Celebración de fiestas, eventos y festivales. Organización de eventos masivos Formas de eventos culturales y sus definiciones

04.04.2020

La agencia de eventos "Pogostite" ha ocupado con éxito la posición de líder en el campo de organización y realización de eventos. Recientemente, este servicio se ha vuelto cada vez más popular, lo que inevitablemente conduce a una mayor competencia en el mercado, pero gracias a nuestra reputación impecable y muchas críticas entusiastas de nuestros clientes, confiamos en nuestra posición, continuamos desarrollándonos rápidamente y mejorando el nivel de servicios prestados.

A lo largo de los años de nuestro trabajo, hemos adquirido una experiencia invaluable que nos ayuda a evitar posibles errores, estar preparados para situaciones inesperadas, tener en cuenta todos los matices más pequeños antes de comenzar a trabajar en la organización y celebración de eventos públicos.

Ganar la confianza de los clientes y sorprender a los más imperturbables no es una tarea fácil, pero la creatividad y la profesionalidad de nuestros empleados, su responsabilidad e integridad, la eficiencia y el enfoque competente de los negocios pueden ayudarnos con esto. Nos esforzamos por comprender y cumplir los deseos de cada uno de nuestros clientes, sentir su estado de ánimo y apreciar la importancia del evento que se organiza. Por esto, los clientes agradecidos recomiendan nuestra empresa a sus amigos y colegas, lo que, por supuesto, sirve como garantía de la alta calidad de los servicios que brindamos.

nuestras ventajas

Brindamos alta calidad servicios de gestión de eventos gracias a una serie de innegables ventajas:

enfoque original de los negocios: no importa cuántos eventos visite antes o después de cooperar con nosotros, no encontrará un enfoque similar o características similares en ninguna parte, ya que desarrollamos un individuo el procedimiento para la organización de eventos culturales;
Puntualidad: respetando el tiempo de nuestros clientes, realizamos con rapidez y en el plazo acordado organizacion y celebracion de eventos publicos;
enfoque integrado: desarrollar plan para organizar un evento masivo, contamos con nuestros propios recursos y un amplio apoyo de socios (incluso en el extranjero), lo que nos permite utilizar tecnologías modernas para la organización de eventos masivos;
una gran cantidad de trabajos exitosos: durante nuestro trabajo no tuvimos un solo cliente insatisfecho;
una amplia gama de servicios: saberlo todo características de la organización de eventos masivos, realizamos exposiciones, congresos, foros, conferencias, clases magistrales, sesiones informativas, seminarios, recepciones de negocios, competiciones deportivas y vacaciones con alta calidad, que corresponden a la actual normas sobre la organización de eventos multitudinarios.

Conocer y aplicar todos los modernos. tecnologías para la organización de eventos multitudinarios- este es un gasto colosal de trabajo y tiempo, porque incluso las bagatelas más insignificantes no pueden pasarse por alto, y esto requiere una cantidad considerable de conocimiento. Encontrar contratistas, celebrar reuniones y negociaciones, coordinar muchos problemas organizativos y resolver una serie de tareas diferentes: todo esto solo lo pueden hacer profesionales reales, como los que trabajan en la empresa "Take a Visit".

Nuestro equipo unido no permitirá que se sienta decepcionado con nuestro trabajo, ya que todos trabajan para lograr un objetivo común: ¡dar a las personas emociones positivas!

Organización y celebración de eventos culturales. más a menudo asociado con eventos de importancia social en la vida del país, ciudad o región. A eventos culturales incluyen varios festivales, ferias, festivales folclóricos, vacaciones en el calendario de toda Rusia o de la ciudad.

A menudo para efectivo organizacion de eventos culturales masivos atraer a artistas famosos, estrellas de cine y estrellas del pop. Una escala tan grande masa cultural la fiesta seguramente despertará el interés de la población, y la dinámica, el correcto mensaje informativo y la vistosidad garantizan el éxito de su celebración.

Si alguna empresa actúa como patrocinador de tales vacaciones, entonces esto puede ser un movimiento publicitario muy efectivo que puede aumentar la demanda de productos, promover y formar una imagen positiva de esta organización.

Normas básicas para la organización y realización de actos culturales

Organización de eventos culturales. suele realizarse al aire libre. Por lo general, estos son lugares concurridos: plazas centrales, callejones o plazas de parques, etc.

Antes de comenzar a trabajar en las vacaciones, es importante obtener el permiso apropiado de la administración de la ciudad, así como coordinar todos los puntos principales del evento con los servicios responsables de la seguridad, así como con las agencias gubernamentales.

La celebración de eventos culturales requiere un enfoque y una habilidad especiales, porque además de la diversión y el interés, es necesario garantizar la seguridad de la población; para ello, se debe observar estrictamente el escenario acordado con las autoridades.

El procedimiento para la organización de eventos culturales consta de las siguientes etapas:

desarrollo de un escenario individual;
administración;
alojamiento de invitados;
selección y diseño del sitio;
apoyo técnico;
espectáculos de pirotecnia, luz, láser o fuego;
cocina al aire libre, etc

Organización de un evento deportivo.

A organizaciones de eventos deportivos incluyen todo tipo de competiciones, campeonatos y torneos, así como jornadas de salud, encuentros turísticos y viajes. Organización de eventos deportivos masivos.

preparación: en primer lugar, es necesario elaborar un plan de acción teniendo en cuenta el presupuesto del cliente, luego acordar los puntos principales y firmar el contrato;
organización: ahora es necesario seleccionar un equipo de árbitros, instaladores para instalar el equipo necesario, preparar un campo deportivo, etc.;
celebración: una etapa crucial en la que es importante garantizar la seguridad y la dirección correcta del evento en sí;
conclusión: anuncio de resultados y premiación.

Con el fin de mejorar la comunicación en el equipo y unir a los empleados, también realizamos eventos corporativos deportivos donde los diferentes departamentos pueden enfrentarse en una emocionante competencia (voleibol, tenis de mesa, damas, billar, dardos, etc.). En un ambiente informal, se crea un ambiente maravilloso y un ambiente de trabajo entre una sociedad de varios niveles.

Organización de eventos recreativos masivos.

hay un cierto organización de eventos públicos, cuya observancia correcta es el 50% del éxito del evento futuro. Pero en términos de actividades recreativas, el orden es especialmente importante, porque lo más valioso que tiene una persona está en juego: ¡su salud!

en el plan para organización de eventos recreativos masivos se puede incluir :

celebración de eventos deportivos y recreativos, revistas, jornadas deportivas, competiciones y concursos;
creación o activación de grupos deportivos y recreativos, secciones deportivas, clubes de intereses deportivos, escuelas de salud;
promoción de un estilo de vida saludable, varios flash mobs, etc.

Organización de fiestas y eventos

Agencia de eventos "Pogostite" se ocupa de organizacion de eventos festivos de varios tipos. Tenemos todo para que sus vacaciones sean realmente divertidas y memorables, para que todos los presentes obtengan el máximo placer y usted no tenga que preocuparse por la entrega oportuna del pastel, la llegada de los artistas y el asiento de los invitados.

Usando nuestro servicio organización de fiestas y eventos, no tendrás que:

seleccionar y decorar un salón o un parque infantil de verano;
buscar músicos, negociar con ellos, preocuparse por la calidad del acompañamiento musical;
preocuparse por si la cantidad de alimentos cocinados se calcula correctamente para la cantidad de invitados, si el menú está compilado correctamente, no es necesario organizar una cocina de salida;
seleccionar fotógrafos, videógrafos y artistas destacados;
pedir fuegos artificiales y mucho más.

Organización de eventos internacionales.

Organización y puesta en escena de eventos culturales. nivel internacional – una de las áreas profesionales de nuestra empresa. Organizar un evento de escala internacional es una responsabilidad muy grande, por lo que abordamos el asunto con toda seriedad. Organización de eventos internacionales. se puede dividir en los siguientes pasos:

desarrollo de procesos básicos de negocio;
presupuestación;
preparación de logística de transporte;
preparación de habitaciones de hotel;
complejo de soporte técnico;
producción de paquetes de presentación para participantes;
desarrollo de la seguridad social;
participación de los principales medios de comunicación;
reporte final.

Organización de eventos empresariales.

Además de los servicios anteriores, también ofrecemos organizacion de eventos empresariales, que habla de éxito, desarrollo y competitividad. Cada evento organizado por nosotros agrega estatus y peso a los ojos de los socios, inspirando su confianza y deseo de cooperar.

Organizamos los siguientes eventos empresariales:

conferencias;
seminarios;
entrenamientos;
presentaciones;
apertura de sucursales;
Exposiciones;
reuniones con socios nacionales o extranjeros;
negociación.

Depende de qué tan bien esté organizado todo, si se logrará o no el resultado deseado.

No es nada fácil organizar un evento de empresa donde todos los invitados se sientan seguros, tranquilos y cómodos, pero para nosotros este es un programa mínimo. Le garantizamos que cada uno de los muchos presentes sentirá que este evento fue organizado personalmente para él y que él fue el invitado más bienvenido aquí, cuyas preferencias fueron atendidas con más atención.

En la organización de eventos empresariales, incluimos:

selección del lugar;
instalación de equipos técnicos;
entrega de invitados, su alojamiento y comidas;
participación de los principales medios de comunicación;
distribución de lanzamientos.

Nuestros servicios

La empresa "Pogostite" se dedica a organizacion de eventos publicos que dejan a los invitados o participantes muchas emociones positivas y gratos recuerdos. Por supuesto, nuestro trabajo a veces es muy estresante y difícil, a veces tenemos que hacer esfuerzos increíbles para cumplir los deseos del cliente, pero el placer del trabajo no se pierde ni por un momento.

hemos desarrollado organización y celebración de eventos multitudinarios, al que nos adherimos. Nos ayuda a no perder de vista un solo detalle y distribuir de manera competente las responsabilidades entre los empleados.

tenemos y plan de eventos, que desarrollamos individualmente para cada cliente individual, teniendo en cuenta sus deseos, presupuesto y nuestras ideas originales frescas.

Organización de eventos de entretenimiento. es nuestro punto culminante. No todas las empresas pueden presumir de permiso para realizar tales eventos. Además de organizar el evento en sí, cuando se trabaja en eventos de entretenimiento, es importante organizar preliminarmente una campaña publicitaria y atraer la atención del público futuro, y luego cubrir este evento de manera competente con la ayuda de los medios.

Nuestra principal actividad es organización de eventos deportivos y culturales masivos, que cuidamos hasta el más mínimo detalle para que todo salga a la perfección, porque unas vacaciones mal aprovechadas son una mancha en nuestra reputación.

Crearemos un concepto único para sus vacaciones y nunca visitará un evento similar: nuestros escenarios y planes están desarrollados por expertos líderes, cuyas ideas simplemente no se secan. También utilizamos los más modernos. formas de organizacion de eventos masivos.

Si necesitas calidad organización y celebración de eventos públicos en Moscú, solo contáctenos y descubrirá que la alegría se puede comprar.

Un evento multitudinario es una reunión de personas previamente planificada y determinada por lugar, hora, número de participantes y motivos, que tiene el carácter de fiesta, evento cultural o promocional, o reunión de negocios.

Dependiendo de las metas y objetivos, los eventos masivos se pueden dividir en los siguientes tipos:

1. Culturales, deportivas y de ocio: conciertos, competiciones deportivas, espectáculos festivos.

3. Reuniones de negocios y recepciones de socios comerciales (juntas de accionistas, así como otras reuniones y recepciones celebradas en forma de buffet, buffet o cóctel).

4. Otros eventos masivos: estos incluyen bodas, banquetes y reuniones con motivo de varios aniversarios, celebraciones.

Organización de una exposición de exposición de varias decenas de empresas con muestras de sus productos y publicidad de sus servicios;

Realizar una presentación de empresas durante la feria, que consiste en presentar una empresa o su nuevo producto;

Discursos breves de los jefes de empresas y sus principales especialistas, en los que se ofrecen a los invitados de la exposición o presentación los resultados y planes de actividades de la empresa y sus productos;

Llevar a cabo la venta de muestras de feria y una cierta cantidad de productos y productos de la empresa;

Complementando la parte comercial de la feria y la presentación con un programa de entretenimiento, conciertos y obsequios para los invitados.

Las reuniones de negocios, por regla general, se organizan fuera de la oficina de la institución y de la empresa [La celebración de una reunión de negocios en un edificio administrativo o en la oficina de una empresa está asociada a toda una serie de inconvenientes. En primer lugar, la inadecuación del local, su reducido espacio, el mobiliario oficial, la incomodidad de preparar y entregar comidas y meriendas].

Los empresarios pueden reunirse con sus socios en un restaurante para un almuerzo de negocios, y una empresa puede organizar una recepción de negocios en forma de buffet, buffet o cóctel.

El buffet a veces se denomina mesa de buffet. En la sala donde se lleva a cabo la recepción, se coloca una mesa larga. Hay platos, cubiertos y servilletas sobre la mesa. Todos los bocadillos y varias golosinas están a lo largo de la mesa. El invitado, acercándose a la mesa, pone un plato con cubiertos en su mano. Después de eso, moviéndose a lo largo de la mesa, pone un poco de todo, desde bocadillos y otros platos. Luego el invitado con su plato va a su mesa.

Un invitado puede venir a la mesa del buffet dos veces. No es costumbre acercarse a la mesa del buffet por tercera vez. Si un hombre y una mujer asistieron a una recepción de negocios celebrada en forma de buffet, entonces el hombre trae todos los refrigerios primero para su acompañante y luego para él. El pago de la mesa generalmente lo realiza el anfitrión.

Una reunión de negocios o una recepción buffet de negocios dura aproximadamente dos horas. La invitación siempre indica la hora de recepción. El invitado a una recepción-buffet de negocios puede venir en cualquier momento, pero debe irse a más tardar al final de la recepción especificada en la invitación.

Los organizadores del evento, así como la persona en cuyo honor se organiza la reunión de negocios (recepción), siempre se encuentran entre los invitados. Todos los invitados comen de pie. No se sirve cubertería durante la recepción buffet. Si se sirven platos, que sean grandes para que el comensal pueda poner su vaso y los snacks propuestos en dicho plato. Los bocadillos se pueden fijar en pequeñas horquillas. Las porciones son muy pequeñas, se toman a mano. Las bebidas y golosinas son servidas por meseros que recorren el salón con bandejas.

Un cóctel de recepción de negocios es algo similar a un buffet. El cóctel se organiza por la tarde, entre las 17 y las 18 horas. El cóctel dura unas dos horas. Los invitados son recibidos por el anfitrión de la velada, dando la bienvenida a los que asistieron a la recepción. Es posible llegar a un cóctel más tarde de la fecha límite indicada en la invitación, pero debe salir no más tarde de la hora definida como fecha límite para la recepción.

Sobre mesas cubiertas con manteles, copas de vino, copas, copas se disponen en grupos. Al comienzo de la recepción, se deben preparar cócteles simples. Las bebidas en platos altos se colocan en el centro de la mesa, en los bajos, en los bordes de la mesa. Las bebidas deberían ser suficientes para toda la noche. Se ofrecen refrigerios para bebidas: galletas, nueces, queso, pepinos cortados en cubitos, pasteles pequeños, sándwiches pequeños. Toda la comida debe tomarse a mano. En el cóctel, todos se comunican de pie.

El objetivo principal de las recepciones de negocios son las reuniones, las conversaciones, la comunicación con diferentes personas. Los invitados, por regla general, no se sientan en las mesas, incluso si hay sillas, se mueven libremente por el salón y tienen amplia oportunidad de comunicarse con todos los invitados. Todo esto, de cierta manera, afecta las especificidades de la protección de tales eventos.

Al proteger recepciones y reuniones de negocios, la probabilidad de pasar sin tarjetas de invitación es mínima. Reunirse con el anfitrión de la velada con sus invitados reduce esta posibilidad a casi cero. Para evitar conflictos, la parte invitada debe discutir con sus invitados el tema de la presencia de guardaespaldas de las personas invitadas en el salón. Si esto no afecta significativamente la cantidad de invitados, entonces el guardaespaldas puede estar con su cliente en el pasillo. Si solo están presentes en la recepción personas que se conocen bien, entonces tiene sentido reforzar la seguridad externa del edificio o local con la ayuda de guardaespaldas de las personas invitadas.

El control sobre el comportamiento de las personas en una recepción o reunión de negocios es significativamente difícil. Los invitados no se quedan quietos, sino que se mueven constantemente por el salón, acercándose unos a otros o a la mesa con bebidas y refrescos. Esto impone ciertas dificultades en el trabajo del personal de seguridad (vigilancia) del anfitrión, ya que son ellos quienes deben controlar la seguridad de las bebidas y las golosinas, identificar objetos extraños en el salón, arreglar invitados que abandonan inesperadamente una recepción o reunión, evitar conflictos menores que están a punto de surgir entre invitados borrachos.

1. Control de visitantes a la feria, presentación, venta en la entrada por observación visual de las personas que ingresan y verificación de sus boletos de entrada, así como por verificación selectiva de documentos.

2. Represión de los hechos de violación del orden público en el territorio colindante y en el lugar de celebración de actos publicitarios y comerciales.

3. Prevención de daños selectivos a los stands de exhibición, exhibiciones en ellos, así como diseños existentes, publicidad de la empresa.

4. Prevención del robo de muestras de exhibición de productos y mercancías preparadas por las empresas participantes para la venta.

5. Supresión de declaraciones provocativas y difamatorias de varias personas durante los discursos de los jefes de firmas y sus principales especialistas en la presentación.

6. Protección de la ropa, pertenencias y vehículos de los participantes, invitados y visitantes de un evento publicitario y comercial.

7. Prevención y represión de los hechos de extorsión durante la feria y venta.

8. Llevar a cabo medidas contra la escucha de las conversaciones de los participantes e invitados en el local y por teléfono.

9. Prevención del robo o copia de documentación técnica de las empresas participantes en la feria o presentación.

Una característica importante de este evento masivo es que es conveniente resolver algunas de estas tareas de seguridad en cooperación con los oficiales de seguridad de aquellas empresas que participan en el evento publicitario y comercial.

Seguridad para reuniones de negocios y recepciones

1. Reunión con el chef de los invitados que llegan para una recepción o reunión de negocios.

2. Coordinación de las acciones de los guardias principales y escoltas de las personas invitadas. La elección del esquema según el cual se utilizarán los guardaespaldas de los invitados (o el guardaespaldas está junto al vigilado durante la recepción, o se une a la guardia principal de este evento antes de que termine) eventos, tal vez incluso en la etapa de distribución de invitaciones.].

3. Protección de la ropa, pertenencias de los huéspedes y sus automóviles en el territorio adyacente.

4. Prevención de incidentes entre invitados en una recepción o reunión de empresa.

5. Monitorear el estado de las bebidas, bocadillos y otras delicias preparadas para los invitados, identificando a los participantes en el evento que permanecen más tiempo de lo habitual cerca de la mesa, se comportan de manera inusual.

6. Fijación y observación de personas:

a) los que acuden a una recepción o reunión de negocios con bultos, con maletines, con bultos;

6) traer equipo de audio o video al evento;

c) que asistan a una recepción o reunión de negocios por poco tiempo o que abandonen el evento de manera inesperada.

7. Identificación de objetos en el salón de actos y locales adyacentes que puedan ser fuente de peligro para las personas presentes en el evento.

8. Celebración de eventos en contra de escuchar las conversaciones de los organizadores del evento e invitados en el local y por teléfono.

La lista de tareas de seguridad en relación con varios eventos públicos no es exhaustiva. Puede ampliarse y especificarse significativamente según las características del objeto, la naturaleza del evento y las condiciones específicas para su implementación.

Entre las tareas comunes que se resuelven durante la realización de todos los eventos masivos anteriores se encuentran:

Familiarización con el objeto de protección, su limpieza preliminar y principal antes del inicio del evento;

Establecer contacto con la policía y un acuerdo de interacción y apoyo, si es necesario, en el traslado de los infractores a la policía;

Prevención de portación de armas, explosivos, sustancias combustibles y sustancias venenosas, drogas, objetos pesados y piedras al objeto protegido;

Impedir el paso al área protegida oa los locales protegidos de personas con perros;

Control y mantenimiento del orden en el territorio adyacente y en los locales adyacentes (por ejemplo, control de las acciones de las personas en un salón de banquetes vecino).

Una hora y media o dos antes del inicio del evento, los empleados de una empresa de seguridad (o servicio de seguridad) llegan a la instalación para limpiarla. En algunos casos, la limpieza del objeto se puede realizar con anticipación (por ejemplo, un día antes del inicio del evento), pero en este caso, después de completar la limpieza, los guardias deben permanecer en el objeto. En el proceso de limpieza del objeto, en primer lugar buscan:

artefactos explosivos;

Sustancias y líquidos explosivos e inflamables;

Sustancias químicas venenosas, sustancias y líquidos de fuerte olor;

Diversos tipos de materiales y elementos que puedan comprometer la compañía frente a los invitados;

Personas no autorizadas escondidas en las instalaciones.

Los lugares donde se puede encontrar todo lo anterior son:

Pozos, fosas y otros huecos situados en el suelo, en el suelo;

Nichos, huecos y varios huecos en las paredes;

Mobiliario, muebles, papeleras, cajas varias, blindajes de redes eléctricas;

Vehículos ubicados en el área protegida;

Prendas de vestir colgadas a la vista de todos los presentes;

Obsequios recibidos por los organizadores antes del inicio del evento.

La limpieza del objeto puede estar asociada con el uso de varios instrumentos de búsqueda y perros.

En conclusión, la alineación de las fuerzas de seguridad se realiza antes del inicio del trabajo, la coherencia de las acciones se verifica dando tareas introductorias simples.

El éxito y la eficacia de las acciones de seguridad dependen en gran medida de la calidad de la preparación del evento. Entonces, la falta de medios especiales para los guardias puede conducir a la imposibilidad de resolver las tareas en juego, a lesiones en el personal. La falta de pensamiento al proporcionar una reserva también puede afectar la capacidad de responder rápidamente a la situación emergente. Por ejemplo, cuando le robaron el automóvil a uno de los invitados que estaba presente en un banquete en un café, la seguridad, debido a la falta de una reserva, no pudo organizar la persecución de los secuestradores, ya que todos los guardias estaban involucrados en resolviendo el conflicto entre los invitados y los extraños que irrumpieron en el salón del banquete.

La medida preventiva más importante diseñada para garantizar un curso libre de conflictos de un evento masivo es la provisión de control de acceso. Antes del inicio del evento, es recomendable descartar tanto a quienes no tienen invitación y boletos de entrada, como a quienes acudieron al evento en estado de embriaguez o con un perro. Se debe prestar especial atención a aquellas personas que estén tratando de llevar consigo diversos objetos y sustancias que puedan ser una fuente de peligro para los presentes en el evento masivo. En este sentido, los guardias deben prestar mucha atención a las personas con maletines y bolsos voluminosos (de gran capacidad), a aquellos que visten ropa de abrigo, debajo de la cual se pueden esconder armas, explosivos y sustancias inflamables y todo lo que pueda usarse para causar daño. la salud de las personas o la interrupción del evento.

Como parte de la provisión de control de acceso, se debe prestar especial atención a los alimentos, artículos varios y regalos provenientes del exterior. El descuido de este trabajo puede llevar a que el evento se vea ensombrecido, por ejemplo, por la explosión de una maquinilla de afeitar eléctrica presentada al héroe del día o el envenenamiento de varios invitados a una boda.

Los automóviles que entren y salgan del área protegida deben someterse a una inspección especial, al menos visualmente. Esto es especialmente importante para evitar que extraños entren en un objeto protegido, por ejemplo, en el maletero de un coche, que el propietario del coche deja abierto. El control del interior y maletero de los coches que salen puede evitar el secuestro de personas que han llegado a un evento multitudinario, por ejemplo, con el objetivo de extorsionar a sus organizadores. En este sentido, tiene sentido organizar un estacionamiento vigilado temporal para los automóviles de los invitados fuera del área protegida antes del inicio del evento.

Durante el evento, el personal de seguridad de la empresa o del servicio de seguridad debe cumplir con precisión sus funciones especificadas en la etapa de preparación. Deben responder con prontitud a la situación emergente, prevenir y reprimir los conflictos emergentes. La medida correcta es tomar el control de los grupos de participantes más inquietos y agresivos, escoltarlos por la instalación y, si es necesario, aislar a los iniciadores del resto del grupo hasta el final del evento.

Los guardias de seguridad deben recibir instrucciones especiales sobre el contenido de las medidas de seguridad al final de un concierto, boda, banquete, reunión electoral, feriado, etc. Los profesionales saben muy bien que la agudeza e intensidad del trabajo al final de un evento multitudinario no es menor que al principio. En esta etapa, existe un alto riesgo de aplastamiento en los pasillos cuando los invitados y espectadores abandonan la sala, etc. Puede haber casos de enredos o robos de prendas de abrigo en el armario, lo que también genera conflictos. Es durante este período que las partes interesadas intentan organizar el pánico entre los participantes, difundir rumores que convertirán un evento organizado en una multitud desorganizada (por ejemplo, un rumor sobre un incendio). Todo esto requiere especial atención, vigilancia y la correcta reacción de los guardias ante la situación actual.

Junto con la búsqueda de artefactos, objetos, líquidos y materiales peligrosos, los guardias buscan personas que pudieran permanecer en el recinto o en el territorio una vez finalizado el evento. Estos pueden ser tanto intrusos que, habiendo permanecido en la instalación, planeen cometer un delito en ella después de que los guardias se vayan, así como personas heridas durante el evento y que necesiten asistencia.

Se debe prestar mucha atención a los artículos y cosas que los invitados pueden olvidar. Para todo lo que se descubra durante el barrido final, se debe hacer un inventario en dos copias. Todo lo encontrado está sujeto a transferencia al cliente oa la administración del objeto protegido junto con una copia del inventario. La segunda copia del inventario de objetos, cosas y documentos encontrados durante la limpieza, con la marca de la persona que aceptó las cosas, se almacena en la empresa de seguridad o en el servicio de seguridad de la empresa.

Los concursos, festivales, conciertos, flash mobs, conferencias, concentraciones turísticas, desfiles y procesiones tienen un cierto componente de contenido y, al mismo tiempo, son eventos masivos, durante los cuales se deben cumplir ciertos requisitos.

¿Qué es un evento masivo?

Un evento masivo es una reunión de un número significativo de personas para participar en cualquier evento que tenga el carácter de llamamiento patriótico, feriado, publicidad, espectáculo, reunión de negocios o pasatiempo de ocio.
Las sedes para eventos multitudinarios son diferentes:

plazas y parques;
plazas y calles de la ciudad;
edificios públicos;
salas de teatro;
salas de conciertos;
Pabellones deportivos.

La organización de eventos culturales contribuye a la realización de las necesidades de los residentes de carácter político, cultural, económico y religioso.

Formas de eventos masivos.

Hay varios grupos y formas de eventos públicos:

Estatales y políticas: asambleas de accionistas, jornadas científicas y prácticas, congresos, desfiles, procesiones.
Eventos culturales: una noche en toda la ciudad para graduados, representaciones teatrales, festivales folclóricos, ferias y exposiciones, procesiones de carnaval, representaciones de festivales, programas de conciertos, programas de espectáculos.
Deportes y entretenimiento: encuentros deportivos, jornadas deportivas, automovilismo y rallies, cross de atletismo, Juegos Olímpicos.
Eventos de carácter religioso: fiestas, procesiones ceremoniales.
Privado: banquetes, bodas, aniversarios.

Todos los eventos pueden tener lugar a nivel municipal, regional, nacional o internacional. El método de ocurrencia de tales acciones se divide en dos grandes grupos:

Espontáneo.
Organizado.

Se pueden realizar de forma puntual o periódica, asegurando la participación de un número limitado de personas o el acceso público.

Cómo realizar un evento multitudinario

Varias estructuras se dedican a la preparación y celebración de eventos:

Órganos de autogobierno local.
Instituciones pertenecientes a varios departamentos y formas de propiedad.
Titulares de instituciones en cuyo territorio se lleve a cabo.

Un evento multitudinario es la estricta observancia de las principales condiciones, procedimientos y requisitos para su realización, manteniendo la seguridad personal de cada uno de los presentes.
La celebración de eventos culturales prevé el papel innegable de la atención de la salud, el transporte motorizado y las empresas comerciales, las instituciones de servicio al consumidor, la información y los recursos de Internet.

Si se están preparando eventos de gran envergadura, la administración municipal puede formar consejos coordinadores y sedes que coordinen y controlen a todos los participantes. Dichos comités son responsables de desarrollar planes apropiados, mantener la ley y el orden, la evacuación urgente de espectadores y participantes si existe una amenaza para su vida y salud.

Qué considerar

Al discutir el procedimiento para realizar un evento masivo, debe tener en cuenta las condiciones para su celebración:

Horario del transporte público municipal (todos los presentes deben poder utilizar el transporte público al finalizar).
El tiempo y las condiciones climáticas.
Estacionamientos para vehículos.
Conveniencia de acercamiento al lugar principal, teniendo en cuenta la restricción de acceso a vehículos.
Disponibilidad de trasteros.
Capacidad para brindar atención primaria de salud.
El trabajo de los puntos de venta de alimentos y la venta de refrescos (en clima cálido - refrescante, en clima frío - calentamiento).
Disponibilidad de baños.

Instrucciones para organizar y realizar

Los consejos de organizaciones deportivas voluntarias y el comité de deportes están obligados a coordinar la realización de los exámenes necesarios con la administración municipal, las estructuras de ingeniería, la estación epidemiológica sanitaria, las fuerzas del orden, la defensa civil y los departamentos de emergencia. El resultado de las encuestas deben ser los actos correspondientes.
Los organizadores aseguran el proceso de realización del evento (cumplimiento de las normas del cuerpo de bomberos y designación de los responsables), avisar debidamente a la administración municipal dónde, cuándo y a qué hora se realizará el evento, indicar el nombre, formato , datos sobre el número de participantes, datos de contacto.
Los líderes en cuyo departamento se ubican los edificios y estructuras están obligados a garantizar la confiabilidad de los stands y otras estructuras utilizadas, la posibilidad de evacuación general si existe peligro para la vida y la salud de los demás.

Rasgos característicos de un evento masivo.

El formato de un evento público determina sus rasgos característicos. Convencionalmente, cualquier evento masivo público se puede atribuir a uno de los tipos principales en el lugar:

Cerrado. En este caso, un círculo estrecho de invitados específicos se reúne en una habitación separada, el acceso de invitados está limitado por tarjetas de invitación, el nivel social y los intereses de los participantes son aproximadamente los mismos.
Abierto. Este formato brinda a cualquier persona la oportunidad de participar en los eventos programados. Esto aumenta significativamente el riesgo de crear situaciones peligrosas.

Más claramente, la heterogeneidad de la composición de los presentes se manifiesta durante los eventos deportivos y de entretenimiento:

Los fanáticos pertenecen a clubes deportivos rivales, su contingente está claramente marcado.
Las adicciones brillantes y fanáticas a su club o equipo se manifiestan en gritos, consignas, coreando ciertas frases.
La edad y la composición social, el nivel de educación y cultura, las orientaciones de valores de los presentes pueden variar mucho, esto puede conducir a situaciones de conflicto.

Amenazas potenciales

Un evento masivo es la oportunidad más asequible para satisfacer las necesidades de un gran grupo de personas. Al mismo tiempo, también es una amenaza potencial para la vida y la salud de todos los participantes, aficionados y espectadores. Esto se debe a varios factores:

Un espacio cerrado aumenta el riesgo de violación de la ley y el orden por parte de un grupo de personas, formado espontáneamente o de manera organizada.
Un cambio en el ritmo habitual, la dinámica de los acontecimientos puede provocar casos de conflictos entre ciudadanos individuales o determinados grupos de ellos. Esto se ve especialmente facilitado por los formatos específicos de los eventos informales.
Con una acumulación significativa de personas, es posible cometer robos, daños a la propiedad.
Una reunión colectiva de un determinado contingente de personas (hinchas radicales, partidos rivales, rockeros) puede acumular la manifestación de emociones negativas.
Incluso una situación no estándar a corto plazo puede contribuir a la manifestación del pánico, lo que lleva a una gran cantidad de víctimas.
Existe una amenaza real de acto terrorista como consecuencia de la ejecución de planes delictivos o antisociales.

Medidas de seguridad por parte de los organizadores

El organizador es el principal responsable de la seguridad de los presentes. Si el sistema de seguridad no se forma correctamente, incluso el evento más brillante, espectacular, interesante e importante perderá su significado y puede tener consecuencias tristes.

Garantizar la seguridad de los eventos masivos se lleva a cabo mediante el equipamiento de puntos donde se alojarán los participantes, espectadores, servicios de seguridad, así como los equipos de extinción de incendios.

En condiciones adecuadas, es necesario mantener un régimen sanitario e higiénico en todo el territorio. Para los vehículos oficiales, se debe organizar el libre acceso a las instalaciones y fuentes de suministro de agua en caso de riesgo de incendio. Los planes de evacuación y las señales de las salidas de evacuación deben colocarse en lugares centrales.

Garantizar la seguridad por parte de los agentes del orden

Los eventos públicos prevén la observancia de la seguridad pública, que se lleva a cabo por los organismos encargados de hacer cumplir la ley. ¿A qué deberían prestar atención exactamente?

Los empleados de los órganos del interior están obligados a prevenir a los ciudadanos en estado de intoxicación estupefaciente, tóxica o alcohólica.
Se debe prestar especial atención a las personas que deseen llevar consigo cualquier tipo de arma.
Si la tasa de ocupación de las instalaciones se convierte en el máximo permitido, los agentes del orden deben presentar una demanda a los organizadores para detener la entrada de visitantes (espectadores, fanáticos) al territorio donde se llevará a cabo el evento.
Si aparece una amenaza percibida, todos los presentes deben ser evacuados del auditorio, de las gradas.
En el proceso de supresión de violaciones de la ley y el orden, es necesario excluir la posibilidad de pánico.

Normas de conducta para los presentes

Las reglas de conducta durante los eventos deportivos y de entretenimiento y culturales están determinadas por reglas estándar y prohíben:

Lleva contigo armas, explosivos, drogas, bebidas alcohólicas, bolsos grandes.
Corre hacia el campo o el escenario, ya sea en los pasillos o en las escaleras.
Violar la orden: beber alcohol, insultar y humillar a los presentes, mostrar signos de extremismo.

Un evento masivo es esa situación única en la que una persona puede sentirse en un círculo de personas de ideas afines, participar en importantes eventos estatales, religiosos o de otro tipo, pasar su tiempo libre con interés y beneficio.

Para dar vida a cualquier idea, debe poder presentarla de manera hermosa. Y esto solo es posible con una organización de calidad. Si aprende a organizar presentaciones, eventos comerciales, etc., así como a recaudar fondos para sus actividades a través de la recaudación de fondos, su idea se implementará con éxito.

Evento - son acciones del organizador planificadas de antemano y determinadas por tema, lugar y tiempo, realizadas para los participantes en sus propios intereses.

Los eventos difieren en su enfoque, objetivos, funciones y frecuencia.

Los eventos se dividen en los siguientes grupos principales: regulares, irregulares, masivos y corporativos.

Se entiende por evento periódico una forma de actividad de gestión, cuyo contenido es el trabajo conjunto bajo la dirección del organizador de un número regulado de participantes en un lugar y hora predeterminados para discutir y tomar una decisión sobre un tema determinado por la agenda. .

Se entiende por evento puntual la actuación del organizador en un determinado ámbito, en su caso, para promover sus intereses.

Un evento masivo son las acciones del organizador, que se llevan a cabo para un gran número de participantes de acuerdo con un plan y un escenario predeterminados para realizar sus intereses.

La organización de eventos es un proceso responsable apasionante, pero muy complejo, que requiere recursos humanos temporales e ideológicos. Y cuanto mayor sea la organización de eventos, más se requerirán estos recursos.

Hoy en día, muchas empresas exitosas utilizan eventos brillantes bien organizados para promocionar su marca o producto. El contacto con la audiencia a nivel emocional, que se establece durante el evento, permite influir en el público objetivo de manera más eficiente y eficaz. Logran los siguientes objetivos:

construir y promover una marca exitosa
creación de una ocasión de noticias para una campaña de relaciones públicas de un producto o servicio
lanzamiento de producto brillante y dinámico al mercado
posicionamiento de marca, gestión de imagen de marca
promoción de marca mediante la promoción de un evento
formación de una actitud leal hacia el producto entre los grupos de consumidores objetivo
promoción efectiva de productos caracterizados por demanda impulsiva

Pasos de preparación del evento:

Determinar el tema y la edad de la audiencia.
Determinar los objetivos del evento.
Definir la estructura del evento
Crear un comité organizador de eventos.

Desarrollo del concepto original y redacción del guión del evento
Selección de un sitio correspondiente al concepto elegido y sus deseos
Gestión de eventos (preparación, realización, parte organizativa)
Selección del anfitrión del evento.
Organización de actuaciones de artistas, músicos, anfitriones, animadores
Decoración artística del evento: desarrollo de diseño y producción de escenografía, alquiler y producción de vestuario, arreglos florales, decoración con globos
Diseño técnico del evento: equipos de iluminación y sonido, fuegos artificiales y pirotecnia, espectáculo de láser
Catering (una rama de la restauración pública asociada con la prestación de servicios en puntos remotos, incluidas todas las empresas y servicios que prestan servicios por contrato para el catering para empleados de empresas y particulares en los locales y el servicio in situ, así como la prestación de servicios en eventos para diversos y venta al por menor de productos culinarios preparados En la práctica, el catering incluye no solo cocinar y entregar, sino también servir, servir, decorar y servicios similares).

Recaudar fondos para el evento.

Existen los siguientes tipos de eventos:

Eventos de imagen y relaciones públicas : conferencias científicas y técnicas, congresos, congresos, simposios dedicados a los logros y desarrollos en un campo particular

Este tipo de evento se refiere, por supuesto, a los eventos empresariales. Recepción para socios comerciales, presentación de nuevos productos o servicios, sesión de autógrafos de celebridades, desayunos de prensa: todos estos son eventos destinados al intercambio de información, promoción, establecimiento de contactos y mantenimiento de la reputación, mejorando la imagen entre los participantes directos del evento en sí. y entre una gama más amplia los que saben sobre él.

Presentaciones, ruedas de prensa, exposiciones, foros

Una presentación es un evento comercial moderno, cuyo propósito es llamar la atención sobre la empresa en su conjunto, sobre sus logros, productos o servicios individuales. Esta es una forma efectiva y cómoda de interactuar con representantes, socios o clientes de la empresa, lo que ayuda a realizar un posicionamiento efectivo y un contacto personal con la audiencia. La organización de una presentación, así como la organización de cualquier evento, implica la selección de un sitio y la redacción de un guión, la selección de un programa de entretenimiento, si está previsto. El éxito de la presentación también depende de los invitados invitados, que pueden ser no solo socios comerciales o clientes, sino también periodistas y personalidades de los medios conocidos, cuya aparición aumentará el interés en el evento en su conjunto y, por lo tanto, en los bienes o servicios presentados. Las conferencias, exposiciones y foros, así como las presentaciones, también son tipos de eventos empresariales, cuyo éxito depende directamente de la experiencia de coordinación y gestión eficaz de eventos, de la capacidad de mantener todos los elementos del evento y ver el panorama general. Es difícil sobreestimar la importancia de la selección del sitio para estos eventos, ya que en muchos aspectos son imagen.

Capacitaciones y seminarios educativos

Pueden centrarse en diferentes temas.

Eventos deportivos

Una competición deportiva es una competición (rivalidad) de personas de forma lúdica con el fin de averiguar las ventajas en el grado de aptitud física, en el desarrollo de determinados aspectos de la conciencia.

Eventos publicos

Carnaval. ¿Qué es un carnaval en la comprensión de cualquiera de nosotros? Esta es la fiesta europea de febrero, durante la cual entran en vigor las leyes de las antiguas fiestas paganas. ¡Desde la antigüedad, en este día, todas las personas, ricas y pobres, viejas y jóvenes, solitarias y enamoradas, se han permitido todas las bromas que solo se les pueden ocurrir! Al final de la fiesta, se eligió al rey del carnaval, "actuando" hasta la próxima fiesta. Y hoy a esta hora en cualquier parte interesante del mundo como Portugal, Italia, España o la India colonizada, las calles se llenan de pintorescas y ruidosas procesiones en plataformas.

Una reunión es la presencia conjunta de un grupo de ciudadanos en un determinado lugar para discutir diversos temas o resolver determinados problemas.

Procesión: una de las formas de eventos públicos, paso masivo solemne de personas en relación con cualquier evento significativo o de acuerdo con la costumbre, el ritual o el paso de protesta con cualquier requisito; procesión.

Monstration (de la palabra demostración) es una acción artística masiva en forma de manifestación con lemas y pancartas que los participantes utilizan como principal medio de comunicación con la audiencia, entre ellos, como medio de autoexpresión, como medio artístico. técnica con la que comprenden la realidad circundante. En su mayor parte, el contenido de las pancartas parece extremadamente absurdo y apolítico, pero tienen ambigüedad. Esta acción no se ajusta al guión, la fecha se conoce de antemano (1 de mayo de cada año), el autor indica solo el lugar y la hora exacta de inicio, el resto es improvisación de los participantes en la acción. En este sentido, los organizadores califican la Monstration no como un flash mob o performance, sino como un happening. ((eng. performance - performance, performance, game, performance) - una forma de arte moderno, una de las variedades de accionismo incluidas en el conceptualismo de la década de 1960. Performance - una breve actuación realizada por uno o más participantes frente al público de una galería de arte o museo. Las acciones de performance se planifican con anticipación y se desarrollan de acuerdo con un programa determinado. Es posible organizar y llevar a cabo tales acciones al aire libre: una performance de paisaje. Además, en contraste con el suceso con su improvisación y espontaneidad, la actuación es realizada por un grupo de personas por acuerdo previo, y su significado principal no está nuevamente en sí mismo, sino en el espacio de experiencias profundamente individuales, estéticas y de eventos de testigos oculares y cómplices).

Un piquete es un pequeño grupo de personas que se han reunido para expresar algún tipo de protesta.

Desfile - un paso solemne (marcha ceremonial) de tropas o equipo militar. Se lleva a cabo, por regla general, en días festivos oficiales, celebraciones de importancia estatal y militar, así como después de la finalización de importantes ejercicios militares (maniobras históricas). Con menor frecuencia, se denominan desfiles al paso solemne de diversos grupos, organizaciones, movimientos o fiestas.

Los eventos de la ciudad moderna no son solo celebraciones masivas o solo una parte solemne. Hoy, la organización de eventos urbanos incluye una combinación exitosa de los intereses del público y los organizadores, adultos y niños, el tema de los eventos y el atractivo general.

Evento de caridad. En nuestro país, se especuló mucho con ellos, así como con un método de recaudación de fondos como un teletón benéfico o una lotería. Por lo tanto, la confianza del público en este método de buscar ayuda se ha reducido drásticamente. La caridad es la prestación de asistencia desinteresada (gratuita o en condiciones preferenciales) a quienes la necesitan. La característica principal de la caridad es la elección libre y sin restricciones del tipo, tiempo y lugar, así como del contenido de la ayuda.

Un evento secular o una fiesta secular es un evento o un baile con la participación de personas seculares, políticos, estrellas de cine y estrellas del pop.

Eventos corporativos y team building

Para cualquier empresa, las celebraciones y eventos internos no son menos importantes para el éxito de las actividades que la organización de recepciones para clientes y socios. Estos eventos pueden estar encaminados a mantener la imagen de la empresa entre sus empleados, a incentivar y fortalecer el espíritu corporativo interno. es también una herramienta de marketing eficaz que permite no solo complacer a los empleados, sino también marcar fechas o eventos significativos en la vida de la empresa, utilizarlo como una ocasión de información para diversas publicaciones y mensajes, recordar a la empresa o apoyar su imagen y orientación social.

Como un tipo especial de eventos corporativos, se destaca el trabajo en equipo, un evento destinado a reunir al equipo de toda la organización o una de las divisiones, si la estructura organizacional es bastante extensa.

Ceremonias y conciertos

Las ceremonias son eventos a gran escala de un nivel representativo. Las peculiaridades de este tipo de eventos son la necesidad no solo de una preparación cuidadosa, sino también de un escenario especial y un algoritmo de desarrollo del programa asociado con la necesidad de cumplir con los requisitos del protocolo. Tanto personajes famosos como las primeras personas de los estados son invitados frecuentes y laureados en las ceremonias.

Los conciertos son un tipo especial de evento que puede existir tanto como un proyecto separado como parte de cualquier otro tipo de evento.

eventos sociales

Un evento social es un evento diplomático sutil que requiere un enfoque especial de organización, estilo, sentido de la proporción y una observancia impecable de la etiqueta. No puede haber insignificancias en la planificación de una recepción secular. Todo es importante, desde el color de las servilletas en las mesas y el uniforme de los asistentes hasta el lugar y la hora de inicio del evento. Como en la organización de cualquier evento, en la planificación de una recepción social es importante definir claramente las metas y objetivos con antelación. Decide qué esperas exactamente de esta recepción, a quién quieres invitar y cuántos invitados estás dispuesto a aceptar.

Eventos Privados

En nuestra vida hay muchos eventos significativos para nosotros que queremos celebrar con especial esplendor y asombro, en el círculo de la familia y las personas cercanas a nosotros. La escala del evento puede ser muy diferente, desde una cena romántica hasta una gran celebración.

Representaciones teatrales

Las representaciones teatrales y las festividades les dan a las personas un ambiente festivo similar, creando una situación festiva. La coyuntura festiva, a su vez, se materializa en una fiesta multitudinaria, que forma parte de la labor cultural y educativa. Una fiesta masiva es un fenómeno inusual, que sintetiza la realidad y el arte, dando forma artística a este o aquel evento de la vida real.

El arte de una fiesta masiva, la actuación, el espectáculo es el arte de las ideas elevadas, el propósito y el patetismo cívico, que al mismo tiempo requiere imágenes vívidas, asociatividad, diseño creativo original y audaz. Y para organizar y desarrollar mejor las representaciones teatrales de todo tipo y género, es absolutamente necesario comprender las leyes básicas de este tipo de arte que realmente existen, ya que la cultura teatral popular se ha creado y desarrollado a lo largo de milenios.

En cuanto a la fiesta teatral de masas, ciertamente tiene tipos de vacaciones bien establecidos y al mismo tiempo una forma de representación teatral voluminosa y sintetizadora. Esta es la corona de la creatividad del pueblo para el pueblo. La comprensión de las características esenciales de la dramaturgia de tal festival puede ser fructífera solo después de un estudio detallado de otros tipos de representaciones teatrales.

Es sabido que la base de todo tipo y género de representaciones teatrales y festividades es el guión, el cual, según el reconocimiento unánime de los teóricos, tiene rasgos comunes con las obras dramáticas del teatro, el cine, la televisión y la radio. El principal momento unificador aquí es el conflicto dramático, porque el conflicto es la base del drama como un tipo de arte.

recaudación de fondos

recaudación de fondos, algunas veces recaudación de fondos(Del inglés Fundraising) - el proceso de recaudación de fondos y otros recursos (humanos, materiales, informativos, etc.) que la organización no puede proporcionar por sí misma y que son necesarios para la implementación de un proyecto en particular o sus actividades en general.

Recaudación de fondos (Fundraising) (del inglés "fund" - reserve, fund, capital, cash y "raise" - para recaudar, recaudar) - una búsqueda y recolección organizada de fondos financieros y de otro tipo, en particular, para la implementación de apoyo caritativo para proyectos, programas y acciones socialmente significativos, instituciones públicas.

A menudo, este concepto se entiende muy literalmente, como una búsqueda de dinero. De hecho, la recaudación de fondos implica la recolección de recursos de varios tipos. Esto puede ser dinero, regalos, trueque, alquiler de locales, trabajo voluntario, etc.

En la recaudación de fondos, lo principal no es el dinero, sino las METAS, cuyo logro requiere apoyo.

Entonces, llegamos directamente al proceso mismo de realizar actividades para recaudar fondos en la organización. A continuación se muestra un ejemplo de plan de acción paso a paso para trabajar en el campo de la recaudación de fondos.

Nivel 1. Seleccione el problema que debe resolverse con la ayuda de los recursos recibidos. Establecer marcos de tiempo.

Etapa 2. Recopile información completa y piense en los argumentos a su favor.

Etapa 3. Analizar los posibles motivos de los posibles patrocinadores: a cuál de ellos se puede animar.

Etapa 4. Analice experiencias pasadas de recaudación de fondos, identifique a sus seguidores a quienes se puede contactar primero. Determina a quién más contactar.

Etapa 5 Preparar y reproducir materiales para presentación a patrocinadores (solicitudes, comunicados de prensa, etc.).

Etapa 6 Acordar dentro de la organización los métodos de recaudación de fondos.

Etapa 7. Organizar el trabajo de los asistentes (los que directamente recogerán las donaciones). Es necesario asegurarse de que tengan la información y los materiales necesarios para su trabajo.

Etapa 8. Establecer un procedimiento para el seguimiento de la recepción de fondos.

Métodos de recaudación de fondos:

Telefundraising (recaudación de fondos a distancia): llamamiento a posibles donantes y filántropos por teléfono y fax.
La recaudación de fondos por correo es un llamamiento a posibles donantes y filántropos por correo.
Recaudación de fondos individual (recaudación de fondos individual): un llamamiento personal a los donantes y filántropos en una conversación personal.
La recaudación de fondos en solitario es la adquisición de apoyo.
Recaudación de fondos para eventos (recaudación de fondos para eventos): celebración de varios eventos (subastas, exhibiciones, loterías, presentaciones, cenas, etc.)

Los aspectos importantes de una estrategia de recaudación de fondos son los siguientes:

Redacción de un plan de negocios para el proyecto.
Redacción de una propuesta de patrocinio.
Una definición clara de la audiencia objetivo del proyecto para identificar más a los patrocinadores potenciales.
Establecer relaciones con socios que satisfagan los intereses de ambas partes.
Cierre adecuado del proyecto (incluye trabajar con socios después del final del proyecto para crear la posibilidad de una mayor cooperación a largo plazo).

La recaudación de fondos se practica ampliamente para la preparación y celebración de eventos especiales como bailes, fiestas, concursos, maratones, subastas, presentaciones, conferencias, cenas. Durante su preparación e implementación, se atrae la atención de los donantes potenciales y al mismo tiempo se recaudan los fondos necesarios. Durante un evento de este tipo, es importante marcar a cada uno de los invitados que llegaron, si es necesario, para distinguir a un invitado específico del resto del público.

Como conclusión, cabe señalar que la recaudación de fondos no es mendigar dinero, sino un trabajo planificado que tiene como objetivo la obtención de donaciones realizadas de manera consciente. La esencia de la recaudación de fondos es el establecimiento de asociaciones, la transición a una estrategia de cooperación con personas y organizaciones que pueden brindar apoyo material.

Irina Prokofieva, Gerente de Operaciones del Programa de Cultura y Creatividad de la UE y la Asociación Oriental, habló sobre los puntos clave a los que debe prestar atención el organizador del evento.

Cuando estaba preparando mi primer evento, me hablaron de la regla de la cara de pato graciosa ( La regla de la cara de pato ). Esto significa que exteriormente debes estar tranquilo y en paz. De hecho, estás remando activamente bajo el agua para mantenerte a flote, pero nadie debería saberlo. Hasta ahora, considero que esta es la regla más valiosa.

Organizar un evento no es una tarea fácil, pero puedo destacar 10 puntos clave a los que debes prestar atención para que todo salga bien.

1. Definir objetivos y formato.

Parece una obviedad, pero esta cuestión debe abordarse críticamente. Formule el objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes, agradecer a los socios, recaudar fondos para un proyecto o brindar placer estético a los invitados? El formato del evento dependerá de la respuesta: concepto, horario y duración, roles en el equipo, decoración del salón, comida y sonido.

Trate de no obsesionarse con los formatos tradicionales. Preste atención a la "(no)conferencia", el formato "pecha-heap", TED -formato, desayunos temáticos, eventos online, eventos al aire libre. Lo principal es que el formato contribuye al logro del objetivo del evento.

2. Preste atención a la planificación.

En el plan, piense en la logística, el contenido y la promoción del evento. Cree un documento que sea accesible para todo el equipo, donde todos puedan ver las tareas de los demás y el panorama general. Primero, prepare una lista de las tareas principales y luego detalle tanto como sea posible en forma de pasos específicos que deben realizarse. Es importante especificar en el plan el tiempo requerido para completar la tarea. A menudo se subestima y la preparación es más lenta de lo que cabría esperar.

Para la planificación, puede utilizarplantillas Google , programas, por ejemplo,asanas, Trello, podio, Gantt Pro, semana del equipo. Un documento regular tampoco lo defraudará. Sobresalir.

3. Presupuesto para contingencias.

Mira la lista de tus tareas y refléjalas en el presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevistas. Por ejemplo, en mi práctica hubo un caso en el que el día de un evento al aire libre de repente comenzó a llover. Tuve que cambiar urgentemente de ubicación y transportar todo el equipo y mobiliario. Es mejor pensar en tales situaciones con anticipación y prepararse financieramente para ellas.

Como alternativa, puede utilizartal patrónpresupuesto, pero puedes adaptarlo o crear el tuyo propio.

4. El diablo está en los detalles.

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más mínimo detalle: cómo va el registro, quién saluda a los participantes y de qué forma, qué tipo de música suena, si tiene un rincón fotográfico interesante, cómo se diseñan sus presentaciones y el equipo se viste, de lo que se llenan los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, puede brindarles a los participantes la oportunidad de asistir a un taller breve, jugar juegos o ver videos informativos.

Intenta sorprender a la gente y crea guau -Efecto, superar sus expectativas en las cosas más mundanas. Esto es lo que crea la atmósfera del evento.

5. Revisa la ubicación y piensa en un plan "B".

Siempre verifique la ubicación personalmente en la etapa de su selección. En el momento más inesperado, puede ocurrir que el aire acondicionado no funcione bien en el pasillo, que no haya un baño para personas con necesidades especiales o que el ancho de la puerta no permita ingresar equipos. Por lo tanto, pruebe esos momentos con anticipación.

Una vez realicé una conferencia para 50 participantes, y una hora después del inicio, el dueño de la sala nos pidió que nos fuéramos sin dar ninguna razón. Como resultado, pasamos una hora entrenando con los participantes en un parque cercano hasta que encontramos una nueva instalación. Parece que esta situación no te va a pasar, pero es mejor tener siempre un plan "B".

6. Distribuir áreas de responsabilidad.

Es muy importante distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la etapa de preparación, sino también durante el evento. Divide la responsabilidad de las personas en zonas. Por ejemplo, alguien es responsable del área de registro, alguien para conocer a los oradores, alguien para el equipo, alguien para el catering, alguien para la interacción con los medios, etc. Todos deben tener su propia zona, que debe ser controlada durante todo el evento.

Distribuya un documento con la distribución de responsabilidades a todo el equipo para que todos sepan a quién contactar con qué pregunta.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el evento.

No subestimes el tiempo que lleva promocionar con éxito un evento. El tipo de evento, su público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinarán su enfoque de marketing. Al elegir socios de información, concéntrese en aquellos que se comunican específicamente con su audiencia. Es mejor tener pocos socios, pero específicos, que contarle a absolutamente todo el mundo sobre el evento.

También es importante crear un mensaje clave que se transmitirá a través de todos los canales. Asegúrate de que transmita de manera concisa y precisa la idea del evento a tu audiencia.

8. Presta atención al servicio.

Asegúrate de que tu equipo siga la regla de Duck Face. Sea amable con todos los participantes, oradores y socios. Trate de resolver su problema o pregunta y cumplir con sus expectativas, incluso si se siente cansado y todo no va según lo planeado. En última instancia, las personas recordarán exactamente cómo fueron tratadas y qué tipo de atmósfera crearon, y no lo que dijo el orador desde el escenario.

9. Realice una revisión final el día anterior al evento.

Asegúrese de decirles a los participantes cómo llegar al lugar, invite a todos los invitados importantes, prepare materiales impresos, contenido de audio y video. Verifique si todos entienden correctamente sus tareas y áreas de responsabilidad, si las instalaciones están listas. Para hacer esto, haga una lista de verificación, por ejemplo,tal.

También se pueden elaborar listas de verificación similares para verificar la preparación el día del evento: todo está en su lugar, todo funciona, todo va según lo programado.

Asegúrese de imprimir el programa del evento, que sea con todos los miembros del equipo y voluntarios. También dé a todos los números de contacto principales para comunicarse entre sí o en caso de emergencia.

10. Pida retroalimentación.

Lo más probable es que después del evento estés cansado y satisfecho, pero te será difícil evaluar objetivamente cómo fue todo. Por lo tanto, solicite a los asistentes que completen las tarjetas de puntuación impresas al final del evento o el formulario en línea cuando regresen a casa. Que evalúen diferentes aspectos: la logística, los ponentes, el lugar y el trabajo de los organizadores. Esta información te ayudará a evitar errores en el futuro y mejorar la calidad de tus eventos. Si es posible, recopile comentarios a través de las redes sociales o grabe comentarios en video al final del evento. Esto será útil si su evento se organiza nuevamente.

Sea cual sea el evento que organice, sea optimista y no tenga miedo de las sorpresas, ¡y su evento será todo un éxito!

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Irina Prokofieva, Gerente operativo del Programa de Cultura y Creatividad de la UE y la Asociación Oriental, gerente de proyecto certificado ( IPMA nivel C ), coautor del proyecto Inicio2 Ir . Trabajó a nivel mundial y nacional de una organización internacional. AIESEC . Tenemos experiencia en la realización de eventos de diversos formatos: desde capacitaciones de un día hasta congresos y festivales internacionales.