ՝ մանրամասներով, որոնք հայտնի են մարդկանց սահմանափակ շրջանակին, ապա անձը անմիջապես հերքում է հավանականությունը, որ եղբորը կարող էին հաքերային հարձակման ենթարկել կամ ուրիշը իրեն է ձևացնում։ Տուժողը հանգստանում և անջատում է անիծյալ հակավիրուսը՝ ֆայլը բացելու համար:

Նման ծառայություններից կարող են օգտվել ոչ միայն խանդոտ կանայք, այլև անբարեխիղճ մրցակիցները։ Նման դեպքերում գինը ավելի բարձր է, իսկ մեթոդները՝ ավելի բարակ։

Մի ապավինեք ձեր ուշադրության և ողջախոհության վրա: Ամեն դեպքում, թող անզգայացած հակավիրուսը և գաղտնաբառերի մենեջերը ձեզ ապահովագրեն։

P.S. Ինչու՞ են սպամերները գրում նման «հիմար» նամակներ:

Զգուշորեն մշակված խարդախության նամակները համեմատաբար հազվադեպ են: Եթե ​​դուք գնում եք սպամի թղթապանակ, կարող եք զվարճանալ սրտից: Ինչ կերպարներ չեն հորինում խաբեբաները՝ փող շորթելու համար՝ ՀԴԲ-ի տնօրեն, «Գահերի խաղ» սերիալի հերոսուհի, պայծառատես, ով ձեզ մոտ ուղարկել է ավելի բարձր տերությունները, և նա ցանկանում է պատմել ձեր ապագայի գաղտնիքը դոլարով։ 15 դոլար, մարդասպան, ով պատվիրել է քեզ, բայց նա անկեղծորեն առաջարկում է հատուցել:

Բացականչական նշանների առատություն, նամակի ներքևում գտնվող կոճակներ, տարօրինակ ուղարկողի հասցե, անանուն ողջույն, ավտոմատ թարգմանություն, տեքստի կոպիտ սխալներ, ստեղծագործության ակնհայտ գերհագեցում. սպամի թղթապանակում տառերը պարզապես «գոռում են» իրենց մութ մասին: ծագում.

Ինչու՞ խաբեբաները, ովքեր իրենց հաղորդագրություններն են ուղարկում միլիոնավոր հասցեատերերի, չեն ցանկանում մի քանի ժամ ծախսել կոկիկ նամակ գրելով և 20 դոլար խնայել թարգմանչի համար՝ լսարանի արձագանքը մեծացնելու համար:

Microsoft-ի ուսումնասիրության մեջ Ինչու՞ են նիգերիացի խաբեբաներն ասում, որ իրենք Նիգերիայից են:«Ինչու են խաբեբաները շարունակում նամակներ ուղարկել Նիգերիայից միլիարդատերերի անունից, երբ լայն հասարակությունը գիտի «նիգերիական նամակների» մասին արդեն 20 տարի» հարցը խորը վերլուծված է։ Վիճակագրության համաձայն՝ ստացողների ավելի քան 99,99%-ն անտեսում է նման սպամը։

Հիշո՞ւմ եք, թե ինչպես են հին լավ երգում նրանք երգում «Նամակ ծրարի մեջ, սպասիր մի րոպե, մի պատռիր ...»: Շատերն ի պատասխան անմիջապես կասեն. «Այսինքն, ի վերջո, ե՞րբ էր դա: Հիմա, վերջիվերջո, էլ. Իհարկե այդպես է։ Իրականում անհնար է «կոտրել» կամ որևէ այլ ֆիզիկական գործողություններ կատարել վիրտուալ հաղորդագրության վրա։ Բայց սրանք ընդամենը նրբերանգներ են։ Էլեկտրոնային փոստը, ինչպես իր ավագ եղբայրը, փոստային բաժանմունքը, պարբերաբար «նորություններ» է փոխանցում հասցեատերերին՝ զվարճալի, տխուր, մտածված, հետաքրքիր և, իհարկե, ռոմանտիկ:

Այնուամենայնիվ, մեղք է նման տեխնոլոգիա չօգտագործելը, դուք պետք է համաձայնեք: Միայն, իհարկե, եթե չկա բացառապես գնդիկավոր գրիչով նամակներ հասցեատիրոջը գրելու մոլագար մոլուցք և, իհարկե, մանր ձեռագրով։ Չնայած սրանք հիմա քիչ են։

Այսպիսով, հարգելի ընթերցող, այս հոդվածը կօգնի ձեզ էլ. Բառի տեքստային խմբագիր.

Ինչպե՞ս ճիշտ նամակ ուղարկել:

Էլեկտրոնային փոստ ուղարկելու համար, անկախ ընտրված ծառայությունից, անհրաժեշտ է կատարել գրեթե նույն գործողությունների փաթեթը: Այո, և մի մոռացեք: Դուք պետք է հաշիվ ունենաք փոստի կայքում: Եթե ​​չունեք, այցելեք մեր կայք՝ էլեկտրոնային փոստ ստեղծելու հրահանգների համար: Այս ընթացակարգը հեշտ է և պարզ:

gmail

Ուղարկել

1. Պրոֆիլի էջում վերին ձախ անկյունում սեղմեք կարմիր «Գրել» կոճակը։

2. Ձևաթղթի առաջին տողում մուտքագրեք ստացողի փոստարկղի հասցեն: Կարող եք նաև օգտատեր ընտրել հասցեագրքից (պահված հասցեների ցանկից)՝ սեղմելով «Դեպի» բառը։

3. Երկրորդ տողում ստորագրեք նամակը՝ նշեք ձեր անունը կամ սկզբնատառերը, որպեսզի հասցեատերը անմիջապես հասկանա, թե ումից է ստացվել առցանց հաղորդագրությունը:

Եթե ​​ցանկանում եք տեքստին կցել հայտարարություն կամ Google Drive-ում պահված որևէ փաստաթուղթ, սեղմեք դրա պատկերակը ներքևի վահանակում, գնացեք պահեստ և ընտրեք անհրաժեշտ ֆայլը: Բայց եթե, օրինակ, ցանկանում եք համակարգչից ներբեռնել սկանավորված տեքստը PDF ձևաչափով, ապա սեղմեք «թղթի սեղմակը»:

Կարող եք նաև խմբագրել հաղորդագրության տեքստը, գեղեցիկ տեսք հաղորդել դրան (Կարևոր կետ: Հատկապես, եթե ուղարկում եք առևտրային առաջարկ հղումով կամ արխիվով): Այս ընթացակարգը կատարելու համար սեղմեք «A» կոճակը (վահանակի առաջինը, ձախ կողմում): Եվ այնուհետև լրացուցիչ բլոկում ընտրեք անհրաժեշտ գործառույթը՝ «թավ, շեղագիր», «տառատեսակի կարգավորումներ», «ցուցակի ստեղծում» և այլն:

պատասխան գրելու համար

Երբ նամակ, արխիվ, դիմում կամ որևէ այլ փաստաթուղթ է ստացվում, և դուք շտապ պետք է պատասխան ուղարկեք հասցեատիրոջը, «Սեղմեք այստեղ ...» դաշտում հաղորդագրության տեքստի տակ մեկ անգամ սեղմեք ձախ կոճակով և լրացրեք. ձևը, ինչպես նկարագրված է վերևում:

Դուք կարող եք նաև էլեկտրոնային «նորություններ» ուղարկել Gmail-ին Checker Plus-ի միջոցով՝ Gmail-ի համար՝ հավելում, որը նախատեսված է մուտքային փոստը վերահսկելու համար: Դա արվում է այսպես.

1. Սեղմեք զննարկիչում ստուգիչի պատկերակը:

2. Բացվող վահանակում սեղմեք «մատիտ» կոճակը։

3. Լրացրե՛ք ուղարկելու համար բացված ձևաթղթի դաշտերը։

Յանդեքս

Ուղարկել

1. Yandex.Mail պրոֆիլում, հաղորդագրությունների ցանկի վերեւում գտնվող կոճակների շարքում, սեղմեք «Գրել»:

2. «Դեպի» տողում մուտքագրեք ստացողի էլ.

3. Մուտքագրեք տեքստը և, անհրաժեշտության դեպքում, խմբագրեք այն դաշտի վերևում գտնվող ֆունկցիոնալ վահանակի միջոցով (տառատեսակ, գույն, հավասարեցում, հուզապատկերներ):

Խորհուրդ. Եթե ​​մուտքագրելիս սխալ եք թույլ տալիս, սեղմեք ձախ սլաքի կոճակը՝ գործողությունը չեղարկելու համար:

4. ԱՀ-ում պահված արխիվ, վիդեո կամ աուդիո ֆայլ նամակով ուղարկելու համար սեղմեք «Կցել» կոճակը և ներբեռնեք անհրաժեշտ բովանդակությունը: Yandex.Disk պահեստից տվյալները ներբեռնելու համար սեղմեք նույն կոճակի կողքին գտնվող «Թռչող ափսե» պատկերակը:

5. Երբ ամեն ինչ պատրաստ է, սեղմեք «Ներկայացնել» (կարող եք սեղմել ցանկացած կոճակ՝ ձևի վերևում և ներքևում):

պատասխան գրելու համար

Կտտացրեք ստացված հաղորդագրության տակ գտնվող դաշտը, և էկրանին անմիջապես կբացվի նշված հասցեատիրոջ (նամակի հեղինակի) ձևը:

Yandex բրաուզերի ընդլայնումը տառեր կարդալու համար ունի նույն «Գրել» կոճակը, ինչ կայքի պրոֆիլում: Սեղմեք այն և մուտքագրեք բոլոր անհրաժեշտ տվյալները՝ ստացողի հասցեն, հաղորդագրությունը և անհրաժեշտության դեպքում վերբեռնեք ֆայլերը: Իսկ եթե ունեք «Ինչու՞ հաղորդագրությունը չի ուղարկվում» հարց, ստուգեք ձևը ճիշտ լրացնելու համար, հնարավոր է, որ էլփոստը սխալ եք մուտքագրել, ինչպես նաև դիտել ինտերնետ կապի կարգավորումները:

Mail.ru

Ուղարկել

1. Գնացեք «Փոստ» բաժին:

2. Սեղմեք «Գրել նամակ» (նամակագրության բաժինների վերևում գտնվող կոճակը):

3. Լրացրե՛ք «Դեպի» (էլ. փոստի հասցեատեր) և «Թեմա» (էլ. փոստի վերնագիր) դաշտերը:

4. Մուտքագրեք տառը, խմբագրեք այն դաշտի վերևում գտնվող ֆունկցիոնալ վահանակի միջոցով:

Ֆայլ ուղարկելու համար (օրինակ՝ սկանավորված հաշվետվություն), սեղմեք «Կցել» տարբերակը՝ տվյալներ ԱՀ-ից վերբեռնելու համար կամ «Ամպ» պատկերակը՝ Mail.ru-ի հեռավոր պահեստում գտնվող փաստաթղթերին հղում տալու համար:

5. Սեղմեք Submit:

պատասխան գրելու համար

Ստացված հաղորդագրությանն անհապաղ պատասխան ուղարկելու համար սեղմեք «Պատասխանել» կոճակը դրա տեքստի վերևում: Այնուհետև լրացրեք ձևը, ինչպես նկարագրված է վերևում:

Սեղմեք Mail.ru հավելման պատկերակը: Ցանկում կտտացրեք նամակը, որին ցանկանում եք պատասխանել: Բացվող ներդիրում օգտագործեք «Ներկայացնել» տարբերակը:

Ինչպե՞ս ուղարկել տեքստային փաստաթուղթ Word խմբագրիչում:

Այս գործողությունը կարող է կատարվել միայն այն դեպքում, եթե ձեր համակարգչում տեղադրված է էլփոստի հաճախորդ (օրինակ՝ Thunderbird, eM Client, Windows Live Mail և այլն):

Մեթոդ թիվ 1՝ արագ առաքում

1. Աջ սեղմեք Word փաստաթղթի վրա:
2. Համատեքստի ընտրացանկում ընտրեք՝ Ուղարկել → Ստացող:
3. Հաճախորդում նշեք ստացողին և ակտիվացրեք տեքստային ֆայլի ուղարկումը:

Մեթոդ թիվ 2. ձևաչափի ընտրություն

1. Բացեք պատրաստված փաստաթուղթը Word-ում:

3. Ընտրեք ձևաչափը.

• «Ուղարկել որպես հավելվածներ» - փաստաթղթի ամբողջական պատճենը որպես հավելված.
• «... որպես PDF» - տեքստային փաստաթուղթն ուղարկվում է PDF ձևաչափով;
• «... որպես XPS»՝ կցորդ XPS ձևաչափով, պահպանված ձևաչափման կարգավորումներով:

Ինչպե՞ս անանուն կերպով հաղորդագրություն ուղարկել ստացողին:

Եթե ​​ցանկանում եք թաքցնել ձեր էլ. փոստը, օգտագործեք հատուկ առցանց ծառայություն: Համացանցում դուք կարող եք գտնել հսկայական թվով կայքեր, որոնք տրամադրում են այս ծառայությունը, բայց մենք կդիտարկենք ամենատարածվածները այս հոդվածի շրջանակներում:

(send-email.org)
Յուրաքանչյուր հաղորդագրություն ուղարկվում է տարբեր էլ. փոստից (ավտոմատ կերպով ստեղծում է հասցեներ): Բայց, այնուամենայնիվ, այն օգտվողին հնարավորություն է տալիս նշել իր «կոորդինատները»։

(http://www.theanonymousemail.com)
Այս ծառայության վրա անանուն փոստային ցուցակ կազմելու համար դուք պետք է գրանցվեք և նշեք ձեր իրական էլ. փոստը (այն չի ցուցադրվի հաղորդագրության մեջ):

(https://www.guerrillamail.com/)
Կայքը օգտատիրոջը տրամադրում է ժամանակավոր էլեկտրոնային նամակ 1 ժամ ժամկետով։ Այն թույլ է տալիս ուղարկել և կարդալ հաղորդագրություններ: Ցանկացած ժամանակ կարող եք ջնջել ձեր փոստարկղը:

Ապահով և հարմարավետ մնացեք առցանց: Մասին, .

Նա իրավացիորեն մատնանշեց նույն գործողությունները կատարող BP30-ի կանոնավոր ֆունկցիոնալությունը։ Մեկնաբանություններից մեջբերում անեմ.

Անձնական կարգավորումներ - Էլփոստի կարգավորումներ - Ուղարկեք ելքային նամակների պատճենները հասցեին:

վերը նշվածի նկարազարդում.

Մի խոսքով, անիվը ես եմ հորինել։ Դուք չեք կարող ներբեռնել ընդլայնումը, բայց օգտագործել սովորական ֆունկցիոնալությունը:

Համառոտ ներածություն

Փոստի տարբեր սերվերներ տարբեր կերպ են վարվում SMTP-ով ուղարկված հաղորդագրությունների նկատմամբ: Եթե ​​դուք ունեք փոստ gmail-ում, ապա վերը նկարագրված խնդիրը, ամենայն հավանականությամբ, ձեզ չի վերաբերում: Ես փոստ ունեմ Yandex-ում և, եթե ոչինչ չի արվում, ապա BP 3.0-ից նամակ ուղարկելուց հետո հենց այս ուղարկելու փաստն անհետանում է: Համացանցում ես ակնարկ գտա՝ նամակներ ուղարկել ինձ՝ նամակի «Bcc» դաշտում նշելով հասցեն: Ձեր փոստարկղի կողքին դուք կարող եք կարգավորել տառերի վերլուծության կանոնները և ձեզանից ստացված նամակը տեղափոխել «Ուղարկված» թղթապանակ:

Պարզվեց, որ YandexMail-ը լռելյայն կերպով նամակներ է փոխանցում Sent թղթապանակ, եթե հաշվի էլ. փոստի հասցեն (այսինքն՝ ձեր սեփական էլ. փոստը) նամակի «կույր պատճեն» դաշտում է:

Ինչպես է դա աշխատում

Եթե ​​ընդլայնումն արդեն տեղադրված է, ապա նամակ ուղարկեք ձեր գործընկերոջը ամենասովորական ձևով, օրինակ՝ «Հաշիվ-ապրանքագիր գնորդին» փաստաթղթից կամ փաստաթղթերի գրանցամատյանից։

Նամակ ուղարկելու ձևով նշեք «Ուղարկել «Ուղարկված ապրանքներ» վանդակը՝ նամակը ձեզ փոխանցելու համար (նշված վանդակը կհիշվի ընթացիկ օգտագործողի համար)

Ազատորեն նամակ ուղարկեք։

Այն կհասնի կոնտրագենտին:

«Դա նման է հեքիաթի մի տղայի մասին, ով անընդհատ գոռում էր «գայլեր»: Եթե ​​չարաշահեք «հրատապ» նշանը, մարդիկ կդադարեն պատասխանել ձեր նամակներին: Եվ իսկապես կարևոր նամակը կարող է աննկատ մնալ դրա պատճառով:

ծանոթություն

Այո, ձեր էլփոստի տոնայնությունը կարող է արտացոլել ձեր հարաբերությունները ստացողի հետ: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք համարվել ոչ պրոֆեսիոնալ, եթե թույլ տաք ձեզ չափազանց ոչ պաշտոնական լինել նամակագրության մեջ: Չափից դուրս մի օգտագործեք բացականչական կետերը, էմոցիոնները, գունավոր տեքստերը, շքեղ տառատեսակները կամ չափազանց կարճ հաղորդագրությունները:

Հատկապես զգույշ եղեք, եթե ստիպված եք աշխատել տարբեր տարիքի մարդկանց, լեզվական խոչընդոտների կամ նրանց հետ, ովքեր նախընտրում են հաղորդակցության ավելի ավանդական ձև:

Չափազանց չոր տոն

Միևնույն ժամանակ, դուք նույնպես ռոբոտ չպետք է լինեք: Ոչինչ, եթե տառերով ցույց ես տալիս քո բնավորությունը կամ ոգևորությունը՝ ողջամիտ սահմաններում:

Պատասխանել բոլորը

Աշխատանքային էլ.փոստը ոչ թե զվարճանքի, այլ շփման համար է: Այսպիսով, եթե պատասխանում եք մի խումբ մարդկանց ուղարկված նամակին, երկու անգամ մտածեք՝ նախքան «պատասխանել բոլորին» կոճակը: Դա անելու համար ձեր պատասխանը պետք է չափազանց կարևոր լինի բոլորի համար:

Պատճենների ուղարկում առանց թույլտվության

Ուրիշների տեղեկություններով ուրիշների հետ կիսվելն առնվազն անընդունելի է: Կարևոր չէ, որ հաճախորդին ուղարկում եք ձեր ղեկավարի նամակի պատճենը, ով ինչ-որ կերպ պատասխանել է նրան, թե մի աշխատակցին ընդգրկում եք մյուսի հետ անձնական նամակագրության մեջ: Քչերին կարող է դուր գալ, եթե նամակի պատճենն ուղարկեք առանց նրանց համաձայնության:

Կույր պատճենների ուղարկում

Կույր պատճեններ ուղարկելը անվստահություն է ծնում: Եթե ​​ցանկանում եք ինչ-որ մեկին նամակ ուղարկել, և այս մարդը, տեսականորեն, չպետք է մասնակցի աշխատանքային նամակագրությանը, պատճենեք տեքստը և ուղարկեք որպես առանձին նամակ։

Չսահմանված էլփոստի թեմա

«Ես եմ», «Ողջույն» կամ «Ձեր տեղեկատվության համար» (FYI) թեմաները պարզապես ուշադրություն չեն գրավում: Մարդը չի հասկանա, թե ինչի մասին է խոսքը, և չի ցանկանա պատասխանել նամակին։ Աշխատանքային նամակները պետք է լինեն հստակ և հակիրճ: Ստացողն ավելի հավանական է, որ կբացի էլփոստը, եթե հասկանում է, թե ինչ եք ուզում նրանից:

Չափից շատ անձնական նամակներ ուղարկելը

Երբեմն կարող եք կատակներ, հուզիչ պատմություններ և մոտիվացիոն մեջբերումներ օգտագործել՝ ինչ-որ մեկին ուրախացնելու համար: Բայց մարդիկ արագ հոգնում են սրանից, ու կապ չունի, թե ինչ մտադրությամբ եք գրել նրանց։ Եթե ​​չափազանց շատ անձնական նամակներ ուղարկեք, դրանք պարզապես կկարգավորվեն ավտոմատ ջնջման համար:

կոպիտ լինել

Պետք չէ թույնով լի նամակներ ուղարկել, որովհետև մարդիկ ձեզ երբեմն կհիշեցնեն այդ մասին։ Փոխարենը գրեք նամակ և թողեք այն երկու օր Սևագրերում: Այնուհետև կարող եք վերադառնալ դրան և խմբագրել այն՝ հեռացնելով բծերը: Այս կերպ դուք ավելի արագ կստանաք այն, ինչ ցանկանում եք։ Բացի այդ, ձեզ կվերաբերվեն որպես շատ համբերատար և մտածված մասնագետի:

հիմար փոստի հասցե

Եթե ​​դուք նամակ եք ուղարկում հաճախորդին, աշխատակցին կամ պոտենցիալ գործատուին, մի օգտագործեք «ոչ մասնագիտական» վերնագրով էլ. Եթե ​​նամակի անունով ինչ-որ բան կա, որը պնդում է, որ սրամիտ է կամ պարունակում է սեռական կամ գռեհիկ ենթատեքստ (ինչ-որ բան, ինչպիսին է. [էլփոստը պաշտպանված է]), դուք ռիսկի եք դիմում զրուցակցին հենց սկզբից բացասաբար տրամադրել ձեր հանդեպ։ Ստեղծեք առանձին փոստ՝ զուտ մասնագիտական ​​կարիքների համար:

Սխալ տպագրություններ

Այն փաստը, որ նամակ է ուղարկվել iPhone-ից, արդարացում չէ անփույթ նամակներ ուղարկելու համար: Եթե ​​նամակում մեկից ավելի սխալ եք թույլ տալիս, դա կարող է համարվել ոչ պրոֆեսիոնալ: Եթե ​​սա շատ կարևոր նամակ է, և դուք ինչ-որ տեղ շտապում եք, ապա փորձեք այն ուղարկելուց առաջ գոնե ստուգել այն։

Վաղ առավոտյան էլփոստի ուղարկում

Մարդկանց մեծ մասը նամակներ ստանալիս նայում է ուղարկելու ժամին։ Եթե ​​նամակը շատ վաղ է ուղարկվել, ապա ձեզ կարող են բացասաբար վերաբերվել: Առնվազն, դուք կհամարվեք աշխատասեր, առանց գաղտնիության: Ավելի վատ, եթե ձեզ համարեն մոլուցք: Եթե ​​ոգեշնչումը ձեզ արթնացնում է գիշերը, գրեք նամակ, պահեք այն Սևագրերում և ուղարկեք աշխատանքային ժամերին:

Չափազանց շատ կետադրական նշաններ

Մարդիկ երբեմն չափից դուրս տարվում են և շատ բացականչական նշաններ են դնում։ Արդյունքը կարող է ինչ-որ մեկին անհաս կամ չափազանց զգացմունքային թվալ: Մի չարաշահեք!!!

Ոչ պրոֆեսիոնալ տառատեսակներ

Purple Comic Sans-ն ունի իր կիրառությունը: Բիզնեսում ավելի լավ է օգտագործել դասական տառատեսակներ, գույներ և չափսեր։ Ձեր նամակները պետք է հեշտ ընթեռնելի լինեն:

Սովորաբար օգտագործվում է տառաչափը 10 կամ 12: Լավագույն տառատեսակները աշխատելու համար հեշտ ընթեռնելի տառատեսակներն են, ինչպիսիք են Arial, Calibri կամ Times New Roman: Նախընտրելի է սևը։

չափազանց երկար նամակ

Մարդկանց մեծամասնությունը վայրկյաններ է ծախսում նամակներ կարդալու վրա, ոչ թե րոպեներ: Շատերը, ընդհանուր առմամբ, պարզապես սայթաքում են տեքստի միջով իրենց աչքերով, այնպես որ գրեք տառեր դրա հիման վրա: Մարդիկ դժվարանում են մեծ պարբերություններ կարդալ՝ տեքստը բաժանել փոքր բլոկների: Կարևոր կետերը և կետերով ցուցակները շատ ավելի հեշտ են կարդալ: Կարող եք նաև ընդգծել հիմնական կետը թավ կամ շեղ տառերով, բայց դա հաճախ մի արեք:

Ի՞նչ է էլեկտրոնային փոստը: Ժամանակակից բիզնես աշխարհում սա հետևյալն է.

• Ձեր դեմքը. Հենց էլփոստի օգնությամբ դուք կարող եք դրական իմիջ ստեղծել կոնտրագենտի աչքում կամ փչացնել առաջին տպավորությունը։
• Ձեր աշխատանքային գործիքը: Արտաքին աշխարհի հետ շատ շփումներ տեղի են ունենում էլեկտրոնային փոստով: Հետևաբար, լավ տիրապետելով այս գործիքին, դուք կարող եք շատ ավելի հեշտացնել ձեր կյանքը:
• Հզոր շեղում. Արտաքին աշխարհը փորձում է հասնել ձեզ, շեղել ձեր ուշադրությունը և մոլորեցնել էլփոստի միջոցով:

Այս դիրքերից և նայեք էլ. փոստով աշխատելուն: Սկսենք պարզ.

Նամակների ձևավորում

Ես օգտագործում եմ Mozilla Thunderbird փոստի հաճախորդը, ուստի կօգտագործեմ դրա օրինակը: Եկեք ստեղծենք նոր տառ և անցնենք վերևից ներքև դաշտերի ցանկով:

Ում. Պատճենել. Թաքնված պատճենը

Միգուցե ինչ-որ մեկը չգիտի, բայց Mozilla-ում «To»-ը կարող է փոխվել «Cc» կամ «Bcc»:

• Ումմենք գրում ենք հիմնական ստացողը կամ մի քանի ստացող՝ բաժանված կետ-ստորակետով:
• ՊատճենելՄենք գրում ենք մեկին, ով պետք է կարդա նամակը, բայց ումից արձագանք չենք ակնկալում։
• Թաքնված պատճենըՄենք գրում ենք մեկին, ով պետք է կարդա նամակը, բայց պետք է անհայտ մնա նամակի մնացած հասցեատերերի համար: Հատկապես նպատակահարմար է օգտագործել գործնական նամակների զանգվածային ուղարկման համար, ինչպիսիք են ծանուցումները:

Սխալ զանգվածային նամակագրության մեջ նշեք հասցեատերերին «Պատ» կամ «Դեպի» դաշտերի միջոցով: Տարին մի քանի անգամ նամակներ եմ ստանում, որոնցում նշված է 50-90 հասցեատեր «Cc» դաշտում։ Գաղտնիության խախտում կա։ Ձեր ստացողներից ոչ բոլորը պետք է իմանան, թե ուրիշ ում հետ եք աշխատում նմանատիպ թեմայի շուրջ: Լավ է, եթե նրանք միմյանց ճանաչող մարդիկ են։ Իսկ եթե ցուցակում կան մրցակից ընկերություններ, որոնք չգիտեն միմյանց մասին։ Առնվազն պետք է պատրաստ լինեք ավելորդ բացատրությունների, և առնվազն՝ դադարեցնեք համագործակցությունը դրանցից մեկի հետ։ Մի արեք դա այսպես.

Նամակի թեմա

Մասնագիտական ​​փոստային ծառայությունները հաճախ գրում են թեմայի տողի կարևորության մասին (երբեմն խելամիտ) իրենց կորպորատիվ բլոգներում: Բայց այնտեղ ամենից հաճախ խոսքը վաճառքի նամակների մասին է, որտեղ նամակի թեման լուծում է «էլ.փոստը պետք է բացել» խնդիրը։

Մենք քննարկում ենք ամենօրյա աշխատանքային նամակագրությունը: Այստեղ թեման լուծում է «նամակն ու դրա հեղինակը պետք է հեշտությամբ նույնականացվեն, ապա գտնել» խնդիրը։ Ավելին, ձեր աշխատասիրությունը ձեզ կվերադառնա բազմաթիվ պատասխան նամակների կարմայի տեսքով՝ միայն նախածանցներով։ Re:կամ fwd, որոնց թվում դուք պետք է որոնեք ցանկալի նամակը թեմայի վերաբերյալ:

Քսան տառը միջին մենեջերի մեկօրյա նամակագրության ծավալն է։ Ես ընդհանրապես չեմ խոսում ձեռնարկատերերի և բիզնեսի սեփականատերերի մասին, նրանց նամակների թիվը երբեմն գերազանցում է օրական 200-ը կամ ավելին: Այսպիսով ևս մեկ անգամ. մի ուղարկեք նամակներ դատարկ թեմայի տողով.

Այսպիսով, ինչպե՞ս ճիշտ ձևակերպել նամակի թեման:

Սխալ թիվ 1 : թեմայի մեջ միայն ընկերության անվանումը: Օրինակ, «Sky» եւ բոլորը: Նախ, դուք հավանաբար ձեր ընկերությունից չեք, ով շփվում է այս գործընկերոջ հետ: Երկրորդ, նման թեման իմաստ չունի, քանի որ ձեր ընկերության անվանումն արդեն երևում է հասցեից։ Երրորդ, գուշակեք, թե ինչպիսին կլինի ձեր սեփական փոստարկղը նամակագրության այս մոտեցմամբ: Մոտավորապես այսպես.

Հարմա՞ր է նման թեմաներով որոնել։

Սխալ թիվ 2 : շողշողուն, վաճառվող վերնագիր։ Հիանալի է, եթե գիտեք, թե ինչպես գրել նման վերնագրեր: Բայց արդյոք տեղին է օգտագործել այս հմտությունները գործնական նամակագրության մեջ: Հիշեք գործնական նամակի թեմայի նպատակը՝ ոչ թե վաճառել, այլ նույնականացում և որոնում տրամադրել:

Նամակի տեքստը

Կան բազմաթիվ ուղեցույցներ տարբեր առիթների համար տեքստեր գրելու համար: Օրինակ, Մաքսիմ Իլյախովը, Ալեքսանդր Ամզինը և բառի մյուս վարպետները շատ օգտակար տեղեկություններ ունեն։ Խորհուրդ եմ տալիս կարդալ նրանց հոդվածները գոնե ընդհանուր գրագիտությունը բարելավելու և գրավոր խոսքի ընդհանուր ոճը բարելավելու համար։

Նամակ գրելու գործընթացում մենք պետք է հետևողականորեն մի քանի որոշում կայացնենք։

Քաղաքավարության խնդիր . Նամակի սկզբում դուք կարող եք քաղաքավարության կամ նույնիսկ քնքշության մեջ մշուշվել «Իմ սիրելի Ռոդյա, արդեն երկու ամսից ավելի է, ինչ ես ձեզ հետ գրավոր չեմ խոսում, որից ես ինքս տառապել եմ և նույնիսկ չեմ քնել: գիշեր՝ մտածելով»։ Շատ քաղաքավարի և շատ ծախսատար՝ և՛ նման ներածություն կազմելու ժամանակի, և՛ զրուցակցի՝ այն կարդալու ժամանակի առումով։ Նամակագրությունը բիզնես է, հիշու՞մ եք: Ոչ թե մրցույթի համար էպիստոլյար ժանր գրելը և ոչ թե մոր նամակը Ռասկոլնիկովին, այլ գործնական նամակագրություն։

Մենք հարգում ենք մեր ժամանակը և ստացողին:

Ներկայանալը և ծանոթության հանգամանքները հիշելը իմաստ ունի միայն ցուցահանդեսում անցողիկ հանդիպումից հետո ուղարկված առաջին նամակում: Եթե ​​սա համագործակցության կամ ընթացիկ նամակագրության շարունակություն է, օրվա առաջին նամակում գրում ենք՝ «Բարև, Իվան», երկրորդում և հաջորդներում՝ «Իվան, ...»:

Բողոքարկում . Ինձ միշտ անհանգստացնում էր այն հարցը, թե ում հետ կապվել նամակում, եթե կան մի քանի հասցեատերեր։ Վերջերս նամակ գրեցի՝ ուղղված Աննա անունով երեք աղջիկների։ Առանց վարանելու գրեցի «Բարև, Աննա» և գոլորշու լոգանք չընդունեցի։ Բայց դա միշտ չէ, որ այդպես է:

Իսկ եթե կան երեք կամ նույնիսկ յոթ հասցեատեր, և նրանք չունեն նույն անունը: Դուք կարող եք թվարկել անունով. «Բարի լույս, Ռոդիոն, Պուլխերիա, Ավդոտյա և Պյոտր Պետրովիչ»: Բայց դա երկար է և ժամանակ է պահանջում: Դուք կարող եք գրել. «Բարև, գործընկերներ»:

Ինձ համար ես օգտագործում եմ կանոնը, որով դիմում եմ նրան, ով գտնվում է «Դեպի» դաշտում: Իսկ նրանց, ովքեր պատճենում են, ընդհանրապես մի դիմեք։ Այս կանոնը միևնույն ժամանակ թույլ է տալիս ավելի ճշգրիտ որոշել (մեկ!) նամակի հասցեատերը և այս նամակի նպատակը:

Մեջբերում . Նամակագրությունը հաճախ տառերի շղթա է հարց ու պատասխանով` մի խոսքով` երկխոսություն: Լավ ձև է համարվում նամակագրության պատմությունը չջնջելը և ձեր պատասխանը չգրել մեջբերված տեքստի վերևում, որպեսզի մեկ շաբաթից վերադառնալով այս նամակագրությանը, կարողանաք հեշտությամբ կարդալ երկխոսությունը վերևից ներքև՝ նվազելով ամսաթվերը:

Չգիտես ինչու, Mozilla-ում լռելյայն կարգավորումն է «Սահել կուրսորը մեջբերված տեքստից հետո»: Խորհուրդ եմ տալիս փոխել այն «Գործիքներ» → «Հաշվի ընտրանքներ» → «Կազմում և հասցեագրում» ընտրացանկում: Այդպես էլ պետք է լինի։

Նամակի նպատակը . Բիզնես նամակները երկու տեսակի են.

• երբ մենք պարզապես տեղեկացնում ենք զրուցակցին (օրինակ՝ ամսվա կատարած աշխատանքի հաշվետվությունը);
• իսկ երբ ինչ-որ բան ենք ուզում զրուցակցից. Օրինակ, որպեսզի նա համաձայնի կից վճարման հաշիվ-ապրանքագիրը։

Որպես կանոն, խրախուսական նամակները շատ ավելի շատ են, քան հաշվետուները։ Եթե ​​մենք ուզում ենք ինչ-որ բանի հասնել զրուցակցից, ապա շատ կարևոր է դա ասել բաց տեքստով նամակով։ Գործողության կոչին պետք է հաջորդի անունը և լինի նամակի վերջին նախադասությունը:

Սխալ «Պորֆիրի Պետրովիչ, ես գիտեմ, թե ով է սպանել պառավին».

Ճիշտ «Պորֆիրի Պետրովիչ, ես էի սպանել պառավին, խնդրում եմ, ձեռնարկեք իմ ձերբակալությունը, ես հոգնել եմ տանջվելուց»:

Ինչո՞ւ պետք է թղթակիցը մտածի, թե ինչ անել այս նամակի հետ։ Չէ՞ որ նա կարող է սխալ որոշում կայացնել։

Ստորագրությունը տեքստում . Նա պետք է լինի: Ավելին, էլփոստի բոլոր հաճախորդները թույլ են տալիս ստեղծել ստորագրության ավտոմատ փոխարինում, օրինակ, դասական «Հարգանքներով, ...»: Mozilla-ում դա արվում է «Գործիքներ» → «Հաշվի ընտրանքներ» ընտրացանկում:

Ստորագրության մեջ կոնտակտներ գրել-չգրելը բոլորի անձնական գործն է։ Բայց եթե ինչ-որ կերպ կապված եք վաճառքի հետ, անպայման գրեք։ Նույնիսկ եթե գործարքը չի կայանում հաղորդակցության արդյունքների հիման վրա, ապագայում ձեզ հեշտությամբ կգտնեն՝ օգտագործելով ստորագրությունից ստացված կոնտակտները:

Վերջապես, նամակի մարմնի ևս մեկ առանձնահատկություն այն զրուցակիցների համար, ովքեր չեն սիրում (չեն կարող, չեն ուզում, ժամանակ չունեն) պատասխանել ձեր նամակներին։ Նշեք լռելյայն նամակի տեքստում: Օրինակ՝ «Պորֆիրի Պետրովիչ, եթե ուրբաթ ժամը 12:00-ից առաջ չես գալիս ինձ ձերբակալելու, ապա ես ինձ համաներում եմ համարում»։ Իհարկե, վերջնաժամկետը պետք է իրական լինի (ուրբաթ ժամը 11:50-ին օրինակից տեքստը մի ուղարկեք): Ստացողը պետք է ֆիզիկապես կարողանա կարդալ և որոշել ձեր նամակը: Նման «լռությունը» ձեզ ազատում է զրուցակցի չպատասխանելու պատասխանատվությունից։ Ինչպես միշտ, այս չիպի օգտագործմանը պետք է խելամտորեն մոտենալ: Եթե ​​մարդը ժամանակին և կանոնավոր կերպով պատասխանում է ձեր նամակներին, ապա նման վերջնագիրը կարող է, եթե ոչ նրան վիրավորել, ապա մի փոքր լարել նրան կամ հանգեցնել որոշման՝ չպատասխանել նամակին հենց հիմա, այլ ստիպել ձեզ սպասել ուրբաթ օրվան։

Կցորդներ

Նամակները հաճախ գալիս են հավելվածներով՝ ռեզյումեներ, կոմերցիոն առաջարկներ, գնահատականներ, ժամանակացույցեր, փաստաթղթերի սկանավորում՝ շատ հարմար գործիք և միևնույն ժամանակ տարածված սխալների աղբյուր:

Սխալ Հսկայական ներդրումային չափ: Մենք հաճախ ստանում ենք մինչև 20 ՄԲ չափի հավելվածներով նամակներ: Որպես կանոն, դրանք որոշ փաստաթղթերի սկանավորումներ են TIFF ձևաչափով, 600dpi թույլատրությամբ: Թղթակցի փոստի ծրագիրը գրեթե անկասկած կմնա մի քանի րոպե այս հավելվածի նախադիտումը ներբեռնելու ապարդյուն փորձերում: Եվ Աստված չանի, որ ստացողը փորձի կարդալ այս նամակը սմարթֆոնով ...

Անձամբ ես նման տառերը անմիջապես ջնջում եմ։ Չե՞ք ուզում, որ ձեր էլփոստը հայտնվի աղբարկղում՝ նախքան այն կարդալը: Վերահսկեք հավելվածի չափը: Խորհուրդ է տրվում, որ այն լինի ոչ ավելի, քան 3 ՄԲ:

Իսկ եթե այն գերազանցի:

• Փորձեք վերակազմավորել ձեր սկաները այլ ձևաչափի և լուծման համար: Օրինակ, PDF-ում և 300dpi-ում ստացվում են բավականին ընթեռնելի սկանավորումներ։
• Մտածեք այնպիսի ծրագրերի մասին, ինչպիսիք են WinRar արխիվիչը կամ 7zip-ը: Որոշ ֆայլեր կատարելապես սեղմվում են:
• Ինչ անել, եթե կցորդը հսկայական է, և դուք չեք կարող սեղմել այն: Օրինակ, գրեթե դատարկ հաշվապահական բազան կշռում է 900 ՄԲ: Օգնության կգան տեղեկատվության ամպային պահեստները՝ Dropbox, Google Drive և այլն: Որոշ ծառայություններ, ինչպիսիք են Mail.ru-ն, ավտոմատ կերպով փոխակերպում են հսկայական հավելվածները ամպային պահեստավորման հղումների: Բայց ես նախընտրում եմ ինքս կառավարել ամպում պահված իմ տեղեկատվությունը, ուստի չեմ ողջունում Mail.ru-ի ավտոմատացումը:

Եվ ևս մեկ ոչ այնքան ակնհայտ առաջարկ ներդրումների վերաբերյալ Անուն . Այն պետք է հասկանալի և ընդունելի լինի ստացողի համար: Մի անգամ ընկերությունում կոմերցիոն առաջարկ էինք պատրաստում` ուղղված .... թող լինի Ֆյոդոր Միխայլովիչ Դոստոևսկին։ Հաստատման համար կառավարչից ստացա նամակ ՔՊ-ի նախագիծով, իսկ հավելվածում կար «DlyaFedi.docx» անունով ֆայլ։ Ինձ սա ուղարկող մենեջերի հետ երկխոսություն տեղի ունեցավ հետևյալ բովանդակությամբ.

Հարգելի մենեջեր, դուք անձամբ պատրա՞ստ եք մոտենալ այս հարգված մարդուն և նրան անվանել Ֆյոդոր:

Ինչ-որ կերպ ոչ, հարգված մարդ, բոլորը նրան անվանում են անուն-ազգանունով:

Ինչո՞ւ եք հավելվածն անվանել «Ֆեդիի համար»: Եթե ​​հենց հիմա ուղարկեմ իրեն, ի՞նչ եք կարծում, այս ՔՊ-ում մեզանից կացիններ կգնի։

պատրաստվում էի վերանվանել...

Ինչու՞ պատրաստել ժամային ռումբ՝ պոտենցիալ հաճախորդի մերժում, կամ ստեղծել լրացուցիչ աշխատանք ձեզ համար՝ վերանվանելով ֆայլը: Ինչու անմիջապես չանվանել հավելվածը ճիշտ՝ «Fedor Mikhailovich.docx-ի համար» կամ նույնիսկ ավելի լավ՝ «KP_Sky_Axes.docx»:

Այսպիսով, էլ.փոստը որպես «դեմք» քիչ թե շատ դասավորված է: Եկեք անցնենք էլեկտրոնային փոստին՝ որպես արտադրողականության գործիք և խոսենք դրա շեղման մասին:

Աշխատանք տառերի հետ

Էլփոստը հզոր շեղող միջոց է: Ինչպես ցանկացած շեղում, փոստը պետք է կարգավորվի կանոնների խստացմամբ և աշխատանքային գրաֆիկի կիրառմամբ:

Առնվազն, դուք պետք է անջատեք ԲՈԼՈՐ փոստի ծանուցումները: Եթե ​​փոստի հաճախորդը կազմաձևված է լռելյայն, դուք կտեղեկացվեք ձայնային ազդանշանով, և ժամացույցի կողքին գտնվող պատկերակը կթարթի, և կցուցադրվի նամակի նախադիտումը: Մի խոսքով, ամեն ինչ կանեն, որ նախ ձեզ կտրեն տքնաջան աշխատանքից, իսկ հետո ընկղմեն չընթերցված նամակների ու չդիտված փոստերի անդունդը՝ մինուս մեկ-երկու ժամ կյանք։

Ոմանց համար հզոր կամքի ուժը թույլ է տալիս չշեղվել ծանուցումներից, իսկ սովորական մարդկանց համար ավելի լավ է չգայթակղեն ճակատագիրը և չանջատեն դրանք։ Mozillla Thunderbird-ում դա արվում է «Գործիքներ» → «Կարգավորումներ» → «Ընդհանուր» → «Երբ հայտնվում են նոր հաղորդագրություններ» ցանկի միջոցով։

Եթե ​​ծանուցումներ չկան, ինչպե՞ս հասկանալ, որ նամակ է եկել:

Շատ պարզ. Դուք ինքներդ, գիտակցաբար, ժամանակ եք հատկացնում փոստը վերլուծելու համար, բացեք ձեր փոստային հաճախորդը և տեսեք բոլոր չկարդացված հաղորդագրությունները: Դա կարելի է անել օրական երկու անգամ, օրինակ՝ ճաշի ժամին և երեկոյան, կամ հարկադիր պարապուրդի ժամանակ, օրինակ՝ խցանումների ժամանակ:

Մարդիկ հաճախ հարցնում են՝ ի՞նչ կասեք պատասխանների ժամանակի և հրատապ նամակների մասին: Պատասխանում եմ՝ փոստով շտապ նամակներ չունեք։ Եթե ​​դուք չեք աշխատում հաճախորդների սպասարկման բաժնում (այդպիսի բաժինն ունի փոստի հետ աշխատելու իր կանոնները):

Եթե ​​կան շտապ նամակներ, ապա ուղարկողը ձեզ կտեղեկացնի այս մասին այլ ուղիներով՝ հեռախոս, SMS, Skype: Այնուհետև դուք գիտակցաբար կմտնեք փոստային հաճախորդ և կմշակեք հրատապ նամակը: Ժամանակի կառավարման բոլոր գուրուները (օրինակ՝ Գլեբ Արխանգելսկին իր «Time Drive»-ով) հայտարարում են նամակներին մինչև 24 ժամ պատասխանելու ստանդարտ։ Սա լավ ձևի նորմալ կանոն է՝ զրուցակցից էլեկտրոնային փոստով ակնթարթային պատասխաններ մի սպասեք: Եթե ​​շտապ նամակ կա, տեղեկացրեք դրա մասին ավելի արագ կապի ուղիներով։

Այսպիսով, մենք անջատեցինք ծանուցումները և այժմ միացնում ենք փոստային հաճախորդը մեր ժամանակացույցի համաձայն:

Ի՞նչ անել, երբ մենք մտանք փոստ և զբաղվենք «էլփոստի վերլուծություն» կոչվող գործունեությամբ: Որտե՞ղ է այս աշխատանքի սկիզբն ու վերջը:

Ես շատ եմ լսել զրոյական փոստարկղ համակարգի մասին, բայց, ցավոք, չեմ հանդիպել մեկին, ով օգտվում է դրանից։ Ես ստիպված էի նորից հորինել իմ անիվը: Այս թեմայով հոդվածներ կան Lifehacker-ում: Օրինակ, " ". Ստորև ես կխոսեմ զրոյական մուտքային համակարգի մասին իմ մեկնաբանության մեջ: Ես երախտապարտ կլինեմ, եթե GTD գուրուները նշվեն մեկնաբանություններում, լրացնեն կամ բարելավեն նկարագրված համակարգը:

Կարևոր է հասկանալ և ընդունել, որ էլ.փոստը առաջադրանքների պլանավորող կամ արխիվ չէ ձեր գործունեության համար: Հետևաբար, Inbox թղթապանակը միշտ պետք է դատարկ լինի: Եթե ​​դուք վերցրել եք մուտքի արկղի վերլուծությունը, մի կանգ առեք և մի շեղվեք որևէ բանով, քանի դեռ չեք դատարկել այս թղթապանակը:

Ի՞նչ անել մուտքի արկղում նամակների հետ: Դուք պետք է հաջորդաբար անցնեք յուրաքանչյուր տառ և ջնջեք այն: Այո, պարզապես ընտրեք և սեղմեք «Ջնջել» ստեղնաշարի վրա: Եթե ​​դուք չեք կարող ստիպել ձեզ ջնջել էլփոստը, դուք պետք է որոշում կայացնեք, թե ինչ անել դրա հետ:

1. Կարող եք պատասխանել երեք րոպեում: Արդյո՞ք դրան պետք է պատասխանել: Այո, դուք անում եք, և պատասխանը կտևի ոչ ավելի, քան երեք րոպե, ապա անմիջապես պատասխանեք:
2. Դուք պետք է պատասխանեք, բայց պատասխանի պատրաստումը կտևի ավելի քան երեք րոպե: Եթե ​​դուք օգտագործում եք առաջադրանքների ժամանակացույց, որը թույլ է տալիս նամակը վերափոխել առաջադրանքի, ձեր էլփոստը դարձրեք առաջադրանքի և որոշ ժամանակ մոռացեք դրա մասին: Օրինակ՝ ես օգտվում եմ բացարձակապես հրաշալի Doit.im ծառայությունից։ Այն թույլ է տալիս գեներացնել անձնական էլ.փոստի հասցե. դուք նամակ եք փոխանցում դրան, և այն վերածվում է առաջադրանքի: Բայց եթե առաջադրանքների ժամանակացույց չունեք, տառը տեղափոխեք «0_Run» ենթաթղթապանակ:
3. Նամակին արագ պատասխանելուց, այն առաջադրանքի վերածելուց կամ պարզապես կարդալուց հետո դուք պետք է որոշեք, թե ինչ անել այս հաղորդագրության հետ հաջորդիվ՝ ջնջել այն կամ ուղարկել թղթապանակներից մեկը՝ երկարաժամկետ պահպանման համար:

Ահա իմ ունեցած երկարաժամկետ պահպանման թղթապանակները:

• 0_Վազիր։Ես նման թղթապանակ չունեմ, բայց եթե պլանավորող չունես, կրկնում եմ, այստեղ կարող ես մանրամասն ուսումնասիրություն պահանջող տառեր ավելացնել։ Այս թղթապանակը նույնպես պետք է պարբերաբար մաքրվի, բայց դրա համար հատուկ հատկացված ժամանակում մտածված մոտեցմամբ:
• 1_ՀղումԱյստեղ ես դնում եմ ֆոնային տեղեկություններով նամակներ՝ ողջույնի նամակներ տարբեր վեբ ծառայություններից մուտքերով, գալիք թռիչքների տոմսեր և այլն:
• 2_Նախագծեր.Այստեղ պահվում է նամակագրության արխիվ գործընկերների և նախագծերի վերաբերյալ, որոնց հետ առկա են ընթացիկ հարաբերություններ: Բնականաբար, յուրաքանչյուր նախագծի կամ գործընկերոջ համար կա առանձին թղթապանակ: Գործընկերոջ թղթապանակում ես դրել եմ նամակներ ոչ միայն նրա աշխատակիցներից, այլ նաև այս գործընկերոջ հետ կապված «Sky»-ի աշխատակիցներից։ Շատ հարմար. անհրաժեշտության դեպքում նախագծի վերաբերյալ ողջ նամակագրությունը ձեռքի տակ է մի քանի կտտոցով:
• 3_Թանգարան.Այստեղ ես նետում եմ այն ​​տառերը, որոնք ափսոս է ջնջել, և դրանցից օգուտներն ակնհայտ չեն։ «2_Projects»-ի փակ նախագծերով թղթապանակները նույնպես տեղափոխվում են այստեղ: Մի խոսքով, ջնջման առաջին հավակնորդները պահվում են «Թանգարանում»։
• 4_Փաստաթղթեր.Ահա նամակներ էլեկտրոնային նմուշային փաստաթղթերով, որոնք ապագայում կարող են օգտակար լինել հաշվապահական հաշվառման համար, օրինակ՝ հաճախորդների հաշտեցման ակտեր, ուղևորությունների տոմսեր: Թղթապանակը շատ ընդհանրություններ ունի «2_Projects» և «1_Sprav» թղթապանակների հետ, միայն այն պահում է հաշվապահական տեղեկատվությունը, իսկ «2_Projects» թղթապանակում՝ կառավարման տեղեկատվություն։ «4_Documents»-ում՝ մեռած տեղեկատվություն, իսկ «2_Projects»-ում՝ ուղիղ եթերում։
• 5_Գիտելիք.Այստեղ ես դնում եմ միայն իսկապես օգտակար նամակներ, որոնց ուզում եմ որոշ ժամանակ անց վերադառնալ ոգեշնչման կամ լուծումներ փնտրելու համար։

Փոստի հաճախորդի այլ կարգավորումներ կան, որոնք կարևոր են այս համակարգի աշխատանքի համար: Նախ, լռելյայնորեն, Thunderbird-ն ունի «Նշել հաղորդագրությունները որպես կարդացված» վանդակը: Ես նախընտրում եմ դա անել գիտակցաբար, այնպես որ դրոշն անջատված է: Դա անելու համար անցեք «Գործիքներ» → «Կարգավորումներ» → «Ընդլայնված» → «Կարդում և ցուցադրում» ընտրացանկը:

Երկրորդ, մենք օգտագործում ենք զտիչներ . Նախկինում ես ակտիվորեն օգտագործում էի զտիչներ, որոնք ավտոմատ կերպով նամակները ուղարկում էին համապատասխան թղթապանակներ՝ ելնելով ուղարկողի հասցեից: Օրինակ, փաստաբանի նամակները տեղափոխվել են «Իրավաբան» թղթապանակ։ Ես հրաժարվեցի այս մոտեցումից մի քանի պատճառներով. Նախ. փաստաբանի նամակները 99% դեպքերում վերաբերում են նախագծի կամ գործընկերոջը, ինչը նշանակում է, որ դրանք պետք է տեղափոխվեն այս գործընկերոջ կամ նախագծի թղթապանակ: Երկրորդ՝ ես որոշեցի ավելացնել իրազեկությունը: Դուք ինքներդ պետք է որոշեք, թե որտեղ պետք է պահվի որոշակի նամակ, և ավելի հարմար է չմշակված հաղորդագրությունները փնտրել միայն մեկ տեղում՝ մուտքի արկղում: Այժմ ես օգտագործում եմ զտիչներ միայն տարբեր համակարգերից ավտոմատ կանոնավոր տառերը թղթապանակների մեջ կազմակերպելու համար, այսինքն՝ տառեր, որոնք ինձնից որոշումներ չեն պահանջում։ Mozilla Thunderbird-ի զտիչները կազմաձևված են «Գործիքներ» → «Հաղորդագրությունների զտիչներ» ընտրացանկում:

Այսպիսով, ճիշտ մոտեցման դեպքում էլեկտրոնային փոստը պետք է տևի օրական 10-ից մինչև 60 րոպե՝ կախված նամակագրության ծավալից։

Այո, և ևս մեկ բան. Արդեն անջատե՞լ եք նոր նամակների ծանուցումները: ;)